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Améliorez la gestion du temps de travail dans les administrations communales avec l’application tipee
La gestion du temps de travail est un défi de taille dans les administrations communales en Suisse romande. Que ce soit pour la saisie du temps de travail, la planification des collaborateurs, l’organisation des piquets, la gestion des absences, l’imputation des heures travaillées à des activités, etc, il est essentiel de trouver une solution efficace pour organiser et suivre les heures de travail de manière simple, rapide et transparente.

Dans cet article, nous allons passer en revue les enjeux liés à la gestion du temps de travail dans les communes suisses romandes, et voir comment une application de gestion du temps et portail RH comme tipee peut simplifier et optimiser la gestion des collaborateurs au sein d’une administration communale.

Quels sont les besoins en gestion du temps de travail dans les administrations communales ?

Les besoins en termes de gestion du temps sont nombreux et essentiels pour assurer un bon fonctionnement d’une commune. Une organisation adéquate du temps de travail permet de simplifier les processus administratifs, d’optimiser la productivité du personnel et ainsi de répondre mieux aux attentes des citoyens.

Voici certains des besoins clés dans les collectivités publiques :

Gérer le temps de présence des collaborateurs ainsi que le planning de leurs activités au moyen d’un système fiable:

Une gestion rigoureuse des présences des collaborateurs est cruciale pour garantir une disponibilité adéquate des employés. En utilisant un programme de planification et de gestion des absences, les communes peuvent mieux organiser les horaires de travail et optimiser la gestion des services et des équipes.

Planifier les services spéciaux dans les différents dicastères :

Certains dicastères, tels que la voirie (édilité), police, urbanisme, cantines scolaire, crèches ou UAPE, peuvent nécessiter d’une planification spécifique, comme les services de permanence, de piquet, taux d’encadrement ou encore le THPE (TTHPE). Une gestion efficace du temps doit pouvoir tenir compte de ces besoins particuliers pour s’assurer d’avoir toujours assez de collaborateurs en service ou de piquet.

Gérer les différents décomptes et permettre leur intégration automatisée dans le logiciel salaire :

Automatiser la saisie du temps de travail, des indemnités et des majorations et en intégrant directement ces variables salaire dans un logiciel de paie, permet de réduire les erreurs, d’optimiser les calculs et d’accélérer le traitement des données liées à la rémunération.

Rationaliser les tâches administratives liées à la gestion du personnel et aux différents décomptes qui y sont liés, quel que soit le type d’horaire :

En utilisant un logiciel de gestion du temps, les communes peuvent réduire la charge de travail liée aux décomptes d’heures, aux calculs des indemnités et majorations, aux demandes d’absence et à la gestion des horaires. L’idée est d’effectuer le minimum de saisie d’informations pour l’ensemble du processus, ce qui permet de gagner du temps et de limiter les erreurs.

Imputer les temps destinés à divers projets :

Certaines administrations communales travaillent sur différents projets et activités pour lesquelles il est important de pouvoir imputer et suivre le temps consacré à chaque tâche. Grâce à une solution de gestion du temps, les collaborateurs peuvent enregistrer leur temps par activité (timesheet) pour faciliter le suivi et selon, la facturation de chaque activité.

Permettre un accès facilité du personnel à ses propres données :

Les employés communaux doivent avoir un accès facile à leurs propres données personnelles : contrat de travail, fiches de salaire, soldes d’heures et de vacances en temps réel, etc. En mettant en place un système de gestion du temps convivial et sécurisé, les collaborateurs peuvent consulter leurs horaires, leurs congés, leurs soldes d’heures, etc. Cela favorise la transparence, l’autonomie et la responsabilisation du personnel.

On peut le constater, la gestion du temps dans les administrations communales nécessite des outils et des processus adaptés pour répondre à leurs besoins spécifiques. En optimisant la planification du personnel, en simplifiant les tâches administratives et en favorisant l’autonomie des employés, les administrations communales peuvent améliorer leur efficacité, leur service aux citoyens et la satisfaction de leur personnel.

tipee : La solution de gestion du temps et portail RH adaptée aux collectivités publiques

Depuis plusieurs années, tipee simplifie la gestion et l’organisation des communes en Suisse romande. Que ce soit pour la gestion du temps de travail, l’organisation des différents dicastères, la mise à disposition des informations RH auprès des employés communaux, et même la gestion de la vie politique, tipee accompagne les collectivités publiques dans leurs tâches au quotidien.

L’application tipee permet de :
- créer facilement des plannings et des horaires spécifiques pour chaque service, tels que l’administration, la voirie, l’édilité, la police, les finances, l’urbanisme, etc. Il permet également d’organiser le roulement des différents piquets, comme le piquet neige à la voirie.
“L’arrivée de tipee m’a beaucoup soulagé au niveau administratif : moins de saisies et un seul outil pour la planification et la gestion du temps (tipee a remplacé trois outils). Une bonne vision en temps réel sur l’ensemble du personnel.”

Jorge Cardoso, Responsable de la voirie, Mairie de Versoix
- donner en tout temps aux employés communaux accès à leur planning de service sur leur smartphone ou ordinateur, ce qui leur permettra de savoir qui est au travail, de piquet, en vacances, absent, etc.
- traiter et suivre rapidement les absences des employés, qu’il s’agisse de congés, de maladie, d’accident, de formations, de service militaire, de maternité, etc. Soit le chef de service peut les saisir directement dans le planning (en cas de maladie ou d’accident par exemple). Soit l’employé peut faire une demande d’absence (vacances, récupération d’heures,etc) directement dans tipee, et le chef de service n’aura qu’à la valider pour que le planning et les soldes d’heures ou de vacances du collaborateur se mettent automatiquement à jour.
“La gestion des heures et des absences a notablement amélioré l’équité dans chaque service de notre Municipalité.”

Philippe Héritier, Responsable Finance et RH, Commune de Savièse
- saisir le temps de travail via une timbreuse, via un pointage sur smartphone ou même par saisie manuelle et adapter le mode d’enregistrement du temps au besoin de chaque service: la timbreuse pour les services administratifs ou l’accueil parascolaire, le pointage sur smartphone (ou la saisie des heures à postériori) pour les employés de la voirie, des travaux publics, de l’édilité, du service technique, etc.
“Un super gain de temps et une meilleure gestion des heures de travail. Merci beaucoup pour tout”

Sacha Tarayeff, Responsable de la voirie, Commune de Chardonne
- rattacher leur temps de travail à des activités spécifiques telles que le déneigement, le garde port, les commissions, etc. Cela permet de connaître précisément le temps passé sur chaque activité, ce qui est idéal notamment pour la facturation.
- coordonner facilement les temps et les taux d’encadrement des éducateurs et éducatrices dans les structures d’accueil préscolaire et parascolaire. Si ces taux changent en cours d’année, toutes les modifications se font automatiquement.
“Pour moi, en tant que responsable d’équipe, c’est un gain de temps énorme ! Une visibilité simplifiée des heures effectuées par l’équipe. Une précision des heures effectives. Contrôle et validation des heures facilitées. Des options en plus très appréciables. Pour l’équipe, un gain de temps, facilité de timbrage. Facilité d’aller faire des propositions, de corriger le timbrage et d’ajouter des activités.”

Line Comby, Responsable d’équipe, UAPE Le Trait d’Union
- générer automatiquement la majoration et l’indemnisation des heures de nuit, du week-end et des piquets. Les variables salaires peuvent être exportées directement vers des logiciels de paiement des salaires tels que Ubranus, Crésus, Proconcept, etc.
- coordonner la vie politique. Dans tipee il est possible d’organiser simplement les contenus des séances ainsi que les différentes tâches et même d’y rédiger immédiatement les PV. Ceux-ci seront directement disponibles à qui de droit dans l’application. Saisissez également les heures passées par séances ou même par dicastère.
- donner un accès direct des collaborateurs aux données dont ils ont besoin, telles que leur planning, leurs soldes d’heures et de vacances en temps réel, leurs fiches de salaires, leurs tâches…
“Une satisfaction complète pour l’ensemble des employés et surtout des RH. Nous en sommes très satisfait.”

Clélia Red-Reuse, Secrétaire Communale, Commune de Riddes
- centraliser tous les documents de référence de la commune tels que les normes, les procédures, les règlements du personnel, les plans cadastraux, les liens vers les associations communales, et autres.
- gérer les notes de frais. Les dépenses peuvent être saisies directement dans tipee. Chaque employé, municipal ou conseiller peut scanner un ticket de caisse ou renseigner les kilomètres parcourus. Selon le besoin, tipee permet de créer différents types de dépenses: forfaits repas, indemnités kilométriques différentes selon le type de véhicule utilisé, indemnités de représentation pour les communes… et même décompter des jetons de présence pour les conseillers communaux ou municipaux.
- prendre en charge les nouvelles normes de travail: télétravail, horaires flexibles, horaires fluctuants, temps partiels, et bien plus.
“Les personnes qui télétravaillent peuvent, sans crainte, être absentes du bureau. Leurs collègues et supérieurs n’ont qu’à jeter un coup d’œil au planning dans tipee pour savoir à quel moment chacun·e est au bureau ou en home office. Le collaborateur·trice en télétravail n’a qu’à timbrer ses heures de travail comme si elle se trouvait au bureau. Cette option permet de gérer le travail en présentiel ou à distance en toute transparence, ce qui représente un avantage pour les collaborateurs et pour l’employeur.”

Bérengère Marche, Responsable RH, Mairie de Versoix

tipee représente une solution complète pour faciliter la gestion quotidienne des communes en Suisse. Ses fonctionnalités leur permettent de gagner en efficacité et en transparence. Ainsi, les employés communaux ont un accès facile et rapide à toutes les informations dont ils ont besoin, ce qui leur permet d’être mieux organisés et informés. Les chefs de service bénéficient d’une solution performante pour la gestion du personnel, la planification des collaborateurs, le suivi des présences et d’absences et le contrôle des tâches. Le tout, en réduisant considérablement le nombre d’heures consacrées à la gestion administrative du personnel.En adoptant tipee, les communes en Suisse peuvent améliorer leur productivité, optimiser leurs ressources et offrir un meilleur service à leurs employés et à leurs citoyens. tipee est une solution moderne et complète qui répond aux besoins spécifiques des communes, contribuant ainsi à leur développement et à leur efficacité.

L’avis des administrations communales qui ont opté pour tipee : simplicité, transparence et efficacité !

Les administrations communales qui ont choisi tipee apprécient sa simplicité, sa convivialité et sa fiabilité. Avec une interface intuitive et une gestion précise du temps de travail et des absences, tipee permet aux employés communaux de gagner du temps tout en favorisant la responsabilité de chacun et en amenant plus de transparence.

Les témoignages des utilisateurs, tels que Clelia Rard-Reus de la commune de Riddes, ainsi que d’autres clients satisfaits, soulignent les avantages indéniables de tipee pour les administrations communales.

https://www.youtube.com/watch?v=CotEezw57ZY

En conclusion

tipee a su se démarquer en tant que solution de gestion du temps de travail et portail RH complète et efficace pour les administrations communales. Sa simplicité d’utilisation, son adaptabilité, le gain de temps qu’elle apporte ainsi qu’à la professionnalisation de la gestion des équipes et des employés communaux, en font un choix privilégié. Les témoignages positifs des administrations communales utilisant tipee attestent de son impact positif sur leur quotidien et confirment que revenir en arrière serait impensable pour ces clients.
September 6, 2023
tipee en vadrouille chez Froid Widmer

Nous vous présentons aujourd’hui un acteur du domaine de la gestion du froid avec lequel nous avons énormément de plaisir à collaborer.

Cette fois, tipee est allé jusqu’à Gland pour découvrir l’entreprise Froid Widmer SA. Spécialisée dans la conception et la réalisation de projets d’installation de systèmes de froid, cette entreprise familiale a su évoluer avec le temps et reste à la pointe de l’innovation dans son domaine.

À la recherche d’une réponse sûre à vos besoins en réfrigération industrielle ou commerciale ? Froid Widmer SA se positionne comme le partenaire idéal. Avec une expertise spécialisée dans l’installation, la maintenance et la réparation de systèmes de réfrigération, l’équipe de Froid Widmer est prête à relever vos défis les plus précis.

La qualité, la longévité, et l’efficacité énergétique sont au cœur de chaque réflexion chez Froid Widmer SA. Pour mieux comprendre l’essence de cette entreprise, nous avons eu le plaisir de rencontrer Julien Favre, membre de la 2e génération aux commandes de la société. Sa vision et son engagement transparaissent dans chaque aspect de l’entreprise.

Pourquoi l’entreprise Froid Widmer a-t-elle choisi tipee ?

https://www.youtube.com/watch?v=isKk14lX8Is

Vous l’avez constaté, tipee a notamment facilité la gestion du temps de travail de leurs collaborateurs, simplifié leur gestion des feuilles de salaires ainsi qu’une meilleure organisation et utilisation des notes de frais.

Grâce à tipee, les employés peuvent avoir une accessibilité à l’information à tout moment, ce qui réduit le gaspillage lié à l’impression des fiches de salaires.

De plus, cela leur a apporté un suivi quotidien.

July 3, 2023
So vereinfacht tipee die Verwaltung von HR-Dokumenten
Lohnabrechnungen, Bescheinigungen, Arbeitsverträge, Empfehlungsschreiben, Krankmeldungen, Leistungsbeurteilungen am Jahresende und noch mehr: Die Liste der HR-Dokumente, welche die Personalabteilung in einem Unternehmen verwaltet, ist viel länger als man denkt! Von der Einstellung der Mitarbeitenden bis zum ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen ist HR für alle Dokumente verantwortlich, die eine bessere Betreuung der Beschäftigten in jeder Phase ihrer Karriere ermöglichen.

Hoch lebe die Digitalisierung, dank der die vielen weithin üblichen Hängeordner ersetzt wurden! Sie erleichtert nicht nur die Aufbewahrung, sondern auch den Zugriff und die gemeinsame Bearbeitung all dieser Dokumente. Möglich ist das alles im HR-Portal, einem Modul unserer Applikation tipee. Wir erklären Ihnen wie.

Personalverwaltung mit dem HR-Portal von tipee

Das HR-Portal von tipee gewährleistet die sichere Verwaltung aller Dokumente und Daten von Mitarbeitenden. Es vereinfacht die Arbeit der Personalabteilung und hilft Unternehmen, ihre Effizienz und ihre Produktivität zu steigern. Zu den Funktionen des Portals gehören:
- das Personalverzeichnis, stets auf dem neuesten Stand mit einer Übersicht, wer mit welchem Pensum in welchem Bereich arbeitet 🙂,
- die Personaldossiers mit den persönlichen Angaben aller Mitarbeitenden (Personendaten, Arbeitszeitsaldo, Ferienanspruch und viele andere für das Unternehmen nützliche Informationen,
- die HR-Dokumente, ein sicherer persönlicher Bereich zur Ablage der Unterlagen der einzelnen Mitarbeitenden wie Arbeitsverträge, Informationen zur jährlichen Leistungsbeurteilung, Arbeitszeugnisse und vieles mehr. Natürlich sind einige Dokumente nur für die Personalabteilung zugänglich, während auf andere auch die Mitarbeitenden selbst zugreifen können.
Wie funktioniert die Spesen- und Lohnabrechnung in tipee?

Spesenabrechnungen sind nicht gerade die angenehmste Aufgabe und dauern ihre Zeit – das ist allgemein bekannt. Deshalb lassen viele ihre Kassenbelege einfach erst einmal liegen und erstellen die Abrechnung auf die letzte Minute, auch wenn dabei oft etwas vergessen wird und die Sache dann noch länger dauert. In tipee können Spesenabrechnungen mit nur wenigen Klicks vom Laptop oder Smartphone aus erledigt werden.

Anschliessend müssen sie nur noch an die Person weitergeleitet werden, die für die Genehmigung zuständig ist. Wenn alles in Ordnung ist, steht einer Erstattung der Beträge nichts mehr im Wege.

Was die Löhne anbelangt, so erfolgt die Berechnung nicht in tipee selbst. Vielmehr verwaltet die Applikation die Lohnvariablen (Zulagen und Zuschläge), die anschliessend zur Berechnung der Löhne in die Buchhaltungssoftware exportiert werden können. Umgekehrt ermöglicht tipee es, die Lohnabrechnungen direkt aus der Buchhaltungssoftware zu importieren. Das ist sehr praktisch, weil die Mitarbeitenden jederzeit darauf zugreifen können. So besteht nie mehr die Gefahr, dass sie ihre Lohnabrechnungen verlegen. 😉

Noch besser ist, dass die Lohnabrechnungen nicht mehr per E-Mail versendet werden müssen, weil sie nun in tipee abgerufen werden können. Das vereinfacht die Einhaltung des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG). Das Gesetz verpflichtet alle Unternehmen dazu, alle persönlichen Informationen über ihre Mitarbeitenden sicher zu speichern, darunter auch Vor- und Nachnamen.

«Born ready»: tipee wurde als Software von Anfang an so angelegt, dass die Sicherheit berücksichtigt wird.

Das neue Datenschutzgesetz, das am 1. September 2023 in Kraft getreten ist, beruht auf den Grundsätzen des Datenschutzes durch Technikgestaltung («privacy by design») und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen («privacy by default»). Die gute Nachricht ist: Gleiches gilt für tipee! Wir wenden diese Grundsätze bei allen Neuentwicklungen an. Aber was bedeutet das alles eigentlich?

Der Grundsatz «privacy by design» verlangt, dass die Privatsphäre der Benutzerinnen und Benutzer schon bei der Konzeption und Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen, die Personendaten erfassen, berücksichtigt und integriert wird. Der Grundsatz «privacy by default» gewährleistet das höchste Sicherheitsniveau von Produkten und Dienstleistungen, sobald diese in Umlauf gebracht werden. Dazu werden in der Standardeinstellung alle notwendigen Vorkehrungen zum Schutz der Daten und zur Beschränkung ihrer Nutzung getroffen, ohne dass die Benutzerinnen oder Benutzer eingreifen müssen.

Fazit

Das Modul HR-Portal von tipee unterstützt Unternehmen dabei, die Daten ihrer Mitarbeitenden wirksam zu speichern, zu verwalten und den Zugang zu steuern. Dadurch sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch den systematischen Versand von Dokumenten, die persönliche Informationen enthalten, was nach dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) verboten ist.

Interessiert an einer Demo? Vereinbaren Sie einen 30-minütigen Termin für eine Online-Demo von tipee oder rufen Sie uns an, um weitere Informationen zu erhalten.

Fordern Sie jetzt eine Demo an!

Kontakt

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie komme ich an meine letzten Lohnabrechnungen?

Am besten fragen Sie direkt bei Ihrem aktuellen oder ehemaligen Arbeitgeber nach. In Artikel 127 des Obligationenrechts (OR) heisst es: «Mit Ablauf von fünf Jahren verjähren die Forderungen […] aus dem Arbeitsverhältnis von Arbeitnehmern.» Demnach muss der Arbeitgeber die Lohnabrechnungen mindestens fünf Jahre aufbewahren, um nachzuweisen, dass der Lohn tatsächlich gezahlt wurde. Überdies sieht das Obligationenrecht (Art. 958f) vor, dass Unternehmen ihre Geschäftsbücher und Buchungsbelege während zehn Jahren aufbewahren müssen.

Wie lange müssen Spesenabrechnungen aufbewahrt werden?

Nachweise für Spesenabrechnungen sind Buchungsbelege und müssen daher zehn Jahre nach dem Ende des Geschäftsjahres, in dem sie eingegangen sind, aufbewahrt werden. Die empfohlene Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren beruht auf Artikel 957a des Obligationenrechts, der vorsieht, dass Unternehmen verpflichtet sind, ihre Buchhaltungsunterlagen und die entsprechenden Belege zehn Jahre lang aufzubewahren.

Was bedeuten die Begriffe «privacy by design» und «privacy by default»?

«privacy by design» bedeutet «Datenschutz durch Technikgestaltung», das heisst, dieser Aspekt wird schon bei der Konzeption berücksichtigt. Am Beispiel einer Software oder einer App für Mobilgeräte bedeutet dies konkret, dass die Entwickler die Privatsphäre der zukünftigen Benutzerinnen und Benutzer berücksichtigen müssen. Und zwar schon dann, wenn sie die ersten Zeilen ihres Programmiercodes schreiben! Dies bedeutet beispielsweise, dass die Erhebung von Personendaten so weit wie möglich auf die Informationen beschränkt wird, die für die Nutzung der betreffenden Software oder Applikation erforderlich sind.

«privacy by default» bedeutet «Datenschutz als Standardeinstellung». Nach diesem Grundsatz wird der Schutz von Personendaten der Benutzerinnen und Benutzer in der Standardeinstellung garantiert: Um die Erfassung von Daten zu erlauben, muss die Zustimmung ausdrücklich bestätigt werden. Nehmen wir als Beispiel Cookies auf einer Website: Pop-up-Hinweise, die Benutzerinnen und Benutzer auffordern, die Verwendung von Cookies zu genehmigen, folgen dem Grundsatz «privacy by default».
June 13, 2023
Comment simplifier la gestion des documents RH grâce à tipee
Fiches de salaire, attestations, contrats de travail, lettres de recommandation, arrêts maladie, évaluations de fin d’année… La liste des documents personnels que les ressources humaines gèrent dans une entreprise est bien plus longue que ce que l’on imagine ! De l’embauche d’un salarié jusqu’à son départ de l’entreprise, les RH se doivent de prendre en charge tous les documents permettant un meilleur suivi des collaborateurs et collaboratrices à chaque étape de leur carrière.

Vive le numérique, qui est venu remplacer les multiples dossiers suspendus, et simplifier non seulement la sauvegarde, mais aussi l’accès et le partage de tous ces documents ! C’est ce que le module portail RH de notre logiciel tipee permet de faire. Nous vous expliquons comment.

Le portail RH de tipee pour la gestion du personnel

Le portail RH de tipee garantit la gestion des documents et la sécurité des données des collaborateurs et collaboratrices. L’objectif est de simplifier le travail du département des ressources humaines, et d’aider les entreprises à améliorer l’efficacité et la productivité. Parmi ses fonctionnalités, on retrouve :
- L’annuaire d’employés toujours à jour, pour savoir qui travaille dans quel secteur et à quel taux 🙂.
- Le dossier des collaborateurs, pour accéder à la fiche personnelle de chacun et chacune (vérifier le solde d’heures, le droit aux congés, et plein d’autres informations utiles pour l’entreprise).
- Les documents RH, vrai coffre-fort virtuel avec, pour chaque personne, le contrat de travail, les évaluations annuelles, le certificat de travail, etc. Bien entendu, certains documents seront uniquement accessibles par les RH, alors que d’autres sont visibles par l’employé.
Comment se passe la gestion des notes de frais et des salaires dans tipee ?

C’est bien connu : faire ses notes de frais n’est pas la plus agréable des tâches, ni la plus rapide. Le plus souvent, on laisse les tickets de caisse s’entasser, et on finit par tout traiter à la dernière minute, avec le risque d’oublier quelque chose ou d’y passer plus de temps que nécessaire. Avec tipee, la saisie des notes de frais se fait en quelques clics seulement, depuis un laptop ou un smartphone !

Il suffit ensuite de les transmettre à la personne chargée de la validation et, si tout est bon, il ne reste plus qu’à procéder au remboursement.

Quant aux salaires, tipee ne prend pas en charge leur calcul, cependant il gère les variables salaires (indemnités et majorations) qui peuvent être exportées dans un logiciel comptable pour le calcul des salaires. Ensuite, tipee permet d’importer les fiches de salaire directement depuis le logiciel de gestion de paie. Ceci est très pratique, car les collaborateurs et collaboratrices peuvent y accéder à tout moment, et ne risquent pas de les égarer 😉.

Encore mieux : le fait de sauvegarder les fiches de salaire dans tipee évite de les transmettre par email, et permet ainsi de se conformer à la loi sur la protection des données (LPD). En effet, la loi fédérale oblige les entreprises à sécuriser toutes les informations personnelles liées à ses collaborateurs et collaboratrices : noms et prénoms en font partie.

« Born ready » : tipee est le logiciel suisse pour la gestion des documents rh qui prend en compte la sécurité dès sa création

L’actuelle loi fédérale sur la protection des données, ainsi que la nouvelle qui entrera en vigueur le 1er septembre 2023 se basent sur les principes de la protection des données dès la conception et par défaut (« privacy by design » et « privacy by default »). Bonne nouvelle : tipee aussi ! En effet, ces principes sont appliqués pour tous les nouveaux développements. En quoi consistent-ils ?

L’approche « privacy by design » implique l’intégration de la protection de la vie privée des utilisateurs et utilisatrices dès la conception du produit ou service qui collecte les données personnelles. Le principe de « privacy by default » assure le niveau de sécurité le plus élevé dès la mise en circulation du produit ou service, en activant par défaut toutes les mesures nécessaires à la protection des données et à la limitation de leur utilisation, sans intervention des utilisateurs.

Pour conclure

Le module portail RH de l’application tipee aide les entreprises à gérer efficacement la sauvegarde et l’accès aux données des collaborateurs et collaboratrices. Cela permet de gagner du temps, mais aussi d’éviter le recours systématique aux emails pour l’envoi de documents contenant des informations personnelles, ce qui est interdit par la loi fédérale sur la protection des données (LPD).

Êtes-vous intéressé·e par une démo de tipee ? Réservez un créneau de 30 minutes pour votre démo de tipee à distance… ou appelez-nous pour d’informations!

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FAQ / Questions

Comment se procurer ses dernières fiches de salaire ?

La façon la plus simple d’obtenir un duplicata de son bulletin de salaire est d’en faire la demande directement auprès de son employeur ou ancien employeur. En effet, selon le Code des Obligations suisse (CO), l’article 127 stipule que “Les réclamations résultant du contrat de travail se prescrivent par cinq ans.” Cela signifie que l’employeur doit conserver les fiches de paie pendant au moins cinq ans pour prouver que le salaire a bien été payé. De plus, le Code des Obligations (art. 958f) stipule également que les entreprises doivent conserver leurs documents comptables (ce qui inclut les fiches de paie) pendant 10 ans.

Combien de temps faut-il garder ses notes de frais ?

Les justificatifs des notes de frais sont des pièces comptables, et à ce titre ils doivent être conservés 10 ans à partir de la clôture de l’exercice durant lequel ils ont été reçus. La période de conservation recommandée de 10 ans est basée sur l’article 957a du Code des obligations suisse, qui stipule que les entreprises sont tenues de conserver leurs documents comptables et les justificatifs correspondants pendant 10 ans.

Qu’est-ce le « privacy by design » et le « privacy by default »

« Privacy by design » signifie « protection des données dès la conception ». Si on prend l’exemple d’un logiciel ou d’une application mobile, concrètement, cela veut dire que ceux et celles qui les développent doivent prendre en compte le respect de la vie privée des personnes qui les utiliseront. Et ce, dès les premières lignes de code ! Cela implique, par exemple, de limiter le plus possible la collecte des données personnelles aux informations nécessaires à l’utilisation du logiciel ou de l’application en question.

« Privacy by default » signifie « protection des données par défaut ». Ce principe consiste à garantir le respect des données personnelles des utilisateurs par défaut : pour autoriser la collecte de données, une action pour confirmer le consentement est nécessaire. Prenons l’exemple des cookies sur les sites web : les messages pop-up qui demandent d’accepter les cookies répondent au principe de « privacy by default ».
June 13, 2023
tipee en vadrouille à la menuiserie Barro

Nous vous présentons aujourd’hui un acteur du bâtiment avec lequel nous avons énormément de plaisir à collaborer.

Aujourd’hui, nous avons vadrouillé jusqu’à Carouge pour découvrir la menuiserie Barro, une entreprise familiale spécialisée dans la fabrication de fenêtres. Elle est active depuis 139 ans et a su s’adapter à l’architecture moderne ainsi qu’à l’évolution du marché.

Si vous avez des travaux en lien avec le bois, besoin de nouvelles fenêtres ou de restaurer celles-ci ?
Barro & Cie SA est la menuiserie qu’il vous faut ! Vous pouvez également leur faire appel pour des demandes sur mesure, c’est leur spécialité .

Nous sommes allés à la rencontre de Matthieu Barro qui fait partie de la 6e génération et qui en est le propriétaire depuis 10 ans.

Pourquoi la menuiserie Barro a-t-elle choisi tipee ?

https://youtu.be/nPtBzRfu8v8

Vous l’avez vu, tipee leur apporte principalement un suivi des collaborateurs, une responsabilisation des équipes et leur a entre autres simplifié la gestion des vacances.

De plus, cela les a aidés dans la gestion des absences et ils apprécient notre réactivité ainsi que l’amélioration constante de tipee.

May 1, 2023
Wie können Arbeitszeit und Zeitaufwand für Aktivitäten auf dem Smartphone erfasst werden ?
Stellen Sie sich vor, Sie könnten sich durch die Erfassung der Arbeitszeit und des Zeitaufwands für Aktivitäten Ihrer Mitarbeitenden einen echten Wettbewerbsvorteil verschaffen. Für manche ist dies nur eine gesetzliche Verpflichtung, der sie sich nicht entziehen können, da im Fall einer Kontrolle Sanktionen drohen. In Wirklichkeit ist die Erfassung dieser Daten ein wirksames Mittel, um die Leistung eines Unternehmens zu verbessern, genaue und für die Rechnungsstellung unerlässliche Daten zu erheben und sich gegenüber Kunden als modernes Unternehmen zu zeigen.

Kann die Arbeitszeit, die für einzelne Aktivitäten aufgewendet wurde, aber so einfach mit dem Smartphone erfasst werden? Wenn ja, wie? Diese Fragen beantworten wir in diesem Beitrag.

Einsatzplanung, Arbeitszeiterfassung und Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität : Worin bestehen die Unterschiede?

Bevor Sie im Detail erfahren, wie Smartphones zur Erfassung von Arbeitszeiten und Aktivitäten eingesetzt werden können, müssen Sie den Unterschied zwischen Einsatzplanung, Arbeitszeiterfassung und Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität kennen.
- Bei der Einsatzplanung werden die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden im Voraus festgelegt. Auf diese Weise können Vorgesetzte die Arbeitstage ihrer Mitarbeitenden organisieren, während diese genau wissen, wann und wie viele Stunden sie mit verschiedenen Aktivitäten verbringen werden. Die Einsatzplanung ist in zahlreichen Sektoren wie Kinderkrippen, medizinischen Einrichtungen und dem Detailhandel unerlässlich.
- Bei der Arbeitszeiterfassung werden die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden mit Start- und Endzeiten aufgezeichnet. Dies ist für fast alle Arbeitskräfte in der Schweiz gesetzlich vorgeschrieben.
- Die Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität (auch als Timesheet bezeichnet) hält fest, welche Aufgaben während eines Arbeitstags mit welchem Zeitaufwand erledigt wurden.
In den meisten Berufen wenden die wenigsten Mitarbeitenden ausschliesslich Zeit für nur eine Aufgabe oder ein Projekt auf. Meist wechseln sie zwischen mehreren Aktivitäten, wie zum Beispiel eine Architektin, die nach der Anfertigung einer Bauzeichnung zur Besprechung auf die Baustelle fährt, ein Techniker, der bei zwei Kunden zwei verschiedene Fehler behebt, oder ein Gemeindemitarbeitender, der für die Instandhaltung der Strassen zuständig ist und an einem Tag verschiedene Aufgaben erledigt.

Wenn der Zeitaufwand für verschiedene Aufgaben im Detail nachverfolgt wird, können wertvolle Informationen gewonnen werden. So ist es nützlich, zu wissen, wie lange man für eine Aufgabe oder ein Projekt braucht – nicht nur für die Rechnungsstellung, sondern auch, um die Rentabilität des Unternehmens zu ermitteln. In einigen Kantonen ist die Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität für Gemeindeverwaltungen (Stadtverwaltung, Hausmeisterei usw.) vorgeschrieben. Aber wie kann der Zeitaufwand für einzelne Aktivitäten effizient erfasst werden?

Stempeln mit dem Smartphone

Am besten erfolgt die Erfassung der Arbeitszeit und des Zeitaufwands für einzelne Aktivitäten heute über vernetzte Applikationen, die via Computer, Tablet oder Smartphone problemlos zugänglich sind. Schluss mit Papier und Excel-Tabellen: Wir befinden uns in der Ära des Internets und der Telearbeit! Heute kann jede und jeder eine Stempeluhr in der eigenen Tasche haben. Für viele Unternehmen erweist sich die Arbeitszeiterfassung mit dem Smartphone als einfachste Option. Dies gilt für Reinigungsdienste (oder Facility Management) ebenso wie für Vertriebsmitarbeitende, Arbeitskräfte im Aussendienst und alle anderen Berufe, bei denen die Arbeit nicht im Büro stattfindet.

In allen diesen Fällen ist das systematische Stempeln mit dem Mobiltelefon bei weitem praktischer als mit der physischen Stempeluhr:
- Diese Art der Zeiterfassung ist schnell, präzise, klar und äusserst flexibel.
- Sie ist ideal geeignet für Teams, die häufig im Aussendienst tätig sind.
- Bei der Erfassung der Arbeitszeit mit dem Smartphone kann auf Wunsch auch die Geolokalisierung aktiviert werden.
Das Beste daran ist, dass dazu jedes Smartphone genutzt werden kann, denn das Stempeln erfolgt via Webapp: Wenn Sie den Link in den Favoriten speichern, können Sie jederzeit darauf zugreifen.

Erfassung des Zeitaufwands unterwegs und Aufgliederung nach Aktivitäten

Wenn Ihre Mitarbeitenden mit dem Smartphone stempeln, können sie nicht nur die Arbeitszeiten erfassen, sondern auch die Aktivitäten oder Projekte angeben, an denen sie arbeiten – in Echtzeit vor Ort oder im Nachhinein.

Die Aufgliederung der Arbeitsstunden nach Aktivitäten ist für Strassenmeistereien, Bauberufe, Ingenieurbüros und viele andere mobile Berufe unerlässlich.

Aber wie werden die Arbeitsstunden verschiedenen Aktivitäten zugeordnet? tipee bietet dazu zwei Optionen an:

1. Eingabe in Echtzeit

Johann arbeitet für ein Bauunternehmen im Kanton Waadt. In der Regel erfasst er den Zeitaufwand für seine Aktivitäten laufend über sein Smartphone, um die Zeiten nicht am Ende des Tages eingeben zu müssen. Ein Beispiel:
Am Montag beginnt er mit der Installation von Stadtmobiliar in Pully. Auf seinem Smartphone tippt er auf das kleine Stoppuhr-Symbol und wählt dann
«Aktivität starten».
Da er bereits in der Vorwoche auf der Baustelle gearbeitet hat, wird das Projekt bereits unter seinen letzten Aktivitäten aufgelistet. Er muss also nur noch «Installation Stadtmobiliar» auswählen und auf «Starten» klicken.
Zwei Stunden später muss er mit dem Bau eines Trottoirs beginnen. Er tippt also auf «Beenden» und wiederholt denselben Vorgang, um die neue Aktivität zu starten.

2. Eingabe im Nachhinein

Pauline ist Architektin. Sie bevorzugt es, ihre Arbeitsstunden im Nachhinein einzugeben, wenn sie auf dem Weg nach Hause im öffentlichen Verkehr sitzt. Am Montag beginnt sie die Woche immer mit einer Teamsitzung, um die Fortschritte beim Bau der neuen Schule in der Gemeinde zu besprechen. Anschliessend fährt sie zur Baustelle. Nach der Frühstückspause kehrt sie wieder ins Büro zurück und widmet sich während des restlichen Tages einem Projekt zur Sanierung des Supermarktes in der Innenstadt.

Jeden Montagabend nutzt sie die Zeit im öffentlichen Verkehr zur Aktualisierung der Einsatzplanung auf ihrem Smartphone. Der gesamte Vorgang ist sehr einfach und nimmt nur wenige Sekunden in Anspruch:
- Zuerst tippt Pauline auf «Arbeitszeiterfassung» und anschliessend auf «Mein Tag».
- Dann tippt sie auf das Zauberstab-Symbol, um den Zeitaufwand für die erste Aktivität des Tages einzugeben.
- Anschliessend tippt sie auf «Aktivität hinzufügen», um den Besuch auf der Baustelle und das Projekt am Nachmittag zu erfassen.
Das war’s schon! Danach kann sie mit der Lektüre des Romans fortfahren, den sie am Vortag begonnen hat 🙂.

Auf Wunsch können auch mehrere Elemente aus der gleichen Liste ausgewählt werden. So lassen sich zum Beispiel mehrere zum selben Projekt gehörige Aufgaben miteinander verknüpfen, um die im Rahmen des Projekts geleistete Arbeit detailliert zu beschreiben.

Welche Methode zur Erfassung der Arbeitszeit und der Aktivitäten gewählt wird, hängt von jeder und jedem Einzelnen ab. Johann, der Mitarbeitende der Strassenmeisterei, könnte jederzeit alle Aktivitäten auch im Nachhinein erfassen wie Pauline und umgekehrt. Allerdings möchten wir betonen, dass die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Erfassung in Echtzeit geringer ist.

Timesheet und Arbeitszeiterfassung: Vorteile einer Integration beider Module

Die Arbeitszeiterfassung mit der Erfassung des Zeitaufwands für einzelne Aktivitäten zu verbinden, hat viele Vorteile.
- Für Ihr Team:
  - Bei einer Abrechnung nach Zeitaufwand vereinfacht es die Erfassung der Arbeitszeit, die jeder Aktivität oder jedem Kunden gewidmet wurde, und ermöglicht so eine schnelle Abrechnung zum richtigen Preis.
  - Durch den Export der erfassten Daten in Rechnungssoftware sparen Ihre Mitarbeitenden Zeit und vermeiden Fehler bei der wiederholten Eingabe.
- Für Ihr Unternehmen:
  - Die Rentabilität der einzelnen Aktivitäten kann auf diese Weise genau ermittelt werden. Die in der Vergangenheit erfassten Arbeitszeiten unterstützen Sie bei der Vorbereitung eines neuen Angebots und tragen dazu bei, mögliche Verluste aufgrund einer falschen Kostenschätzung zu verhindern.
  - Die Statistiken helfen Ihnen, die Leistung Ihres Unternehmens zu verbessern und die Kosten zu optimieren.
- Für Ihre Kunden:
  - Sie zeigen sich gegenüber dem Kunden als modernes Unternehmen: Techniker beispielsweise können am Ende einer Wartung die Informationen eingeben und ihre Rechnung direkt per E-Mail versenden.
Geolokalisierung der Stempelzeiten

Die Arbeitszeiterfassung mit dem Smartphone kann mit einer Geolokalisierung verbunden werden, beispielsweise um sicherzustellen, dass sich Mitarbeitende auch wirklich auf der Baustelle befinden, wenn sie stempeln. Wichtig ist, dass die Geolokalisierung nur mit der Stempelzeit verbunden ist, nicht mit den einzelnen Mitarbeitenden.

Wichtig ist, dass die Geolokalisierung nur mit der Stempelzeit verbunden ist, nicht mit den einzelnen Mitarbeitenden. Haben die Mitarbeitenden die Geolokalisierung nicht aktiviert, wird diese Einstellung geändert, bis die Geolokalisierung des Stempels erfolgt ist. Bei anderen Bewegungen erfolgt keine Geolokalisierung, da dies nicht mehr legal wäre (schliesslich sind wir keine Spione!).

Fazit

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich heute für eine Arbeitszeiterfassung per Smartphone und kombinieren dies mit der Erfassung des Zeitaufwands für einzelne Aktivitäten. Dieses Vorgehen hat viele praktische Vorteile, da die Erfassung überall und jederzeit erfolgen kann. Doch das ist noch nicht alles! Der Einsatz moderner Technologie für die Zeiterfassung kann Wettbewerbsvorteile bringen, die Optimierung von Prozessen ermöglichen und das Image und die Leistung des Unternehmens verbessern.

*Jules Humbert-Droz,Schweizer Spion des 20. Jahrhundert, Autor des Buchs« L’œil de Moscou » à Paris, 1922-1924.
March 17, 2023
New ways of working : le travail change ! Comment rester efficace ?
Télétravail, horaires variables, temps partiels, horaires individualisés, flex desk, horaires fluctuants, contrats à l’heure, coworking…. Le monde du travail évolue rapidement ! La crise sanitaire n’a fait que précipiter un changement qui était déjà destiné à avoir lieu. Quand elle est adoptée correctement, la flexibilité au travail apporte des bénéfices aux entreprises tout comme aux équipes. Mais alors, comment s’adapter à ces nouvelles façons de travailler et en tirer profit ? Un objectif : réussir la mise en place de nouvelles habitudes de travail. Il est alors indispensable de s’appuyer sur un bon outil de gestion du temps de travail et des documents d’entreprise.

Le travail évolue : évoluons avec lui !

Qu’est-ce que Swisscom, les SIG et l’agence web Liip ont en commun ? Ces trois entreprises sont devenues adeptes des « NWoW ». Non, ce n’est ni un nouveau régime alimentaire ni une nouvelle croyance religieuse : il s’agit de l’acronyme de « New ways of working » en anglais, ou « nouvelles façons de travailler ».

En quoi cela consiste-t-il ? Nous avons beaucoup entendu parler des changements que la crise sanitaire a provoqués dans le monde du travail, notamment en termes de flexibilité avec l’explosion du travail à domicile. Travailler depuis plusieurs sites différents, en effet, fait partie de ce phénomène, mais ça ne s’arrête pas là. Home office, temps partiel, horaires flexibles, flex desk… Mais aussi les formations en blended learning (mélange d’e-learning et de présentiel), voire l’embauche d’un CHO (« chief happiness officer » ou « responsable du bonheur ») pour les plus audacieux : les NWoW peuvent se décliner de plein de façons différentes !

D’ailleurs, les NWoW commençaient déjà à faire parler d’elles bien avant la pandémie. En décembre 2017, le cabinet de conseil Wavestone publiait une étude sur le besoin de faire évoluer notre manière de travailler. Le document évoquait la prédominance du travail en présentiel, et soulevait la question suivante : « Est-ce que demain nous ne serons pas encore plus dans un travail à distance ? ».

Aujourd’hui, nous rencontrons beaucoup d’entreprises qui, malgré une réticence initiale, saluent les avantages des nouvelles habitudes de travail expérimentées pendant la crise sanitaire.

Après l’explosion accélérée du télétravail que nous avons connue en 2020, la question n’est plus de savoir si cela va se produire, mais plutôt comment.

Chez Academic Work, agence de recrutement présente à Genève, Zurich et Lausanne, les équipes avaient l’habitude de voir leurs managers une fois par semaine pour faire un point opérationnel, et une fois par mois pour faire un bilan plus global sur le quotidien. Quand la pandémie a vu tous les collaborateurs travailler à distance, ils ont décidé de garder ces rendez-vous et de rajouter des points supplémentaires, en début ou en fin de journée, tous les deux jours.

L’horaire variable : comment savoir qui est là quand

Pour répondre aux nouveaux besoins dérivant du travail flexible, les fournisseurs de service adaptent leur prestations. Swisscom, par exemple, a conçu une nouvelle offre «New Work» pour les clients adeptes des NWoW. L’entreprise va jusqu’au bout de l’exercice, en permettant à ses collaborateurs et collaboratrices de travailler «de manière flexible et interconnectée, dans la confiance et le respect de chacun».

De plus en plus d’entreprises, donc, optent pour l’horaire variable, dans le secteur privé comme dans le public, dans les petites structures comme dans les grandes. Dans la plupart des cas, cela implique deux choses :
- Les membres du personnel annoncent le début et la fin de leurs périodes de travail, ainsi que la durée de la pause de midi (en accord avec les limites fixées par l’employeur, bien entendu).
- Les collaborateurs peuvent gérer leur temps de travail de manière autonome. Et ce, au bureau, tout comme à distance (où les deux !).
Mais alors, comment savoir quel jour Françoise du service achats sera au bureau, pour que ses collègues puissent lui montrer les échantillons de produits tout juste reçus ?

Dans tipee, nous avons anticipé ce besoin bien avant la diffusion des NWoW ! Dans le module « planning » il est possible de visualiser qui est au bureau et qui travaille à distance (TD). Plus besoin de faire l’appel pour savoir qui est là ! Il suffit d’un coup d’œil au tableau :

Horaire fluctuant : un outil adapté et pratique pour sa gestion

Un autre horaire très répandu en Suisse est l’horaire fluctuant, particulièrement adapté, entre autres, au secteur de l’industrie horlogère. Il prévoit un temps de travail modulé en fonction de la conjoncture, notamment du volume des commandes, liées non seulement aux différentes périodes de l’année, mais aussi aux fluctuations du marché.

La convention collective autorise donc une fluctuation de l’horaire de travail entre 30 heures et 45 heures hebdomadaires, sans que cela impacte le salaire mensuel. Les périodes de plus forte activité sont en effet compensées sur l’année civile par celles plus creuses. Un casse-tête en moins pour les RH, certes, mais savoir « qui est là quand » est indispensable pour ces professionnels de l’horlogerie, notamment en termes de performance et d’organisation.

tipee rend service même aux entreprises proposant l’horaire fluctuant. Ceci, grâce au « présencier » dans lequel tout le monde voit qui est présent chaque jour.

En revanche, nombreux sont les secteurs d’activité pour lesquels la fluctuation saisonnière complique la gestion des soldes de temps de travail, pour les collaborateurs et collaboratrices tout comme pour l’entreprise. C’est le cas, par exemple, du secteur agricole, et parfois de celui de la construction. En effet, souvent, en hiver, ces employés travaillent moins qu’en été. Que se passe-t-il s’ils demandent des congés en période estivale ? Risquent-ils de consommer plus de jours que s’ils les prenaient en hiver ?

Un outil comme tipee permet d’obtenir toujours le bon calcul grâce au module « planning », spécialement conçu pour gérer les présences et les absences des collaborateurs et des collaboratrices sans erreur. En comparant l’horaire effectué avec l’horaire planifié, le module planning de tipee permet de calculer le nombre d’heures exact à prendre en compte pour chaque demande de vacances, en fonction de la période de l’année. Avec un solde d’heures et de vacances en temps réel, toujours juste et accessible à tout moment, on peut partir en vacances l’esprit tranquille !

Gérer le temps partiel, très fréquent en Suisse

Une modalité de travail flexible encore plus répandue chez nous, car commune à plusieurs secteurs d’activité, c’est le temps partiel. Selon l’Office fédéral de la statistique (OFS), les travailleuses et travailleurs à mi-temps (50 à 90 % du temps de travail) représentent 39,4 % de la main-d’œuvre suisse, soit l’un des taux les plus élevés d’Europe.

Et ce n’est pas tout : cette tendance serait à la hausse, chez les hommes comme chez les femmes. Nous ne pouvons que confirmer, puisque 57% de nos collaborateurs·trices sont à temps partiel, dont 35% sont des hommes et 22% des femmes.

Un autre exemple d’entreprise qui encourage le temps partiel est l’agence digitale Liip, présente à Lausanne et dans 5 autres régions de Suisse. Préférant le management horizontal à l’organigramme pyramidale classique, cette entreprise mise sur l’autonomie de chaque salarié. Liip, qui liste la confiance et la flexibilité parmi les principes à la base de sa culture d’entreprise, encourage depuis des années le temps partiel. Au point que plus de la moitié de ses salariés masculins ont opté pour cette option.

Souvent, les clients nous contactent pour les aider à trouver un moyen simple de gérer les temps partiels de leurs équipes. Sans compter que, parfois, il arrive qu’un collaborateur ou une collaboratrice demande de modifier son taux d’activité en milieu d’année. Comment gérer les soldes avec transparence, tout en évitant les erreurs de saisie et de calcul ?

Pour un employé à temps partiel, le droit aux vacances est calculé au prorata du taux d’activité. Nous rassurons nos clients en leur expliquant que le calcul du droit aux vacances se fait très facilement dans tipee. L’application prend en compte toutes les variables nécessaires : valeur d’un jour de congé, éventuelles heures majorées, changement de taux d’activité en cours d’année, la date d’entrée ou de départ, etc.

C’est tellement plus agréable de travailler avec flexibilité, et sans frustrations latentes… Avec tipee, c’est possible !

Flex desk, coworking… Facile, avec un outil ATAWAD (any time, any where, any device) !

Il ne s’agit pas d’un cas isolé : le « flex desk », également appelé « hot desking » ou « free seating », correspond à un aménagement sans bureau attitré. Il est temps de ranger les dessins faits par vos enfants et fièrement exposés à côté de votre ordinateur. Les nouvelles habitudes de travail encouragent la mise en place de bureaux dynamiques, que les collaborateurs et les collaboratrices pourront choisir en fonction de plein de critères : le besoin de concentration du moment, l’exposition à la lumière naturelle, les rendez-vous de la journée, etc.

Ainsi, une société de services pourrait, par exemple, louer plusieurs petits bureaux dans des espaces de coworking situés sur l’ensemble du territoire suisse romand, au lieu d’avoir seulement un ou deux bureaux à Genève et Lausanne.

Le « desk sharing » favorise le développement de l’entreprise et sa présence sur le territoire, sans compter que, souvent, une bonne partie des salariés des sièges sociaux sont nomades. Les collaborateurs et les collaboratrices peuvent, ainsi, se déplacer moins et mieux, et gagner un temps précieux. Des équipes satisfaites de leurs conditions de travail sont aussi des équipes plus engagées, et les entreprises savent que, pour attirer ou retenir les talents, de nos jours, la flexibilité est indispensable.

Mais comment travailler efficacement en alternant flex office, route, maison, coworking ? C’est là que les solutions « ATAWAD » entrent en jeu. Eh oui, encore un acronyme ! Le dernier, promis. Raccourci de l’expression « any time, any where, any device », il résume le fait de pouvoir accéder à une information à tout moment, n’importe où et depuis n’importe quel outil. Et c’est ce que les modules « document » et « qualité » de tipee permettent de faire !

Avec tipee, travailler ensemble même en n’étant pas physiquement au même endroit n’a jamais été aussi simple. En effet, l’application permet :
- d’accéder facilement à tous vos documents (en fonction des droits que vous accorderez à chaque collaborateur et collaboratrice) ;
- de bien tomber toujours sur la dernière version, celle mise à jour le plus récemment ;
- de partager vos fichiers sous les formats : PDF, Word, Excel ou même un lien externe ou une vidéo.
Pour conclure

La flexibilité au travail est un atout pour l’entreprise comme pour ses collaborateurs et collaboratrices ! Tirez profit des nouvelles façons de travailler qui existent aujourd’hui, et collaborez de manière efficace même à distance, tout en gérant les horaires différents. S’équiper d’un outil simple et connecté comme tipee permet de gérer tous les cas de figure possibles, simplement !

Pour résumer : pour des NWoW réussies, un bon outil ATAWAD comme tipee est indispensable !
February 28, 2023
tipee SA est désormais certifié B Corp !

Pour tipee, être certifiée B Corp signifie faire partie d’un mouvement vers le mieux.

Qu’est-ce qu’on entend par là ?

En tant qu’entreprise certifiée B Corp, nous faisons maintenant partie d’une communauté d’entreprises, venant d’un peu partout dans le monde, et respectant des normes sociales et environnementales élevées. Cette certification valorise notre démarche, entamée depuis un moment, et engagée pour une contribution positive à l’ensemble des parties prenantes de notre business (employés, clients, partenaires et fournisseurs), à la société et à la planète.

Pourquoi s’être lancé ce défi ?

Tout a commencé lors d’une journée, en été 2020, organisée par Miles Hopwood où l’un de nos collègues a fait la rencontre de Jonathan Normand, Mister B Lab Switzerland.

Après pas mal d’échanges passionnés et quelques mois d’hésitation… tout s’est enchaîné.

En décembre 2020, nous prenions la décision de nous lancer et de nous faire accompagner par des étudiant·e·s en Master de durabilité, encadré·e·s par Christophe Fischer, professeur à HEC Lausanne – La Faculté des Hautes Etudes Commerciales de l’Université de Lausanne.

Avec leur aide, nous avons pu soumettre notre dossier à l’été 2021… et là, longue attente !

Ce délai dans le traitement des dossiers se justifie par le succès que rencontre actuellement B Corp. De plus en plus d’entreprises prennent conscience de leur impact sur l’environnement et la société et souhaitent s’améliorer. Ce qui est plutôt positif !

Toujours est-il qu’en attendant notre label B Corp, nous avons entamé un projet Swiss Triple Impact (STI) en parallèle. Nous voulions concrétiser certains de nos engagements en faveur des Objectifs de Développement Durable et réfléchir à la suite (découvrez notre aventure STI ici).

Été 2022 : nous avons enfin un retour de B Corp où nous ont fortement challengés sur certains éléments de notre soumission. Il a fallu expliquer, détailler et donner des preuves de nos affirmations. Bref, walk the talk.

Et finalement, en ce début d’année 2023, nous apprenons que notre entreprise est désormais certifiée B Corp !

Cette nouvelle valide nos convictions et les actions mises en place pour les atteindre. Nous sommes heureux, et pas peu fiers, de nos 89.3 points (il faut un minimum de 80 points pour être certifié).

Cette certification n’est pas acquise à vie, mais s’inscrit dans le cadre d’une amélioration continue et nous devrons la renouveler tous les 3 ans. Nous n’allons donc pas rester les bras croisés! Et grâce à STI, nous avons déjà plein d’idées pour améliorer ce score lors de la prochaine certification !

Merci en particulier à nos collègues Frederic et Jody qui ont activement participé à ce projet.

S’il y a bien une chose que l’on retient de ce processus, c’est que la durabilité (B Corp ou STI) est une affaire de longue haleine. Mais chaque pas dans la bonne direction compte.

C’est donc avec beaucoup d’humilité, mais beaucoup de fierté que nous rejoignons la communauté B Corp.

January 13, 2023
Die Wochenarbeitszeit in der Schweiz

Wie steht die Schweiz im europäischen Vergleich da?

Nach Angaben des SECO [1] sind die Arbeitszeiten und die Dauer der vorgeschriebenen Pausen in der Schweiz je nach Branche unterschiedlich. In den meisten Fällen beträgt die Wochenarbeitszeit bei einer Vollzeitstelle maximal 45 Stunden. Im Durchschnitt liegt sie bei 41,6 Stunden [2]. In den anderen europäischen Staaten bewegt sich die Wochenarbeitszeit mehrheitlich zwischen 38 und 41,4 Stunden. Folglich zählt die Schweiz in Europa zu den Ländern, in denen Mitarbeitende die längsten Arbeitszeiten leisten.

Die Wirtschaftstätigkeit in der Schweiz erreichte Anfang 2021 wieder das Niveau vor der Pandemie. In erster Linie ist dies international wettbewerbsfähigen Unternehmen und hochqualifizierten Arbeitskräften zu verdanken. Hinzu kommt das insgesamt eher geringere Gewicht des Hotellerie- und Freizeitsektors. Diese Faktoren trugen dazu bei, dass die nachteiligen Auswirkungen der Massnahmen zur Eindämmung der Pandemie sich in Grenzen hielten.

Wenngleich die Wirtschaft sich erholt, sind bestimmte Branchen und Kategorien von Arbeitskräften stärker betroffen.

In diesem Wirtschaftsumfeld müssen Unternehmen über Veränderungen nachdenken.

Was können Unternehmen tun, um rentabel zu bleiben, ohne dass sie als Arbeitgeber oder ihre Mitarbeitenden dadurch zu stark belastet werden?

Eine der Möglichkeiten ist eine Erhöhung der Arbeitszeit. Einige Unternehmen haben sich bereits 2015 für diese Option entschieden [3].

Für viele ist sie zwar besser als Lohnkürzungen, doch sie kann negative Auswirkungen auf die Produktivität und die Gesundheit der Mitarbeitenden haben [4]. Eine anwachsende Erschöpfung führt dazu, dass Arbeitskräfte am Ende des Tages weniger produktiv sind. Auch das Risiko von Fehlern oder Unfällen kann dadurch steigen, vor allem in der neunten Arbeitsstunde.

Das SECO beschreibt die ersten Anzeichen eines Burnouts wie folgt: Der «Wille, die Leistungsfähigkeit unter allen Umständen aufrecht zu erhalten» und «hohe Belastung, gepaart mit grossem Engagement und wenig Erholungsphasen, überfordern früher oder später. Ist jemand während längerer Zeit überfordert, so kann daraus eine massive psychische Erschöpfung entstehen.»

Wie können Unternehmen das richtige Gleichgewicht zwischen Produktivität und Gesundheit der Mitarbeitenden finden?

Norbert K. Semmer [5], Professor für Arbeitspsychologie an der Universität Bern, vertritt die Überzeugung, dass es nicht ausreicht, die täglichen Pausen einzuhalten: Für ihn sind die wöchentlichen Ruhezeiten und die jährlichen Ferien ebenso wichtig, um Stress am Arbeitsplatz vorzubeugen, produktiv zu bleiben sowie Fehler und Unfälle aufgrund von Überlastung zu vermeiden.

Bei einer höheren Arbeitsbelastung sollten die Mitarbeitenden über die entsprechenden Gründe informiert werden. Im Rahmen des Möglichen ist sicherzustellen, dass es sich nur um vorübergehende oder kurzfristige Massnahmen handelt.

Die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) [6] schreibt die Erfassung von Arbeitszeiten und Pausen vor, um die Gesundheit der Mitarbeitenden zu schützen. Sie wird fälschlicherweise häufig als Zwang empfunden, kann sich aber als hervorragendes Mittel zur Steigerung der Produktivität von Unternehmen erweisen. Zudem kann sie die Verantwortung der Mitarbeitenden stärken und zu ihrer Motivation beitragen.

Unser Zeiterfassungssystem tipee kann Unternehmen dabei unterstützen.

Im Modul Einsatzplanung generiert die Applikation für alle Mitarbeitenden eine persönliche Zusammenfassung, die in Echtzeit aktualisiert wird. Darin werden alle geleisteten und noch zu leistenden Arbeitsstunden angezeigt. Die Mitarbeitenden können ihre persönliche Zusammenfassung entweder direkt in der Applikation abrufen oder als Dokument in Papierform erhalten. Der Arbeitgeber kann die Zusammenfassung abzeichnen und sie im Personaldossier des Mitarbeitenden archivieren. Mehr Transparenz über Arbeitszeiten ist wichtig – sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden. So behalten alle geleistete Überstunden sowie Pausen und deren Dauer im Blick. Auf diese Weise wird ein stärkeres Bewusstsein für eine mögliche Überlastung geschaffen und Gesundheitsprobleme können vermieden werden, ohne dass die Produktivität leidet.

Die Pinnwand ist äusserst nützlich für die Kommunikation mit Mitarbeitenden und Mitteilungen über Wachstumskennzahlen des Unternehmens sowie allfällige Massnahmen gegen Produktivitätseinbussen.

Quellen:

[1] Staatssekretariat für Wirtschaft SECO

[2] Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD)

[3] Zeitung Le Temps: La Suisse au rythme des 45 heures

[4] Stress no stress

[5] Norbert K. Semmer: Stress und Gesundheit: Erholung als zentrales Element? Vortrag an der Nationalen Tagung für betriebliche Gesundheitsförderung: Gesund und leistungsfähig in der 24-Stunden-Gesellschaft. 9. Juli 2009, Universität Zürich.

[6] SECO – Arbeitszeiterfassung – Was bleibt gleich, was ändert sich?

September 1, 2022
Les horaires de travail en Suisse

Et la Suisse par rapport à l’Europe alors ?

En Suisse, les heures de travail, ainsi que la durée des pauses obligatoires, varient en fonction des différents secteurs d’activité, comme expliqué par le Seco [1]. Dans la plupart des cas, la durée de travail hebdomadaire est de 45 heures maximum pour un poste à temps plein, avec une moyenne de 41.6 heures par semaine [2]. La majorité des états européens se situent entre 38 et 41.4. Ce chiffre positionne les suisses parmi les employés les plus stakhanovistes d’Europe.

L’activité économique en Suisse a retrouvé son niveau d’avant crise au début de 2021, grâce, tout d’abord à des entreprises compétitives à l’international et une main-d’œuvre hautement qualifiée. Mais aussi, grâce au poids plutôt modeste, dans l’ensemble, des activités d’hébergement et de loisirs. Ces facteurs ont contribué à atténuer les négatives des mesures prises pour endiguer les méfaits de la pandémie.

Certes, même si l’économie est en train de se redresser, certains secteurs et certaines catégories de travailleurs sont été touchés.

Dans un tel contexte économique, une réflexion de la part des entreprises s’impose.

Que faire pour rester rentable, sans que ni les employeurs ni les employés ne soient pénalisés ?

Un des moyens pour réagir, a été celui d’augmenter le temps de travail : des sociétés avaient déjà optées pour cette alternative en 2015 [3].

Bien que cette option reste préférable pour certains plutôt que la baisse des salaires, elle risque d’avoir des conséquences négatives sur la productivité et sur la santé des employés [4;5]. La fatigue cumulée nous porte à être moins productif en fin de journée. La fatigue peut également augmenter le risque d’erreurs et d’accidents surtout durant la neuvième heure de travail.

Le Seco nous met en garde contre les premiers signes de burn-out : si « la volonté de maintenir ses performances à tout prix […] se conjugue à une forte charge de travail et à un manque de phases de récupération, elle entraîne du surmenage. Si ce surmenage persiste sur le long terme, cela peut entraîner un épuisement psychique »

Comment trouver un équilibre entre productivité et santé des collaborateurs ?

Selon Norbert K.Semmer [6], professeur en psychologie du travail à l’Université de Berne, respecter les pauses quotidiennes ne suffit pas: le repos hebdomadaire et les vacances annuelles sont aussi nécessaires pour combattre le stress au travail, rester productif et éviter les erreurs et les accidents liés au surmenage.

En cas de charge de travail il faut informer les employés sur les raisons de cette surcharge. Dans la mesure du possible, il faut les rassurer que ce sont des mesures prévues à court terme.

L’OLT 1 concernant l’enregistrement du temps de travail [7], s’inscrit pleinement dans ce contexte et vise à tenir compte des heures de travail et de pause afin de protéger la santé des employés. Cette loi, erronément perçue comme une contrainte, peut se révéler un excellent moyen pour augmenter la productivité des entreprises. Elle permet également de responsabiliser les collaborateurs et contribuer à leur motivation.

Notre application pour la gestion du temps tipee, peut aider les entreprises dans cette démarche.

Pour chaque collaborateur, l’application génère dans le module Planning un résumé personnel mis à jour en temps réel, dans lequel les heures dues et les heures réalisées sont affichées. L’employé peut avoir accès à son résumé soit directement en se connectant à tipee, soit sous forme de papier. L’employeur peut le faire signer pour l’archiver dans le dossier du collaborateur. Avoir et donner plus de transparence est important. Cela peut être fait sur les heures supplémentaires, le nombre de pauses et leur durée. Cela peut favoriser une prise de conscience utile pour éviter les problèmes de santé tout en restant productifs.

Le Tableau blanc peut se révéler très utile pour communiquer avec les employés et faire en sorte qu’ils soient à jour sur les indicateurs de croissance de l’entreprise ainsi que sur d’éventuelles mesures pour réagir face au ralentissement de la productivité.

Sources :

[1] Secrétariat d’Etat à l’économie SECO

[2] Organisation de Coopération et de Développement Economique

[3] Journal le Temps : La Suisse au rythme des 45 heures

[4] Employés Suisse

[5] Stress no stress

[6] Norbert K Semmer : Stress et santé : la récupération comme maillon central ? Présentation à la Conférence nationale sur la promotion de la santé au travail. Sain et efficace dans la société 24 heures sur 24. 9 juillet 2009, Université de Zurich.

[7] SECO – Enregistrement de la durée du travail – Qu’est-ce qui reste, qu’est-ce qui change ?

September 1, 2022