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tipee en vadrouille au cabinet dentaire Barthélémy

Nous vous présentons aujourd’hui un acteur du domaine médico-dentaire avec lequel nous avons énormément de plaisir à collaborer.

Si vous souffrez de douleurs dentaires et que la traditionnelle visite de la petite souris ne suffit pas, nous vous invitons à prendre rendez-vous avec l’équipe du Cabinet Dentaire Barthélémy.

Le cabinet s’engage à vous accueillir avec bienveillance et empathie en tant que personne, et non simplement comme un patient nécessitant des soins dentaires. Votre confort et votre bien-être sont leur priorité absolue.

Pourquoi le cabinet Barthelemy a-t-il choisi tipee ?

https://youtu.be/47IEBJN-dNs

Vous l’avez vu, tipee a entre autre simplifié la planification de leurs collaborateurs et la gestion des vacances.

De plus, cela leur a apporté une meilleure organisation des ressources selon les heures supplémentaires à récupérer.

August 25, 2022
Arbeiten im Homeoffice: Welche Rechte und Pflichten haben Arbeitgeber und Mitarbeitende?

Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Mitarbeitenden bei der Arbeit im Homeoffice

Derzeit sieht das Schweizer Recht keine speziellen Regelungen zur Arbeit im Homeoffice oder ausserhalb des Unternehmens vor.

In diesen Fällen gelten die aktuellen Bestimmungen zur Arbeit im Obligationenrecht (OR), im Arbeitsgesetz (ArG) und im Datenschutzgesetz (DSG). Der Bund wird im Laufe der Zeit feststellen, ob Anpassungen notwendig sind.

Werfen wir also einen Blick auf einige der Pflichten des Arbeitgebers und der Mitarbeitenden bei der Arbeit im Homeoffice und gehen wir dann auf ein Thema ein, mit dem wir uns gut auskennen: Arbeitszeitmanagement.

Auslagen für die Arbeit im Homeoffice und ausserhalb des Unternehmens

Nach Art. 327a OR hat der Arbeitgeber den Mitarbeitenden alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen, unabhängig davon, ob die im Homeoffice ausgeführt wird oder nicht. Nicht zu diesen Auslagen gehören jedoch die persönlichen Fixkosten, welche die Mitarbeitenden auch ohne die Arbeit im Homeoffice hätten zahlen müssen: Miete, Telefon- und Internetabonnement usw.

Dies ist die Regel … je nach Situation gibt es aber natürlich Ausnahmen, die Sie in unserem Leitfaden «Arbeiten im Homeoffice: steuerliche und rechtliche Auswirkungen» nachlesen können.

Lesen Sie unseren Leitfaden, um mehr über die steuerlichen und rechtlichen Auswirkungen der Arbeit im Homeoffice zu erfahren.

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Arbeitszeit im Homeoffice

Obwohl viele Mitarbeitende die Arbeit im Homeoffice schätzen, passieren dabei leicht Fehler: So werden Pausen vergessen, Überstunden im Überfluss geleistet oder umgekehrt, der Tag für private Aktivitäten genutzt und die Arbeit am Abend oder am Wochenende nachgeholt. All diese Fehler könnten Arbeitgeber mit einem guten Tool zur Arbeitszeiterfassung leicht in den Griff bekommen.

Der Arbeitgeber ist ohnehin gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeitenden auch dann zu erfassen, wenn sie nicht vor Ort im Unternehmen arbeiten.

So gilt die übliche Praxis der Arbeitszeiterfassung auch bei der Arbeit im Homeoffice. Müssen Mitarbeitende im Unternehmen ihr Kommen und Gehen sowie ihre Pausen stempeln (systematische Aufzeichnung), so müssen sie dies auch zu Hause tun können. Beschränkt sich die Erfassung auf die Gesamtzahl der an einem Tag geleisteten Arbeitsstunden (vereinfachte Erfassung), gilt der gleiche Mechanismus auch für die Arbeit ausserhalb des Unternehmens.

Unabhängig davon, welche Art von Zeiterfassung Sie in Ihrem Unternehmen anwenden, sollten Sie Ihren Mitarbeitenden, die im Homeoffice arbeiten, ein gutes Tool dafür zur Verfügung stellen. Heute sollte eine gute Zeiterfassungs-Applikation (wie tipee) die Möglichkeit bieten, die Arbeitszeiten entweder über eine Stempeluhr oder direkt auf dem Computer oder Smartphone zu stempeln. Ein Mobilgerät ist ideal für alle, die ausserhalb des Unternehmens arbeiten. So kann der Arbeitgeber die Arbeitszeiten seiner Mitarbeitenden aus der Ferne verfolgen und sich vergewissern, dass sie die geltenden Regelungen einhalten.

Durch die genaue Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden kann der Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden ihre Ruhezeiten einhalten, Pausen machen, nicht ohne Genehmigung abends oder Sonntags arbeiten und die Wochenarbeitszeit einhalten.

Damit auch im Homeoffice alle Vorschriften eingehalten werden, empfiehlt es sich für Unternehmen, ein Zeiterfassungsprogramm einzusetzen, mit dem Mitarbeitende auch zu Hause stempeln können.

Schutz der Gesundheit von Mitarbeitenden bei Telearbeit

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die körperliche und psychische Gesundheit seiner Mitarbeitenden zu schützen, auch wenn diese nicht vor Ort im Unternehmen arbeiten. So muss er gemäss Art. 6 ArG und Art. 2 ArGV 3 Massnahmen zum Schutz der Gesundheit treffen.

Ausserhalb des Unternehmens können sich Mitarbeitende isoliert fühlen. Ohne einen vom Unternehmen vorgegebenen Tagesrhythmus besteht die Gefahr, dass der Zeitraum, in dem sie ihre Arbeit erledigen, sich in die Länge zieht. Auf lange Sicht kann ein falscher Arbeitsrhythmus die Gesundheit gefährden und zu einem Burn-out führen.

Die Arbeit im Homeoffice kann auch zu einem Gefühl der Einsamkeit führen und das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen kann verlorengehen. Alle diese Faktoren können dazu führen, dass Mitarbeitende ihre Energie und ihre Motivation verlieren. Im Idealfall sollten ein regelmässiger Austausch per Videokonferenz oder Präsenztermine im Unternehmen angesetzt werden.

Die Verantwortung des Arbeitgebers erstreckt sich auch auf die körperliche Gesundheit der Mitarbeitenden. So muss diesen ein ergonomischer Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden, unabhängig davon, ob sie im Unternehmen oder im Homeoffice arbeiten.

In unserem Leitfaden sind die Anforderungen, die ein geeigneter Arbeitsplatz erfüllen sollte, im Detail beschrieben.

Lesen Sie unseren Leitfaden, um mehr über die steuerlichen und rechtlichen Auswirkungen der Arbeit im Homeoffice zu erfahren.

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Datenschutz im Homeoffice

Gemäss Art. 26 ArGV 3 darf der Arbeitgeber keine Überwachungs- und Kontrollsysteme einsetzen, die das Verhalten der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz überwachen sollen.

Der Arbeitgeber ist ausserdem zum Schutz der Personendaten verpflichtet, die Mitarbeitende im Rahmen ihrer Arbeit bearbeiten. Er muss also die Sicherheit dieser Daten durch technische Vorkehrungen und auch durch Richtlinien und Weisungen an die Mitarbeitenden gewährleisten. All diese Massnahmen müssen die Vertraulichkeit auch dann gewährleisten, wenn die Mitarbeitenden nicht vor Ort im Unternehmen arbeiten.

Als Arbeitgeber sollten Sie also mit Ihren Mitarbeitenden klären, welche Aufgaben oder welche Daten sie bearbeiten dürfen, wenn sie ausserhalb des Unternehmens arbeiten.

In diesem Artikel haben wir einige Punkte kurz für Sie zusammengefasst. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Leitfaden.

July 5, 2022
Télétravail : Quels sont les droits et devoirs des employeurs et des employés ?

Les droits et devoirs des employeurs et employés en télétravail

Actuellement, il n’existe pas de réglementation particulière concernant le télétravail dans le droit Suisse.

En l’état, les dispositions actuelles concernant le travail dans le code des obligations (CO), la loi fédérale sur le travail (LTr) et la loi sur la protection des données (LPD) s’appliquent également au télétravail. La Confédération verra à l’usage s’il faut faire des adaptations.

Alors, regardons ensemble quelques obligations de l’employeur et de l’employé lorsque ce dernier travaille à distance et nous irons plus en détail dans un sujet que nous connaissons bien: la gestion du temps de travail.

Les frais inhérent au télétravail

Selon l’article 327a du CO, les frais imposés par l’exécution du travail, que celui-ci soit réalisé à domicile ou non, est à la charge de l’employeur. Toutefois, ces frais n’incluent pas les frais personnels fixes que l’employé aurait tout de même dû payer s’il ne télétravaillait pas : loyer, abonnement de téléphone, d’internet, etc.

Ça, c’est la règle… mais bien sûr il y a des exceptions selon les situations que vous pouvez découvrir dans notre guide “télétravail: les impacts fiscaux et légaux”.

Consultez notre guide pour tout savoir sur les impacts légaux et fiscaux du télétravail

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Le temps de travail en home office

Bien que les collaborateurs apprécient de faire du home office, le risque de dérapages n’est jamais loin: oublier de prendre ses pauses, heures supplémentaires à profusion ou à l’inverse, profiter de la journée pour ses activités privées et rattraper son travail le soir ou les week-ends, etc… Tant de débordements que l’employeur peut facilement maîtriser avec un bon outil d’enregistrement du temps de travail.

En effet, l’employeur doit continuer à enregistrer le temps de travail de ses collaborateurs même lorsque ceux-ci travaillent à distance.

De plus, la pratique de l’enregistrement du temps de travail en usage dans l’entreprise s’applique également lors du télétravail. Si, en entreprise, le collaborateur doit timbrer ses entrées et ses sorties, ses pauses, etc, (ce que l’on appelle l’enregistrement systématique), il doit pouvoir le faire également à la maison. S’il se limite à enregistrer le total des heures travaillées dans la journée (enregistrement simplifié), c’est la même mécanique qui prévaut lorsqu’il travaille depuis chez lui. (Tous les détails dans notre guide sur l’enregistrement du temps de travail).

Quel que soit le type d’enregistrement du temps appliqué dans votre société, il faut donc permettre à votre collaborateur d’y répondre avec un bon outil lorsqu’il travaille à domicile. Aujourd’hui, toutes les bonnes applications pour la saisie du temps de travail (comme tipee) devraient proposer la possibilité de timbrer les heures de travail soit via une badgeuse ou directement depuis un ordinateur ou un smartphone, idéal lorsque l’on travaille en dehors de l’entreprise. L’employeur peut ainsi suivre le temps de travail de ses collaborateurs à distance et s’assurer qu’ils respectent la réglementation en vigueur. (Pour plus d’infos, parcourez notre guide sur la saisie du temps de travail).

Grâce à la saisie des heures travaillées, l’employeur peut s’assurer que ses employés bénéficient de leur temps de repos, qu’ils prennent leurs pauses, qu’ils ne travaillent pas la nuit ou le dimanche sans autorisation et qu’ils respectent la durée de travail hebdomadaire.

Pour que le temps de travail en home office soit respecté, l’idéal pour l’entreprise est d’utiliser un programme de saisie du temps de travail qui permette à ses collaborateurs de timbrer à domicile.

Protection de la santé du collaborateur qui travaille à distance

L’employeur a l’obligation de préserver la santé physique et psychique de son employé lorsque celui-ci télétravaille. En effet, il doit prendre les mesures adéquates pour protéger la santé de ses collaborateurs selon l’art. 6 de la LTr et l’art.2 de l’OLT 3.

Hors de l’entreprise, le collaborateur peut se sentir isolé et sans un rythme professionnel en journée, il risque de faire sa journée de travail sur une période de temps bien trop longue. A terme, ce rythme peut mettre en péril sa santé et l’amener au burn-out.

Cela peut aussi le conduire à un sentiment de solitude et de perte d’appartenance à l’entreprise. Autant de facteurs qui peuvent l’amener à perdre son entrain et sa motivation. Dans l’idéal, il faudrait fixer des échanges réguliers par visioconférence, ou agender certaines séances en présentiel.

La responsabilité de l’employeur dans la santé de ses employés s’applique également à la protection physique. Pour cela, il doit garantir un poste de travail ergonomique à l’employé, que celui-ci soit en entreprise ou à domicile.

Dans notre guide, vous trouverez le détail de ce à quoi un espace de travail adapté devrait répondre.

Consultez notre guide pour tout savoir sur les impacts légaux et fiscaux du télétravail

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La protection des données en télétravail

Selon l’art.26 de l’Ordonnance 3 de la Loi fédérale sur le travail (OLT3), il est interdit à l’employeur de surveiller le comportement du collaborateur en télétravail à l’aide de moyens techniques.

L’employeur a également l’obligation de protéger les données personnelles traitées par l’employé dans le cadre de son travail. Cela implique d’assurer la sécurité de ces données, ce qui passe par des mesures techniques et aussi par des directives et des instructions aux employés, visant à assurer la confidentialité de ces données même lorsque l’employé est en télétravail.

Par exemple, clarifiez avec l’employé, sur quelles tâches ou quelles données il peut travailler depuis son domicile.

Nous avons survolé avec vous quelques sujets dans cet article. Si vous souhaitez en savoir plus, nous vous invitons à parcourir notre guide.

July 5, 2022
Steuern und Homeoffice: Welche Kosten sind steuerlich abzugsfähig?
Wussten Sie, dass die Arbeit im Homeoffice Einfluss auf die Besteuerung Ihrer Mitarbeitenden haben kann?

Beim Ausfüllen der Steuererklärung wird die Sache bei Mitarbeitenden, die im Homeoffice arbeiten, etwas komplizierter. So sind die Abzüge für Berufskosten, die Arbeitnehmenden bislang gewährt wurden, schwer anzuwenden.

Die Regelungen betreffend die steuerliche Abzugsfähigkeit von Berufskosten wurden noch nicht an die neuen Gegebenheiten, die mit der Arbeit im Homeoffice einhergehen, angepasst. Jeder Kanton wendet bei der Besteuerung eigene Methoden an. Das Grundprinzip ist aber überall gleich.

Werfen wir rasch einen Blick darauf, welche Auswirkungen die Arbeit im Homeoffice auf einige Steuerabzüge hat. Als Beispiele betrachten wir die Kantone Waadt und Genf.

Lesen Sie unseren Leitfaden, um mehr über die rechtlichen und steuerlichen Auswirkungen der Arbeit im Homeoffice zu erfahren.

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Abzug von Verpflegungs- und Fahrtkosten bei Telearbeit

Verpflegungs- und Fahrtkosten (zum Arbeitsort) sind auch bei der Arbeit im Homeoffice oder an anderen Orten ausserhalb des Unternehmens weiterhin steuerlich abzugsfähig. Allerdings sind die Abzüge je nach Kanton unterschiedlich gestaltet.

In den Kantonen Waadt und Genf werden Verpflegungs- und Fahrtkosten je nach Anzahl der Tage gewährt, die Mitarbeitende pro Jahr ausserhalb ihres Wohnsitzes gearbeitet haben. Steuerpflichtige müssen die Abzüge daher proportional zur Anzahl der Tage mit Telearbeit reduzieren.

Damit die Auswirkungen der Arbeit im Homeoffice auf die Verpflegungs- und Fahrtkosten berücksichtigt werden (Achtung: Dies gilt nicht für Selbstständigerwerbende!), muss die Anzahl der Tage, die ein Mitarbeitender in Telearbeit gearbeitet hat, auf dem Lohnausweis angegeben werden. Für die Steuererklärung 2021 war dies noch nicht verpflichtend, es ist aber zu erwarten, dass dies ab 2022 der Fall sein wird.

Abzug von Kosten in Zusammenhang mit der Arbeit zu Hause

Beginnen wir mit den Kosten, die im Verlauf des Jahres vom Arbeitgeber erstattet werden: Computer- und Telefonkosten, Materialkosten usw. Diese Kosten werden nicht zum Lohn hinzugefügt, sie werden vielmehr als Pauschale gezahlt. Diese Beträge sind daher nicht steuerlich abzugsfähig, weil sie bereits vom Unternehmen erstattet wurden.

Bei den Abzügen für sonstige Berufskosten ist es unerheblich, ob Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten oder nicht. Alle anderen Berufskosten sind also in ihrer Gesamtheit weiterhin steuerlich abzugsfähig. Im Kanton Waadt liegt diese Pauschale bei 3 % des Bruttolohns, einem Abzug von mindestens CHF 2000 und bis zu CHF 4000 pro Jahr.

Wie verhält es sich mit der Miete des Steuerpflichtigen? In den Kantonen Waadt, Genf oder Neuenburg können Mitarbeitenden unter folgenden Voraussetzungen einen Teil ihrer Miete von der Steuer abziehen:
- Ein Raum in der Wohnung ist ausschliesslich für die berufliche Tätigkeit vorgesehen.
- Der Arbeitgeber stellt den Mitarbeitenden keinen eigenen Raum am Arbeitsplatz zur Verfügung.(3)
Mitarbeitende können in diesem Fall einen Betrag von ihrer Miete abziehen, der dem Verhältnis zwischen der Grösse des genutzten Zimmers und der Grösse der gesamten Wohnung entspricht.

Ein Abzug ist hingegen nicht möglich, wenn Mitarbeitende im Esszimmer oder im Gästezimmer arbeiten. Steuerpflichtige müssen nachweisen können, dass der Raum ausschliesslich zu beruflichen Zwecken genutzt wird.

Zusammenfassung

In diesem Beitrag haben wir einen kurzen Überblick über Steuerabzüge gegeben. Daraus wird klar, dass Steuerpflichtige auf einen Teil der Abzüge für Verpflegungs- und Fahrtkosten verzichten müssen, um von Steuerabzügen im Zusammenhang mit der Arbeit im Homeoffice zu profitieren.

In den kommenden Jahren ist sicherlich mit einer Überprüfung der Besteuerung auf Kantons- und Bundesebene zu rechnen, um den neuen Arbeitsmodellen Rechnung zu tragen, zu denen auch das Arbeiten im Homeoffice zählt. Unternehmen müssen sich also darauf vorbereiten, Informationen zu den Tagen vorzulegen, an denen ihre Mitarbeitenden nicht im Unternehmen, sondern anderswo gearbeitet haben.

Bis dahin sollten Sie sich über die in Ihrem Kanton geltenden Regelungen informieren, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Lesen Sie unseren Leitfaden, um mehr über die rechtlichen und steuerlichen Auswirkungen der Arbeit im Homeoffice zu erfahren.

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June 29, 2022
Fiscalité et télétravail: quels frais peut-on déduire?
Saviez-vous que le télétravail peut avoir un impact sur la fiscalité des collaborateurs ?

Au moment de remplir leur déclaration d’impôt, les choses se compliquent pour les employés qui travaillent à distance. En effet, les déductions pour les frais professionnels telles qu’accordées jusqu’à présent aux salariés deviennent difficiles à appliquer.

La réglementation concernant les déductions fiscales pour les frais professionnels n’a pas encore été modifiée pour prendre en compte le télétravail. Chaque canton a ses propres méthodes pour gérer la fiscalité. Le principe général reste cependant le même.

Jetons un rapide coup d’œil aux impacts du télétravail sur quelques déductions, principalement pour les cantons de Vaud et de Genève.

Pour connaître, en détail, les déductions fiscales qui seront possibles, ou non à l’avenir, nous vous invitons à parcourir notre guide : “Télétravail : les aspects légaux, fiscaux et spécificités pour les frontaliers”.

Consultez notre guide pour tout savoir sur les impacts légaux et fiscaux du télétravail

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Déduction des frais de repas et de transports en télétravail

Les employés continuent de pouvoir déduire leurs frais de repas et de déplacements (à leur lieu de travail) de leurs impôts. Néanmoins, ces déductions varient en fonction des cantons.

Dans les cantons de Vaud et de Genève, les frais de déplacement et de repas sont accordés selon le nombre de jours travaillés hors du domicile, durant l’année. Le contribuable devra donc réduire ces déductions proportionnellement au nombre de jours télétravaillés.
(Source : Le télétravail va impacter votre déclaration fiscale)

Pour que les frais de déplacements et de repas soient impactés par la réalisation de son travail à domicile (attention, cela ne concerne pas les travailleurs indépendants), il faudrait que le nombre de jours de télétravail soit indiqué dans le certificat de salaire. Ce n’était pas encore obligatoire pour la déclaration d’impôt de 2021, mais on peut s’attendre à ce que cela le devienne dès celle de 2022.

Déduction des frais liés au travail à domicile

Commençons par les frais remboursés par l’employeur durant l’année : frais informatiques, téléphoniques, matériels, etc. Ces frais ne s’ajoutent pas au salaire, mais sont payés sous forme de forfait. Ces montants échappent donc à la fiscalisation, car déjà remboursés par l’entreprise.

Concernant, les déductions pour autres frais professionnels, celles-ci ne sont pas impactées par le télétravail. Ainsi, il sera toujours possible de déduire l’entier des autres frais professionnels. Pour le canton de Vaud, ce forfait correspond à 3% du salaire brut, déduction minimum de 2000 CHF et jusqu’à 4000 CHF par année.
( Source PDF : Quelles déductions fiscales sont encore possibles ?)

Qu’en est-il du loyer du contribuable? Selon les cantons comme Vaud, Genève ou Neuchâtel, l’employé peut déduire une partie de son loyer à deux conditions :
- Une pièce du logement est exclusivement dédiée à l’activité professionnelle
- L’employeur ne lui met pas à disposition un espace dédié sur le lieu de travail(3)
L’employé peut ainsi déduire un montant de son loyer égal au ratio entre la taille de la pièce utilisée et la taille de son appartement.

Par contre, impossible d’obtenir une déduction de loyer si l’on travaille depuis sa salle à manger ou depuis la chambre d’amis. Le contribuable peut devoir prouver à l’administration fiscale l’usage spécifique de la pièce à des fins professionnelles.
(Source : Fédération des entreprises romandes)

Les déductions fiscales ailleurs en Suisse romande

Dans d’autres cantons, les déductions tiennent compte… ou non… du télétravail, mais vous pouvez retrouver plus d’informations dans notre guide : “Télétravail : les aspects légaux, fiscaux et spécificités pour les frontaliers”.

Synthèse

Nous avons fait un rapide tour des déductions fiscales. Vous l’aurez compris, pour profiter des déductions fiscales liées au télétravail, le contribuable doit faire le deuil d’une part des déductions de frais de repas et de transports.

Dans les années à venir, il y aura certainement une revue de la fiscalité sur le plan cantonal et fédéral pour tenir compte des nouvelles normes de travail dont fait partie le télétravail. Les entreprises devraient donc se préparer à fournir les informations sur les jours télétravaillés par leurs collaborateurs·trices.

D’ici là, assurez-vous de connaître les règles applicables selon votre canton pour éviter les mauvaises surprises! Et pour cela, nous vous invitons à lire notre guide, tout y est détaillé !

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June 29, 2022
Quels sont les impacts légaux et fiscaux du télétravail pour les frontaliers et leur employeur ?

Durant la pandémie de 2020-2022, le télétravail a connu une croissance exponentielle. Heureusement, un régime d’exception a été mis en place pour permettre aux travailleurs frontaliers de pouvoir exercer leur activité depuis leur domicile sans conséquences légales, fiscales ou sociales.

Au 30 juin 2022, devait (ou devrait ?) prendre fin le régime d’exception. Cependant, l’OFAS (Office fédérale des assurances sociales) a publié le 20.06.2022 un communiqué qui annonce la prolongation de l’accord transfrontalier, concernant uniquement les assurances sociales, jusqu’à fin 2022.

Ainsi, un travailleur frontalier continuera à être totalement assujetti aux charges sociales en Suisse, même lorsqu’il exerce son activité sous forme de télétravail dans son pays de résidence, peu importe la part d’activité exercée dans ce dernier.

Mais, le régime d’exception concerne 2 accords. Si, pour les assurances sociales l’accord a été prolongé, en matière de fiscalité, aucune information n’a été donnée sur une possible prolongation. On pourrait s’attendre ces prochains jours à ce que l’accord pour la fiscalité soit aussi reconduit.

A l’heure actuelle, sans ces divers accords, l’ouverture du télétravail aux frontaliers serait bien difficile. En effet, la législation suisse n’est pas vraiment adaptée aux nouvelles normes de travail comme le travail à distance pour les frontaliers.

Le nombre de jours qu’un frontalier souhaiterait travailler depuis son domicile risquerait d’impacter son imposition, ses charges sociales, voire même son statut de frontalier. Et les répercussions concerneraient également leurs employeurs.

Nous avons rédigé un guide expliquant, en détail, tous les impacts légaux et fiscaux du télétravail pour les entreprises ainsi que pour les travailleurs résidents en Suisse ou les travailleurs transfrontaliers. Vous pouvez télécharger ce guide en cliquant ici.

Consultez notre guide pour tout savoir sur les impacts légaux et fiscaux du télétravail

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Dans cet article, nous allons, tout de même, faire un rapide tour d’horizon de quelques impacts du télétravail, hors régime d’exception. Vous trouverez, par contre, tout le détail dans le guide.

Droit du travail applicable au télétravail

Normalement le droit suisse fait foi dans la relation de travail entre un travailleur frontalier et un employeur suisse. Mais, en cas de litige le frontalier pourrait saisir un tribunal européen qui pourrait appliquer le droit du travail du pays de résidence si celui-ci lui est plus favorable.

Pour se prévenir, l’employeur devrait indiquer dans le contrat de travail que seul le droit suisse s’applique et que la majorité de l’activité du collaborateur se passe en Suisse.

Assujettissement aux assurances sociales

Si le frontalier exerce plus de 25% de son temps de travail dans le pays où il réside, c’est le régime des assurances sociales de son lieu de résidence qui s’applique et plus le régime des assurances sociales suisses. Dans ce cas, l’employeur devra, alors, effectuer toutes les démarches afin d’affilier son collaborateur dans le pays de domicile et verser les cotisations sociales selon le taux de charges sociales de ce pays.

Pour rappel, ce volet n’a pas lieu d’être pour l’instant vu que l’accord en matière sociale se prolonge jusqu’à fin 2022.

Fiscalité

Voilà un aspect pour lequel cela peut vite devenir compliqué pour une entreprise qui emploie des travailleurs frontaliers. Selon les cantons et le pays de résidence, les règles pour les frontaliers varient.

Dans les cantons de Genève et Fribourg, l’employeur doit prélever un impôt à la source au prorata du nombre de jours que l’employé aura travaillé en Suisse. Par contre, c’est le salaire total qui est pris en considération pour déterminer le taux d’imposition. Le seuil de 25%, utilisé pour le versement des assurances sociales, ne s’applique pas d’un point de vue fiscal.

Dans les Cantons de Vaud, Valais ou Neuchâtel, l’employeur n’a pas besoin de prélever l’impôt à la source, à condition de fournir une attestation de domicile de l’employé à l’autorité fiscale. Les frontaliers sont imposés et remplissent leur déclaration d’impôt dans leur pays de domicile.

Statut de quasi-résident

L’un des grands risques pour un télétravailleur frontalier est la perte de son statut de quasi-résident (ou frontalier). En effet, le statut de quasi-résident n’est valable que si 90% au moins du revenu du contribuable frontalier est imposé en Suisse.

Synthèse

En résumé, en matière de télétravail, les frontaliers ont tendance à se focaliser sur le seuil de 25%. Or, ce seuil concerne uniquement les assurances sociales alors que les questions relatives au télétravail englobent également des questions fiscales, de droit du travail, etc.

Dans le guide que nous avons cité précédemment, nous vous avons préparé un tableau qui résume différents taux qui pourraient impacter un collaborateur frontalier qui souhaite télétravailler.

Idéalement, il faut que les différents Etats s’accordent sur une position homogène concernant l’ensemble de ces matières, avec un seuil identique pour chacune d’entre elles.

La prolongation de l’accord sur les assurances sociales est peut-être la façon qu’ont trouvée les Etats pour se donner le temps de mettre en place une nouvelle réglementation, sans pour autant péjorer le quotidien des travailleurs frontaliers.

Affaire à suivre…

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June 21, 2022
Enregistrement du temps de travail : prévenir le burn-out en télétravail
Enregistrement du temps de travail : tous les avantages en télétravail

Selon les chiffres publiés au mois d’avril 2021 par l’Office fédéral des statistiques (OFS), le télétravail connaît une forte hausse en Suisse. La crise sanitaire est certes complice, mais cette tendance semble convenir tant aux entreprises qu’aux salariés, et pourrait d’ailleurs se perpétuer même après la crise. Quoi qu’il en soit, l’enregistrement du temps de travail reste un moyen très efficace pour préserver la santé des employés. Cela simplifie la tâche des RH et de ceux qui s’occupent de la planification du temps de travail. Et c’est une obligation légale, à très peu d’exceptions près.

Les dérives du télétravail

Chez tipee, nous n’avons pas perdu la bonne habitude de faire des pauses café, même au bout d’un an et demi de télétravail. Hier, pendant une de ces pauses, un de nos collègues nous a raconté une petite anecdote qui lui était arrivée la veille. Sa sœur Émilie, responsable d’équipe dans une grosse entreprise de construction romande, lui avait annoncé d’une voix euphorique que, pour la première fois depuis des mois, elle avait réussi à traiter tous ses emails entrants. Notre collègue était surpris aussi, sachant à quel point Émilie était débordée d’habitude, surtout depuis qu’elle avait été nommée pour reprendre la gestion de cette grosse équipe, il y a 2 ans.

Pourquoi partageons-nous la vie de notre collègue (et de sa sœur) avec vous ? Parce que cela nous a fait pas mal réfléchir, et nous trouvons que la suite de l’histoire, et les questions que ça soulève autour du télétravail, de la santé des salariés et des responsabilités des employeurs méritent d’être partagées.

Ce qui est arrivé à Émilie est simple, et beaucoup pourront s’y retrouver. Sans ses 2 heures de trajets journalières, les pauses café avec les collègues (qui se font rares en visio), les lessives du soir anticipées à la pause de midi… depuis qu’elle est en télétravail, elle a beaucoup plus de temps qu’avant. La peur du virus et la fermeture des établissements publics ayant renforcé l’isolement, elle s’est rabattue sur le travail. Sans qu’elle s’en rende compte, la limite entre sa vie privée et sa vie professionnelle est devenue de plus en plus floue. Voilà comment Émilie s’est retrouvée à travailler le soir ou le week-end, complice : l’envie de traiter tous ses dossiers et ce, malgré le fait que cela soit interdit par la loi du travail.

Le télétravail augmente en Suisse

Les chiffres publiés en avril 2021 par l’Office fédéral des statistiques (OFS) montrent une hausse du travail à distance. En effet, depuis le début de la pandémie, le télétravail en Suisse a fortement augmenté, avec une moyenne qui frôle les 40% et qui, dans des domaines comme celui de l’information et de la communication, dépasse même les 80%.

De plus, les secteurs qui semblaient moins pressés de mettre en place le télétravail sont progressivement en train de changer d’avis. C’est le cas de la fonction publique : n’ayant constaté aucune baisse de la productivité, et intéressées par la perspective de limiter les frais de location des surfaces, les administrations se disent favorables à une réorganisation qui encouragerait davantage le télétravail.

De leur côté, les employés qui n’avaient jamais fait de télétravail avant ont découvert ses avantages, et se disent bien contents de pouvoir continuer à en bénéficier. Qui aime passer son temps dans les embouteillages, ou en cherchant désespérément une place de parking encore disponible quand on arrive en retard au bureau ? Les employés ont trouvé un équilibre entre vie privée et vie professionnelle, et la réouverture des salles de sport et des terrasses donnent plein d’idées pour utiliser le temps gagné grâce au télétravail.

Burn-out : un risque qui menace salariés et entreprises

Mais que faire si, tout comme Émilie, ce temps pourtant très précieux est réutilisé… pour travailler ? La question se pose à la fois pour l’employé et pour l’employeur.
Commençons par le premier.

Les chiffres publiés par l’OFS révèlent que, par rapport à l’Europe, les salariés suisses bénéficient d’une grande autonomie au travail (60,4%, contre 50,6%). Cela signifie qu’ils ont leur mot à dire à la fois sur le contenu et sur l’ordre d’accomplissement de leurs tâches. Ce qui, en soi, est une très bonne nouvelle, risque de poser des problèmes quand ça devient le prétexte pour prolonger ses heures travaillées le soir et/ou le week-end.

Il faut déjà avoir à l’esprit que, pendant la crise sanitaire, la santé psychique a été oubliée par rapport à la santé physique. Le risque, après plus d’un an, c’est que les salariés ayant adopté de mauvaises habitudes pendant le confinement se trouvent à devoir affronter un burn-out. Et que l’isolement induit par le travail à distance empêche de le détecter ou de l’éviter.

Côté entreprises, ça ne va pas mieux. Selon André Berdoz, vice-président de l’USAM (Union suisse des arts et métiers), “il n’y a pas encore assez de recul sur les potentielles conséquences néfastes du télétravail généralisé”. Ce qu’on sait, c’est que non seulement le stress au travail coûte 7,6 milliards de francs par an aux entreprises suisses, mais que plus il est pris en charge tard, plus il peut être difficile et long à soigner. En effet, il faut compter de trois à six mois pour se remettre d’un réel effondrement, avec des conséquences (psychologiques et matérielles) très dures à la fois pour les salariés et pour l’entreprise.

Il ne faut pas oublier que, bien avant la pandémie, le guide du SECO “Travailler chez soi” rappelait que travailler la nuit, le dimanche et les jours fériés est interdit (même en télétravail !) : “L’employeur est tenu de donner toutes les directives et de prendre toutes les mesures nécessaires afin d’assurer et d’améliorer la protection de la santé physique et psychique” des salariés.

Quelle solution ? L’enregistrement des heures !

La bonne nouvelle (il en fallait bien une, arrivés à ce point), c’est qu’il existe un moyen très simple et efficace pour éviter toute mauvaise surprise, tant à distance qu’en présence. Il s’agit tout simplement de l’enregistrement du temps de travail. En effet, si cette pratique est déjà adoptée par les trois quarts des salariés suisses, il y a bien une raison… voire plusieurs.

Tout d’abord, qu’il s’agisse d’enregistrement manuel ou automatique, noter leurs heures de travail permet de savoir à tout moment où on en est avec son solde d’heures, et d’éviter d’en faire trop (ou pas assez). Deuxièmement, en utilisant une application dédiée, cette transparence sur le temps (et les modalités) de travail des collaborateurs permet d’aller bien au-delà du simple fait d’être rassuré par la visibilité sur les heures de présence et d’absence des collaborateurs.

Une application comme tipee, par exemple, permet d’extraire des statistiques utiles pour optimiser l’organisation de l’entreprise :
- Envisager l’ouverture d’un nouveau poste ou l’aménagement du temps de travail d’un secteur,
- Compter le nombre de jours de télétravail (particulièrement utiles pour répondre aux demandes du fisc de certains cantons comme celui de Genève, par exemple)
- Et, bien évidemment, préserver la santé de ses collaborateurs en s’assurant que personne ne travaille le soir ou le week-end.
Enregistrement du temps de travail : une obligation légale

Vous craignez que jouer la carte “santé” ne puisse pas convaincre les collaborateurs les plus réticents ? Alors, rappelez-vous que comme on l’explique dans notre “Guide de l’enregistrement du temps de travail en Suisse”, la saisie des heures est une obligation légale (art. 46 LTr / art. 73 OLT 1). Pour éviter toute sanction de la part de l’inspection du travail (SECO), il faut disposer d’un relevé du début et de la fin du travail, de la durée, ainsi que des pauses de 30 minutes et plus. Noter les heures sur un bout de papier ou sur une feuille Excel serait tout aussi bien, certes… Mais pourquoi se compliquer la vie, alors que vous pouvez gagner du temps et réduire tout risque d’erreur, grâce à une solution automatique ?

Sans compter que, dans le cas de tipee, ce choix vous permettrait également de simplifier la planification de vos équipes, l’aménagement du temps de travail, le suivi des absences, l’organisation des temps partiels, et le calcul automatique des soldes d’heures et des vacances lors de changements de taux d’occupation en cours d’année… Et même de gérer vos RH ! Un exemple ? Utiliser tipee pour organiser et suivre le travail en présence et à distance de vos collaborateurs permet de facilement retrouver qui était quand au bureau. Ce qui peut s’avérer très utile pour retrouver toutes les personnes qui étaient au bureau tel jour, en même temps que le collègue qui vient d’être testé positif au Covid !
Découvrez notre Guide de l’enregistrement du temps de travail en Suisse pour en savoir plus sur les cas d’utilisations concrets de notre application lors du travail à distance !

Conclusion

La sœur de notre collègue serait probablement très surprise de découvrir que la réussite de sa “mission impossible” n’était rien de plus que le résultat d’un nombre d’heures travaillées très élevé. Pourquoi risquer une sanction ou, pire, l’équilibre mental de vos collaborateurs, quand vous pouvez éviter toute mauvaise surprise et simplifier votre travail grâce à une solution automatique ?

Vous hésitez encore ? Contactez-nous pour découvrir comment tipee peut vous aider !
June 14, 2022
Offrons à nos employés la possibilité de développer leurs compétences

Allouer chaque année un budget et du temps pour permettre aux membres de nos équipes de se former et de développer leurs connaissances, ça nous paraissait important. Important pour le développement personnel, pour le bien-être au travail, et aussi pour nous permettre d’évoluer en tant qu’entreprise, car immanquablement, la dynamique de travail et nos clients en bénéficieront. Un pari qui porte déjà ses fruits ! On vous en parle.

Fond de formation : De quoi parle-t-on ?

Ça fait déjà un moment qu’on soutenait en partie financièrement les projets de formation de nos collaborateur·ice·s. Mais rien de formel n’avait été posé jusqu’en début 2022. Janvier 2022, le fond de formation est officialisé : un budget annuel de CHF 1’000 pour se former, à disposition de chacun des membres de nos équipes, ainsi que 30 heures (au prorata de son taux d’activité) par année.

Un budget de temps et d’argent à disposition chaque année, non cumulable, à utiliser pour suivre des formations, pour se perfectionner, participer à des conférences, ou encore des ateliers, que ce soit dans son domaine d’activité, ou pour se développer dans une direction pertinente pour soi et pour tipee.

Plusieurs de nos collaboratrices et collaborateurs utilisent déjà ce budget, et mettent même en pratique ce qu’ils apprennent. Aude et Rodrigo, deux membres tipee, nous racontent ce que ce fond leur permet de réaliser.

Aussitôt proposé, aussitôt utilisé

Au début de sa carrière professionnelle, Aude travaillait comme développeuse full stack. Elle faisait beaucoup de back end, et petit à petit, elle s’est rendue compte que ce qu’elle préférait c’était le front end. Elle a alors postulé chez tipee en tant que développeuse front end et elle travaille avec nous depuis cinq ans maintenant. “Au début, on n’utilisait pas de maquettes. On faisait au coup par coup.” Il y a un an, Aude commence à s’intéresser aux maquettes, à la partie User Experience (UX) et User Interface (UI) pour améliorer l’expérience des utilisateurs sur tipee.

Elle décide l’an dernier de se lancer dans une certification en UX. “Du moment qu’il y a eu décision [de l’équipe] de faire plus de maquettes, c’était une décision assez logique et nécessaire.” Elle en parle à Jean-Marc Fillistorf, notre directeur, qui valide le budget pour lui permettre de suivre cette formation, et elle s’inscrit dans la foulée pour passer la certification Google en UX.

Rodrigo, lui, avait déjà l’envie de poursuivre des formations avant même de rejoindre tipee. Après un stage de développeur back-end, son CFC en poche, il postule pour rester travailler avec l’équipe en 2020. “Dès que j’ai eu mon CFC, je voulais rester. J’ai adoré ! Le côté humain, familial, c’était sympa. L’ambiance était parfaite et il y avait l’envie d’innover ! Dans le développement [informatique], en général, les technologies sont assez vieilles et il n’y a pas de relation aussi familiale.”

En janvier 2022, il se lance dans la formation d’informaticien de gestion, en vue d’obtenir le brevet. “Quand j’ai commencé [chez tipee], j’avais déjà l’envie de faire le brevet, l’équipe le savait déjà.” Rodrigo avait économisé en vue de cette formation et s’était préparé à y consacrer du temps. Le fait d’avoir le fond de formation l’arrange, car “ça paie une partie de la formation. En plus, il y a des jours qui sont offerts, donc ça aide beaucoup.”

Entre bien-être et développement professionnel

Soutenir les membres de nos équipes dans l’envie de se former, apporte beaucoup de bénéfices et permet de créer un environnement motivant. On le constate sur le terrain, et Aude nous le partage : “ça motive et ça démontre une certaine confiance de la part de l’employeur ; tu veux avancer dans cette voie, alors on va te donner les clés pour avancer.”

Savoir que nous avons la possibilité de participer au bien-être de nos collaborateur·ice·s, c’est inestimable et ça renforce d’autant plus l’esprit communautaire dont nous sommes si fiers. Comme chez tipee on privilégie l’agilité, la flexibilité, et on pousse nos équipes à explorer de nouvelles voies pour stimuler l’innovation, on remarque que ce fond participe à cette dynamique positive. Rodrigo salue cette opportunité qui lui donne un souffle supplémentaire : “franchement, c’est intéressant, c’est quelque chose en plus dans mon quotidien.”

Pour Aude, le constat est similaire, et va même plus loin en nous partageant que “cette formation [lui] permet d’avoir la légitimité dans ce [qu’elle] avance et de proposer des solutions basées sur le concret et pas l’émotionnel.” Ce sentiment de légitimité est essentiel et empêche notamment le développement du syndrome de l’imposteur, voire d’autres sentiments pouvant mettre en péril le fonctionnement d’une équipe·

Des bénéfices pour tout le monde

Du point de vue de tipee, les bénéfices du fond de formation se font aussi ressentir : ce qu’Aude et Rodrigo apprennent, ils le mettent en pratique dès que l’opportunité se présente. Aude participe avec enthousiasme à la professionnalisation de la pratique UX en interne. “Ça me motive trop parce qu’il y a encore pas mal à créer dans ce domaine chez Gammadia ! Participer à la réflexion des maquettes, c’est motivant. Peut-être que je vais lâcher le code ?” Cette ouverture, et ces nouvelles perspectives sont autant réjouissantes pour les membres de nos équipes que pour toute l’entreprise dans son ensemble. Cela ouvre non seulement des perspectives individuelles et aussi ça tire toute l’entreprise vers le haut.

D’ailleurs, nous avons pour ambition de créer une équipe dédiée à la partie User Experience pour améliorer nos outils, et le fait qu’Aude se forme dans ce domaine est un énorme avantage. “L’idée de tipee, c’est de faciliter la vie des gens. Plus on va améliorer le design et l’UX, plus on va pouvoir faciliter la vie des utilisateurs.”
Rodrigo, lui aussi, commence à mettre en pratique ce qu’il apprend, notamment en gestion de projets, et applique dès qu’il peut ce qu’il apprend dans le cadre de son travail. “Ça permet d’apporter plein d’idées et ça amène plein de possibilités. De pouvoir faire des formations, ça ouvre les perspectives.”

Un début prometteur

Dès la formalisation de ce fond de formation, le succès a été au rendez-vous et les retours de nos équipes extrêmement positifs. On le prend comme autant d’éléments indiquant que nous avançons dans la bonne direction pour permettre de faire grandir nos équipes en même temps que notre entreprise.

Fort de ces premiers retours, nous ne pouvons qu’encourager d’autres entreprises à faire de même et à mettre en place des stratégies offrant des possibilités de développements professionnels pour leurs équipes.

June 14, 2022
tipee en vadrouille à la boucherie Leuba

Nous vous présentons aujourd’hui un acteur du domaine du commerce de détail avec lequel nous avons énormément de plaisir à collaborer.

Avec 60 ans de présence dans la vie des habitants d’Yverdon-les-Bains, la Boucherie Leuba est un lieu incontournable pour les amateurs de produits locaux et originaux, notamment ses boudins aux saveurs des Caraïbes qui vont réveiller vos papilles gustatives.

Pourquoi la boucherie Leuba a-t-elle choisi tipee ?

https://youtu.be/NxqSHnAfv_I

Hormis le gain de temps et une relation simplifiée avec le personnel, tipee est d’une aide certaine en cas de contrôle: fini les fichiers Excel et les cahiers où l’on note les heures des collaborateurs, tout est centralisé dans tipee.

May 23, 2022
Le solde d’heures et de vacances en temps réel : un avantage pour tous !
Ai-je travaillé plus d’heures que d’habitude ce mois-ci ?

Combien de jours de vacances il me reste ?

J’aimerais changer mon taux d’activité. Est-ce que cela influencerait mon solde d’heures ?

Voici quelques exemples des questions que les responsables des ressources humaines reçoivent, parfois même plusieurs fois par mois ! Pourtant, une solution existe : remplacer Excel par une application permettant d’accéder à son solde d’heures travaillées, ainsi qu’à celui des vacances, en temps réel, depuis son smartphone, son ordinateur ou sa tablette.

Quels sont les avantages d’une telle démarche ? Est-ce qu’ils concernent tout le monde ? Les réponses dans cet article.

Annette, Véronique et Paul : trois professionnels avec quelque chose un commun

Aujourd’hui, nous avons trois histoires à partager :
- Celle d’Annette, responsable RH dans une agence de services à domicile ;
- Celle de Véronique, directrice d’une boutique de vêtements ;
- Et pour finir, l’histoire de Paul, électricien dans le bâtiment.
Les trois protagonistes de nos histoires ont chacun et chacune un problème différent, mais avec un point en commun, car l’origine est la même : la gestion du solde d’heures.

En effet, le calcul du solde d’heures et de vacances génère souvent des tensions. Pourtant, c’est quelque chose qui concerne la très grande majorité des travailleurs et travailleuses : pour rappel, seules les conventions collectives de La Poste et des banques prévoient la possibilité de renoncer à l’enregistrement du temps de travail, c’est-à-dire l’équivalent de 1% des entreprises en Suisse. Pour la plupart des entreprises, quel que soit le secteur d’activité, il y a donc l’obligation de calculer le solde d’heures et de vacances.

Sans compter que la flexibilité s’invite davantage dans l’univers du travail, jusqu’à devenir un critère essentiel pour de nombreux professionnels et professionnelles, quand il s’agit de postuler pour une entreprise. Face à l’augmentation de la demande de temps partiels et d’horaires flexibles, la gestion du temps et le calcul des heures deviennent encore plus importants.

Juste avant de passer à nos trois histoires : qu’est-ce que le calcul d’heures, appelé aussi solde d’heures ? C’est simple : tout·e employé·e doit travailler un nombre d’heures défini. « Par quoi », direz-vous ? Par plusieurs critères qui varient en fonction du cas : la convention collective, le domaine d’activité, les choix de l’entreprise… Noter les heures travaillées permet de calculer le solde d’heures d’un collaborateur, et de savoir s’il a travaillé trop (ou pas assez ). Ce qui est moins simple, c’est justement ce calcul… comme nous le montre l’histoire d’Annette.

Les avantages des soldes en temps réel pour les RH

Annette est responsable des ressources humaines dans une entreprise de services à la personne. Elle est très organisée, comme son travail le demande. Et heureusement ! Car, avec 30 employé·es avec des contrats et des horaires différents, le suivi sur son tableau Excel devient compliqué. La plupart des collaborateurs et collaboratrices sont à temps partiel, certains travaillent même le soir et le week-end, il arrive souvent de devoir organiser des remplacements… Tout cela a un impact sur le calcul des soldes d’heures, pour la joie d’Annette : le mois dernier, par exemple, Agathe, auxiliaire de vie à 40%, a remplacé exceptionnellement Stéphanie qui fait de la veille de nuit. Agathe a donc cumulé plus d’heures que d’habitude, car son contrat prévoit que le travail de nuit est majoré.

Mais il faut qu’Annette s’occupe aussi de Paul, livreur de repas à 25% : il travaille 3h le lundi et le mercredi, et 5 h le vendredi. Il a demandé à pouvoir prendre un jour de congé pour aller au mariage de son neveu, et ça tombe un vendredi : Annette a intérêt à bien préciser dans son fichier Excel qu’il s’agit d’un vendredi et non pas d’un des jours où il fait moins d’heures, car ça va avoir un impact sur son solde.

Ce dont Annette aurait besoin dans son travail de responsable des ressources humaines, c’est d’un outil de planification pour connaître le solde des employé·es en temps réel. Ceci lui permettrait de :
- planifier le personnel de manière efficace ;
- savoir si leur emploi du temps évolue et s’il faut renforcer l’effectif ;
- gagner du temps, car les collaboratrices et collaborateurs auraient accès à leurs soldes à tout moment. Ils n’auraient pas besoin de la solliciter pour connaître leurs jours de congés et savoir où ils en sont avec leur solde d’heures !
Les avantages des soldes en temps réel pour l’entreprise

La deuxième histoire est celle de Véronique, qui dirige une boutique de vêtements de 800m2, avec une équipe de 25 personnes, principalement des vendeurs et des vendeuses.

Elle recrute du personnel expérimenté, mais aussi des étudiants ou des apprentis. Les horaires de travail et l’emploi du temps de ses collaborateurs et collaboratrices varient en fonction des cas : certains travaillent à temps plein, beaucoup à temps partiel. Lors des périodes plus chargées, comme à Noël ou pendant les soldes, en accord avec l’équipe, elle aimerait augmenter le taux des vendeurs et vendeuses qui seraient intéressée·s, mais elle appréhende le travail administratif que cela demanderait. Elle craint ne pas s’en sortir avec la gestion des soldes d’heures et des vacances que ce changement de taux impliquerait.

En tant que cheffe d’entreprise, Véronique aussi aurait besoin d’un outil qui calcule le solde d’heures et de vacances de ses vendeurs et vendeuses en temps réel, pour les raisons suivantes :
- Pouvoir changer de taux d’activité même en cours d’année, facilement et sans avoir à se soucier de la mise à jour des soldes, qui est faite en temps réel et accessible de manière transparente par tous. Cette flexibilité serait bien pratique pour Véronique, et ça plairait beaucoup à ses collaborateurs et collaboratrices !
- Connaître le solde de vacances de ses employés à tout moment. Ça lui évite les mauvaises surprises, car si l’équipe ne prend pas assez de congés une année, l’entreprise va devoir compenser l’année suivante, et elle pourrait risquer de se retrouver en sous-effectif ;
- Se conformer à la loi, car en Suisse l’enregistrement du temps de travail est une obligation. Cela permettrait à Véronique non seulement de savoir si les employé·es ont un solde d’heures négatif, mais aussi d’éviter la surcharge d’heures, et de protéger leur santé ;
- Avec les soldes mis à jour en temps réel, on évite les malentendus et les tensions, voire – dans le pire des cas – la saisie du tribunal des prud’hommes. Véronique sait qu’une procédure judiciaire peut avoir lieu avec un décalage de plusieurs années : si les heures n’ont pas été enregistrées, le delta risque d’être important.
Les avantages des soldes en temps réel pour les employés

Paul est électricien dans le bâtiment, un métier qui l’amène souvent à avoir de longues journées. Il sait qu’il cumule des heures supplémentaires, mais il ne sait pas exactement combien. Il y a beaucoup de chantiers à livrer, et l’entreprise a besoin de lui. Cependant, il aimerait bien prendre des jours de congés, mais il ne connaît pas son solde de vacances, et ça l’embête de devoir à chaque fois poser la question.

Un soir, lors d’un dîner entre amis, un copain plombier lui raconte que son employeur a mis en place un nouvel outil, qui lui permet de consulter son solde d’heures directement depuis son smartphone. Paul trouve ça très pratique !

Pour quelqu’un qui, comme Paul, passe plus de temps sur les chantiers qu’en entreprise, pouvoir gérer ces aspects à distance en quelques clics serait vraiment top :
- Il pourrait accéder au résumé de ses heures à tout moment depuis l’application mobile ;
- Ça lui permettrait de faire des demandes de congé directement depuis son smartphone.
Gagner du temps en optant pour la transparence : la solution à tous les problèmes !

Vous l’aurez peut-être compris, Paul, Annette et Véronique sont des prénoms fictifs… mais ils existent vraiment : il s’agit de tous nos clients, avant de passer à tipee ! En effet, le thème de la gestion des soldes d’heures et de vacances est très émotionnel, à la fois pour l’entreprise et pour ses collaborateurs et collaboratrices. Le meilleur moyen d’éviter les frustrations et les tensions que ça peut engendrer, c’est d’opter pour la transparence.

En choisissant d’utiliser une application pour la gestion du temps, tout devient clair pour tout le monde. C’est ainsi que les frustrations se transforment dans un dialogue entre professionnels, sans tensions.

Les avantages de pouvoir accéder aux soldes d’heures et de vacances en temps réel sont donc multiples. Entreprises, et collaborateurs et collaboratrices : tout le monde y gagne !
- Les soldes d’heures et de vacances sont toujours justes et calculés en temps réel ;
- Fini les frustrations et les tensions latentes : l’entreprise et l’employé ont accès aux soldes de manière transparente ;
- L’application prend en compte toutes les variables nécessaires : heures majorées, valeur d’un jour de congé… Cela simplifie énormément le calcul du droit aux vacances (idéal pour les personnes réfractaires aux maths, car ce calcul est souvent très complexe ! ).
- Les soldes en temps réel permettent de gagner du temps et d’éviter les erreurs ;
- Il est possible d’obtenir un résumé personnel qui peut être signé par le collaborateur ;
- Sur smartphone, un écran montre les données de la journée en cours ainsi que les jauges du solde d’heures et de vacances ;
- Les demandes de changement de taux d’activité en cours d’année ne représentent plus un casse-tête pour l’entreprise, cela encourage la flexibilité de plus en plus recherchée par les travailleurs et les travailleuses.
Conclusion

Mettre en place un outil permettant à l’employé et à ses responsables d’accéder au solde d’heures et de vacances en temps réel est un vrai avantage pour tous et toutes ! Cela permet, entre autres, de gagner du temps, d’éviter les erreurs de saisie et de calcul, et de gérer les soldes avec transparence.

Vous aimeriez en savoir plus ? Découvrez comment tipee facilite la gestion des soldes d’heures, et n’hésitez pas à demander une démo gratuite !
March 21, 2022