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Pourquoi et comment s’adapter au nouveau travail flexible sans tarder ?
Que devez-vous savoir au sujet du travail flexible ?

Si le monde entier a été complètement bouleversé par la crise sanitaire, l’univers du travail ne fait pas exception. Avant la crise sanitaire, les entreprises initialement réfractaires au travail à distance étaient nombreuses. Pendant le confinement, beaucoup d’entre elles s’y sont essayées et elles se déclarent séduites par cette nouvelle pratique encore aujourd’hui: force est de constater que la productivité ne baisse pas, bien au contraire!

Cependant, pour gérer au mieux les aspects administratifs et organisationnels du travail à distance, un outil moderne est indispensable. La flexibilité induite par ces nouvelles façons de travailler n’est pas possible – ni souhaitée – pour tout le monde, tout dépend du secteur d’activité. Mais les entreprises qui le peuvent doivent s’équiper et se moderniser, car le travail à distance sera encore plus perturbant que ce que nous avons connu jusqu’ici, selon les experts. Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi.

Le travail à distance devient bien plus qu’une option

“Mon bureau c’est ma chambre, pour le moment”: c’est comme ça que Shannon Hardy, Vice-présidente du travail flexible chez LinkedIn, décrit son “lieu” de travail sur son profil sur le réseau social.

LinkedIn n’est pas le seul géant américain de la Tech à avoir ouvert, dans les 12 derniers mois, un poste spécialement dédié à la gestion du travail à distance. C’est le cas, entre autres, pour Annie Dean, directrice du télétravail chez Meta, et Terry Tran, cheffe du “virtual first” chez Dropbox.

En effet, une des conséquences de la pandémie est sans doute l’accélération de la diffusion du travail à distance, et ce, pas qu’aux États-Unis ! En Suisse, cette nouvelle façon de travailler a bien pris pied aussi, y compris dans les secteurs d’activités initialement moins favorables, comme on le voit dans la fonction publique. À l’État de Fribourg, par exemple, avant la pandémie, les fonctionnaires en télétravail étaient 220, contre 1 170 à vouloir continuer une fois la pandémie passée.

L’économiste du travail Adam Ozimek prévoit que la prochaine phase du travail à distance aura davantage de répercussions sur les entreprises, et que cela transformera les économies. Il ne s’agira pas seulement de permettre aux salariés de travailler à distance: les entreprises réviseront leurs politiques et leur culture d’entreprise pour s’adapter aux nouveaux modèles de travail flexible.

Selon l’économiste, aujourd’hui une grande quantité d’informations et de connaissances d’une entreprise, son «know-how» se transmettent oralement et de façon informelle. L’un des plus grands changements stratégiques que les entreprises vont devoir opérer consiste à formaliser davantage les connaissances et les processus, afin de ne plus avoir à s’appuyer sur la tradition orale de l’entreprise pour transmettre les connaissances essentielles.

Pour ce faire, il devient indispensable d’adopter une application simple qui centralise les informations et les rend accessibles partout et en tout temps.

Image: Visual Capitalist / Pwc – Les nouvelles façons de travailler entraînent de nombreux changements

Pourquoi les nouvelles manières de travailler s’imposent-elles autant ?

Travailler autrement implique tout d’abord de changer de mentalités et d’habitudes. Voici un exemple: avant le vote de septembre 2020, le congé paternité en Suisse n’existait pas dans le droit fédéral. À la naissance d’un enfant, les pères pouvaient demander un jour de congé usuel, tout comme lors d’un déménagement. Après le vote, le congé paternité est passé à 2 semaines. Et puisque les mœurs évoluent, les hommes souhaitent s’impliquer davantage dans la vie de famille, même après: la flexibilité du travail à distance permet de le faire!

Cela n’est qu’un des avantages qui motivent les collaborateurs et les collaboratrices à faire du télétravail:
- Ils se passent volontiers des bouchons sur les routes ainsi que des heures de transport;
- Le temps gagné est utilisé pour partager des moments en famille, accompagner les enfants à l’école, pratiquer du sport…;
- Ils apprécient la flexibilité qui leur permet de travailler depuis n’importe où, y compris leur résidence secondaire;
- Les interruptions diminuent, la concentration augmente.
Les salariés ne sont pas les seuls à bénéficier des avantages du travail à distance, les entreprises y sont gagnantes aussi:
- La perspective de limiter les frais de location des surfaces est un argument important;
- Les employés sont plus motivés, et cela a un impact positif sur les objectifs et les résultats de l’entreprise;
- L’absentéisme baisse;
- La flexibilité offerte par ces nouvelles formes de travail permet d’attirer des professionnels compétents et talentueux qui accordent de l’importance à cet aspect, au point de faire de cet avantage un critère essentiel dans le choix de leur emploi.
Télétravail : un bon outil est indispensable pour gérer l’administratif

Quelles que soient les raisons de travailler à distance, ces nouvelles habitudes impliquent des contraintes administratives importantes. C’est pourquoi une bonne application pour la gestion du temps et du personnel est essentielle et peut être facilement rentabilisée, car elle permet de gagner en temps et en efficacité.

La Suisse a la particularité d’avoir un taux de temps partiels très élevé. Rien que ça, c’est suffisant pour donner des maux de tête aux RH peu ou mal équipés. Pensons par exemple au calcul des jours de congé, qui se complique parfois si le salarié demande de changer de taux d’activité en cours d’année… En cas de télétravail, de nouvelles problématiques peuvent s’ajouter: comment prévoir des séances en étant sûr qu’elles ne tombent pas le jour de congé du collaborateur ou de la collaboratrice à temps partiel? Peut-on imposer un modèle d’horaire fixe comme auparavant?

Chez tipee, nous précisons dès le premier entretien d’embauche que le changement de taux d’activité en cours d’année ne pose aucun problème: notre application tipee recalcule le solde des congés des employés dès qu’on modifie leur taux d’activité. Pas seulement: il nous permet aussi de savoir quels sont les collaborateurs et les collaboratrices actifs chaque jour, directement dans l’application, pour davantage de transparence et d’efficacité pour tous.

Une autre particularité du travail à distance, c’est que les entreprises ont tendance à réduire la surface des bureaux pour limiter les frais de location, ce qui fait partie des avantages que les employeurs apprécient dans ces nouvelles façons de travailler. Il arrive donc que le nombre de bureaux et de places de parc soit inférieur au nombre de salariés de la boîte: d’où l’intérêt de disposer d’un outil permettant la réservation de ces espaces communs facilement, pour gagner du temps et éviter toute prise de tête!

Simplifier l’enregistrement du temps de travail, obligatoire en Suisse pour la grande majorité des entreprises, est un autre point important à prendre en considération. Avec une application hébergée dans le cloud, comme c’est le cas pour tipee, les salariés sont libres de noter leurs heures comme bon leur semble: à travers la badgeuse, le smartphone, ou même leur propre ordinateur, pour les entreprises fans du BYOD ou “Bring Your Own Device”. Il s’agit de proposer aux employés, avec leur accord (et au besoin en l’indiquant dans le contrat de travail), d’utiliser leurs propres outils informatiques pour travailler (smartphone, ordinateur…). Une tendance qui s’affirme de plus en plus avec la généralisation du télétravail!

Comment garder un bon équilibre entre vie privée et vie professionnelle en télétravail

Comme nous venons de l’évoquer, une des raisons pour laquelle les salariés aiment le travail à distance, c’est la flexibilité. Qui dit flexibilité, dit gestion du temps de travail plus autonome, meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle, et donc plus de motivation et de productivité (ce qui plaît beaucoup aux entreprises, ça va sans dire). Un collaborateur peut décider de commencer sa journée à 6 heures du matin et de finir à 15 heures, pour dédier le reste du temps à son hobby ou à sa famille. Ou bien, il peut choisir de faire ses courses à 14 heures, plutôt qu’en heure de pointe après le travail.

Un logiciel de gestion du temps permet de saisir ses horaires facilement, y compris les pauses, afin de savoir toujours où l’on en est dans sa journée de travail, et faire en sorte qu’elle ne soit ni trop courte ni trop longue. Ainsi, on s’assure de respecter le cadre juridique de la loi du travail, et on évite tout risque en cas de contrôle.

Le fameux équilibre entre vie privée et vie professionnelle, donc, devient très personnel: le “worklife balance” semble céder la place au “working blend”, un mélange des deux qui séduit à la fois les employeurs et les salariés. Cette nouvelle tendance s’appuie sur une organisation impeccable, rendue possible grâce à une application conçue pour se simplifier la vie au travail.

Moderniser son entreprise pour accueillir les révolutions futures

Mais faciliter le travail à distance n’est pas la seule raison pour équiper son entreprise d’un outil moderne. Il faut également prendre en considération le fait qu’aujourd’hui, nos maisons débordent d’équipements de nouvelle génération: Internet très haut débit, services de vidéo à la demande, assistants vocaux, système domotique… Retourner au travail le lundi et avoir à utiliser un vieux programme comptable daté, voilà qui risque inévitablement de nous plonger dans le passé!

Se moderniser devient donc un impératif pour les entreprises, pour rester dans l’air du temps, certes, mais surtout pour avoir un avantage compétitif indispensable pour:
- Gagner en temps et en efficacité;
- Attirer et retenir les talents;
- Se préparer aux révolutions futures.
Conclusion

Dans cet article, nous avons passé en revue les changements liés aux nouvelles façons de travailler (présentes et futures!). Le constat est le suivant:
- Le télétravail séduit davantage d’entreprises et de salariés;
- La flexibilité rend plus fluides les limites entre vie professionnelle et vie privée;
- La gestion simplifiée du travail à distance devient un critère important dans les recrutements;
- Le gain de temps permet de rentabiliser rapidement tout investissement dans une application pour simplifier la gestion des équipes en présence et à distance.
Vous êtes ouvert au travail à distance, et vous aimeriez que tipee vous accompagne dans la modernisation de votre entreprise? N’hésitez pas à nous contacter pour nous poser toutes vos questions, nous serons ravis de pouvoir vous aider!
February 23, 2022
A table avec… HR Today

Le travail hybride est devenu la norme dans bien des entreprises en Suisse romande et Gammadia ne fait pas figure d’exception.

Si vous voulez en savoir un peu plus à ce sujet, nous vous proposons de lire l’interview de notre cher “coordinateur” Jean-Marc Fillistorf paru dans le dernier HR Today.

Pour tout savoir sur la gestion du travail hybride
au sein de votre entreprise

Téléchargez le guide du e-collaborateur

Et si vous cherchez encore des solutions pour manager le travail hybride au sein de vos équipes, alors n’hésitez pas à télécharger notre Guide de survie du e-collaborateur dont il fait référence 🙂

February 4, 2022
tipee en vadrouille au château de Chillon

Nous vous présentons aujourd’hui un acteur majeur en Suisse romande, du domaine du tourisme avec lequel nous avons énormément de plaisir à collaborer.

Aujourd’hui, notre quête nous mène au pied d’un château, et pas n’importe lequel ! Le Château de Chillon™ est non seulement le monument historique le plus visité de Suisse, mais il est également connu dans le monde entier.

Si vous souhaitez découvrir ou redécouvrir cet endroit grandiose, préparez-vous en enfilant votre plus belle cotte de maille et partez à la découverte de cet emblème de la Riviera.

Pourquoi le Château de Chillon a-t-il choisi tipee ?

Vous l’avez vu, tipee a entre autre permis de simplifier la gestion de la vie du château pour n’avoir qu’une seule vue.

Tous les collaborateurs bénéficient d’une meilleure transparence grâce à un accès simultané. Ainsi il y a moins de risque d’erreur et un grand gain de temps.

January 18, 2022
Arbeitszeiterfassung: Die richtige Wahl für Ihre Bedürfnisse
Wussten Sie, dass es mehrere Methoden zur Erfassung der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden gibt? Und Sie müssen auch nicht immer bei ein und derselben Methode bleiben! Sie können immer wieder Anpassungen vornehmen, beispielsweise wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Arbeitsweisen sich weiterentwickeln und ihre anfängliche Entscheidung Ihre Bedürfnisse nicht mehr erfüllt.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten, die ein gutes Zeiterfassungs-Tool bieten sollte, vor. Hoffentlich können wir damit alle Ihre Fragen beantworten und Sie bei der Wahl der bestmöglichen Methode für Sie und Ihre Teams unterstützen.

Ein flexibles Zeiterfassungssystem ist ein Muss!

Durch unseren Beruf kommen wir mit vielen Unternehmen in Kontakt, welche die Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden verbessern wollen. Dass Unternehmen in der Schweiz gesetzlich zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind, ist nicht der einzige Grund. In vielen Fällen hat die Unternehmensleitung einfach nur den Wunsch, die Arbeitszeiterfassung zugunsten aller ihrer Mitarbeitenden sowie ihres Unternehmens selbst vereinfachen.

Bei ersten Gesprächen räumen viele Kundinnen und Kunden jedoch ein, dass sie anfänglich nur zögerlich an die Suche nach einem geeigneten Zeiterfassungssystem herangegangen sind. Grund war die Befürchtung, dass keine der Lösungen auf dem Markt wirklich auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten war. Weit gefehlt! Es gibt nicht nur verschiedene Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung in Unternehmen, sondern gegebenenfalls ist es sogar möglich, später noch Anpassungen vorzunehmen. Die einzige Voraussetzung dafür? Gleich am Anfang muss ein flexibles Zeiterfassungs-Tool gewählt werden, das mehrere Optionen für die Arbeitszeiterfassung bietet.

Arbeitszeiterfassung: vier Methoden abhängig von Ihren Bedürfnissen

Woher wissen Sie als Unternehmerin oder Unternehmer, ob eine Zeiterfassungssoftware wirklich gut ist? Die Antwort ist einfach: Das ideale Tool muss vor allem flexibel sein und mehrere Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung bieten. Jedes Unternehmen muss ab und an seine Arbeitsweisen ändern und darf sich dabei in seinen Möglichkeiten nicht von einem Tool einschränken lassen, denn ein Zeiterfassungssystem sollte allen das Leben erleichtern, anstatt die Situation zu verkomplizieren!

Zur Erinnerung: Die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) verpflichtet Unternehmen, die Anwesenheiten und Absenzen aller Mitarbeitenden inklusive Pausen zu erfassen. Ein effizientes Tool sollte Ihnen die folgenden vier Methoden der Arbeitszeiterfassung bieten:
1. systematisches physisches Stempeln (mittels Stempeluhr)
2. systematisches Stempeln via Applikation (via Smartphone, Tablet oder Computer)
3. manuelle Eingabe
4. Umwandlung einer Planung in tatsächlich geleistete Arbeitsstunden
Die Präferenzen unserer Kunden verteilen sich dabei wie folgt: 70 % bevorzugen das systematische Stempeln, 25 % Option 4 (mit Bearbeitung von Ausnahmen) und die übrigen 5 % bevorzugen die manuelle Eingabe.

Wie finden Sie heraus, welche Option die richtige für Ihr Unternehmen ist? Das hängt alles von Ihrem Tätigkeitsbereich, Ihrer Arbeitsweise und Ihren Erwartungen ab. Wir können Ihnen versichern, dass Ihnen alle Möglichkeiten offenstehen: Einige Unternehmen benötigen zum Beispiel eine Kombination aus diesen Optionen, um den unterschiedlichen Bedürfnissen Ihrer Teams gerecht zu werden. Das heisst aber nicht, dass alle Unternehmen diese vier Methoden zur Erfassung von Arbeitszeiten anwenden müssen. Ein guter Anbieter sollte in der Lage sein, Sie auf Grundlage seiner Erfahrung zu beraten. Dabei haben Sie aber das letzte Wort: Sie entscheiden, welche Option am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Schauen wir uns nun die Besonderheiten der einzelnen Zeiterfassungsmethoden im Detail an.

1. Systematisches physisches Stempeln: einfach und präzise

Beim systematischen physischen Stempeln wird die Arbeitszeit durch eine Stempeluhr an der Wand erfasst. Im Fall von tipee reicht es aus, einen Badge, eine Chipkarte oder auch einfach nur ein Smartphone davor zu halten. Dabei muss nicht angegeben werden, ob ein- oder ausgestempelt wird. Die Stempeluhr ist mit der Software verbunden und erkennt automatisch, ob die Mitarbeitenden am Arbeitsbeginn oder -ende stempeln.

Sie möchten die Arbeitszeiterfassung lieber als Chance statt als Pflicht sehen? Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden systematisch stempeln lassen, tun Sie viel mehr, als nur Ihrer gesetzlichen Pflicht nachzukommen. Sobald Ihre Mitarbeitenden stempeln, werden ihre Stundensalden in der Software automatisch aktualisiert: Niemand muss mehr in die Personalabteilung gehen, um seinen Feriensaldo herauszufinden. Diese Informationen lassen sich nun ganz einfach in der Applikation abrufen.

Welche Vorteile bietet eine physische Stempeluhr?
1. Diese Art der Zeiterfassung ist die einfachste und schnellste Möglichkeit, der gesetzlichen Pflicht nachzukommen.
2. Sie ist präzise und auf die Sekunde genau.
3. Allen ist klar, wie es funktioniert – Arbeitgebern und Mitarbeitenden.
4. Die Mitarbeitenden können mehr Verantwortung übernehmen und HR wird entlastet.
5. Alle Mitarbeitenden können ihren täglichen Stundensaldo jederzeit einsehen.
Folgende Branchen und Tätigkeitsfelder bevorzugen das systematische Stempeln mit der Stempeluhr: Industrie, bestimmte Stellen von Gemeindeverwaltungen, Kinderbetreuungseinrichtungen (grössere Einrichtungen), Detailhandel, Gesundheitswesen (Arzt- und Tierarztpraxen), Sozialwesen usw.

2. Systematisches Stempeln via Applikation oder Smartphone: die Stempeluhr in der Tasche

Diese zweite Methode kann unabhängig oder als Ergänzung zur physischen Stempeluhr verwendet werden. Ihre Mitarbeiterin fährt zum Kundentermin und dieser endet erst mit dem Feierabend? Kein Problem: Sie kann morgens bei der Ankunft im Unternehmen an der physischen Stempeluhr einstempeln und das Ende des Kundentermins via Smartphone erfassen.
Ihre Mitarbeitenden sind von Berufs wegen viel unterwegs? In diesem Fall nützt Ihnen eine physische Stempeluhr wenig. Mit einem flexiblen Zeiterfassungs-Tool können Sie Anfang und Ende der Arbeitszeit jedoch via Smartphone erfassen. So haben Ihre Mitarbeitenden die Stempeluhr immer bereit in der Tasche!

Welche Vorteile bietet das systematische Stempeln via Applikation oder Smartphone ?
- All jene Vorteile, die auch eine physische Stempeluhr bietet (präzise und auf die Sekunde genau).
- Diese Methode ist ideal geeignet für Mitarbeitende, die von Berufs wegen viel unterwegs sind.
- Sie ist die perfekte Lösung für Mitarbeitende, die im Homeoffice arbeiten (via Smartphone oder Computer).
- Auf Wunsch ist beim Stempeln auch eine Geolokalisierung möglich.
Folgende Branchen und Tätigkeitsfelder entscheiden sich häufig für das systematische Stempeln via Applikation oder Smartphone: Baugewerbe, Handwerker, Strassenbau, Hausmeister, Reinigungsunternehmen, Berufe mit Aussendienst und Arbeit im Homeoffice.

3. Manuelle Eingabe: perfekt zum Füllen von Lücken

Ein Mitarbeitender hat vergessen, morgens zu stempeln? Keinen Sorge! Eine gute Applikation bietet für diesen Fall die Möglichkeit, die Uhrzeiten manuell einzugeben.

Diese Methode kann natürlich auch systematisch genutzt werden, aber das wäre ja so umständlich wie das Ausfüllen einer Excel-Tabelle … Aber ein Zeiterfassungs-Tool ist natürlich genau dazu gedacht, diese Aufgabe praktischer, einfacher und weniger zeitaufwendig zu erledigen.

Vor allem soll vermieden werden, dass die Mitarbeitenden vergessen, ihre Arbeitszeiten zu erfassen, und höchstens sporadisch daran denken. Das Risiko von Ungenauigkeiten und Versäumnissen ist hoch – ganz zu schweigen davon, dass der Arbeitszeitsaldo nicht aktuell ist, wenn die Mitarbeitenden vergessen haben, ihre Arbeitsstunden zu erfassen.

Die systematische manuelle Erfassung ist oft nur eine Übergangslösung: Kunden, die ihre bisherigen Excel-Dateien ersetzen wollen, greifen häufig darauf zurück, bevor sie eine systematische Zeiterfassung einführen.

4. Umwandlung einer Planung in tatsächlich geleistete Arbeitsstunden: ideal für feste Arbeitszeiten

Was ist darunter zu verstehen? Die Sache ist ganz einfach: Ein gutes Zeiterfassungs-Tool sollte einem Unternehmen die Möglichkeit zur manuellen Planung der Einsätze von Mitarbeitenden bieten. Ein gutes Beispiel ist Verwaltungspersonal, denn die Arbeitszeiten ändern sich bei diesen Mitarbeitenden praktisch nie. Deshalb könnten statt einer physischen Stempeluhr ganz einfach die geplanten Arbeitszeiten zugrunde gelegt werden. In diesem Fall würde die manuelle Eingabe bei der Bearbeitung von Ausnahmen Anwendung finden, also um den vorgesehenen Einsatzplan so zu ändern, dass er der Realität entspricht. Der letzte Punkt ist übrigens sehr wichtig, da ein Einsatzplan ohne Ausnahmen bei einer Kontrolle die Aufmerksamkeit des Arbeitsinspektorats auf sich ziehen könnte.
Diese Methode kann verwendet werden, wenn die Mitarbeitenden regelmässige Arbeitszeiten einhalten. Natürlich ist diese Art der Zeiterfassung nicht so genau wie beim systematischen Stempeln via Stempeluhr, Smartphone, Computer oder Tablet.

Welche Tätigkeitsfelder bevorzugen diese Methode? Verwaltungspersonal, Gemeindeverwaltungen und Kinderbetreuungseinrichtungen (kleine Organisationen).

Fazit

Die Arbeitszeiterfassung ist in der Schweiz zwar Pflicht, aber die Wahl der Methode oder des Tools ist Unternehmen freigestellt. Durch die Wahl eines dedizierten Zeiterfassungssystems können Sie diese Pflicht als Gelegenheit nutzen, Zeit zu gewinnen und die Effizienz zu steigern. Mit einem flexiblen Tool ist alles möglich, auch die Wahl einer geeigneten Methode, die den Anforderungen des Unternehmens am besten gerecht wird. Und es lässt sich anpassen, wenn sich die Bedürfnisse und Arbeitsweisen Ihres Unternehmens ändern!

Sie haben Fragen zu den vier verschiedenen Methoden der Arbeitszeiterfassung in tipee? Dann kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen gerne weiter.

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November 10, 2021
Méthodes de saisie du temps de travail : bien choisir en fonction de vos besoins
Saviez-vous qu’il existe plusieurs façons d’enregistrer le temps de travail de vos collaborateurs et collaboratrices ? Il est même possible de changer d’avis en cours de route ! Par exemple, si votre entreprise ou les modes de travail évoluent, et que votre premier choix n’est plus adapté à vos besoins.

Dans cet article, nous allons passer en revue les différentes possibilités qu’un bon outil de gestion des horaires devrait offrir. Ainsi, vous trouverez toutes les réponses à vos questions, et vous ferez le meilleur choix possible pour vous et pour vos équipes.

Optez pour un outil de gestion du temps de travail flexible

Notre métier nous permet de côtoyer beaucoup d’entreprises qui souhaitent améliorer la saisie du temps de travail de leurs collaborateurs et collaboratrices. Et ce, pas seulement parce que l’enregistrement du temps est une obligation légale en Suisse ! Très souvent, les dirigeantes et dirigeants d’entreprise sont animés par une vraie volonté de simplifier la gestion du temps de travail, au bénéfice de tous leurs collaborateurs et collaboratrices, ainsi que de l’entreprise.

Pourtant, lors de notre première rencontre, les clients nous confient souvent avoir hésité à se pencher sur la recherche d’un outil pour la saisie du temps de travail. Ils étaient persuadés que la solution vraiment adaptée à leur besoin n’existait pas. C’est faux ! Non seulement il existe plusieurs façons de gérer le temps de travail en entreprise, mais il est également possible de changer d’avis en cours de route, si besoin est. Seule condition ? Choisir, dès le départ, un outil de gestion du temps flexible offrant plusieurs options pour la saisie des horaires de travail.

Saisie du temps de travail : 4 modalités en fonction de vos besoins

Mais alors, comment savoir si un logiciel pour la gestion du temps est vraiment bon ? La réponse est simple : l’outil idéal pour la saisie des heures doit être avant tout flexible, et offrir plusieurs manières de saisir le temps. Chaque entreprise est susceptible de devoir modifier sa façon de travailler et ne devrait pas se sentir limitée par un outil qui, au contraire, devrait simplifier la vie de tout le monde, et pas la compliquer !

Pour rappel, la loi OLT 1 impose de suivre les présences et absences de tous les collaborateurs, y compris les temps de pause. Voici donc les 4 manières de saisie le temps de travail qu’un outil efficace devrait vous offrir :
1. Le timbrage systématique physique (c’est-à-dire via une timbreuse/badgeuse)
2. Le timbrage systématique via l’application (sur smartphone, tablette ou ordinateur)
3. La saisie manuelle
4. Le planifié qui devient l’effectif
Pour vous donner un ordre d’idée, la plupart des clients tipee préfèrent le timbrage systématique : 70%, contre 25% qui choisissent l’option n.4 (avec gestion des exceptions) comme principale manière pour saisir les heures. Le restant 5% optent enfin pour la saisie manuelle.

Comment savoir quelle est l’option qui est faite pour vous ? Il faut savoir que tout dépend de votre métier, de votre façon de travailler et de vos attentes. Nous pouvons vous garantir que tous les cas de figure existent : parfois, certaines entreprises vont avoir besoin d’une combinaison de ces options pour répondre aux différents besoins de leurs équipes. Ce qui ne veut pas dire que toutes les entreprises ont besoin des 4 modalités pour saisir le temps de travail. Un bon fournisseur devrait être en mesure de vous conseiller sur la base de son expérience, mais sans oublier que vous avez le dernier mot : libre à vous d’opter pour l’option qui vous convient le plus !

Passons maintenant plus en détail aux spécificités de chaque modalité de saisie du temps.

1. Le timbrage systématique physique : simple, juste, précis

Le timbrage systématique physique consiste à enregistrer ses heures via une timbreuse murale. Dans le cas de tipee – l’outil que nous connaissons le mieux – il suffit de passer un badge, une carte RFID ou même son téléphone. Pas besoin d’indiquer s’il s’agit de l’arrivée ou de la sortie, la timbreuse étant connectée au logiciel, elle sait automatiquement si le collaborateur devrait/souhaite timbrer une entrée ou un départ.

Vous aimeriez faire de la saisie du temps de travail une opportunité, au lieu de le vivre comme une contrainte ? Avec le timbrage systématique, vous allez beaucoup plus loin que le simple respect de la loi. Dès que le collaborateur badge, son solde est automatiquement mis à jour dans le logiciel : plus besoin d’aller voir le responsable RH pour connaître son solde de congés, tout est clairement visible dans l’application, à tout moment !

Les plus du timbrage systématique physique :
1. C’est le moyen le plus facile et rapide de répondre à la loi
2. C’est précis et juste, à la seconde près !
3. C’est clair pour tout le monde, employeur et employés
4. Ça permet de responsabiliser le collaborateur, tout en libérant le responsable
5. Ça permet d’avoir son solde à jour, tout le temps
Les domaines d’activités qui préfèrent le timbrage systématique sont : l’industrie, certains services dans les administrations communales, le pré/parascolaire (chez les grands), le commerce de détail, la santé (cabinets médicaux ou vétérinaires), le social, etc.

2. Le timbrage systématique via l’application ou le smartphone : une timbreuse dans la poche

Cette deuxième modalité peut être utilisée en complément de la précédente, ou indépendamment. Votre employé part en rendez-vous client, et termine à l’heure de rentrer à la maison ? Elle peut badger son arrivée via la timbreuse physique en arrivant au bureau, et notifier depuis son smartphone sa sortie du rendez-vous.
Votre typologie de métier amène vos employés à travailler ailleurs qu’au bureau ? Dans ce cas, inutile d’avoir une timbreuse physique : un outil de gestion du temps flexible vous permettra d’effectuer la saisie des heures depuis un smartphone, comme si vos collaborateurs et collaboratrices avaient toujours une timbreuse dans la poche !

Quels sont les avantages du timbrage systématique via l’application ou le smartphone ?
- Tout ce que nous avons évoqué plus haut concernant le timbrage physique (rapide, précis, clair…)
- C’est l’idéal pour les employés qui sont sur le terrain (via smartphone)
- Ça s’adapte parfaitement en cas de télétravail (via smartphone ou ordinateur)
- Si souhaitée, la géolocalisation du timbrage est possible
Les domaines d’activité qui optent pour le timbrage systématique via l’application ou le smartphone sont : la construction, le bâtiment, les artisans, les travaux de voirie, les conciergeries, les entreprises de nettoyage, les métiers qui impliquent des déplacements, ou encore les personnes en télétravail.

3. La saisie manuelle : parfaite pour les rattrapages

Un collaborateur a oublié de timbrer à son arrivée ? Pas de panique ! Une bonne application devrait offrir la possibilité de saisir les heures manuellement en cas d’oubli.

Cette méthode peut être utilisée de façon systématique bien sûr, mais, pour être tout à fait transparents avec vous, ce serait aussi contraignant que le remplissage d’une feuille Excel… Alors que, si on décide de s’équiper d’un outil pour la gestion du temps, c’est justement pour rendre cette tâche plus pratique et moins chronophage.

Il faut surtout éviter que les collaborateurs oublient de saisir leurs heures, et n’y pensent qu’une fois par semaine. Le risque d’imprécisions et d’oublis risque d’être élevé, sans compter que le solde ne sera pas à jour tant que l’enregistrement des heures de travail n’aura pas été fait !

La saisie manuelle systématique est souvent transitoire : les clients qui souhaitent remplacer les fiches Excel l’adoptent avant la mise en place d’un enregistrement systématique.

4. Le planifié qui devient l’effectif : idéal pour les horaires fixes

Qu’entendons-nous par là ? C’est simple : parmi les différentes options, un bon outil pour la gestion du temps devrait permettre de planifier manuellement les horaires des collaborateurs et collaboratrices. Prenons l’exemple du personnel administratif : les horaires de travail ne varient pratiquement pas, on pourrait donc se passer du timbrage physique et le remplacer par des horaires planifiés. Dans ce cas, la saisie manuelle interviendra uniquement pour gérer les exceptions, c’est-à-dire modifier l’horaire planifié pour qu’il reflète la réalité. Ce dernier point est d’ailleurs très important, car en cas de contrôle, un horaire sans exception pourrait attirer l’attention de l’inspection du travail.
Cette méthode est valable si les employés respectent leurs horaires de travail, et le degré de justesse n’est évidemment pas le même que celui du timbrage systématique via timbreuse, smartphone, ordinateur ou tablette.

Les secteurs d’activité qui préfèrent cette modalité ? le personnel administratif, l’administration communale, pré/parascolaire (petites structures).

Conclusion
L’enregistrement du temps de travail est une obligation en Suisse, mais le choix de l’outil pour se conformer à la loi reste une prérogative de l’entreprise. Opter pour une application dédiée à la gestion du temps permet de faire de cette obligation une opportunité pour gagner en temps et en efficacité. Avec un outil flexible, on peut tout faire, y compris choisir la modalité de saisir le temps de travail qui satisfait au mieux les attentes de l’entreprise. Mais aussi, changer d’avis en cours de route si les besoins ou les façons de travailler évoluent.

Vous avez des questions concernant les 4 manières de saisir le temps de travail dans tipee ? Contactez-nous sans tarder !

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November 10, 2021
Arbeitsgesetz: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
Endlich ein klarer Leitfaden zur Arbeitszeiterfassung in der Schweiz (und Spass macht es auch!)

Bin ich als Unternehmer verpflichtet, die Arbeitsstunden meiner Mitarbeitenden zu erfassen? Welche Risiken bestehen im Fall einer Kontrolle? Sieht das Arbeitsrecht Ausnahmen vor? Solche Fragen werden uns häufig gestellt. Manchen ist gar nicht bewusst, dass in der Schweiz eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Vielen wird das erst bewusst, wenn eine Kontrolle droht. Deshalb hat tipee alle Informationen in diesem Beitrag zusammengestellt.

«Ihr Billett, bitte!»

An einem schönen Morgen im Mai 2008 ertönt bei tipee die Türklingel. Diesmal ist es nicht der Postbote oder ein Kunde, der uns besucht, und auch nicht die Kollegin, die öfter einmal ihren Schlüssel vergisst.
Vielmehr sind es Mitarbeitende des Service de l’emploi (SDE), des Arbeitsinspektorats, das im Kanton Waadt Kontrollen durchführt. Nach dem ersten Schock (den wir nach ein paar Sekunden überwinden) bitten wir den Mann und die Frau herein. Sie wirken freundlich, aber ernst – ernst genug, um in ihrer Gegenwart nicht allzu viele Witze zu reissen. Sie erklären uns, dass sie im Rahmen einer Routineinspektion zu uns kommen. In der folgenden Stunde (oder war es doch länger? In Stresssituationen trügt die Erinnerung manchmal …) prüfen sie unter anderem Folgendes:
- die Liste der aktuell im Unternehmen beschäftigten Mitarbeitenden
- eine Aufstellung der im vergangenen Monat und im November des Vorjahres geleisteten Arbeitsstunden
- auf welche Art und Weise unsere Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit erfassen
- die Zahl der Stunden, die jeder unserer Mitarbeitenden pro Monat arbeitet
Wir kennen die Aufgaben des SDE (und ähnlicher kantonaler Behörden wie beispielsweise dem Genfer OCIRT, Office cantonal de l’inspection et des relations du travail oder dem Zürcher Amt für Wirtschaft und Arbeit (AWA)) nur allzu gut. Natürlich sind wir sicher, dass wir alle nötigen Unterlagen und Aufzeichnungen haben, denn schliesslich dreht sich bei uns seit über 15 Jahren alles um das Thema Arbeitszeiterfassung. Trotzdem sind wir auch nur Menschen: Obwohl wir genau wissen, dass wir alles vorzeigen können, kommt das leichte Unbehagen auf, das einen beschleicht, wenn der Billettkontrolleur in den Bus steigt. Wir wissen zwar, dass wir unser Billett haben und kein Grund zur Sorge besteht, aber das unbehagliche Gefühl verschwindet erst wieder, wenn der Kontrolleur unser Billett entwertet hat und uns signalisiert, dass alles in Ordnung ist.
Und wir sind nicht die Einzigen: Auch unsere Kunden, die schon einmal eine Kontrolle erlebt haben, bestätigen uns, dass sie dieses Angstgefühl kennen, selbst wenn sie wissen, dass sie alle Vorschriften eingehalten haben. Für diejenigen, die sich nicht daran halten (und sofort tipee anrufen, sobald der SDE ihre Räumlichkeiten verlassen hat), kommt es zum Zeitpunkt der Inspektion noch schlimmer … Sie wissen nun, dass sie innerhalb einer festgelegten Frist die notwendigen Unterlagen zusammensuchen müssen, bevor zwischen ein bis drei Monate später die nächste Inspektion stattfindet.

Gesetzliche Grundlagen der Arbeitszeiterfassung in der Schweiz: ein Überblick

Wie wir in unserem Leitfaden erläutern, besteht in der Schweiz, besteht seit 1966 die gesetzliche Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit. Rechtsgrundlage ist Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG), der vom SECO im Detail erläutert wird. Ziel des Artikels ist der Schutz der Mitarbeitenden durch Einhaltung der Arbeits- und Pausenzeiten.

Das ArG sieht folgende Möglichkeiten vor:
- systematische Arbeitszeiterfassung, die grundsätzlich für alle Mitarbeitenden gilt
- vereinfachte Arbeitszeiterfassung, bei der nur die täglich geleistete Gesamtarbeitszeit festgehalten wird
- Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung
Jeder Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit seiner Mitarbeitenden zu dokumentieren, einschliesslich Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie Pausen von einer halben Stunde und mehr (Art. 73 ArGV 1). Ausserdem muss der Arbeitgeber die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage abrechnen.

Die vereinfachte Arbeitszeiterfassung und der Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung wurden vom Bundesrat im Jahr 2016 eingeführt, um eine Anpassung an den sich ständig weiterentwickelnden Arbeitsmarkt zu ermöglichen. Flexible Arbeitsmodelle wie die Arbeit im Homeoffice und in Teilzeit machten die ordnungsgemässe Anwendung des Arbeitsgesetzes in der Schweiz zwingend erforderlich. Da fünf Voraussetzungen kumulativ erfüllt sein müssen (siehe Leitfaden für Details), um von der Arbeitszeiterfassung befreit zu werden, steht diese Möglichkeit nur einem kleinen Anteil der Schweizer Beschäftigten offen. Nur die Gesamtarbeitsverträge der Post und der Banken sehen die Möglichkeit eines Verzichts vor.

Die gute Nachricht ist, dass die Berechnung der Arbeitsstunden weniger als Zwang angesehen wird, sondern in erster Linie dazu dient, übermässige Arbeitszeiten zu vermeiden. Seit der Pandemie ist der Schutz der Gesundheit von Mitarbeitenden schliesslich noch
wichtiger geworden.

Arbeitszeiterfassung zum Schutz der Gesundheit von Mitarbeitenden

Die Arbeit im Homeoffice und flexible Arbeitszeiten stehen nach wie vor hoch im Kurs. Ein Kombi-Modell, bei dem jede Woche abwechselnd im Büro und im Homeoffice gearbeitet wird, scheint sich bei Mitarbeitenden und Arbeitgebern gleichermassen grosser Beliebtheit zu erfreuen. Allerdings kann es schwierig sein, abzuschalten und die Arbeit im Büro zu lassen, vor allem wenn dieses sich nur einen Steinwurf entfernt von der Küche oder vom Schlafzimmer befindet. So verschwimmen die Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben immer mehr. Deshalb ist der Schutz der Gesundheit von Mitarbeitenden heute wichtiger denn je zuvor, um Risiken wie Stress und Burnout zu vermeiden. Solche Phänomene schaden zwar in erster Linie den Mitarbeitenden selbst, letztendlich haben sie aber Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen und können zu erheblichen wirtschaftlichen Verlusten führen. Prävention ist deshalb wichtig. Insbesondere müssen Arbeitgeber dafür sorgen, dass ihre Mitarbeitenden nicht am Wochenende oder an Ferientagen arbeiten und ihre Arbeitszeit nicht die vom Unternehmen oder vom Gesamtarbeitsvertrag genehmigten Stunden überschreitet.

Dazu muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit erfassen. In welcher Form dies geschieht, ist unerheblich. Wichtig ist vor allem, dass diese Informationen im Falle einer Kontrolle zur Verfügung stehen, denn auch wenn diese Aufgabe Mitarbeitenden übertragen wird, trägt der Arbeitgeber nach wie vor die Verantwortung dafür. Im Falle eines Verstosses ist er es, der zur Rechenschaft gezogen wird.

Lesen Sie unseren Leitfaden: Er enthält alle Informationen über Sanktionen, mit denen bei einem Verstoss zu rechnen ist, und darüber,
wie sie vermieden werden können.

Leitfaden anzeigen

Berechnung der Monatsarbeitsstunden: Wie geht man am besten vor?

Das Arbeitsrecht enthält klare Vorgaben dazu, wer in der Schweiz seine Arbeitszeit erfassen muss und wer nicht. Bei der Wahl der Methode aber lässt es Unternehmen freie Hand. Was zählt, ist das Ergebnis! Rein technisch gesehen kann eine Excel-Tabelle deshalb vollkommen ausreichend sein (ebenso wie ein einfaches Blatt Papier).

Aber warum nutzen Sie die Gelegenheit nicht und verwandeln diese gesetzliche Pflicht in eine Chance? Der Einsatz eines Zeiterfassungs-Tools wie tipee bietet zahlreiche Vorteile:
- Für Arbeitgeber: Die Arbeitszeiterfassung via Stempeluhr oder Applikation auf einem Computer, Smartphone oder Tablet bietet stets eine klare Übersicht der geleisteten Arbeitsstunden. Zugleich können in einem solchen System Informationen zentral gespeichert und ausgetauscht werden (Anwesenheiten, Absenzen, Einsatzplanung, Stempelzeiten, Ferien, Statistiken usw.).
- Für Mitarbeitende: Durch die (physische oder digitale) Zeiterfassung ist der Arbeits- und Feriensaldo immer auf dem aktuellen Stand. Und nicht nur das: Neben dem Gefühl der Fairness innerhalb des Unternehmens ist das Stempeln auch ein praktisches Mittel für den Gesundheitsschutz bei der Arbeit. So können alle Mitarbeitenden selbst darauf achten, dass sie die erlaubte Arbeitszeit nicht überschreiten sowie Pausen- und Ruhezeiten einhalten.
Auch über die reine Arbeitszeiterfassung hinaus wird eine gute Applikation für das Arbeitszeitmanagement für Unternehmen schnell zu einem unentbehrlichen Tool. Das bestätigt unser Kunde Malik Khalfi, CEO von Be-cash:

«Sie wissen, wie das ist, am Flughafen das Ende eines rollenden Fahrsteigs zu erreichen. Genau das gleiche Gefühl würden wir verspüren, wenn wir mit einem Mal nicht mehr mit tipee arbeiten würden: Es wäre ein plötzlicher Schock, denn die Rückkehr zu einer Excel-Tabelle oder einer anderen Methode wäre sehr kompliziert.»

Fazit

Jedes Schweizer Unternehmen muss die in Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG) vorgesehene Pflicht zur Arbeitszeiterfassung einhalten, sofern es nicht zu den wenigen Unternehmen gehört, die darauf verzichten können. Aber in welchem Rahmen? Wissen Sie, ob Ihr Unternehmen die vereinfachte Arbeitszeiterfassung anwenden kann oder ob es dem Basismodell folgen muss, bei dem die Arbeitszeit systematisch erfasst wird?

Natürlich haben Sie nie daran gezweifelt, dass die Kontrolle des Arbeitsinspektorats bei tipee im Mai 2008 gut verlaufen ist, oder? Das ist das Mindeste, was wir tun können, schliesslich kennen wir das Gesetz und seine Ausnahmen bis ins kleinste Detail. Und Sie? Sind Sie bereit, Ihr Wissen auf den Prüfstand zu stellen? Damit Sie bestens vorbereitet sind, kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie Sie aus dieser Pflicht eine echte Chance für Ihr Unternehmen machen.
October 28, 2021
Découvrez les différentes facettes de l’enregistrement du temps de travail
Enfin un guide clair (et ludique !) sur l’enregistrement du temps de travail en Suisse

Suis-je obligé d’enregistrer les heures de mes collaborateurs et collaboratrices ? Que risque l’employeur en cas de contrôle ? Y a-t-il des exceptions à la loi sur le travail ? Voici une liste non exhaustive des questions qu’on nous pose souvent. Certains ignorent qu’en Suisse, une loi oblige à enregistrer la durée de travail de ses employés. Beaucoup attendent de faire l’objet d’un contrôle avant de s’interroger. C’est pourquoi tipee réunit toutes, mais vraiment toutes les informations relatives à l’article 46 de la loi sur le travail (LTr) dans un “Guide de l’enregistrement du temps de travail en Suisse”. Un document que toutes les entreprises suisses devraient consulter, indépendamment de leur taille ou secteur d’activité. Dans cet article, nous allons vous expliquer pourquoi.

“Billets, s’il vous plaît !”

Un matin de mai 2008 ça sonne chez tipee. Hélas, ce n’est ni le facteur, ni un client qui nous rend visite, ni même un collègue ayant oublié de prendre ses clés ce matin.

C’est le Service de l’emploi (SDE), l’organe chargé des contrôles en entreprise dans le canton de Vaud. Après quelques secondes de stupeur (que vous nous accorderez), voici que rentrent dans nos locaux un homme et une femme, l’air cordial mais suffisamment sérieux pour ne pas donner envie de trop faire de blagues. Ils nous expliquent qu’ils viennent nous voir pour un contrôle de routine. Et en effet, pendant la petite heure qui suit (ou était-ce plus long ? La mémoire trahit en situation de stress), ils demandent entre autres à vérifier :
- la liste des collaborateurs et collaboratrices actuellement actifs dans l’entreprise
- la liste des heures travaillées le mois passé et en novembre de l’année dernière
- comment nos employés saisissent leurs heures
- combien d’heures chacun d’entre eux effectuent par mois
Nous connaissons très bien le rôle du SDE (et de son homologue dans chaque autre canton, par exemple le genevois OCIRT, Office cantonal de l’inspection et des relations du travail). Et nous sommes certains d’avoir tout ce qu’il faut, car l’enregistrement du temps de travail est le cœur de notre métier depuis plus de 15 ans. Malgré ça, les êtres humains que nous sommes ne peuvent pas s’empêcher de revivre la sensation qu’on a quand le contrôleur monte dans le bus : même si on sait pertinemment qu’on a notre ticket et qu’il n’y a aucune raison de s’inquiéter, un léger malaise remonte, et ne disparaît que quand le contrôleur valide notre ticket et nous fait signe que tout va bien.

Nous ne sommes pas les seuls, car nos clients qui ont été contrôlés nous ont confirmé avoir ressenti de l’angoisse, même si, au fond d’eux, ils savaient être dans les règles. Quant à ceux qui ne le sont pas au moment du contrôle (et qui appellent tipee dans la foulée dès que le SDE quitte leur bureau…), et bien, pour eux c’est encore moins drôle, car ils savent qu’ils ont un délai bien précis pour faire le nécessaire, avant la prochaine visite qui aura lieu entre 1 et 3 mois plus tard.

Loi sur la gestion du temps de travail en Suisse : les fondamentaux

Comme nous vous l’expliquons dans notre guide, même si certains employeurs ne sont pas au courant ou n’en connaissent pas les détails, l’obligation légale d’enregistrer la durée du temps de travail existe en Suisse depuis 1966. Il s’agit de l’art. 46 de la loi sur le travail (LTr), très bien détaillée par le SECO. Son objectif est d’assurer la protection des collaborateurs et collaboratrices, en garantissant le respect de la durée du travail et des temps de repos.

La ltr donne les possibilités suivantes :
- L’enregistrement systématique de la durée du travail, qui est le régime de base applicable à tous les travailleurs
- L’enregistrement simplifié, qui consiste à limiter l’enregistrement au total des heures travaillées (une seule valeur cumulée par jour)
- La renonciation à l’enregistrement de la durée du travail.
En effet, chaque employeur a l’obligation légale de documenter le temps de travail journalier et hebdomadaire de ses employés, y compris le travail compensatoire et supplémentaire, ainsi que les pauses d’une demi-heure et plus (art. 73 OLT 1). De plus, l’employeur doit décompter les jours de repos du travailleur, qu’ils soient hebdomadaires ou compensatoires.

L’enregistrement simplifié et la renonciation ont été adoptés par le Conseil Fédéral en 2016, afin de s’adapter à un marché du travail en constante évolution. Télétravail, temps partiel… la flexibilité de plus en plus présente dans le milieu professionnel d’aujourd’hui rendait contraignante la correcte application de la loi sur le travail en Suisse. Étant donné qu’il est nécessaire de disposer de 5 conditions cumulées (clairement détaillées dans notre guide) pour s’affranchir de cet enregistrement, seulement quelques pourcents des travailleurs suisses n’ont pas l’obligation d’enregistrer leurs heures. A noter que seules les CCT de La Poste et des banques prévoient la possibilité de renoncer.

La bonne nouvelle c’est que, loin d’être vécu comme une contrainte, le calcul des heures travaillées vise avant tout à éviter les excès. Et à protéger la santé des collaborateurs, un thème d’autant plus important depuis le début de
la pandémie.

L’enregistrement du temps de travail pour protéger la santé des travailleurs

Force est de constater que, confinés ou non,le télétravail et les horaires flexibles continuent à avoir la cote. Le modèle “mixte”, dans lequel chaque semaine alternerait des jours de présence et des jours de travail à distance, semble recueillir les faveurs des collaborateurs et collaboratrices, mais aussi des employeurs. Pourtant, il devient parfois difficile de laisser au bureau les soucis liés au travail, surtout quand le bureau se situe à deux pas de sa cuisine ou de sa chambre à coucher. Dès lors que la frontière entre vie privée et vie professionnelle s’assouplit, la protection de la santé du travailleur devient plus nécessaire que jamais, pour éviter des risques importants comme le stress et le burn-out. Si ces phénomènes nuisent premièrement à l’employé, leurs répercussions s’étendent souvent à toute l’entreprise, avec des pertes économiques considérables. D’où l’importance de faire de la prévention, notamment en s’assurant que les collaborateurs ne travaillent pas les week-ends et les jours fériés, et qu’ils ne dépassent pas le nombre d’heures autorisées par l’entreprise ou par la convention collective de travail.

Pour ce faire, l’employeur doit s’assurer que chaque collaborateur et collaboratrice enregistre son temps de travail. Peu importe la forme, l’important c’est de pouvoir disposer de ces informations en cas de contrôle car, même si la tâche est déléguée aux employés, son exécution reste une responsabilité de l’employeur. C’est donc lui qui sera jugé responsable en cas de faute.

Consultez notre guide pour tout savoir sur les sanctions prévues en cas de non-respect de la loi,
et comment les éviter.

Voir le guide

Calcul du nombre d’heures travaillées par mois : comment s’y prendre ?

Si la loi sur le travail en Suisse indique très clairement qui doit et ne doit pas enregistrer ses heures, elle laisse la liberté de choisir comment le faire: l’important, c’est le résultat ! Techniquement donc, une feuille Excel pourrait très bien faire l’affaire (même chose pour le bon vieux bout de papier, pour les plus nostalgiques).

Et si vous faisiez de cette obligation légale une opportunité ? En effet, s’équiper d’un outil pour la gestion du temps de travail comme tipee présente de nombreux avantages :
- Pour l’employeur : l’enregistrement via une timbreuse ou une application sur ordinateur/smartphone/tablette donne à tout moment une vision claire des heures travaillées. Ce système permet également de centraliser et partager l’information (présences, absences, plannings, timbrages, vacances, statistiques…)
- Pour le collaborateur : timbrer (physiquement ou informatiquement) permet enfin d’avoir son solde d’heures et de vacances à jour. Pas seulement : au-delà du sentiment d’équité que ça apporte au sein de l’entreprise, c’est aussi un moyen pratique pour protéger sa santé au travail, en veillant à ne pas dépasser la durée de travail autorisée, et à respecter les pauses et les périodes de repos.
Au-delà de la saisie des heures, une bonne application pour la gestion du temps de travail devient vite indispensable pour les entreprises qui l’utilisent. C’est ce que nous a raconté récemment notre client Malik Khalfi, CEO de Be-cash :

“Ne plus travailler avec tipee serait comme la fin du tapis roulant à l’aéroport, il y aurait un choc en interne, parce que revenir à une feuille Excel ou à une gestion différente serait très compliqué”.

Conclusion

Pour résumer, à moins de faire partie des quelques sociétés pouvant renoncer à cette obligation, toute entreprise suisse doit se conformer au respect de l’art. 46 de la loi sur le travail (LTr), qui oblige à l’enregistrement du temps de travail de ses collaborateurs et collaboratrices. Mais alors, dans quel cadre ? Savez-vous si votre entreprise peut bénéficier de l’enregistrement simplifié, ou si vous devez suivre le régime de base, celui de l’enregistrement systématique de la durée du travail ?

Vous vous en doutez, ce fameux matin du mois de mai 2008, le contrôle de l’inspection du travail s’est très bien passé chez tipee. C’est la moindre des choses, nous maîtrisons cette loi et ses exceptions du bout des doigts. Et vous ? Êtes-vous prêt·es à mettre vos connaissances à l’épreuve ? Voici ce que nous vous conseillons de faire dès maintenant :
- Téléchargez notre Guide de l’enregistrement du temps de travail (vous verrez, il est ludique et fidèle à la devise de tipee: simple et efficace !)
- Après avoir lu le guide, passez le quiz à la fin du document (pourquoi pas en vous défiant entre collègues pour rajouter du peps)
- Contactez-nous sans tarder, pour savoir comment faire de cette obligation légale une réelle opportunité pour votre entreprise
October 28, 2021
tipee en vadrouille à la commune de Riddes

Nous vous présentons aujourd’hui une administration communale avec laquelle nous avons énormément de plaisir à collaborer.

Nous sommes prêts à démarrer avec Clélia Rard-Reuse, qui, en plus d’avoir représenté la Suisse aux Jeux Olympiques de Rio en 2016, travaille à la commune de Riddes et utilise tipee dans sa vie quotidienne.

Si vous cherchez à renouer avec la nature, nous vous recommandons vivement de découvrir leur Sentier des Sens, une série d’activités passionnantes. Ensuite, pourquoi ne pas faire une pause bien méritée à la Maison de la Forêt, où nous avons tourné cet épisode.

Pourquoi la commune de Riddes a-t-elle choisi tipee ?

https://youtu.be/CotEezw57ZY

Vous l’avez vu, tipee a entre autre simplifié la gestion des activités des travaux publics et la gestion des changements de taux en cours d’années a la commune de Riddes.

October 12, 2021
Importez les fiches salaires de Crésus dans tipee

Du nouveau entre Crésus et tipee 🤝

tipee et Epsitec SA – Crésus collaborent de longue date. Par exemple, les heures saisies sur tipee peuvent être remontées dans Crésus pour générer les salaires.

Aujourd’hui, on vous présente une jolie nouvelle fonctionnalité qui vous fera gagner du temps :

Les fiches salaires peuvent dorénavant être importées en deux clics dans le portail RH de tipee !

Accédez facilement aux fiches salaires

Chaque collaborateur aura alors accès à ses propres fiches de salaire (confidentielles évidemment), partout et en tout temps.

Dites au revoir aux envois par mail, ne stressez plus face aux demandes urgentes du collaborateur qui a besoin de ses 3 dernières fiches de salaires pour son déménagement ou un leasing. Ou celui qui a égaré son certificat de salaire pour sa déclaration d’impôt. Et on ne parle même pas des envois postaux à imprimer et mettre sous pli.

Le plus beau dans tout ça, c’est que vous pouvez stocker non seulement les feuilles de salaire, mais également tout document qui vous semble pertinent comme les contrats de travail, évaluations, certificats médicaux, etc…

https://youtu.be/s4i__e9HG_o

Intéressé ?

Vous souhaitez intégrer Crésus dans votre structure, alors envoyez un mail à l’adresse info@cresus.ch

Vous souhaitez améliorer votre quotidien avec tipee ?
alors prenez rendez-vous pour un entretien avec l’un de nos experts.

Réservez un entretien

Vous utilisez déjà Crésus et tipee, alors toutes nos félicitations 😉

October 5, 2021
HR-Digitalisierung: Warum und wie am besten vorgehen?
In diesem Beitrag befassen wir uns mit einem Thema, das seit mehreren Jahren – insbesondere nach der Pandemie und der zunehmenden Verbreitung der Arbeit im Homeoffice – im HR-Bereich in aller Munde ist: die Digitalisierung von HR-Dokumenten.

Der Begriff HR-Digitalisierung bezieht sich auf die Umstellung von Dokumenten in Papierform auf ein digitales Format und die Verwaltung dieser digitalen Dokumente mittels Softwarelösungen. Dies betrifft etwa die Digitalisierung von Arbeitsverträgen, Lohnausweisen, Arztzeugnissen, Pflichtenheften und Schreiben aller Art. Einmal digitalisiert, können alle diese für Unternehmen und Mitarbeitende gleichermassen wichtigen Informationen an einem zentralen Ort gespeichert werden. So können alle berechtigten Personen schnell und einfach darauf zugreifen. Darüber hinaus wird die Personalverwaltung vereinfacht und die Personalverantwortlichen können effizienter arbeiten.

Wir betrachten in diesem Beitrag vor allem die Vorteile, welche die Digitalisierung von Dokumenten für die Mitarbeitenden der Personalabteilung mit sich bringt. Insbesondere wird dadurch eine der zeitaufwendigsten Verwaltungsaufgaben vereinfacht: die Ausstellung und der Versand von Lohnabrechnungen.

Die Verwaltung von Personaldossiers im HR-Bereich

Martina arbeitet in der Personalabteilung und liebt ihren Beruf. Sie sieht ihn als eine Art Mission an: Zu ihren Aufgaben gehört, die richtigen Kandidatinnen und Kandidaten für Stellen zu suchen und einzustellen, Mitarbeitende dabei zu unterstützen, für ihren eigenen Erfolg und den des Unternehmens Ihr Bestes zu geben, und dafür zu sorgen, dass sie sich entfalten können und stolz auf ihre Arbeit sind.

Martina liebt ihre Arbeit – meistens, aber nicht in der letzten Märzwoche. Jedes Jahr lockt die Versuchung, in dieser Zeit in die Ferien zu gehen, wenn ihr Gewissen sie nicht daran hindern würde. Denn genau in jener Woche stellt ihr ein guter Teil der Belegschaft ein und dieselbe Frage: «Kannst du mir bitte meinen Lohnausweis schicken? Ich muss unbedingt noch vor heute Abend meine Steuererklärung machen und kann ihn leider nicht finden …»

Ja, das passiert selbst den Besten unter uns: Wir glauben, das Dokument am richtigen Ort gespeichert zu haben. Leider stellt sich oft erst heraus, dass dies nicht der Fall ist, wenn wir es dringend brauchen. Ein Beispiel: Sie haben gerade Ihre Traumwohnung besichtigt und möchten Ihr Dossier als Erste oder Erster einreichen. Leider haben sich Ihre drei letzten Lohnabrechnungen in Luft aufgelöst und sind nicht auffindbar. Aufgrund des Wohnungsmangels in der Schweiz ist die Liste der Bewerberinnen und Bewerber für schöne Wohnungen in guter Lage leider immer sehr lang. Es pressiert, und Sie dürfen nicht allzu viel Zeit verstreichen lassen, bevor Sie Ihr Dossier einreichen. Morgen könnte es schon zu spät sein! Gleiches gilt beispielsweise beim Leasen eines Fahrzeugs oder bei der Aufnahme eines Kredits.

In solchen Fällen eilt es immer sehr: Die richtigen Dokumente müssten am besten sofort zur Hand sein. Wenn die Mitarbeitenden sie nicht finden können, erhält die Personalabteilung regelmässig dringende Anfragen. Das schadet der Produktivität, wenn man bedenkt, dass es nach einer Unterbrechung im Durchschnitt 23 Minuten dauert, bis man wieder voll konzentriert ist (das sagt die Wissenschaft, nicht wir!).

Verwaltung von HR-Dokumenten: Mission Impossible?

Zum Glück ist die Personalabteilung unter anderem auch dazu da, den Mitarbeitenden die erforderlichen Dokumente auszustellen. Nun stellen Sie sich aber einmal Folgendes vor: Wie viel Zeit könnten Sie sparen, wenn Sie Ihr Personaldossier jederzeit sofort zur Hand hätten? Wie viel produktiver könnten die Personalverantwortlichen arbeiten, wenn die HR-Prozesse vereinfacht würden und sie sich mit wirklich dringenden Sachen beschäftigen könnten, anstatt Dokumente für Dutzende oder sogar Hunderte von Mitarbeitenden zu suchen?
Wer im HR-Bereich arbeitet, wählt diesen Beruf hauptsächlich wegen der menschlichen und sozialen Seite, nicht wegen der damit verbundenen administrativen Aufgaben (sonst wäre man ja in der Buchhaltung gelandet! 🙂 ).

Deshalb ist es schade, wenn engagierte Personalfachleute sich erschöpft und frustriert fühlen, insbesondere wegen des Mangels an Zeit und Ressourcen, die ihnen – falls vorhanden – die Arbeit sehr erleichtern würden. Und das Unternehmen würde natürlich an aller erster Stelle davon profitieren!

Die Lösung: Digitalisierung im HR-Bereich

Was kann getan werden, um die Personalverwaltung zu verschlanken und effizienter zu gestalten? Wie lässt sich die Verwaltung von Dokumenten im Unternehmen vereinfachen, umso mehr weil seit der Pandemie immer mehr Menschen im Homeoffice arbeiten? Eine der möglichen Lösungen ist ohne Frage die Digitalisierung, die durch die Coronapandemie noch beschleunigt wurde. So werden beispielsweise die elektronische Archivierung, digitale Rechnungen und elektronische Unterschriften deutlich stärker genutzt. Diese Entwicklung ist mittlerweile zu einem wesentlichen, ja sogar unverzichtbaren Bestandteil der digitalen Transformation geworden, und Unternehmen müssen sich anpassen, wenn sie der Konkurrenz nicht hinterherhinken wollen.

Es liegt im Interesse aller Unternehmen, ihre digitale Transformation erfolgreich abzuschliessen, um im Wettbewerb bestehen zu können. Die Digitalisierung ist ein grundlegender Schritt in diesem Prozess. In einem früheren Beitrag über die drei Schlüssel zur Digitalisierung (nur auf französisch) haben wir bereits die Elemente beschrieben, die auf keinen Fall vernachlässigt werden dürfen, wenn die Transformation ein Erfolg werden soll.
Die (nicht vollständige) Liste der Funktionen, die digitale Tools bei der Vereinfachung von HR-Prozessen berücksichtigen müssen, umfasst drei grosse Bereiche:
- Lohnabrechnung
- Verwaltung von Absenzen und Anwesenheiten
- Zusammenführung aller mit den Mitarbeitenden verbundenen Informationen an einem zentralen Ort
Beim Einsatz einer Software für diese Aufgaben (und im Idealfall wirklich nur einer Lösung für alle) würden diese drei Bereiche allein Arbeitseinsparungen und Effizienzsteigerungen ermöglichen, von denen das gesamte Unternehmen profitieren würde. Ganz zu schweigen von der Senkung des Papierverbrauchs, ein weiteres schlagkräftiges Argument für die Digitalisierung!

Die Vorteile der HR-Digitalisierung

Zugegeben: Hängeordner in verschlossenen Schränken sind wirklich unpraktisch! Gleiches gilt für auf einer lokalen Festplatte gespeicherte Ordner mit Dateien, die nie wirklich richtig geordnet wurden und deren Zugriffsberechtigungen nicht sicher geregelt sind. In Ihrem Unternehmen sieht die Sachlage hoffentlich schon ganz anders aus! Viele haben den Schritt zur Digitalisierung im HR-Bereich jedoch noch nicht gewagt und der Umstieg von Papier auf digitale Dokumente lässt viel zu lange auf sich warten. Dabei bietet die Digitalisierung so viele Vorteile! Hier sind unsere Favoriten:
- Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht die Zusammenführung aller wichtigen Informationen an einem zentralen Ort. So können das Unternehmen und die betreffenden Mitarbeitenden jederzeit zugreifen auf:
  - Arbeitsverträge
  - Lohnabrechnungen
  - Arztzeugnisse
  - Pflichtenhefte
  - Schreiben jeder Art
  - und vieles mehr
- Da diese Informationen in digitaler Form vorliegen, können sie jederzeit und überall von allen berechtigten Personen abgerufen werden. Auch Mitarbeitende können auf ihr Dossier zugreifen, wenn Sie Ihnen die Berechtigung dazu erteilen.
  Niemand muss mehr zwei Stockwerke höher zu Frank laufen, der erst den Schlüssel zum Schrank am Ende des Flurs herauskramen muss, um den stundenlang gesuchten vorletzten Lohnzettel hervorzuholen.
- Niemand muss mehr vor Ort sein, um die benötigten Dokumente einzusehen – und auch nicht, um sie zu drucken und den Mitarbeitenden in Papierform auszuhändigen. Dafür ist nicht nur unser Planet, sondern auch das Unternehmensbudget dankbar! Die Digitalisierung von Dokumenten bietet neben einem ökologischen auch einen ökonomischen Vorteil, denn damit lassen sich erhebliche Kostensenkungen erzielen. Wer kann das noch überbieten?
- Martina und ihren Kolleginnen und Kollegen in der Personalabteilung erleichtert die Digitalisierung von HR-Dokumenten – wie eingangs erwähnt – das Leben enorm. Eine effizientere administrative Personalverwaltung entlastet die HR-Verantwortlichen und spart wertvolle Zeit, die sie auf wichtigere Aufgaben verwenden können.
  Diese Zeitersparnis ist gleichbedeutend mit einer Produktivitätssteigerung – und wenn Ihre Personalverantwortlichen das Unternehmen verlassen, können sie alle notwendigen Dossiers nahtlos an ihre Nachfolgerinnen oder Nachfolger übergeben.
- HR-Digitalisierung bedeutet auch mehr Datensicherheit, denn ein gutes Dokumentenmanagementsystem gewährleistet eine sichere Speicherung, häufige Backups sowie unterschiedliche Zugriffsberechtigungen je nach Funktion im Unternehmen (Administrator vs. Mitarbeitender). Im Modul «Dokumentenmanagement» von tipee ist Sicherheit auf jeden Fall garantiert!
Lohnabrechnung mit einem Klick: Kein Problem mit tipee!

Die Lohnabrechnung ist für viele HR-Mitarbeitende eine der zeitraubendsten Aufgaben in ihrem Verantwortungsbereich. Alle Mitarbeitenden müssen einen Lohnzettel erhalten. Lohnabrechnungen in Papierform sind deshalb wirklich unpraktisch. Der Versand via E-Mail ist problematisch, da jedem einmal Fehler unterlaufen und E-Mails abgefangen werden können.
Deshalb ist in tipee eine Funktion inkludiert, die den Arbeitsalltag von Martina und ihren Kolleginnen und Kollegen wirklich grundlegend verändern kann: der automatische Versand von Lohnabrechnungen.

In tipee können alle Lohnabrechnungen aus dem Lohnprogramm importiert und mit einem Klick automatisch als Datei an die einzelnen Mitarbeitenden versendet werden.

Dazu müssen die Lohnabrechnungen auf Basis der Personalnummer importiert werden: Sie muss lediglich mit der Nummer im Lohnprogramm des Unternehmens identisch sein. Auf diese Weise ist die Lohnabrechnung sowohl im Verzeichnis des Personalverantwortlichen als auch im persönlichen Bereich des betreffenden Mitarbeitenden direkt in tipee sichtbar. Es ist sogar möglich, den Mitarbeitenden eine automatische Benachrichtigung zu senden, sobald das Dokument verfügbar ist.

Fazit

Die HR-Digitalisierung verschafft jedem KMU einen Wettbewerbsvorsprung und bietet zahlreiche Vorteile: Zeitersparnis, Produktivitätssteigerungen, eine effizientere Personalverwaltung und jederzeit sicheren Zugriff für alle berechtigten Personen. Gleichzeitig schont sie die Umwelt und das Budget. Zögern Sie nicht länger und wagen Sie jetzt den Schritt zur HR-Digitalisierung. Füllen Sie unser Kontaktformular aus. Wir antworten Ihnen umgehend und beraten Sie gerne im Detail.

*Martina arbeitet natürlich weder bei tipee … noch mit tipee
(aber manchmal träumt sie davon …).
September 13, 2021