Première certification d’utilisateurs de notre application tipee! Bravo à Florence, Karine, Cecile, Edwige et Thomas qui sont les premiers à avoir suivi, cette semaine, notre nouvelle formation de base tipee.
Chaque collaborateur·trice qui suit cette formation obtient une attestation confirmant qu’il·elle maitrise les notions fondamentales de la gestion du temps : planification, enregistrement des présences, suivi des absences, timbrage, demande de vacances, timesheet, etc.
Ca y est, nous venons de publier notre première vraie vidéo sur notre site tipee.ch !
Cela fait longtemps que nous voulions expliquer tipee en 1 minute. Une vidéo semblait être le meilleur moyen. Vite dit. Encore fallait-il le faire !
On a d’abord essayé en interne… en vain. La tête dans le guidon, on ne savait pas trop par quel bout commencer. Ni quel outil utiliser. Ni quel axe prendre. Bref, le projet n’avançait pas.
Logiquement, on a ensuite cherché un partenaire pour faire ça. Les prix élevés et le côté trop “corporate” nous ont directement refroidis.
Tout est question de personnes
Jusqu’à ce qu’un ami commun (merci à Christian Sinobas !) nous fasse découvrir Benoît Schmid (benohit.ch). Dont les bureaux se trouvent à moins de 200 mètres des nôtres !
Une première rencontre brûlante (c’était la canicule de juin !), quelques verres de jus bio et hop, il nous a pondu en quelques jours un scénario original et efficace. On a vite vu qu’il comprenait bien ce qu’on voulait et surtout les avantages de tipee. Ouf !
Après deux-trois aller-retours sur le scénario, Benoit et ses collègues ont commencé à créer la vidéo. Encore quelques petits ajustements et le tour était joué en moins de deux mois !
Ce fut bien moins douloureux, bien plus rapide et aussi moins cher que prévu. Tellement bien qu’on prévoit maintenant d’en faire d’autres, pour décrire nos modules ou certaines fonctionnalités spécifiques.
Comme toujours, tout est question d’humain. Dès qu’on rencontre les bonnes personnes, tout devient plus facile et plus agréable. Merci à Benoit et son équipe, pour cette bonne expérience !
Jean-Marc pour l’équipe tipee
PS : Vous l’aurez compris, on est content du résultat. Le côté léger et local est un parti pris qui nous plait bien, mais on ne sait pas comment cela sera perçu, ni si les gens nous prendront au sérieux. Alors, ça nous intéresse: et vous, que pensez-vous de notre vidéo ? Dites-le-nous sur notre chaîne youtube !
Soucieuse de préserver son savoir-faire et son développement lausannois, tipee a effectué les démarches afin de certifier ses activités 100% Suisse par un label officiel et reconnu.
Le label Swiss Made récompense les entreprises suisses qui s’engagent en faveur des valeurs typiquement helvétiques : qualité, sérieux, sécurité et fiabilité.
Swiss Label, symbolisé par une arbalète, est gage d’un travail suisse de précision. Il soutient la commercialisation de produits de qualité et dont au moins 70% du produit est fabriqué en Suisse.
C’est donc tout naturellement que tipee a reçu sa certification Swiss Label le lundi 17 juin 2019.
Et quelle ne fût pas notre surprise de découvrir que nous étions la 999ème société à être récompensée de ce label !
Guillaume Tell en personne nous a remis notre certification!
Dans son bureau, au fond d’un tiroir, notre collègue Jean-Luc cache un trésor qu’il conserve précieusement : des vieilles feuilles de pointage pour pointeuses mécaniques, dont le teint jaunâtre du papier révèle le côté indéniablement vintage. Ces vestiges du passé étaient des cadeaux que les premiers clients de tipee ont fait à Jean-Luc, qui, impatient de les montrer au reste de l’équipe, les a gardés en souvenir.
Pour un logiciel qui a un peu plus d’une dizaine d’années et qui, aujourd’hui, remplace plus souvent des fichiers Excel ou des logiciels vieillissants, c’est sans doute surprenant de penser qu’au tout début de son histoire en 2007, tipee détrônait encore des pointeuses mécaniques !
Il est vrai que la vitesse d’évolution des timbreuses, passées en l’espace de quelques années de premiers modèles mécaniques aux tablettes tactiles wifi actuelles, nous surprend. Mais souvenons-nous que, toujours en 2007, le premier iPhone sortait et bouleversait le marché des smartphones, en faisant de ces outils les produits de consommation de masse dont on peut difficilement se passer aujourd’hui.
Les nouvelles technologies connaissent une croissance exponentielle, avec un impact parfois déstabilisant, tant dans nos vies privées que dans le milieu professionnel.
Au cours des dernières années, nous avons souvent vu l’hésitation initiale des nouveaux utilisateurs de tipee laisser la place à la satisfaction de constater que, finalement, la transition n’avait pas été aussi compliquée que ce qu’ils craignaient au départ : de toute façon, les bénéfices de la digitalisation compensaient largement l’effort d’adaptation !
Après plusieurs centaines d’expériences concrètes depuis les débuts de tipee, nous avons pu remarquer que les projets de digitalisation les mieux réussis ont des fondements communs. Voici les 3 facteurs principaux qui, à notre avis, représentent des leviers importants de la transformation digitale :
1. Confier le projet à la bonne personne
Comme indiqué dans l’article de bilan.ch, le choix d’un bon porteur de projet reste une étape clé dans la réussite de tout projet de digitalisation. Souvent, pour tipee, il est nécessaire que plusieurs interlocuteurs soient impliqués : les ressources humaines, la comptabilité, les chefs d’équipe… Indépendamment de la complexité de l’initiative, il est primordial que la définition des rôles et des responsabilités soit bien claire pour tous : la gestion de projet sera simplifiée si on sait qui prend les décisions et dans quels délais…
2. Bien choisir les ambassadeurs du projet (sans oublier quelques réticents !)
Le projet de digitalisation avance bien : les objectifs sont définis, les responsabilités sont claires, le choix du prestataire a été fait, et le planning est respecté. Mais… comment fédérer les employés pour qu’ils acceptent facilement l’adoption d’une nouvelle solution informatique ? C’est la mission des ambassadeurs du projet : un rôle que certains adorent… et d’autres moins. Et pourtant, ils peuvent faire toute la différence, car l’avis d’un collègue peut être mieux reçu que celui de la direction. Avec pour objectif le partage d’informations et l’accompagnement des collègues pendant la mise en œuvre d’un projet digital, le profil d’un bon ambassadeur nécessite, entres autres, de savoir transmettre, d’avoir un bon relationnel, et de bénéficier d’un emploi du temps flexible.
Ceci dit, parfois la variété peut produire des fruits inattendus : si l’ouverture d’esprit et l’intérêt pour la nouveauté peuvent faire des bons ambassadeurs, notre expérience nous montre qu’il est également intéressant d’avoir un réticent/réfractaire parmi eux. Un des principaux freins face à l’adoption d’un nouvel outil informatique, c’est la crainte de ne pas arriver à le maîtriser. Un collègue moins jeune ou techniquement moins avancé parmi les ambassadeurs va naturellement challenger l’intérêt de la nouveauté, sans compter l’effet rassurant pour ceux qui, comme lui, auraient tendance à refuser le changement.
3. C’est compliqué de faire simple, mais ça aide !
Si le bilan de tous les cas concrets que nous avons eus avec tipee reste positif, on le doit certes à la façon dont les projets ont été gérés, mais aussi à l’outil lui-même et à la simplicité d’utilisation que nous nous efforçons de lui conférer, jour après jour, depuis plus de 12 ans. C’est un défi complexe, car tipee connaît une clientèle de taille et de domaines d’activité très variés : les compétences de ses utilisateurs sont extrêmement différentes, et notre ambition est de simplifier le quotidien de tous, même (et surtout !) de ceux qui ont une maturité informatique plus faible. Cette volonté fait de tipee un outil qui séduit ses utilisateurs dès leurs premières connexions, tout particulièrement (encore une fois) les réticents ! Le patron d’une entreprise de nettoyage avait longtemps hésité à passer à tipee, car il craignait que ses employés (d’âge et de langue maternelle variés) n’arrivent pas à se familiariser avec l’outil. Quel bonheur, au bout de quelques semaines, quand il nous a confié qu’il s’inquiétait pour rien car, finalement, ses employés «arrivent à se débrouiller dans tipee avec la même facilité que sur Facebook !».
Spécialiste de la digitalisation en Suisse Romande, depuis plus de 10 ans tipee accompagne les PME dans la mise en place de leur outil de gestion du temps et portail RH: gestion des absences, planification, enregistrement du temps de travail, badgeage, gestion des documents RH, etc.
Réservez une démonstration de l’application tipee par l’un de nos experts !
Aujourd’hui tipee est une application qui compte plus de 1’000 clients : plusieurs dizaines de milliers d’utilisateurs se connectent à son interface tous les jours. Elle fonctionne notamment dans de nombreuses entreprises et administrations publiques, faisant ainsi d’elle la référence en Suisse Romande.
Crésus et tipee vous invitent à découvrir leur solution commune sur le thème :
Enregistrement du temps de travail :
contrainte ou opportunité ?
Plannings, demandes d’absences, suivi des vacances, badgeuse ou timbrage sur smartphone, soldes en temps réel, rendez-vous sur le terrain, etc…
La gestion du temps de vos collaborateurs ne doit plus être un casse-tête. Fini les fichiers Excel et les documents papier, la solution se trouve dans Crésus et tipee !
Venez découvrir comment répondre aux nouvelles exigences du SECO tout en gérant vos équipes de manière plus efficace et agréable !
Jeudi 1er novembre Epsitec à la rue de Neuchâtel 32 à Yverdon-les-Bains
Lundi 5 novembre Chambre vaudoise du commerce et de l’industrie (CVCI), Avenue d’Ouchy 47 à Lausanne
Mardi 13 novembre Fédération des Entreprises Romandes (FER), Rue de Saint-Jean 98 à Genève
Agenda
Introduction : accueil, présentation des deux sociétés
Enregistrement du temps de travail : contrainte ou opportunité ? (ou comment répondre aux exigences du SECO)
Exemple concret avec tipee et Crésus :
Saisie d’un nouvel employé dans Crésus Partout et reprise dans tipee
Présentation de tipee : planification des missions et gestion des heures
Import des heures dans Crésus
Établissement des salaires dans Crésus, comptabilisation, paiement, transmission Swissdec
Création des bulletins salaires, envoi par mail et récupération dans tipee
Questions & réponses
Accueil / café dès 13h45, début du séminaire à 14h, fin vers 16h.
Prix du séminaire : CHF 50.- (HT) par participant.
Attention : nombre de places limité.
Inscrivez-vous dès aujourd’hui sur cresus.ch (avant le 29 octobre svp)
L’équipe tipee sera présente à la 109ème journée de l’union des communes vaudoises (UCV) ! Et vous ?
Cet évènement aura lieu le 9 Juin prochain à Bavois.
Depuis plus d’un siècle, l’UCV se positionne comme l’association faîtière chargée de défendre les intérêts des communes vaudoises envers les autorités et le public.
tipee est fier d’accompagner les communes vaudoises pour leur gestion du temps et la mise en place de leur solution RH depuis plus de 10 ans, et nous sommes heureux de participer à cet évènement.
Retrouvez-nous sur notre stand et profitez-en pour participer à la coupe des districts vaudois et défendre votre région ! On ne vous en dis pas plus pour l’instant…
En décembre 2013, le SECO a établi une nouvelle directive concernant l’enregistrement du temps de travail [1]. Il met l’accent sur la santé de l’employé, le respect des heures hebdomadaires, la durée du temps de travail et des pauses. En effet, dans une économie très tertiaire, les travailleurs effectuent des tâches dématérialisées qui peuvent être accomplies n’importe où et n’importe quand. Ceci laisse la place à des dépassements de temps de travail et un cumul, non visible, d’heures supplémentaires, s’il n’est pas transcrit de manière systématique. Est-ce que cette problématique peut trouver une réponse dans une timbreuse ?
Timbreuse : la solution ?
La timbreuse est un objet qui est bien connu dans le milieu de l’industrie et notamment dans l’horlogerie qui est un domaine ouvrier. Les vieilles timbreuses dans lesquelles on passe une feuille cartonnée, ce n’est pas très sexy, non ? Heureusement les timbreuses ont bien évolué !
Le SECO souhaiterait-il que les PME adoptent un tel système ? Il ne semble pas que cela soit le cas. Néanmoins, il propose un outil permettant de référencer ces heures. Comme pour beaucoup de choses, il y a les “pour” et les “contre”, surtout dans un pays neutre comme la Suisse.
La transparence des timbreuses
Selon les organisations, le personnel ne sait pas forcément combien d’heures il effectue réellement. Il suit en général son horaire habituel et prend les vacances auxquelles il a droit. Souvent, et cela arrive plus souvent que le pense l’employeur, l’employé reste plus longtemps pour terminer un travail demandé par son patron. Parfois, il part plus tôt car il a un rendez-vous. Toutes ces minutes en plus ou en moins à qui profitent-elles? Est-ce que le fait de timbrer avantage ou désavantage les employés ou les employeurs ?
Du moment que la timbreuse est en place, toutes les minutes comptent. L’employé et l’employeur sont alignés dans la gestion du temps. Une fois ces soldes rendus transparents par un décompte quotidien, il se trouve que l’employé a souvent des heures à rattraper.
Et les anti-timbreuses alors ?
Pour les anti-timbreuses, le pointage induit souvent une notion de surveillance, contrôle ou “flicage”. Les employés voient donc cela comme un manque de confiance de l’employeur. Il arrive même que cela provoque de la démotivation. En effet, avant, comme mentionné ci-dessus, l’employé restait volontiers plus longtemps, sans compter ses heures. Dans ce cas, il semble que le fait d’introduire le timbrage rend l’employé moins d’accord de “donner” des heures car chaque minute est maintenant comptabilisée. Est-ce vraiment nuisible et pour qui ? Les employeurs ont avec ce système une vue plus claire. Ils peuvent voir certains éléments qui pourraient mettre en évidence des dysfonctionnements dans la gestion des plannings ou des employés.
La solution : une bonne communication
La question du timbrage ne peut pas trouver de consensus. La vision de l’employé ne peut pas toujours rejoindre celle de l’employeur. Les motivations et les objectifs lors de la mise en place d’une timbreuse ne sont pas les mêmes pour tous. Il est donc important de bien informer les employés dans la mise en place d’un tel système. Si la communication fonctionne, il n’y a pas de raison que la timbreuse soit mal reçue…
La réponse n’est pas dans la loi ! Toute entreprise se pose (et nous pose), tôt ou tard, la question suivante : faut-il mettre en place une timbreuse ?
Certains pensent que les nouvelles dispositions légales [1] imposent l’utilisation d’une timbreuse pour saisir les heures de travail (faux!), d’autres ignorent complètement l’existence de cette loi, et d’autres pour finir, sont bien au courant mais… ils n’en font pas une priorité.
Tout d’abord, profitons de cette occasion pour préciser que la loi n’impose pas de faire recours à une solution automatique pour relever les heures : un simple fichier excel, voir même un relevé papier, pourrait très bien le faire aussi! Cependant, l’utilisation d’une application pour la saisie des temps se révèle souvent extrêmement utile. Noon seulement en cas de contrôle, mais surtout pour optimiser la gestion de cette tâche souvent chronophage et compliquée.
Si bien choisies, ces applications peuvent permettre à l’entreprise de faire d’une obligation légale une réelle opportunité de gagner du temps, mieux communiquer et améliorer la productivité.
Quel conseil donner à ceux qui se posent la question « faut-il mettre en place une timbreuse ? ».
La réponse n’est pas dans la loi : elle est dans les différents cas de figure qui peuvent se présenter, et pour cela il n’y a pas de règle. il nous arrive d’avoir des clients qui ont moins de 10 collaborateurs et qui nous demandent d’installer une timbreuse. Et nous avons des clients avec plusieurs centaines d’employés mais qui préfèrent choisir l’option « tipee sans timbreuse ». Ceci est possible car notre application permet de se conformer à la loi sur l’enregistrement du temps de travail. Et tout cela sans devoir obligatoirement installer une timbreuse.
L’intelligence de tipee repose dans l’application même. La saisie des temps étant possible soit en combinaison avec un outil de timbrage soit directement se connectant à l’application. Ce sont nos clients qui choisissent, en fonction de leurs besoins spécifiques [2].
Voici quelques exemples de cas concrets :
Un de nos clients n’a que 5 collaborateurs, mais ils font la navette entre deux points de vente. Malgré la taille modeste de l’entreprise, cela suffit déjà à compliquer la gestion des plannings et le suivi des présences et absences des collaborateurs. Cela a amené le gérant choisir l’option « tipee avec timbreuse » pour se simplifier la vie. Ainsi, tipee et la timbreuse font le boulot, et lui… il peut enfin consacrer son temps à des tâches bien plus importantes !
Un autre de nos clients a un effectif de 300 collaborateurs. Ils travaillent constamment devant leurs ordinateurs et ont tous (ou presque) les mêmes horaires de travail. Le besoin n’est pas de planifier les équipes, mais plutôt de gérer les absences, les temps partiels, les changement de taux… Les horaires des collaborateurs peuvent être saisies à l’avance et et modifiées uniquement en cas de variations. Si le collaborateur reste travailler au delà de l’horaire prévu, s’il est absent pour maladie…
La solution : un conseil personnalisé et une application adaptée
En conclusion, la pointeuse peut être l’idéal pour certains domaines d’activités, mais pas forcément pour d’autres. Une partie fondamentale de notre travail consiste à conseiller les clients en étant très à l’écoute de leurs besoins, avant de pouvoir déterminer la meilleure stratégie à adopter en fonction de leurs besoin et de leurs objectifs.
