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Tag: Gestion du temps

  • Pourquoi et comment s’adapter au nouveau travail flexible sans tarder ?

    Pourquoi et comment s’adapter au nouveau travail flexible sans tarder ?

    Que devez-vous savoir au sujet du travail flexible ?

    Si le monde entier a été complètement bouleversé par la crise sanitaire, l’univers du travail ne fait pas exception. Avant la crise sanitaire, les entreprises initialement réfractaires au travail à distance étaient nombreuses. Pendant le confinement, beaucoup d’entre elles s’y sont essayées et elles se déclarent séduites par cette nouvelle pratique encore aujourd’hui: force est de constater que la productivité ne baisse pas, bien au contraire!

    Cependant, pour gérer au mieux les aspects administratifs et organisationnels du travail à distance, un outil moderne est indispensable. La flexibilité induite par ces nouvelles façons de travailler n’est pas possible – ni souhaitée – pour tout le monde, tout dépend du secteur d’activité. Mais les entreprises qui le peuvent doivent s’équiper et se moderniser, car le travail à distance sera encore plus perturbant que ce que nous avons connu jusqu’ici, selon les experts. Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi.

    Le travail à distance devient bien plus qu’une option

    “Mon bureau c’est ma chambre, pour le moment”: c’est comme ça que Shannon Hardy, Vice-présidente du travail flexible chez LinkedIn, décrit son “lieu” de travail sur son profil sur le réseau social.

    LinkedIn n’est pas le seul géant américain de la Tech à avoir ouvert, dans les 12 derniers mois, un poste spécialement dédié à la gestion du travail à distance. C’est le cas, entre autres, pour Annie Dean, directrice du télétravail chez Meta, et Terry Tran, cheffe du “virtual first” chez Dropbox.

    En effet, une des conséquences de la pandémie est sans doute l’accélération de la diffusion du travail à distance, et ce, pas qu’aux États-Unis ! En Suisse, cette nouvelle façon de travailler a bien pris pied aussi, y compris dans les secteurs d’activités initialement moins favorables, comme on le voit dans la fonction publique. À l’État de Fribourg, par exemple, avant la pandémie, les fonctionnaires en télétravail étaient 220, contre 1 170 à vouloir continuer une fois la pandémie passée.

    L’économiste du travail Adam Ozimek prévoit que la prochaine phase du travail à distance aura davantage de répercussions sur les entreprises, et que cela transformera les économies. Il ne s’agira pas seulement de permettre aux salariés de travailler à distance: les entreprises réviseront leurs politiques et leur culture d’entreprise pour s’adapter aux nouveaux modèles de travail flexible. 

    Selon l’économiste, aujourd’hui une grande quantité d’informations et de connaissances d’une entreprise, son «know-how» se transmettent oralement et de façon informelle. L’un des plus grands changements stratégiques que les entreprises vont devoir opérer consiste à formaliser davantage les connaissances et les processus, afin de ne plus avoir à s’appuyer sur la tradition orale de l’entreprise pour transmettre les connaissances essentielles.

    Pour ce faire, il devient indispensable d’adopter une application simple qui centralise les informations et les rend accessibles partout et en tout temps.

    infographies the future of work
    Image: Visual Capitalist / Pwc – Les nouvelles façons de travailler entraînent de nombreux changements

    Pourquoi les nouvelles manières de travailler s’imposent-elles autant ?

    Travailler autrement implique tout d’abord de changer de mentalités et d’habitudes. Voici un exemple: avant le vote de septembre 2020, le congé paternité en Suisse n’existait pas dans le droit fédéral. À la naissance d’un enfant, les pères pouvaient demander un jour de congé usuel, tout comme lors d’un déménagement. Après le vote, le congé paternité est passé à 2 semaines. Et puisque les mœurs évoluent, les hommes souhaitent s’impliquer davantage dans la vie de famille, même après: la flexibilité du travail à distance permet de le faire!

    Cela n’est qu’un des avantages qui motivent les collaborateurs et les collaboratrices à faire du télétravail:

    • Ils se passent volontiers des bouchons sur les routes ainsi que des heures de transport;
    • Le temps gagné est utilisé pour partager des moments en famille, accompagner les enfants à l’école, pratiquer du sport…;
    • Ils apprécient la flexibilité qui leur permet de travailler depuis n’importe où, y compris leur résidence secondaire;
    • Les interruptions diminuent, la concentration augmente.

    Les salariés ne sont pas les seuls à bénéficier des avantages du travail à distance, les entreprises y sont gagnantes aussi:

    • La perspective de limiter les frais de location des surfaces est un argument important;
    • Les employés sont plus motivés, et cela a un impact positif sur les objectifs et les résultats de l’entreprise;
    • L’absentéisme baisse;
    • La flexibilité offerte par ces nouvelles formes de travail permet d’attirer des professionnels compétents et talentueux qui accordent de l’importance à cet aspect, au point de faire de cet avantage un critère essentiel dans le choix de leur emploi.

    Télétravail : un bon outil est indispensable pour gérer l’administratif

    Quelles que soient les raisons de travailler à distance, ces nouvelles habitudes impliquent des contraintes administratives importantes. C’est pourquoi une bonne application pour la gestion du temps et du personnel est essentielle et peut être facilement rentabilisée, car elle permet de gagner en temps et en efficacité.

    La Suisse a la particularité d’avoir un taux de temps partiels très élevé. Rien que ça, c’est suffisant pour donner des maux de tête aux RH peu ou mal équipés. Pensons par exemple au calcul des jours de congé, qui se complique parfois si le salarié demande de changer de taux d’activité en cours d’année… En cas de télétravail, de nouvelles problématiques peuvent s’ajouter: comment prévoir des séances en étant sûr qu’elles ne tombent pas le jour de congé du collaborateur ou de la collaboratrice à temps partiel? Peut-on imposer un modèle d’horaire fixe comme auparavant?

    Chez tipee, nous précisons dès le premier entretien d’embauche que le changement de taux d’activité en cours d’année ne pose aucun problème: notre application tipee recalcule le solde des congés des employés dès qu’on modifie leur taux d’activité. Pas seulement: il nous permet aussi de savoir quels sont les collaborateurs et les collaboratrices actifs chaque jour, directement dans l’application, pour davantage de transparence et d’efficacité pour tous.

    Une autre particularité du travail à distance, c’est que les entreprises ont tendance à réduire la surface des bureaux pour limiter les frais de location, ce qui fait partie des avantages que les employeurs apprécient dans ces nouvelles façons de travailler. Il arrive donc que le nombre de bureaux et de places de parc soit inférieur au nombre de salariés de la boîte: d’où l’intérêt de disposer d’un outil permettant la réservation de ces espaces communs facilement, pour gagner du temps et éviter toute prise de tête!

    Simplifier l’enregistrement du temps de travail, obligatoire en Suisse pour la grande majorité des entreprises, est un autre point important à prendre en considération. Avec une application hébergée dans le cloud, comme c’est le cas pour tipee, les salariés sont libres de noter leurs heures comme bon leur semble: à travers la badgeuse, le smartphone, ou même leur propre ordinateur, pour les entreprises fans du BYOD ou “Bring Your Own Device”. Il s’agit de proposer aux employés, avec leur accord (et au besoin en l’indiquant dans le contrat de travail), d’utiliser leurs propres outils informatiques pour travailler (smartphone, ordinateur…). Une tendance qui s’affirme de plus en plus avec la généralisation du télétravail!

    Comment garder un bon équilibre entre vie privée et vie professionnelle en télétravail

    Comme nous venons de l’évoquer, une des raisons pour laquelle les salariés aiment le travail à distance, c’est la flexibilité. Qui dit flexibilité, dit gestion du temps de travail plus autonome, meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle, et donc plus de motivation et de productivité (ce qui plaît beaucoup aux entreprises, ça va sans dire). Un collaborateur peut décider de commencer sa journée à 6 heures du matin et de finir à 15 heures, pour dédier le reste du temps à son hobby ou à sa famille. Ou bien, il peut choisir de faire ses courses à 14 heures, plutôt qu’en heure de pointe après le travail.

    Un logiciel de gestion du temps permet de saisir ses horaires facilement, y compris les pauses, afin de savoir toujours où l’on en est dans sa journée de travail, et faire en sorte qu’elle ne soit ni trop courte ni trop longue. Ainsi, on s’assure de respecter le cadre juridique de la loi du travail, et on évite tout risque en cas de contrôle.

    Le fameux équilibre entre vie privée et vie professionnelle, donc, devient très personnel: le “worklife balance” semble céder la place au “working blend”, un mélange des deux qui séduit à la fois les employeurs et les salariés. Cette nouvelle tendance s’appuie sur une organisation impeccable, rendue possible grâce à une application conçue pour se simplifier la vie au travail.

    Moderniser son entreprise pour accueillir les révolutions futures

    Mais faciliter le travail à distance n’est pas la seule raison pour équiper son entreprise d’un outil moderne. Il faut également prendre en considération le fait qu’aujourd’hui, nos maisons débordent d’équipements de nouvelle génération: Internet très haut débit, services de vidéo à la demande, assistants vocaux, système domotique… Retourner au travail le lundi et avoir à utiliser un vieux programme comptable daté, voilà qui risque inévitablement de nous plonger dans le passé!

    Se moderniser devient donc un impératif pour les entreprises, pour rester dans l’air du temps, certes, mais surtout pour avoir un avantage compétitif indispensable pour:

    • Gagner en temps et en efficacité;
    • Attirer et retenir les talents;
    • Se préparer aux révolutions futures.

    Conclusion

    Dans cet article, nous avons passé en revue les changements liés aux nouvelles façons de travailler (présentes et futures!). Le constat est le suivant:

    • Le télétravail séduit davantage d’entreprises et de salariés;
    • La flexibilité rend plus fluides les limites entre vie professionnelle et vie privée;
    • La gestion simplifiée du travail à distance devient un critère important dans les recrutements;
    • Le gain de temps permet de rentabiliser rapidement tout investissement dans une application pour simplifier la gestion des équipes en présence et à distance.

    Vous êtes ouvert au travail à distance, et vous aimeriez que tipee vous accompagne dans la modernisation de votre entreprise? N’hésitez pas à nous contacter pour nous poser toutes vos questions, nous serons ravis de pouvoir vous aider!

  • Méthodes de saisie du temps de travail : bien choisir en fonction de vos besoins

    Méthodes de saisie du temps de travail : bien choisir en fonction de vos besoins

    Saviez-vous qu’il existe plusieurs façons d’enregistrer le temps de travail de vos collaborateurs et collaboratrices ? Il est même possible de changer d’avis en cours de route ! Par exemple, si votre entreprise ou les modes de travail évoluent, et que votre premier choix n’est plus adapté à vos besoins.

    Dans cet article, nous allons passer en revue les différentes possibilités qu’un bon outil de gestion des horaires devrait offrir. Ainsi, vous trouverez toutes les réponses à vos questions, et vous ferez le meilleur choix possible pour vous et pour vos équipes.

    Optez pour un outil de gestion du temps de travail flexible

    Notre métier nous permet de côtoyer beaucoup d’entreprises qui souhaitent améliorer la saisie du temps de travail de leurs collaborateurs et collaboratrices. Et ce, pas seulement parce que l’enregistrement du temps est une obligation légale en Suisse ! Très souvent, les dirigeantes et dirigeants d’entreprise sont animés par une vraie volonté de simplifier la gestion du temps de travail, au bénéfice de tous leurs collaborateurs et collaboratrices, ainsi que de l’entreprise.

    Pourtant, lors de notre première rencontre, les clients nous confient souvent avoir hésité à se pencher sur la recherche d’un outil pour la saisie du temps de travail. Ils étaient persuadés que la solution vraiment adaptée à leur besoin n’existait pas. C’est faux ! Non seulement il existe plusieurs façons de gérer le temps de travail en entreprise, mais il est également possible de changer d’avis en cours de route, si besoin est. Seule condition ? Choisir, dès le départ, un outil de gestion du temps flexible offrant plusieurs options pour la saisie des horaires de travail.

    Saisie du temps de travail : 4 modalités en fonction de vos besoins

    Mais alors, comment savoir si un logiciel pour la gestion du temps est vraiment bon ? La réponse est simple : l’outil idéal pour la saisie des heures doit être avant tout flexible, et offrir plusieurs manières de saisir le temps. Chaque entreprise est susceptible de devoir modifier sa façon de travailler et ne devrait pas se sentir limitée par un outil qui, au contraire, devrait simplifier la vie de tout le monde, et pas la compliquer !

    Pour rappel, la loi OLT 1 impose de suivre les présences et absences de tous les collaborateurs, y compris les temps de pause. Voici donc les 4 manières de saisie le temps de travail qu’un outil efficace devrait vous offrir :

    1. Le timbrage systématique physique (c’est-à-dire via une timbreuse/badgeuse)
    2. Le timbrage systématique via l’application (sur smartphone, tablette ou ordinateur)
    3. La saisie manuelle
    4. Le planifié qui devient l’effectif

    Pour vous donner un ordre d’idée, la plupart des clients tipee préfèrent le timbrage systématique : 70%, contre 25% qui choisissent l’option n.4 (avec gestion des exceptions) comme principale manière pour saisir les heures. Le restant 5% optent enfin pour la saisie manuelle.

    Comment savoir quelle est l’option qui est faite pour vous ? Il faut savoir que tout dépend de votre métier, de votre façon de travailler et de vos attentes. Nous pouvons vous garantir que tous les cas de figure existent : parfois, certaines entreprises vont avoir besoin d’une combinaison de ces options pour répondre aux différents besoins de leurs équipes. Ce qui ne veut pas dire que toutes les entreprises ont besoin des 4 modalités pour saisir le temps de travail. Un bon fournisseur devrait être en mesure de vous conseiller sur la base de son expérience, mais sans oublier que vous avez le dernier mot : libre à vous d’opter pour l’option qui vous convient le plus !

    Passons maintenant plus en détail aux spécificités de chaque modalité de saisie du temps.

    1. Le timbrage systématique physique : simple, juste, précis

    Le timbrage systématique physique consiste à enregistrer ses heures via une timbreuse murale. Dans le cas de tipee – l’outil que nous connaissons le mieux – il suffit de passer un badge, une carte RFID ou même son téléphone. Pas besoin d’indiquer s’il s’agit de l’arrivée ou de la sortie, la timbreuse étant connectée au logiciel, elle sait automatiquement si le collaborateur devrait/souhaite timbrer une entrée ou un départ.

    Vous aimeriez faire de la saisie du temps de travail une opportunité, au lieu de le vivre comme une contrainte ? Avec le timbrage systématique, vous allez beaucoup plus loin que le simple respect de la loi. Dès que le collaborateur badge, son solde est automatiquement mis à jour dans le logiciel : plus besoin d’aller voir le responsable RH pour connaître son solde de congés, tout est clairement visible dans l’application, à tout moment !

    Les plus du timbrage systématique physique :

    1. C’est le moyen le plus facile et rapide de répondre à la loi
    2. C’est précis et juste, à la seconde près !
    3. C’est clair pour tout le monde, employeur et employés
    4. Ça permet de responsabiliser le collaborateur, tout en libérant le responsable
    5. Ça permet d’avoir son solde à jour, tout le temps

    Les domaines d’activités qui préfèrent le timbrage systématique sont : l’industrie, certains services dans les administrations communales, le pré/parascolaire (chez les grands), le commerce de détail, la santé (cabinets médicaux ou vétérinaires), le social, etc.

    2. Le timbrage systématique via l’application ou le smartphone : une timbreuse dans la poche

    Cette deuxième modalité peut être utilisée en complément de la précédente, ou indépendamment. Votre employé part en rendez-vous client, et termine à l’heure de rentrer à la maison ? Elle peut badger son arrivée via la timbreuse physique en arrivant au bureau, et notifier depuis son smartphone sa sortie du rendez-vous.
    Votre typologie de métier amène vos employés à travailler ailleurs qu’au bureau ? Dans ce cas, inutile d’avoir une timbreuse physique : un outil de gestion du temps flexible vous permettra d’effectuer la saisie des heures depuis un smartphone, comme si vos collaborateurs et collaboratrices avaient toujours une timbreuse dans la poche !

    Quels sont les avantages du timbrage systématique via l’application ou le smartphone ?

    • Tout ce que nous avons évoqué plus haut concernant le timbrage physique (rapide, précis, clair…)
    • C’est l’idéal pour les employés qui sont sur le terrain (via smartphone)
    • Ça s’adapte parfaitement en cas de télétravail (via smartphone ou ordinateur)
    • Si souhaitée, la géolocalisation du timbrage est possible

    Les domaines d’activité qui optent pour le timbrage systématique via l’application ou le smartphone sont : la construction, le bâtiment, les artisans, les travaux de voirie, les conciergeries, les entreprises de nettoyage, les métiers qui impliquent des déplacements, ou encore les personnes en télétravail.

    3. La saisie manuelle : parfaite pour les rattrapages

    Un collaborateur a oublié de timbrer à son arrivée ? Pas de panique ! Une bonne application devrait offrir la possibilité de saisir les heures manuellement en cas d’oubli.

    Cette méthode peut être utilisée de façon systématique bien sûr, mais, pour être tout à fait transparents avec vous, ce serait aussi contraignant que le remplissage d’une feuille Excel… Alors que, si on décide de s’équiper d’un outil pour la gestion du temps, c’est justement pour rendre cette tâche plus pratique et moins chronophage.

    Il faut surtout éviter que les collaborateurs oublient de saisir leurs heures, et n’y pensent qu’une fois par semaine. Le risque d’imprécisions et d’oublis risque d’être élevé, sans compter que le solde ne sera pas à jour tant que l’enregistrement des heures de travail n’aura pas été fait !

    La saisie manuelle systématique est souvent transitoire : les clients qui souhaitent remplacer les fiches Excel l’adoptent avant la mise en place d’un enregistrement systématique.

    4. Le planifié qui devient l’effectif : idéal pour les horaires fixes

    Qu’entendons-nous par là ? C’est simple : parmi les différentes options, un bon outil pour la gestion du temps devrait permettre de planifier manuellement les horaires des collaborateurs et collaboratrices. Prenons l’exemple du personnel administratif : les horaires de travail ne varient pratiquement pas, on pourrait donc se passer du timbrage physique et le remplacer par des horaires planifiés. Dans ce cas, la saisie manuelle interviendra uniquement pour gérer les exceptions, c’est-à-dire modifier l’horaire planifié pour qu’il reflète la réalité. Ce dernier point est d’ailleurs très important, car en cas de contrôle, un horaire sans exception pourrait attirer l’attention de l’inspection du travail.
    Cette méthode est valable si les employés respectent leurs horaires de travail, et le degré de justesse n’est évidemment pas le même que celui du timbrage systématique via timbreuse, smartphone, ordinateur ou tablette.

    Les secteurs d’activité qui préfèrent cette modalité ? le personnel administratif, l’administration communale, pré/parascolaire (petites structures).

    Conclusion
    L’enregistrement du temps de travail est une obligation en Suisse, mais le choix de l’outil pour se conformer à la loi reste une prérogative de l’entreprise. Opter pour une application dédiée à la gestion du temps permet de faire de cette obligation une opportunité pour gagner en temps et en efficacité. Avec un outil flexible, on peut tout faire, y compris choisir la modalité de saisir le temps de travail qui satisfait au mieux les attentes de l’entreprise. Mais aussi, changer d’avis en cours de route si les besoins ou les façons de travailler évoluent.

    Vous avez des questions concernant les 4 manières de saisir le temps de travail dans tipee ? Contactez-nous sans tarder !



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  • Découvrez les différentes facettes de l’enregistrement du temps de travail

    Découvrez les différentes facettes de l’enregistrement du temps de travail

    Enfin un guide clair (et ludique !) sur l’enregistrement du temps de travail en Suisse

    Suis-je obligé d’enregistrer les heures de mes collaborateurs et collaboratrices ? Que risque l’employeur en cas de contrôle ? Y a-t-il des exceptions à la loi sur le travail ? Voici une liste non exhaustive des questions qu’on nous pose souvent. Certains ignorent qu’en Suisse, une loi oblige à enregistrer la durée de travail de ses employés. Beaucoup attendent de faire l’objet d’un contrôle avant de s’interroger. C’est pourquoi tipee réunit toutes, mais vraiment toutes les informations relatives à l’article 46 de la loi sur le travail (LTr) dans un “Guide de l’enregistrement du temps de travail en Suisse”. Un document que toutes les entreprises suisses devraient consulter, indépendamment de leur taille ou secteur d’activité. Dans cet article, nous allons vous expliquer pourquoi.

    “Billets, s’il vous plaît !”

    Un matin de mai 2008 ça sonne chez tipee. Hélas, ce n’est ni le facteur, ni un client qui nous rend visite, ni même un collègue ayant oublié de prendre ses clés ce matin.

    C’est le Service de l’emploi (SDE), l’organe chargé des contrôles en entreprise dans le canton de Vaud. Après quelques secondes de stupeur (que vous nous accorderez), voici que rentrent dans nos locaux un homme et une femme, l’air cordial mais suffisamment sérieux pour ne pas donner envie de trop faire de blagues. Ils nous expliquent qu’ils viennent nous voir pour un contrôle de routine. Et en effet, pendant la petite heure qui suit (ou était-ce plus long ? La mémoire trahit en situation de stress), ils demandent entre autres à vérifier :

    • la liste des collaborateurs et collaboratrices actuellement actifs dans l’entreprise
    • la liste des heures travaillées le mois passé et en novembre de l’année dernière
    • comment nos employés saisissent leurs heures
    • combien d’heures chacun d’entre eux effectuent par mois

    Nous connaissons très bien le rôle du SDE (et de son homologue dans chaque autre canton, par exemple le genevois OCIRT, Office cantonal de l’inspection et des relations du travail). Et nous sommes certains d’avoir tout ce qu’il faut, car l’enregistrement du temps de travail est le cœur de notre métier depuis plus de 15 ans. Malgré ça, les êtres humains que nous sommes ne peuvent pas s’empêcher de revivre la sensation qu’on a quand le contrôleur monte dans le bus : même si on sait pertinemment qu’on a notre ticket et qu’il n’y a aucune raison de s’inquiéter, un léger malaise remonte, et ne disparaît que quand le contrôleur valide notre ticket et nous fait signe que tout va bien.

    Nous ne sommes pas les seuls, car nos clients qui ont été contrôlés nous ont confirmé avoir ressenti de l’angoisse, même si, au fond d’eux, ils savaient être dans les règles. Quant à ceux qui ne le sont pas au moment du contrôle (et qui appellent tipee dans la foulée dès que le SDE quitte leur bureau…), et bien, pour eux c’est encore moins drôle, car ils savent qu’ils ont un délai bien précis pour faire le nécessaire, avant la prochaine visite qui aura lieu entre 1 et 3 mois plus tard.

    Loi sur la gestion du temps de travail en Suisse : les fondamentaux

    Comme nous vous l’expliquons dans notre guide, même si certains employeurs ne sont pas au courant ou n’en connaissent pas les détails, l’obligation légale d’enregistrer la durée du temps de travail existe en Suisse depuis 1966. Il s’agit de l’art. 46 de la loi sur le travail (LTr), très bien détaillée par le SECO. Son objectif est d’assurer la protection des collaborateurs et collaboratrices, en garantissant le respect de la durée du travail et des temps de repos.

    La ltr donne les possibilités suivantes :

    • L’enregistrement systématique de la durée du travail, qui est le régime de base applicable à tous les travailleurs
    • L’enregistrement simplifié, qui consiste à limiter l’enregistrement au total des heures travaillées (une seule valeur cumulée par jour)
    • La renonciation à l’enregistrement de la durée du travail.

    En effet, chaque employeur a l’obligation légale de documenter le temps de travail journalier et hebdomadaire de ses employés, y compris le travail compensatoire et supplémentaire, ainsi que les pauses d’une demi-heure et plus (art. 73 OLT 1). De plus, l’employeur doit décompter les jours de repos du travailleur, qu’ils soient hebdomadaires ou compensatoires.

    L’enregistrement simplifié et la renonciation ont été adoptés par le Conseil Fédéral en 2016, afin de s’adapter à un marché du travail en constante évolution. Télétravail, temps partiel… la flexibilité de plus en plus présente dans le milieu professionnel d’aujourd’hui rendait contraignante la correcte application de la loi sur le travail en Suisse. Étant donné qu’il est nécessaire de disposer de 5 conditions cumulées (clairement détaillées dans notre guide) pour s’affranchir de cet enregistrement, seulement quelques pourcents des travailleurs suisses n’ont pas l’obligation d’enregistrer leurs heures. A noter que seules les CCT de La Poste et des banques prévoient la possibilité de renoncer.

    La bonne nouvelle c’est que, loin d’être vécu comme une contrainte, le calcul des heures travaillées vise avant tout à éviter les excès. Et à protéger la santé des collaborateurs, un thème d’autant plus important depuis le début de
    la pandémie.

    L’enregistrement du temps de travail pour protéger la santé des travailleurs

    Force est de constater que, confinés ou non,le télétravail et les horaires flexibles continuent à avoir la cote. Le modèle “mixte”, dans lequel chaque semaine alternerait des jours de présence et des jours de travail à distance, semble recueillir les faveurs des collaborateurs et collaboratrices, mais aussi des employeurs. Pourtant, il devient parfois difficile de laisser au bureau les soucis liés au travail, surtout quand le bureau se situe à deux pas de sa cuisine ou de sa chambre à coucher. Dès lors que la frontière entre vie privée et vie professionnelle s’assouplit, la protection de la santé du travailleur devient plus nécessaire que jamais, pour éviter des risques importants comme le stress et le burn-out. Si ces phénomènes nuisent premièrement à l’employé, leurs répercussions s’étendent souvent à toute l’entreprise, avec des pertes économiques considérables. D’où l’importance de faire de la prévention, notamment en s’assurant que les collaborateurs ne travaillent pas les week-ends et les jours fériés, et qu’ils ne dépassent pas le nombre d’heures autorisées par l’entreprise ou par la convention collective de travail.

    Pour ce faire, l’employeur doit s’assurer que chaque collaborateur et collaboratrice enregistre son temps de travail. Peu importe la forme, l’important c’est de pouvoir disposer de ces informations en cas de contrôle car, même si la tâche est déléguée aux employés, son exécution reste une responsabilité de l’employeur. C’est donc lui qui sera jugé responsable en cas de faute.

    Consultez notre guide pour tout savoir sur les sanctions prévues en cas de non-respect de la loi,
    et comment les éviter.


    Voir le guide

    Calcul du nombre d’heures travaillées par mois : comment s’y prendre ?

    Si la loi sur le travail en Suisse indique très clairement qui doit et ne doit pas enregistrer ses heures, elle laisse la liberté de choisir comment le faire: l’important, c’est le résultat ! Techniquement donc, une feuille Excel pourrait très bien faire l’affaire (même chose pour le bon vieux bout de papier, pour les plus nostalgiques).

    Et si vous faisiez de cette obligation légale une opportunité ? En effet, s’équiper d’un outil pour la gestion du temps de travail comme tipee présente de nombreux avantages :

    • Pour l’employeur : l’enregistrement via une timbreuse ou une application sur ordinateur/smartphone/tablette donne à tout moment une vision claire des heures travaillées. Ce système permet également de centraliser et partager l’information (présences, absences, plannings, timbrages, vacances, statistiques…)
    • Pour le collaborateur : timbrer (physiquement ou informatiquement) permet enfin d’avoir son solde d’heures et de vacances à jour. Pas seulement : au-delà du sentiment d’équité que ça apporte au sein de l’entreprise, c’est aussi un moyen pratique pour protéger sa santé au travail, en veillant à ne pas dépasser la durée de travail autorisée, et à respecter les pauses et les périodes de repos.

    Au-delà de la saisie des heures, une bonne application pour la gestion du temps de travail devient vite indispensable pour les entreprises qui l’utilisent. C’est ce que nous a raconté récemment notre client Malik Khalfi, CEO de Be-cash :

    “Ne plus travailler avec tipee serait comme la fin du tapis roulant à l’aéroport, il y aurait un choc en interne, parce que revenir à une feuille Excel ou à une gestion différente serait très compliqué”.

    Conclusion

    Pour résumer, à moins de faire partie des quelques sociétés pouvant renoncer à cette obligation, toute entreprise suisse doit se conformer au respect de l’art. 46 de la loi sur le travail (LTr), qui oblige à l’enregistrement du temps de travail de ses collaborateurs et collaboratrices. Mais alors, dans quel cadre ? Savez-vous si votre entreprise peut bénéficier de l’enregistrement simplifié, ou si vous devez suivre le régime de base, celui de l’enregistrement systématique de la durée du travail ?

    Vous vous en doutez, ce fameux matin du mois de mai 2008, le contrôle de l’inspection du travail s’est très bien passé chez tipee. C’est la moindre des choses, nous maîtrisons cette loi et ses exceptions du bout des doigts. Et vous ? Êtes-vous prêt·es à mettre vos connaissances à l’épreuve ? Voici ce que nous vous conseillons de faire dès maintenant :

    • Téléchargez notre Guide de l’enregistrement du temps de travail (vous verrez, il est ludique et fidèle à la devise de tipee: simple et efficace !)
    • Après avoir lu le guide, passez le quiz à la fin du document (pourquoi pas en vous défiant entre collègues pour rajouter du peps)
    • Contactez-nous sans tarder, pour savoir comment faire de cette obligation légale une réelle opportunité pour votre entreprise
  • Le timesheet, comment suivre le temps passé sur une activité

    Le timesheet, comment suivre le temps passé sur une activité

    Aujourd’hui, nous allons aborder un thème capital pour beaucoup d’entreprises : le suivi du temps passé par activité sur l’ensemble des projets d’une entreprise, autrement appelé “timesheet”. En effet, il s’agit bien plus que d’une bonne pratique : pour certains domaines tels que l’édilité, les travaux publics, les bureaux d’architecture ou les agences média, par exemple, connaître le temps effectivement passé sur un projet, mandat, chantier ou client est indispensable pour contrôler la rentabilité de ses activités. Mais ce n’est pas le seul objectif du timesheet. Dans cet article, nous allons vous présenter ses avantages, ainsi que les différentes typologies de suivi existantes.

    Ventilation des heures par projet : en quoi ça consiste ?

    Tout d’abord, il est important de faire la différence entre :

    • le planning de travail, ou l’organisation des heures auxquelles les collaborateurs et les collaboratrices doivent être présent·es (indispensable dans des domaines tels que la restauration, les services ambulanciers, les EMS… et plein d’autres)
    • la saisie du temps, ou l’heure à laquelle la personne commence et termine effectivement son travail (obligatoire pour la quasi-totalité des travailleurs suisses, nous en parlons très clairement dans notre article sur l’enregistrement du travail en Suisse)
    • l’attribution du temps par activité (ou timesheet), c’est-à-dire les tâches auxquelles les employés se consacrent.

    Bien évidemment, il ne s’agit pas d’espionner ses collaborateurs, loin de là ! La ventilation détaillée des tâches accomplies sur un projet consiste simplement à indiquer combien de temps on passe sur un ou plusieurs projets.

    La journée type d’une architecte, par exemple, est rarement dédiée au projet d’un seul et unique chantier. Elle se déroulera plutôt ainsi :

    • Arrivée à 8 heures (ou simplement début de son activité, si elle est en télétravail)
    • 1 heure de réunion pour le chantier A
    • 2 heures de dessin pour le chantier B
    • 1h30 de préparation d’une offre pour le chantier A
    • 45 min de pause déjeuner
    • 40 min d’appel au sujet du chantier B
    • 2 heures de visite du chantier C

    Et ainsi de suite.

    Dans de tels cas de figure, le timesheet trouve tout son intérêt : en effet, pour de nombreux secteurs d’activité, le niveau de détail de suivi du temps passé sur une activité permet de collecter des informations précieuses, pour deux raisons que nous allons détailler.

    Facturation au temps passé : calcul des heures

    Tout d’abord, le timesheet permet de traquer les “billable hours”, comme disent les avocats dans les séries télé américaines, c’est-à-dire les heures à facturer au client.

    En effet, la facturation au temps passé (aussi appelée facturation en régie) est une méthode très utilisée dans certains domaines d’activité. C’est le cas des avocats, mais aussi des garagistes ou des entreprises de services informatiques.

    Cette méthode consiste à facturer chacune des heures de travail nécessaires pour effectuer une prestation : conseil juridique, réparation d’un véhicule, maintenance sur des systèmes informatiques… Ainsi, la journée est partagée entre plusieurs clients ou projets. Et chaque heure faite doit être facilement attribuée au bon endroit, le plus régulièrement possible. C’est beaucoup plus difficile (et désagréable) de le faire après-coup.

    Dans ces cas de figure, le timesheet simplifie l’enregistrement du temps dédié aux différents clients pour être sûr de facturer au juste prix. Sans compter que la facturation peut se faire plus facilement, en utilisant une application de saisie des activités qui peut s’intégrer au logiciel de facturation.

    Contrôle de la rentabilité de vos activités

    Soyons honnêtes : préparer un devis est souvent l’étape d’un projet la plus appréhendée, dans certains secteurs en particulier. Pensons à la complexité des activités de la construction, qui impliquent l’intervention de différents corps de métiers afin de réaliser les plans, le terrassement, les fondations, la toiture, l’isolation, les travaux de plomberie et d’électricité, les menuiseries… Même les entrepreneurs les plus expérimentés sont en difficulté : vais-je gagner l’appel d’offres ? Ma proposition est-elle trop élevée par rapport à la concurrence ? Ou, à l’inverse, suis-je en train de perdre de l’argent ?

    Les électriciens, par exemple, proposent souvent des tarifs forfaitaires pour les prestations les plus courantes sur un chantier. Pour cela, ils ont besoin de mesurer le temps. Savoir le plus précisément possible combien d’heures nécessite leur mission. Mais ce n’est pas tout : en gardant une trace du temps passé sur un chantier, ils pourront établir plus facilement un devis pour un projet similaire la fois d’après.

    Instaurer l’imputation par activité dans votre entreprise, donc, est un excellent
    moyen pour :

    • calculer le temps nécessaire à la réalisation d’un projet
    • avoir un historique à disposition à chaque fois que vous devez préparer une nouvelle proposition commerciale ou répondre à un appel d’offres
    • éviter toute perte d’argent potentielle liée à une estimation tarifaire erronée.

    L’importance des statistiques

    Nous avons vu que le suivi des temps passés par mandat aide à garantir la rentabilité de votre entreprise, mais ce n’est pas tout ! En effet, le timesheet permet également d’obtenir une pléthore de statistiques, ce qui équivaut à disposer de chiffres utiles pour optimiser la gestion de votre activité professionnelle.

    Quelle entreprise n’aimerait pas réaliser des analyses des coûts précises, connaître la répartition des ressources par projet, ou tout simplement qualifier le temps de travail de ses collaborateurs et collaboratrices, notamment depuis l’envolée du télétravail ? Par exemple, sauriez-vous :

    • évaluer précisément la durée des déplacements de vos commerciaux sur l’année ?
    • estimer combien de temps vous passez en réunion chaque semaine ?
    • déterminer si les projets les plus chronophages sont aussi les plus rentables ?

    Voirie, édilité, travaux publics : les secteurs d’activité qui optent pour le timesheet

    Ces données peuvent également se révéler très utiles dans des cas spécifiques. Prenons l’exemple de certains services comme celui de la voirie : dans ce cas, les ouvriers sont susceptibles d’effectuer plusieurs tâches liées à l’entretien et à la propreté des espaces publics de la commune. Ils sont chargés également du déneigement des routes, ainsi que de l’organisation de manifestations.

    Au vu de cette variété, l’administration de la commune considère comme une vraie ressource la possibilité de connaître la proportion d’heures consacrées par ses équipes aux différentes missions confiées.

    En cas de sous-effectif, par exemple, cette transparence permet de savoir s’il faut engager plutôt un technicien de route ou un paysagiste. Et que dire de la mise à disposition de ressources ? Les équipes ont-elles vraiment besoin de la nouvelle tondeuse qu’elles réclament ?

    Le suivi des temps passés, que ce soit par activité, projet, client, mission, chantier, mandat, etc., est profitable à de nombreux métiers.

    Nous avons cité les entreprises de construction et la voirie, mais il en est de même pour de nombreux autres domaines. Les cabinets d’architectes, les bureaux d’ingénieurs ou les agences médias, par exemple, utilisent le timesheet pour attribuer les heures par projet ou par construction. Les SSII ou encore les entreprises de délégation de personnel s’en servent pour suivre les heures par mandat/client et par consultant.

    Saisie des activités sur smartphone ou desktop : tous les avantages

    Tout comme l’enregistrement du temps de travail, pour garder une trace des tâches effectuées, il suffirait de les noter sur une feuille d’heures ou sur Excel. Ceci dit, il ne faudrait pas que la saisie des activités devienne elle-même une activité ! Idéalement, cela devrait prendre juste quelques secondes, pour ne pas empiéter sur le quotidien des travailleurs.
    En effet, plus cette tâche sera ludique, plus elle deviendra une habitude dont on ne pourra plus se passer, les bénéfices étant nombreux, à la fois pour l’employeur (comme on vient de voir), mais aussi pour l’employé. Ce dernier pourra prendre conscience de la façon de gérer son emploi du temps, et trouver un équilibre efficace entre les tâches à faible et forte valeur ajoutée.

    Alors, comment faire du timesheet de façon efficace ? Sans doute, la meilleure alternative à la feuille d’heures classique ou à Excel, ce sont les applications permettant la saisie des activités sur smartphone, desktop ou tablette, en temps réel ou même a posteriori.

    Un logiciel comme tipee (vous nous accorderez l’exemple 🙂 ) permet une saisie très rapide des activités, à l’aide de tags prédéfinis, voire même importés depuis votre programme de facturation.

    Voici les avantages à utiliser une application via smartphone, desktop ou tablette pour la saisie des activités (ou timesheet) :

    La saisie est très rapide. Elle a lieu directement dans l’application, sans besoin de ressaisies qui pourraient générer des erreurs. Il suffit de créer/importer au préalable la liste des activités, ainsi que les différents tags. Par exemple, pour un ouvrier de voirie, on pourrait imaginer les activités suivantes :

    • Entretien des espaces verts
    • Entretien des routes
    • Déneigement
    • Etc.

    Ainsi, en débutant son activité, l’ouvrier devra simplement sélectionner le tag correspondant à l’activité qu’il s’apprête à réaliser. Et si l’activité est fréquente, elle est accessible en un clic puisqu’elle apparaît directement dans les tags récents.

    La saisie peut se faire partout et en tout temps, car l’application est accessible depuis l’ordinateur, mais aussi depuis le smartphone ou la tablette.
    En plus, la saisie peut avoir lieu :
    en temps réel (au fil de l’eau) ;
    ou a posteriori (si l’employé a oublié de le faire ou s’il préfère tout ventiler en fin de journée ou en fin de semaine).

    Il est également possible de géolocaliser la saisie, ce qui peut être pratique dans certains cas pour associer un lieu à une activité réalisée.

    Les informations saisies peuvent être exportées vers un logiciel de facturation. Ainsi, il est possible de filtrer les données par tag, client, projet, secteur, employé… Ces chiffres vont permettre de :

    • gagner en productivité
    • qualifier le temps de travail de vos collaborateurs et collaboratrices
    • contrôler la rentabilité de vos activités
    • analyser vos coûts

    améliorer vos résultats financiers.

    La force d’un tel outil consiste à obtenir de la visibilité sur l’ensemble de l’effectif, jusqu’au dernier collaborateur sur le terrain. C’est seulement de cette façon que les données obtenues seront les plus proches possible de la réalité, et pourront permettre de connaître en profondeur son activité et l’améliorer.

    Conclusion

    Connaître le temps que vos collaborateurs passent sur chaque activité peut s’avérer un moyen très efficace pour améliorer la rentabilité de votre entreprise. Si la saisie est effectuée via une application, les données recueillies permettent de réaliser des statistiques qui aideront à facturer au juste prix, en basant vos prévisions sur du concret, ainsi qu’à gagner en productivité.

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  • Calcul des heures et des soldes de vacances, 3 éléments clés

    Calcul des heures et des soldes de vacances, 3 éléments clés

    Une bonne gestion des soldes de vacances dans votre entreprise. Cela peut être un jeu d’enfant. Ou pas.

    Plusieurs critères entrent en jeu pour calculer le droit aux vacances. Et le nombre de jours pris. Dès qu’on rentre dans les détails, ce qui parait simple de prime abord devient plus complexe et peut-être aurez-vous besoin de sortir votre calculatrice d’heure de travail.

    Surtout qu’aujourd’hui, le nombre de personnes à temps partiel augmente de plus en plus. Et les changements de taux sont bien plus fréquent que par le passé. Fruit de la génération Y ou simple évolution des méthodes de travail, c’est égal, pour rester compétitive et trouver de bon éléments, l’entreprise n’a d’autres choix que de s’adapter.

    Et s’il y a un sujet sur lequel il faut être précis, c’est bien celui-là. Car tant l’employé·e que l’entreprise déteste le flou artistique qui peut régner autour des soldes de vacances. L’entreprise doit voir en un coup d’oeil où en sont ses équipes; et l’employé veut savoir maintenant s’il peut encore placer quelques jours à la fin de l’année.

    Dans un monde idéal, les soldes et les calcul des heures devraient donc être toujours parfaitement justes. Et surtout disponibles en temps réel pour toutes les personnes concernées. Bonne nouvelle: cela est tout à fait possible et de manière simple !

    Nous allons détailler ci-dessous les différents éléments qui composent le calcul du solde de vacances, en nous posant trois questions élémentaires :

    1. C’est quoi une journée de vacances ?

    Il y a bien sûr plusieurs manières de répondre à cette question. Pour ce post, nous l’aborderons sous un angle de la gestion du temps. Soit, comment sont décomptés les jours de vacances pris.

    Souvent, c’est simple: une journée de vacances, c’est 8h ; comme un jour de travail. Finalement, avec de plus en plus de personnes qui travaillent à temps partiel, une journée de vacances, ce n’est peut-être pas toujours 8h.

    Prenons le cas de Simon qui travaille à 60%, depuis le 1er avril. Il a réparti ses heures (24 heures semaine) comme suit: lundi après-midi 3h, mardi journée de 9h, mercredi 8h, jeudi matin 4h et vendredi congé.

    Lorsqu’il demande à prendre un jour de vacances, on s’aperçoit rapidement qu’un jeudi de vacances n’a pas la même valeur qu’un mardi de vacances. On ne peut donc plus gérer les vacances en jours. Il faut parler d’heures de vacances puisqu’un mardi lui « coûte » 9 heures de vacances et un jeudi c’est 4 heures.

    Il est généralement prévu que les vacances soient prises en bloc de semaine ce qui évite cette question. Dans la réalité, il est très fréquent que des jours épars soient posés. Dans le cas présent, si la personne prend des jours séparés, elle pourra prendre moins de mardis (qui lui « coûtent » plus d’heures) que de jeudis dans l’année. Vous voyez l’idée?Il faut donc être attentif à la valeur d’un jour de vacances, surtout lorsque les collaborateurs-trices ont des heures de travail réparties de manière non-homogène sur la semaine ou dans l’année.

    dessin collaborateur steve tipee couleur

    A noter que certaines CCT (Conventions Collectives de Travail, destinées à des organisations dont les collaborateurs travaillent de manière irrégulière) préconisent de compter les heures de vacances en fonction d’une valeur moyenne, lissée sur 5 jours. Cette manière de faire est très répandue dans le monde médical et social où le travail inclus les week-end et les nuits.

    2. Comment calculer le droit aux vacances ?

    Généralement, là aussi, c’est assez trivial. Sur un contrat de travail, le droit aux vacances est clairement indiqué. Souvent en nombre de jours (par exemple 20 jours), ou alors en semaines (4 semaines). Pour une personne qui travaille toute l’année au même taux d’activité, ce droit est tout à fait simple à suivre.

    En revanche, si l’on reprend l’exemple de Simon qui travaille dès le 1er avril à 60% (24 heures par semaine) puis modifie son taux d’activité à 100% (40 heures par semaine) à partir du premier octobre, le calcul du droit aux vacances se complique.

    Accrochez-vous, on va faire un peu d’arithmétique!

    • Dans un premier temps, il faut faire un simple calcul de prorata pour calculer le droit à partir du 1er avril. Si l’on reprend l’exemple des 20 jours (ou 4 semaines) par année, son droit va passer à 15 jours (ou 3 semaines) puisqu’elle travaille 9 mois sur 12 Donc 20 x 9 / 12 = 15 jours.
    • Ensuite il faut intégrer le changement de taux dans le calcul:
      • les 10 premiers jours (pour les 6 mois allant du 1er avril au 30 septembre), il engrange un droit aux vacances sur une base de 24 heures par semaine (60% de 40 heures).
      • Les 5 jours qu’il engrange ensuite à partir du mois d’octobre sont quant à eux calculés sur une base de 40 heures semaine puisqu’il est alors à 100%.

    Le droit aux vacances est donc précisément de 2 semaines (les 10 jours) à 24 heures plus 1 semaine (les 5 jours) à 40 heures = soit 88 heures de vacances.

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    3. Quel solde de vacances vais-je reporter à l’année suivante ?

    Continuons à faire de l’arithmétique, basée sur les exemples précédents.

    Nous avons vu que le droit aux vacances de Simon est de 15 jours, soit 3 semaines. Plus précisément, 2 semaines à 24 heures et une semaine à 40 heures, soit 88 heures de vacances.

    On va voir maintenant que le solde à la fin de l’année va dépendre de la période à laquelle il prend ses vacances. Eh oui!

    Dans un premier temps, imaginons le scénario suivant :

    Simon prend une semaine de vacances à la période de Pâques puis 2 semaines en été, cela fait bien 3 semaines de vacances au total. Son solde est-il pour autant à zéro à la fin de l’année?
    Bien sûr que non, puisqu’il aura pris 3 semaines à 24 h (car il les a prises pendant la période à laquelle il travaillait à 60%) alors que son droit aux vacances est basé sur une des trois semaines à 40 h et non 24h.
    Il lui reste donc quelques jours/heures de vacances. Précisément 88-(3*24) = 16 heures, soit 2 jours à 8 heures. A prendre avant la fin de l’année ou à reporter pour l’année suivante.

    Prenons un autre cas de figure :

    Simon a eu beaucoup de travail en début de contrat et il prend 2 semaines au mois d’octobre. Lui restera-t-il 1 semaine complète? La réponse est non, puisqu’il a déjà consommé 80 heures (2 semaines à 40 heures), il ne lui reste donc que 8 h, qui pourront être prises cette année ou reportées sur l’année prochaine.

    On constate que les changements de taux influencent donc le solde de vacances, non seulement sur le calcul du droit au vacances, mais également sur le nombre d’heures par jour pris.

    En conclusion

    Un calcul exact du solde de vacances est souvent plus complexe que prévu. Qu’il s’agisse de déterminer le droit aux vacances ou le nombre de vacances consommées. Car le cas de Simon est encore relativement simple. Imaginez qu’il arrive en cours de mois, par exemple le 15 mars, et qu’il termine son contrat à fin janvier de l’année suivante, ça complique encore un peu les calculs!

    Notre conseil: Pour répondre aux différents cas qui peuvent se présenter, il faut établir des décomptes de vacances en heures! C’est le meilleur moyen de faire juste. Mais il faut faire chauffer sa calculatrice ou bien maîtriser Excel!

    Ou alors, il faut s’équiper d’un outil de gestion du temps comme tipee, qui fera le travail pour vous, en calculant automatiquement ces valeurs, sans aucune prise de tête.

    Autre avantage : tipee calcule tout en temps réel. Simon demande un jour de vacance de plus? Il souhaite changer encore une fois de taux? Aucun souci, le solde de vacances au 31 décembre est toujours juste.

    Et ça c’est rassurant, tant pour l’entreprise que pour l’employé!
    Vous voulez en savoir plus? Jetez un oeil à notre site tipee.ch ou contactez-nous sur hello@tipee.ch pour en discuter.

  • Télétravail et gestion du temps : les avantages d’une bonne application

    Télétravail et gestion du temps : les avantages d’une bonne application

    Vous vous demandez encore si une application de gestion du temps de travail peut vous aider avec vos collaborateurs en télétravail ?

    Alors, lisez l’article retranscrit ci-dessous et paru dans la dernière édition du magazine HR Today et rédigé par notre collègue Julien Crettaz, spécialiste de la gestion du temps et conseil RH !

    Vous découvrirez qu’une « bonne application de gestion du temps ne remplace pas un bon management, elle l’aide en lui donnant de la transparence et une bonne vue d’ensemble ».

    “ La gestion du temps et le télétravail : les avantages d’une bonne application

    personnage tipeeLe suivi des heures des collaborateurs est une tâche régalienne de la fonction RH. Ce travail s’effectue de plus en plus grâce à des applications digitales. Ces outils ne résolvent pourtant pas tous les problèmes.

    La digitalisation est aujourd’hui indispensable au bon fonctionnement du télétravail. En particulier pour la gestion du temps et le suivi des heures des collaborateurs. De l’organisation des équipes, au suivi des soldes en passant par la saisie des heures, petit tour de ce que peut vous apporter une application spécifique. Et de ce qu’elle ne vous apportera pas.

    Organisation efficace et vue d’ensemble des équipes
    Une chaise vide ne veut plus dire «Vacances» ou «Maladie». Avec le travail à distance, comment savoir qui est censé travailler et qui est réellement absent? Un outil de planification efficace vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur les absences des uns et des autres. Les présences également pourront être détaillées en précisant qui est au bureau, à la maison ou encore à l’extérieur. Avec un outil en ligne, cette vue sera disponible pour toutes et tous, et la communication en sera optimisée.

    À noter que certains cantons, comme Vaud et Genève, invitent les employeurs à indiquer le nombre de jours de télétravail ou RHT sur le certificat de salaire, et cela rétroactivement depuis le début 2020. Le cas échéant, une attestation des jours télétravaillés ou RHT pourrait leur être demandée. Une application vous permettra de retrouver rapidement cette information pour chaque employé.

    Gain de temps et diminution du risque d’erreurs
    Un des buts premiers d’une application de gestion du temps est de vous simplifier la vie et de vous faire gagner un temps précieux. Ceci est d’autant plus vrai lorsqu’une partie des équipes est en télétravail. Les heures des collaborateurs sont remontées directement et vous n’avez plus qu’à les valider. Moins de saisies veut dire moins d’erreurs. Les données étant centralisées et accessibles en temps réel, les différents rapports et statistiques sont disponibles rapidement. Fini les 5 fichiers Excel à synthétiser. Le temps dévolu jusqu’ici à la gestion des heures et des absences pourra être dédié à d’autres projets.

    Conformité légale
    Pour certains, les journées en télétravail sont régulièrement interrompues (par les enfants, le chien, ou le facteur…). Pour d’autres, les journées se rallongent et le Work-Life Balance est mis à mal. Il devient alors fort tentant de noter uniquement la durée totale de travail, voire même de ne plus la noter du tout. Néanmoins, la saisie systématique reste une obligation légale qui impose le relevé du début et de la fin du travail, de la durée, ainsi que les pauses de 30 minutes et plus (art. 46 LTr / art. 73 OLT 1). Là encore un outil de gestion du temps vous fera gagner en efficacité et en sérénité vis-à-vis de l’inspection du travail (SECO).

    Ce qu’une application ne vous apportera pas…
    Le télétravail peut être ressenti comme une perte de contrôle pour certains managers. Pour ces derniers, la simple présence des collaborateurs à leur place de travail suffisait à les rassurer sur la bonne marche des affaires. Mais «temps de travail» n’est pas égal à «productivité». Un outil de gestion du temps ne vous apportera donc pas la certitude du travail accompli.

    personnage tipee

    D’autre part, si un logiciel peut vous montrer certaines anomalies (absences récurrentes, heures supplémentaires, pauses de midi non respectées), celles-ci ne veulent rien dire sans une contextualisation par l’humain. Une application ne remplace donc pas le management. Au contraire, ce dernier a un rôle central à jouer pour en tirer tous les bénéfices.

    En conclusion, si une bonne application de gestion du temps ne remplace pas un bon management, elle l’aide en lui donnant de la transparence et une bonne vue d’ensemble. Ces derniers étant indispensables pour le bon fonctionnement du travail à distance.”

    Découvrez le guide de survie du collaborateur sur le télétravail



    Télécharger le guide

  • Timbreuses : que faut-il en penser ?

    Timbreuses : que faut-il en penser ?

    En décembre 2013, le SECO a établi une nouvelle directive concernant l’enregistrement du temps de travail [1]. Il met l’accent sur la santé de l’employé, le respect des heures hebdomadaires, la durée du temps de travail et des pauses. En effet, dans une économie très tertiaire, les travailleurs effectuent des tâches dématérialisées qui peuvent être accomplies n’importe où et n’importe quand. Ceci laisse la place à des dépassements de temps de travail et un cumul, non visible, d’heures supplémentaires, s’il n’est pas transcrit de manière systématique. Est-ce que cette problématique peut trouver une réponse dans une timbreuse ?

    Timbreuse : la solution ?

    La timbreuse est un objet qui est bien connu dans le milieu de l’industrie et notamment dans l’horlogerie qui est un domaine ouvrier. Les vieilles timbreuses dans lesquelles on passe une feuille cartonnée, ce n’est pas très sexy, non ? Heureusement les timbreuses ont bien évolué !

    Le SECO souhaiterait-il que les PME adoptent un tel système ? Il ne semble pas que cela soit le cas. Néanmoins, il propose un outil permettant de référencer ces heures. Comme pour beaucoup de choses, il y a les “pour” et les “contre”, surtout dans un pays neutre comme la Suisse.

    La transparence des timbreuses

    Selon les organisations, le personnel ne sait pas forcément combien d’heures il effectue réellement. Il suit en général son horaire habituel et prend les vacances auxquelles il a droit. Souvent, et cela arrive plus souvent que le pense l’employeur, l’employé reste plus longtemps pour terminer un travail demandé par son patron. Parfois, il part plus tôt car il a un rendez-vous. Toutes ces minutes en plus ou en moins à qui profitent-elles? Est-ce que le fait de timbrer avantage ou désavantage les employés ou les employeurs ?

    Du moment que la timbreuse est en place, toutes les minutes comptent. L’employé et l’employeur sont alignés dans la gestion du temps. Une fois ces soldes rendus transparents par un décompte quotidien, il se trouve que l’employé a souvent des heures à rattraper.

    Et les anti-timbreuses alors ?

    Pour les anti-timbreuses, le pointage induit souvent une notion de surveillance, contrôle ou “flicage”. Les employés voient donc cela comme un manque de confiance de l’employeur. Il arrive même que cela provoque de la démotivation. En effet, avant, comme mentionné ci-dessus, l’employé restait volontiers plus longtemps, sans compter ses heures. Dans ce cas, il semble que le fait d’introduire le timbrage rend l’employé moins d’accord de “donner” des heures car chaque minute est maintenant comptabilisée. Est-ce vraiment nuisible et pour qui ? Les employeurs ont avec ce système une vue plus claire. Ils peuvent voir certains éléments qui pourraient mettre en évidence des dysfonctionnements dans la gestion des plannings ou des employés.

    La solution : une bonne communication

    La question du timbrage ne peut pas trouver de consensus. La vision de l’employé ne peut pas toujours rejoindre celle de l’employeur. Les motivations et les objectifs lors de la mise en place d’une timbreuse ne sont pas les mêmes pour tous. Il est donc important de bien informer les employés dans la mise en place d’un tel système. Si la communication fonctionne, il n’y a pas de raison que la timbreuse soit mal reçue…

    Sources :
    [1]: La Tribune de Genève : Les cadres doivent désormais timbrer

  • Faut-il mettre en place une timbreuse ?

    Faut-il mettre en place une timbreuse ?

    La réponse n’est pas dans la loi  ! Toute entreprise se pose (et nous pose), tôt ou tard, la question suivante : faut-il mettre en place une timbreuse ?

    Certains pensent que les nouvelles dispositions légales [1] imposent l’utilisation d’une timbreuse pour saisir les heures de travail (faux!), d’autres ignorent complètement l’existence de cette loi, et d’autres pour finir, sont bien au courant mais… ils n’en font pas une priorité.

    Tout d’abord, profitons de cette occasion pour préciser que la loi n’impose pas de faire recours à une solution automatique pour relever les heures : un simple fichier excel, voir même un relevé papier, pourrait très bien le faire aussi! Cependant, l’utilisation d’une application pour la saisie des temps se révèle souvent extrêmement utile. Noon seulement en cas de contrôle, mais surtout pour optimiser la gestion de cette tâche souvent chronophage et compliquée.

    Si bien choisies, ces applications peuvent permettre à l’entreprise de faire d’une obligation légale une réelle opportunité de gagner du temps, mieux communiquer et améliorer la productivité.

     

    Quel conseil donner à ceux qui se posent la question « faut-il mettre en place une timbreuse ? ».

    La réponse n’est pas dans la loi : elle est dans les différents cas de figure qui peuvent se présenter, et pour cela il n’y a pas de règle. il nous arrive d’avoir des clients qui ont moins de 10 collaborateurs et qui nous demandent d’installer une timbreuse. Et nous avons des clients avec plusieurs centaines d’employés mais qui préfèrent choisir l’option « tipee sans timbreuse ». Ceci est possible car notre application permet de se conformer à la loi sur l’enregistrement du temps de travail. Et tout cela sans devoir obligatoirement installer une timbreuse.

    L’intelligence de tipee repose dans l’application même. La saisie des temps étant possible soit en combinaison avec un outil de timbrage soit directement se connectant à l’application. Ce sont nos clients qui choisissent, en fonction de leurs besoins spécifiques [2].

    Voici quelques exemples de cas concrets :

    • Un de nos clients n’a que 5 collaborateurs, mais ils font la navette entre deux points de vente. Malgré la taille modeste de l’entreprise, cela suffit déjà à compliquer la gestion des plannings et le suivi des présences et absences des collaborateurs. Cela a amené le gérant choisir l’option « tipee avec timbreuse » pour se simplifier la vie. Ainsi, tipee et la timbreuse font le boulot, et lui… il peut enfin consacrer son temps à des tâches bien plus importantes !
    • Un autre de nos clients a un effectif de 300 collaborateurs. Ils travaillent constamment devant leurs ordinateurs et ont tous (ou presque) les mêmes horaires de travail. Le besoin n’est pas de planifier les équipes, mais plutôt de gérer les absences, les temps partiels, les changement de taux… Les horaires des collaborateurs peuvent être saisies à l’avance et et modifiées uniquement en cas de variations. Si le collaborateur reste travailler au delà de l’horaire prévu, s’il est absent pour maladie…

    La solution : un conseil personnalisé et une application adaptée

    En conclusion, la pointeuse peut être l’idéal pour certains domaines d’activités, mais pas forcément pour d’autres. Une partie fondamentale de notre travail consiste à conseiller les clients en étant très à l’écoute de leurs besoins, avant de pouvoir déterminer la meilleure stratégie à adopter en fonction de leurs besoin et de leurs objectifs.

    Sources :
    [1] Enregistrement de la durée du travail – Qu’est-ce qui reste, qu’est-ce qui change ?

    [2] Le grand retour de la pointeuse au travail (bilan.ch)