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Tag: Gestion du temps

  • SmartPlanning : qu’est-ce que c’est et comment bien choisir son logiciel de planning du personnel ?

    SmartPlanning : qu’est-ce que c’est et comment bien choisir son logiciel de planning du personnel ?

    Vous passez des heures chaque semaine à construire vos plannings. Vous jonglez entre les congés, les rotations, les contraintes légales et les souhaits de vos équipes et malgré tout, il reste toujours quelque chose à corriger. Si cette description vous parle, vous n’êtes pas seul·e.

    La bonne nouvelle : c’est exactement le problème que le SmartPlanning résout en générant des plannings automatiques. Mais qu’est-ce que c’est exactement ? Et comment choisir le bon outil parmi toutes les solutions disponibles ? On vous explique tout.

    Qu’est-ce que le SmartPlanning ?

    Le SmartPlanning, c’est la planification du personnel rendue intelligente. Contrairement à un planning classique, qu’il soit sur Excel, sur papier ou dans un logiciel basique, le SmartPlanning ne se contente pas de vous donner un tableau vide à remplir. Il génère des propositions de planning automatiquement, en tenant compte de l’ensemble de vos contraintes.

    Derrière ce terme se cache un moteur qui analyse simultanément des dizaines de règles pour produire un planning cohérent, conforme et équitable. Ces règles peuvent être légales (durée maximale du travail, repos obligatoires), organisationnelles (taux d’encadrement, compétences requises) ou humaines (préférences des collaborateurs, congés posés, restrictions médicales).

    En pratique, le SmartPlanning fonctionne en trois temps :

    1. Vous définissez les règles : vos horaires, vos équipes, vos contraintes et vos priorités
    2. Le moteur génère le planning : en quelques minutes, une proposition complète est produite
    3. Vous validez et ajustez : le planificateur (vous) garde la main sur le résultat final

    Ce qui change fondamentalement, c’est la répartition du travail : le système fait le gros du travail de construction, et l’humain se concentre sur la validation et les cas particuliers.

    SmartPlanning vs planning classique : ce qui change vraiment

    Pour comprendre la valeur d’un SmartPlanning, rien de tel qu’une comparaison concrète.

    Avec un planning classique (Excel ou outil basique)

    Un responsable de planning dans un EMS de 40 collaborateurs passe en moyenne une à deux journées par mois à construire le planning. Il vérifie manuellement que les repos de 11 heures sont respectés, que les équipes de nuit sont bien pourvues, que les congés ne créent pas de trous dans la couverture. Et ce mois-ci, comme le mois dernier, il y a une erreur quelque part. Un collaborateur planifié le jour de son congé. Un service en sous-effectif un dimanche. Une règle légale oubliée.

    Avec le SmartPlanning de tipee

    Le même responsable configure ses contraintes une fois. Chaque fois que vous le souhaitez, vous pouvez lancer une nouvelle génération, passer en revue la proposition et la valider. Ce qui prenait deux jours prend désormais une heure. Et la conformité légale, respect de la LTr, repos obligatoires, règles conventionnelles, est vérifiée automatiquement à chaque génération.

    Ce n’est pas une promesse marketing. C’est le quotidien de nombreuses organisations qui ont fait le pas.

    Pour quelles organisations le SmartPlanning est-il pertinent ?

    Le SmartPlanning n’est pas utile pour tout le monde. Si votre équipe est petite, que les horaires ne changent pas d’une semaine à l’autre et que la gestion des plannings vous prend 30 minutes, un outil classique suffit largement.

    En revanche, le SmartPlanning devient rapidement indispensable dès que votre situation cumule plusieurs de ces caractéristiques :

    • Des rotations complexes : équipes en 2×8, 3×8, travail de nuit, weekends tournants
    • Des contraintes légales strictes : secteurs réglementés comme la santé, la petite enfance ou l’industrie
    • Des effectifs variables : saisonnalité, remplacements fréquents, personnel intérimaire
    • Des préférences employés à gérer : désidératas, incompatibilités, restrictions médicales
    • Plusieurs équipes ou sites à planifier en parallèle

    Les secteurs qui adoptent le plus souvent notre planning automatique sont les EMS et établissements de soins, les crèches et structures de la petite enfance, l’hôtellerie-restauration, l’industrie et les entreprises de service avec des équipes terrain.

    Comment bien choisir son logiciel de gestion de planning du personnel ?

    3. La transparence du moteur

    Quand un planning est généré, pouvez-vous comprendre pourquoi certaines décisions ont été prises ? Un bon SmartPlanning doit vous donner de la visibilité sur le respect de chaque contrainte, idéalement via des graphiques ou des indicateurs clairs. Un moteur opaque est une boîte noire difficile à corriger.

    4. La facilité de prise en main pour le planificateur

    La technologie derrière le moteur importe peu si l’outil est trop complexe à utiliser. Le planificateur doit pouvoir configurer ses règles, lancer une génération et valider le résultat sans nécessiter une formation de plusieurs jours. Demandez toujours une démo sur vos propres données, pas sur un cas générique.

    5. L’ancrage local et la conformité légale

    C’est un point particulièrement important en Suisse. La loi sur le travail (LTr) impose des règles spécifiques : repos de 11 heures entre deux shifts, durées hebdomadaires maximales, règles sur le travail de nuit, qui ne sont pas les mêmes qu’en France ou en Allemagne. Un logiciel développé pour un autre marché devra souvent être paramétré manuellement pour respecter ces règles. Un outil conçu pour la Suisse les intègre nativement.

    6. L’accompagnement à la mise en place

    La configuration initiale d’un SmartPlanning est une étape critique. Elle demande de formaliser des règles qui étaient parfois tacites, de faire des choix de priorité et de tester plusieurs scénarios. Un bon éditeur vous accompagne dans cette étape et ne vous laisse pas seul face à une interface complexe.

    tipee SmartPlanning vs les autres solutions : comparatif

    Toutes les solutions de SmartPlanning ne se valent pas. Voici un comparatif factuel basé sur les fonctionnalités et les caractéristiques disponibles publiquement :

    Critère tipee SmartPlanning ATOSS Polypoint plano WFM
    Développé en Suisse ✅ ❌
    Allemagne     		✅
    partiel     		❌
    Autriche
    Hébergé en Suisse ✅ ❌ ❌ ❌
    Interface en français ✅ ❌
    anglais     		✅ ❌
    Support local suisse ✅ ❌ ✅ ❌
    Conformité LTr native ✅ ⚠️
    à paramétrer     		⚠️
    à paramétrer     		⚠️
    à paramétrer
    Alertes conformité en temps réel ✅ ✅ ❌ ✅
    Génération automatique de planning ✅ ✅ ✅ ✅
    Système de pondération / priorités ✅ ✅ ❌ ✅
    Tests multi-scénarios (sessions) ✅ ❌ ❌ ❌
    IA / algorithme d’optimisation ✅ ❌ ❌ ✅
    Préférences & désidératas employés ✅ ✅ ✅ ✅
    Gestion des compétences ✅ ✅ ✅ ✅
    Intégré à un SIRH complet ✅ ❌
    outil isolé     		❌
    outil isolé     		❌
    outil isolé
    Intégration logiciel de paie ✅ ⚠️
    sur devis     		❌ ⚠️
    sur devis
    Import direct du planning validé ✅ ⚠️ ⚠️ ⚠️
    Accompagnement configuration inclus ✅ ⚠️ ⚠️ ⚠️

    Tableau établi sur la base des informations publiquement disponibles au moment de la rédaction. ⚠️ = fonctionnalité disponible sous conditions ou à paramétrer manuellement.

    Les questions à poser lors d’une démo

    Avant de vous décider, voici les questions à poser systématiquement à chaque éditeur :

    • Combien de temps faut-il pour configurer le premier Planner ? Un délai de plusieurs semaines est un signal d’alerte.
    • Que se passe-t-il quand deux contraintes sont en conflit ? Le système doit avoir une logique de priorité claire.
    • Peut-on tester plusieurs scénarios avant de valider ? La flexibilité de test est essentielle en phase de démarrage.
    • Comment le planning est-il importé dans notre SIRH ? Un import manuel est rédhibitoire.
    • L’outil est-il conforme à la LTr ? Et surtout : est-ce natif ou paramétrable ?

    Ce que tipee propose avec SmartPlanning

    Chez tipee, nous avons développé SmartPlanning comme un module natif de notre SIRH suisse, pas comme un outil externe qu’on aurait intégré après coup.

    Concrètement, ça change beaucoup de choses : vos données de contrats, d’absences et de compétences sont déjà dans tipee. Le planning généré par SmartPlanning s’appuie directement sur ces données, et une fois validé, il est disponible en un clic dans votre gestion du temps. Zéro ressaisie, zéro risque d’incohérence.

    Le moteur gère les quatre familles de contraintes qui comptent vraiment : le temps de travail et la conformité LTr, la couverture des besoins (effectifs, compétences, rotations), les règles RH internes et les préférences des collaborateurs. Et parce que tipee est développé et hébergé en Suisse, la conformité LTr est intégrée nativement, ce n’est pas une option à cocher.


    Découvrir SmartPlanning par tipee

    En résumé

    Le SmartPlanning, c’est la réponse concrète à un problème que connaissent des milliers de responsables RH et de planificateurs : trop de temps passé à construire des plannings, trop d’erreurs, trop de risques légaux. Ce n’est pas de la technologie pour la technologie, c’est un outil au service d’une réalité terrain.

    Pour bien choisir votre solution, retenez l’essentiel : un bon SmartPlanning doit s’adapter à vos contraintes (et non l’inverse), s’intégrer à vos outils existants, être transparent dans ses décisions et conforme au droit du travail de votre pays.

    Et si vous êtes une entreprise suisse avec des plannings complexes, la question de l’ancrage local et de la conformité LTr devrait peser lourd dans votre décision.

    Vous voulez voir comment SmartPlanning fonctionne sur des cas concrets proches de votre activité ?

    nos spécialistes vous présentent le SmartPlanning en 30 minutes.



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  • Performance & Pilotage RH : comment passer d’une équipe qui subit à une équipe qui décide

    Performance & Pilotage RH : comment passer d’une équipe qui subit à une équipe qui décide

    Chaque lundi matin, quelque part dans une entreprise suisse, une responsable RH ouvre trois fichiers Excel pour préparer sa réunion de direction. Elle croise les données à la main. Elle cherche le bon onglet. La réunion commence dans quinze minutes.

    Ce n’est pas un manque de compétence de pilotage RH. C’est un manque d’outils.

    Et pourtant, en 2026, la performance d’une organisation dépend en grande partie de sa capacité à piloter ses ressources humaines avec précision. Pas une fois par mois. En temps réel.

    Pourquoi le pilotage RH est devenu stratégique

    Pendant longtemps, la fonction RH a été perçue comme administrative. Utile, mais en coulisses. Réactive par nature.

    Les organisations qui performent aujourd’hui ont compris autre chose : les RH sont un levier stratégique, pas un centre de coûts. Elles anticipent. Elles détectent les signaux faibles avant qu’ils ne deviennent des problèmes. Elles prennent des décisions avec des chiffres fiables, au bon moment.

    Mais pour jouer ce rôle, il faut les bons outils. Et surtout, il faut cesser de confondre avoir des données avec avoir les bonnes données au bon moment.

    Un rapport mensuel, c’est utile. Mais un pic d’absentéisme détecté au bout de trente jours, c’est déjà trop tard pour agir efficacement.

     

    Le vrai problème : des données éparpillées, pas absentes

    La plupart des équipes RH ne manquent pas de données. Elles manquent de données centralisées, fiables et accessibles au moment où elles en ont besoin.

    Entre le logiciel de paie, les fichiers de gestion des temps, les tableurs de suivi des absences et les rapports manuels demandés par les managers, l’information existe. Mais elle vit dans dix endroits différents.

    Résultat : les équipes RH passent une partie significative de leur semaine à produire de l’information plutôt qu’à l’analyser. Certains de nos clients nous le disent avec une franchise désarmante : « Avant tipee, on passait facilement 3 à 4 heures par semaine juste à rassembler les données avant de pouvoir analyser quoi que ce soit. »

    Ce temps récupéré, c’est du temps pour ce qui compte vraiment : accompagner les équipes, anticiper les besoins, construire une stratégie RH cohérente.

    Les 3 indicateurs RH à vraiment surveiller

    Piloter ses RH ne signifie pas multiplier les tableaux de bord. Trop d’indicateurs tue l’indicateur : si tout est prioritaire, rien ne l’est vraiment.

    Les équipes RH qui pilotent le mieux sont celles qui savent exactement quels chiffres surveiller et pourquoi.

    1. Le taux d’absentéisme
      Un pic inhabituel n’est jamais anodin. C’est souvent le premier signal d’un problème de fond : surcharge, démotivation, management défaillant. Plus tôt vous le détectez, plus vite vous pouvez agir, avant que la situation ne se dégrade.
    2. L’écart entre la masse salariale réelle et le budget prévu

      Chaque année, une entreprise planifie sa masse salariale : le montant total qu’elle prévoit de dépenser en salaires, charges sociales et heures supplémentaires. C’est le budget prévu. La réalité, elle, est rarement identique : absences imprévues, heures supp non planifiées, recrutements tardifs. C’est la masse salariale réelle.

      Suivre l’écart entre les deux, permet de détecter les dérives avant qu’elles ne deviennent incontrôlables. Un écart repéré tôt se corrige. Le même écart découvert des mois après, lui, se subit.

    3. Le taux de turnover mensuel

      Un collaborateur qui part représente en moyenne six à neuf mois de salaire perdus en recrutement et formation. Suivre ce chiffre régulièrement, c’est anticiper les signaux faibles et agir avant que la vague arrive.

      Pour chaque indicateur, posez-vous trois questions simples : est-ce qu’il m’aide à anticiper quelque chose ? Est-ce que je peux agir dessus s’il déraille ? Reflète-t-il ce qui compte vraiment pour mon organisation ? Si une réponse est non, peut-être que cet indicateur n’a pas sa place dans votre tableau de bord.

    De réactive à proactive : le changement de posture

    Le quotidien d’une équipe RH sans bons outils, c’est souvent ça : on apprend qu’un manager a perdu deux collaborateurs en trois mois… lors de l’entretien de départ du troisième. On découvre que les heures supplémentaires ont explosé dans un département… quand le budget est déjà dépassé. On réalise qu’un problème de planning couve depuis des semaines… le jour où il devient une crise.

    Ce n’est pas un manque de compétence. C’est un manque de visibilité.

    Ce que permettent les bons outils de pilotage RH, ce n’est pas uniquement de gagner du temps, même si c’est réel. C’est surtout de ne plus être le ou la dernière à savoir. De pouvoir poser les bonnes questions avant que les situations se dégradent. D’avoir une conversation proactive avec les managers, plutôt que de gérer des urgences en mode pompier.

    Concrètement, ce changement de posture passe par quelques réflexes simples :

    Fixer un rendez-vous hebdomadaire avec vos données. Pas un audit complet, quinze minutes pour parcourir vos indicateurs clés et repérer ce qui sort de l’ordinaire. Ce rituel seul peut transformer votre façon de travailler.

    Partager les indicateurs avec les managers. Le pilotage RH ne devrait pas rester dans le bureau RH. Quand un manager voit lui-même le taux d’absentéisme de son équipe évoluer, il devient un allié, pas un destinataire de mauvaises nouvelles.

    Distinguer ce qui est urgent de ce qui est important. Une équipe réactive court après les urgences. Une équipe proactive identifie les signaux faibles avant qu’ils ne deviennent urgents. C’est souvent une question d’outillage et d’habitude.

    Une équipe RH qui pilote, c’est une équipe qui lit ses données au lieu de les chercher. Qui anticipe au lieu de réagir. Qui construit une vraie stratégie RH et qui a enfin le temps de le faire.

    Rémunération : le levier RH encore trop discret en Suisse

    La performance RH ne se limite pas aux tableaux de bord. Elle passe aussi par la capacité à attirer et fidéliser les bons profils — et la rémunération est un levier encore largement sous-exploité en Suisse.

    Dans notre dernier épisode de tipee talks, nous avons exploré ce sujet avec Alain Salamin, consultant RH et expert pour le Bureau fédéral de l’égalité, et Ivan Brustlein, fondateur de Swibeco.

    Ce qu’on en retient : la rémunération repose sur quatre piliers distincts — salaire de base, salaire variable, incentives à long terme, et avantages annexes (benefits). Et c’est précisément sur ce dernier levier que les entreprises ont le plus de marge de manœuvre pour se différencier.

    Les benefits flexibles, où chaque collaborateur reçoit la même enveloppe budgétaire et choisit comment l’utiliser, permettent à la fois plus d’équité et plus d’impact. Pas de cours d’anglais imposé à tout le monde. Un budget mobilité durable, santé ou repas que chacun adapte à ses besoins réels.

    Pour les PME suisses qui ne peuvent pas toujours rivaliser sur le salaire de base, c’est une opportunité concrète : investir sur les éléments qui donnent du sens, qui expriment les valeurs de l’entreprise, et qui coûtent souvent moins cher qu’une augmentation générale, tout en ayant bien plus d’impact sur l’engagement.

    Ce que ça change concrètement avec tipee

    tipee est une plateforme RH suisse conçue pour les entreprises qui veulent passer du pilotage artisanal au pilotage structuré, sans usine à gaz.

    Tableau de bord en temps réel, rapports générés en quelques clics, données centralisées et accessibles : l’objectif est simple. Que vos données RH travaillent pour vous, pas l’inverse.

    Parce qu’une équipe RH bien outillée, c’est une organisation qui avance.

    Vous voulez voir à quoi ça ressemble concrètement pour une entreprise comme la vôtre ?



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  • ERP, SIRH, outil de gestion du temps : quelles différences pour votre entreprise ?

    ERP, SIRH, outil de gestion du temps : quelles différences pour votre entreprise ?

    Introduction

    Digitaliser les ressources humaines, c’est d’abord choisir les bons outils pour structurer ses processus internes : ERP, SIRH, outils de gestion du temps… mais quelle est la différence entre ces solutions ? Trop souvent, les termes se mélangent, ce qui complique la prise de décision pour les entreprises suisses.

    Cette confusion s’explique en partie par l’évolution rapide des offres et la variété des besoins exprimés sur le terrain. Comme l’a révélé notre Baromètre 2025 sur les tendances des outils RH en Suisse romande, les décideurs RH sont aujourd’hui confrontés à un marché fragmenté, où cohabitent des ERP généralistes, des SIRH modulaires, et des outils spécialisés dans la saisie des temps — sans toujours que les frontières soient claires.

    Dans cet article, nous faisons donc le point sur ces trois familles d’outils en expliquant clairement leurs rôles, leurs avantages et leurs limites. Et surtout, nous vous aidons à mieux comprendre où se situe tipee dans cet écosystème, en tant que SIRH suisse combinant puissance RH et expertise poussée en gestion du temps.

    1. L’ERP : une solution globale pour toute l’entreprise

    Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un système complet qui regroupe toutes les fonctions clés de l’entreprise : finance, logistique, ventes, RH, production, etc. Il vise à centraliser les données dans un environnement unique.

    Parmi les ERP populaires en Suisse, on retrouve des solutions comme Abacus, Dynamics 365 Business Central ou encore SAP SuccessFactors.

    ✅ Avantages

    • Vision globale sur tous les métiers
    • Réduction des silos
    • Outils puissants pour les grandes entreprises ou groupes multi-entités

    ❌ Inconvénients :

    • Complexité de mise en œuvre
    • Coûts d’acquisition et de maintenance élevés
    • Interface peu adaptée aux usages RH quotidiens
    • Gestion du temps souvent absente ou mal intégrée

     

    👉🏻 À retenir : si vous cherchez à améliorer la gestion RH et la relation collaborateurs, un ERP peut être trop rigide ou trop généraliste.

    1. Le SIRH : le système dédié aux Ressources Humaines

    Un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est conçu spécifiquement pour automatiser et structurer les processus RH et le cycle de vie des collaborateurs : socle RH, employee self service, onboarding, évaluations, etc.

    Parmi les SIRH disponibles en Suisse, on retrouve notamment Lucca, RogerHR, Adequasys, personio ou Kelio dans une moindre mesure.

    ✅ Avantages

    • Plus intuitif et centré utilisateur
    • Adapté aux besoins spécifiques des RH
    • Déploiement souvent plus rapide qu’un ERP

    ❌ Limites fréquentes

    • La gestion du temps y est souvent incomplète
    • Pour les solutions étrangères, peu d’adaptations aux besoins suisses complexes (temps partiels, variation des horaires, conventions collectives, etc.)

     

    💡 ERP et SIRH ne sont pas nécessairement en concurrence.

    De nombreuses entreprises choisissent d’interfacer leur ERP avec un SIRH ou un outil spécialisé de gestion du temps afin de tirer parti des forces de chaque solution.

    tipee, grâce à ses API ouvertes, peut facilement s’intégrer à des ERP pour un écosystème fluide et cohérent.

    📌 À ne pas négliger : la localisation des données RH

    Les SIRH centralisent des informations potentiellement sensibles : contrats, salaires, certificats médicaux, évaluations, etc. Il est donc crucial de s’assurer que ces données soient stockées et traitées conformément aux exigences suisses (nLPD).

    tipee héberge toutes ses données en Suisse et garantit la confidentialité des informations RH.

    1. Outils de gestion du temps : précis, mais souvent isolés

    Enfin, il existe une catégorie d’outils spécialisés dans La gestion du temps. Ces outils ne se limitent pas à la saisie des heures de travail. Ils couvent l’ensemble de processus clés : suivi des présences, absences, congés, temps partiels, heures supplémentaires, télétravail, ou encore variation des horaires.

    Aujourd’hui, de nombreuses solutions existent sur le marché : certaines sont récentes et bien pensées, d’autres plus anciennes, héritées du monde industriel, et peu évolutives.

    Mais toutes ne tiennent pas compte des spécificités suisses, que ce soit en matière de droit du travail, de diversité contractuelle ou de gestion flexible du temps.

    Des acteurs comme Swissworktime, Zeit AG, Kelio ou Mobatime proposent ce type de solutions

    ✅ Leurs avantages

    • Simplicité d’utilisation pour la saisie des heures et le suivi des présences
    • Plusieurs modes de saisie proposés : pointage par badge, saisie manuelle, via application mobile ou borne
    • Conformité avec les exigences légales et fiscales (enregistrement du temps de travail, suivi des pauses et des temps de repos, télétravail pour les frontaliers, etc.)
    • Certaines solutions, comme tipee, permettent également une saisie du temps par projet ou/et activité

    ❌ Leurs limites

    • Pas toujours compatibles avec les spécificités du marché suisse, notamment en matière de droit du travail (LTr – enregistrement du temps de travail)
    • Souvent limités à la seule gestion du temps, sans fonctionnalités RH complémentaires (documents, entretiens, notes de frais, etc.)
    • Interfaces généralement techniques, pensées pour l’enregistrement ou le contrôle, mais peu adaptées à une bonne expérience collaborateur
    • Interopérabilité limitée, avec des outils pas toujours interfaçables avec un ERP ou un SIRH tiers

    ⚠️ Ne pas confondre un outil de gestion du temps avec un simple outil de timesheet

    Certains outils permettent uniquement la saisie des heures par projet ou par tâche, souvent appelés timesheet comme par exemple Toggl, clockify, etc.

    Mais ces outils ne couvrent pas la gestion du temps au sens RH. Ils n’intègrent généralement pas la gestion des absences, des soldes d’heures de travail, des temps partiels, etc..

    Par ailleurs, certains outils de paie ou/et de comptabilité comme Winbiz ou Bexio incluent un module de timesheet basique. Pratique pour un suivi d’activité, mais vite limité dès qu’il s’agit de gestion du temps au sens RH

    1. tipee : un SIRH suisse “tout-en-un”, expert de la gestion du temps

    tipee est à la fois un SIRH complet et une solution de gestion du temps de référence sur le marché suisse.

    Conçu dès le départ pour répondre aux besoins des PME, grandes entreprises et collectivités, tipee intègre toutes les fonctionnalités nécessaires pour piloter efficacement vos ressources humaines — dans le respect des spécificités locales et du droit du travail suisse.

    Grâce à ses API ouvertes et bien documentées, tipee s’intègre facilement à votre environnement existant : ERP, logiciels de paie, outils métiers, ou toute autre brique du système d’information RH.

    Fonctionnalité / Solution ERP SIRH Outil de gestion du temps tipee
    Gestion administrative RH et cycle de vie des collaborateurs ✅ complète ✅ complète                  ❌ ✅ complète
    Gestion des temps & absences ⚠️ souvent limitée ⚠️ variable ✅ complète ✅ avancée
    Conformité droit du travail CH ⚠️ variable ⚠️ variable ✅ souvent conforme ✅ conforme
    Suivi projet / tâche horaire             ❌        ❌ ⚠️ variable ✅ (option)
    Budget / implémentation 💰💰💰 élevé 💰💰 moyen 💰-💰💰 variable 💰 optimisé
    Facilité d’usage ⚠️ technique ✅ variable ✅ variable ✅ intuitif

    Pourquoi choisir tipee ?

    ✅ Une solution “tout-en-un” : portail RH, gestion du temps, suivi des heures par projet (timesheet)

    🔄 Modulable : adaptée à toutes tailles d’organisation et à tous les secteurs d’activité

    🌐 Connectée : facilement interfaçable avec vos ERP, logiciels de paie ou systèmes internes

    ⚙️En constante évolution : enrichie en continu grâce aux retours de nos milliers d’utilisateurs et à une veille active sur les évolutions du marché

    Avec tipee, vous gagnez en efficacité, en conformité et en simplicité — sans compromis sur l’expérience collaborateur.

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  • Gestion des pauses en Suisse: cadre légal et bonnes pratiques

    Gestion des pauses en Suisse: cadre légal et bonnes pratiques

    Introduction

    La gestion des pauses est essentielle pour préserver la santé, la productivité et le bien-être des employés. En Suisse, la législation encadre strictement ces moments de repos pour garantir des conditions de travail optimales.

    Qu’est-ce qu’une pause selon la loi suisse?

    En Suisse, une pause est définie comme une interruption de la journée de travail pendant laquelle le collaborateur est totalement libéré de ses obligations professionnelles. Le collaborateur peut choisir où et comment il souhaite passer sa pause, sans être à disposition de son employeur. Si, en revanche, il doit rester à son poste ou être disponible pour toute intervention, ce temps est alors considéré comme du temps de travail effectif.

    Durées minimales légales des pauses

    Selon la Loi sur le travail (LTr) et son Ordonnance 1 (OLT 1), les employés ont droit aux pauses suivantes en fonction de la durée quotidienne de travail :

    • 15 minutes pour une journée de travail de plus de 5 heures et demie ;
    • 30 minutes pour une journée de travail de plus de 7 heures ;
    • 1 heure pour une journée de travail de plus de 9 heures.

    Les pauses de plus de 30 min peuvent être fractionnées dans la plage de travail. Ces pauses sont obligatoires, mais non rémunérées, sauf disposition contraire d’une convention collective ou d’un accord d’entreprise.

    Quand prendre une pause ? (Organisation des pauses)

    Normalement, la pause doit être prise au milieu de la période de travail, pour permettre une récupération optimale et de limiter la fatigue. De plus, si une tranche de travail excède 5h30 avant ou après une pause, alors une pause supplémentaire s’impose.

    Si un collaborateur commence à travailler à 6h30 et poursuit jusqu’à 12h00, moment où il prendra sa pause de midi, il doit bénéficier d’une pause supplémentaire dans la matinée. De même, s’il travaille au-delà de 18h30, une pause est nécessaire dans l’après-midi.

    À noter qu’il n’est pas possible d’écourter une pause afin de commencer plus tard ou de terminer plus tôt sa journée de travail.

    Dispositions particulières : jeunes travailleurs, femmes enceintes et allaitement

    Certaines catégories de collaborateurs bénéficient de règles spécifiques concernant les pauses :

    Jeunes de moins de 18 ans: Ils ont droit à une pause de 30 minutes dès que leur temps de travail dépasse 5 heures.

    Femmes enceintes : Les femmes exerçant leur activité principalement en position debout bénéficient, à partir du quatrième mois de grossesse et en plus des pauses prévues par la loi, d’une pause supplémentaire de 10 minutes toutes les deux heures.

    Temps consacré à l’allaitement : Contrairement aux pauses classiques, le temps pris pour allaiter ou tirer le lait est considéré comme du temps de travail rémunéré durant la première année de l’enfant. Les minimas légaux sont :

    • 30 minutes pour une journée de travail jusqu’à 4 heures ;
    • 60 minutes pour une journée de travail de plus de 4 heures ;
    • 90 minutes pour une journée de travail de plus de 7 heures.

    Ce temps d’allaitement ne peut pas être assimilé à une pause classique et ne peut être déduit des heures supplémentaires ni du solde de vacances.

    Optimisez la gestion des pauses dans votre entreprise

    Gérez facilement les pauses et le temps de travail de vos collaborateurs·trices tout en restant conforme à la législation suisse. Découvrez comment tipee simplifie votre quotidien RH.



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    Comment gérer les pauses pour les travailleurs à temps partiel ou avec des horaires flexibles ?

    L’application des pauses peut être plus complexe dans le cadre du travail à temps partiel ou flexible. Dans ces situations, il est important de veiller à ce que les pauses soient correctement adaptées à la charge de travail.

    Travail à temps partiel : Les employés à temps partiel bénéficient des mêmes droits en matière de pauses que les travailleurs à temps plein, au prorata de leur durée de travail. Par exemple, un collaborateur travaillant 6 heures par jour doit bénéficier d’une pause d’au moins 15 minutes.

    Horaires flexibles : L’article 18, alinéa 4 de l’OLT 1 stipule que la durée des pauses doit être déterminée sur la base de la durée moyenne du travail quotidien. Cela signifie que, même en cas d’horaires variables, l’employeur doit garantir que les pauses respectent la législation et soient adaptées à la charge de travail moyenne.

    Une personne travaille 6 heures le lundi, 9 heures le mardi et 7 heures le mercredi. Selon la loi, la durée des pauses doit être calculée en fonction de la durée moyenne du travail quotidien et non au cas par cas. 

    Ainsi, si sa durée moyenne de travail est de 8 heures par jour, son employeur doit veiller à ce qu’elle bénéficie de pauses adaptées à cette moyenne, même lors des jours où il travaille moins ou plus longtemps.

    Comment s’assurer du respect des temps de pause et les optimiser avec tipee ?

    Le contrôle et le suivi des pauses sont cruciaux pour garantir le respect des obligations légales et maintenir un environnement de travail sain. Une gestion efficace des pauses contribue à :

    • prévenir la fatigue et améliorer la concentration des collaborateurs
    • réduire les risques d’accidents liés à la surcharge de travail 
    • favoriser un meilleur équilibre entre vie professionnelle et bien-être des employés

    Respecter les obligations légales en matière de pauses tout en assurant une bonne organisation du travail peut être un défi pour les entreprises. C’est là que tipee intervient, en proposant des outils digitaux qui garantissent la conformité des pauses et encouragent les bonnes pratiques pour le bien-être des collaborateurs.

    Autocorrection des pauses : garantir un vrai temps de repos

    Avec tipee, il est possible de corriger automatiquement les pauses trop courtes afin d’assurer que les employés prennent réellement le temps de se reposer. Cette fonction vise à préserver leur santé, éviter la fatigue excessive et réduire les risques d’accidents liés au manque de pause.

    📌 Exemple :
    Un employé travaillant 8 heures par jour doit prendre une pause minimale de 30 minutes.

    • S’il prend une pause de 25 minutes, tipee rallonge automatiquement la pause à 30 minutes et l’informe pour l’aider à ajuster ses habitudes.
    • S’il prend une pause de 40 minutes, son timbrage est respecté, et la pause reste à 40 minutes.

    En garantissant que les pauses sont bien prises, cette fonctionnalité contribue à améliorer la qualité de vie au travail et à prévenir l’épuisement.

    En garantissant que les pauses sont bien prises, cette fonctionnalité contribue à améliorer la qualité de vie au travail et à prévenir l’épuisement.

    Alerte en cas de pause trop courte pour les planificateurs et administrateurs

    Pour une gestion proactive des pauses, tipee propose également un système d’alerte destiné aux planificateurs et administrateurs. Si des pauses trop courtes sont fréquemment enregistrées, les responsables sont avertis et peuvent prendre les mesures nécessaires pour adapter l’organisation du travail et sensibiliser les collaborateurs.

    Configuration des pauses selon les horaires

    Chaque entreprise a ses propres contraintes en matière de gestion du temps de travail. C’est pourquoi tipee permet de paramétrer les plages horaires de pause en fonction des spécificités des postes et des collaborateurs :

    • Employés de bureau → pause autour de midi
    • Travail en 3×8 → pauses adaptées aux rotations
    • Travail de nuit → ajustement des pauses pour respecter les rythmes biologiques

    Grâce à cette flexibilité, tipee s’adapte aux différents secteurs d’activité et garantit une gestion des pauses en Suisse, conforme, efficace et bénéfique pour les employés.

  • Comment gérer le temps de travail et les activités sur smartphone ?

    Comment gérer le temps de travail et les activités sur smartphone ?

    Et si l’enregistrement du temps de travail et des activités était un avantage concurrentiel pour votre entreprise ? Certains considèrent que ça n’est qu’une obligation légale à laquelle ils ne peuvent pas se soustraire, sous peine de sanctions en cas de contrôle. En réalité, cet enregistrement est un moyen efficace pour améliorer les performances de son entreprise, disposer de données précises indispensables pour la facturation, et faire preuve de modernité aux yeux des clients.

    Mais est-il possible de suivre le temps de travail passé sur chaque activité depuis un smartphone ? Si oui, quels sont les moyens de procéder ? La réponse dans cet article.

    Planning, saisie du temps et suivi des activités : Quelle différence ?

    Avant de découvrir en détail comment gérer le temps et les activités sur smartphone, il est important de faire la différence entre :

    • Le planning de travail, qui consiste à prévoir les heures de présence de collaborateurs et collaboratrices. Cela permet aux responsables d’organiser les journées de leurs collaborateurs, et à ces derniers de savoir quels horaires ils vont réaliser et dans quel service. Indispensable pour de nombreux secteurs, comme les crèches, le médical, le commerce de détail…
    • La saisie du temps, c’est-à-dire l’enregistrement du temps de travail réellement effectué, obligatoire pour la quasi-totalité des travailleurs suisses.
    • L’attribution du temps par activité (ou timesheet), ce qui permet de savoir quelles tâches ont été faites durant une journée de travail.

    En effet, pour la plupart des professions, il est rare qu’une journée de travail soit dédiée à une seule et unique activité, ou à un seul projet. Le plus souvent, on bascule d’une activité à l’autre : qu’il s’agisse d’une architecte qui alterne le dessin d’un bâtiment et les réunions de chantier, d’un technicien qui intervient chez deux clients pour deux pannes différentes, ou d’un employé communal, en charge de l’entretien de la voirie qui a diverses activités dans la journée.

    Le niveau de détail de suivi du temps passé sur une activité permet d’obtenir des informations précieuses. Connaître le temps nécessaire pour la réalisation d’une tâche ou d’un projet est très utile : non seulement en cas de facturation au temps passé, mais aussi pour déterminer la rentabilité de son entreprise. Sans compter que, dans certains cantons, l’enregistrement du temps passé par activité est une obligation pour les administrations communales (édilité, conciergerie,etc.). Mais comment effectuer la saisie des activités (ou timesheet) de manière efficace ?

    Timbrage sur smartphone

    Sans surprise, le meilleur moyen de gérer son temps et ses activités aujourd’hui, c’est via des applications connectées, facilement accessibles via ordinateur, tablette et smartphone. Adieu papier et tableaux Excel : à l’ère d’Internet et du télétravail, tout le monde peut avoir une badgeuse dans sa poche ! En effet, pour beaucoup d’entreprises, la gestion du temps par smartphone s’avère l’option plus pratique. C’est le cas pour les services de nettoyage (ou facility management), ainsi que pour les commerciaux, les représentants, et tous les métiers qui amènent à travailler ailleurs qu’au bureau.

    Dans tous ces cas, le timbrage systématique via le téléphone portable est de loin plus pratique que la pointeuse physique :

    • Rapide, précis et clair, c’est un outil de gestion du temps très flexible.
    • C’est parfait pour les équipes souvent sur le terrain.
    • La saisie des heures via smartphone permet la géolocalisation du timbrage, si elle est souhaitée.

    Cerise sur le gâteau, le timbrage par natel est compatible avec tout type de smartphone, car le timbrage a lieu par webapp : il suffit d’enregistrer le lien dans ses favoris pour y accéder facilement à tout moment.

    mockup smartphone application tipee timbrage temps de travail

    Saisie des activités au vol et ventilation

    Avec le pointage par smartphone, les collaborateurs et collaboratrices en déplacement peuvent non seulement badger depuis leur mobile, mais aussi préciser la ou les activités sur lesquelles ils travaillent. Le tout, en temps réel sur le terrain, ou bien après.

    La ventilation des heures par activité s’avère indispensable pour les services de voirie, les métiers de la construction, les bureaux d’ingénieurs et de nombreux autres postes itinérants.

    Mais comment imputer le temps de travail selon les différentes activités ? Dans tipee.ch, deux façons de procéder sont possibles :

    1. La méthode en temps réel

    Jean travaille pour une entreprise de construction dans le canton de Vaud. Il préfère saisir ses activités au fur et à mesure depuis son smartphone, pour ne pas avoir à le faire en fin de journée. Voici comment il procède :
    Lundi, il commence par l’installation de mobilier urbain à Pully. Sur son téléphone, il clique sur le petit symbole du chronomètre, puis sélectionne
    « Débuter une activité ».
    Puisqu’il a déjà été sur ce chantier la semaine précédente, ce projet est listé parmi les dernières activités sur lesquelles il a travaillé. Il n’a donc qu’à sélectionner « Installation mobilier » et cliquer sur « Débuter ».
    Deux heures plus tard, il doit démarrer la construction d’un trottoir. Il clique donc sur « Terminer », et répète le même processus pour lancer la nouvelle activité.

    mockup smartphone application tipee activités timesheet temps de travail

    2. La méthode en différé

    Pauline est architecte. Elle préfère ventiler ses heures de façon différée, dans les transports, en rentrant chez elle. Le lundi, elle commence toujours la semaine par une réunion d’équipe, pour discuter de l’avancement du projet de construction de la nouvelle école communale. Ensuite, elle part visiter le chantier, et après la pause déjeuner, elle rentre au cabinet pour consacrer le reste de la journée au projet de rénovation du supermarché du centre-ville.

    Chaque lundi soir, dans les transports, elle sort le téléphone pour mettre à jour son planning. L’opération est très simple et lui prend quelques secondes seulement :

    • Tout d’abord, elle clique sur « Saisie des heures » et ensuite sur « Ma journée ».
    • Puis, elle appuie sur le symbole de la baguette magique pour référencer sa première activité de la journée.
    • Pour finir, elle clique sur « Ajouter une activité » pour enregistrer la visite au chantier et le projet de l’après-midi.

    Et c’est tout ! Ensuite, elle peut continuer la lecture du roman entamé la veille 🙂.

    mockup smartphone application tipee timbrage

    Sur demande, il est également possible de sélectionner plusieurs éléments dans la même liste. Cela permet, par exemple, de lier plusieurs tâches relatives au même projet, pour détailler le travail effectué dans le cadre de ce dernier.

    Le choix de la méthode de saisie du temps et des activités varie en fonction de chacun et chacune. Jean,l’agent de voirie de notre exemple sur la saisie en temps réel, pourrait décider à tout moment de tout enregistrer en différé comme Pauline, et vice versa. Nous tenons tout de même à souligner qu’avec la méthode en temps réel, il y a moins de risques d’erreur.

    Timesheet et GTA : intérêt d’intégrer les deux

    Associer la saisie du temps à la saisie des activités présente de nombreux avantages :

    • Pour vos équipes :
      • En cas de facturation au temps passé, ça simplifie l’enregistrement du temps dédié à chaque client, permettant de facturer au juste prix.
      • Grâce à l’export des informations saisies vers un logiciel de facturation, on gagne du temps tout en évitant les erreurs de ressaisie.
    • Pour l’entreprise :
      • Cela permet de calculer exactement la rentabilité des activités : l’historique aide à la préparation d’une nouvelle proposition commerciale, en évitant une potentielle perte d’argent liée à une estimation tarifaire erronée.
      • Les statistiques permettent d’améliorer la performance de votre entreprise et d’optimiser les coûts.
    • Côté clients :
      • Ça modernise votre image : le technicien peut saisir les informations à la fin de la maintenance, et envoyer sa facture directement par email.

    Géolocalisation du timbrage uniquement

    Le timbrage par mobile peut être géolocalisé, pour s’assurer que l’employé est bien sur le chantier quand il badge. Attention : c’est bien le timbrage qui est géolocalisé, non pas le collaborateur !

    Cette fonction ne permet pas de suivre tous les déplacements de ses collaborateurs et collaboratrices : c’est une sorte de photographie d’un instant T, qui a lieu en toute transparence. Si le collaborateur n’a pas la géolocalisation activée, ce paramètre sera modifié le temps de géolocaliser le timbrage. Mais les autres déplacements ne seront pas géolocalisés, car ça sortirait du cadre légal (eh non, le timbrage n’est pas au service de l’œil de Moscou* !).

    Pour conclure

    De plus en plus d’entreprises, aujourd’hui, optent pour le pointage par téléphone mobile, en l’associant à la saisie des activités effectuées par les collaborateurs et les collaboratrices. En effet, cela présente de nombreux avantages pratiques, car la saisie peut avoir lieu partout et en tout temps. Mais ce n’est pas tout ! S’équiper d’une application moderne pour la gestion des heures est un atout concurrentiel, qui permet d’optimiser certains processus, et d’améliorer l’image et les performances de l’entreprise.

    *Jules Humbert-Droz, espion suisse du siècle dernier, auteur du livre « L’œil de Moscou » à Paris, 1922-1924.

  • Améliorez la gestion du temps de travail dans les administrations communales avec l’application tipee

    Améliorez la gestion du temps de travail dans les administrations communales avec l’application tipee

    La gestion du temps de travail est un défi de taille dans les administrations communales en Suisse romande. Que ce soit pour la saisie du temps de travail, la planification des collaborateurs, l’organisation des piquets, la gestion des absences, l’imputation des heures travaillées à des activités, etc, il est essentiel de trouver une solution efficace pour organiser et suivre les heures de travail de manière simple, rapide et transparente.

    Dans cet article, nous allons passer en revue les enjeux liés à la gestion du temps de travail dans les communes suisses romandes, et voir comment une application de gestion du temps et portail RH comme tipee peut simplifier et optimiser la gestion des collaborateurs au sein d’une administration communale.

    Quels sont les besoins en gestion du temps de travail dans les administrations communales ?

    Les besoins en termes de gestion du temps sont nombreux et essentiels pour assurer un bon fonctionnement d’une commune. Une organisation adéquate du temps de travail permet de simplifier les processus administratifs, d’optimiser la productivité du personnel et ainsi de répondre mieux aux attentes des citoyens.

    Voici certains des besoins clés dans les collectivités publiques :

    Gérer le temps de présence des collaborateurs ainsi que le planning de leurs activités au moyen d’un système fiable: 

    Une gestion rigoureuse des présences des collaborateurs est cruciale pour garantir une disponibilité adéquate des employés. En utilisant un programme de planification et de gestion des absences, les communes peuvent mieux organiser les horaires de travail et optimiser la gestion des services et des équipes.

    Planifier les services spéciaux dans les différents dicastères : 

    Certains dicastères, tels que la voirie (édilité), police, urbanisme, cantines scolaire, crèches ou UAPE, peuvent nécessiter d’une planification spécifique, comme les services de permanence, de piquet, taux d’encadrement ou encore le THPE (TTHPE). Une gestion efficace du temps doit pouvoir tenir compte de ces besoins particuliers pour s’assurer d’avoir toujours assez de collaborateurs en service ou de piquet.

    Gérer les différents décomptes et permettre leur intégration automatisée dans le logiciel salaire : 

    Automatiser la saisie du temps de travail, des indemnités et des majorations et en intégrant directement ces variables salaire dans un logiciel de paie, permet de réduire les erreurs, d’optimiser les calculs et d’accélérer le traitement des données liées à la rémunération.

    Rationaliser les tâches administratives liées à la gestion du personnel et aux différents décomptes qui y sont liés, quel que soit le type d’horaire : 

    En utilisant un logiciel de gestion du temps, les communes peuvent réduire la charge de travail liée aux décomptes d’heures, aux calculs des indemnités et majorations, aux demandes d’absence et à la gestion des horaires. L’idée est d’effectuer le minimum de saisie d’informations pour l’ensemble du processus, ce qui permet de gagner du temps et de limiter les erreurs.

    Imputer les temps destinés à divers projets :

    Certaines administrations communales travaillent sur différents projets et activités pour lesquelles il est important de pouvoir imputer et suivre le temps consacré à chaque tâche. Grâce à une solution de gestion du temps, les collaborateurs peuvent enregistrer leur temps par activité (timesheet) pour faciliter le suivi et selon, la facturation de chaque activité.

    Permettre un accès facilité du personnel à ses propres données : 

    Les employés communaux doivent avoir un accès facile à leurs propres données personnelles : contrat de travail, fiches de salaire, soldes d’heures et de vacances en temps réel, etc. En mettant en place un système de gestion du temps convivial et sécurisé, les collaborateurs peuvent consulter leurs horaires, leurs congés, leurs soldes d’heures, etc. Cela favorise la transparence, l’autonomie et la responsabilisation du personnel.

    On peut le constater, la gestion du temps dans les administrations communales nécessite des outils et des processus adaptés pour répondre à leurs besoins spécifiques. En optimisant la planification du personnel, en simplifiant les tâches administratives et en favorisant l’autonomie des employés, les administrations communales peuvent améliorer leur efficacité, leur service aux citoyens et la satisfaction de leur personnel.

    tipee : La solution de gestion du temps et portail RH adaptée aux collectivités publiques

    Depuis plusieurs années, tipee simplifie la gestion et l’organisation des communes en Suisse romande. Que ce soit pour la gestion du temps de travail, l’organisation des différents dicastères, la mise à disposition des informations RH auprès des employés communaux, et même la gestion de la vie politique, tipee accompagne les collectivités publiques dans leurs tâches au quotidien.

    L’application tipee permet de :

    • créer facilement des plannings et des horaires spécifiques pour chaque service, tels que l’administration, la voirie, l’édilité, la police, les finances, l’urbanisme, etc. Il permet également d’organiser le roulement des différents piquets, comme le piquet neige à la voirie.

    “L’arrivée de tipee m’a beaucoup soulagé au niveau administratif : moins de saisies et un seul outil pour la planification et la gestion du temps (tipee a remplacé trois outils). Une bonne vision en temps réel sur l’ensemble du personnel.”

    Jorge Cardoso, Responsable de la voirie, Mairie de Versoix

    • donner en tout temps aux employés communaux accès à leur planning de service sur leur smartphone ou ordinateur, ce qui leur permettra de savoir qui est au travail, de piquet, en vacances, absent, etc.
    • traiter et suivre rapidement les absences des employés, qu’il s’agisse de congés, de maladie, d’accident, de formations, de service militaire, de maternité, etc. Soit le chef de service peut les saisir directement dans le planning (en cas de maladie ou d’accident par exemple). Soit l’employé peut faire une demande d’absence (vacances, récupération d’heures,etc) directement dans tipee, et le chef de service n’aura qu’à la valider pour que le planning et les soldes d’heures ou de vacances du collaborateur se mettent automatiquement à jour.

    “La gestion des heures et des absences a notablement amélioré l’équité dans chaque service de notre Municipalité.”

    Philippe Héritier, Responsable Finance et RH, Commune de Savièse

    • saisir le temps de travail via une timbreuse, via un pointage sur smartphone ou même par saisie manuelle et adapter le mode d’enregistrement du temps au besoin de chaque service: la timbreuse pour les services administratifs ou l’accueil parascolaire, le pointage sur smartphone (ou la saisie des heures à postériori) pour les employés de la voirie, des travaux publics, de l’édilité, du service technique, etc.

    “Un super gain de temps et une meilleure gestion des heures de travail. Merci beaucoup pour tout”

    Sacha Tarayeff, Responsable de la voirie, Commune de Chardonne

    • rattacher leur temps de travail à des activités spécifiques telles que le déneigement, le garde port, les commissions, etc. Cela permet de connaître précisément le temps passé sur chaque activité, ce qui est idéal notamment pour la facturation.
    • coordonner facilement les temps et les taux d’encadrement des éducateurs et éducatrices dans les structures d’accueil préscolaire et parascolaire. Si ces taux changent en cours d’année, toutes les modifications se font automatiquement.

    “Pour moi, en tant que responsable d’équipe, c’est un gain de temps énorme ! Une visibilité simplifiée des heures effectuées par l’équipe. Une précision des heures effectives. Contrôle et validation des heures facilitées. Des options en plus très appréciables. Pour l’équipe, un gain de temps, facilité de timbrage. Facilité d’aller faire des propositions, de corriger le timbrage et d’ajouter des activités.”

    Line Comby, Responsable d’équipe, UAPE Le Trait d’Union

    • générer automatiquement la majoration et l’indemnisation des heures de nuit, du week-end et des piquets. Les variables salaires peuvent être exportées directement vers des logiciels de paiement des salaires tels que Ubranus, Crésus, Proconcept, etc.
    • coordonner la vie politique. Dans tipee il est possible d’organiser simplement les contenus des séances ainsi que les différentes tâches et même d’y rédiger immédiatement les PV. Ceux-ci seront directement disponibles à qui de droit dans l’application. Saisissez également les heures passées par séances ou même par dicastère.
    • donner un accès direct des collaborateurs aux données dont ils ont besoin, telles que leur planning, leurs soldes d’heures et de vacances en temps réel, leurs fiches de salaires, leurs tâches…

    “Une satisfaction complète pour l’ensemble des employés et surtout des RH. Nous en sommes très satisfait.”

    Clélia Red-Reuse, Secrétaire Communale, Commune de Riddes

    • centraliser tous les documents de référence de la commune tels que les normes, les procédures, les règlements du personnel, les plans cadastraux, les liens vers les associations communales, et autres.
    • gérer les notes de frais. Les dépenses peuvent être saisies directement dans tipee. Chaque employé, municipal ou conseiller peut scanner un ticket de caisse ou renseigner les kilomètres parcourus. Selon le besoin, tipee permet de créer différents types de dépenses: forfaits repas, indemnités kilométriques différentes selon le type de véhicule utilisé, indemnités de représentation pour les communes… et même décompter des jetons de présence pour les conseillers communaux ou municipaux.
    • prendre en charge les nouvelles normes de travail: télétravail, horaires flexibles, horaires fluctuants, temps partiels, et bien plus.

    “Les personnes qui télétravaillent peuvent, sans crainte, être absentes du bureau. Leurs collègues et supérieurs n’ont qu’à jeter un coup d’œil au planning dans tipee pour savoir à quel moment chacun·e est au bureau ou en home office. Le collaborateur·trice en télétravail n’a qu’à timbrer ses heures de travail comme si elle se trouvait au bureau. Cette option permet de gérer le travail en présentiel ou à distance en toute transparence, ce qui représente un avantage pour les collaborateurs et pour l’employeur.”

    Bérengère Marche, Responsable RH, Mairie de Versoix

    tipee représente une solution complète pour faciliter la gestion quotidienne des communes en Suisse. Ses fonctionnalités leur permettent de gagner en efficacité et en transparence. Ainsi, les employés communaux ont un accès facile et rapide à toutes les informations dont ils ont besoin, ce qui leur permet d’être mieux organisés et informés. Les chefs de service bénéficient d’une solution performante pour la gestion du personnel, la planification des collaborateurs, le suivi des présences et d’absences et le contrôle des tâches. Le tout, en réduisant considérablement le nombre d’heures consacrées à la gestion administrative du personnel.En adoptant tipee, les communes en Suisse peuvent améliorer leur productivité, optimiser leurs ressources et offrir un meilleur service à leurs employés et à leurs citoyens. tipee est une solution moderne et complète qui répond aux besoins spécifiques des communes, contribuant ainsi à leur développement et à leur efficacité.

    L’avis des administrations communales qui ont opté pour tipee : simplicité, transparence et efficacité !

    Les administrations communales qui ont choisi tipee apprécient sa simplicité, sa convivialité et sa fiabilité. Avec une interface intuitive et une gestion précise du temps de travail et des absences, tipee permet aux employés communaux de gagner du temps tout en favorisant la responsabilité de chacun et en amenant plus de transparence.

    Les témoignages des utilisateurs, tels que Clelia Rard-Reus de la commune de Riddes, ainsi que d’autres clients satisfaits, soulignent les avantages indéniables de tipee pour les administrations communales.

    En conclusion

    tipee a su se démarquer en tant que solution de gestion du temps de travail et portail RH complète et efficace pour les administrations communales. Sa simplicité d’utilisation, son adaptabilité, le gain de temps qu’elle apporte ainsi qu’à la professionnalisation de la gestion des équipes et des employés communaux, en font un choix privilégié. Les témoignages positifs des administrations communales utilisant tipee attestent de son impact positif sur leur quotidien et confirment que revenir en arrière serait impensable pour ces clients.

  • New ways of working : le travail change ! Comment rester efficace ?

    New ways of working : le travail change ! Comment rester efficace ?

    Télétravail, horaires variables, temps partiels, horaires individualisés, flex desk, horaires fluctuants, contrats à l’heure, coworking…. Le monde du travail évolue rapidement ! La crise sanitaire n’a fait que précipiter un changement qui était déjà destiné à avoir lieu. Quand elle est adoptée correctement, la flexibilité au travail apporte des bénéfices aux entreprises tout comme aux équipes. Mais alors, comment s’adapter à ces nouvelles façons de travailler et en tirer profit ? Un objectif : réussir la mise en place de nouvelles habitudes de travail. Il est alors indispensable de s’appuyer sur un bon outil de gestion du temps de travail et des documents d’entreprise. 

    Le travail évolue : évoluons avec lui !

    Qu’est-ce que Swisscom, les SIG et l’agence web Liip ont en commun ? Ces trois entreprises sont devenues adeptes des « NWoW ». Non, ce n’est ni un nouveau régime alimentaire ni une nouvelle croyance religieuse : il s’agit de l’acronyme de « New ways of working » en anglais, ou « nouvelles façons de travailler ».

    En quoi cela consiste-t-il ? Nous avons beaucoup entendu parler des changements que la crise sanitaire a provoqués dans le monde du travail, notamment en termes de flexibilité avec l’explosion du travail à domicile. Travailler depuis plusieurs sites différents, en effet, fait partie de ce phénomène, mais ça ne s’arrête pas là. Home office, temps partiel, horaires flexibles, flex desk… Mais aussi les formations en blended learning (mélange d’e-learning et de présentiel), voire l’embauche d’un CHO (« chief happiness officer » ou « responsable du bonheur ») pour les plus audacieux : les NWoW peuvent se décliner de plein de façons différentes !

    D’ailleurs, les NWoW commençaient déjà à faire parler d’elles bien avant la pandémie. En décembre 2017, le cabinet de conseil Wavestone publiait une étude sur le besoin de faire évoluer notre manière de travailler. Le document évoquait la prédominance du travail en présentiel, et soulevait la question suivante : « Est-ce que demain nous ne serons pas encore plus dans un travail à distance ? ».

    Aujourd’hui, nous rencontrons beaucoup d’entreprises qui, malgré une réticence initiale, saluent les avantages des nouvelles habitudes de travail expérimentées pendant la crise sanitaire.

    Après l’explosion accélérée du télétravail que nous avons connue en 2020, la question n’est plus de savoir si cela va se produire, mais plutôt comment.

    Chez Academic Work, agence de recrutement présente à Genève, Zurich et Lausanne, les équipes avaient l’habitude de voir leurs managers une fois par semaine pour faire un point opérationnel, et une fois par mois pour faire un bilan plus global sur le quotidien. Quand la pandémie a vu tous les collaborateurs travailler à distance, ils ont décidé de garder ces rendez-vous et de rajouter des points supplémentaires, en début ou en fin de journée, tous les deux jours.

    L’horaire variable : comment savoir qui est là quand

    Pour répondre aux nouveaux besoins dérivant du travail flexible, les fournisseurs de service adaptent leur prestations. Swisscom, par exemple, a conçu une nouvelle offre  «New Work» pour les clients adeptes des NWoW. L’entreprise va jusqu’au bout de l’exercice, en permettant à ses collaborateurs et collaboratrices de travailler «de manière flexible et interconnectée, dans la confiance et le respect de chacun».

    De plus en plus d’entreprises, donc, optent pour l’horaire variable, dans le secteur privé comme dans le public, dans les petites structures comme dans les grandes. Dans la plupart des cas, cela implique deux choses :

    • Les membres du personnel annoncent le début et la fin de leurs périodes de travail, ainsi que la durée de la pause de midi (en accord avec les limites fixées par l’employeur, bien entendu).
    • Les collaborateurs peuvent gérer leur temps de travail de manière autonome. Et ce, au bureau, tout comme à distance (où les deux !).

    Mais alors, comment savoir quel jour Françoise du service achats sera au bureau, pour que ses collègues puissent lui montrer les échantillons de produits tout juste reçus ? 

    Dans tipee, nous avons anticipé ce besoin bien avant la diffusion des NWoW ! Dans le module « planning » il est possible de visualiser qui est au bureau et qui travaille à distance (TD). Plus besoin de faire l’appel pour savoir qui est là ! Il suffit d’un coup d’œil au tableau :

    type d'horaire planning application tipee

    Horaire fluctuant : un outil adapté et pratique pour sa gestion

    Un autre horaire très répandu en Suisse est l’horaire fluctuant, particulièrement adapté, entre autres, au secteur de l’industrie horlogère. Il prévoit un temps de travail modulé en fonction de la conjoncture, notamment du volume des commandes, liées non seulement aux différentes périodes de l’année, mais aussi aux fluctuations du marché.

    La convention collective autorise donc une fluctuation de l’horaire de travail entre 30 heures et 45 heures hebdomadaires, sans que cela impacte le salaire mensuel. Les périodes de plus forte activité sont en effet compensées sur l’année civile par celles plus creuses. Un casse-tête en moins pour les RH, certes, mais savoir « qui est là quand » est indispensable pour ces professionnels de l’horlogerie, notamment en termes de performance et d’organisation.

    tipee rend service même aux entreprises proposant l’horaire fluctuant. Ceci, grâce au « présencier » dans lequel tout le monde voit qui est présent chaque jour.

    Presencier apllication tipee

    En revanche, nombreux sont les secteurs d’activité pour lesquels la fluctuation saisonnière complique la gestion des soldes de temps de travail, pour les collaborateurs et collaboratrices tout comme pour l’entreprise. C’est le cas, par exemple, du secteur agricole, et parfois de celui de la construction. En effet, souvent, en hiver, ces employés travaillent moins qu’en été. Que se passe-t-il s’ils demandent des congés en période estivale ? Risquent-ils de consommer plus de jours que s’ils les prenaient en hiver ? 

    Un outil comme tipee permet d’obtenir toujours le bon calcul grâce au module « planning », spécialement conçu pour gérer les présences et les absences des collaborateurs et des collaboratrices sans erreur. En comparant l’horaire effectué avec l’horaire planifié, le module planning de tipee permet de calculer le nombre d’heures exact à prendre en compte pour chaque demande de vacances, en fonction de la période de l’année. Avec un solde d’heures et de vacances en temps réel, toujours juste et accessible à tout moment, on peut partir en vacances l’esprit tranquille !

    Gérer le temps partiel, très fréquent en Suisse

    Une modalité de travail flexible encore plus répandue chez nous, car commune à plusieurs secteurs d’activité, c’est le temps partiel. Selon l’Office fédéral de la statistique (OFS), les travailleuses et travailleurs à mi-temps (50 à 90 % du temps de travail) représentent 39,4 % de la main-d’œuvre suisse, soit l’un des taux les plus élevés d’Europe.

    Et ce n’est pas tout : cette tendance serait à la hausse, chez les hommes comme chez les femmes. Nous ne pouvons que confirmer, puisque 57% de nos collaborateurs·trices sont à temps partiel, dont 35% sont des hommes et 22% des femmes.

    Un autre exemple d’entreprise qui encourage le temps partiel est l’agence digitale Liip, présente à Lausanne et dans 5 autres régions de Suisse. Préférant le management horizontal à l’organigramme pyramidale classique, cette entreprise mise sur l’autonomie de chaque salarié. Liip, qui liste la confiance et la flexibilité parmi les principes à la base de sa culture d’entreprise, encourage depuis des années le temps partiel. Au point que plus de la moitié de ses salariés masculins ont opté pour cette option.

    Souvent, les clients nous contactent pour les aider à trouver un moyen simple de gérer les temps partiels de leurs équipes. Sans compter que, parfois, il arrive qu’un collaborateur ou une collaboratrice demande de modifier son taux d’activité en milieu d’année. Comment gérer les soldes avec transparence, tout en évitant les erreurs de saisie et de calcul ?

    Pour un employé à temps partiel, le droit aux vacances est calculé au prorata du taux d’activité. Nous rassurons nos clients en leur expliquant que le calcul du droit aux vacances se fait très facilement dans tipee. L’application prend en compte toutes les variables nécessaires : valeur d’un jour de congé, éventuelles heures majorées, changement de taux d’activité en cours d’année, la date d’entrée ou de départ, etc.

    C’est tellement plus agréable de travailler avec flexibilité, et sans frustrations latentes… Avec tipee, c’est possible !

    Flex desk, coworking… Facile, avec un outil ATAWAD (any time, any where, any device) !

    Il ne s’agit pas d’un cas isolé : le « flex desk », également appelé « hot desking » ou « free seating », correspond à un aménagement sans bureau attitré. Il est temps de ranger les dessins faits par vos enfants et fièrement exposés à côté de votre ordinateur. Les nouvelles habitudes de travail encouragent la mise en place de bureaux dynamiques, que les collaborateurs et les collaboratrices pourront choisir en fonction de plein de critères : le besoin de concentration du moment, l’exposition à la lumière naturelle, les rendez-vous de la journée, etc. 

    Ainsi, une société de services pourrait, par exemple, louer plusieurs petits bureaux dans des espaces de coworking situés sur l’ensemble du territoire suisse romand, au lieu d’avoir seulement un ou deux bureaux à Genève et Lausanne.

    Le « desk sharing » favorise le développement de l’entreprise et sa présence sur le territoire, sans compter que, souvent, une bonne partie des salariés des sièges sociaux sont nomades. Les collaborateurs et les collaboratrices peuvent, ainsi, se déplacer moins et mieux, et gagner un temps précieux. Des équipes satisfaites de leurs conditions de travail sont aussi des équipes plus engagées, et les entreprises savent que, pour attirer ou retenir les talents, de nos jours, la flexibilité est indispensable.

    Mais comment travailler efficacement en alternant flex office, route, maison, coworking  ? C’est là que les solutions « ATAWAD » entrent en jeu. Eh oui, encore un acronyme ! Le dernier, promis. Raccourci de l’expression « any time, any where, any device », il résume le fait de pouvoir accéder à une information à tout moment, n’importe où et depuis n’importe quel outil. Et c’est ce que les modules « document » et « qualité » de tipee permettent de faire ! 

    Avec tipee, travailler ensemble même en n’étant pas physiquement au même endroit n’a jamais été aussi simple. En effet, l’application permet :

    • d’accéder facilement à tous vos documents (en fonction des droits que vous accorderez à chaque collaborateur et collaboratrice) ;
    • de bien tomber toujours sur la dernière version, celle mise à jour le plus récemment ;
    • de partager vos fichiers sous les formats : PDF, Word, Excel ou même un lien externe ou une vidéo.

    Pour conclure

    La flexibilité au travail est un atout pour l’entreprise comme pour ses collaborateurs et collaboratrices ! Tirez profit des nouvelles façons de travailler qui existent aujourd’hui, et collaborez de manière efficace même à distance, tout en gérant les horaires différents. S’équiper d’un outil simple et connecté comme tipee permet de gérer tous les cas de figure possibles, simplement !

    Pour résumer : pour des NWoW réussies, un bon outil ATAWAD comme tipee est indispensable ! 

  • Les horaires de travail en Suisse

    Les horaires de travail en Suisse

    Et la Suisse par rapport à l’Europe alors ?

    En Suisse, les heures de travail, ainsi que la durée des pauses obligatoires, varient en fonction des différents secteurs d’activité, comme expliqué par le Seco [1]. Dans la plupart des cas, la durée de travail hebdomadaire est de 45 heures maximum pour un poste à temps plein, avec une moyenne de 41.6 heures par semaine [2]. La majorité des états européens se situent entre 38 et 41.4. Ce chiffre positionne les suisses parmi les employés les plus stakhanovistes d’Europe.

    L’activité économique en Suisse a retrouvé son niveau d’avant crise au début de 2021, grâce, tout d’abord à des entreprises compétitives à l’international et une main-d’œuvre hautement qualifiée. Mais aussi, grâce au poids plutôt modeste, dans l’ensemble, des activités d’hébergement et de loisirs. Ces facteurs ont contribué à atténuer les négatives des mesures prises pour endiguer les méfaits de la pandémie.

    Certes, même si l’économie est en train de se redresser, certains secteurs et certaines catégories de travailleurs sont été touchés.

    Dans un tel contexte économique, une réflexion de la part des entreprises s’impose.

    Que faire pour rester rentable, sans que ni les employeurs ni les employés ne soient pénalisés ?

    Un des moyens pour réagir, a été celui d’augmenter le temps de travail : des sociétés avaient déjà optées pour cette alternative en 2015 [3].

    Bien que cette option reste préférable pour certains plutôt que la baisse des salaires, elle risque d’avoir des conséquences négatives sur la productivité et sur la santé des employés [4;5]. La fatigue cumulée nous porte à être moins productif en fin de journée. La fatigue peut également augmenter le risque d’erreurs et d’accidents surtout durant la neuvième heure de travail.

    Le Seco nous met en garde contre les premiers signes de burn-out : si « la volonté de maintenir ses performances à tout prix […] se conjugue à une forte charge de travail et à un manque de phases de récupération, elle entraîne du surmenage. Si ce surmenage persiste sur le long terme, cela peut entraîner un épuisement psychique »

    Comment trouver un équilibre entre productivité et santé des collaborateurs ?

    Selon Norbert K.Semmer [6], professeur en psychologie du travail à l’Université de Berne, respecter les pauses quotidiennes ne suffit pas: le repos hebdomadaire et les vacances annuelles sont aussi nécessaires pour combattre le stress au travail, rester productif et éviter les erreurs et les accidents liés au surmenage.

    En cas de charge de travail il faut informer les employés sur les raisons de cette surcharge. Dans la mesure du possible, il faut les rassurer que ce sont des mesures prévues à court terme.

    L’OLT 1 concernant l’enregistrement du temps de travail [7], s’inscrit pleinement dans ce contexte et vise à tenir compte des heures de travail et de pause afin de protéger la santé des employés. Cette loi, erronément perçue comme une contrainte, peut se révéler un excellent moyen pour augmenter la productivité des entreprises. Elle permet également de responsabiliser les collaborateurs et contribuer à leur motivation.

     

    Notre application pour la gestion du temps tipee, peut aider les entreprises dans cette démarche.

    Pour chaque collaborateur, l’application génère dans le module Planning un résumé personnel mis à jour en temps réel, dans lequel les heures dues et les heures réalisées sont affichées. L’employé peut avoir accès à son résumé soit directement en se connectant à tipee, soit sous forme de papier. L’employeur peut le faire signer pour l’archiver dans le dossier du collaborateur. Avoir et donner plus de transparence est important. Cela peut être fait sur les heures supplémentaires, le nombre de pauses et leur durée. Cela peut favoriser une prise de conscience utile pour éviter les problèmes de santé tout en restant productifs.

    Le Tableau blanc peut se révéler très utile pour communiquer avec les employés et faire en sorte qu’ils soient à jour sur les indicateurs de croissance de l’entreprise ainsi que sur d’éventuelles mesures pour réagir face au ralentissement de la productivité.

    Sources :

    [1] Secrétariat d’Etat à l’économie SECO

    [2] Organisation de Coopération et de Développement Economique

    [3] Journal le Temps : La Suisse au rythme des 45 heures

    [4] Employés Suisse

    [5] Stress no stress

    [6] Norbert K Semmer : Stress et santé : la récupération comme maillon central ? Présentation à la Conférence nationale sur la promotion de la santé au travail. Sain et efficace dans la société 24 heures sur 24. 9 juillet 2009, Université de Zurich.

    [7] SECO – Enregistrement de la durée du travail – Qu’est-ce qui reste, qu’est-ce qui change ?

  • Enregistrement du temps de travail : prévenir le burn-out en télétravail

    Enregistrement du temps de travail : prévenir le burn-out en télétravail

    Enregistrement du temps de travail : tous les avantages en télétravail

    Selon les chiffres publiés au mois d’avril 2021 par l’Office fédéral des statistiques (OFS), le télétravail connaît une forte hausse en Suisse. La crise sanitaire est certes complice, mais cette tendance semble convenir tant aux entreprises qu’aux salariés, et pourrait d’ailleurs se perpétuer même après la crise. Quoi qu’il en soit, l’enregistrement du temps de travail reste un moyen très efficace pour préserver la santé des employés. Cela simplifie la tâche des RH et de ceux qui s’occupent de la planification du temps de travail. Et c’est une obligation légale, à très peu d’exceptions près.

    Les dérives du télétravail

    Chez tipee, nous n’avons pas perdu la bonne habitude de faire des pauses café, même au bout d’un an et demi de télétravail. Hier, pendant une de ces pauses, un de nos collègues nous a raconté une petite anecdote qui lui était arrivée la veille. Sa sœur Émilie, responsable d’équipe dans une grosse entreprise de construction romande, lui avait annoncé d’une voix euphorique que, pour la première fois depuis des mois, elle avait réussi à traiter tous ses emails entrants. Notre collègue était surpris aussi, sachant à quel point Émilie était débordée d’habitude, surtout depuis qu’elle avait été nommée pour reprendre la gestion de cette grosse équipe, il y a 2 ans.

    Pourquoi partageons-nous la vie de notre collègue (et de sa sœur) avec vous ? Parce que cela nous a fait pas mal réfléchir, et nous trouvons que la suite de l’histoire, et les questions que ça soulève autour du télétravail, de la santé des salariés et des responsabilités des employeurs méritent d’être partagées.

    Ce qui est arrivé à Émilie est simple, et beaucoup pourront s’y retrouver. Sans ses 2 heures de trajets journalières, les pauses café avec les collègues (qui se font rares en visio), les lessives du soir anticipées à la pause de midi… depuis qu’elle est en télétravail, elle a beaucoup plus de temps qu’avant. La peur du virus et la fermeture des établissements publics ayant renforcé l’isolement, elle s’est rabattue sur le travail. Sans qu’elle s’en rende compte, la limite entre sa vie privée et sa vie professionnelle est devenue de plus en plus floue. Voilà comment Émilie s’est retrouvée à travailler le soir ou le week-end, complice : l’envie de traiter tous ses dossiers et ce, malgré le fait que cela soit interdit par la loi du travail.

    Le télétravail augmente en Suisse

    Les chiffres publiés en avril 2021 par l’Office fédéral des statistiques (OFS) montrent une hausse du travail à distance. En effet, depuis le début de la pandémie, le télétravail en Suisse a fortement augmenté, avec une moyenne qui frôle les 40% et qui, dans des domaines comme celui de l’information et de la communication, dépasse même les 80%.

    De plus, les secteurs qui semblaient moins pressés de mettre en place le télétravail sont progressivement en train de changer d’avis. C’est le cas de la fonction publique : n’ayant constaté aucune baisse de la productivité, et intéressées par la perspective de limiter les frais de location des surfaces, les administrations se disent favorables à une réorganisation qui encouragerait davantage le télétravail.

    De leur côté, les employés qui n’avaient jamais fait de télétravail avant ont découvert ses avantages, et se disent bien contents de pouvoir continuer à en bénéficier. Qui aime passer son temps dans les embouteillages, ou en cherchant désespérément une place de parking encore disponible quand on arrive en retard au bureau ? Les employés ont trouvé un équilibre entre vie privée et vie professionnelle, et la réouverture des salles de sport et des terrasses donnent plein d’idées pour utiliser le temps gagné grâce au télétravail.

    Burn-out : un risque qui menace salariés et entreprises

    Mais que faire si, tout comme Émilie, ce temps pourtant très précieux est réutilisé… pour travailler ? La question se pose à la fois pour l’employé et pour l’employeur.
    Commençons par le premier.

    Les chiffres publiés par l’OFS révèlent que, par rapport à l’Europe, les salariés suisses bénéficient d’une grande autonomie au travail (60,4%, contre 50,6%). Cela signifie qu’ils ont leur mot à dire à la fois sur le contenu et sur l’ordre d’accomplissement de leurs tâches. Ce qui, en soi, est une très bonne nouvelle, risque de poser des problèmes quand ça devient le prétexte pour prolonger ses heures travaillées le soir et/ou le week-end.

    Il faut déjà avoir à l’esprit que, pendant la crise sanitaire, la santé psychique a été oubliée par rapport à la santé physique. Le risque, après plus d’un an, c’est que les salariés ayant adopté de mauvaises habitudes pendant le confinement se trouvent à devoir affronter un burn-out. Et que l’isolement induit par le travail à distance empêche de le détecter ou de l’éviter.

    Côté entreprises, ça ne va pas mieux. Selon André Berdoz, vice-président de l’USAM (Union suisse des arts et métiers), “il n’y a pas encore assez de recul sur les potentielles conséquences néfastes du télétravail généralisé”. Ce qu’on sait, c’est que non seulement le stress au travail coûte 7,6 milliards de francs par an aux entreprises suisses, mais que plus il est pris en charge tard, plus il peut être difficile et long à soigner. En effet, il faut compter de trois à six mois pour se remettre d’un réel effondrement, avec des conséquences (psychologiques et matérielles) très dures à la fois pour les salariés et pour l’entreprise.

    Il ne faut pas oublier que, bien avant la pandémie, le guide du SECO “Travailler chez soi” rappelait que travailler la nuit, le dimanche et les jours fériés est interdit (même en télétravail !) : “L’employeur est tenu de donner toutes les directives et de prendre toutes les mesures nécessaires afin d’assurer et d’améliorer la protection de la santé physique et psychique” des salariés.

    Quelle solution ? L’enregistrement des heures !

    La bonne nouvelle (il en fallait bien une, arrivés à ce point), c’est qu’il existe un moyen très simple et efficace pour éviter toute mauvaise surprise, tant à distance qu’en présence. Il s’agit tout simplement de l’enregistrement du temps de travail. En effet, si cette pratique est déjà adoptée par les trois quarts des salariés suisses, il y a bien une raison… voire plusieurs.

    Tout d’abord, qu’il s’agisse d’enregistrement manuel ou automatique, noter leurs heures de travail permet de savoir à tout moment où on en est avec son solde d’heures, et d’éviter d’en faire trop (ou pas assez). Deuxièmement, en utilisant une application dédiée, cette transparence sur le temps (et les modalités) de travail des collaborateurs permet d’aller bien au-delà du simple fait d’être rassuré par la visibilité sur les heures de présence et d’absence des collaborateurs.

    Une application comme tipee, par exemple, permet d’extraire des statistiques utiles pour optimiser l’organisation de l’entreprise :

    • Envisager l’ouverture d’un nouveau poste ou l’aménagement du temps de travail d’un secteur,
    • Compter le nombre de jours de télétravail (particulièrement utiles pour répondre aux demandes du fisc de certains cantons comme celui de Genève, par exemple)
    • Et, bien évidemment, préserver la santé de ses collaborateurs en s’assurant que personne ne travaille le soir ou le week-end.

    Enregistrement du temps de travail : une obligation légale

    Vous craignez que jouer la carte “santé” ne puisse pas convaincre les collaborateurs les plus réticents ? Alors, rappelez-vous que comme on l’explique dans notre “Guide de l’enregistrement du temps de travail en Suisse”, la saisie des heures est une obligation légale (art. 46 LTr / art. 73 OLT 1). Pour éviter toute sanction de la part de l’inspection du travail (SECO), il faut disposer d’un relevé du début et de la fin du travail, de la durée, ainsi que des pauses de 30 minutes et plus. Noter les heures sur un bout de papier ou sur une feuille Excel serait tout aussi bien, certes… Mais pourquoi se compliquer la vie, alors que vous pouvez gagner du temps et réduire tout risque d’erreur, grâce à une solution automatique ?

    Sans compter que, dans le cas de tipee, ce choix vous permettrait également de simplifier la planification de vos équipes, l’aménagement du temps de travail, le suivi des absences, l’organisation des temps partiels, et le calcul automatique des soldes d’heures et des vacances lors de changements de taux d’occupation en cours d’année… Et même de gérer vos RH ! Un exemple ? Utiliser tipee pour organiser et suivre le travail en présence et à distance de vos collaborateurs permet de facilement retrouver qui était quand au bureau. Ce qui peut s’avérer très utile pour retrouver toutes les personnes qui étaient au bureau tel jour, en même temps que le collègue qui vient d’être testé positif au Covid !
    Découvrez notre Guide de l’enregistrement du temps de travail en Suisse pour en savoir plus sur les cas d’utilisations concrets de notre application lors du travail à distance !

    Conclusion

    La sœur de notre collègue serait probablement très surprise de découvrir que la réussite de sa “mission impossible” n’était rien de plus que le résultat d’un nombre d’heures travaillées très élevé. Pourquoi risquer une sanction ou, pire, l’équilibre mental de vos collaborateurs, quand vous pouvez éviter toute mauvaise surprise et simplifier votre travail grâce à une solution automatique ?

    Vous hésitez encore ? Contactez-nous pour découvrir comment tipee peut vous aider !

  • Le solde d’heures et de vacances en temps réel : un avantage pour tous !

    Le solde d’heures et de vacances en temps réel : un avantage pour tous !

    Ai-je travaillé plus d’heures que d’habitude ce mois-ci ?

    Combien de jours de vacances il me reste ?

    J’aimerais changer mon taux d’activité. Est-ce que cela influencerait mon solde d’heures ?

    Voici quelques exemples des questions que les responsables des ressources humaines reçoivent, parfois même plusieurs fois par mois ! Pourtant, une solution existe : remplacer Excel par une application permettant d’accéder à son solde d’heures travaillées, ainsi qu’à celui des vacances, en temps réel, depuis son smartphone, son ordinateur ou sa tablette.

    Quels sont les avantages d’une telle démarche ? Est-ce qu’ils concernent tout le monde ? Les réponses dans cet article.

    Annette, Véronique et Paul : trois professionnels avec quelque chose un commun

    Aujourd’hui, nous avons trois histoires à partager :

    • Celle d’Annette, responsable RH dans une agence de services à domicile ;
    • Celle de Véronique, directrice d’une boutique de vêtements ;
    • Et pour finir, l’histoire de Paul, électricien dans le bâtiment.

    Les trois protagonistes de nos histoires ont chacun et chacune un problème différent, mais avec un point en commun, car l’origine est la même : la gestion du solde d’heures.

    En effet, le calcul du solde d’heures et de vacances génère souvent des tensions. Pourtant, c’est quelque chose qui concerne la très grande majorité des travailleurs et travailleuses : pour rappel, seules les conventions collectives de La Poste et des banques prévoient la possibilité de renoncer à l’enregistrement du temps de travail, c’est-à-dire l’équivalent de 1% des entreprises en Suisse. Pour la plupart des entreprises, quel que soit le secteur d’activité, il y a donc l’obligation de calculer le solde d’heures et de vacances.

    Sans compter que la flexibilité s’invite davantage dans l’univers du travail, jusqu’à devenir un critère essentiel pour de nombreux professionnels et professionnelles, quand il s’agit de postuler pour une entreprise. Face à l’augmentation de la demande de temps partiels et d’horaires flexibles, la gestion du temps et le calcul des heures deviennent encore plus importants.

    Juste avant de passer à nos trois histoires : qu’est-ce que le calcul d’heures, appelé aussi solde d’heures ? C’est simple : tout·e employé·e doit travailler un nombre d’heures défini. « Par quoi », direz-vous ? Par plusieurs critères qui varient en fonction du cas : la convention collective, le domaine d’activité, les choix de l’entreprise… Noter les heures travaillées permet de calculer le solde d’heures d’un collaborateur, et de savoir s’il a travaillé trop (ou pas assez 😉). Ce qui est moins simple, c’est justement ce calcul… comme nous le montre l’histoire d’Annette.

    Les avantages des soldes en temps réel pour les RH

    Annette est responsable des ressources humaines dans une entreprise de services à la personne. Elle est très organisée, comme son travail le demande. Et heureusement ! Car, avec 30 employé·es avec des contrats et des horaires différents, le suivi sur son tableau Excel devient compliqué. La plupart des collaborateurs et collaboratrices sont à temps partiel, certains travaillent même le soir et le week-end, il arrive souvent de devoir organiser des remplacements… Tout cela a un impact sur le calcul des soldes d’heures, pour la joie d’Annette : le mois dernier, par exemple, Agathe, auxiliaire de vie à 40%, a remplacé exceptionnellement Stéphanie qui fait de la veille de nuit. Agathe a donc cumulé plus d’heures que d’habitude, car son contrat prévoit que le travail de nuit est majoré.

    Mais il faut qu’Annette s’occupe aussi de Paul, livreur de repas à 25% : il travaille 3h le lundi et le mercredi, et 5 h le vendredi. Il a demandé à pouvoir prendre un jour de congé pour aller au mariage de son neveu, et ça tombe un vendredi : Annette a intérêt à bien préciser dans son fichier Excel qu’il s’agit d’un vendredi et non pas d’un des jours où il fait moins d’heures, car ça va avoir un impact sur son solde.

    Ce dont Annette aurait besoin dans son travail de responsable des ressources humaines, c’est d’un outil de planification pour connaître le solde des employé·es en temps réel. Ceci lui permettrait de :

    • planifier le personnel de manière efficace ;
    • savoir si leur emploi du temps évolue et s’il faut renforcer l’effectif ;
    • gagner du temps, car les collaboratrices et collaborateurs auraient accès à leurs soldes à tout moment. Ils n’auraient pas besoin de la solliciter pour connaître leurs jours de congés et savoir où ils en sont avec leur solde d’heures !

    Les avantages des soldes en temps réel pour l’entreprise

    La deuxième histoire est celle de Véronique, qui dirige une boutique de vêtements de 800m2, avec une équipe de 25 personnes, principalement des vendeurs et des vendeuses.

    Elle recrute du personnel expérimenté, mais aussi des étudiants ou des apprentis. Les horaires de travail et l’emploi du temps de ses collaborateurs et collaboratrices varient en fonction des cas : certains travaillent à temps plein, beaucoup à temps partiel. Lors des périodes plus chargées, comme à Noël ou pendant les soldes, en accord avec l’équipe, elle aimerait augmenter le taux des vendeurs et vendeuses qui seraient intéressée·s, mais elle appréhende le travail administratif que cela demanderait. Elle craint ne pas s’en sortir avec la gestion des soldes d’heures et des vacances que ce changement de taux impliquerait.

    En tant que cheffe d’entreprise, Véronique aussi aurait besoin d’un outil qui calcule le solde d’heures et de vacances de ses vendeurs et vendeuses en temps réel, pour les raisons suivantes :

    • Pouvoir changer de taux d’activité même en cours d’année, facilement et sans avoir à se soucier de la mise à jour des soldes, qui est faite en temps réel et accessible de manière transparente par tous. Cette flexibilité serait bien pratique pour Véronique, et ça plairait beaucoup à ses collaborateurs et collaboratrices !
    • Connaître le solde de vacances de ses employés à tout moment. Ça lui évite les mauvaises surprises, car si l’équipe ne prend pas assez de congés une année, l’entreprise va devoir compenser l’année suivante, et elle pourrait risquer de se retrouver en sous-effectif ;
    • Se conformer à la loi, car en Suisse l’enregistrement du temps de travail est une obligation. Cela permettrait à Véronique non seulement de savoir si les employé·es ont un solde d’heures négatif, mais aussi d’éviter la surcharge d’heures, et de protéger leur santé ;
    • Avec les soldes mis à jour en temps réel, on évite les malentendus et les tensions, voire – dans le pire des cas – la saisie du tribunal des prud’hommes. Véronique sait qu’une procédure judiciaire peut avoir lieu avec un décalage de plusieurs années : si les heures n’ont pas été enregistrées, le delta risque d’être important.

    Les avantages des soldes en temps réel pour les employés

    Paul est électricien dans le bâtiment, un métier qui l’amène souvent à avoir de longues journées. Il sait qu’il cumule des heures supplémentaires, mais il ne sait pas exactement combien. Il y a beaucoup de chantiers à livrer, et l’entreprise a besoin de lui. Cependant, il aimerait bien prendre des jours de congés, mais il ne connaît pas son solde de vacances, et ça l’embête de devoir à chaque fois poser la question.

    Un soir, lors d’un dîner entre amis, un copain plombier lui raconte que son employeur a mis en place un nouvel outil, qui lui permet de consulter son solde d’heures directement depuis son smartphone. Paul trouve ça très pratique !

    Pour quelqu’un qui, comme Paul, passe plus de temps sur les chantiers qu’en entreprise, pouvoir gérer ces aspects à distance en quelques clics serait vraiment top :

    • Il pourrait accéder au résumé de ses heures à tout moment depuis l’application mobile ;
    • Ça lui permettrait de faire des demandes de congé directement depuis son smartphone.

    Gagner du temps en optant pour la transparence : la solution à tous les problèmes !

    Vous l’aurez peut-être compris, Paul, Annette et Véronique sont des prénoms fictifs… mais ils existent vraiment : il s’agit de tous nos clients, avant de passer à tipee ! En effet, le thème de la gestion des soldes d’heures et de vacances est très émotionnel, à la fois pour l’entreprise et pour ses collaborateurs et collaboratrices. Le meilleur moyen d’éviter les frustrations et les tensions que ça peut engendrer, c’est d’opter pour la transparence.

    En choisissant d’utiliser une application pour la gestion du temps, tout devient clair pour tout le monde. C’est ainsi que les frustrations se transforment dans un dialogue entre professionnels, sans tensions.

    Les avantages de pouvoir accéder aux soldes d’heures et de vacances en temps réel sont donc multiples. Entreprises, et collaborateurs et collaboratrices : tout le monde y gagne !

    • Les soldes d’heures et de vacances sont toujours justes et calculés en temps réel ;
    • Fini les frustrations et les tensions latentes : l’entreprise et l’employé ont accès aux soldes de manière transparente ;
    • L’application prend en compte toutes les variables nécessaires : heures majorées, valeur d’un jour de congé… Cela simplifie énormément le calcul du droit aux vacances (idéal pour les personnes réfractaires aux maths, car ce calcul est souvent très complexe ! ).
    • Les soldes en temps réel permettent de gagner du temps et d’éviter les erreurs ;
    • Il est possible d’obtenir un résumé personnel qui peut être signé par le collaborateur ;
    • Sur smartphone, un écran montre les données de la journée en cours ainsi que les jauges du solde d’heures et de vacances ;
    • Les demandes de changement de taux d’activité en cours d’année ne représentent plus un casse-tête pour l’entreprise, cela encourage la flexibilité de plus en plus recherchée par les travailleurs et les travailleuses.

    Conclusion

    Mettre en place un outil permettant à l’employé et à ses responsables d’accéder au solde d’heures et de vacances en temps réel est un vrai avantage pour tous et toutes ! Cela permet, entre autres, de gagner du temps, d’éviter les erreurs de saisie et de calcul, et de gérer les soldes avec transparence.

    Vous aimeriez en savoir plus ? Découvrez comment tipee facilite la gestion des soldes d’heures, et n’hésitez pas à demander une démo gratuite !