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Calcul des heures et des soldes de vacances, 3 éléments clés
Une bonne gestion des soldes de vacances dans votre entreprise. Cela peut être un jeu d’enfant. Ou pas.

Plusieurs critères entrent en jeu pour calculer le droit aux vacances. Et le nombre de jours pris. Dès qu’on rentre dans les détails, ce qui parait simple de prime abord devient plus complexe et peut-être aurez-vous besoin de sortir votre calculatrice d’heure de travail.

Surtout qu’aujourd’hui, le nombre de personnes à temps partiel augmente de plus en plus. Et les changements de taux sont bien plus fréquent que par le passé. Fruit de la génération Y ou simple évolution des méthodes de travail, c’est égal, pour rester compétitive et trouver de bon éléments, l’entreprise n’a d’autres choix que de s’adapter.

Et s’il y a un sujet sur lequel il faut être précis, c’est bien celui-là. Car tant l’employé·e que l’entreprise déteste le flou artistique qui peut régner autour des soldes de vacances. L’entreprise doit voir en un coup d’oeil où en sont ses équipes; et l’employé veut savoir maintenant s’il peut encore placer quelques jours à la fin de l’année.

Dans un monde idéal, les soldes et les calcul des heures devraient donc être toujours parfaitement justes. Et surtout disponibles en temps réel pour toutes les personnes concernées. Bonne nouvelle: cela est tout à fait possible et de manière simple !

Nous allons détailler ci-dessous les différents éléments qui composent le calcul du solde de vacances, en nous posant trois questions élémentaires :

1. C’est quoi une journée de vacances ?

Il y a bien sûr plusieurs manières de répondre à cette question. Pour ce post, nous l’aborderons sous un angle de la gestion du temps. Soit, comment sont décomptés les jours de vacances pris.

Souvent, c’est simple: une journée de vacances, c’est 8h ; comme un jour de travail. Finalement, avec de plus en plus de personnes qui travaillent à temps partiel, une journée de vacances, ce n’est peut-être pas toujours 8h.

Prenons le cas de Simon qui travaille à 60%, depuis le 1er avril. Il a réparti ses heures (24 heures semaine) comme suit: lundi après-midi 3h, mardi journée de 9h, mercredi 8h, jeudi matin 4h et vendredi congé.

Lorsqu’il demande à prendre un jour de vacances, on s’aperçoit rapidement qu’un jeudi de vacances n’a pas la même valeur qu’un mardi de vacances. On ne peut donc plus gérer les vacances en jours. Il faut parler d’heures de vacances puisqu’un mardi lui « coûte » 9 heures de vacances et un jeudi c’est 4 heures.

Il est généralement prévu que les vacances soient prises en bloc de semaine ce qui évite cette question. Dans la réalité, il est très fréquent que des jours épars soient posés. Dans le cas présent, si la personne prend des jours séparés, elle pourra prendre moins de mardis (qui lui « coûtent » plus d’heures) que de jeudis dans l’année. Vous voyez l’idée?Il faut donc être attentif à la valeur d’un jour de vacances, surtout lorsque les collaborateurs-trices ont des heures de travail réparties de manière non-homogène sur la semaine ou dans l’année.

A noter que certaines CCT (Conventions Collectives de Travail, destinées à des organisations dont les collaborateurs travaillent de manière irrégulière) préconisent de compter les heures de vacances en fonction d’une valeur moyenne, lissée sur 5 jours. Cette manière de faire est très répandue dans le monde médical et social où le travail inclus les week-end et les nuits.

2. Comment calculer le droit aux vacances ?

Généralement, là aussi, c’est assez trivial. Sur un contrat de travail, le droit aux vacances est clairement indiqué. Souvent en nombre de jours (par exemple 20 jours), ou alors en semaines (4 semaines). Pour une personne qui travaille toute l’année au même taux d’activité, ce droit est tout à fait simple à suivre.

En revanche, si l’on reprend l’exemple de Simon qui travaille dès le 1er avril à 60% (24 heures par semaine) puis modifie son taux d’activité à 100% (40 heures par semaine) à partir du premier octobre, le calcul du droit aux vacances se complique.

Accrochez-vous, on va faire un peu d’arithmétique!
- Dans un premier temps, il faut faire un simple calcul de prorata pour calculer le droit à partir du 1er avril. Si l’on reprend l’exemple des 20 jours (ou 4 semaines) par année, son droit va passer à 15 jours (ou 3 semaines) puisqu’elle travaille 9 mois sur 12 Donc 20 x 9 / 12 = 15 jours.
- Ensuite il faut intégrer le changement de taux dans le calcul:
  - les 10 premiers jours (pour les 6 mois allant du 1er avril au 30 septembre), il engrange un droit aux vacances sur une base de 24 heures par semaine (60% de 40 heures).
  - Les 5 jours qu’il engrange ensuite à partir du mois d’octobre sont quant à eux calculés sur une base de 40 heures semaine puisqu’il est alors à 100%.
Le droit aux vacances est donc précisément de 2 semaines (les 10 jours) à 24 heures plus 1 semaine (les 5 jours) à 40 heures = soit 88 heures de vacances.

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3. Quel solde de vacances vais-je reporter à l’année suivante ?

Continuons à faire de l’arithmétique, basée sur les exemples précédents.

Nous avons vu que le droit aux vacances de Simon est de 15 jours, soit 3 semaines. Plus précisément, 2 semaines à 24 heures et une semaine à 40 heures, soit 88 heures de vacances.

On va voir maintenant que le solde à la fin de l’année va dépendre de la période à laquelle il prend ses vacances. Eh oui!

Dans un premier temps, imaginons le scénario suivant :

Simon prend une semaine de vacances à la période de Pâques puis 2 semaines en été, cela fait bien 3 semaines de vacances au total. Son solde est-il pour autant à zéro à la fin de l’année?
Bien sûr que non, puisqu’il aura pris 3 semaines à 24 h (car il les a prises pendant la période à laquelle il travaillait à 60%) alors que son droit aux vacances est basé sur une des trois semaines à 40 h et non 24h.
Il lui reste donc quelques jours/heures de vacances. Précisément 88-(3*24) = 16 heures, soit 2 jours à 8 heures. A prendre avant la fin de l’année ou à reporter pour l’année suivante.

Prenons un autre cas de figure :

Simon a eu beaucoup de travail en début de contrat et il prend 2 semaines au mois d’octobre. Lui restera-t-il 1 semaine complète? La réponse est non, puisqu’il a déjà consommé 80 heures (2 semaines à 40 heures), il ne lui reste donc que 8 h, qui pourront être prises cette année ou reportées sur l’année prochaine.

On constate que les changements de taux influencent donc le solde de vacances, non seulement sur le calcul du droit au vacances, mais également sur le nombre d’heures par jour pris.

En conclusion

Un calcul exact du solde de vacances est souvent plus complexe que prévu. Qu’il s’agisse de déterminer le droit aux vacances ou le nombre de vacances consommées. Car le cas de Simon est encore relativement simple. Imaginez qu’il arrive en cours de mois, par exemple le 15 mars, et qu’il termine son contrat à fin janvier de l’année suivante, ça complique encore un peu les calculs!

Notre conseil: Pour répondre aux différents cas qui peuvent se présenter, il faut établir des décomptes de vacances en heures! C’est le meilleur moyen de faire juste. Mais il faut faire chauffer sa calculatrice ou bien maîtriser Excel!

Ou alors, il faut s’équiper d’un outil de gestion du temps comme tipee, qui fera le travail pour vous, en calculant automatiquement ces valeurs, sans aucune prise de tête.

Autre avantage : tipee calcule tout en temps réel. Simon demande un jour de vacance de plus? Il souhaite changer encore une fois de taux? Aucun souci, le solde de vacances au 31 décembre est toujours juste.

Et ça c’est rassurant, tant pour l’entreprise que pour l’employé!
Vous voulez en savoir plus? Jetez un oeil à notre site tipee.ch ou contactez-nous sur hello@tipee.ch pour en discuter.
June 11, 2021
tipee et le télétravail – #4 – la loi s’applique-t-elle aussi en télétravail ?

La loi s’aplique-t-elle aussi en télétravail ?

On sait bien sûr que l’entreprise est responsable de procéder à l’enregistrement du temps de travail de ses collaborateurs et collaboratrices. Et ceci tant au bureau, que sur le terrain. Retrouvez dans notre livre blanc sur l’enregistrement du temps de travail un résumé digeste des contraintes imposées par la loi (Ltr) et un quiz pour tester vos connaissances.

Mais qu’en est-il en télétravail? Plusieurs clients nous ont posé des questions sur le respect de la Ltr (loi sur le travail) en cette période de travail à domicile. Faut-il respecter toutes les contraintes ou des aménagements sont-ils acceptables ?

La réponse est simple: la loi fait foi également en télétravail. Toute la loi.

En effet, l’entreprise est responsable d’enregistrer le début et la fin du travail de chaque tranche horaire faite par le collaborateur. Et de garantir le respect des pauses (même à la maison), le temps de repos, d’éviter le travail de nuit et du dimanche, de ne pas dépasser la limite de travail hebdomadaire, etc.

Comme vous le savez, le but de ces différentes contraintes, imposées par le SECO, est de protéger la santé du collaborateur. Et cela est valable aussi s’il travaille à domicile.

Une application comme tipee vous permet de garder un œil sur les éventuelles anomalies et d’être alerté en cas de non-respect des consignes.

Prenons un premier exemple avec les pauses de midi. Si l’employé travaille plus de 7h dans la journée, il doit prendre une pause d’au minimum 30 minutes au milieu. Parfois, en télétravail, on peut être tenté d’attraper un truc dans le frigo et de reprendre le travail un peu vite. Dans ce cas-là, tipee montre l’anomalie au responsable.

Spoiler : nous proposerons bientôt une évolution notable de la gestion de ces pauses. Pour stimuler le collaborateur à prendre sa pause, celle-ci pourra être automatiquement corrigée si elle est trop courte par rapport à l’horaire prévu. L’employé est informé immédiatement. Ainsi, il peut retourner prendre un café, la durée de pause est respectée et tout le monde est content.

Comme deuxième exemple, regardons la limite du travail hebdomadaire. La loi autorise dans une certaine mesure un dépassement des heures hebdomadaires, pour la plupart des entreprises il est possible d’aller jusqu’à 45 heures par semaine (ou 50 dans certaines branches). Dans tipee, ces dépassements sont clairement montrés, tant sur le prévisionnel que sur l’effectif.

Donc d’abord lorsqu’on organise le travail dans les plannings :

Ensuite, ceci apparaît aussi si le nombre d’heures faites dans la semaine dépasse le maximum autorisé :

Ainsi, tipee vous permet de respecter au mieux la loi, sans toutefois empêcher toute exception.

Une anecdote pour terminer : la loi impose aussi à l’entreprise de vérifier la bonne ergonomie du poste de travail: hauteurs, qualité du siège, écrans, lumière naturelle, etc. L’intention est bonne, mais l’employeur n’a aucun droit de venir vérifier tout cela chez le collaborateur, comme il peut le faire au bureau. Cette contradiction n’est pas prête d’être réglée à notre avis. En tout cas pas par tipee 😉

February 18, 2021
Timbreuses : que faut-il en penser ?

En décembre 2013, le SECO a établi une nouvelle directive concernant l’enregistrement du temps de travail [1]. Il met l’accent sur la santé de l’employé, le respect des heures hebdomadaires, la durée du temps de travail et des pauses. En effet, dans une économie très tertiaire, les travailleurs effectuent des tâches dématérialisées qui peuvent être accomplies n’importe où et n’importe quand. Ceci laisse la place à des dépassements de temps de travail et un cumul, non visible, d’heures supplémentaires, s’il n’est pas transcrit de manière systématique. Est-ce que cette problématique peut trouver une réponse dans une timbreuse ?

Timbreuse : la solution ?

La timbreuse est un objet qui est bien connu dans le milieu de l’industrie et notamment dans l’horlogerie qui est un domaine ouvrier. Les vieilles timbreuses dans lesquelles on passe une feuille cartonnée, ce n’est pas très sexy, non ? Heureusement les timbreuses ont bien évolué !

Le SECO souhaiterait-il que les PME adoptent un tel système ? Il ne semble pas que cela soit le cas. Néanmoins, il propose un outil permettant de référencer ces heures. Comme pour beaucoup de choses, il y a les “pour” et les “contre”, surtout dans un pays neutre comme la Suisse.

La transparence des timbreuses

Selon les organisations, le personnel ne sait pas forcément combien d’heures il effectue réellement. Il suit en général son horaire habituel et prend les vacances auxquelles il a droit. Souvent, et cela arrive plus souvent que le pense l’employeur, l’employé reste plus longtemps pour terminer un travail demandé par son patron. Parfois, il part plus tôt car il a un rendez-vous. Toutes ces minutes en plus ou en moins à qui profitent-elles? Est-ce que le fait de timbrer avantage ou désavantage les employés ou les employeurs ?

Du moment que la timbreuse est en place, toutes les minutes comptent. L’employé et l’employeur sont alignés dans la gestion du temps. Une fois ces soldes rendus transparents par un décompte quotidien, il se trouve que l’employé a souvent des heures à rattraper.

Et les anti-timbreuses alors ?

Pour les anti-timbreuses, le pointage induit souvent une notion de surveillance, contrôle ou “flicage”. Les employés voient donc cela comme un manque de confiance de l’employeur. Il arrive même que cela provoque de la démotivation. En effet, avant, comme mentionné ci-dessus, l’employé restait volontiers plus longtemps, sans compter ses heures. Dans ce cas, il semble que le fait d’introduire le timbrage rend l’employé moins d’accord de “donner” des heures car chaque minute est maintenant comptabilisée. Est-ce vraiment nuisible et pour qui ? Les employeurs ont avec ce système une vue plus claire. Ils peuvent voir certains éléments qui pourraient mettre en évidence des dysfonctionnements dans la gestion des plannings ou des employés.

La solution : une bonne communication

La question du timbrage ne peut pas trouver de consensus. La vision de l’employé ne peut pas toujours rejoindre celle de l’employeur. Les motivations et les objectifs lors de la mise en place d’une timbreuse ne sont pas les mêmes pour tous. Il est donc important de bien informer les employés dans la mise en place d’un tel système. Si la communication fonctionne, il n’y a pas de raison que la timbreuse soit mal reçue…

Sources :
[1]: La Tribune de Genève : Les cadres doivent désormais timbrer

April 6, 2016
Faut-il mettre en place une timbreuse ?
La réponse n’est pas dans la loi ! Toute entreprise se pose (et nous pose), tôt ou tard, la question suivante : faut-il mettre en place une timbreuse ?

Certains pensent que les nouvelles dispositions légales [1] imposent l’utilisation d’une timbreuse pour saisir les heures de travail (faux!), d’autres ignorent complètement l’existence de cette loi, et d’autres pour finir, sont bien au courant mais… ils n’en font pas une priorité.

Tout d’abord, profitons de cette occasion pour préciser que la loi n’impose pas de faire recours à une solution automatique pour relever les heures : un simple fichier excel, voir même un relevé papier, pourrait très bien le faire aussi! Cependant, l’utilisation d’une application pour la saisie des temps se révèle souvent extrêmement utile. Noon seulement en cas de contrôle, mais surtout pour optimiser la gestion de cette tâche souvent chronophage et compliquée.

Si bien choisies, ces applications peuvent permettre à l’entreprise de faire d’une obligation légale une réelle opportunité de gagner du temps, mieux communiquer et améliorer la productivité.

Quel conseil donner à ceux qui se posent la question « faut-il mettre en place une timbreuse ? ».

La réponse n’est pas dans la loi : elle est dans les différents cas de figure qui peuvent se présenter, et pour cela il n’y a pas de règle. il nous arrive d’avoir des clients qui ont moins de 10 collaborateurs et qui nous demandent d’installer une timbreuse. Et nous avons des clients avec plusieurs centaines d’employés mais qui préfèrent choisir l’option « tipee sans timbreuse ». Ceci est possible car notre application permet de se conformer à la loi sur l’enregistrement du temps de travail. Et tout cela sans devoir obligatoirement installer une timbreuse.

L’intelligence de tipee repose dans l’application même. La saisie des temps étant possible soit en combinaison avec un outil de timbrage soit directement se connectant à l’application. Ce sont nos clients qui choisissent, en fonction de leurs besoins spécifiques [2].

Voici quelques exemples de cas concrets :
- Un de nos clients n’a que 5 collaborateurs, mais ils font la navette entre deux points de vente. Malgré la taille modeste de l’entreprise, cela suffit déjà à compliquer la gestion des plannings et le suivi des présences et absences des collaborateurs. Cela a amené le gérant choisir l’option « tipee avec timbreuse » pour se simplifier la vie. Ainsi, tipee et la timbreuse font le boulot, et lui… il peut enfin consacrer son temps à des tâches bien plus importantes !
- Un autre de nos clients a un effectif de 300 collaborateurs. Ils travaillent constamment devant leurs ordinateurs et ont tous (ou presque) les mêmes horaires de travail. Le besoin n’est pas de planifier les équipes, mais plutôt de gérer les absences, les temps partiels, les changement de taux… Les horaires des collaborateurs peuvent être saisies à l’avance et et modifiées uniquement en cas de variations. Si le collaborateur reste travailler au delà de l’horaire prévu, s’il est absent pour maladie…
La solution : un conseil personnalisé et une application adaptée

En conclusion, la pointeuse peut être l’idéal pour certains domaines d’activités, mais pas forcément pour d’autres. Une partie fondamentale de notre travail consiste à conseiller les clients en étant très à l’écoute de leurs besoins, avant de pouvoir déterminer la meilleure stratégie à adopter en fonction de leurs besoin et de leurs objectifs.

Sources :
[1] Enregistrement de la durée du travail – Qu’est-ce qui reste, qu’est-ce qui change ?

[2] Le grand retour de la pointeuse au travail (bilan.ch)
December 15, 2015