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  • Suivi des pauses en entreprise : cadre légal, types de pauses et solutions digitales

    Suivi des pauses en entreprise : cadre légal, types de pauses et solutions digitales

    Introduction

    Les pauses sont un élément essentiel de la journée de travail, permettant aux collaborateurs de récupérer et de maintenir leur efficacité. Mais entre pauses légales, pauses payées et autres interruptions du travail, la gestion de ces temps de repos peut vite devenir un casse-tête pour les employeurs. Quelles sont les règles en vigueur ? Comment assurer un suivi efficace ? Et quels outils peuvent aider à optimiser leur gestion ?

    Pauses légales vs. pauses payées : quelles différences ?

    Pauses légales vs. pauses payées : quelles différences ?

    En Suisse, les pauses légales sont régies par la Loi sur le travail (LTr) et son Ordonnance 1 (OLT 1). Elles définissent les durées minimales de pauses obligatoires en fonction de la durée quotidienne de travail :

    • 15 minutes : pour une journée de travail de plus de 5 heures et demie.
    • 30 minutes : pour une journée de travail de plus de 7 heures.
    • 1 heure : pour une journée de travail de plus de 9 heures.

    Elles sont obligatoires, mais non rémunérées, sauf si l’employé ne peut pas quitter son poste de travail pendant la pause.

    Pour en savoir plus sur les règles légales encadrant les pauses, consultez notre article détaillé :  👉 Gestion des pauses en Suisse : cadre légal et bonnes pratiques

    Pauses payées : un avantage défini par l’employeur

    En complément des pauses légales, certaines entreprises offrent des pauses rémunérées, généralement définies par :

    • Une Convention collective de travail (CCT) applicable au secteur.
    • Un règlement interne propre à l’entreprise.

    Ces pauses payées peuvent prendre différentes formes, comme la pause café. Elles ne sont pas toujours obligatoires, mais sont un avantage offert aux collaborateurs.

    Contrairement aux pauses légales, les pauses payées font partie du temps de travail effectif. Cela signifie que si un collaborateur doit travailler 8h30 par jour et qu’il bénéficie de 10 minutes de pause payée le matin et 10 minutes l’après-midi, ces 20 minutes sont incluses dans son temps de travail. Il n’a donc pas à compenser ce temps en prolongeant sa journée de travail.

    Les différents types de pauses en entreprise

    Selon les secteurs d’activité, les entreprises et les besoins des collaborateurs, différentes pratiques en matière de pause existent. Voici un aperçu des types de pauses les plus courantes que l’on retrouve dans les entreprises en Suisse.

    Pause-repas

    La pause-repas correspond généralement à la pause légale obligatoire prévue par la Loi sur le travail. Sa durée varie en fonction du temps de travail quotidien (voir ci-dessus). Cette pause, non rémunérée, vise à offrir une véritable coupure dans la journée de travail, permettant aux employés de se restaurer et de se reposer. Elle doit être prise idéalement au milieu de la période de travail pour optimiser la récupération.

    Pause-café

    Les pauses-café ne sont pas réglementées par la loi et relèvent donc du bon vouloir de l’employeur. Toutefois, il est courant que les entreprises proposent au moins une pause-café par jour, le plus souvent le matin.

    Selon les politiques internes, cette pause peut être une pause payée, incluse dans le temps de travail effectif.

    Dans certains secteurs, la pause-café joue également un rôle social important, favorisant les échanges informels et la cohésion d’équipe.

    Pause-cigarette

    La législation suisse ne réglemente pas spécifiquement les pauses-cigarette. Chaque entreprise est donc libre de les encadrer selon ses propres règles. En pratique, plusieurs scénarios existent :

    • Intégration aux pauses légales : les employés profitent de leurs pauses officielles pour fumer.
    • Détimbrage systématique : chaque pause-cigarette est enregistrée et déduite du temps de travail effectif, obligeant l’employé à prolonger sa journée de travail.
    • Inclusion dans les pauses payées : certaines entreprises tolèrent que les pauses-cigarette soient prises durant des pauses rémunérées, comme la pause-café.

    Pause-lumière

    Dans certains secteurs, notamment le commerce de détail, les employés travaillent dans des environnements dépourvus de lumière naturelle. Pour pallier ce manque, des mesures compensatoires sont prévues. Par exemple, le personnel de vente travaillant dans des espaces sans accès à la lumière du jour peut bénéficier de 20 minutes de pauses supplémentaires rémunérées par demi-journée. Ces pauses permettent aux employés de s’exposer à la lumière naturelle, contribuant ainsi à leur bien-être et à leur santé. (evenement.ch)

    Pause-allaitement

    Les travailleuses allaitantes disposent de droits spécifiques en Suisse. Le temps consacré à l’allaitement ou à l’expression du lait est considéré comme du temps de travail rémunéré durant la première année de l’enfant. Les durées minimales rémunérées sont les suivantes :

    • 30 minutes pour une journée de travail jusqu’à 4 heures.
    • 60 minutes pour une journée de travail de plus de 4 heures.
    • 90 minutes pour une journée de travail de plus de 7 heures.

    Ces dispositions visent à soutenir les mères actives en facilitant la conciliation entre vie professionnelle et allaitement.

    Pause-pipi

    Les pauses pour satisfaire des besoins physiologiques, telles que les pauses-toilettes, ne sont pas explicitement réglementées par la loi en Suisse. Toutefois, des décisions judiciaires de 2024 ont apporté des clarifications. Le Tribunal cantonal neuchâtelois a jugé que les employeurs peuvent exiger que les employés enregistrent leurs pauses-pipi, et que ces temps peuvent être déduits du temps de travail rémunéré.

    Néanmoins, cette pratique soulève des préoccupations en matière de santé et de bien-être des employés. Une restriction excessive pourrait inciter les travailleurs à boire moins ou à limiter leurs passages aux toilettes, avec des conséquences négatives sur leur santé. Il est donc recommandé aux employeurs de faire preuve de bon sens et de flexibilité. (rts.ch)

    Les pauses selon les secteurs d’activité

    Les pratiques en matière de pauses peuvent varier selon les secteurs d’activité :

    • Dans l’industrie, des pauses supplémentaires peuvent être prévues pour compenser la pénibilité du travail.
    • Dans le secteur tertiaire, des pauses plus courtes, mais plus fréquentes peuvent être instaurées pour prévenir la fatigue mentale.

    Une bonne gestion des pauses permet ainsi d’adapter les temps de repos aux contraintes spécifiques de chaque profession, tout en assurant le bien-être des collaborateurs.



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    Comment mettre en place une gestion efficace des pauses en entreprise ?

    Une bonne gestion des pauses contribue au bien-être des employés et au bon fonctionnement de l’entreprise. Pour cela, employeurs et employés ont chacun un rôle à jouer.

    Devoirs des employeurs

    • S’assurer du respect des pauses légales en garantissant qu’elles sont prises au bon moment, normalement au milieu de la “journée de travail”.
    • Définir un cadre clair pour les autres pauses : l’employeur peut soit fixer des périodes dédiées (ex. pause-café le matin), soit laisser aux employés la liberté de choisir le moment de leurs pauses, tant que cela ne nuit pas à l’organisation du travail.
    • Aménager des espaces de repos adaptés pour que les employés puissent réellement en profiter.
    • Sensibiliser sur l’importance des pauses, en rappelant qu’elles sont essentielles au bien-être des employés et à la conformité avec la loi.

    Responsabilités des employés

    • Respect des horaires de pause : Prendre la pause légale au bon moment, idéalement en milieu de journée, et respecter les horaires définis par l’employeur pour les autres pauses.
    • Utilisation appropriée des pauses : Profiter de ces moments pour récupérer et se détendre afin de maintenir une bonne qualité de travail.
    • Communication proactive : En cas de fatigue excessive ou de charge de travail trop lourde, informer son employeur pour envisager des ajustements si nécessaire.

    Comment s’assurer du respect des temps de pause ?

    Mal prises ou mal encadrées, les pauses peuvent vite désorganiser le travail. Un suivi clair et des règles bien définies permettent d’éviter les abus comme les oublis, assurant ainsi une gestion équilibrée et efficace.

    Contrôle et suivi des pauses en entreprise

    Les employeurs doivent veiller à ce que les pauses légales soient bien prises, en utilisant des outils de suivi adaptés. Ce suivi peut aussi concerner les pauses rémunérées, comme la pause-café, afin de s’assurer qu’elles sont effectivement prises et que leur durée reste conforme aux règles établies. Une gestion transparente permet d’éviter les malentendus et garantit une répartition équitable des temps de pause.

    Impact des pauses sur la productivité et le climat de travail

    Des pauses bien respectées améliorent la concentration et réduisent la fatigue, tandis que leur absence peut entraîner stress et baisse de performance. Une gestion déséquilibrée, où certains abusent des pauses pendant que d’autres les respectent scrupuleusement, peut aussi créer des tensions au sein des équipes.

    Concilier flexibilité et discipline dans la gestion des pauses

    Une politique efficace doit allier liberté et cadre clair. Offrir une certaine flexibilité dans la prise des pauses tout en fixant des règles précises permet d’éviter les déséquilibres et d’instaurer une culture de responsabilité. En encourageant les employés à respecter leurs pauses tout en veillant à leur bonne gestion, les entreprises favorisent un climat de travail harmonieux et productif.

    Optimiser la gestion des pauses avec tipee

    La gestion des pauses peut rapidement devenir un casse-tête pour les entreprises, surtout lorsqu’il s’agit de respecter les obligations légales tout en assurant une équité entre les collaborateurs. Avec tipee, le suivi des pauses devient simple et transparent.

    Pauses légales : un suivi précis pour respecter la réglementation

    Grâce à tipee, les employeurs peuvent s’assurer que les pauses légales sont bien respectées :

    • Alertes en cas de pauses trop courtes
      Lorsqu’un collaborateur enregistre des pauses trop courtes, une alerte s’affiche dans tipee à destination des planificateurs et administrateurs. Cela permet d’identifier rapidement d’éventuels problèmes et d’ouvrir la discussion avec le ou les collaborateurs en question. 
    • Correction automatique des pauses
      Les pauses trop courtes peuvent être automatiquement ajustées pour garantir que les employé·e·s prennent le temps de se reposer. Cette fonctionnalité contribue à préserver leur santé, prévenir la fatigue excessive et limiter les risques d’accidents liés à un manque de récupération.

    Pauses payées : un suivi efficace pour plus d’équité

    Les pauses payées étant une décision interne à chaque entreprise, tipee permet de les paramétrer et de les suivre en toute simplicité :

    • Assurer l’équité entre collaborateurs
      Le suivi des pauses payées garantit que tous les employés bénéficient du même temps de pause et que toute minute supplémentaire soit bien déduite du temps de travail.
    • Enregistrement facilité
      Les collaborateurs timbrent leur pause payée comme une sortie classique, via une timbreuse physique, l’application mobile tipee go, ou une proposition de timbrage. Ainsi, le suivi est automatisé et fiable.

    Avec tipee, la gestion des pauses devient un levier d’organisation efficace, assurant conformité, transparence et optimisation du temps de travail.

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    Gérez facilement les pauses et le temps de travail de vos collaborateurs·trices tout en restant conforme à la législation suisse. Découvrez comment tipee simplifie votre quotidien RH.



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  • Gestion des pauses en Suisse: cadre légal et bonnes pratiques

    Gestion des pauses en Suisse: cadre légal et bonnes pratiques

    Introduction

    La gestion des pauses est essentielle pour préserver la santé, la productivité et le bien-être des employés. En Suisse, la législation encadre strictement ces moments de repos pour garantir des conditions de travail optimales.

    Qu’est-ce qu’une pause selon la loi suisse?

    En Suisse, une pause est définie comme une interruption de la journée de travail pendant laquelle le collaborateur est totalement libéré de ses obligations professionnelles. Le collaborateur peut choisir où et comment il souhaite passer sa pause, sans être à disposition de son employeur. Si, en revanche, il doit rester à son poste ou être disponible pour toute intervention, ce temps est alors considéré comme du temps de travail effectif.

    Durées minimales légales des pauses

    Selon la Loi sur le travail (LTr) et son Ordonnance 1 (OLT 1), les employés ont droit aux pauses suivantes en fonction de la durée quotidienne de travail :

    • 15 minutes pour une journée de travail de plus de 5 heures et demie ;
    • 30 minutes pour une journée de travail de plus de 7 heures ;
    • 1 heure pour une journée de travail de plus de 9 heures.

    Les pauses de plus de 30 min peuvent être fractionnées dans la plage de travail. Ces pauses sont obligatoires, mais non rémunérées, sauf disposition contraire d’une convention collective ou d’un accord d’entreprise.

    Quand prendre une pause ? (Organisation des pauses)

    Normalement, la pause doit être prise au milieu de la période de travail, pour permettre une récupération optimale et de limiter la fatigue. De plus, si une tranche de travail excède 5h30 avant ou après une pause, alors une pause supplémentaire s’impose.

    Si un collaborateur commence à travailler à 6h30 et poursuit jusqu’à 12h00, moment où il prendra sa pause de midi, il doit bénéficier d’une pause supplémentaire dans la matinée. De même, s’il travaille au-delà de 18h30, une pause est nécessaire dans l’après-midi.

    À noter qu’il n’est pas possible d’écourter une pause afin de commencer plus tard ou de terminer plus tôt sa journée de travail.

    Dispositions particulières : jeunes travailleurs, femmes enceintes et allaitement

    Certaines catégories de collaborateurs bénéficient de règles spécifiques concernant les pauses :

    Jeunes de moins de 18 ans: Ils ont droit à une pause de 30 minutes dès que leur temps de travail dépasse 5 heures.

    Femmes enceintes : Les femmes exerçant leur activité principalement en position debout bénéficient, à partir du quatrième mois de grossesse et en plus des pauses prévues par la loi, d’une pause supplémentaire de 10 minutes toutes les deux heures.

    Temps consacré à l’allaitement : Contrairement aux pauses classiques, le temps pris pour allaiter ou tirer le lait est considéré comme du temps de travail rémunéré durant la première année de l’enfant. Les minimas légaux sont :

    • 30 minutes pour une journée de travail jusqu’à 4 heures ;
    • 60 minutes pour une journée de travail de plus de 4 heures ;
    • 90 minutes pour une journée de travail de plus de 7 heures.

    Ce temps d’allaitement ne peut pas être assimilé à une pause classique et ne peut être déduit des heures supplémentaires ni du solde de vacances.

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    Comment gérer les pauses pour les travailleurs à temps partiel ou avec des horaires flexibles ?

    L’application des pauses peut être plus complexe dans le cadre du travail à temps partiel ou flexible. Dans ces situations, il est important de veiller à ce que les pauses soient correctement adaptées à la charge de travail.

    Travail à temps partiel : Les employés à temps partiel bénéficient des mêmes droits en matière de pauses que les travailleurs à temps plein, au prorata de leur durée de travail. Par exemple, un collaborateur travaillant 6 heures par jour doit bénéficier d’une pause d’au moins 15 minutes.

    Horaires flexibles : L’article 18, alinéa 4 de l’OLT 1 stipule que la durée des pauses doit être déterminée sur la base de la durée moyenne du travail quotidien. Cela signifie que, même en cas d’horaires variables, l’employeur doit garantir que les pauses respectent la législation et soient adaptées à la charge de travail moyenne.

    Une personne travaille 6 heures le lundi, 9 heures le mardi et 7 heures le mercredi. Selon la loi, la durée des pauses doit être calculée en fonction de la durée moyenne du travail quotidien et non au cas par cas. 

    Ainsi, si sa durée moyenne de travail est de 8 heures par jour, son employeur doit veiller à ce qu’elle bénéficie de pauses adaptées à cette moyenne, même lors des jours où il travaille moins ou plus longtemps.

    Comment s’assurer du respect des temps de pause et les optimiser avec tipee ?

    Le contrôle et le suivi des pauses sont cruciaux pour garantir le respect des obligations légales et maintenir un environnement de travail sain. Une gestion efficace des pauses contribue à :

    • prévenir la fatigue et améliorer la concentration des collaborateurs
    • réduire les risques d’accidents liés à la surcharge de travail 
    • favoriser un meilleur équilibre entre vie professionnelle et bien-être des employés

    Respecter les obligations légales en matière de pauses tout en assurant une bonne organisation du travail peut être un défi pour les entreprises. C’est là que tipee intervient, en proposant des outils digitaux qui garantissent la conformité des pauses et encouragent les bonnes pratiques pour le bien-être des collaborateurs.

    Autocorrection des pauses : garantir un vrai temps de repos

    Avec tipee, il est possible de corriger automatiquement les pauses trop courtes afin d’assurer que les employés prennent réellement le temps de se reposer. Cette fonction vise à préserver leur santé, éviter la fatigue excessive et réduire les risques d’accidents liés au manque de pause.

    📌 Exemple :
    Un employé travaillant 8 heures par jour doit prendre une pause minimale de 30 minutes.

    • S’il prend une pause de 25 minutes, tipee rallonge automatiquement la pause à 30 minutes et l’informe pour l’aider à ajuster ses habitudes.
    • S’il prend une pause de 40 minutes, son timbrage est respecté, et la pause reste à 40 minutes.

    En garantissant que les pauses sont bien prises, cette fonctionnalité contribue à améliorer la qualité de vie au travail et à prévenir l’épuisement.

    En garantissant que les pauses sont bien prises, cette fonctionnalité contribue à améliorer la qualité de vie au travail et à prévenir l’épuisement.

    Alerte en cas de pause trop courte pour les planificateurs et administrateurs

    Pour une gestion proactive des pauses, tipee propose également un système d’alerte destiné aux planificateurs et administrateurs. Si des pauses trop courtes sont fréquemment enregistrées, les responsables sont avertis et peuvent prendre les mesures nécessaires pour adapter l’organisation du travail et sensibiliser les collaborateurs.

    Configuration des pauses selon les horaires

    Chaque entreprise a ses propres contraintes en matière de gestion du temps de travail. C’est pourquoi tipee permet de paramétrer les plages horaires de pause en fonction des spécificités des postes et des collaborateurs :

    • Employés de bureau → pause autour de midi
    • Travail en 3×8 → pauses adaptées aux rotations
    • Travail de nuit → ajustement des pauses pour respecter les rythmes biologiques

    Grâce à cette flexibilité, tipee s’adapte aux différents secteurs d’activité et garantit une gestion des pauses en Suisse, conforme, efficace et bénéfique pour les employés.

  • Améliorez la gestion du temps de travail dans les administrations communales avec l’application tipee

    Améliorez la gestion du temps de travail dans les administrations communales avec l’application tipee

    La gestion du temps de travail est un défi de taille dans les administrations communales en Suisse romande. Que ce soit pour la saisie du temps de travail, la planification des collaborateurs, l’organisation des piquets, la gestion des absences, l’imputation des heures travaillées à des activités, etc, il est essentiel de trouver une solution efficace pour organiser et suivre les heures de travail de manière simple, rapide et transparente.

    Dans cet article, nous allons passer en revue les enjeux liés à la gestion du temps de travail dans les communes suisses romandes, et voir comment une application de gestion du temps et portail RH comme tipee peut simplifier et optimiser la gestion des collaborateurs au sein d’une administration communale.

    Quels sont les besoins en gestion du temps de travail dans les administrations communales ?

    Les besoins en termes de gestion du temps sont nombreux et essentiels pour assurer un bon fonctionnement d’une commune. Une organisation adéquate du temps de travail permet de simplifier les processus administratifs, d’optimiser la productivité du personnel et ainsi de répondre mieux aux attentes des citoyens.

    Voici certains des besoins clés dans les collectivités publiques :

    Gérer le temps de présence des collaborateurs ainsi que le planning de leurs activités au moyen d’un système fiable: 

    Une gestion rigoureuse des présences des collaborateurs est cruciale pour garantir une disponibilité adéquate des employés. En utilisant un programme de planification et de gestion des absences, les communes peuvent mieux organiser les horaires de travail et optimiser la gestion des services et des équipes.

    Planifier les services spéciaux dans les différents dicastères : 

    Certains dicastères, tels que la voirie (édilité), police, urbanisme, cantines scolaire, crèches ou UAPE, peuvent nécessiter d’une planification spécifique, comme les services de permanence, de piquet, taux d’encadrement ou encore le THPE (TTHPE). Une gestion efficace du temps doit pouvoir tenir compte de ces besoins particuliers pour s’assurer d’avoir toujours assez de collaborateurs en service ou de piquet.

    Gérer les différents décomptes et permettre leur intégration automatisée dans le logiciel salaire : 

    Automatiser la saisie du temps de travail, des indemnités et des majorations et en intégrant directement ces variables salaire dans un logiciel de paie, permet de réduire les erreurs, d’optimiser les calculs et d’accélérer le traitement des données liées à la rémunération.

    Rationaliser les tâches administratives liées à la gestion du personnel et aux différents décomptes qui y sont liés, quel que soit le type d’horaire : 

    En utilisant un logiciel de gestion du temps, les communes peuvent réduire la charge de travail liée aux décomptes d’heures, aux calculs des indemnités et majorations, aux demandes d’absence et à la gestion des horaires. L’idée est d’effectuer le minimum de saisie d’informations pour l’ensemble du processus, ce qui permet de gagner du temps et de limiter les erreurs.

    Imputer les temps destinés à divers projets :

    Certaines administrations communales travaillent sur différents projets et activités pour lesquelles il est important de pouvoir imputer et suivre le temps consacré à chaque tâche. Grâce à une solution de gestion du temps, les collaborateurs peuvent enregistrer leur temps par activité (timesheet) pour faciliter le suivi et selon, la facturation de chaque activité.

    Permettre un accès facilité du personnel à ses propres données : 

    Les employés communaux doivent avoir un accès facile à leurs propres données personnelles : contrat de travail, fiches de salaire, soldes d’heures et de vacances en temps réel, etc. En mettant en place un système de gestion du temps convivial et sécurisé, les collaborateurs peuvent consulter leurs horaires, leurs congés, leurs soldes d’heures, etc. Cela favorise la transparence, l’autonomie et la responsabilisation du personnel.

    On peut le constater, la gestion du temps dans les administrations communales nécessite des outils et des processus adaptés pour répondre à leurs besoins spécifiques. En optimisant la planification du personnel, en simplifiant les tâches administratives et en favorisant l’autonomie des employés, les administrations communales peuvent améliorer leur efficacité, leur service aux citoyens et la satisfaction de leur personnel.

    tipee : La solution de gestion du temps et portail RH adaptée aux collectivités publiques

    Depuis plusieurs années, tipee simplifie la gestion et l’organisation des communes en Suisse romande. Que ce soit pour la gestion du temps de travail, l’organisation des différents dicastères, la mise à disposition des informations RH auprès des employés communaux, et même la gestion de la vie politique, tipee accompagne les collectivités publiques dans leurs tâches au quotidien.

    L’application tipee permet de :

    • créer facilement des plannings et des horaires spécifiques pour chaque service, tels que l’administration, la voirie, l’édilité, la police, les finances, l’urbanisme, etc. Il permet également d’organiser le roulement des différents piquets, comme le piquet neige à la voirie.

    “L’arrivée de tipee m’a beaucoup soulagé au niveau administratif : moins de saisies et un seul outil pour la planification et la gestion du temps (tipee a remplacé trois outils). Une bonne vision en temps réel sur l’ensemble du personnel.”

    Jorge Cardoso, Responsable de la voirie, Mairie de Versoix

    • donner en tout temps aux employés communaux accès à leur planning de service sur leur smartphone ou ordinateur, ce qui leur permettra de savoir qui est au travail, de piquet, en vacances, absent, etc.
    • traiter et suivre rapidement les absences des employés, qu’il s’agisse de congés, de maladie, d’accident, de formations, de service militaire, de maternité, etc. Soit le chef de service peut les saisir directement dans le planning (en cas de maladie ou d’accident par exemple). Soit l’employé peut faire une demande d’absence (vacances, récupération d’heures,etc) directement dans tipee, et le chef de service n’aura qu’à la valider pour que le planning et les soldes d’heures ou de vacances du collaborateur se mettent automatiquement à jour.

    “La gestion des heures et des absences a notablement amélioré l’équité dans chaque service de notre Municipalité.”

    Philippe Héritier, Responsable Finance et RH, Commune de Savièse

    • saisir le temps de travail via une timbreuse, via un pointage sur smartphone ou même par saisie manuelle et adapter le mode d’enregistrement du temps au besoin de chaque service: la timbreuse pour les services administratifs ou l’accueil parascolaire, le pointage sur smartphone (ou la saisie des heures à postériori) pour les employés de la voirie, des travaux publics, de l’édilité, du service technique, etc.

    “Un super gain de temps et une meilleure gestion des heures de travail. Merci beaucoup pour tout”

    Sacha Tarayeff, Responsable de la voirie, Commune de Chardonne

    • rattacher leur temps de travail à des activités spécifiques telles que le déneigement, le garde port, les commissions, etc. Cela permet de connaître précisément le temps passé sur chaque activité, ce qui est idéal notamment pour la facturation.
    • coordonner facilement les temps et les taux d’encadrement des éducateurs et éducatrices dans les structures d’accueil préscolaire et parascolaire. Si ces taux changent en cours d’année, toutes les modifications se font automatiquement.

    “Pour moi, en tant que responsable d’équipe, c’est un gain de temps énorme ! Une visibilité simplifiée des heures effectuées par l’équipe. Une précision des heures effectives. Contrôle et validation des heures facilitées. Des options en plus très appréciables. Pour l’équipe, un gain de temps, facilité de timbrage. Facilité d’aller faire des propositions, de corriger le timbrage et d’ajouter des activités.”

    Line Comby, Responsable d’équipe, UAPE Le Trait d’Union

    • générer automatiquement la majoration et l’indemnisation des heures de nuit, du week-end et des piquets. Les variables salaires peuvent être exportées directement vers des logiciels de paiement des salaires tels que Ubranus, Crésus, Proconcept, etc.
    • coordonner la vie politique. Dans tipee il est possible d’organiser simplement les contenus des séances ainsi que les différentes tâches et même d’y rédiger immédiatement les PV. Ceux-ci seront directement disponibles à qui de droit dans l’application. Saisissez également les heures passées par séances ou même par dicastère.
    • donner un accès direct des collaborateurs aux données dont ils ont besoin, telles que leur planning, leurs soldes d’heures et de vacances en temps réel, leurs fiches de salaires, leurs tâches…

    “Une satisfaction complète pour l’ensemble des employés et surtout des RH. Nous en sommes très satisfait.”

    Clélia Red-Reuse, Secrétaire Communale, Commune de Riddes

    • centraliser tous les documents de référence de la commune tels que les normes, les procédures, les règlements du personnel, les plans cadastraux, les liens vers les associations communales, et autres.
    • gérer les notes de frais. Les dépenses peuvent être saisies directement dans tipee. Chaque employé, municipal ou conseiller peut scanner un ticket de caisse ou renseigner les kilomètres parcourus. Selon le besoin, tipee permet de créer différents types de dépenses: forfaits repas, indemnités kilométriques différentes selon le type de véhicule utilisé, indemnités de représentation pour les communes… et même décompter des jetons de présence pour les conseillers communaux ou municipaux.
    • prendre en charge les nouvelles normes de travail: télétravail, horaires flexibles, horaires fluctuants, temps partiels, et bien plus.

    “Les personnes qui télétravaillent peuvent, sans crainte, être absentes du bureau. Leurs collègues et supérieurs n’ont qu’à jeter un coup d’œil au planning dans tipee pour savoir à quel moment chacun·e est au bureau ou en home office. Le collaborateur·trice en télétravail n’a qu’à timbrer ses heures de travail comme si elle se trouvait au bureau. Cette option permet de gérer le travail en présentiel ou à distance en toute transparence, ce qui représente un avantage pour les collaborateurs et pour l’employeur.”

    Bérengère Marche, Responsable RH, Mairie de Versoix

    tipee représente une solution complète pour faciliter la gestion quotidienne des communes en Suisse. Ses fonctionnalités leur permettent de gagner en efficacité et en transparence. Ainsi, les employés communaux ont un accès facile et rapide à toutes les informations dont ils ont besoin, ce qui leur permet d’être mieux organisés et informés. Les chefs de service bénéficient d’une solution performante pour la gestion du personnel, la planification des collaborateurs, le suivi des présences et d’absences et le contrôle des tâches. Le tout, en réduisant considérablement le nombre d’heures consacrées à la gestion administrative du personnel.En adoptant tipee, les communes en Suisse peuvent améliorer leur productivité, optimiser leurs ressources et offrir un meilleur service à leurs employés et à leurs citoyens. tipee est une solution moderne et complète qui répond aux besoins spécifiques des communes, contribuant ainsi à leur développement et à leur efficacité.

    L’avis des administrations communales qui ont opté pour tipee : simplicité, transparence et efficacité !

    Les administrations communales qui ont choisi tipee apprécient sa simplicité, sa convivialité et sa fiabilité. Avec une interface intuitive et une gestion précise du temps de travail et des absences, tipee permet aux employés communaux de gagner du temps tout en favorisant la responsabilité de chacun et en amenant plus de transparence.

    Les témoignages des utilisateurs, tels que Clelia Rard-Reus de la commune de Riddes, ainsi que d’autres clients satisfaits, soulignent les avantages indéniables de tipee pour les administrations communales.

    En conclusion

    tipee a su se démarquer en tant que solution de gestion du temps de travail et portail RH complète et efficace pour les administrations communales. Sa simplicité d’utilisation, son adaptabilité, le gain de temps qu’elle apporte ainsi qu’à la professionnalisation de la gestion des équipes et des employés communaux, en font un choix privilégié. Les témoignages positifs des administrations communales utilisant tipee attestent de son impact positif sur leur quotidien et confirment que revenir en arrière serait impensable pour ces clients.

  • Comment simplifier la gestion des documents RH grâce à tipee

    Comment simplifier la gestion des documents RH grâce à tipee

    Fiches de salaire, attestations, contrats de travail, lettres de recommandation, arrêts maladie, évaluations de fin d’année… La liste des documents personnels que les ressources humaines gèrent dans une entreprise est bien plus longue que ce que l’on imagine ! De l’embauche d’un salarié jusqu’à son départ de l’entreprise, les RH se doivent de prendre en charge tous les documents permettant un meilleur suivi des collaborateurs et collaboratrices à chaque étape de leur carrière.

    Vive le numérique, qui est venu remplacer les multiples dossiers suspendus, et simplifier non seulement la sauvegarde, mais aussi l’accès et le partage de tous ces documents ! C’est ce que le module portail RH de notre logiciel tipee permet de faire. Nous vous expliquons comment.

    Le portail RH de tipee pour la gestion du personnel

    Le portail RH de tipee garantit la gestion des documents et la sécurité des données des collaborateurs et collaboratrices. L’objectif est de simplifier le travail du département des ressources humaines, et d’aider les entreprises à améliorer l’efficacité et la productivité. Parmi ses fonctionnalités, on retrouve :

    • L’annuaire d’employés toujours à jour, pour savoir qui travaille dans quel secteur et à quel taux 🙂.
    • Le dossier des collaborateurs, pour accéder à la fiche personnelle de chacun et chacune (vérifier le solde d’heures, le droit aux congés, et plein d’autres informations utiles pour l’entreprise).
    • Les documents RH, vrai coffre-fort virtuel avec, pour chaque personne, le contrat de travail, les évaluations annuelles, le certificat de travail, etc. Bien entendu, certains documents seront uniquement accessibles par les RH, alors que d’autres sont visibles par l’employé.

    Comment se passe la gestion des notes de frais et des salaires dans tipee ?

    C’est bien connu : faire ses notes de frais n’est pas la plus agréable des tâches, ni la plus rapide. Le plus souvent, on laisse les tickets de caisse s’entasser, et on finit par tout traiter à la dernière minute, avec le risque d’oublier quelque chose ou d’y passer plus de temps que nécessaire. Avec tipee, la saisie des notes de frais se fait en quelques clics seulement, depuis un laptop ou un smartphone ! 

    Il suffit ensuite de les transmettre à la personne chargée de la validation et, si tout est bon, il ne reste plus qu’à procéder au remboursement.

    Quant aux salaires, tipee ne prend pas en charge leur calcul, cependant il gère les variables salaires (indemnités et majorations) qui peuvent être exportées dans un logiciel comptable pour le calcul des salaires. Ensuite, tipee permet d’importer les fiches de salaire directement depuis le logiciel de gestion de paie. Ceci est très pratique, car les collaborateurs et collaboratrices peuvent y accéder à tout moment, et ne risquent pas de les égarer 😉.

    Encore mieux : le fait de sauvegarder les fiches de salaire dans tipee évite de les transmettre par email, et permet ainsi de se conformer à la loi sur la protection des données (LPD). En effet, la loi fédérale oblige les entreprises à sécuriser toutes les informations personnelles liées à ses collaborateurs et collaboratrices : noms et prénoms en font partie.

    « Born ready » : tipee est le logiciel suisse pour la gestion des documents rh qui prend en compte la sécurité dès sa création

    L’actuelle loi fédérale sur la protection des données, ainsi que la nouvelle qui entrera en vigueur le 1er septembre 2023 se basent sur les principes de la protection des données dès la conception et par défaut (« privacy by design » et « privacy by default »). Bonne nouvelle : tipee aussi ! En effet, ces principes sont appliqués pour tous les nouveaux développements. En quoi consistent-ils ?

    L’approche « privacy by design » implique l’intégration de la protection de la vie privée des utilisateurs et utilisatrices dès la conception du produit ou service qui collecte les données personnelles. Le principe de « privacy by default » assure le niveau de sécurité le plus élevé dès la mise en circulation du produit ou service, en activant par défaut toutes les mesures nécessaires à la protection des données et à la limitation de leur utilisation, sans intervention des utilisateurs.

    Pour conclure

    Le module portail RH de l’application tipee aide les entreprises à gérer efficacement la sauvegarde et l’accès aux données des collaborateurs et collaboratrices. Cela permet de gagner du temps, mais aussi d’éviter le recours systématique aux emails pour l’envoi de documents contenant des informations personnelles, ce qui est interdit par la loi fédérale sur la protection des données (LPD).

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    FAQ / Questions

    Comment se procurer ses dernières fiches de salaire ?

    La façon la plus simple d’obtenir un duplicata de son bulletin de salaire est d’en faire la demande directement auprès de son employeur ou ancien employeur. En effet, selon le Code des Obligations suisse (CO), l’article 127 stipule que “Les réclamations résultant du contrat de travail se prescrivent par cinq ans.” Cela signifie que l’employeur doit conserver les fiches de paie pendant au moins cinq ans pour prouver que le salaire a bien été payé. De plus, le Code des Obligations (art. 958f) stipule également que les entreprises doivent conserver leurs documents comptables (ce qui inclut les fiches de paie) pendant 10 ans.

    Combien de temps faut-il garder ses notes de frais ?

    Les justificatifs des notes de frais sont des pièces comptables, et à ce titre ils doivent être conservés 10 ans à partir de la clôture de l’exercice durant lequel ils ont été reçus. La période de conservation recommandée de 10 ans est basée sur l’article 957a du Code des obligations suisse, qui stipule que les entreprises sont tenues de conserver leurs documents comptables et les justificatifs correspondants pendant 10 ans.

    Qu’est-ce le « privacy by design » et le « privacy by default »

    « Privacy by design » signifie « protection des données dès la conception ». Si on prend l’exemple d’un logiciel ou d’une application mobile, concrètement, cela veut dire que ceux et celles qui les développent doivent prendre en compte le respect de la vie privée des personnes qui les utiliseront. Et ce, dès les premières lignes de code ! Cela implique, par exemple, de limiter le plus possible la collecte des données personnelles aux informations nécessaires à l’utilisation du logiciel ou de l’application en question.

    « Privacy by default » signifie « protection des données par défaut ». Ce principe consiste à garantir le respect des données personnelles des utilisateurs par défaut : pour autoriser la collecte de données, une action pour confirmer le consentement est nécessaire. Prenons l’exemple des cookies sur les sites web : les messages pop-up qui demandent d’accepter les cookies répondent au principe de « privacy by default ». 

  • Les horaires de travail en Suisse

    Les horaires de travail en Suisse

    Et la Suisse par rapport à l’Europe alors ?

    En Suisse, les heures de travail, ainsi que la durée des pauses obligatoires, varient en fonction des différents secteurs d’activité, comme expliqué par le Seco [1]. Dans la plupart des cas, la durée de travail hebdomadaire est de 45 heures maximum pour un poste à temps plein, avec une moyenne de 41.6 heures par semaine [2]. La majorité des états européens se situent entre 38 et 41.4. Ce chiffre positionne les suisses parmi les employés les plus stakhanovistes d’Europe.

    L’activité économique en Suisse a retrouvé son niveau d’avant crise au début de 2021, grâce, tout d’abord à des entreprises compétitives à l’international et une main-d’œuvre hautement qualifiée. Mais aussi, grâce au poids plutôt modeste, dans l’ensemble, des activités d’hébergement et de loisirs. Ces facteurs ont contribué à atténuer les négatives des mesures prises pour endiguer les méfaits de la pandémie.

    Certes, même si l’économie est en train de se redresser, certains secteurs et certaines catégories de travailleurs sont été touchés.

    Dans un tel contexte économique, une réflexion de la part des entreprises s’impose.

    Que faire pour rester rentable, sans que ni les employeurs ni les employés ne soient pénalisés ?

    Un des moyens pour réagir, a été celui d’augmenter le temps de travail : des sociétés avaient déjà optées pour cette alternative en 2015 [3].

    Bien que cette option reste préférable pour certains plutôt que la baisse des salaires, elle risque d’avoir des conséquences négatives sur la productivité et sur la santé des employés [4;5]. La fatigue cumulée nous porte à être moins productif en fin de journée. La fatigue peut également augmenter le risque d’erreurs et d’accidents surtout durant la neuvième heure de travail.

    Le Seco nous met en garde contre les premiers signes de burn-out : si « la volonté de maintenir ses performances à tout prix […] se conjugue à une forte charge de travail et à un manque de phases de récupération, elle entraîne du surmenage. Si ce surmenage persiste sur le long terme, cela peut entraîner un épuisement psychique »

    Comment trouver un équilibre entre productivité et santé des collaborateurs ?

    Selon Norbert K.Semmer [6], professeur en psychologie du travail à l’Université de Berne, respecter les pauses quotidiennes ne suffit pas: le repos hebdomadaire et les vacances annuelles sont aussi nécessaires pour combattre le stress au travail, rester productif et éviter les erreurs et les accidents liés au surmenage.

    En cas de charge de travail il faut informer les employés sur les raisons de cette surcharge. Dans la mesure du possible, il faut les rassurer que ce sont des mesures prévues à court terme.

    L’OLT 1 concernant l’enregistrement du temps de travail [7], s’inscrit pleinement dans ce contexte et vise à tenir compte des heures de travail et de pause afin de protéger la santé des employés. Cette loi, erronément perçue comme une contrainte, peut se révéler un excellent moyen pour augmenter la productivité des entreprises. Elle permet également de responsabiliser les collaborateurs et contribuer à leur motivation.

     

    Notre application pour la gestion du temps tipee, peut aider les entreprises dans cette démarche.

    Pour chaque collaborateur, l’application génère dans le module Planning un résumé personnel mis à jour en temps réel, dans lequel les heures dues et les heures réalisées sont affichées. L’employé peut avoir accès à son résumé soit directement en se connectant à tipee, soit sous forme de papier. L’employeur peut le faire signer pour l’archiver dans le dossier du collaborateur. Avoir et donner plus de transparence est important. Cela peut être fait sur les heures supplémentaires, le nombre de pauses et leur durée. Cela peut favoriser une prise de conscience utile pour éviter les problèmes de santé tout en restant productifs.

    Le Tableau blanc peut se révéler très utile pour communiquer avec les employés et faire en sorte qu’ils soient à jour sur les indicateurs de croissance de l’entreprise ainsi que sur d’éventuelles mesures pour réagir face au ralentissement de la productivité.

    Sources :

    [1] Secrétariat d’Etat à l’économie SECO

    [2] Organisation de Coopération et de Développement Economique

    [3] Journal le Temps : La Suisse au rythme des 45 heures

    [4] Employés Suisse

    [5] Stress no stress

    [6] Norbert K Semmer : Stress et santé : la récupération comme maillon central ? Présentation à la Conférence nationale sur la promotion de la santé au travail. Sain et efficace dans la société 24 heures sur 24. 9 juillet 2009, Université de Zurich.

    [7] SECO – Enregistrement de la durée du travail – Qu’est-ce qui reste, qu’est-ce qui change ?

  • Télétravail : Quels sont les droits et devoirs des employeurs et des employés ?

    Télétravail : Quels sont les droits et devoirs des employeurs et des employés ?

    Les droits et devoirs des employeurs et employés en télétravail

    Actuellement, il n’existe pas de réglementation particulière concernant le télétravail dans le droit Suisse.

    En l’état, les dispositions actuelles concernant le travail dans le code des obligations (CO), la loi fédérale sur le travail (LTr) et la loi sur la protection des données (LPD) s’appliquent également au télétravail. La Confédération verra à l’usage s’il faut faire des adaptations.

    Alors, regardons ensemble quelques obligations de l’employeur et de l’employé lorsque ce dernier travaille à distance et nous irons plus en détail dans un sujet que nous connaissons bien: la gestion du temps de travail.

    Les frais inhérent au télétravail

    Selon l’article 327a du CO, les frais imposés par l’exécution du travail, que celui-ci soit réalisé à domicile ou non, est à la charge de l’employeur. Toutefois, ces frais n’incluent pas les frais personnels fixes que l’employé aurait tout de même dû payer s’il ne télétravaillait pas : loyer, abonnement de téléphone, d’internet, etc.

    Ça, c’est la règle… mais bien sûr il y a des exceptions selon les situations que vous pouvez découvrir dans notre guide “télétravail: les impacts fiscaux et légaux”.

    Consultez notre guide pour tout savoir sur les impacts légaux et fiscaux du télétravail



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    Le temps de travail en home office

    Bien que les collaborateurs apprécient de faire du home office, le risque de dérapages n’est jamais loin: oublier de prendre ses pauses, heures supplémentaires à profusion ou à l’inverse, profiter de la journée pour ses activités privées et rattraper son travail le soir ou les week-ends, etc… Tant de débordements que l’employeur peut facilement maîtriser avec un bon outil d’enregistrement du temps de travail.

    En effet, l’employeur doit continuer à enregistrer le temps de travail de ses collaborateurs même lorsque ceux-ci travaillent à distance.

    De plus, la pratique de l’enregistrement du temps de travail en usage dans l’entreprise s’applique également lors du télétravail. Si, en entreprise, le collaborateur doit timbrer ses entrées et ses sorties, ses pauses, etc, (ce que l’on appelle l’enregistrement systématique), il doit pouvoir le faire également à la maison. S’il se limite à enregistrer le total des heures travaillées dans la journée (enregistrement simplifié), c’est la même mécanique qui prévaut lorsqu’il travaille depuis chez lui. (Tous les détails dans notre guide sur l’enregistrement du temps de travail).

    Quel que soit le type d’enregistrement du temps appliqué dans votre société, il faut donc permettre à votre collaborateur d’y répondre avec un bon outil lorsqu’il travaille à domicile. Aujourd’hui, toutes les bonnes applications pour la saisie du temps de travail (comme tipee) devraient proposer la possibilité de timbrer les heures de travail soit via une badgeuse ou directement depuis un ordinateur ou un smartphone, idéal lorsque l’on travaille en dehors de l’entreprise.  L’employeur peut ainsi suivre le temps de travail de ses collaborateurs à distance et s’assurer qu’ils respectent la réglementation en vigueur.  (Pour plus d’infos, parcourez notre guide sur la saisie du temps de travail).

    Grâce à la saisie des heures travaillées, l’employeur peut s’assurer que ses employés bénéficient de leur temps de repos, qu’ils prennent leurs pauses, qu’ils ne travaillent pas la nuit ou le dimanche sans autorisation et qu’ils respectent la durée de travail hebdomadaire. 

    Pour que le temps de travail en home office soit respecté, l’idéal pour l’entreprise est d’utiliser un programme de saisie du temps de travail qui permette à ses collaborateurs de timbrer à domicile.

    Protection de la santé du collaborateur qui travaille à distance

    L’employeur a l’obligation de préserver la santé physique et psychique de son employé lorsque celui-ci télétravaille. En effet, il doit prendre les mesures adéquates pour protéger la santé de ses collaborateurs selon l’art. 6 de la LTr et l’art.2 de l’OLT 3.

    Hors de l’entreprise, le collaborateur peut se sentir isolé et sans un rythme professionnel en journée, il risque de faire sa journée de travail sur une période de temps bien trop longue. A terme, ce rythme peut mettre en péril sa santé et l’amener au burn-out.

    Cela peut aussi le conduire à un sentiment de solitude et de perte d’appartenance à l’entreprise. Autant de facteurs qui peuvent l’amener à perdre son entrain et sa motivation. Dans l’idéal, il faudrait fixer des échanges réguliers par visioconférence, ou agender certaines séances en présentiel.

    La responsabilité de l’employeur dans la santé de ses employés s’applique également à la protection physique. Pour cela, il doit garantir un poste de travail ergonomique à l’employé, que celui-ci soit en entreprise ou à domicile.

    Dans notre guide, vous trouverez le détail de ce à quoi un espace de travail adapté devrait répondre.

    Consultez notre guide pour tout savoir sur les impacts légaux et fiscaux du télétravail



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    La protection des données en télétravail

    Selon l’art.26 de l’Ordonnance 3 de la Loi fédérale sur le travail (OLT3), il est interdit à l’employeur de surveiller le comportement du collaborateur en télétravail à l’aide de moyens techniques.

    L’employeur a également l’obligation de protéger les données personnelles traitées par l’employé dans le cadre de son travail. Cela implique d’assurer la sécurité de ces données, ce qui passe par des mesures techniques et aussi par des directives et des instructions aux employés, visant à assurer la confidentialité de ces données même lorsque l’employé est en télétravail.

    Par exemple, clarifiez avec l’employé, sur quelles tâches ou quelles données il peut travailler depuis son domicile.

    Nous avons survolé avec vous quelques sujets dans cet article. Si vous souhaitez en savoir plus, nous vous invitons à parcourir notre guide.

  • Fiscalité et télétravail: quels frais peut-on déduire?

    Fiscalité et télétravail: quels frais peut-on déduire?

    Saviez-vous que le télétravail peut avoir un impact sur la fiscalité des collaborateurs ?

    Au moment de remplir leur déclaration d’impôt, les choses se compliquent pour les employés qui travaillent à distance. En effet, les déductions pour les frais professionnels telles qu’accordées jusqu’à présent aux salariés deviennent difficiles à appliquer.

    La réglementation concernant les déductions fiscales pour les frais professionnels n’a pas encore été modifiée pour prendre en compte le télétravail. Chaque canton a ses propres méthodes pour gérer la fiscalité. Le principe général reste cependant le même.

    Jetons un rapide coup d’œil aux impacts du télétravail sur quelques déductions, principalement pour les cantons de Vaud et de Genève.

    Pour connaître, en détail, les déductions fiscales qui seront possibles, ou non à l’avenir, nous vous invitons à parcourir notre guide : “Télétravail : les aspects légaux, fiscaux et spécificités pour les frontaliers”.

    Consultez notre guide pour tout savoir sur les impacts légaux et fiscaux du télétravail ​



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    Déduction des frais de repas et de transports en télétravail

    Les employés continuent de pouvoir déduire leurs frais de repas et de déplacements (à leur lieu de travail) de leurs impôts. Néanmoins, ces déductions varient en fonction des cantons.

    Dans les cantons de Vaud et de Genève, les frais de déplacement et de repas sont accordés selon le nombre de jours travaillés hors du domicile, durant l’année. Le contribuable devra donc réduire ces déductions proportionnellement au nombre de jours télétravaillés.
    (Source : Le télétravail va impacter votre déclaration fiscale)

    Pour que les frais de déplacements et de repas soient impactés par la réalisation de son travail à domicile (attention, cela ne concerne pas les travailleurs indépendants), il faudrait que le nombre de jours de télétravail soit indiqué dans le certificat de salaire. Ce n’était pas encore obligatoire pour la déclaration d’impôt de 2021, mais on peut s’attendre à ce que cela le devienne dès celle de 2022.

    Déduction des frais liés au travail à domicile

    Commençons par les frais remboursés par l’employeur durant l’année : frais informatiques, téléphoniques, matériels, etc. Ces frais ne s’ajoutent pas au salaire, mais sont payés sous forme de forfait. Ces montants échappent donc à la fiscalisation, car déjà remboursés par l’entreprise.

    Concernant, les déductions pour autres frais professionnels, celles-ci ne sont pas impactées par le télétravail. Ainsi, il sera toujours possible de déduire l’entier des autres frais professionnels. Pour le canton de Vaud, ce forfait correspond à 3% du salaire brut, déduction minimum de 2000 CHF et jusqu’à 4000 CHF par année.
    ( Source PDF : Quelles déductions fiscales sont encore possibles ?)

    Qu’en est-il du loyer du contribuable? Selon les cantons comme Vaud, Genève ou Neuchâtel, l’employé peut déduire une partie de son loyer à deux conditions :

    • Une pièce du logement est exclusivement dédiée à l’activité professionnelle
    • L’employeur ne lui met pas à disposition un espace dédié sur le lieu de travail(3)

    L’employé peut ainsi déduire un montant de son loyer égal au ratio entre la taille de la pièce utilisée et la taille de son appartement.

    Par contre, impossible d’obtenir une déduction de loyer si l’on travaille depuis sa salle à manger ou depuis la chambre d’amis. Le contribuable peut devoir prouver à l’administration fiscale l’usage spécifique de la pièce à des fins professionnelles.
    (Source : Fédération des entreprises romandes)

    Les déductions fiscales ailleurs en Suisse romande

    Dans d’autres cantons, les déductions tiennent compte… ou non… du télétravail, mais vous pouvez retrouver plus d’informations dans notre guide : “Télétravail : les aspects légaux, fiscaux et spécificités pour les frontaliers”.

    Synthèse

    Nous avons fait un rapide tour des déductions fiscales. Vous l’aurez compris, pour profiter des déductions fiscales liées au télétravail, le contribuable doit faire le deuil d’une part des déductions de frais de repas et de transports.

    Dans les années à venir, il y aura certainement une revue de la fiscalité sur le plan cantonal et fédéral pour tenir compte des nouvelles normes de travail dont fait partie le télétravail. Les entreprises devraient donc se préparer à fournir les informations sur les jours télétravaillés par leurs collaborateurs·trices.

    D’ici là, assurez-vous de connaître les règles applicables selon votre canton pour éviter les mauvaises surprises! Et pour cela, nous vous invitons à lire notre guide, tout y est détaillé !

    Consultez notre guide pour tout savoir sur les impacts légaux et fiscaux du télétravail ​



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  • Le solde d’heures et de vacances en temps réel : un avantage pour tous !

    Le solde d’heures et de vacances en temps réel : un avantage pour tous !

    Ai-je travaillé plus d’heures que d’habitude ce mois-ci ?

    Combien de jours de vacances il me reste ?

    J’aimerais changer mon taux d’activité. Est-ce que cela influencerait mon solde d’heures ?

    Voici quelques exemples des questions que les responsables des ressources humaines reçoivent, parfois même plusieurs fois par mois ! Pourtant, une solution existe : remplacer Excel par une application permettant d’accéder à son solde d’heures travaillées, ainsi qu’à celui des vacances, en temps réel, depuis son smartphone, son ordinateur ou sa tablette.

    Quels sont les avantages d’une telle démarche ? Est-ce qu’ils concernent tout le monde ? Les réponses dans cet article.

    Annette, Véronique et Paul : trois professionnels avec quelque chose un commun

    Aujourd’hui, nous avons trois histoires à partager :

    • Celle d’Annette, responsable RH dans une agence de services à domicile ;
    • Celle de Véronique, directrice d’une boutique de vêtements ;
    • Et pour finir, l’histoire de Paul, électricien dans le bâtiment.

    Les trois protagonistes de nos histoires ont chacun et chacune un problème différent, mais avec un point en commun, car l’origine est la même : la gestion du solde d’heures.

    En effet, le calcul du solde d’heures et de vacances génère souvent des tensions. Pourtant, c’est quelque chose qui concerne la très grande majorité des travailleurs et travailleuses : pour rappel, seules les conventions collectives de La Poste et des banques prévoient la possibilité de renoncer à l’enregistrement du temps de travail, c’est-à-dire l’équivalent de 1% des entreprises en Suisse. Pour la plupart des entreprises, quel que soit le secteur d’activité, il y a donc l’obligation de calculer le solde d’heures et de vacances.

    Sans compter que la flexibilité s’invite davantage dans l’univers du travail, jusqu’à devenir un critère essentiel pour de nombreux professionnels et professionnelles, quand il s’agit de postuler pour une entreprise. Face à l’augmentation de la demande de temps partiels et d’horaires flexibles, la gestion du temps et le calcul des heures deviennent encore plus importants.

    Juste avant de passer à nos trois histoires : qu’est-ce que le calcul d’heures, appelé aussi solde d’heures ? C’est simple : tout·e employé·e doit travailler un nombre d’heures défini. « Par quoi », direz-vous ? Par plusieurs critères qui varient en fonction du cas : la convention collective, le domaine d’activité, les choix de l’entreprise… Noter les heures travaillées permet de calculer le solde d’heures d’un collaborateur, et de savoir s’il a travaillé trop (ou pas assez 😉). Ce qui est moins simple, c’est justement ce calcul… comme nous le montre l’histoire d’Annette.

    Les avantages des soldes en temps réel pour les RH

    Annette est responsable des ressources humaines dans une entreprise de services à la personne. Elle est très organisée, comme son travail le demande. Et heureusement ! Car, avec 30 employé·es avec des contrats et des horaires différents, le suivi sur son tableau Excel devient compliqué. La plupart des collaborateurs et collaboratrices sont à temps partiel, certains travaillent même le soir et le week-end, il arrive souvent de devoir organiser des remplacements… Tout cela a un impact sur le calcul des soldes d’heures, pour la joie d’Annette : le mois dernier, par exemple, Agathe, auxiliaire de vie à 40%, a remplacé exceptionnellement Stéphanie qui fait de la veille de nuit. Agathe a donc cumulé plus d’heures que d’habitude, car son contrat prévoit que le travail de nuit est majoré.

    Mais il faut qu’Annette s’occupe aussi de Paul, livreur de repas à 25% : il travaille 3h le lundi et le mercredi, et 5 h le vendredi. Il a demandé à pouvoir prendre un jour de congé pour aller au mariage de son neveu, et ça tombe un vendredi : Annette a intérêt à bien préciser dans son fichier Excel qu’il s’agit d’un vendredi et non pas d’un des jours où il fait moins d’heures, car ça va avoir un impact sur son solde.

    Ce dont Annette aurait besoin dans son travail de responsable des ressources humaines, c’est d’un outil de planification pour connaître le solde des employé·es en temps réel. Ceci lui permettrait de :

    • planifier le personnel de manière efficace ;
    • savoir si leur emploi du temps évolue et s’il faut renforcer l’effectif ;
    • gagner du temps, car les collaboratrices et collaborateurs auraient accès à leurs soldes à tout moment. Ils n’auraient pas besoin de la solliciter pour connaître leurs jours de congés et savoir où ils en sont avec leur solde d’heures !

    Les avantages des soldes en temps réel pour l’entreprise

    La deuxième histoire est celle de Véronique, qui dirige une boutique de vêtements de 800m2, avec une équipe de 25 personnes, principalement des vendeurs et des vendeuses.

    Elle recrute du personnel expérimenté, mais aussi des étudiants ou des apprentis. Les horaires de travail et l’emploi du temps de ses collaborateurs et collaboratrices varient en fonction des cas : certains travaillent à temps plein, beaucoup à temps partiel. Lors des périodes plus chargées, comme à Noël ou pendant les soldes, en accord avec l’équipe, elle aimerait augmenter le taux des vendeurs et vendeuses qui seraient intéressée·s, mais elle appréhende le travail administratif que cela demanderait. Elle craint ne pas s’en sortir avec la gestion des soldes d’heures et des vacances que ce changement de taux impliquerait.

    En tant que cheffe d’entreprise, Véronique aussi aurait besoin d’un outil qui calcule le solde d’heures et de vacances de ses vendeurs et vendeuses en temps réel, pour les raisons suivantes :

    • Pouvoir changer de taux d’activité même en cours d’année, facilement et sans avoir à se soucier de la mise à jour des soldes, qui est faite en temps réel et accessible de manière transparente par tous. Cette flexibilité serait bien pratique pour Véronique, et ça plairait beaucoup à ses collaborateurs et collaboratrices !
    • Connaître le solde de vacances de ses employés à tout moment. Ça lui évite les mauvaises surprises, car si l’équipe ne prend pas assez de congés une année, l’entreprise va devoir compenser l’année suivante, et elle pourrait risquer de se retrouver en sous-effectif ;
    • Se conformer à la loi, car en Suisse l’enregistrement du temps de travail est une obligation. Cela permettrait à Véronique non seulement de savoir si les employé·es ont un solde d’heures négatif, mais aussi d’éviter la surcharge d’heures, et de protéger leur santé ;
    • Avec les soldes mis à jour en temps réel, on évite les malentendus et les tensions, voire – dans le pire des cas – la saisie du tribunal des prud’hommes. Véronique sait qu’une procédure judiciaire peut avoir lieu avec un décalage de plusieurs années : si les heures n’ont pas été enregistrées, le delta risque d’être important.

    Les avantages des soldes en temps réel pour les employés

    Paul est électricien dans le bâtiment, un métier qui l’amène souvent à avoir de longues journées. Il sait qu’il cumule des heures supplémentaires, mais il ne sait pas exactement combien. Il y a beaucoup de chantiers à livrer, et l’entreprise a besoin de lui. Cependant, il aimerait bien prendre des jours de congés, mais il ne connaît pas son solde de vacances, et ça l’embête de devoir à chaque fois poser la question.

    Un soir, lors d’un dîner entre amis, un copain plombier lui raconte que son employeur a mis en place un nouvel outil, qui lui permet de consulter son solde d’heures directement depuis son smartphone. Paul trouve ça très pratique !

    Pour quelqu’un qui, comme Paul, passe plus de temps sur les chantiers qu’en entreprise, pouvoir gérer ces aspects à distance en quelques clics serait vraiment top :

    • Il pourrait accéder au résumé de ses heures à tout moment depuis l’application mobile ;
    • Ça lui permettrait de faire des demandes de congé directement depuis son smartphone.

    Gagner du temps en optant pour la transparence : la solution à tous les problèmes !

    Vous l’aurez peut-être compris, Paul, Annette et Véronique sont des prénoms fictifs… mais ils existent vraiment : il s’agit de tous nos clients, avant de passer à tipee ! En effet, le thème de la gestion des soldes d’heures et de vacances est très émotionnel, à la fois pour l’entreprise et pour ses collaborateurs et collaboratrices. Le meilleur moyen d’éviter les frustrations et les tensions que ça peut engendrer, c’est d’opter pour la transparence.

    En choisissant d’utiliser une application pour la gestion du temps, tout devient clair pour tout le monde. C’est ainsi que les frustrations se transforment dans un dialogue entre professionnels, sans tensions.

    Les avantages de pouvoir accéder aux soldes d’heures et de vacances en temps réel sont donc multiples. Entreprises, et collaborateurs et collaboratrices : tout le monde y gagne !

    • Les soldes d’heures et de vacances sont toujours justes et calculés en temps réel ;
    • Fini les frustrations et les tensions latentes : l’entreprise et l’employé ont accès aux soldes de manière transparente ;
    • L’application prend en compte toutes les variables nécessaires : heures majorées, valeur d’un jour de congé… Cela simplifie énormément le calcul du droit aux vacances (idéal pour les personnes réfractaires aux maths, car ce calcul est souvent très complexe ! ).
    • Les soldes en temps réel permettent de gagner du temps et d’éviter les erreurs ;
    • Il est possible d’obtenir un résumé personnel qui peut être signé par le collaborateur ;
    • Sur smartphone, un écran montre les données de la journée en cours ainsi que les jauges du solde d’heures et de vacances ;
    • Les demandes de changement de taux d’activité en cours d’année ne représentent plus un casse-tête pour l’entreprise, cela encourage la flexibilité de plus en plus recherchée par les travailleurs et les travailleuses.

    Conclusion

    Mettre en place un outil permettant à l’employé et à ses responsables d’accéder au solde d’heures et de vacances en temps réel est un vrai avantage pour tous et toutes ! Cela permet, entre autres, de gagner du temps, d’éviter les erreurs de saisie et de calcul, et de gérer les soldes avec transparence.

    Vous aimeriez en savoir plus ? Découvrez comment tipee facilite la gestion des soldes d’heures, et n’hésitez pas à demander une démo gratuite !

  • Méthodes de saisie du temps de travail : bien choisir en fonction de vos besoins

    Méthodes de saisie du temps de travail : bien choisir en fonction de vos besoins

    Saviez-vous qu’il existe plusieurs façons d’enregistrer le temps de travail de vos collaborateurs et collaboratrices ? Il est même possible de changer d’avis en cours de route ! Par exemple, si votre entreprise ou les modes de travail évoluent, et que votre premier choix n’est plus adapté à vos besoins.

    Dans cet article, nous allons passer en revue les différentes possibilités qu’un bon outil de gestion des horaires devrait offrir. Ainsi, vous trouverez toutes les réponses à vos questions, et vous ferez le meilleur choix possible pour vous et pour vos équipes.

    Optez pour un outil de gestion du temps de travail flexible

    Notre métier nous permet de côtoyer beaucoup d’entreprises qui souhaitent améliorer la saisie du temps de travail de leurs collaborateurs et collaboratrices. Et ce, pas seulement parce que l’enregistrement du temps est une obligation légale en Suisse ! Très souvent, les dirigeantes et dirigeants d’entreprise sont animés par une vraie volonté de simplifier la gestion du temps de travail, au bénéfice de tous leurs collaborateurs et collaboratrices, ainsi que de l’entreprise.

    Pourtant, lors de notre première rencontre, les clients nous confient souvent avoir hésité à se pencher sur la recherche d’un outil pour la saisie du temps de travail. Ils étaient persuadés que la solution vraiment adaptée à leur besoin n’existait pas. C’est faux ! Non seulement il existe plusieurs façons de gérer le temps de travail en entreprise, mais il est également possible de changer d’avis en cours de route, si besoin est. Seule condition ? Choisir, dès le départ, un outil de gestion du temps flexible offrant plusieurs options pour la saisie des horaires de travail.

    Saisie du temps de travail : 4 modalités en fonction de vos besoins

    Mais alors, comment savoir si un logiciel pour la gestion du temps est vraiment bon ? La réponse est simple : l’outil idéal pour la saisie des heures doit être avant tout flexible, et offrir plusieurs manières de saisir le temps. Chaque entreprise est susceptible de devoir modifier sa façon de travailler et ne devrait pas se sentir limitée par un outil qui, au contraire, devrait simplifier la vie de tout le monde, et pas la compliquer !

    Pour rappel, la loi OLT 1 impose de suivre les présences et absences de tous les collaborateurs, y compris les temps de pause. Voici donc les 4 manières de saisie le temps de travail qu’un outil efficace devrait vous offrir :

    1. Le timbrage systématique physique (c’est-à-dire via une timbreuse/badgeuse)
    2. Le timbrage systématique via l’application (sur smartphone, tablette ou ordinateur)
    3. La saisie manuelle
    4. Le planifié qui devient l’effectif

    Pour vous donner un ordre d’idée, la plupart des clients tipee préfèrent le timbrage systématique : 70%, contre 25% qui choisissent l’option n.4 (avec gestion des exceptions) comme principale manière pour saisir les heures. Le restant 5% optent enfin pour la saisie manuelle.

    Comment savoir quelle est l’option qui est faite pour vous ? Il faut savoir que tout dépend de votre métier, de votre façon de travailler et de vos attentes. Nous pouvons vous garantir que tous les cas de figure existent : parfois, certaines entreprises vont avoir besoin d’une combinaison de ces options pour répondre aux différents besoins de leurs équipes. Ce qui ne veut pas dire que toutes les entreprises ont besoin des 4 modalités pour saisir le temps de travail. Un bon fournisseur devrait être en mesure de vous conseiller sur la base de son expérience, mais sans oublier que vous avez le dernier mot : libre à vous d’opter pour l’option qui vous convient le plus !

    Passons maintenant plus en détail aux spécificités de chaque modalité de saisie du temps.

    1. Le timbrage systématique physique : simple, juste, précis

    Le timbrage systématique physique consiste à enregistrer ses heures via une timbreuse murale. Dans le cas de tipee – l’outil que nous connaissons le mieux – il suffit de passer un badge, une carte RFID ou même son téléphone. Pas besoin d’indiquer s’il s’agit de l’arrivée ou de la sortie, la timbreuse étant connectée au logiciel, elle sait automatiquement si le collaborateur devrait/souhaite timbrer une entrée ou un départ.

    Vous aimeriez faire de la saisie du temps de travail une opportunité, au lieu de le vivre comme une contrainte ? Avec le timbrage systématique, vous allez beaucoup plus loin que le simple respect de la loi. Dès que le collaborateur badge, son solde est automatiquement mis à jour dans le logiciel : plus besoin d’aller voir le responsable RH pour connaître son solde de congés, tout est clairement visible dans l’application, à tout moment !

    Les plus du timbrage systématique physique :

    1. C’est le moyen le plus facile et rapide de répondre à la loi
    2. C’est précis et juste, à la seconde près !
    3. C’est clair pour tout le monde, employeur et employés
    4. Ça permet de responsabiliser le collaborateur, tout en libérant le responsable
    5. Ça permet d’avoir son solde à jour, tout le temps

    Les domaines d’activités qui préfèrent le timbrage systématique sont : l’industrie, certains services dans les administrations communales, le pré/parascolaire (chez les grands), le commerce de détail, la santé (cabinets médicaux ou vétérinaires), le social, etc.

    2. Le timbrage systématique via l’application ou le smartphone : une timbreuse dans la poche

    Cette deuxième modalité peut être utilisée en complément de la précédente, ou indépendamment. Votre employé part en rendez-vous client, et termine à l’heure de rentrer à la maison ? Elle peut badger son arrivée via la timbreuse physique en arrivant au bureau, et notifier depuis son smartphone sa sortie du rendez-vous.
    Votre typologie de métier amène vos employés à travailler ailleurs qu’au bureau ? Dans ce cas, inutile d’avoir une timbreuse physique : un outil de gestion du temps flexible vous permettra d’effectuer la saisie des heures depuis un smartphone, comme si vos collaborateurs et collaboratrices avaient toujours une timbreuse dans la poche !

    Quels sont les avantages du timbrage systématique via l’application ou le smartphone ?

    • Tout ce que nous avons évoqué plus haut concernant le timbrage physique (rapide, précis, clair…)
    • C’est l’idéal pour les employés qui sont sur le terrain (via smartphone)
    • Ça s’adapte parfaitement en cas de télétravail (via smartphone ou ordinateur)
    • Si souhaitée, la géolocalisation du timbrage est possible

    Les domaines d’activité qui optent pour le timbrage systématique via l’application ou le smartphone sont : la construction, le bâtiment, les artisans, les travaux de voirie, les conciergeries, les entreprises de nettoyage, les métiers qui impliquent des déplacements, ou encore les personnes en télétravail.

    3. La saisie manuelle : parfaite pour les rattrapages

    Un collaborateur a oublié de timbrer à son arrivée ? Pas de panique ! Une bonne application devrait offrir la possibilité de saisir les heures manuellement en cas d’oubli.

    Cette méthode peut être utilisée de façon systématique bien sûr, mais, pour être tout à fait transparents avec vous, ce serait aussi contraignant que le remplissage d’une feuille Excel… Alors que, si on décide de s’équiper d’un outil pour la gestion du temps, c’est justement pour rendre cette tâche plus pratique et moins chronophage.

    Il faut surtout éviter que les collaborateurs oublient de saisir leurs heures, et n’y pensent qu’une fois par semaine. Le risque d’imprécisions et d’oublis risque d’être élevé, sans compter que le solde ne sera pas à jour tant que l’enregistrement des heures de travail n’aura pas été fait !

    La saisie manuelle systématique est souvent transitoire : les clients qui souhaitent remplacer les fiches Excel l’adoptent avant la mise en place d’un enregistrement systématique.

    4. Le planifié qui devient l’effectif : idéal pour les horaires fixes

    Qu’entendons-nous par là ? C’est simple : parmi les différentes options, un bon outil pour la gestion du temps devrait permettre de planifier manuellement les horaires des collaborateurs et collaboratrices. Prenons l’exemple du personnel administratif : les horaires de travail ne varient pratiquement pas, on pourrait donc se passer du timbrage physique et le remplacer par des horaires planifiés. Dans ce cas, la saisie manuelle interviendra uniquement pour gérer les exceptions, c’est-à-dire modifier l’horaire planifié pour qu’il reflète la réalité. Ce dernier point est d’ailleurs très important, car en cas de contrôle, un horaire sans exception pourrait attirer l’attention de l’inspection du travail.
    Cette méthode est valable si les employés respectent leurs horaires de travail, et le degré de justesse n’est évidemment pas le même que celui du timbrage systématique via timbreuse, smartphone, ordinateur ou tablette.

    Les secteurs d’activité qui préfèrent cette modalité ? le personnel administratif, l’administration communale, pré/parascolaire (petites structures).

    Conclusion
    L’enregistrement du temps de travail est une obligation en Suisse, mais le choix de l’outil pour se conformer à la loi reste une prérogative de l’entreprise. Opter pour une application dédiée à la gestion du temps permet de faire de cette obligation une opportunité pour gagner en temps et en efficacité. Avec un outil flexible, on peut tout faire, y compris choisir la modalité de saisir le temps de travail qui satisfait au mieux les attentes de l’entreprise. Mais aussi, changer d’avis en cours de route si les besoins ou les façons de travailler évoluent.

    Vous avez des questions concernant les 4 manières de saisir le temps de travail dans tipee ? Contactez-nous sans tarder !



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  • Découvrez les différentes facettes de l’enregistrement du temps de travail

    Découvrez les différentes facettes de l’enregistrement du temps de travail

    Enfin un guide clair (et ludique !) sur l’enregistrement du temps de travail en Suisse

    Suis-je obligé d’enregistrer les heures de mes collaborateurs et collaboratrices ? Que risque l’employeur en cas de contrôle ? Y a-t-il des exceptions à la loi sur le travail ? Voici une liste non exhaustive des questions qu’on nous pose souvent. Certains ignorent qu’en Suisse, une loi oblige à enregistrer la durée de travail de ses employés. Beaucoup attendent de faire l’objet d’un contrôle avant de s’interroger. C’est pourquoi tipee réunit toutes, mais vraiment toutes les informations relatives à l’article 46 de la loi sur le travail (LTr) dans un “Guide de l’enregistrement du temps de travail en Suisse”. Un document que toutes les entreprises suisses devraient consulter, indépendamment de leur taille ou secteur d’activité. Dans cet article, nous allons vous expliquer pourquoi.

    “Billets, s’il vous plaît !”

    Un matin de mai 2008 ça sonne chez tipee. Hélas, ce n’est ni le facteur, ni un client qui nous rend visite, ni même un collègue ayant oublié de prendre ses clés ce matin.

    C’est le Service de l’emploi (SDE), l’organe chargé des contrôles en entreprise dans le canton de Vaud. Après quelques secondes de stupeur (que vous nous accorderez), voici que rentrent dans nos locaux un homme et une femme, l’air cordial mais suffisamment sérieux pour ne pas donner envie de trop faire de blagues. Ils nous expliquent qu’ils viennent nous voir pour un contrôle de routine. Et en effet, pendant la petite heure qui suit (ou était-ce plus long ? La mémoire trahit en situation de stress), ils demandent entre autres à vérifier :

    • la liste des collaborateurs et collaboratrices actuellement actifs dans l’entreprise
    • la liste des heures travaillées le mois passé et en novembre de l’année dernière
    • comment nos employés saisissent leurs heures
    • combien d’heures chacun d’entre eux effectuent par mois

    Nous connaissons très bien le rôle du SDE (et de son homologue dans chaque autre canton, par exemple le genevois OCIRT, Office cantonal de l’inspection et des relations du travail). Et nous sommes certains d’avoir tout ce qu’il faut, car l’enregistrement du temps de travail est le cœur de notre métier depuis plus de 15 ans. Malgré ça, les êtres humains que nous sommes ne peuvent pas s’empêcher de revivre la sensation qu’on a quand le contrôleur monte dans le bus : même si on sait pertinemment qu’on a notre ticket et qu’il n’y a aucune raison de s’inquiéter, un léger malaise remonte, et ne disparaît que quand le contrôleur valide notre ticket et nous fait signe que tout va bien.

    Nous ne sommes pas les seuls, car nos clients qui ont été contrôlés nous ont confirmé avoir ressenti de l’angoisse, même si, au fond d’eux, ils savaient être dans les règles. Quant à ceux qui ne le sont pas au moment du contrôle (et qui appellent tipee dans la foulée dès que le SDE quitte leur bureau…), et bien, pour eux c’est encore moins drôle, car ils savent qu’ils ont un délai bien précis pour faire le nécessaire, avant la prochaine visite qui aura lieu entre 1 et 3 mois plus tard.

    Loi sur la gestion du temps de travail en Suisse : les fondamentaux

    Comme nous vous l’expliquons dans notre guide, même si certains employeurs ne sont pas au courant ou n’en connaissent pas les détails, l’obligation légale d’enregistrer la durée du temps de travail existe en Suisse depuis 1966. Il s’agit de l’art. 46 de la loi sur le travail (LTr), très bien détaillée par le SECO. Son objectif est d’assurer la protection des collaborateurs et collaboratrices, en garantissant le respect de la durée du travail et des temps de repos.

    La ltr donne les possibilités suivantes :

    • L’enregistrement systématique de la durée du travail, qui est le régime de base applicable à tous les travailleurs
    • L’enregistrement simplifié, qui consiste à limiter l’enregistrement au total des heures travaillées (une seule valeur cumulée par jour)
    • La renonciation à l’enregistrement de la durée du travail.

    En effet, chaque employeur a l’obligation légale de documenter le temps de travail journalier et hebdomadaire de ses employés, y compris le travail compensatoire et supplémentaire, ainsi que les pauses d’une demi-heure et plus (art. 73 OLT 1). De plus, l’employeur doit décompter les jours de repos du travailleur, qu’ils soient hebdomadaires ou compensatoires.

    L’enregistrement simplifié et la renonciation ont été adoptés par le Conseil Fédéral en 2016, afin de s’adapter à un marché du travail en constante évolution. Télétravail, temps partiel… la flexibilité de plus en plus présente dans le milieu professionnel d’aujourd’hui rendait contraignante la correcte application de la loi sur le travail en Suisse. Étant donné qu’il est nécessaire de disposer de 5 conditions cumulées (clairement détaillées dans notre guide) pour s’affranchir de cet enregistrement, seulement quelques pourcents des travailleurs suisses n’ont pas l’obligation d’enregistrer leurs heures. A noter que seules les CCT de La Poste et des banques prévoient la possibilité de renoncer.

    La bonne nouvelle c’est que, loin d’être vécu comme une contrainte, le calcul des heures travaillées vise avant tout à éviter les excès. Et à protéger la santé des collaborateurs, un thème d’autant plus important depuis le début de
    la pandémie.

    L’enregistrement du temps de travail pour protéger la santé des travailleurs

    Force est de constater que, confinés ou non,le télétravail et les horaires flexibles continuent à avoir la cote. Le modèle “mixte”, dans lequel chaque semaine alternerait des jours de présence et des jours de travail à distance, semble recueillir les faveurs des collaborateurs et collaboratrices, mais aussi des employeurs. Pourtant, il devient parfois difficile de laisser au bureau les soucis liés au travail, surtout quand le bureau se situe à deux pas de sa cuisine ou de sa chambre à coucher. Dès lors que la frontière entre vie privée et vie professionnelle s’assouplit, la protection de la santé du travailleur devient plus nécessaire que jamais, pour éviter des risques importants comme le stress et le burn-out. Si ces phénomènes nuisent premièrement à l’employé, leurs répercussions s’étendent souvent à toute l’entreprise, avec des pertes économiques considérables. D’où l’importance de faire de la prévention, notamment en s’assurant que les collaborateurs ne travaillent pas les week-ends et les jours fériés, et qu’ils ne dépassent pas le nombre d’heures autorisées par l’entreprise ou par la convention collective de travail.

    Pour ce faire, l’employeur doit s’assurer que chaque collaborateur et collaboratrice enregistre son temps de travail. Peu importe la forme, l’important c’est de pouvoir disposer de ces informations en cas de contrôle car, même si la tâche est déléguée aux employés, son exécution reste une responsabilité de l’employeur. C’est donc lui qui sera jugé responsable en cas de faute.

    Consultez notre guide pour tout savoir sur les sanctions prévues en cas de non-respect de la loi,
    et comment les éviter.


    Voir le guide

    Calcul du nombre d’heures travaillées par mois : comment s’y prendre ?

    Si la loi sur le travail en Suisse indique très clairement qui doit et ne doit pas enregistrer ses heures, elle laisse la liberté de choisir comment le faire: l’important, c’est le résultat ! Techniquement donc, une feuille Excel pourrait très bien faire l’affaire (même chose pour le bon vieux bout de papier, pour les plus nostalgiques).

    Et si vous faisiez de cette obligation légale une opportunité ? En effet, s’équiper d’un outil pour la gestion du temps de travail comme tipee présente de nombreux avantages :

    • Pour l’employeur : l’enregistrement via une timbreuse ou une application sur ordinateur/smartphone/tablette donne à tout moment une vision claire des heures travaillées. Ce système permet également de centraliser et partager l’information (présences, absences, plannings, timbrages, vacances, statistiques…)
    • Pour le collaborateur : timbrer (physiquement ou informatiquement) permet enfin d’avoir son solde d’heures et de vacances à jour. Pas seulement : au-delà du sentiment d’équité que ça apporte au sein de l’entreprise, c’est aussi un moyen pratique pour protéger sa santé au travail, en veillant à ne pas dépasser la durée de travail autorisée, et à respecter les pauses et les périodes de repos.

    Au-delà de la saisie des heures, une bonne application pour la gestion du temps de travail devient vite indispensable pour les entreprises qui l’utilisent. C’est ce que nous a raconté récemment notre client Malik Khalfi, CEO de Be-cash :

    “Ne plus travailler avec tipee serait comme la fin du tapis roulant à l’aéroport, il y aurait un choc en interne, parce que revenir à une feuille Excel ou à une gestion différente serait très compliqué”.

    Conclusion

    Pour résumer, à moins de faire partie des quelques sociétés pouvant renoncer à cette obligation, toute entreprise suisse doit se conformer au respect de l’art. 46 de la loi sur le travail (LTr), qui oblige à l’enregistrement du temps de travail de ses collaborateurs et collaboratrices. Mais alors, dans quel cadre ? Savez-vous si votre entreprise peut bénéficier de l’enregistrement simplifié, ou si vous devez suivre le régime de base, celui de l’enregistrement systématique de la durée du travail ?

    Vous vous en doutez, ce fameux matin du mois de mai 2008, le contrôle de l’inspection du travail s’est très bien passé chez tipee. C’est la moindre des choses, nous maîtrisons cette loi et ses exceptions du bout des doigts. Et vous ? Êtes-vous prêt·es à mettre vos connaissances à l’épreuve ? Voici ce que nous vous conseillons de faire dès maintenant :

    • Téléchargez notre Guide de l’enregistrement du temps de travail (vous verrez, il est ludique et fidèle à la devise de tipee: simple et efficace !)
    • Après avoir lu le guide, passez le quiz à la fin du document (pourquoi pas en vous défiant entre collègues pour rajouter du peps)
    • Contactez-nous sans tarder, pour savoir comment faire de cette obligation légale une réelle opportunité pour votre entreprise