Ai-je travaillé plus d’heures que d’habitude ce mois-ci ?
Combien de jours de vacances il me reste ?
J’aimerais changer mon taux d’activité. Est-ce que cela influencerait mon solde d’heures ?
Voici quelques exemples des questions que les responsables des ressources humaines reçoivent, parfois même plusieurs fois par mois ! Pourtant, une solution existe : remplacer Excel par une application permettant d’accéder à son solde d’heures travaillées, ainsi qu’à celui des vacances, en temps réel, depuis son smartphone, son ordinateur ou sa tablette.
Quels sont les avantages d’une telle démarche ? Est-ce qu’ils concernent tout le monde ? Les réponses dans cet article.
Annette, Véronique et Paul : trois professionnels avec quelque chose un commun
Aujourd’hui, nous avons trois histoires à partager :
- Celle d’Annette, responsable RH dans une agence de services à domicile ;
- Celle de Véronique, directrice d’une boutique de vêtements ;
- Et pour finir, l’histoire de Paul, électricien dans le bâtiment.
Les trois protagonistes de nos histoires ont chacun et chacune un problème différent, mais avec un point en commun, car l’origine est la même : la gestion du solde d’heures.
En effet, le calcul du solde d’heures et de vacances génère souvent des tensions. Pourtant, c’est quelque chose qui concerne la très grande majorité des travailleurs et travailleuses : pour rappel, seules les conventions collectives de La Poste et des banques prévoient la possibilité de renoncer à l’enregistrement du temps de travail, c’est-à-dire l’équivalent de 1% des entreprises en Suisse. Pour la plupart des entreprises, quel que soit le secteur d’activité, il y a donc l’obligation de calculer le solde d’heures et de vacances.
Sans compter que la flexibilité s’invite davantage dans l’univers du travail, jusqu’à devenir un critère essentiel pour de nombreux professionnels et professionnelles, quand il s’agit de postuler pour une entreprise. Face à l’augmentation de la demande de temps partiels et d’horaires flexibles, la gestion du temps et le calcul des heures deviennent encore plus importants.
Juste avant de passer à nos trois histoires : qu’est-ce que le calcul d’heures, appelé aussi solde d’heures ? C’est simple : tout·e employé·e doit travailler un nombre d’heures défini. « Par quoi », direz-vous ? Par plusieurs critères qui varient en fonction du cas : la convention collective, le domaine d’activité, les choix de l’entreprise… Noter les heures travaillées permet de calculer le solde d’heures d’un collaborateur, et de savoir s’il a travaillé trop (ou pas assez 
). Ce qui est moins simple, c’est justement ce calcul… comme nous le montre l’histoire d’Annette.
Les avantages des soldes en temps réel pour les RH
Annette est responsable des ressources humaines dans une entreprise de services à la personne. Elle est très organisée, comme son travail le demande. Et heureusement ! Car, avec 30 employé·es avec des contrats et des horaires différents, le suivi sur son tableau Excel devient compliqué. La plupart des collaborateurs et collaboratrices sont à temps partiel, certains travaillent même le soir et le week-end, il arrive souvent de devoir organiser des remplacements… Tout cela a un impact sur le calcul des soldes d’heures, pour la joie d’Annette : le mois dernier, par exemple, Agathe, auxiliaire de vie à 40%, a remplacé exceptionnellement Stéphanie qui fait de la veille de nuit. Agathe a donc cumulé plus d’heures que d’habitude, car son contrat prévoit que le travail de nuit est majoré.
Mais il faut qu’Annette s’occupe aussi de Paul, livreur de repas à 25% : il travaille 3h le lundi et le mercredi, et 5 h le vendredi. Il a demandé à pouvoir prendre un jour de congé pour aller au mariage de son neveu, et ça tombe un vendredi : Annette a intérêt à bien préciser dans son fichier Excel qu’il s’agit d’un vendredi et non pas d’un des jours où il fait moins d’heures, car ça va avoir un impact sur son solde.
Ce dont Annette aurait besoin dans son travail de responsable des ressources humaines, c’est d’un outil de planification pour connaître le solde des employé·es en temps réel. Ceci lui permettrait de :
- planifier le personnel de manière efficace ;
- savoir si leur emploi du temps évolue et s’il faut renforcer l’effectif ;
- gagner du temps, car les collaboratrices et collaborateurs auraient accès à leurs soldes à tout moment. Ils n’auraient pas besoin de la solliciter pour connaître leurs jours de congés et savoir où ils en sont avec leur solde d’heures !
Les avantages des soldes en temps réel pour l’entreprise
La deuxième histoire est celle de Véronique, qui dirige une boutique de vêtements de 800m2, avec une équipe de 25 personnes, principalement des vendeurs et des vendeuses.
Elle recrute du personnel expérimenté, mais aussi des étudiants ou des apprentis. Les horaires de travail et l’emploi du temps de ses collaborateurs et collaboratrices varient en fonction des cas : certains travaillent à temps plein, beaucoup à temps partiel. Lors des périodes plus chargées, comme à Noël ou pendant les soldes, en accord avec l’équipe, elle aimerait augmenter le taux des vendeurs et vendeuses qui seraient intéressée·s, mais elle appréhende le travail administratif que cela demanderait. Elle craint ne pas s’en sortir avec la gestion des soldes d’heures et des vacances que ce changement de taux impliquerait.
En tant que cheffe d’entreprise, Véronique aussi aurait besoin d’un outil qui calcule le solde d’heures et de vacances de ses vendeurs et vendeuses en temps réel, pour les raisons suivantes :
- Pouvoir changer de taux d’activité même en cours d’année, facilement et sans avoir à se soucier de la mise à jour des soldes, qui est faite en temps réel et accessible de manière transparente par tous. Cette flexibilité serait bien pratique pour Véronique, et ça plairait beaucoup à ses collaborateurs et collaboratrices !
- Connaître le solde de vacances de ses employés à tout moment. Ça lui évite les mauvaises surprises, car si l’équipe ne prend pas assez de congés une année, l’entreprise va devoir compenser l’année suivante, et elle pourrait risquer de se retrouver en sous-effectif ;
- Se conformer à la loi, car en Suisse l’enregistrement du temps de travail est une obligation. Cela permettrait à Véronique non seulement de savoir si les employé·es ont un solde d’heures négatif, mais aussi d’éviter la surcharge d’heures, et de protéger leur santé ;
- Avec les soldes mis à jour en temps réel, on évite les malentendus et les tensions, voire – dans le pire des cas – la saisie du tribunal des prud’hommes. Véronique sait qu’une procédure judiciaire peut avoir lieu avec un décalage de plusieurs années : si les heures n’ont pas été enregistrées, le delta risque d’être important.
Les avantages des soldes en temps réel pour les employés
Paul est électricien dans le bâtiment, un métier qui l’amène souvent à avoir de longues journées. Il sait qu’il cumule des heures supplémentaires, mais il ne sait pas exactement combien. Il y a beaucoup de chantiers à livrer, et l’entreprise a besoin de lui. Cependant, il aimerait bien prendre des jours de congés, mais il ne connaît pas son solde de vacances, et ça l’embête de devoir à chaque fois poser la question.
Un soir, lors d’un dîner entre amis, un copain plombier lui raconte que son employeur a mis en place un nouvel outil, qui lui permet de consulter son solde d’heures directement depuis son smartphone. Paul trouve ça très pratique !
Pour quelqu’un qui, comme Paul, passe plus de temps sur les chantiers qu’en entreprise, pouvoir gérer ces aspects à distance en quelques clics serait vraiment top :
- Il pourrait accéder au résumé de ses heures à tout moment depuis l’application mobile ;
- Ça lui permettrait de faire des demandes de congé directement depuis son smartphone.
Gagner du temps en optant pour la transparence : la solution à tous les problèmes !
Vous l’aurez peut-être compris, Paul, Annette et Véronique sont des prénoms fictifs… mais ils existent vraiment : il s’agit de tous nos clients, avant de passer à tipee ! En effet, le thème de la gestion des soldes d’heures et de vacances est très émotionnel, à la fois pour l’entreprise et pour ses collaborateurs et collaboratrices. Le meilleur moyen d’éviter les frustrations et les tensions que ça peut engendrer, c’est d’opter pour la transparence.
En choisissant d’utiliser une application pour la gestion du temps, tout devient clair pour tout le monde. C’est ainsi que les frustrations se transforment dans un dialogue entre professionnels, sans tensions.
Les avantages de pouvoir accéder aux soldes d’heures et de vacances en temps réel sont donc multiples. Entreprises, et collaborateurs et collaboratrices : tout le monde y gagne !
- Les soldes d’heures et de vacances sont toujours justes et calculés en temps réel ;
- Fini les frustrations et les tensions latentes : l’entreprise et l’employé ont accès aux soldes de manière transparente ;
- L’application prend en compte toutes les variables nécessaires : heures majorées, valeur d’un jour de congé… Cela simplifie énormément le calcul du droit aux vacances (idéal pour les personnes réfractaires aux maths, car ce calcul est souvent très complexe ! ).
- Les soldes en temps réel permettent de gagner du temps et d’éviter les erreurs ;
- Il est possible d’obtenir un résumé personnel qui peut être signé par le collaborateur ;
- Sur smartphone, un écran montre les données de la journée en cours ainsi que les jauges du solde d’heures et de vacances ;
- Les demandes de changement de taux d’activité en cours d’année ne représentent plus un casse-tête pour l’entreprise, cela encourage la flexibilité de plus en plus recherchée par les travailleurs et les travailleuses.
Conclusion
Mettre en place un outil permettant à l’employé et à ses responsables d’accéder au solde d’heures et de vacances en temps réel est un vrai avantage pour tous et toutes ! Cela permet, entre autres, de gagner du temps, d’éviter les erreurs de saisie et de calcul, et de gérer les soldes avec transparence.
Vous aimeriez en savoir plus ? Découvrez comment tipee facilite la gestion des soldes d’heures, et n’hésitez pas à demander une démo gratuite !
