Télétravail, horaires variables, temps partiels, horaires individualisés, flex desk, horaires fluctuants, contrats à l’heure, coworking…. Le monde du travail évolue rapidement ! La crise sanitaire n’a fait que précipiter un changement qui était déjà destiné à avoir lieu. Quand elle est adoptée correctement, la flexibilité au travail apporte des bénéfices aux entreprises tout comme aux équipes. Mais alors, comment s’adapter à ces nouvelles façons de travailler et en tirer profit ? Un objectif : réussir la mise en place de nouvelles habitudes de travail. Il est alors indispensable de s’appuyer sur un bon outil de gestion du temps de travail et des documents d’entreprise.
Le travail évolue : évoluons avec lui !
Qu’est-ce que Swisscom, les SIG et l’agence web Liip ont en commun ? Ces trois entreprises sont devenues adeptes des « NWoW ». Non, ce n’est ni un nouveau régime alimentaire ni une nouvelle croyance religieuse : il s’agit de l’acronyme de « New ways of working » en anglais, ou « nouvelles façons de travailler ».
En quoi cela consiste-t-il ? Nous avons beaucoup entendu parler des changements que la crise sanitaire a provoqués dans le monde du travail, notamment en termes de flexibilité avec l’explosion du travail à domicile. Travailler depuis plusieurs sites différents, en effet, fait partie de ce phénomène, mais ça ne s’arrête pas là. Home office, temps partiel, horaires flexibles, flex desk… Mais aussi les formations en blended learning (mélange d’e-learning et de présentiel), voire l’embauche d’un CHO (« chief happiness officer » ou « responsable du bonheur ») pour les plus audacieux : les NWoW peuvent se décliner de plein de façons différentes !
D’ailleurs, les NWoW commençaient déjà à faire parler d’elles bien avant la pandémie. En décembre 2017, le cabinet de conseil Wavestone publiait une étude sur le besoin de faire évoluer notre manière de travailler. Le document évoquait la prédominance du travail en présentiel, et soulevait la question suivante : « Est-ce que demain nous ne serons pas encore plus dans un travail à distance ? ».
Aujourd’hui, nous rencontrons beaucoup d’entreprises qui, malgré une réticence initiale, saluent les avantages des nouvelles habitudes de travail expérimentées pendant la crise sanitaire.
Après l’explosion accélérée du télétravail que nous avons connue en 2020, la question n’est plus de savoir si cela va se produire, mais plutôt comment.
Chez Academic Work, agence de recrutement présente à Genève, Zurich et Lausanne, les équipes avaient l’habitude de voir leurs managers une fois par semaine pour faire un point opérationnel, et une fois par mois pour faire un bilan plus global sur le quotidien. Quand la pandémie a vu tous les collaborateurs travailler à distance, ils ont décidé de garder ces rendez-vous et de rajouter des points supplémentaires, en début ou en fin de journée, tous les deux jours.
L’horaire variable : comment savoir qui est là quand
Pour répondre aux nouveaux besoins dérivant du travail flexible, les fournisseurs de service adaptent leur prestations. Swisscom, par exemple, a conçu une nouvelle offre «New Work» pour les clients adeptes des NWoW. L’entreprise va jusqu’au bout de l’exercice, en permettant à ses collaborateurs et collaboratrices de travailler «de manière flexible et interconnectée, dans la confiance et le respect de chacun».
De plus en plus d’entreprises, donc, optent pour l’horaire variable, dans le secteur privé comme dans le public, dans les petites structures comme dans les grandes. Dans la plupart des cas, cela implique deux choses :
- Les membres du personnel annoncent le début et la fin de leurs périodes de travail, ainsi que la durée de la pause de midi (en accord avec les limites fixées par l’employeur, bien entendu).
- Les collaborateurs peuvent gérer leur temps de travail de manière autonome. Et ce, au bureau, tout comme à distance (où les deux !).
Mais alors, comment savoir quel jour Françoise du service achats sera au bureau, pour que ses collègues puissent lui montrer les échantillons de produits tout juste reçus ?
Dans tipee, nous avons anticipé ce besoin bien avant la diffusion des NWoW ! Dans le module « planning » il est possible de visualiser qui est au bureau et qui travaille à distance (TD). Plus besoin de faire l’appel pour savoir qui est là ! Il suffit d’un coup d’œil au tableau :
Horaire fluctuant : un outil adapté et pratique pour sa gestion
Un autre horaire très répandu en Suisse est l’horaire fluctuant, particulièrement adapté, entre autres, au secteur de l’industrie horlogère. Il prévoit un temps de travail modulé en fonction de la conjoncture, notamment du volume des commandes, liées non seulement aux différentes périodes de l’année, mais aussi aux fluctuations du marché.
La convention collective autorise donc une fluctuation de l’horaire de travail entre 30 heures et 45 heures hebdomadaires, sans que cela impacte le salaire mensuel. Les périodes de plus forte activité sont en effet compensées sur l’année civile par celles plus creuses. Un casse-tête en moins pour les RH, certes, mais savoir « qui est là quand » est indispensable pour ces professionnels de l’horlogerie, notamment en termes de performance et d’organisation.
tipee rend service même aux entreprises proposant l’horaire fluctuant. Ceci, grâce au « présencier » dans lequel tout le monde voit qui est présent chaque jour.
En revanche, nombreux sont les secteurs d’activité pour lesquels la fluctuation saisonnière complique la gestion des soldes de temps de travail, pour les collaborateurs et collaboratrices tout comme pour l’entreprise. C’est le cas, par exemple, du secteur agricole, et parfois de celui de la construction. En effet, souvent, en hiver, ces employés travaillent moins qu’en été. Que se passe-t-il s’ils demandent des congés en période estivale ? Risquent-ils de consommer plus de jours que s’ils les prenaient en hiver ?
Un outil comme tipee permet d’obtenir toujours le bon calcul grâce au module « planning », spécialement conçu pour gérer les présences et les absences des collaborateurs et des collaboratrices sans erreur. En comparant l’horaire effectué avec l’horaire planifié, le module planning de tipee permet de calculer le nombre d’heures exact à prendre en compte pour chaque demande de vacances, en fonction de la période de l’année. Avec un solde d’heures et de vacances en temps réel, toujours juste et accessible à tout moment, on peut partir en vacances l’esprit tranquille !
Gérer le temps partiel, très fréquent en Suisse
Une modalité de travail flexible encore plus répandue chez nous, car commune à plusieurs secteurs d’activité, c’est le temps partiel. Selon l’Office fédéral de la statistique (OFS), les travailleuses et travailleurs à mi-temps (50 à 90 % du temps de travail) représentent 39,4 % de la main-d’œuvre suisse, soit l’un des taux les plus élevés d’Europe.
Et ce n’est pas tout : cette tendance serait à la hausse, chez les hommes comme chez les femmes. Nous ne pouvons que confirmer, puisque 57% de nos collaborateurs·trices sont à temps partiel, dont 35% sont des hommes et 22% des femmes.
Un autre exemple d’entreprise qui encourage le temps partiel est l’agence digitale Liip, présente à Lausanne et dans 5 autres régions de Suisse. Préférant le management horizontal à l’organigramme pyramidale classique, cette entreprise mise sur l’autonomie de chaque salarié. Liip, qui liste la confiance et la flexibilité parmi les principes à la base de sa culture d’entreprise, encourage depuis des années le temps partiel. Au point que plus de la moitié de ses salariés masculins ont opté pour cette option.
Souvent, les clients nous contactent pour les aider à trouver un moyen simple de gérer les temps partiels de leurs équipes. Sans compter que, parfois, il arrive qu’un collaborateur ou une collaboratrice demande de modifier son taux d’activité en milieu d’année. Comment gérer les soldes avec transparence, tout en évitant les erreurs de saisie et de calcul ?
Pour un employé à temps partiel, le droit aux vacances est calculé au prorata du taux d’activité. Nous rassurons nos clients en leur expliquant que le calcul du droit aux vacances se fait très facilement dans tipee. L’application prend en compte toutes les variables nécessaires : valeur d’un jour de congé, éventuelles heures majorées, changement de taux d’activité en cours d’année, la date d’entrée ou de départ, etc.
C’est tellement plus agréable de travailler avec flexibilité, et sans frustrations latentes… Avec tipee, c’est possible !
Flex desk, coworking… Facile, avec un outil ATAWAD (any time, any where, any device) !
Il ne s’agit pas d’un cas isolé : le « flex desk », également appelé « hot desking » ou « free seating », correspond à un aménagement sans bureau attitré. Il est temps de ranger les dessins faits par vos enfants et fièrement exposés à côté de votre ordinateur. Les nouvelles habitudes de travail encouragent la mise en place de bureaux dynamiques, que les collaborateurs et les collaboratrices pourront choisir en fonction de plein de critères : le besoin de concentration du moment, l’exposition à la lumière naturelle, les rendez-vous de la journée, etc.
Ainsi, une société de services pourrait, par exemple, louer plusieurs petits bureaux dans des espaces de coworking situés sur l’ensemble du territoire suisse romand, au lieu d’avoir seulement un ou deux bureaux à Genève et Lausanne.
Le « desk sharing » favorise le développement de l’entreprise et sa présence sur le territoire, sans compter que, souvent, une bonne partie des salariés des sièges sociaux sont nomades. Les collaborateurs et les collaboratrices peuvent, ainsi, se déplacer moins et mieux, et gagner un temps précieux. Des équipes satisfaites de leurs conditions de travail sont aussi des équipes plus engagées, et les entreprises savent que, pour attirer ou retenir les talents, de nos jours, la flexibilité est indispensable.
Mais comment travailler efficacement en alternant flex office, route, maison, coworking ? C’est là que les solutions « ATAWAD » entrent en jeu. Eh oui, encore un acronyme ! Le dernier, promis. Raccourci de l’expression « any time, any where, any device », il résume le fait de pouvoir accéder à une information à tout moment, n’importe où et depuis n’importe quel outil. Et c’est ce que les modules « document » et « qualité » de tipee permettent de faire !
Avec tipee, travailler ensemble même en n’étant pas physiquement au même endroit n’a jamais été aussi simple. En effet, l’application permet :
- d’accéder facilement à tous vos documents (en fonction des droits que vous accorderez à chaque collaborateur et collaboratrice) ;
- de bien tomber toujours sur la dernière version, celle mise à jour le plus récemment ;
- de partager vos fichiers sous les formats : PDF, Word, Excel ou même un lien externe ou une vidéo.
Pour conclure
La flexibilité au travail est un atout pour l’entreprise comme pour ses collaborateurs et collaboratrices ! Tirez profit des nouvelles façons de travailler qui existent aujourd’hui, et collaborez de manière efficace même à distance, tout en gérant les horaires différents. S’équiper d’un outil simple et connecté comme tipee permet de gérer tous les cas de figure possibles, simplement !
Pour résumer : pour des NWoW réussies, un bon outil ATAWAD comme tipee est indispensable !
