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Télétravail frontalier : les changements pour l’employeur qui seront appliqués dès le 1er janvier 2026
Définition du télétravail

L’ « activité en télétravail depuis son état de résidence » désigne toute forme d’activité professionnelle exercée par un collaborateur frontalier, à distance, depuis son pays de résidence (par exemple, la France) pour le compte de son employeur suisse. Cela concerne :
- Les tâches habituellement réalisées dans les locaux de l’employeur, mais effectuées en dehors, depuis l’état de résidence de l’employé.
- Les missions temporaires réalisées dans le pays de résidence ou un état tiers, tant que leur durée cumulée ne dépasse pas 10 jours par an.
Ce mode de travail est en plein essor, mais il pose des questions complexes en termes de fiscalité et de sécurité sociale.

Aspects du télétravail à considérer

Il y a deux aspects à prendre en considération lorsqu’on parle de télétravail : la fiscalité et la sécurité sociale. Passons en revue ces deux sujets :

a. Fiscalité

La loi introduit une double limite pour le télétravail des frontaliers pour être assujetti en Suisse :
- 40 % maximum de télétravail par rapport à la durée totale de travail annuelle.
dont
- Un plafond de 10 jours pour les missions temporaires réalisées à l’étranger.
À noter que les règles fiscales diffèrent selon le canton :
- Les cantons de Berne, Jura, Neuchâtel, Valais, Vaud, Bâle-Ville, Bâle-Campagne et Soleure sont soumis à l’Accord Suisse-France concernant l’imposition des rémunérations des travailleurs frontaliers.
- Genève a conclu un accord fiscal distinct avec la France.
Pour les employeurs, cela signifie qu’il faudra suivre précisément les jours de télétravail et les missions des salariés frontaliers.

b. Sécurité sociale

La part d’activité effectuée à distance dans le pays de résidence influence également l’assujettissement à la sécurité sociale :
- Moins de 25 % d’activité réalisée depuis l’état de résidence (part non substantielle): Le régime suisse de sécurité sociale reste applicable.
- Entre 25 % et 49,9 % depuis l’état de résidence (part substantielle) : L’employeur doit demander un formulaire « A1 » via le système d’information ALPS pour confirmer le statut. Si le statut est confirmé, le régime suisse reste applicable.
- 50 % ou plus : L’employé est soumis au régime de sécurité sociale français.
Ces distinctions sont cruciales pour éviter des erreurs d’assujettissement et de cotisation.

Ordonnance du DFF : L’imposition à la source dans le cadre de l’impôt féféral direct

Dans le cadre de l’impôt fédéral direct, l’Ordonnance du DFF introduit une nouvelle règle sur l’imposition à la source. En vigueur dès le 1ᵉʳ janvier 2026, celle-ci prévoit qu’en cas de fin de contrat de travail d’un collaborateur frontalier, l’employeur aura l’obligation de délivrer une attestation contenant les informations suivantes :
1. nom, prénom et adresse de l’employé au moment du départ
2. période travaillée (période de l’assujettissement) au cours de l’année civile
3. taux d’occupation moyen (en %) au cours de la période visée à la let. b
4. nombre de jours de missions temporaires effectuées dans le pays de résidence ou dans des états tiers visée à la let. b
5. nombre de jours de télétravail (ou le taux de télétravail), en %, sans y inclure les missions temporaires visées aux let. e et f, dans le pays de résidence au cours de la période visée à la let. b
6. nombre de nuitées passées en Suisse pour les employés·es soumis·es à l’accord entre la Suisse et la France (datant du 11 avril 1983) concernant l’imposition des rémunérations des travailleurs frontaliers des cantons de Berne, Jura, Neuchâtel, Valais, Vaud, Bâle-Ville, Bâle Campagne et Soleure.
Ce que cela impliquera pour l’employeur :
- Mise en place d’un suivi rigoureux des informations concernant le télétravail.
- Collecter et déclarer les informations liées au télétravail pour chaque collaborateur·trice concerné·e
L’application de cette règle posera plusieurs questions, par exemple :
- Comment déterminer le taux (%) d’occupation moyen ?
- Le collaborateur accomplit-il du télétravail lorsqu’il ne travaille pas à domicile, toutefois dans son pays de domicile (p. ex : maison de vacances) ?
- Comment déterminer la période d’assujettissement, p. ex : en cas de congé non payé ?
- Comment déterminer le taux de télétravail, p. ex : en cas de congé non payé ?
- Les missions temporaires accomplies dans l’état de résidence ou dans un état tiers doivent-elles être déclarées sous forme de jours, de demi-jours ou d’heures ?
- Quelles nuitées passées en Suisse l’employeur doit-il annoncer ?
- Dans quel délai l’employeur doit-il fournir l’attestation en cas de fin des rapports de travail en cours d’année ?
Ces questions soulignent la complexité des nouvelles obligations et l’importance pour les employeurs de s’y préparer dès maintenant.

Nouvelles obligations d’information et de conservation incombant à l’employeur

L’employeur devra également fournir aux employé·e·s concerné·e·s des informations précises concernant :
- Le traité applicable et son contenu : Présenter les principaux éléments du traité, notamment les renseignements qui seront échangés en vertu de celui-ci.
- L’État partenaire recevant les renseignements : Identifier clairement le pays avec lequel ces informations seront partagées.
- L’utilisation autorisée des renseignements : Décrire comment les données échangées peuvent être utilisées conformément au traité.
- Les droits des employé·e·s : Expliquer les garanties prévues par la loi sur la protection des données (LPD) et la loi fédérale sur l’échange international automatique des renseignements concernant les données salariales (LEADS).
En conclusion : Anticipez les changements

La nouvelle loi sur le télétravail frontalier imposera aux employeurs suisses une plus grande rigueur dans la gestion des données des salariés frontaliers. Pour anticiper ces défis, il est donc essentiel de :
- Mettre en place un système de suivi précis des jours de télétravail et des missions temporaires.
- S’assurer de comprendre les obligations fiscales et sociales selon la part d’activité à distance.
- Se préparer à délivrer les nouvelles attestations en cas de fin de contrat.
Une bonne anticipation vous évitera bien des complications et permettra de respecter sereinement ces nouvelles exigences légales.

L’info tipee

📌 L’essentiel à retenir :
- Nouvelle loi depuis le 01.01.2026 : Les employeurs suisses devront suivre et déclarer les activités des télétravailleurs frontaliers.
- Fiscalité : Télétravail limité à 40 % et missions temporaires à 10 jours maximum par an, avec des règles variant selon les cantons.
- Sécurité sociale : Régime suisse applicable si le télétravail reste sous 25 %. Au-delà, des démarches supplémentaires sont nécessaires.
- Attestation obligatoire : En cas de fin de contrat, une attestation précise des activités doit être remise aux autorités fiscales.
💡 Quelques conseils
- Formation et information : Informez les employés ·es frontaliers·ères des implications fiscales et sociales liées au télétravail, notamment en ce qui concerne les seuils de 40 % et les conséquences en cas de dépassement.
- Mise à jour des contrats : Il est possible d’inclure des clauses spécifiques relatives au télétravail dans les contrats de travail ou de formaliser des accords de télétravail précisant le pourcentage autorisé et les modalités de suivi.
- Suivi précis des jours télétravaillés : Mettre en place un système de suivi rigoureux des jours de télétravail effectués à l’étranger afin de pouvoir attester du respect des seuils fixés et de se conformer aux obligations fiscales et sociales.
Le suivi précis du temps de travail est ainsi essentiel pour calculer le taux de télétravail et respecter ces nouvelles obligations. tipee vous permet de le faire très facilement.

Ainsi:

Si vous êtes client tipee, contactez le support par email à help@tipee.ch pour que nous configurions votre instance afin de vous permettre de suivre efficacement le télétravail à l’étranger.

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January 1, 2025
Comment gérer le temps de travail et les activités sur smartphone ?
Et si l’enregistrement du temps de travail et des activités était un avantage concurrentiel pour votre entreprise ? Certains considèrent que ça n’est qu’une obligation légale à laquelle ils ne peuvent pas se soustraire, sous peine de sanctions en cas de contrôle. En réalité, cet enregistrement est un moyen efficace pour améliorer les performances de son entreprise, disposer de données précises indispensables pour la facturation, et faire preuve de modernité aux yeux des clients.

Mais est-il possible de suivre le temps de travail passé sur chaque activité depuis un smartphone ? Si oui, quels sont les moyens de procéder ? La réponse dans cet article.

Planning, saisie du temps et suivi des activités : Quelle différence ?

Avant de découvrir en détail comment gérer le temps et les activités sur smartphone, il est important de faire la différence entre :
- Le planning de travail, qui consiste à prévoir les heures de présence de collaborateurs et collaboratrices. Cela permet aux responsables d’organiser les journées de leurs collaborateurs, et à ces derniers de savoir quels horaires ils vont réaliser et dans quel service. Indispensable pour de nombreux secteurs, comme les crèches, le médical, le commerce de détail…
- La saisie du temps, c’est-à-dire l’enregistrement du temps de travail réellement effectué, obligatoire pour la quasi-totalité des travailleurs suisses.
- L’attribution du temps par activité (ou timesheet), ce qui permet de savoir quelles tâches ont été faites durant une journée de travail.
En effet, pour la plupart des professions, il est rare qu’une journée de travail soit dédiée à une seule et unique activité, ou à un seul projet. Le plus souvent, on bascule d’une activité à l’autre : qu’il s’agisse d’une architecte qui alterne le dessin d’un bâtiment et les réunions de chantier, d’un technicien qui intervient chez deux clients pour deux pannes différentes, ou d’un employé communal, en charge de l’entretien de la voirie qui a diverses activités dans la journée.

Le niveau de détail de suivi du temps passé sur une activité permet d’obtenir des informations précieuses. Connaître le temps nécessaire pour la réalisation d’une tâche ou d’un projet est très utile : non seulement en cas de facturation au temps passé, mais aussi pour déterminer la rentabilité de son entreprise. Sans compter que, dans certains cantons, l’enregistrement du temps passé par activité est une obligation pour les administrations communales (édilité, conciergerie,etc.). Mais comment effectuer la saisie des activités (ou timesheet) de manière efficace ?

Timbrage sur smartphone

Sans surprise, le meilleur moyen de gérer son temps et ses activités aujourd’hui, c’est via des applications connectées, facilement accessibles via ordinateur, tablette et smartphone. Adieu papier et tableaux Excel : à l’ère d’Internet et du télétravail, tout le monde peut avoir une badgeuse dans sa poche ! En effet, pour beaucoup d’entreprises, la gestion du temps par smartphone s’avère l’option plus pratique. C’est le cas pour les services de nettoyage (ou facility management), ainsi que pour les commerciaux, les représentants, et tous les métiers qui amènent à travailler ailleurs qu’au bureau.

Dans tous ces cas, le timbrage systématique via le téléphone portable est de loin plus pratique que la pointeuse physique :
- Rapide, précis et clair, c’est un outil de gestion du temps très flexible.
- C’est parfait pour les équipes souvent sur le terrain.
- La saisie des heures via smartphone permet la géolocalisation du timbrage, si elle est souhaitée.
Cerise sur le gâteau, le timbrage par natel est compatible avec tout type de smartphone, car le timbrage a lieu par webapp : il suffit d’enregistrer le lien dans ses favoris pour y accéder facilement à tout moment.

Saisie des activités au vol et ventilation

Avec le pointage par smartphone, les collaborateurs et collaboratrices en déplacement peuvent non seulement badger depuis leur mobile, mais aussi préciser la ou les activités sur lesquelles ils travaillent. Le tout, en temps réel sur le terrain, ou bien après.

La ventilation des heures par activité s’avère indispensable pour les services de voirie, les métiers de la construction, les bureaux d’ingénieurs et de nombreux autres postes itinérants.

Mais comment imputer le temps de travail selon les différentes activités ? Dans tipee.ch, deux façons de procéder sont possibles :

1. La méthode en temps réel

Jean travaille pour une entreprise de construction dans le canton de Vaud. Il préfère saisir ses activités au fur et à mesure depuis son smartphone, pour ne pas avoir à le faire en fin de journée. Voici comment il procède :
Lundi, il commence par l’installation de mobilier urbain à Pully. Sur son téléphone, il clique sur le petit symbole du chronomètre, puis sélectionne
« Débuter une activité ».
Puisqu’il a déjà été sur ce chantier la semaine précédente, ce projet est listé parmi les dernières activités sur lesquelles il a travaillé. Il n’a donc qu’à sélectionner « Installation mobilier » et cliquer sur « Débuter ».
Deux heures plus tard, il doit démarrer la construction d’un trottoir. Il clique donc sur « Terminer », et répète le même processus pour lancer la nouvelle activité.

2. La méthode en différé

Pauline est architecte. Elle préfère ventiler ses heures de façon différée, dans les transports, en rentrant chez elle. Le lundi, elle commence toujours la semaine par une réunion d’équipe, pour discuter de l’avancement du projet de construction de la nouvelle école communale. Ensuite, elle part visiter le chantier, et après la pause déjeuner, elle rentre au cabinet pour consacrer le reste de la journée au projet de rénovation du supermarché du centre-ville.

Chaque lundi soir, dans les transports, elle sort le téléphone pour mettre à jour son planning. L’opération est très simple et lui prend quelques secondes seulement :
- Tout d’abord, elle clique sur « Saisie des heures » et ensuite sur « Ma journée ».
- Puis, elle appuie sur le symbole de la baguette magique pour référencer sa première activité de la journée.
- Pour finir, elle clique sur « Ajouter une activité » pour enregistrer la visite au chantier et le projet de l’après-midi.
Et c’est tout ! Ensuite, elle peut continuer la lecture du roman entamé la veille 🙂.

Sur demande, il est également possible de sélectionner plusieurs éléments dans la même liste. Cela permet, par exemple, de lier plusieurs tâches relatives au même projet, pour détailler le travail effectué dans le cadre de ce dernier.

Le choix de la méthode de saisie du temps et des activités varie en fonction de chacun et chacune. Jean,l’agent de voirie de notre exemple sur la saisie en temps réel, pourrait décider à tout moment de tout enregistrer en différé comme Pauline, et vice versa. Nous tenons tout de même à souligner qu’avec la méthode en temps réel, il y a moins de risques d’erreur.

Timesheet et GTA : intérêt d’intégrer les deux

Associer la saisie du temps à la saisie des activités présente de nombreux avantages :
- Pour vos équipes :
  - En cas de facturation au temps passé, ça simplifie l’enregistrement du temps dédié à chaque client, permettant de facturer au juste prix.
  - Grâce à l’export des informations saisies vers un logiciel de facturation, on gagne du temps tout en évitant les erreurs de ressaisie.
- Pour l’entreprise :
  - Cela permet de calculer exactement la rentabilité des activités : l’historique aide à la préparation d’une nouvelle proposition commerciale, en évitant une potentielle perte d’argent liée à une estimation tarifaire erronée.
  - Les statistiques permettent d’améliorer la performance de votre entreprise et d’optimiser les coûts.
- Côté clients :
  - Ça modernise votre image : le technicien peut saisir les informations à la fin de la maintenance, et envoyer sa facture directement par email.
Géolocalisation du timbrage uniquement

Le timbrage par mobile peut être géolocalisé, pour s’assurer que l’employé est bien sur le chantier quand il badge. Attention : c’est bien le timbrage qui est géolocalisé, non pas le collaborateur !

Cette fonction ne permet pas de suivre tous les déplacements de ses collaborateurs et collaboratrices : c’est une sorte de photographie d’un instant T, qui a lieu en toute transparence. Si le collaborateur n’a pas la géolocalisation activée, ce paramètre sera modifié le temps de géolocaliser le timbrage. Mais les autres déplacements ne seront pas géolocalisés, car ça sortirait du cadre légal (eh non, le timbrage n’est pas au service de l’œil de Moscou* !).

Pour conclure

De plus en plus d’entreprises, aujourd’hui, optent pour le pointage par téléphone mobile, en l’associant à la saisie des activités effectuées par les collaborateurs et les collaboratrices. En effet, cela présente de nombreux avantages pratiques, car la saisie peut avoir lieu partout et en tout temps. Mais ce n’est pas tout ! S’équiper d’une application moderne pour la gestion des heures est un atout concurrentiel, qui permet d’optimiser certains processus, et d’améliorer l’image et les performances de l’entreprise.

*Jules Humbert-Droz, espion suisse du siècle dernier, auteur du livre « L’œil de Moscou » à Paris, 1922-1924.
September 10, 2024
New ways of working : le travail change ! Comment rester efficace ?
Télétravail, horaires variables, temps partiels, horaires individualisés, flex desk, horaires fluctuants, contrats à l’heure, coworking…. Le monde du travail évolue rapidement ! La crise sanitaire n’a fait que précipiter un changement qui était déjà destiné à avoir lieu. Quand elle est adoptée correctement, la flexibilité au travail apporte des bénéfices aux entreprises tout comme aux équipes. Mais alors, comment s’adapter à ces nouvelles façons de travailler et en tirer profit ? Un objectif : réussir la mise en place de nouvelles habitudes de travail. Il est alors indispensable de s’appuyer sur un bon outil de gestion du temps de travail et des documents d’entreprise.

Le travail évolue : évoluons avec lui !

Qu’est-ce que Swisscom, les SIG et l’agence web Liip ont en commun ? Ces trois entreprises sont devenues adeptes des « NWoW ». Non, ce n’est ni un nouveau régime alimentaire ni une nouvelle croyance religieuse : il s’agit de l’acronyme de « New ways of working » en anglais, ou « nouvelles façons de travailler ».

En quoi cela consiste-t-il ? Nous avons beaucoup entendu parler des changements que la crise sanitaire a provoqués dans le monde du travail, notamment en termes de flexibilité avec l’explosion du travail à domicile. Travailler depuis plusieurs sites différents, en effet, fait partie de ce phénomène, mais ça ne s’arrête pas là. Home office, temps partiel, horaires flexibles, flex desk… Mais aussi les formations en blended learning (mélange d’e-learning et de présentiel), voire l’embauche d’un CHO (« chief happiness officer » ou « responsable du bonheur ») pour les plus audacieux : les NWoW peuvent se décliner de plein de façons différentes !

D’ailleurs, les NWoW commençaient déjà à faire parler d’elles bien avant la pandémie. En décembre 2017, le cabinet de conseil Wavestone publiait une étude sur le besoin de faire évoluer notre manière de travailler. Le document évoquait la prédominance du travail en présentiel, et soulevait la question suivante : « Est-ce que demain nous ne serons pas encore plus dans un travail à distance ? ».

Aujourd’hui, nous rencontrons beaucoup d’entreprises qui, malgré une réticence initiale, saluent les avantages des nouvelles habitudes de travail expérimentées pendant la crise sanitaire.

Après l’explosion accélérée du télétravail que nous avons connue en 2020, la question n’est plus de savoir si cela va se produire, mais plutôt comment.

Chez Academic Work, agence de recrutement présente à Genève, Zurich et Lausanne, les équipes avaient l’habitude de voir leurs managers une fois par semaine pour faire un point opérationnel, et une fois par mois pour faire un bilan plus global sur le quotidien. Quand la pandémie a vu tous les collaborateurs travailler à distance, ils ont décidé de garder ces rendez-vous et de rajouter des points supplémentaires, en début ou en fin de journée, tous les deux jours.

L’horaire variable : comment savoir qui est là quand

Pour répondre aux nouveaux besoins dérivant du travail flexible, les fournisseurs de service adaptent leur prestations. Swisscom, par exemple, a conçu une nouvelle offre «New Work» pour les clients adeptes des NWoW. L’entreprise va jusqu’au bout de l’exercice, en permettant à ses collaborateurs et collaboratrices de travailler «de manière flexible et interconnectée, dans la confiance et le respect de chacun».

De plus en plus d’entreprises, donc, optent pour l’horaire variable, dans le secteur privé comme dans le public, dans les petites structures comme dans les grandes. Dans la plupart des cas, cela implique deux choses :
- Les membres du personnel annoncent le début et la fin de leurs périodes de travail, ainsi que la durée de la pause de midi (en accord avec les limites fixées par l’employeur, bien entendu).
- Les collaborateurs peuvent gérer leur temps de travail de manière autonome. Et ce, au bureau, tout comme à distance (où les deux !).
Mais alors, comment savoir quel jour Françoise du service achats sera au bureau, pour que ses collègues puissent lui montrer les échantillons de produits tout juste reçus ?

Dans tipee, nous avons anticipé ce besoin bien avant la diffusion des NWoW ! Dans le module « planning » il est possible de visualiser qui est au bureau et qui travaille à distance (TD). Plus besoin de faire l’appel pour savoir qui est là ! Il suffit d’un coup d’œil au tableau :

Horaire fluctuant : un outil adapté et pratique pour sa gestion

Un autre horaire très répandu en Suisse est l’horaire fluctuant, particulièrement adapté, entre autres, au secteur de l’industrie horlogère. Il prévoit un temps de travail modulé en fonction de la conjoncture, notamment du volume des commandes, liées non seulement aux différentes périodes de l’année, mais aussi aux fluctuations du marché.

La convention collective autorise donc une fluctuation de l’horaire de travail entre 30 heures et 45 heures hebdomadaires, sans que cela impacte le salaire mensuel. Les périodes de plus forte activité sont en effet compensées sur l’année civile par celles plus creuses. Un casse-tête en moins pour les RH, certes, mais savoir « qui est là quand » est indispensable pour ces professionnels de l’horlogerie, notamment en termes de performance et d’organisation.

tipee rend service même aux entreprises proposant l’horaire fluctuant. Ceci, grâce au « présencier » dans lequel tout le monde voit qui est présent chaque jour.

En revanche, nombreux sont les secteurs d’activité pour lesquels la fluctuation saisonnière complique la gestion des soldes de temps de travail, pour les collaborateurs et collaboratrices tout comme pour l’entreprise. C’est le cas, par exemple, du secteur agricole, et parfois de celui de la construction. En effet, souvent, en hiver, ces employés travaillent moins qu’en été. Que se passe-t-il s’ils demandent des congés en période estivale ? Risquent-ils de consommer plus de jours que s’ils les prenaient en hiver ?

Un outil comme tipee permet d’obtenir toujours le bon calcul grâce au module « planning », spécialement conçu pour gérer les présences et les absences des collaborateurs et des collaboratrices sans erreur. En comparant l’horaire effectué avec l’horaire planifié, le module planning de tipee permet de calculer le nombre d’heures exact à prendre en compte pour chaque demande de vacances, en fonction de la période de l’année. Avec un solde d’heures et de vacances en temps réel, toujours juste et accessible à tout moment, on peut partir en vacances l’esprit tranquille !

Gérer le temps partiel, très fréquent en Suisse

Une modalité de travail flexible encore plus répandue chez nous, car commune à plusieurs secteurs d’activité, c’est le temps partiel. Selon l’Office fédéral de la statistique (OFS), les travailleuses et travailleurs à mi-temps (50 à 90 % du temps de travail) représentent 39,4 % de la main-d’œuvre suisse, soit l’un des taux les plus élevés d’Europe.

Et ce n’est pas tout : cette tendance serait à la hausse, chez les hommes comme chez les femmes. Nous ne pouvons que confirmer, puisque 57% de nos collaborateurs·trices sont à temps partiel, dont 35% sont des hommes et 22% des femmes.

Un autre exemple d’entreprise qui encourage le temps partiel est l’agence digitale Liip, présente à Lausanne et dans 5 autres régions de Suisse. Préférant le management horizontal à l’organigramme pyramidale classique, cette entreprise mise sur l’autonomie de chaque salarié. Liip, qui liste la confiance et la flexibilité parmi les principes à la base de sa culture d’entreprise, encourage depuis des années le temps partiel. Au point que plus de la moitié de ses salariés masculins ont opté pour cette option.

Souvent, les clients nous contactent pour les aider à trouver un moyen simple de gérer les temps partiels de leurs équipes. Sans compter que, parfois, il arrive qu’un collaborateur ou une collaboratrice demande de modifier son taux d’activité en milieu d’année. Comment gérer les soldes avec transparence, tout en évitant les erreurs de saisie et de calcul ?

Pour un employé à temps partiel, le droit aux vacances est calculé au prorata du taux d’activité. Nous rassurons nos clients en leur expliquant que le calcul du droit aux vacances se fait très facilement dans tipee. L’application prend en compte toutes les variables nécessaires : valeur d’un jour de congé, éventuelles heures majorées, changement de taux d’activité en cours d’année, la date d’entrée ou de départ, etc.

C’est tellement plus agréable de travailler avec flexibilité, et sans frustrations latentes… Avec tipee, c’est possible !

Flex desk, coworking… Facile, avec un outil ATAWAD (any time, any where, any device) !

Il ne s’agit pas d’un cas isolé : le « flex desk », également appelé « hot desking » ou « free seating », correspond à un aménagement sans bureau attitré. Il est temps de ranger les dessins faits par vos enfants et fièrement exposés à côté de votre ordinateur. Les nouvelles habitudes de travail encouragent la mise en place de bureaux dynamiques, que les collaborateurs et les collaboratrices pourront choisir en fonction de plein de critères : le besoin de concentration du moment, l’exposition à la lumière naturelle, les rendez-vous de la journée, etc.

Ainsi, une société de services pourrait, par exemple, louer plusieurs petits bureaux dans des espaces de coworking situés sur l’ensemble du territoire suisse romand, au lieu d’avoir seulement un ou deux bureaux à Genève et Lausanne.

Le « desk sharing » favorise le développement de l’entreprise et sa présence sur le territoire, sans compter que, souvent, une bonne partie des salariés des sièges sociaux sont nomades. Les collaborateurs et les collaboratrices peuvent, ainsi, se déplacer moins et mieux, et gagner un temps précieux. Des équipes satisfaites de leurs conditions de travail sont aussi des équipes plus engagées, et les entreprises savent que, pour attirer ou retenir les talents, de nos jours, la flexibilité est indispensable.

Mais comment travailler efficacement en alternant flex office, route, maison, coworking ? C’est là que les solutions « ATAWAD » entrent en jeu. Eh oui, encore un acronyme ! Le dernier, promis. Raccourci de l’expression « any time, any where, any device », il résume le fait de pouvoir accéder à une information à tout moment, n’importe où et depuis n’importe quel outil. Et c’est ce que les modules « document » et « qualité » de tipee permettent de faire !

Avec tipee, travailler ensemble même en n’étant pas physiquement au même endroit n’a jamais été aussi simple. En effet, l’application permet :
- d’accéder facilement à tous vos documents (en fonction des droits que vous accorderez à chaque collaborateur et collaboratrice) ;
- de bien tomber toujours sur la dernière version, celle mise à jour le plus récemment ;
- de partager vos fichiers sous les formats : PDF, Word, Excel ou même un lien externe ou une vidéo.
Pour conclure

La flexibilité au travail est un atout pour l’entreprise comme pour ses collaborateurs et collaboratrices ! Tirez profit des nouvelles façons de travailler qui existent aujourd’hui, et collaborez de manière efficace même à distance, tout en gérant les horaires différents. S’équiper d’un outil simple et connecté comme tipee permet de gérer tous les cas de figure possibles, simplement !

Pour résumer : pour des NWoW réussies, un bon outil ATAWAD comme tipee est indispensable !
February 28, 2023
Télétravail : Quels sont les droits et devoirs des employeurs et des employés ?

Les droits et devoirs des employeurs et employés en télétravail

Actuellement, il n’existe pas de réglementation particulière concernant le télétravail dans le droit Suisse.

En l’état, les dispositions actuelles concernant le travail dans le code des obligations (CO), la loi fédérale sur le travail (LTr) et la loi sur la protection des données (LPD) s’appliquent également au télétravail. La Confédération verra à l’usage s’il faut faire des adaptations.

Alors, regardons ensemble quelques obligations de l’employeur et de l’employé lorsque ce dernier travaille à distance et nous irons plus en détail dans un sujet que nous connaissons bien: la gestion du temps de travail.

Les frais inhérent au télétravail

Selon l’article 327a du CO, les frais imposés par l’exécution du travail, que celui-ci soit réalisé à domicile ou non, est à la charge de l’employeur. Toutefois, ces frais n’incluent pas les frais personnels fixes que l’employé aurait tout de même dû payer s’il ne télétravaillait pas : loyer, abonnement de téléphone, d’internet, etc.

Ça, c’est la règle… mais bien sûr il y a des exceptions selon les situations que vous pouvez découvrir dans notre guide “télétravail: les impacts fiscaux et légaux”.

Consultez notre guide pour tout savoir sur les impacts légaux et fiscaux du télétravail

Télécharger le guide

Le temps de travail en home office

Bien que les collaborateurs apprécient de faire du home office, le risque de dérapages n’est jamais loin: oublier de prendre ses pauses, heures supplémentaires à profusion ou à l’inverse, profiter de la journée pour ses activités privées et rattraper son travail le soir ou les week-ends, etc… Tant de débordements que l’employeur peut facilement maîtriser avec un bon outil d’enregistrement du temps de travail.

En effet, l’employeur doit continuer à enregistrer le temps de travail de ses collaborateurs même lorsque ceux-ci travaillent à distance.

De plus, la pratique de l’enregistrement du temps de travail en usage dans l’entreprise s’applique également lors du télétravail. Si, en entreprise, le collaborateur doit timbrer ses entrées et ses sorties, ses pauses, etc, (ce que l’on appelle l’enregistrement systématique), il doit pouvoir le faire également à la maison. S’il se limite à enregistrer le total des heures travaillées dans la journée (enregistrement simplifié), c’est la même mécanique qui prévaut lorsqu’il travaille depuis chez lui. (Tous les détails dans notre guide sur l’enregistrement du temps de travail).

Quel que soit le type d’enregistrement du temps appliqué dans votre société, il faut donc permettre à votre collaborateur d’y répondre avec un bon outil lorsqu’il travaille à domicile. Aujourd’hui, toutes les bonnes applications pour la saisie du temps de travail (comme tipee) devraient proposer la possibilité de timbrer les heures de travail soit via une badgeuse ou directement depuis un ordinateur ou un smartphone, idéal lorsque l’on travaille en dehors de l’entreprise. L’employeur peut ainsi suivre le temps de travail de ses collaborateurs à distance et s’assurer qu’ils respectent la réglementation en vigueur. (Pour plus d’infos, parcourez notre guide sur la saisie du temps de travail).

Grâce à la saisie des heures travaillées, l’employeur peut s’assurer que ses employés bénéficient de leur temps de repos, qu’ils prennent leurs pauses, qu’ils ne travaillent pas la nuit ou le dimanche sans autorisation et qu’ils respectent la durée de travail hebdomadaire.

Pour que le temps de travail en home office soit respecté, l’idéal pour l’entreprise est d’utiliser un programme de saisie du temps de travail qui permette à ses collaborateurs de timbrer à domicile.

Protection de la santé du collaborateur qui travaille à distance

L’employeur a l’obligation de préserver la santé physique et psychique de son employé lorsque celui-ci télétravaille. En effet, il doit prendre les mesures adéquates pour protéger la santé de ses collaborateurs selon l’art. 6 de la LTr et l’art.2 de l’OLT 3.

Hors de l’entreprise, le collaborateur peut se sentir isolé et sans un rythme professionnel en journée, il risque de faire sa journée de travail sur une période de temps bien trop longue. A terme, ce rythme peut mettre en péril sa santé et l’amener au burn-out.

Cela peut aussi le conduire à un sentiment de solitude et de perte d’appartenance à l’entreprise. Autant de facteurs qui peuvent l’amener à perdre son entrain et sa motivation. Dans l’idéal, il faudrait fixer des échanges réguliers par visioconférence, ou agender certaines séances en présentiel.

La responsabilité de l’employeur dans la santé de ses employés s’applique également à la protection physique. Pour cela, il doit garantir un poste de travail ergonomique à l’employé, que celui-ci soit en entreprise ou à domicile.

Dans notre guide, vous trouverez le détail de ce à quoi un espace de travail adapté devrait répondre.

Consultez notre guide pour tout savoir sur les impacts légaux et fiscaux du télétravail

Télécharger le guide

La protection des données en télétravail

Selon l’art.26 de l’Ordonnance 3 de la Loi fédérale sur le travail (OLT3), il est interdit à l’employeur de surveiller le comportement du collaborateur en télétravail à l’aide de moyens techniques.

L’employeur a également l’obligation de protéger les données personnelles traitées par l’employé dans le cadre de son travail. Cela implique d’assurer la sécurité de ces données, ce qui passe par des mesures techniques et aussi par des directives et des instructions aux employés, visant à assurer la confidentialité de ces données même lorsque l’employé est en télétravail.

Par exemple, clarifiez avec l’employé, sur quelles tâches ou quelles données il peut travailler depuis son domicile.

Nous avons survolé avec vous quelques sujets dans cet article. Si vous souhaitez en savoir plus, nous vous invitons à parcourir notre guide.

July 5, 2022
Fiscalité et télétravail: quels frais peut-on déduire?
Saviez-vous que le télétravail peut avoir un impact sur la fiscalité des collaborateurs ?

Au moment de remplir leur déclaration d’impôt, les choses se compliquent pour les employés qui travaillent à distance. En effet, les déductions pour les frais professionnels telles qu’accordées jusqu’à présent aux salariés deviennent difficiles à appliquer.

La réglementation concernant les déductions fiscales pour les frais professionnels n’a pas encore été modifiée pour prendre en compte le télétravail. Chaque canton a ses propres méthodes pour gérer la fiscalité. Le principe général reste cependant le même.

Jetons un rapide coup d’œil aux impacts du télétravail sur quelques déductions, principalement pour les cantons de Vaud et de Genève.

Pour connaître, en détail, les déductions fiscales qui seront possibles, ou non à l’avenir, nous vous invitons à parcourir notre guide : “Télétravail : les aspects légaux, fiscaux et spécificités pour les frontaliers”.

Consultez notre guide pour tout savoir sur les impacts légaux et fiscaux du télétravail

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Déduction des frais de repas et de transports en télétravail

Les employés continuent de pouvoir déduire leurs frais de repas et de déplacements (à leur lieu de travail) de leurs impôts. Néanmoins, ces déductions varient en fonction des cantons.

Dans les cantons de Vaud et de Genève, les frais de déplacement et de repas sont accordés selon le nombre de jours travaillés hors du domicile, durant l’année. Le contribuable devra donc réduire ces déductions proportionnellement au nombre de jours télétravaillés.
(Source : Le télétravail va impacter votre déclaration fiscale)

Pour que les frais de déplacements et de repas soient impactés par la réalisation de son travail à domicile (attention, cela ne concerne pas les travailleurs indépendants), il faudrait que le nombre de jours de télétravail soit indiqué dans le certificat de salaire. Ce n’était pas encore obligatoire pour la déclaration d’impôt de 2021, mais on peut s’attendre à ce que cela le devienne dès celle de 2022.

Déduction des frais liés au travail à domicile

Commençons par les frais remboursés par l’employeur durant l’année : frais informatiques, téléphoniques, matériels, etc. Ces frais ne s’ajoutent pas au salaire, mais sont payés sous forme de forfait. Ces montants échappent donc à la fiscalisation, car déjà remboursés par l’entreprise.

Concernant, les déductions pour autres frais professionnels, celles-ci ne sont pas impactées par le télétravail. Ainsi, il sera toujours possible de déduire l’entier des autres frais professionnels. Pour le canton de Vaud, ce forfait correspond à 3% du salaire brut, déduction minimum de 2000 CHF et jusqu’à 4000 CHF par année.
( Source PDF : Quelles déductions fiscales sont encore possibles ?)

Qu’en est-il du loyer du contribuable? Selon les cantons comme Vaud, Genève ou Neuchâtel, l’employé peut déduire une partie de son loyer à deux conditions :
- Une pièce du logement est exclusivement dédiée à l’activité professionnelle
- L’employeur ne lui met pas à disposition un espace dédié sur le lieu de travail(3)
L’employé peut ainsi déduire un montant de son loyer égal au ratio entre la taille de la pièce utilisée et la taille de son appartement.

Par contre, impossible d’obtenir une déduction de loyer si l’on travaille depuis sa salle à manger ou depuis la chambre d’amis. Le contribuable peut devoir prouver à l’administration fiscale l’usage spécifique de la pièce à des fins professionnelles.
(Source : Fédération des entreprises romandes)

Les déductions fiscales ailleurs en Suisse romande

Dans d’autres cantons, les déductions tiennent compte… ou non… du télétravail, mais vous pouvez retrouver plus d’informations dans notre guide : “Télétravail : les aspects légaux, fiscaux et spécificités pour les frontaliers”.

Synthèse

Nous avons fait un rapide tour des déductions fiscales. Vous l’aurez compris, pour profiter des déductions fiscales liées au télétravail, le contribuable doit faire le deuil d’une part des déductions de frais de repas et de transports.

Dans les années à venir, il y aura certainement une revue de la fiscalité sur le plan cantonal et fédéral pour tenir compte des nouvelles normes de travail dont fait partie le télétravail. Les entreprises devraient donc se préparer à fournir les informations sur les jours télétravaillés par leurs collaborateurs·trices.

D’ici là, assurez-vous de connaître les règles applicables selon votre canton pour éviter les mauvaises surprises! Et pour cela, nous vous invitons à lire notre guide, tout y est détaillé !

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June 29, 2022
Quels sont les impacts légaux et fiscaux du télétravail pour les frontaliers et leur employeur ?

Durant la pandémie de 2020-2022, le télétravail a connu une croissance exponentielle. Heureusement, un régime d’exception a été mis en place pour permettre aux travailleurs frontaliers de pouvoir exercer leur activité depuis leur domicile sans conséquences légales, fiscales ou sociales.

Au 30 juin 2022, devait (ou devrait ?) prendre fin le régime d’exception. Cependant, l’OFAS (Office fédérale des assurances sociales) a publié le 20.06.2022 un communiqué qui annonce la prolongation de l’accord transfrontalier, concernant uniquement les assurances sociales, jusqu’à fin 2022.

Ainsi, un travailleur frontalier continuera à être totalement assujetti aux charges sociales en Suisse, même lorsqu’il exerce son activité sous forme de télétravail dans son pays de résidence, peu importe la part d’activité exercée dans ce dernier.

Mais, le régime d’exception concerne 2 accords. Si, pour les assurances sociales l’accord a été prolongé, en matière de fiscalité, aucune information n’a été donnée sur une possible prolongation. On pourrait s’attendre ces prochains jours à ce que l’accord pour la fiscalité soit aussi reconduit.

A l’heure actuelle, sans ces divers accords, l’ouverture du télétravail aux frontaliers serait bien difficile. En effet, la législation suisse n’est pas vraiment adaptée aux nouvelles normes de travail comme le travail à distance pour les frontaliers.

Le nombre de jours qu’un frontalier souhaiterait travailler depuis son domicile risquerait d’impacter son imposition, ses charges sociales, voire même son statut de frontalier. Et les répercussions concerneraient également leurs employeurs.

Nous avons rédigé un guide expliquant, en détail, tous les impacts légaux et fiscaux du télétravail pour les entreprises ainsi que pour les travailleurs résidents en Suisse ou les travailleurs transfrontaliers. Vous pouvez télécharger ce guide en cliquant ici.

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Dans cet article, nous allons, tout de même, faire un rapide tour d’horizon de quelques impacts du télétravail, hors régime d’exception. Vous trouverez, par contre, tout le détail dans le guide.

Droit du travail applicable au télétravail

Normalement le droit suisse fait foi dans la relation de travail entre un travailleur frontalier et un employeur suisse. Mais, en cas de litige le frontalier pourrait saisir un tribunal européen qui pourrait appliquer le droit du travail du pays de résidence si celui-ci lui est plus favorable.

Pour se prévenir, l’employeur devrait indiquer dans le contrat de travail que seul le droit suisse s’applique et que la majorité de l’activité du collaborateur se passe en Suisse.

Assujettissement aux assurances sociales

Si le frontalier exerce plus de 25% de son temps de travail dans le pays où il réside, c’est le régime des assurances sociales de son lieu de résidence qui s’applique et plus le régime des assurances sociales suisses. Dans ce cas, l’employeur devra, alors, effectuer toutes les démarches afin d’affilier son collaborateur dans le pays de domicile et verser les cotisations sociales selon le taux de charges sociales de ce pays.

Pour rappel, ce volet n’a pas lieu d’être pour l’instant vu que l’accord en matière sociale se prolonge jusqu’à fin 2022.

Fiscalité

Voilà un aspect pour lequel cela peut vite devenir compliqué pour une entreprise qui emploie des travailleurs frontaliers. Selon les cantons et le pays de résidence, les règles pour les frontaliers varient.

Dans les cantons de Genève et Fribourg, l’employeur doit prélever un impôt à la source au prorata du nombre de jours que l’employé aura travaillé en Suisse. Par contre, c’est le salaire total qui est pris en considération pour déterminer le taux d’imposition. Le seuil de 25%, utilisé pour le versement des assurances sociales, ne s’applique pas d’un point de vue fiscal.

Dans les Cantons de Vaud, Valais ou Neuchâtel, l’employeur n’a pas besoin de prélever l’impôt à la source, à condition de fournir une attestation de domicile de l’employé à l’autorité fiscale. Les frontaliers sont imposés et remplissent leur déclaration d’impôt dans leur pays de domicile.

Statut de quasi-résident

L’un des grands risques pour un télétravailleur frontalier est la perte de son statut de quasi-résident (ou frontalier). En effet, le statut de quasi-résident n’est valable que si 90% au moins du revenu du contribuable frontalier est imposé en Suisse.

Synthèse

En résumé, en matière de télétravail, les frontaliers ont tendance à se focaliser sur le seuil de 25%. Or, ce seuil concerne uniquement les assurances sociales alors que les questions relatives au télétravail englobent également des questions fiscales, de droit du travail, etc.

Dans le guide que nous avons cité précédemment, nous vous avons préparé un tableau qui résume différents taux qui pourraient impacter un collaborateur frontalier qui souhaite télétravailler.

Idéalement, il faut que les différents Etats s’accordent sur une position homogène concernant l’ensemble de ces matières, avec un seuil identique pour chacune d’entre elles.

La prolongation de l’accord sur les assurances sociales est peut-être la façon qu’ont trouvée les Etats pour se donner le temps de mettre en place une nouvelle réglementation, sans pour autant péjorer le quotidien des travailleurs frontaliers.

Affaire à suivre…

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June 21, 2022
Enregistrement du temps de travail : prévenir le burn-out en télétravail
Enregistrement du temps de travail : tous les avantages en télétravail

Selon les chiffres publiés au mois d’avril 2021 par l’Office fédéral des statistiques (OFS), le télétravail connaît une forte hausse en Suisse. La crise sanitaire est certes complice, mais cette tendance semble convenir tant aux entreprises qu’aux salariés, et pourrait d’ailleurs se perpétuer même après la crise. Quoi qu’il en soit, l’enregistrement du temps de travail reste un moyen très efficace pour préserver la santé des employés. Cela simplifie la tâche des RH et de ceux qui s’occupent de la planification du temps de travail. Et c’est une obligation légale, à très peu d’exceptions près.

Les dérives du télétravail

Chez tipee, nous n’avons pas perdu la bonne habitude de faire des pauses café, même au bout d’un an et demi de télétravail. Hier, pendant une de ces pauses, un de nos collègues nous a raconté une petite anecdote qui lui était arrivée la veille. Sa sœur Émilie, responsable d’équipe dans une grosse entreprise de construction romande, lui avait annoncé d’une voix euphorique que, pour la première fois depuis des mois, elle avait réussi à traiter tous ses emails entrants. Notre collègue était surpris aussi, sachant à quel point Émilie était débordée d’habitude, surtout depuis qu’elle avait été nommée pour reprendre la gestion de cette grosse équipe, il y a 2 ans.

Pourquoi partageons-nous la vie de notre collègue (et de sa sœur) avec vous ? Parce que cela nous a fait pas mal réfléchir, et nous trouvons que la suite de l’histoire, et les questions que ça soulève autour du télétravail, de la santé des salariés et des responsabilités des employeurs méritent d’être partagées.

Ce qui est arrivé à Émilie est simple, et beaucoup pourront s’y retrouver. Sans ses 2 heures de trajets journalières, les pauses café avec les collègues (qui se font rares en visio), les lessives du soir anticipées à la pause de midi… depuis qu’elle est en télétravail, elle a beaucoup plus de temps qu’avant. La peur du virus et la fermeture des établissements publics ayant renforcé l’isolement, elle s’est rabattue sur le travail. Sans qu’elle s’en rende compte, la limite entre sa vie privée et sa vie professionnelle est devenue de plus en plus floue. Voilà comment Émilie s’est retrouvée à travailler le soir ou le week-end, complice : l’envie de traiter tous ses dossiers et ce, malgré le fait que cela soit interdit par la loi du travail.

Le télétravail augmente en Suisse

Les chiffres publiés en avril 2021 par l’Office fédéral des statistiques (OFS) montrent une hausse du travail à distance. En effet, depuis le début de la pandémie, le télétravail en Suisse a fortement augmenté, avec une moyenne qui frôle les 40% et qui, dans des domaines comme celui de l’information et de la communication, dépasse même les 80%.

De plus, les secteurs qui semblaient moins pressés de mettre en place le télétravail sont progressivement en train de changer d’avis. C’est le cas de la fonction publique : n’ayant constaté aucune baisse de la productivité, et intéressées par la perspective de limiter les frais de location des surfaces, les administrations se disent favorables à une réorganisation qui encouragerait davantage le télétravail.

De leur côté, les employés qui n’avaient jamais fait de télétravail avant ont découvert ses avantages, et se disent bien contents de pouvoir continuer à en bénéficier. Qui aime passer son temps dans les embouteillages, ou en cherchant désespérément une place de parking encore disponible quand on arrive en retard au bureau ? Les employés ont trouvé un équilibre entre vie privée et vie professionnelle, et la réouverture des salles de sport et des terrasses donnent plein d’idées pour utiliser le temps gagné grâce au télétravail.

Burn-out : un risque qui menace salariés et entreprises

Mais que faire si, tout comme Émilie, ce temps pourtant très précieux est réutilisé… pour travailler ? La question se pose à la fois pour l’employé et pour l’employeur.
Commençons par le premier.

Les chiffres publiés par l’OFS révèlent que, par rapport à l’Europe, les salariés suisses bénéficient d’une grande autonomie au travail (60,4%, contre 50,6%). Cela signifie qu’ils ont leur mot à dire à la fois sur le contenu et sur l’ordre d’accomplissement de leurs tâches. Ce qui, en soi, est une très bonne nouvelle, risque de poser des problèmes quand ça devient le prétexte pour prolonger ses heures travaillées le soir et/ou le week-end.

Il faut déjà avoir à l’esprit que, pendant la crise sanitaire, la santé psychique a été oubliée par rapport à la santé physique. Le risque, après plus d’un an, c’est que les salariés ayant adopté de mauvaises habitudes pendant le confinement se trouvent à devoir affronter un burn-out. Et que l’isolement induit par le travail à distance empêche de le détecter ou de l’éviter.

Côté entreprises, ça ne va pas mieux. Selon André Berdoz, vice-président de l’USAM (Union suisse des arts et métiers), “il n’y a pas encore assez de recul sur les potentielles conséquences néfastes du télétravail généralisé”. Ce qu’on sait, c’est que non seulement le stress au travail coûte 7,6 milliards de francs par an aux entreprises suisses, mais que plus il est pris en charge tard, plus il peut être difficile et long à soigner. En effet, il faut compter de trois à six mois pour se remettre d’un réel effondrement, avec des conséquences (psychologiques et matérielles) très dures à la fois pour les salariés et pour l’entreprise.

Il ne faut pas oublier que, bien avant la pandémie, le guide du SECO “Travailler chez soi” rappelait que travailler la nuit, le dimanche et les jours fériés est interdit (même en télétravail !) : “L’employeur est tenu de donner toutes les directives et de prendre toutes les mesures nécessaires afin d’assurer et d’améliorer la protection de la santé physique et psychique” des salariés.

Quelle solution ? L’enregistrement des heures !

La bonne nouvelle (il en fallait bien une, arrivés à ce point), c’est qu’il existe un moyen très simple et efficace pour éviter toute mauvaise surprise, tant à distance qu’en présence. Il s’agit tout simplement de l’enregistrement du temps de travail. En effet, si cette pratique est déjà adoptée par les trois quarts des salariés suisses, il y a bien une raison… voire plusieurs.

Tout d’abord, qu’il s’agisse d’enregistrement manuel ou automatique, noter leurs heures de travail permet de savoir à tout moment où on en est avec son solde d’heures, et d’éviter d’en faire trop (ou pas assez). Deuxièmement, en utilisant une application dédiée, cette transparence sur le temps (et les modalités) de travail des collaborateurs permet d’aller bien au-delà du simple fait d’être rassuré par la visibilité sur les heures de présence et d’absence des collaborateurs.

Une application comme tipee, par exemple, permet d’extraire des statistiques utiles pour optimiser l’organisation de l’entreprise :
- Envisager l’ouverture d’un nouveau poste ou l’aménagement du temps de travail d’un secteur,
- Compter le nombre de jours de télétravail (particulièrement utiles pour répondre aux demandes du fisc de certains cantons comme celui de Genève, par exemple)
- Et, bien évidemment, préserver la santé de ses collaborateurs en s’assurant que personne ne travaille le soir ou le week-end.
Enregistrement du temps de travail : une obligation légale

Vous craignez que jouer la carte “santé” ne puisse pas convaincre les collaborateurs les plus réticents ? Alors, rappelez-vous que comme on l’explique dans notre “Guide de l’enregistrement du temps de travail en Suisse”, la saisie des heures est une obligation légale (art. 46 LTr / art. 73 OLT 1). Pour éviter toute sanction de la part de l’inspection du travail (SECO), il faut disposer d’un relevé du début et de la fin du travail, de la durée, ainsi que des pauses de 30 minutes et plus. Noter les heures sur un bout de papier ou sur une feuille Excel serait tout aussi bien, certes… Mais pourquoi se compliquer la vie, alors que vous pouvez gagner du temps et réduire tout risque d’erreur, grâce à une solution automatique ?

Sans compter que, dans le cas de tipee, ce choix vous permettrait également de simplifier la planification de vos équipes, l’aménagement du temps de travail, le suivi des absences, l’organisation des temps partiels, et le calcul automatique des soldes d’heures et des vacances lors de changements de taux d’occupation en cours d’année… Et même de gérer vos RH ! Un exemple ? Utiliser tipee pour organiser et suivre le travail en présence et à distance de vos collaborateurs permet de facilement retrouver qui était quand au bureau. Ce qui peut s’avérer très utile pour retrouver toutes les personnes qui étaient au bureau tel jour, en même temps que le collègue qui vient d’être testé positif au Covid !
Découvrez notre Guide de l’enregistrement du temps de travail en Suisse pour en savoir plus sur les cas d’utilisations concrets de notre application lors du travail à distance !

Conclusion

La sœur de notre collègue serait probablement très surprise de découvrir que la réussite de sa “mission impossible” n’était rien de plus que le résultat d’un nombre d’heures travaillées très élevé. Pourquoi risquer une sanction ou, pire, l’équilibre mental de vos collaborateurs, quand vous pouvez éviter toute mauvaise surprise et simplifier votre travail grâce à une solution automatique ?

Vous hésitez encore ? Contactez-nous pour découvrir comment tipee peut vous aider !
June 14, 2022
Télétravail et gestion du temps : les avantages d’une bonne application

Vous vous demandez encore si une application de gestion du temps de travail peut vous aider avec vos collaborateurs en télétravail ?

Alors, lisez l’article retranscrit ci-dessous et paru dans la dernière édition du magazine HR Today et rédigé par notre collègue Julien Crettaz, spécialiste de la gestion du temps et conseil RH !

Vous découvrirez qu’une « bonne application de gestion du temps ne remplace pas un bon management, elle l’aide en lui donnant de la transparence et une bonne vue d’ensemble ».

“ La gestion du temps et le télétravail : les avantages d’une bonne application

Le suivi des heures des collaborateurs est une tâche régalienne de la fonction RH. Ce travail s’effectue de plus en plus grâce à des applications digitales. Ces outils ne résolvent pourtant pas tous les problèmes.

La digitalisation est aujourd’hui indispensable au bon fonctionnement du télétravail. En particulier pour la gestion du temps et le suivi des heures des collaborateurs. De l’organisation des équipes, au suivi des soldes en passant par la saisie des heures, petit tour de ce que peut vous apporter une application spécifique. Et de ce qu’elle ne vous apportera pas.

Organisation efficace et vue d’ensemble des équipes
Une chaise vide ne veut plus dire «Vacances» ou «Maladie». Avec le travail à distance, comment savoir qui est censé travailler et qui est réellement absent? Un outil de planification efficace vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur les absences des uns et des autres. Les présences également pourront être détaillées en précisant qui est au bureau, à la maison ou encore à l’extérieur. Avec un outil en ligne, cette vue sera disponible pour toutes et tous, et la communication en sera optimisée.

À noter que certains cantons, comme Vaud et Genève, invitent les employeurs à indiquer le nombre de jours de télétravail ou RHT sur le certificat de salaire, et cela rétroactivement depuis le début 2020. Le cas échéant, une attestation des jours télétravaillés ou RHT pourrait leur être demandée. Une application vous permettra de retrouver rapidement cette information pour chaque employé.

Gain de temps et diminution du risque d’erreurs
Un des buts premiers d’une application de gestion du temps est de vous simplifier la vie et de vous faire gagner un temps précieux. Ceci est d’autant plus vrai lorsqu’une partie des équipes est en télétravail. Les heures des collaborateurs sont remontées directement et vous n’avez plus qu’à les valider. Moins de saisies veut dire moins d’erreurs. Les données étant centralisées et accessibles en temps réel, les différents rapports et statistiques sont disponibles rapidement. Fini les 5 fichiers Excel à synthétiser. Le temps dévolu jusqu’ici à la gestion des heures et des absences pourra être dédié à d’autres projets.

Conformité légale
Pour certains, les journées en télétravail sont régulièrement interrompues (par les enfants, le chien, ou le facteur…). Pour d’autres, les journées se rallongent et le Work-Life Balance est mis à mal. Il devient alors fort tentant de noter uniquement la durée totale de travail, voire même de ne plus la noter du tout. Néanmoins, la saisie systématique reste une obligation légale qui impose le relevé du début et de la fin du travail, de la durée, ainsi que les pauses de 30 minutes et plus (art. 46 LTr / art. 73 OLT 1). Là encore un outil de gestion du temps vous fera gagner en efficacité et en sérénité vis-à-vis de l’inspection du travail (SECO).

Ce qu’une application ne vous apportera pas…
Le télétravail peut être ressenti comme une perte de contrôle pour certains managers. Pour ces derniers, la simple présence des collaborateurs à leur place de travail suffisait à les rassurer sur la bonne marche des affaires. Mais «temps de travail» n’est pas égal à «productivité». Un outil de gestion du temps ne vous apportera donc pas la certitude du travail accompli.

D’autre part, si un logiciel peut vous montrer certaines anomalies (absences récurrentes, heures supplémentaires, pauses de midi non respectées), celles-ci ne veulent rien dire sans une contextualisation par l’humain. Une application ne remplace donc pas le management. Au contraire, ce dernier a un rôle central à jouer pour en tirer tous les bénéfices.

En conclusion, si une bonne application de gestion du temps ne remplace pas un bon management, elle l’aide en lui donnant de la transparence et une bonne vue d’ensemble. Ces derniers étant indispensables pour le bon fonctionnement du travail à distance.”

Découvrez le guide de survie du collaborateur sur le télétravail

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April 15, 2021
tipee et le télétravail – #4 – la loi s’applique-t-elle aussi en télétravail ?

La loi s’aplique-t-elle aussi en télétravail ?

On sait bien sûr que l’entreprise est responsable de procéder à l’enregistrement du temps de travail de ses collaborateurs et collaboratrices. Et ceci tant au bureau, que sur le terrain. Retrouvez dans notre livre blanc sur l’enregistrement du temps de travail un résumé digeste des contraintes imposées par la loi (Ltr) et un quiz pour tester vos connaissances.

Mais qu’en est-il en télétravail? Plusieurs clients nous ont posé des questions sur le respect de la Ltr (loi sur le travail) en cette période de travail à domicile. Faut-il respecter toutes les contraintes ou des aménagements sont-ils acceptables ?

La réponse est simple: la loi fait foi également en télétravail. Toute la loi.

En effet, l’entreprise est responsable d’enregistrer le début et la fin du travail de chaque tranche horaire faite par le collaborateur. Et de garantir le respect des pauses (même à la maison), le temps de repos, d’éviter le travail de nuit et du dimanche, de ne pas dépasser la limite de travail hebdomadaire, etc.

Comme vous le savez, le but de ces différentes contraintes, imposées par le SECO, est de protéger la santé du collaborateur. Et cela est valable aussi s’il travaille à domicile.

Une application comme tipee vous permet de garder un œil sur les éventuelles anomalies et d’être alerté en cas de non-respect des consignes.

Prenons un premier exemple avec les pauses de midi. Si l’employé travaille plus de 7h dans la journée, il doit prendre une pause d’au minimum 30 minutes au milieu. Parfois, en télétravail, on peut être tenté d’attraper un truc dans le frigo et de reprendre le travail un peu vite. Dans ce cas-là, tipee montre l’anomalie au responsable.

Spoiler : nous proposerons bientôt une évolution notable de la gestion de ces pauses. Pour stimuler le collaborateur à prendre sa pause, celle-ci pourra être automatiquement corrigée si elle est trop courte par rapport à l’horaire prévu. L’employé est informé immédiatement. Ainsi, il peut retourner prendre un café, la durée de pause est respectée et tout le monde est content.

Comme deuxième exemple, regardons la limite du travail hebdomadaire. La loi autorise dans une certaine mesure un dépassement des heures hebdomadaires, pour la plupart des entreprises il est possible d’aller jusqu’à 45 heures par semaine (ou 50 dans certaines branches). Dans tipee, ces dépassements sont clairement montrés, tant sur le prévisionnel que sur l’effectif.

Donc d’abord lorsqu’on organise le travail dans les plannings :

Ensuite, ceci apparaît aussi si le nombre d’heures faites dans la semaine dépasse le maximum autorisé :

Ainsi, tipee vous permet de respecter au mieux la loi, sans toutefois empêcher toute exception.

Une anecdote pour terminer : la loi impose aussi à l’entreprise de vérifier la bonne ergonomie du poste de travail: hauteurs, qualité du siège, écrans, lumière naturelle, etc. L’intention est bonne, mais l’employeur n’a aucun droit de venir vérifier tout cela chez le collaborateur, comme il peut le faire au bureau. Cette contradiction n’est pas prête d’être réglée à notre avis. En tout cas pas par tipee 😉

February 18, 2021
tipee et le télétravail – #3 – les journées fragmentées (ou la fin du 8h-midi-13h-17h)

les journées fragmentée (ou la fin de 8h-midi-13h-17h)

Avouons-le, pour beaucoup d’entre nous, une journée en télétravail n’est pas un long fleuve tranquille…

Amener les enfants à l’école, sortir le chien, apporter à manger aux grands-parents (au moins pendant le Covid), un coup chez le dentiste, une visite chez le médecin (ou un test Covid), et j’en passe. Certaines interruptions peuvent aussi être volontaires, pour couper la journée en allant marcher pour s’aérer ou pour se relaxer un moment. Bref, ces coupures rythment la journée et c’est un avantage bien apprécié par les collaborateurs et collaboratrices.

Du côté de l’entreprise, l’important est que le travail soit fait. Peu importe l’horaire finalement, pour autant que l’employé·e puisse collaborer avec son équipe et qu’il soit efficace pendant ses heures effectives de travail.

Avec une application comme tipee, c’est facile. La personne peut très facilement débuter et terminer une période de travail.

Prenons l’exemple de Vincent qui aime commencer ses journées assez tôt. En un clic, il s’annonce dans tipee quand il démarre vers 6h45. Durant cette première partie de la journée, Vincent a l’habitude de répondre à ses mails et préparer sa journée. Puis, en un clic, il quitte pour déjeuner avec ses enfants. Après ce moment en famille, il reprend le travail vers 8h20. Vers 11h, il a besoin d’une 20aine de minutes (clic et clic) pour régler une affaire privée. A 12h15, il s’arrête pour manger son lunch. Vincent reprend le travail en un clic à 13h00 pour une courte séance en visio avec son équipe. Puis vers 13h25, il part marcher pendant une bonne demi-heure avec le chien. Requinqué, il reprend à 14h, d’une traite jusqu’à 17h. Un peu de devoirs de math avec l’aînée et il pourra finalement terminer son dernier dossier entre 18h et 19h.

Finalement, Vincent aura (télé)travaillé 8 heures et 15 minutes ce jour-là. Tout en ayant passé du temps de qualité pour lui et sa famille.

En tant que collègue de Vincent, le présencier me permet de voir s’il est actif ou non en ce moment. Pratique si je dois lui lancer un coup de fil.

Et ces quinze minutes travaillées en plus sont automatiquement comptabilisées en temps réel dans son solde d’heures supplémentaires.

Conclusion
Lorsque le fonctionnement de l’entreprise le permet, cette flexibilité offre à l’employé une qualité de vie très appréciée, tout en lui permettant de faire son travail de manière efficace. Et cette transparence évite le fameux jeu de dupes où l’employé annonce un 8h-midi-13h-17h qui ne représente en rien la réalité.

Remarque importante
A noter qu’il ne faut pas oublier que loi sur le travail (Ltr) s’applique de la même manière en télétravail qu’au bureau. L’entreprise est donc responsable dans un cas comme l’autre d’enregistrer les entrées et les sorties de chaque employé·e. Et cela doit représenter la réalité. Un prochain post rappellera comment tipee peut vous aider à respecter la loi et en particulier les contraintes liées aux pauses, aux durées maximales et temps de repos, au travail de nuit ou de dimanche, etc.

February 10, 2021