Tag: Suivi d’activité

Comment gérer le temps de travail et les activités sur smartphone ?
Et si l’enregistrement du temps de travail et des activités était un avantage concurrentiel pour votre entreprise ? Certains considèrent que ça n’est qu’une obligation légale à laquelle ils ne peuvent pas se soustraire, sous peine de sanctions en cas de contrôle. En réalité, cet enregistrement est un moyen efficace pour améliorer les performances de son entreprise, disposer de données précises indispensables pour la facturation, et faire preuve de modernité aux yeux des clients.

Mais est-il possible de suivre le temps de travail passé sur chaque activité depuis un smartphone ? Si oui, quels sont les moyens de procéder ? La réponse dans cet article.

Planning, saisie du temps et suivi des activités : Quelle différence ?

Avant de découvrir en détail comment gérer le temps et les activités sur smartphone, il est important de faire la différence entre :
- Le planning de travail, qui consiste à prévoir les heures de présence de collaborateurs et collaboratrices. Cela permet aux responsables d’organiser les journées de leurs collaborateurs, et à ces derniers de savoir quels horaires ils vont réaliser et dans quel service. Indispensable pour de nombreux secteurs, comme les crèches, le médical, le commerce de détail…
- La saisie du temps, c’est-à-dire l’enregistrement du temps de travail réellement effectué, obligatoire pour la quasi-totalité des travailleurs suisses.
- L’attribution du temps par activité (ou timesheet), ce qui permet de savoir quelles tâches ont été faites durant une journée de travail.
En effet, pour la plupart des professions, il est rare qu’une journée de travail soit dédiée à une seule et unique activité, ou à un seul projet. Le plus souvent, on bascule d’une activité à l’autre : qu’il s’agisse d’une architecte qui alterne le dessin d’un bâtiment et les réunions de chantier, d’un technicien qui intervient chez deux clients pour deux pannes différentes, ou d’un employé communal, en charge de l’entretien de la voirie qui a diverses activités dans la journée.

Le niveau de détail de suivi du temps passé sur une activité permet d’obtenir des informations précieuses. Connaître le temps nécessaire pour la réalisation d’une tâche ou d’un projet est très utile : non seulement en cas de facturation au temps passé, mais aussi pour déterminer la rentabilité de son entreprise. Sans compter que, dans certains cantons, l’enregistrement du temps passé par activité est une obligation pour les administrations communales (édilité, conciergerie,etc.). Mais comment effectuer la saisie des activités (ou timesheet) de manière efficace ?

Timbrage sur smartphone

Sans surprise, le meilleur moyen de gérer son temps et ses activités aujourd’hui, c’est via des applications connectées, facilement accessibles via ordinateur, tablette et smartphone. Adieu papier et tableaux Excel : à l’ère d’Internet et du télétravail, tout le monde peut avoir une badgeuse dans sa poche ! En effet, pour beaucoup d’entreprises, la gestion du temps par smartphone s’avère l’option plus pratique. C’est le cas pour les services de nettoyage (ou facility management), ainsi que pour les commerciaux, les représentants, et tous les métiers qui amènent à travailler ailleurs qu’au bureau.

Dans tous ces cas, le timbrage systématique via le téléphone portable est de loin plus pratique que la pointeuse physique :
- Rapide, précis et clair, c’est un outil de gestion du temps très flexible.
- C’est parfait pour les équipes souvent sur le terrain.
- La saisie des heures via smartphone permet la géolocalisation du timbrage, si elle est souhaitée.
Cerise sur le gâteau, le timbrage par natel est compatible avec tout type de smartphone, car le timbrage a lieu par webapp : il suffit d’enregistrer le lien dans ses favoris pour y accéder facilement à tout moment.

Saisie des activités au vol et ventilation

Avec le pointage par smartphone, les collaborateurs et collaboratrices en déplacement peuvent non seulement badger depuis leur mobile, mais aussi préciser la ou les activités sur lesquelles ils travaillent. Le tout, en temps réel sur le terrain, ou bien après.

La ventilation des heures par activité s’avère indispensable pour les services de voirie, les métiers de la construction, les bureaux d’ingénieurs et de nombreux autres postes itinérants.

Mais comment imputer le temps de travail selon les différentes activités ? Dans tipee.ch, deux façons de procéder sont possibles :

1. La méthode en temps réel

Jean travaille pour une entreprise de construction dans le canton de Vaud. Il préfère saisir ses activités au fur et à mesure depuis son smartphone, pour ne pas avoir à le faire en fin de journée. Voici comment il procède :
Lundi, il commence par l’installation de mobilier urbain à Pully. Sur son téléphone, il clique sur le petit symbole du chronomètre, puis sélectionne
« Débuter une activité ».
Puisqu’il a déjà été sur ce chantier la semaine précédente, ce projet est listé parmi les dernières activités sur lesquelles il a travaillé. Il n’a donc qu’à sélectionner « Installation mobilier » et cliquer sur « Débuter ».
Deux heures plus tard, il doit démarrer la construction d’un trottoir. Il clique donc sur « Terminer », et répète le même processus pour lancer la nouvelle activité.

2. La méthode en différé

Pauline est architecte. Elle préfère ventiler ses heures de façon différée, dans les transports, en rentrant chez elle. Le lundi, elle commence toujours la semaine par une réunion d’équipe, pour discuter de l’avancement du projet de construction de la nouvelle école communale. Ensuite, elle part visiter le chantier, et après la pause déjeuner, elle rentre au cabinet pour consacrer le reste de la journée au projet de rénovation du supermarché du centre-ville.

Chaque lundi soir, dans les transports, elle sort le téléphone pour mettre à jour son planning. L’opération est très simple et lui prend quelques secondes seulement :
- Tout d’abord, elle clique sur « Saisie des heures » et ensuite sur « Ma journée ».
- Puis, elle appuie sur le symbole de la baguette magique pour référencer sa première activité de la journée.
- Pour finir, elle clique sur « Ajouter une activité » pour enregistrer la visite au chantier et le projet de l’après-midi.
Et c’est tout ! Ensuite, elle peut continuer la lecture du roman entamé la veille 🙂.

Sur demande, il est également possible de sélectionner plusieurs éléments dans la même liste. Cela permet, par exemple, de lier plusieurs tâches relatives au même projet, pour détailler le travail effectué dans le cadre de ce dernier.

Le choix de la méthode de saisie du temps et des activités varie en fonction de chacun et chacune. Jean,l’agent de voirie de notre exemple sur la saisie en temps réel, pourrait décider à tout moment de tout enregistrer en différé comme Pauline, et vice versa. Nous tenons tout de même à souligner qu’avec la méthode en temps réel, il y a moins de risques d’erreur.

Timesheet et GTA : intérêt d’intégrer les deux

Associer la saisie du temps à la saisie des activités présente de nombreux avantages :
- Pour vos équipes :
  - En cas de facturation au temps passé, ça simplifie l’enregistrement du temps dédié à chaque client, permettant de facturer au juste prix.
  - Grâce à l’export des informations saisies vers un logiciel de facturation, on gagne du temps tout en évitant les erreurs de ressaisie.
- Pour l’entreprise :
  - Cela permet de calculer exactement la rentabilité des activités : l’historique aide à la préparation d’une nouvelle proposition commerciale, en évitant une potentielle perte d’argent liée à une estimation tarifaire erronée.
  - Les statistiques permettent d’améliorer la performance de votre entreprise et d’optimiser les coûts.
- Côté clients :
  - Ça modernise votre image : le technicien peut saisir les informations à la fin de la maintenance, et envoyer sa facture directement par email.
Géolocalisation du timbrage uniquement

Le timbrage par mobile peut être géolocalisé, pour s’assurer que l’employé est bien sur le chantier quand il badge. Attention : c’est bien le timbrage qui est géolocalisé, non pas le collaborateur !

Cette fonction ne permet pas de suivre tous les déplacements de ses collaborateurs et collaboratrices : c’est une sorte de photographie d’un instant T, qui a lieu en toute transparence. Si le collaborateur n’a pas la géolocalisation activée, ce paramètre sera modifié le temps de géolocaliser le timbrage. Mais les autres déplacements ne seront pas géolocalisés, car ça sortirait du cadre légal (eh non, le timbrage n’est pas au service de l’œil de Moscou* !).

Pour conclure

De plus en plus d’entreprises, aujourd’hui, optent pour le pointage par téléphone mobile, en l’associant à la saisie des activités effectuées par les collaborateurs et les collaboratrices. En effet, cela présente de nombreux avantages pratiques, car la saisie peut avoir lieu partout et en tout temps. Mais ce n’est pas tout ! S’équiper d’une application moderne pour la gestion des heures est un atout concurrentiel, qui permet d’optimiser certains processus, et d’améliorer l’image et les performances de l’entreprise.

*Jules Humbert-Droz, espion suisse du siècle dernier, auteur du livre « L’œil de Moscou » à Paris, 1922-1924.
September 10, 2024
Améliorez la gestion du temps de travail dans les administrations communales avec l’application tipee
La gestion du temps de travail est un défi de taille dans les administrations communales en Suisse romande. Que ce soit pour la saisie du temps de travail, la planification des collaborateurs, l’organisation des piquets, la gestion des absences, l’imputation des heures travaillées à des activités, etc, il est essentiel de trouver une solution efficace pour organiser et suivre les heures de travail de manière simple, rapide et transparente.

Dans cet article, nous allons passer en revue les enjeux liés à la gestion du temps de travail dans les communes suisses romandes, et voir comment une application de gestion du temps et portail RH comme tipee peut simplifier et optimiser la gestion des collaborateurs au sein d’une administration communale.

Quels sont les besoins en gestion du temps de travail dans les administrations communales ?

Les besoins en termes de gestion du temps sont nombreux et essentiels pour assurer un bon fonctionnement d’une commune. Une organisation adéquate du temps de travail permet de simplifier les processus administratifs, d’optimiser la productivité du personnel et ainsi de répondre mieux aux attentes des citoyens.

Voici certains des besoins clés dans les collectivités publiques :

Gérer le temps de présence des collaborateurs ainsi que le planning de leurs activités au moyen d’un système fiable:

Une gestion rigoureuse des présences des collaborateurs est cruciale pour garantir une disponibilité adéquate des employés. En utilisant un programme de planification et de gestion des absences, les communes peuvent mieux organiser les horaires de travail et optimiser la gestion des services et des équipes.

Planifier les services spéciaux dans les différents dicastères :

Certains dicastères, tels que la voirie (édilité), police, urbanisme, cantines scolaire, crèches ou UAPE, peuvent nécessiter d’une planification spécifique, comme les services de permanence, de piquet, taux d’encadrement ou encore le THPE (TTHPE). Une gestion efficace du temps doit pouvoir tenir compte de ces besoins particuliers pour s’assurer d’avoir toujours assez de collaborateurs en service ou de piquet.

Gérer les différents décomptes et permettre leur intégration automatisée dans le logiciel salaire :

Automatiser la saisie du temps de travail, des indemnités et des majorations et en intégrant directement ces variables salaire dans un logiciel de paie, permet de réduire les erreurs, d’optimiser les calculs et d’accélérer le traitement des données liées à la rémunération.

Rationaliser les tâches administratives liées à la gestion du personnel et aux différents décomptes qui y sont liés, quel que soit le type d’horaire :

En utilisant un logiciel de gestion du temps, les communes peuvent réduire la charge de travail liée aux décomptes d’heures, aux calculs des indemnités et majorations, aux demandes d’absence et à la gestion des horaires. L’idée est d’effectuer le minimum de saisie d’informations pour l’ensemble du processus, ce qui permet de gagner du temps et de limiter les erreurs.

Imputer les temps destinés à divers projets :

Certaines administrations communales travaillent sur différents projets et activités pour lesquelles il est important de pouvoir imputer et suivre le temps consacré à chaque tâche. Grâce à une solution de gestion du temps, les collaborateurs peuvent enregistrer leur temps par activité (timesheet) pour faciliter le suivi et selon, la facturation de chaque activité.

Permettre un accès facilité du personnel à ses propres données :

Les employés communaux doivent avoir un accès facile à leurs propres données personnelles : contrat de travail, fiches de salaire, soldes d’heures et de vacances en temps réel, etc. En mettant en place un système de gestion du temps convivial et sécurisé, les collaborateurs peuvent consulter leurs horaires, leurs congés, leurs soldes d’heures, etc. Cela favorise la transparence, l’autonomie et la responsabilisation du personnel.

On peut le constater, la gestion du temps dans les administrations communales nécessite des outils et des processus adaptés pour répondre à leurs besoins spécifiques. En optimisant la planification du personnel, en simplifiant les tâches administratives et en favorisant l’autonomie des employés, les administrations communales peuvent améliorer leur efficacité, leur service aux citoyens et la satisfaction de leur personnel.

tipee : La solution de gestion du temps et portail RH adaptée aux collectivités publiques

Depuis plusieurs années, tipee simplifie la gestion et l’organisation des communes en Suisse romande. Que ce soit pour la gestion du temps de travail, l’organisation des différents dicastères, la mise à disposition des informations RH auprès des employés communaux, et même la gestion de la vie politique, tipee accompagne les collectivités publiques dans leurs tâches au quotidien.

L’application tipee permet de :
- créer facilement des plannings et des horaires spécifiques pour chaque service, tels que l’administration, la voirie, l’édilité, la police, les finances, l’urbanisme, etc. Il permet également d’organiser le roulement des différents piquets, comme le piquet neige à la voirie.
“L’arrivée de tipee m’a beaucoup soulagé au niveau administratif : moins de saisies et un seul outil pour la planification et la gestion du temps (tipee a remplacé trois outils). Une bonne vision en temps réel sur l’ensemble du personnel.”

Jorge Cardoso, Responsable de la voirie, Mairie de Versoix
- donner en tout temps aux employés communaux accès à leur planning de service sur leur smartphone ou ordinateur, ce qui leur permettra de savoir qui est au travail, de piquet, en vacances, absent, etc.
- traiter et suivre rapidement les absences des employés, qu’il s’agisse de congés, de maladie, d’accident, de formations, de service militaire, de maternité, etc. Soit le chef de service peut les saisir directement dans le planning (en cas de maladie ou d’accident par exemple). Soit l’employé peut faire une demande d’absence (vacances, récupération d’heures,etc) directement dans tipee, et le chef de service n’aura qu’à la valider pour que le planning et les soldes d’heures ou de vacances du collaborateur se mettent automatiquement à jour.
“La gestion des heures et des absences a notablement amélioré l’équité dans chaque service de notre Municipalité.”

Philippe Héritier, Responsable Finance et RH, Commune de Savièse
- saisir le temps de travail via une timbreuse, via un pointage sur smartphone ou même par saisie manuelle et adapter le mode d’enregistrement du temps au besoin de chaque service: la timbreuse pour les services administratifs ou l’accueil parascolaire, le pointage sur smartphone (ou la saisie des heures à postériori) pour les employés de la voirie, des travaux publics, de l’édilité, du service technique, etc.
“Un super gain de temps et une meilleure gestion des heures de travail. Merci beaucoup pour tout”

Sacha Tarayeff, Responsable de la voirie, Commune de Chardonne
- rattacher leur temps de travail à des activités spécifiques telles que le déneigement, le garde port, les commissions, etc. Cela permet de connaître précisément le temps passé sur chaque activité, ce qui est idéal notamment pour la facturation.
- coordonner facilement les temps et les taux d’encadrement des éducateurs et éducatrices dans les structures d’accueil préscolaire et parascolaire. Si ces taux changent en cours d’année, toutes les modifications se font automatiquement.
“Pour moi, en tant que responsable d’équipe, c’est un gain de temps énorme ! Une visibilité simplifiée des heures effectuées par l’équipe. Une précision des heures effectives. Contrôle et validation des heures facilitées. Des options en plus très appréciables. Pour l’équipe, un gain de temps, facilité de timbrage. Facilité d’aller faire des propositions, de corriger le timbrage et d’ajouter des activités.”

Line Comby, Responsable d’équipe, UAPE Le Trait d’Union
- générer automatiquement la majoration et l’indemnisation des heures de nuit, du week-end et des piquets. Les variables salaires peuvent être exportées directement vers des logiciels de paiement des salaires tels que Ubranus, Crésus, Proconcept, etc.
- coordonner la vie politique. Dans tipee il est possible d’organiser simplement les contenus des séances ainsi que les différentes tâches et même d’y rédiger immédiatement les PV. Ceux-ci seront directement disponibles à qui de droit dans l’application. Saisissez également les heures passées par séances ou même par dicastère.
- donner un accès direct des collaborateurs aux données dont ils ont besoin, telles que leur planning, leurs soldes d’heures et de vacances en temps réel, leurs fiches de salaires, leurs tâches…
“Une satisfaction complète pour l’ensemble des employés et surtout des RH. Nous en sommes très satisfait.”

Clélia Red-Reuse, Secrétaire Communale, Commune de Riddes
- centraliser tous les documents de référence de la commune tels que les normes, les procédures, les règlements du personnel, les plans cadastraux, les liens vers les associations communales, et autres.
- gérer les notes de frais. Les dépenses peuvent être saisies directement dans tipee. Chaque employé, municipal ou conseiller peut scanner un ticket de caisse ou renseigner les kilomètres parcourus. Selon le besoin, tipee permet de créer différents types de dépenses: forfaits repas, indemnités kilométriques différentes selon le type de véhicule utilisé, indemnités de représentation pour les communes… et même décompter des jetons de présence pour les conseillers communaux ou municipaux.
- prendre en charge les nouvelles normes de travail: télétravail, horaires flexibles, horaires fluctuants, temps partiels, et bien plus.
“Les personnes qui télétravaillent peuvent, sans crainte, être absentes du bureau. Leurs collègues et supérieurs n’ont qu’à jeter un coup d’œil au planning dans tipee pour savoir à quel moment chacun·e est au bureau ou en home office. Le collaborateur·trice en télétravail n’a qu’à timbrer ses heures de travail comme si elle se trouvait au bureau. Cette option permet de gérer le travail en présentiel ou à distance en toute transparence, ce qui représente un avantage pour les collaborateurs et pour l’employeur.”

Bérengère Marche, Responsable RH, Mairie de Versoix

tipee représente une solution complète pour faciliter la gestion quotidienne des communes en Suisse. Ses fonctionnalités leur permettent de gagner en efficacité et en transparence. Ainsi, les employés communaux ont un accès facile et rapide à toutes les informations dont ils ont besoin, ce qui leur permet d’être mieux organisés et informés. Les chefs de service bénéficient d’une solution performante pour la gestion du personnel, la planification des collaborateurs, le suivi des présences et d’absences et le contrôle des tâches. Le tout, en réduisant considérablement le nombre d’heures consacrées à la gestion administrative du personnel.En adoptant tipee, les communes en Suisse peuvent améliorer leur productivité, optimiser leurs ressources et offrir un meilleur service à leurs employés et à leurs citoyens. tipee est une solution moderne et complète qui répond aux besoins spécifiques des communes, contribuant ainsi à leur développement et à leur efficacité.

L’avis des administrations communales qui ont opté pour tipee : simplicité, transparence et efficacité !

Les administrations communales qui ont choisi tipee apprécient sa simplicité, sa convivialité et sa fiabilité. Avec une interface intuitive et une gestion précise du temps de travail et des absences, tipee permet aux employés communaux de gagner du temps tout en favorisant la responsabilité de chacun et en amenant plus de transparence.

Les témoignages des utilisateurs, tels que Clelia Rard-Reus de la commune de Riddes, ainsi que d’autres clients satisfaits, soulignent les avantages indéniables de tipee pour les administrations communales.

En conclusion

tipee a su se démarquer en tant que solution de gestion du temps de travail et portail RH complète et efficace pour les administrations communales. Sa simplicité d’utilisation, son adaptabilité, le gain de temps qu’elle apporte ainsi qu’à la professionnalisation de la gestion des équipes et des employés communaux, en font un choix privilégié. Les témoignages positifs des administrations communales utilisant tipee attestent de son impact positif sur leur quotidien et confirment que revenir en arrière serait impensable pour ces clients.
September 6, 2023
Le timesheet, comment suivre le temps passé sur une activité
Aujourd’hui, nous allons aborder un thème capital pour beaucoup d’entreprises : le suivi du temps passé par activité sur l’ensemble des projets d’une entreprise, autrement appelé “timesheet”. En effet, il s’agit bien plus que d’une bonne pratique : pour certains domaines tels que l’édilité, les travaux publics, les bureaux d’architecture ou les agences média, par exemple, connaître le temps effectivement passé sur un projet, mandat, chantier ou client est indispensable pour contrôler la rentabilité de ses activités. Mais ce n’est pas le seul objectif du timesheet. Dans cet article, nous allons vous présenter ses avantages, ainsi que les différentes typologies de suivi existantes.

Ventilation des heures par projet : en quoi ça consiste ?

Tout d’abord, il est important de faire la différence entre :
- le planning de travail, ou l’organisation des heures auxquelles les collaborateurs et les collaboratrices doivent être présent·es (indispensable dans des domaines tels que la restauration, les services ambulanciers, les EMS… et plein d’autres)
- la saisie du temps, ou l’heure à laquelle la personne commence et termine effectivement son travail (obligatoire pour la quasi-totalité des travailleurs suisses, nous en parlons très clairement dans notre article sur l’enregistrement du travail en Suisse)
- l’attribution du temps par activité (ou timesheet), c’est-à-dire les tâches auxquelles les employés se consacrent.
Bien évidemment, il ne s’agit pas d’espionner ses collaborateurs, loin de là ! La ventilation détaillée des tâches accomplies sur un projet consiste simplement à indiquer combien de temps on passe sur un ou plusieurs projets.

La journée type d’une architecte, par exemple, est rarement dédiée au projet d’un seul et unique chantier. Elle se déroulera plutôt ainsi :
- Arrivée à 8 heures (ou simplement début de son activité, si elle est en télétravail)
- 1 heure de réunion pour le chantier A
- 2 heures de dessin pour le chantier B
- 1h30 de préparation d’une offre pour le chantier A
- 45 min de pause déjeuner
- 40 min d’appel au sujet du chantier B
- 2 heures de visite du chantier C
Et ainsi de suite.

Dans de tels cas de figure, le timesheet trouve tout son intérêt : en effet, pour de nombreux secteurs d’activité, le niveau de détail de suivi du temps passé sur une activité permet de collecter des informations précieuses, pour deux raisons que nous allons détailler.

Facturation au temps passé : calcul des heures

Tout d’abord, le timesheet permet de traquer les “billable hours”, comme disent les avocats dans les séries télé américaines, c’est-à-dire les heures à facturer au client.

En effet, la facturation au temps passé (aussi appelée facturation en régie) est une méthode très utilisée dans certains domaines d’activité. C’est le cas des avocats, mais aussi des garagistes ou des entreprises de services informatiques.

Cette méthode consiste à facturer chacune des heures de travail nécessaires pour effectuer une prestation : conseil juridique, réparation d’un véhicule, maintenance sur des systèmes informatiques… Ainsi, la journée est partagée entre plusieurs clients ou projets. Et chaque heure faite doit être facilement attribuée au bon endroit, le plus régulièrement possible. C’est beaucoup plus difficile (et désagréable) de le faire après-coup.

Dans ces cas de figure, le timesheet simplifie l’enregistrement du temps dédié aux différents clients pour être sûr de facturer au juste prix. Sans compter que la facturation peut se faire plus facilement, en utilisant une application de saisie des activités qui peut s’intégrer au logiciel de facturation.

Contrôle de la rentabilité de vos activités

Soyons honnêtes : préparer un devis est souvent l’étape d’un projet la plus appréhendée, dans certains secteurs en particulier. Pensons à la complexité des activités de la construction, qui impliquent l’intervention de différents corps de métiers afin de réaliser les plans, le terrassement, les fondations, la toiture, l’isolation, les travaux de plomberie et d’électricité, les menuiseries… Même les entrepreneurs les plus expérimentés sont en difficulté : vais-je gagner l’appel d’offres ? Ma proposition est-elle trop élevée par rapport à la concurrence ? Ou, à l’inverse, suis-je en train de perdre de l’argent ?

Les électriciens, par exemple, proposent souvent des tarifs forfaitaires pour les prestations les plus courantes sur un chantier. Pour cela, ils ont besoin de mesurer le temps. Savoir le plus précisément possible combien d’heures nécessite leur mission. Mais ce n’est pas tout : en gardant une trace du temps passé sur un chantier, ils pourront établir plus facilement un devis pour un projet similaire la fois d’après.

Instaurer l’imputation par activité dans votre entreprise, donc, est un excellent
moyen pour :
- calculer le temps nécessaire à la réalisation d’un projet
- avoir un historique à disposition à chaque fois que vous devez préparer une nouvelle proposition commerciale ou répondre à un appel d’offres
- éviter toute perte d’argent potentielle liée à une estimation tarifaire erronée.
L’importance des statistiques

Nous avons vu que le suivi des temps passés par mandat aide à garantir la rentabilité de votre entreprise, mais ce n’est pas tout ! En effet, le timesheet permet également d’obtenir une pléthore de statistiques, ce qui équivaut à disposer de chiffres utiles pour optimiser la gestion de votre activité professionnelle.

Quelle entreprise n’aimerait pas réaliser des analyses des coûts précises, connaître la répartition des ressources par projet, ou tout simplement qualifier le temps de travail de ses collaborateurs et collaboratrices, notamment depuis l’envolée du télétravail ? Par exemple, sauriez-vous :
- évaluer précisément la durée des déplacements de vos commerciaux sur l’année ?
- estimer combien de temps vous passez en réunion chaque semaine ?
- déterminer si les projets les plus chronophages sont aussi les plus rentables ?
Voirie, édilité, travaux publics : les secteurs d’activité qui optent pour le timesheet

Ces données peuvent également se révéler très utiles dans des cas spécifiques. Prenons l’exemple de certains services comme celui de la voirie : dans ce cas, les ouvriers sont susceptibles d’effectuer plusieurs tâches liées à l’entretien et à la propreté des espaces publics de la commune. Ils sont chargés également du déneigement des routes, ainsi que de l’organisation de manifestations.

Au vu de cette variété, l’administration de la commune considère comme une vraie ressource la possibilité de connaître la proportion d’heures consacrées par ses équipes aux différentes missions confiées.

En cas de sous-effectif, par exemple, cette transparence permet de savoir s’il faut engager plutôt un technicien de route ou un paysagiste. Et que dire de la mise à disposition de ressources ? Les équipes ont-elles vraiment besoin de la nouvelle tondeuse qu’elles réclament ?

Le suivi des temps passés, que ce soit par activité, projet, client, mission, chantier, mandat, etc., est profitable à de nombreux métiers.

Nous avons cité les entreprises de construction et la voirie, mais il en est de même pour de nombreux autres domaines. Les cabinets d’architectes, les bureaux d’ingénieurs ou les agences médias, par exemple, utilisent le timesheet pour attribuer les heures par projet ou par construction. Les SSII ou encore les entreprises de délégation de personnel s’en servent pour suivre les heures par mandat/client et par consultant.

Saisie des activités sur smartphone ou desktop : tous les avantages

Tout comme l’enregistrement du temps de travail, pour garder une trace des tâches effectuées, il suffirait de les noter sur une feuille d’heures ou sur Excel. Ceci dit, il ne faudrait pas que la saisie des activités devienne elle-même une activité ! Idéalement, cela devrait prendre juste quelques secondes, pour ne pas empiéter sur le quotidien des travailleurs.
En effet, plus cette tâche sera ludique, plus elle deviendra une habitude dont on ne pourra plus se passer, les bénéfices étant nombreux, à la fois pour l’employeur (comme on vient de voir), mais aussi pour l’employé. Ce dernier pourra prendre conscience de la façon de gérer son emploi du temps, et trouver un équilibre efficace entre les tâches à faible et forte valeur ajoutée.

Alors, comment faire du timesheet de façon efficace ? Sans doute, la meilleure alternative à la feuille d’heures classique ou à Excel, ce sont les applications permettant la saisie des activités sur smartphone, desktop ou tablette, en temps réel ou même a posteriori.

Un logiciel comme tipee (vous nous accorderez l’exemple 🙂 ) permet une saisie très rapide des activités, à l’aide de tags prédéfinis, voire même importés depuis votre programme de facturation.

Voici les avantages à utiliser une application via smartphone, desktop ou tablette pour la saisie des activités (ou timesheet) :

La saisie est très rapide. Elle a lieu directement dans l’application, sans besoin de ressaisies qui pourraient générer des erreurs. Il suffit de créer/importer au préalable la liste des activités, ainsi que les différents tags. Par exemple, pour un ouvrier de voirie, on pourrait imaginer les activités suivantes :
- Entretien des espaces verts
- Entretien des routes
- Déneigement
- Etc.
Ainsi, en débutant son activité, l’ouvrier devra simplement sélectionner le tag correspondant à l’activité qu’il s’apprête à réaliser. Et si l’activité est fréquente, elle est accessible en un clic puisqu’elle apparaît directement dans les tags récents.

La saisie peut se faire partout et en tout temps, car l’application est accessible depuis l’ordinateur, mais aussi depuis le smartphone ou la tablette.
En plus, la saisie peut avoir lieu :
en temps réel (au fil de l’eau) ;
ou a posteriori (si l’employé a oublié de le faire ou s’il préfère tout ventiler en fin de journée ou en fin de semaine).

Il est également possible de géolocaliser la saisie, ce qui peut être pratique dans certains cas pour associer un lieu à une activité réalisée.

Les informations saisies peuvent être exportées vers un logiciel de facturation. Ainsi, il est possible de filtrer les données par tag, client, projet, secteur, employé… Ces chiffres vont permettre de :
- gagner en productivité
- qualifier le temps de travail de vos collaborateurs et collaboratrices
- contrôler la rentabilité de vos activités
- analyser vos coûts
améliorer vos résultats financiers.

La force d’un tel outil consiste à obtenir de la visibilité sur l’ensemble de l’effectif, jusqu’au dernier collaborateur sur le terrain. C’est seulement de cette façon que les données obtenues seront les plus proches possible de la réalité, et pourront permettre de connaître en profondeur son activité et l’améliorer.

Conclusion

Connaître le temps que vos collaborateurs passent sur chaque activité peut s’avérer un moyen très efficace pour améliorer la rentabilité de votre entreprise. Si la saisie est effectuée via une application, les données recueillies permettent de réaliser des statistiques qui aideront à facturer au juste prix, en basant vos prévisions sur du concret, ainsi qu’à gagner en productivité.

Vous souhaitez en savoir plus sur la fonctionnalité de suivi des temps passés par activité ? Réservez un créneau horaire pour une démo gratuite

Réservez une démo
July 12, 2021