Les entretiens annuels vus par des professionnel·le·s RH
Les entretiens annuels : moment clé ou perte de temps ? Dans cet épisode spécial enregistré au Salon RH de Lausanne, les langues se délient et les avis divergent. Entre expériences positives et frustrations les témoignages révèlent ce qui fait (ou défait) un bon entretien. Un épisode vivant et sans filtre qui invite à repenser les échanges entre managers et collaborateurs.
Emission parue le 1 novembre 2025
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Présentation des
personnes interviewée
Dans cet épisode, plusieurs professionnel·les croisent leur parole, mais un point de vue ressort particulièrement : celui d’une consultante en Qualité de Vie au Travail (QVT). Forte d’une expertise pratique dans l’accompagnement des entreprises, elle explique comment un entretien annuel peut influencer profondément la motivation, le bien-être et même la santé des collaborateur·rices. À travers son expérience, elle partage des conseils pour transformer un entretien traditionnel en une opportunité d’évolution professionnelle et personnelle. Son approche met l’humain au centre de l’évaluation, en liant performance et qualité de vie au travail.
L’essentiel de l’épisode
Les entretiens annuels font partie des moments clés de la vie en entreprise. Ils permettent de faire le point sur l’année écoulée, d’échanger sur le travail réalisé, les objectifs, le développement professionnel et le ressenti des collaborateurs. Lorsqu’ils sont bien préparés, ces entretiens facilitent les échanges et renforcent la motivation et l’engagement. En revanche, lorsqu’ils sont mal menés, ils peuvent être vécus comme une contrainte.
Lors de ce micro-trottoir réalisé au Salon RH de Lausanne, nous avons interrogé des professionnel·les sur leur perception des entretiens annuels. Si certain·es apprécient ce moment de pause pour échanger avec leur manager, d’autres avouent que ces entretiens peuvent parfois sembler inutiles ou trop formatés. Les réponses reflètent la réalité du terrain : un entretien peut être positif, mais aussi être ressenti comme une simple formalité si les objectifs et le suivi ne sont pas clairs.
Plusieurs personnes ont souligné que la qualité de l’entretien dépend beaucoup de sa préparation et de la manière dont il est mené. Les intervenant·es évoquent notamment l’importance d’écouter réellement la personne, de poser la bonne question, et de construire un dialogue plutôt qu’un monologue. Au-delà des points objectifs, certains ont exprimé le souhait que ces échanges intègrent une dimension plus humaine, en abordant la santé au travail, la motivation ou encore les aspirations personnelles.
L’épisode met en lumière des pistes concrètes pour repenser l’entretien annuel. Plutôt que de s’en tenir à des questions génériques, il s’agit de créer un espace d’écoute bienveillant, d’inclure des feedbacks réguliers (comme des retours 360°) et de veiller à ce que l’entretien ait un véritable impact positif sur l’année à venir. Un rendez-vous audio à la fois utile et stimulant pour tous les acteurs RH, managers ou collaborateur·ices.
Les enquêtes et entretiens internes sont un outil central de gestion des ressources humaines. Ils permettent de mesurer la satisfaction, d’identifier des leviers d’amélioration et de renforcer la relation entre collaborateurs·trices et entreprises. Ces moments d’échange sont façonnés par la culture d’entreprise qu’ils permettent de renforcer. Pour que les entretiens soient vraiment utiles, il est essentiel de concevoir des trames adaptées, que tipee rend possible par le biais des modèles.
Un questionnaire bien élaboré permet de guider la discussion pour un échange constructif qui peut être transformé en décisions concrètes. Des entretiens bien réalisés représentent un outil puissant pour améliorer les performances, la collaboration et poser des objectifs.
Quelle durée pour un entretien ?
Dans tipee, vous pouvez créer toute une palette de modèles. Les entretiens annuels ou de développement sont typiquement des échanges plus longs, souvent menés comme des conversations ouvertes. On peut également facilement mener de courts entretiens qui permettent de mesurer la satisfaction sur un sujet particulier.
Généralement, la longueur d’un questionnaire influence directement la qualité des réponses.
Trop long → baisse de concentration, réponses mécaniques, voire abandon avant la fin. Par exemple, il a été constaté que des questionnaires trop lourds réduisaient la participation et produisaient des verbatims moins exploitables.
Trop court → réponses superficielles, absence de nuances, incapacité à identifier les vrais leviers d’action.
👉 En pratique, combiner des questions quantitatives et qualitatives est considéré comme une bonne pratique. Pour de grandes structures, il peut être pertinent de tester les questionnaires avant diffusion.
💡 Le conseil de tipee
Entretien annuel ou de développement :45 à 60 minutes d’entretien sont idéales, donc environ 10 à 15 questions. Cela permet d’aborder les sujets essentiels (objectifs, compétences, motivation, collaboration) sans transformer l’entretien en marathon.
Entretien de sortie (exit interview) : cet entretien est généralement plus court, une trentaine de minutes peut suffire (selon la situation et le rôle de la personne, bien entendu). 5 à 8 questions ciblées suffisent pour comprendre les raisons du départ et recueillir un feedback constructif.
Pulse surveys (mini-questionnaires réguliers) : 3 à 5 questions rapides pour prendre le pouls des équipes sans alourdir leur quotidien.
+
%
Augmentations des droits de douane américains
Secteurs touchés (horlogerie, pharmaceutique, mécanique de précision
%
Part des exportations suisses concernées
Les types de questions
La recherche en sciences sociales montre que les résultats d’une campagne d’entretiens peuvent varier fortement selon le type de questions et l’échelle utilisée.
Dans tipee, on peut utiliser des questions ouvertes, de type qualitatives (format texte) ou des questions fermées, de type quantitatives (échelle de satisfaction, question à choix multiple, etc.).
Un questionnaire constitué uniquement de questions fermées produit des chiffres faciles à comparer, mais qui ne permettent pas d’expliquer les réponses des équipes.
Un questionnaire constitué uniquement de questions ouvertes génère beaucoup de verbatims, mais rend l’analyse chronophage et parfois subjective.
👉 En pratique, combiner des questions quantitatives et qualitatives est considéré comme une bonne pratique. Pour de grandes structures, il peut être pertinent de tester les questionnaires avant diffusion.
💡Le conseil de tipee
Ne mélangez pas trop les types de questions utilisées. Choisissez 2-3 types de questions (par exemple format, texte et choix multiple) que vous réutiliserez dans vos entretiens. Veillez à rester cohérent au fil du temps et des entretiens pour permettre des comparaisons.
Utiliser des questions de type qualitatif ou quantitatif ?
💡Le conseil de tipee
Ne mélangez pas trop les types de questions utilisées. Choisissez 2-3 types de questions (par exemple format, texte et choix multiple) que vous réutiliserez dans vos entretiens. Veillez à rester cohérent au fil du temps et des entretiens pour permettre des comparaisons.
Pour certaines entreprises, les entretiens sont un moment d’échange qu’on souhaite encadrer avec des modèles d’entretiens sans pour autant rendre ces échanges “analysables” à plus grande échelle. Pour d’autres structures, pouvoir comparer l’évolution de certains indicateurs au fil du temps ou entre les équipes est fondamentale. Avant de se lancer dans la rédaction des modèles, il est donc crucial de se demander de quelle manière les réponses seront traitées.
Que ce soit lors d’un entretien annuel ou au fil de l’année, il est intéressant de trouver un équilibre entre des questions qualitatives (ex. question ouverte) et quantitatives (ex. échelle de satisfaction).
Que du qualitatif ? Beaucoup d’informations parfois difficiles à synthétiser et retours subjectifs
Que du quantitatif ? Chiffres clairs, mais interprétation limitée, risque de passer à côté de signaux faibles.
Exemple concret : un score de 2,3/5 à la question “Comment évaluez-vous la communication interne ?” aurait tendance à alerter. Ce chiffre seul ne dit rien des causes (contenu, fréquence, canal), sans quelques commentaires, le chiffre reste donc abstrait.
Au contraire, si on observe un turnover élevé dans une structure et qu’un département qui ne souffre pas de ce phénomène est identifié, des indicateurs pourraient servir à aiguiller la direction sur ce qui se passe bien dans cette équipe et qui pourrait être généralisé au sein de l’organisation.
Le NPS interne
Le Net Promoter Score (NPS) est largement utilisé dans les entreprises suisses comme indicateur simple de climat interne. Il permet une lecture rapide et un suivi dans le temps. Soulignons tout de même les limites de cet outil :
Un score négatif met en lumière un malaise, sans en préciser les causes.
Un bon score global peut masquer des problèmes spécifiques à certains départements.
👉 Conséquence : le NPS est utile comme thermomètre, mais ne peut être l’unique outil. En effet, les attentes des collaborateurs sont multidimensionnelles (autonomie, reconnaissance, digitalisation, bien-être), ce qu’un simple NPS ne peut capturer.
Comment calculer le NPS interne?
La question de base : “Recommanderiez-vous cette entreprise comme lieu de travail à un ami ou collègue ?”
Échelle de réponse : de 0 (pas du tout) à 10 (absolument).
Calcul :
Promoteurs = 9–10
Passifs = 7–8 Détracteurs = 0–6
eNPS = % Promoteurs – % Détracteurs
👉 Exemple : si 50 % de promoteurs, 30 % de passifs, 20 % de détracteurs → eNPS = +30.
Comment interpréter ce chiffre ?
Il est intéressant de suivre le NPS interne et de comparer les résultats entre équipes. On peut également se demander ce qui est considéré comme un “bon” eNPS en Suisse ? Toutes les entreprises ne sont pas égales puisque la taille, le secteur d’activité ou la maturité vont influencer ce chiffre. La moyenne des entreprises suisses se situe entre -10 et +10 et on estime que le NPS est “bon” à partir d’un score de +10.
Utiliser les échelles de réponse
Les échelles de réponse (typiquement les échelles de satisfaction) influencent directement la manière dont les résultats sont interprétés. Dans tipee, vous pouvez librement paramétrer vos échelles :
Échelles larges (1–10) : semblent précises, mais la différence entre “6” et “7” n’a pas la même signification pour tous.
Échelles courtes (1–5) : plus simples, mais laissent moins de nuances.
Échelles impaires : offrent une position neutre, augmentant les réponses “au milieu”.
Échelles paires : obligent à se positionner, mais peuvent frustrer si la personne ne veut pas trancher.
👉 Le choix de l’échelle n’est pas neutre et il influence directement les conclusions statistiques, et donc les décisions stratégiques.
💡 Le conseil de tipee
Choisissez un type d’échelle et gardez toujours la même (dans la mesure du possible et sauf pour le calcul du NPS qui se fait sur 10). Pour des questions RH qui peuvent être sensibles, une échelle impaire qui laisse une position neutre peut être plus confortable pour les participants·es.
Bien formuler les questions
a) Éviter les formulations orientées
❌ “Dans quelle mesure êtes-vous satisfait de la bonne communication interne ?” Le mot “bonne” présuppose déjà un jugement positif.
✅ “Comment évaluez-vous la communication interne ?”
b) Ne poser qu’une question à la fois
❌ “Comment jugez-vous la direction et la communication interne ?” Impossible de savoir si la réponse concerne la direction, la communication, ou les deux.
✅ “Comment évaluez-vous la communication interne ?”
c) Attention aux présupposés cachés
❌ “Quels aspects de la nouvelle politique RH appréciez-vous le plus ?” Suppose que la politique est forcément appréciée.
✅ “Comment percevez-vous la nouvelle politique RH ?”
d) Éviter les adjectifs chargés
❌ “Êtes-vous d’accord avec les mesures ambitieuses de digitalisation ?” “Ambitieuses” est une valorisation implicite.
✅ “Comment évaluez-vous les récentes mesures de digitalisation ?”
e) Clarifier les termes techniques ou vagues
❌ “Êtes-vous satisfait de la stratégie agile de votre équipe ?” “Agile” peut signifier des choses différentes selon les profils.
✅ “Comment évaluez-vous l’organisation du travail dans votre équipe ?”
L’importance de l’analyse et du retour
Un questionnaire bien conçu perd toute valeur si les résultats ne sont pas analysés et communiqués.
Des données mal exploitées renforcent l’idée d’une “formalisation inutile”.
Des résultats partagés et suivis d’actions concrètes renforcent la confiance et l’engagement.
👉 Dans les enquêtes menées en Suisse, un point commun ressort : les collaborateurs veulent voir un impact tangible à leurs réponses. Sinon, leur engagement chute lors des entretiens suivants.
Conclusion
Un modèle d’entretien efficace n’est ni trop long ni trop court, ni uniquement qualitatif ni uniquement quantitatif. Chaque choix (longueur, type de question, échelle de réponse, formulation) a un impact direct sur la qualité des données recueillies et donc sur les décisions RH qui en découleront.
En résumé : un questionnaire mal pensé fait perdre du temps à tout le monde et donne une illusion de pilotage. Un modèle équilibré, au contraire, devient un outil de dialogue fiable et un levier concret pour améliorer l’expérience collaborateur.
Références
Iglesias Rutishauser, Renaud, Tschan, Semmer (UNIGE) : La satisfaction au travail: une conséquence du choix des outils statistiques et des instruments de mesure en GRH (Université de Genève).
Unisanté (ESOPE) : refonte du questionnaire de satisfaction du CHUV ; enquêtes pour PROFA.
HR Campus (2025) : Satisfaction des collaborateur-trices Suisse 2025.
JobCloud + LINK : Étude sur la satisfaction et les besoins des employés suisses (2024).
WTW (2024) : Wellbeing Diagnostic en Suisse.
UNIGE / HRToday (2023) : Compétences managériales et engagement.
Jobcampaign (2025) : Découvrez le degré d’engagement de vos collaborateurs avec l’eNPS !
Principalement l’horlogerie, la mécanique de précision, les machines et la pharmaceutique, qui représentent une part importante des exportations vers les États-Unis.
La réduction de l’horaire de travail (RHT) permet aux entreprises touchées par une baisse temporaire d’activité de réduire les heures travaillées, avec une compensation partielle prise en charge par l’assurance-chômage. En savoir plus sur le site du SECO.
Les volumes de commandes à l’export, l’évolution des frais de douane, la rentabilité par produit et les indicateurs RH comme l’absentéisme, la satisfaction et l’engagement des collaborateurs.
Il centralise les informations RH, facilite le suivi des RHT, rend les plannings plus flexibles, améliore la communication interne et offre une vision claire de la performance des équipes.
Digitaliser les ressources humaines, c’est d’abord choisir les bons outils pour structurer ses processus internes : ERP, SIRH, outils de gestion du temps… mais quelle est la différence entre ces solutions ? Trop souvent, les termes se mélangent, ce qui complique la prise de décision pour les entreprises suisses.
Cette confusion s’explique en partie par l’évolution rapide des offres et la variété des besoins exprimés sur le terrain. Comme l’a révélé notre Baromètre 2025 sur les tendances des outils RH en Suisse romande, les décideurs RH sont aujourd’hui confrontés à un marché fragmenté, où cohabitent des ERP généralistes, des SIRH modulaires, et des outils spécialisés dans la saisie des temps — sans toujours que les frontières soient claires.
Dans cet article, nous faisons donc le point sur ces trois familles d’outils en expliquant clairement leurs rôles, leurs avantages et leurs limites. Et surtout, nous vous aidons à mieux comprendre où se situe tipee dans cet écosystème, en tant que SIRH suisse combinant puissance RH et expertise poussée en gestion du temps.
L’ERP : une solution globale pour toute l’entreprise
Un ERP (Enterprise Resource Planning) est un système complet qui regroupe toutes les fonctions clés de l’entreprise : finance, logistique, ventes, RH, production, etc. Il vise à centraliser les données dans un environnement unique.
Parmi les ERP populaires en Suisse, on retrouve des solutions comme Abacus, Dynamics 365 Business Central ou encore SAP SuccessFactors.
✅ Avantages
Vision globale sur tous les métiers
Réduction des silos
Outils puissants pour les grandes entreprises ou groupes multi-entités
❌ Inconvénients :
Complexité de mise en œuvre
Coûts d’acquisition et de maintenance élevés
Interface peu adaptée aux usages RH quotidiens
Gestion du temps souvent absente ou mal intégrée
👉🏻 À retenir : si vous cherchez à améliorer la gestion RH et la relation collaborateurs, un ERP peut être trop rigide ou trop généraliste.
Le SIRH : le système dédié aux Ressources Humaines
Un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est conçu spécifiquement pour automatiser et structurer les processus RH et le cycle de vie des collaborateurs : socle RH, employee self service, onboarding, évaluations, etc.
Parmi les SIRH disponibles en Suisse, on retrouve notamment Lucca, RogerHR, Adequasys, personio ou Kelio dans une moindre mesure.
✅ Avantages
Plus intuitif et centré utilisateur
Adapté aux besoins spécifiques des RH
Déploiement souvent plus rapide qu’un ERP
❌ Limites fréquentes
La gestion du temps y est souvent incomplète
Pour les solutions étrangères, peu d’adaptations aux besoins suisses complexes (temps partiels, variation des horaires, conventions collectives, etc.)
💡 ERP et SIRH ne sont pas nécessairement en concurrence.
De nombreuses entreprises choisissent d’interfacer leur ERP avec un SIRH ou un outil spécialisé de gestion du temps afin de tirer parti des forces de chaque solution.
tipee, grâce à ses API ouvertes, peut facilement s’intégrer à des ERP pour un écosystème fluide et cohérent.
📌 À ne pas négliger : la localisation des données RH
Les SIRH centralisent des informations potentiellement sensibles : contrats, salaires, certificats médicaux, évaluations, etc. Il est donc crucial de s’assurer que ces données soient stockées et traitées conformément aux exigences suisses (nLPD).
tipee héberge toutes ses données en Suisse et garantit la confidentialité des informations RH.
Outils de gestion du temps : précis, mais souvent isolés
Enfin, il existe une catégorie d’outils spécialisés dans La gestion du temps. Ces outils ne se limitent pas à la saisie des heures de travail. Ils couvent l’ensemble de processus clés : suivi des présences, absences, congés, temps partiels, heures supplémentaires, télétravail, ou encore variation des horaires.
Aujourd’hui, de nombreuses solutions existent sur le marché : certaines sont récentes et bien pensées, d’autres plus anciennes, héritées du monde industriel, et peu évolutives.
Mais toutes ne tiennent pas compte des spécificités suisses, que ce soit en matière de droit du travail, de diversité contractuelle ou de gestion flexible du temps.
Des acteurs comme Swissworktime, Zeit AG, Kelio ou Mobatime proposent ce type de solutions
✅ Leurs avantages
Simplicité d’utilisation pour la saisie des heures et le suivi des présences
Plusieurs modes de saisie proposés : pointage par badge, saisie manuelle, via application mobile ou borne
Conformité avec les exigences légales et fiscales (enregistrement du temps de travail, suivi des pauses et des temps de repos, télétravail pour les frontaliers, etc.)
Certaines solutions, comme tipee, permettent également une saisie du temps par projet ou/et activité
❌ Leurs limites
Pas toujours compatibles avec les spécificités du marché suisse, notamment en matière de droit du travail (LTr – enregistrement du temps de travail)
Souvent limités à la seule gestion du temps, sans fonctionnalités RH complémentaires (documents, entretiens, notes de frais, etc.)
Interfaces généralement techniques, pensées pour l’enregistrement ou le contrôle, mais peu adaptées à une bonne expérience collaborateur
Interopérabilité limitée, avec des outils pas toujours interfaçables avec un ERP ou un SIRH tiers
⚠️ Ne pas confondre un outil de gestion du temps avec un simple outil de timesheet
Certains outils permettent uniquement la saisie des heures par projet ou par tâche, souvent appelés timesheet comme par exemple Toggl, clockify, etc.
Mais ces outils ne couvrent pas la gestion du temps au sens RH. Ils n’intègrent généralement pas la gestion des absences, des soldes d’heures de travail, des temps partiels, etc..
Par ailleurs, certains outils de paie ou/et de comptabilité comme Winbiz ou Bexio incluent un module de timesheet basique. Pratique pour un suivi d’activité, mais vite limité dès qu’il s’agit de gestion du tempsau sens RH
tipee : un SIRH suisse “tout-en-un”, expert de la gestion du temps
tipee est à la fois un SIRH complet et une solution de gestion du temps de référence sur le marché suisse.
Conçu dès le départ pour répondre aux besoins des PME, grandes entreprises et collectivités, tipee intègre toutes les fonctionnalités nécessaires pour piloter efficacement vos ressources humaines — dans le respect des spécificités locales et du droit du travail suisse.
Grâce à ses API ouvertes et bien documentées, tipee s’intègre facilement à votre environnement existant : ERP, logiciels de paie, outils métiers, ou toute autre brique du système d’information RH.
Fonctionnalité / Solution
ERP
SIRH
Outil de gestion du temps
tipee
Gestion administrative RH et cycle de vie des collaborateurs
✅ complète
✅ complète
❌
✅ complète
Gestion des temps & absences
⚠️ souvent limitée
⚠️ variable
✅ complète
✅ avancée
Conformité droit du travail CH
⚠️ variable
⚠️ variable
✅ souvent conforme
✅ conforme
Suivi projet / tâche horaire
❌
❌
⚠️ variable
✅ (option)
Budget / implémentation
💰💰💰 élevé
💰💰 moyen
💰-💰💰 variable
💰 optimisé
Facilité d’usage
⚠️ technique
✅ variable
✅ variable
✅ intuitif
Pourquoi choisir tipee ?
✅ Une solution “tout-en-un” : portail RH, gestion du temps, suivi des heures par projet (timesheet)
🔄 Modulable : adaptée à toutes tailles d’organisation et à tous les secteurs d’activité
🌐 Connectée : facilement interfaçable avec vos ERP, logiciels de paie ou systèmes internes
⚙️En constante évolution : enrichie en continu grâce aux retours de nos milliers d’utilisateurs et à une veille active sur les évolutions du marché
Avec tipee, vous gagnez en efficacité, en conformité et en simplicité — sans compromis sur l’expérience collaborateur.
👉 Découvrez tipee
Vous souhaitez digitaliser vos RH avec une solution simple, modulaire et performante ?
tipee est conçu pour les entreprises suisses comme la vôtre.
Fiches de salaire, attestations, contrats de travail, lettres de recommandation, arrêts maladie, évaluations de fin d’année… La liste des documents personnels que les ressources humaines gèrent dans une entreprise est bien plus longue que ce que l’on imagine ! De l’embauche d’un salarié jusqu’à son départ de l’entreprise, les RH se doivent de prendre en charge tous les documents permettant un meilleur suivi des collaborateurs et collaboratrices à chaque étape de leur carrière.
Vive le numérique, qui est venu remplacer les multiples dossiers suspendus, et simplifier non seulement la sauvegarde, mais aussi l’accès et le partage de tous ces documents ! C’est ce que le module portail RH de notre logiciel tipee permet de faire. Nous vous expliquons comment.
Le portail RH de tipee pour la gestion du personnel
Le portail RH de tipee garantit la gestion des documents et la sécurité des données des collaborateurs et collaboratrices. L’objectif est de simplifier le travail du département des ressources humaines, et d’aider les entreprises à améliorer l’efficacité et la productivité. Parmi ses fonctionnalités, on retrouve :
L’annuaire d’employés toujours à jour, pour savoir qui travaille dans quel secteur et à quel taux 🙂.
Le dossier des collaborateurs, pour accéder à la fiche personnelle de chacun et chacune (vérifier le solde d’heures, le droit aux congés, et plein d’autres informations utiles pour l’entreprise).
Les documents RH, vrai coffre-fort virtuel avec, pour chaque personne, le contrat de travail, les évaluations annuelles, le certificat de travail, etc. Bien entendu, certains documents seront uniquement accessibles par les RH, alors que d’autres sont visibles par l’employé.
Comment se passe la gestion des notes de frais et des salaires dans tipee ?
C’est bien connu : faire ses notes de frais n’est pas la plus agréable des tâches, ni la plus rapide. Le plus souvent, on laisse les tickets de caisse s’entasser, et on finit par tout traiter à la dernière minute, avec le risque d’oublier quelque chose ou d’y passer plus de temps que nécessaire. Avec tipee, la saisie des notes de frais se fait en quelques clics seulement, depuis un laptop ou un smartphone !
Il suffit ensuite de les transmettre à la personne chargée de la validation et, si tout est bon, il ne reste plus qu’à procéder au remboursement.
Quant aux salaires, tipee ne prend pas en charge leur calcul, cependant il gère les variables salaires (indemnités et majorations) qui peuvent être exportées dans un logiciel comptable pour le calcul des salaires. Ensuite, tipee permet d’importer les fiches de salaire directement depuis le logiciel de gestion de paie. Ceci est très pratique, car les collaborateurs et collaboratrices peuvent y accéder à tout moment, et ne risquent pas de les égarer 😉.
Encore mieux : le fait de sauvegarder les fiches de salaire dans tipee évite de les transmettre par email, et permet ainsi de se conformer à la loi sur la protection des données (LPD). En effet, la loi fédérale oblige les entreprises à sécuriser toutes les informations personnelles liées à ses collaborateurs et collaboratrices : noms et prénoms en font partie.
« Born ready » : tipee est le logiciel suisse pour la gestion des documents rh qui prend en compte la sécurité dès sa création
L’actuelle loi fédérale sur la protection des données, ainsi que la nouvelle qui entrera en vigueur le 1er septembre 2023 se basent sur les principes de la protection des données dès la conception et par défaut (« privacy by design » et « privacy by default »). Bonne nouvelle : tipee aussi ! En effet, ces principes sont appliqués pour tous les nouveaux développements. En quoi consistent-ils ?
L’approche « privacy by design » implique l’intégration de la protection de la vie privée des utilisateurs et utilisatrices dès la conception du produit ou service qui collecte les données personnelles. Le principe de « privacy by default » assure le niveau de sécurité le plus élevé dès la mise en circulation du produit ou service, en activant par défaut toutes les mesures nécessaires à la protection des données et à la limitation de leur utilisation, sans intervention des utilisateurs.
Pour conclure
Le module portail RH de l’application tipee aide les entreprises à gérer efficacement la sauvegarde et l’accès aux données des collaborateurs et collaboratrices. Cela permet de gagner du temps, mais aussi d’éviter le recours systématique aux emails pour l’envoi de documents contenant des informations personnelles, ce qui est interdit par la loi fédérale sur la protection des données (LPD).
Êtes-vous intéressé·e par une démo de tipee ? Réservez un créneau de 30 minutes pour votre démo de tipee à distance… ou appelez-nous pour d’informations!
Comment se procurer ses dernières fiches de salaire ?
La façon la plus simple d’obtenir un duplicata de son bulletin de salaire est d’en faire la demande directement auprès de son employeur ou ancien employeur. En effet, selon le Code des Obligations suisse (CO), l’article 127 stipule que “Les réclamations résultant du contrat de travail se prescrivent par cinq ans.” Cela signifie que l’employeur doit conserver les fiches de paie pendant au moins cinq ans pour prouver que le salaire a bien été payé. De plus, le Code des Obligations (art. 958f) stipule également que les entreprises doivent conserver leurs documents comptables (ce qui inclut les fiches de paie) pendant 10 ans.
Combien de temps faut-il garder ses notes de frais ?
Les justificatifs des notes de frais sont des pièces comptables, et à ce titre ils doivent être conservés 10 ans à partir de la clôture de l’exercice durant lequel ils ont été reçus. La période de conservation recommandée de 10 ans est basée sur l’article 957a du Code des obligations suisse, qui stipule que les entreprises sont tenues de conserver leurs documents comptables et les justificatifs correspondants pendant 10 ans.
Qu’est-ce le « privacy by design » et le « privacy by default »
« Privacy by design » signifie « protection des données dès la conception ». Si on prend l’exemple d’un logiciel ou d’une application mobile, concrètement, cela veut dire que ceux et celles qui les développent doivent prendre en compte le respect de la vie privée des personnes qui les utiliseront. Et ce, dès les premières lignes de code ! Cela implique, par exemple, de limiter le plus possible la collecte des données personnelles aux informations nécessaires à l’utilisation du logiciel ou de l’application en question.
« Privacy by default » signifie « protection des données par défaut ». Ce principe consiste à garantir le respect des données personnelles des utilisateurs par défaut : pour autoriser la collecte de données, une action pour confirmer le consentement est nécessaire. Prenons l’exemple des cookies sur les sites web : les messages pop-up qui demandent d’accepter les cookies répondent au principe de « privacy by default ».
Dans cet article, nous abordons un sujet qui a la cote depuis plusieurs années dans la gestion des ressources humaines, et notamment suite à la crise sanitaire et à la démocratisation du télétravail : la digitalisation des documents rh.
La digitalisation des documents RH englobe la conversion des documents papier en format numérique et leur gestion à l’aide de solutions logicielles. Cela peut inclure des documents tels que les contrats de travail, les bulletins de salaire, les certificats médicaux, les cahiers des charges et les courriers. La digitalisation permet la centralisation de toutes les informations importantes pour l’entreprise et ses employés, ainsi que leur accès facile et rapide par toutes les personnes autorisées. Cela peut également simplifier la gestion administrative des employés et améliorer l’efficacité des responsables des ressources humaines.
Nous allons surtout voir les avantages de la dématérialisation des documents pour les collaborateurs et collaboratrices des ressources humaines, notamment avec la simplification d’une des tâches administratives historiquement les plus chronophages : la gestion et l’envoi des bulletins de salaires.
Martine est responsable RH, et elle adoooore son métier. Elle le vit comme une mission : d’une part, trouver le bon candidat à embaucher, d’autre part, aider les collaborateurs et les collaboratrices à faire de leur mieux pour leur réussite et celle de l’entreprise, mais également à se sentir épanouis et fiers de leur travail.
Martine adore son métier, sauf… la dernière semaine de mars. Chaque année, à cette période, elle hésiterait presque à prendre ses congés, si elle n’avait pas aussi bonne conscience. Car c’est à ce moment-là qu’une bonne partie de l’entreprise la sollicite avec la même question : “Pourriez-vous me transmettre mon certificat de salaire ? Il faut absolument que je fasse ma déclaration d’impôts avant ce soir, et je ne sais plus où il est…”*
Eh oui, ça arrive même aux meilleurs de croire avoir sauvegardé le bon document au bon endroit. Malheureusement, c’est souvent au moment du besoin qu’on s’aperçoit que ce n’est pas le cas. Un exemple ? Vous venez de visiter l’appartement de vos rêves, vous aimeriez présenter votre dossier en premier, mais hélas, vos trois derniers bulletin de paie sont introuvables. Compte tenu de la pénurie de logements en Suisse, la liste de candidats pour les biens sympas est toujours très longue : vous n’avez pas intérêt à laisser passer du temps avant de présenter votre dossier, car le lendemain ça pourrait déjà être trop tard ! Même chose pour le leasing de votre future voiture, ou un emprunt, etc…
Dans ces cas, l’urgence est toujours maximale : il faut les bons documents et tout de suite. Si les collaborateurs ont du mal à les retrouver, les services RH risquent d’être sollicités trop régulièrement et dans l’urgence. Ce qui n’est pas top pour la productivité, si on considère qu’il faut en moyenne 23 minutes pour retrouver la concentration après chaque interruption (c’est la science qui le dit, pas nous !).
La gestion des ressources humaines : une mission parfois impossible
Heureusement, les RH sont là, entre autres, pour fournir au collaborateur les documents dont il peut avoir besoin. Cependant, combien de temps on gagnerait, si le dossier était tout le temps à portée de main ? Et combien de responsables des ressources humaines préféreraient simplifier les processus rh et passer leur temps sur des dossiers brûlants, au lieu de chercher des documents pour des vingtaines, voire des centaines d’employés ? Quand on choisit de travailler dans les RH, c’est avant tout pour la dimension humaine et sociale du métier, et beaucoup moins pour les tâches administratives du poste (sinon, on ferait expert-comptable 🙂 ). Alors, quel dommage d’entendre des professionnels passionnés par ce beau métier, se sentir épuisés et frustrés, notamment par le manque de temps et de ressources qui leur permettraient d’effectuer un travail bien meilleur. Sans compter que l’entreprise serait la première à en bénéficier !
La dématérialisation comme solution
Que faire pour simplifier et rendre plus efficace la gestion des ressources humaines ? Comment simplifier la gestion des documents en entreprise, d’autant plus avec la démocratisation du télétravail qui suit la crise sanitaire ? Une des solutions est sans doute la dématérialisation, une démarche que le COVID-19 a contribué à accélérer : archivage électronique, dématérialisation des factures, signature électronique… Cette tendance est désormais devenue un incontournable de la transformation digitale en entreprise, les organisations devant s’adapter, sous peine de se retrouver dépassées.
En effet, pour rester compétitives, les entreprises ont tout intérêt à mener leur transformation numérique avec succès, la numérisation étant une étape fondamentale de ce processus. Nous avons d’ailleurs partagé les 3 clés de la digitalisation selon tipee dans un article précédent qui décrit bien les éléments à ne pas négliger pour la bonne réussite de cette aventure. La liste, non exhaustive, des fonctionnalités que les outils numériques devraient prendre en compte pour simplifier les processus RH comprend trois axes principaux :
La centralisation des informations liées aux salariés.
Rien que ces trois éléments, s’ils sont pris en charge par un logiciel (idéalement un seul) permettraient un gain de travail et d’efficacité dont toute l’entreprise bénéficierait. Sans parler de la diminution de papier, autre argument “brûlant” en faveur de la dématérialisation !
Les avantages de la digitalisation des documents RH
Avouons-le : les dossiers suspendus dans les placards fermés à clé, sont si peu pratiques ! Tout comme les répertoires sauvegardés sur un disque local, avec les fichiers qui ne sont jamais dans le bon ordre, et les droits d’accès souvent pas très bien sécurisés. Nous espérons que nos lecteurs et nos lectrices n’auront jamais à connaître ça. Mais force est de constater que, pour beaucoup d’entreprises qui hésitent à franchir le pas, ce système de stockage des documents n’a pas encore été complètement remplacé par les outils digitaux. Pourtant, les avantages de ces derniers s’avèrent multiples ! Voici nos préférés.
Le fait que ces informations soient disponibles sous format numérique signifie qu’elles sont accessibles partout, en tout temps et par toutes les personnes autorisées (dont le collaborateur concerné, si vous lui donnez l’accès). Plus besoin de monter à l’étage et d’aller voir Didier, qui va parcourir tout le couloir pour ouvrir l’armoire fermée à clé et nous sortir (enfin !) l’avant-dernière fiche de paie qu’on cherchait depuis 2 heures (et tant pis si le client attend un devis, il est vendredi, et notre recherche d’appartement ne peut pas attendre lundi !). On exagère (quoique…), mais vous voyez l’idée !
Inutile d’être sur place pour consulter les documents dont on a besoin, donc, mais aussi de les imprimer pour les transmettre au collaborateur en format papier. La planète dit merci, et le budget de l’entreprise aussi ! Un avantage écologique, certes, mais aussi économique, car la diminution des coûts en cas de numérisation des documents est non négligeable. Qui dit mieux ?
Comme nous l’avons évoqué plus haut, la numérisation des documents RH permet de simplifier la vie de Martine et de tous ses collègues en ressources humaines. Une gestion administrative des collaborateurs plus efficace, voilà qui aide les collaborateurs et collaboratrices RH à gagner un temps précieux, qui pourra être réservé à des tâches plus importantes. Qui dit gain de temps, dit augmentation de productivité, sans compter que, si le ou la responsable des ressources humaines quitte définitivement l’entreprise, la relève aura facilement accès aux dossiers dont elle a besoin !
Digitalisation rime avec sécurité des données, car un bon outil de gestion des documents doit garantir un stockage sécurisé, des sauvegardes fréquentes, ainsi que la possibilité d’avoir des accès différents en fonction de son rôle dans l’entreprise (admin versus collaborateur). C’est le cas pour le module “Document” dans tipee, si jamais 😉
La gestion de la paie en un clic : c’est possible !
Une tâche souvent jugée très chronophage par les collaborateurs et collaboratrices RH, c’est la gestion de la paie. Comment transmettre les fiches à chacun des employés ? Le papier n’est vraiment pas pratique. Par email c’est souvent délicat, car nous ne sommes jamais à l’abri d’une erreur… C’est pourquoi, dans tipee, nous avons introduit LA fonctionnalité qui peut vraiment changer la vie de Martine et ses collègues RH : l’envoi automatique.
Il est désormais possible d’importer tous les bulletins de salaire depuis le progamme salaire et d’envoyer, et d’envoyer automatiquement chaque fiche au collaborateur concerné en un seul clic.
Il suffit d’un import des fiches, qui se fait sur la base du numéro de collaborateur : ce numéro doit être le même que celui utilisé par le système de salaires de l’entreprise. Ainsi, la fiche de paie sera à la fois dans le répertoire du collaborateur RH, et visible par le salarié directement dans tipee. Il est même possible de lui envoyer une notification automatique dès que le document est disponible !
Conclusion
La digitalisation des documents RH est un avantage compétitif pour toute PME. Gain de temps, productivité accrue, meilleure gestion des collaborateurs, accès sécurisé par tous et en tout temps, écologique et économique… Que des avantages pour les entreprises qui franchissent le pas ! Vous hésitez encore ? Contactez-nous en remplissant le formulaire, nous serons ravis de vous renseigner davantage.
*Inutile de préciser que Martine ne travaille pas chez tipee… ni avec tipee (mais elle en rêve…).
Dans son bureau, au fond d’un tiroir, notre collègue Jean-Luc cache un trésor qu’il conserve précieusement : des vieilles feuilles de pointage pour pointeuses mécaniques, dont le teint jaunâtre du papier révèle le côté indéniablement vintage. Ces vestiges du passé étaient des cadeaux que les premiers clients de tipee ont fait à Jean-Luc, qui, impatient de les montrer au reste de l’équipe, les a gardés en souvenir.
Pour un logiciel qui a un peu plus d’une dizaine d’années et qui, aujourd’hui, remplace plus souvent des fichiers Excel ou des logiciels vieillissants, c’est sans doute surprenant de penser qu’au tout début de son histoire en 2007, tipee détrônait encore des pointeuses mécaniques !
Il est vrai que la vitesse d’évolution des timbreuses, passées en l’espace de quelques années de premiers modèles mécaniques aux tablettes tactiles wifi actuelles, nous surprend. Mais souvenons-nous que, toujours en 2007, le premier iPhone sortait et bouleversait le marché des smartphones, en faisant de ces outils les produits de consommation de masse dont on peut difficilement se passer aujourd’hui.
Les nouvelles technologies connaissent une croissance exponentielle, avec un impact parfois déstabilisant, tant dans nos vies privées que dans le milieu professionnel.
Au cours des dernières années, nous avons souvent vu l’hésitation initiale des nouveaux utilisateurs de tipee laisser la place à la satisfaction de constater que, finalement, la transition n’avait pas été aussi compliquée que ce qu’ils craignaient au départ : de toute façon, les bénéfices de la digitalisation compensaient largement l’effort d’adaptation !
Après plusieurs centaines d’expériences concrètes depuis les débuts de tipee, nous avons pu remarquer que les projets de digitalisation les mieux réussis ont des fondements communs. Voici les 3 facteurs principaux qui, à notre avis, représentent des leviers importants de la transformation digitale :
1. Confier le projet à la bonne personne
Comme indiqué dans l’article de bilan.ch, le choix d’un bon porteur de projet reste une étape clé dans la réussite de tout projet de digitalisation. Souvent, pour tipee, il est nécessaire que plusieurs interlocuteurs soient impliqués : les ressources humaines, la comptabilité, les chefs d’équipe… Indépendamment de la complexité de l’initiative, il est primordial que la définition des rôles et des responsabilités soit bien claire pour tous : la gestion de projet sera simplifiée si on sait qui prend les décisions et dans quels délais…
2. Bien choisir les ambassadeurs du projet (sans oublier quelques réticents !)
Le projet de digitalisation avance bien : les objectifs sont définis, les responsabilités sont claires, le choix du prestataire a été fait, et le planning est respecté. Mais… comment fédérer les employés pour qu’ils acceptent facilement l’adoption d’une nouvelle solution informatique ? C’est la mission des ambassadeurs du projet : un rôle que certains adorent… et d’autres moins. Et pourtant, ils peuvent faire toute la différence, car l’avis d’un collègue peut être mieux reçu que celui de la direction. Avec pour objectif le partage d’informations et l’accompagnement des collègues pendant la mise en œuvre d’un projet digital, le profil d’un bon ambassadeur nécessite, entres autres, de savoir transmettre, d’avoir un bon relationnel, et de bénéficier d’un emploi du temps flexible.
Ceci dit, parfois la variété peut produire des fruits inattendus : si l’ouverture d’esprit et l’intérêt pour la nouveauté peuvent faire des bons ambassadeurs, notre expérience nous montre qu’il est également intéressant d’avoir un réticent/réfractaire parmi eux. Un des principaux freins face à l’adoption d’un nouvel outil informatique, c’est la crainte de ne pas arriver à le maîtriser. Un collègue moins jeune ou techniquement moins avancé parmi les ambassadeurs va naturellement challenger l’intérêt de la nouveauté, sans compter l’effet rassurant pour ceux qui, comme lui, auraient tendance à refuser le changement.
3. C’est compliqué de faire simple, mais ça aide !
Si le bilan de tous les cas concrets que nous avons eus avec tipee reste positif, on le doit certes à la façon dont les projets ont été gérés, mais aussi à l’outil lui-même et à la simplicité d’utilisation que nous nous efforçons de lui conférer, jour après jour, depuis plus de 12 ans. C’est un défi complexe, car tipee connaît une clientèle de taille et de domaines d’activité très variés : les compétences de ses utilisateurs sont extrêmement différentes, et notre ambition est de simplifier le quotidien de tous, même (et surtout !) de ceux qui ont une maturité informatique plus faible. Cette volonté fait de tipee un outil qui séduit ses utilisateurs dès leurs premières connexions, tout particulièrement (encore une fois) les réticents ! Le patron d’une entreprise de nettoyage avait longtemps hésité à passer à tipee, car il craignait que ses employés (d’âge et de langue maternelle variés) n’arrivent pas à se familiariser avec l’outil. Quel bonheur, au bout de quelques semaines, quand il nous a confié qu’il s’inquiétait pour rien car, finalement, ses employés «arrivent à se débrouiller dans tipee avec la même facilité que sur Facebook !».
Spécialiste de la digitalisation en Suisse Romande, depuis plus de 10 ans tipee accompagne les PME dans la mise en place de leur outil de gestion du temps et portail RH: gestion des absences, planification, enregistrement du temps de travail, badgeage, gestion des documents RH, etc.
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Aujourd’hui tipee est une application qui compte plus de 1’000 clients : plusieurs dizaines de milliers d’utilisateurs se connectent à son interface tous les jours. Elle fonctionne notamment dans de nombreuses entreprises et administrations publiques, faisant ainsi d’elle la référence en Suisse Romande.
