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SmartPlanning : qu’est-ce que c’est et comment bien choisir son logiciel de planning du personnel ?

Vous passez des heures chaque semaine à construire vos plannings. Vous jonglez entre les congés, les rotations, les contraintes légales et les souhaits de vos équipes et malgré tout, il reste toujours quelque chose à corriger. Si cette description vous parle, vous n’êtes pas seul·e.

La bonne nouvelle : c’est exactement le problème que le SmartPlanning résout en générant des plannings automatiques. Mais qu’est-ce que c’est exactement ? Et comment choisir le bon outil parmi toutes les solutions disponibles ? On vous explique tout.

Qu’est-ce que le SmartPlanning ?

Le SmartPlanning, c’est la planification du personnel rendue intelligente. Contrairement à un planning classique, qu’il soit sur Excel, sur papier ou dans un logiciel basique, le SmartPlanning ne se contente pas de vous donner un tableau vide à remplir. Il génère des propositions de planning automatiquement, en tenant compte de l’ensemble de vos contraintes.

Derrière ce terme se cache un moteur qui analyse simultanément des dizaines de règles pour produire un planning cohérent, conforme et équitable. Ces règles peuvent être légales (durée maximale du travail, repos obligatoires), organisationnelles (taux d’encadrement, compétences requises) ou humaines (préférences des collaborateurs, congés posés, restrictions médicales).

En pratique, le SmartPlanning fonctionne en trois temps :

Vous définissez les règles : vos horaires, vos équipes, vos contraintes et vos priorités
Le moteur génère le planning : en quelques minutes, une proposition complète est produite
Vous validez et ajustez : le planificateur (vous) garde la main sur le résultat final

Ce qui change fondamentalement, c’est la répartition du travail : le système fait le gros du travail de construction, et l’humain se concentre sur la validation et les cas particuliers.

SmartPlanning vs planning classique : ce qui change vraiment

Pour comprendre la valeur d’un SmartPlanning, rien de tel qu’une comparaison concrète.

Avec un planning classique (Excel ou outil basique)

Un responsable de planning dans un EMS de 40 collaborateurs passe en moyenne une à deux journées par mois à construire le planning. Il vérifie manuellement que les repos de 11 heures sont respectés, que les équipes de nuit sont bien pourvues, que les congés ne créent pas de trous dans la couverture. Et ce mois-ci, comme le mois dernier, il y a une erreur quelque part. Un collaborateur planifié le jour de son congé. Un service en sous-effectif un dimanche. Une règle légale oubliée.

Avec le SmartPlanning de tipee

Le même responsable configure ses contraintes une fois. Chaque fois que vous le souhaitez, vous pouvez lancer une nouvelle génération, passer en revue la proposition et la valider. Ce qui prenait deux jours prend désormais une heure. Et la conformité légale, respect de la LTr, repos obligatoires, règles conventionnelles, est vérifiée automatiquement à chaque génération.

Ce n’est pas une promesse marketing. C’est le quotidien de nombreuses organisations qui ont fait le pas.

Pour quelles organisations le SmartPlanning est-il pertinent ?

Le SmartPlanning n’est pas utile pour tout le monde. Si votre équipe est petite, que les horaires ne changent pas d’une semaine à l’autre et que la gestion des plannings vous prend 30 minutes, un outil classique suffit largement.

En revanche, le SmartPlanning devient rapidement indispensable dès que votre situation cumule plusieurs de ces caractéristiques :

Des rotations complexes : équipes en 2×8, 3×8, travail de nuit, weekends tournants
Des contraintes légales strictes : secteurs réglementés comme la santé, la petite enfance ou l’industrie
Des effectifs variables : saisonnalité, remplacements fréquents, personnel intérimaire
Des préférences employés à gérer : désidératas, incompatibilités, restrictions médicales
Plusieurs équipes ou sites à planifier en parallèle

Les secteurs qui adoptent le plus souvent notre planning automatique sont les EMS et établissements de soins, les crèches et structures de la petite enfance, l’hôtellerie-restauration, l’industrie et les entreprises de service avec des équipes terrain.

Comment bien choisir son logiciel de gestion de planning du personnel ?

3. La transparence du moteur

Quand un planning est généré, pouvez-vous comprendre pourquoi certaines décisions ont été prises ? Un bon SmartPlanning doit vous donner de la visibilité sur le respect de chaque contrainte, idéalement via des graphiques ou des indicateurs clairs. Un moteur opaque est une boîte noire difficile à corriger.

4. La facilité de prise en main pour le planificateur

La technologie derrière le moteur importe peu si l’outil est trop complexe à utiliser. Le planificateur doit pouvoir configurer ses règles, lancer une génération et valider le résultat sans nécessiter une formation de plusieurs jours. Demandez toujours une démo sur vos propres données, pas sur un cas générique.

5. L’ancrage local et la conformité légale

C’est un point particulièrement important en Suisse. La loi sur le travail (LTr) impose des règles spécifiques : repos de 11 heures entre deux shifts, durées hebdomadaires maximales, règles sur le travail de nuit, qui ne sont pas les mêmes qu’en France ou en Allemagne. Un logiciel développé pour un autre marché devra souvent être paramétré manuellement pour respecter ces règles. Un outil conçu pour la Suisse les intègre nativement.

6. L’accompagnement à la mise en place

La configuration initiale d’un SmartPlanning est une étape critique. Elle demande de formaliser des règles qui étaient parfois tacites, de faire des choix de priorité et de tester plusieurs scénarios. Un bon éditeur vous accompagne dans cette étape et ne vous laisse pas seul face à une interface complexe.

tipee SmartPlanning vs les autres solutions : comparatif

Toutes les solutions de SmartPlanning ne se valent pas. Voici un comparatif factuel basé sur les fonctionnalités et les caractéristiques disponibles publiquement :

Critère	tipee SmartPlanning	ATOSS	Polypoint	plano WFM
Développé en Suisse	✅	❌ Allemagne	✅ partiel	❌ Autriche
Hébergé en Suisse	✅	❌	❌	❌
Interface en français	✅	❌ anglais	✅	❌
Support local suisse	✅	❌	✅	❌
Conformité LTr native	✅	⚠️ à paramétrer	⚠️ à paramétrer	⚠️ à paramétrer
Alertes conformité en temps réel	✅	✅	❌	✅
Génération automatique de planning	✅	✅	✅	✅
Système de pondération / priorités	✅	✅	❌	✅
Tests multi-scénarios (sessions)	✅	❌	❌	❌
IA / algorithme d’optimisation	✅	❌	❌	✅
Préférences & désidératas employés	✅	✅	✅	✅
Gestion des compétences	✅	✅	✅	✅
Intégré à un SIRH complet	✅	❌ outil isolé	❌ outil isolé	❌ outil isolé
Intégration logiciel de paie	✅	⚠️ sur devis	❌	⚠️ sur devis
Import direct du planning validé	✅	⚠️	⚠️	⚠️
Accompagnement configuration inclus	✅	⚠️	⚠️	⚠️

Tableau établi sur la base des informations publiquement disponibles au moment de la rédaction. ⚠️ = fonctionnalité disponible sous conditions ou à paramétrer manuellement.

Les questions à poser lors d’une démo

Avant de vous décider, voici les questions à poser systématiquement à chaque éditeur :

Combien de temps faut-il pour configurer le premier Planner ? Un délai de plusieurs semaines est un signal d’alerte.
Que se passe-t-il quand deux contraintes sont en conflit ? Le système doit avoir une logique de priorité claire.
Peut-on tester plusieurs scénarios avant de valider ? La flexibilité de test est essentielle en phase de démarrage.
Comment le planning est-il importé dans notre SIRH ? Un import manuel est rédhibitoire.
L’outil est-il conforme à la LTr ? Et surtout : est-ce natif ou paramétrable ?

Ce que tipee propose avec SmartPlanning

Chez tipee, nous avons développé SmartPlanning comme un module natif de notre SIRH suisse, pas comme un outil externe qu’on aurait intégré après coup.

Concrètement, ça change beaucoup de choses : vos données de contrats, d’absences et de compétences sont déjà dans tipee. Le planning généré par SmartPlanning s’appuie directement sur ces données, et une fois validé, il est disponible en un clic dans votre gestion du temps. Zéro ressaisie, zéro risque d’incohérence.

Le moteur gère les quatre familles de contraintes qui comptent vraiment : le temps de travail et la conformité LTr, la couverture des besoins (effectifs, compétences, rotations), les règles RH internes et les préférences des collaborateurs. Et parce que tipee est développé et hébergé en Suisse, la conformité LTr est intégrée nativement, ce n’est pas une option à cocher.

Découvrir SmartPlanning par tipee

En résumé

Le SmartPlanning, c’est la réponse concrète à un problème que connaissent des milliers de responsables RH et de planificateurs : trop de temps passé à construire des plannings, trop d’erreurs, trop de risques légaux. Ce n’est pas de la technologie pour la technologie, c’est un outil au service d’une réalité terrain.

Pour bien choisir votre solution, retenez l’essentiel : un bon SmartPlanning doit s’adapter à vos contraintes (et non l’inverse), s’intégrer à vos outils existants, être transparent dans ses décisions et conforme au droit du travail de votre pays.

Et si vous êtes une entreprise suisse avec des plannings complexes, la question de l’ancrage local et de la conformité LTr devrait peser lourd dans votre décision.

Vous voulez voir comment SmartPlanning fonctionne sur des cas concrets proches de votre activité ?

nos spécialistes vous présentent le SmartPlanning en 30 minutes.

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May 27, 2026

Performance & Pilotage RH : comment passer d’une équipe qui subit à une équipe qui décide
Chaque lundi matin, quelque part dans une entreprise suisse, une responsable RH ouvre trois fichiers Excel pour préparer sa réunion de direction. Elle croise les données à la main. Elle cherche le bon onglet. La réunion commence dans quinze minutes.

Ce n’est pas un manque de compétence de pilotage RH. C’est un manque d’outils.

Et pourtant, en 2026, la performance d’une organisation dépend en grande partie de sa capacité à piloter ses ressources humaines avec précision. Pas une fois par mois. En temps réel.

Pourquoi le pilotage RH est devenu stratégique

Pendant longtemps, la fonction RH a été perçue comme administrative. Utile, mais en coulisses. Réactive par nature.

Les organisations qui performent aujourd’hui ont compris autre chose : les RH sont un levier stratégique, pas un centre de coûts. Elles anticipent. Elles détectent les signaux faibles avant qu’ils ne deviennent des problèmes. Elles prennent des décisions avec des chiffres fiables, au bon moment.

Mais pour jouer ce rôle, il faut les bons outils. Et surtout, il faut cesser de confondre avoir des données avec avoir les bonnes données au bon moment.

Un rapport mensuel, c’est utile. Mais un pic d’absentéisme détecté au bout de trente jours, c’est déjà trop tard pour agir efficacement.

Le vrai problème : des données éparpillées, pas absentes

La plupart des équipes RH ne manquent pas de données. Elles manquent de données centralisées, fiables et accessibles au moment où elles en ont besoin.

Entre le logiciel de paie, les fichiers de gestion des temps, les tableurs de suivi des absences et les rapports manuels demandés par les managers, l’information existe. Mais elle vit dans dix endroits différents.

Résultat : les équipes RH passent une partie significative de leur semaine à produire de l’information plutôt qu’à l’analyser. Certains de nos clients nous le disent avec une franchise désarmante : « Avant tipee, on passait facilement 3 à 4 heures par semaine juste à rassembler les données avant de pouvoir analyser quoi que ce soit. »

Ce temps récupéré, c’est du temps pour ce qui compte vraiment : accompagner les équipes, anticiper les besoins, construire une stratégie RH cohérente.

Les 3 indicateurs RH à vraiment surveiller

Piloter ses RH ne signifie pas multiplier les tableaux de bord. Trop d’indicateurs tue l’indicateur : si tout est prioritaire, rien ne l’est vraiment.

Les équipes RH qui pilotent le mieux sont celles qui savent exactement quels chiffres surveiller et pourquoi.
1. Le taux d’absentéisme
  Un pic inhabituel n’est jamais anodin. C’est souvent le premier signal d’un problème de fond : surcharge, démotivation, management défaillant. Plus tôt vous le détectez, plus vite vous pouvez agir, avant que la situation ne se dégrade.
2. L’écart entre la masse salariale réelle et le budget prévu
  Chaque année, une entreprise planifie sa masse salariale : le montant total qu’elle prévoit de dépenser en salaires, charges sociales et heures supplémentaires. C’est le budget prévu. La réalité, elle, est rarement identique : absences imprévues, heures supp non planifiées, recrutements tardifs. C’est la masse salariale réelle.
  
  Suivre l’écart entre les deux, permet de détecter les dérives avant qu’elles ne deviennent incontrôlables. Un écart repéré tôt se corrige. Le même écart découvert des mois après, lui, se subit.
3. Le taux de turnover mensuel
  
  Un collaborateur qui part représente en moyenne six à neuf mois de salaire perdus en recrutement et formation. Suivre ce chiffre régulièrement, c’est anticiper les signaux faibles et agir avant que la vague arrive.
  
  Pour chaque indicateur, posez-vous trois questions simples : est-ce qu’il m’aide à anticiper quelque chose ? Est-ce que je peux agir dessus s’il déraille ? Reflète-t-il ce qui compte vraiment pour mon organisation ? Si une réponse est non, peut-être que cet indicateur n’a pas sa place dans votre tableau de bord.
De réactive à proactive : le changement de posture

Le quotidien d’une équipe RH sans bons outils, c’est souvent ça : on apprend qu’un manager a perdu deux collaborateurs en trois mois… lors de l’entretien de départ du troisième. On découvre que les heures supplémentaires ont explosé dans un département… quand le budget est déjà dépassé. On réalise qu’un problème de planning couve depuis des semaines… le jour où il devient une crise.

Ce n’est pas un manque de compétence. C’est un manque de visibilité.

Ce que permettent les bons outils de pilotage RH, ce n’est pas uniquement de gagner du temps, même si c’est réel. C’est surtout de ne plus être le ou la dernière à savoir. De pouvoir poser les bonnes questions avant que les situations se dégradent. D’avoir une conversation proactive avec les managers, plutôt que de gérer des urgences en mode pompier.

Concrètement, ce changement de posture passe par quelques réflexes simples :

Fixer un rendez-vous hebdomadaire avec vos données. Pas un audit complet, quinze minutes pour parcourir vos indicateurs clés et repérer ce qui sort de l’ordinaire. Ce rituel seul peut transformer votre façon de travailler.

Partager les indicateurs avec les managers. Le pilotage RH ne devrait pas rester dans le bureau RH. Quand un manager voit lui-même le taux d’absentéisme de son équipe évoluer, il devient un allié, pas un destinataire de mauvaises nouvelles.

Distinguer ce qui est urgent de ce qui est important. Une équipe réactive court après les urgences. Une équipe proactive identifie les signaux faibles avant qu’ils ne deviennent urgents. C’est souvent une question d’outillage et d’habitude.

Une équipe RH qui pilote, c’est une équipe qui lit ses données au lieu de les chercher. Qui anticipe au lieu de réagir. Qui construit une vraie stratégie RH et qui a enfin le temps de le faire.

Rémunération : le levier RH encore trop discret en Suisse

La performance RH ne se limite pas aux tableaux de bord. Elle passe aussi par la capacité à attirer et fidéliser les bons profils — et la rémunération est un levier encore largement sous-exploité en Suisse.

Dans notre dernier épisode de tipee talks, nous avons exploré ce sujet avec Alain Salamin, consultant RH et expert pour le Bureau fédéral de l’égalité, et Ivan Brustlein, fondateur de Swibeco.

Ce qu’on en retient : la rémunération repose sur quatre piliers distincts — salaire de base, salaire variable, incentives à long terme, et avantages annexes (benefits). Et c’est précisément sur ce dernier levier que les entreprises ont le plus de marge de manœuvre pour se différencier.

Les benefits flexibles, où chaque collaborateur reçoit la même enveloppe budgétaire et choisit comment l’utiliser, permettent à la fois plus d’équité et plus d’impact. Pas de cours d’anglais imposé à tout le monde. Un budget mobilité durable, santé ou repas que chacun adapte à ses besoins réels.

Pour les PME suisses qui ne peuvent pas toujours rivaliser sur le salaire de base, c’est une opportunité concrète : investir sur les éléments qui donnent du sens, qui expriment les valeurs de l’entreprise, et qui coûtent souvent moins cher qu’une augmentation générale, tout en ayant bien plus d’impact sur l’engagement.

Ce que ça change concrètement avec tipee

tipee est une plateforme RH suisse conçue pour les entreprises qui veulent passer du pilotage artisanal au pilotage structuré, sans usine à gaz.

Tableau de bord en temps réel, rapports générés en quelques clics, données centralisées et accessibles : l’objectif est simple. Que vos données RH travaillent pour vous, pas l’inverse.

Parce qu’une équipe RH bien outillée, c’est une organisation qui avance.

Vous voulez voir à quoi ça ressemble concrètement pour une entreprise comme la vôtre ?

Découvrez tipee
April 23, 2026
Leadership adaptatif : 5 stratégies pour transformer votre management hiérarchique

Oublions un instant les approches de management traditionnelles. Le leadership adaptatif n’est pas qu’une nouvelle tendance à la mode, c’est une philosophie profondément humaine qui redéfinit la relation entre managers et équipes. Comment insuffler cette dynamique dans votre organisation ? Voici cinq stratégies concrètes pour intégrer cette approche dans votre organisation et créer un environnement où chacun·e peut s’épanouir.

Qu’est-ce que le leadership adaptatif ?

Le leadership adaptatif repose sur trois piliers fondamentaux : la flexibilité, l’écoute active et la capacité à se réinventer. Il ne s’agit pas seulement de répondre à des défis ponctuels, mais d’adopter un état d’esprit où le changement devient une opportunité de croissance.

Exit les processus rigides et les directives venues d’en haut, place à un management qui donne vie aux idées et libère les potentiels! Les managers deviennent des facilitateurs·rices : ils·elles créent les conditions pour que les talents s’expriment pleinement, que les idées émergent et que l’équipe réussisse collectivement.

Cette approche permet à votre organisation de rebondir face aux imprévus. Elle cultive un environnement stimulant où chaque collaborateur se sent partie prenante de la réussite collective.

5 stratégies pour transformer votre management

1. Favoriser une mentalité d’apprentissage continu

Le leadership adaptatif commence par une curiosité insatiable. En favorisant une culture d’apprentissage, vous donnez à vos équipes les outils pour anticiper et s’adapter. Mais attention, cet apprentissage ne doit pas être limité à des formations formelles. Misez sur des formations qui sortent des sentiers battus, créez des moments d’échange informels, lancez des débats qui bousculent les idées reçues.

Une idée : Organisez des “cafés découvertes” hebdomadaires – 30 minutes où chacun partage une nouvelle technique, un outil innovant ou une lecture inspirante sont des parenthèses qui nourrissent l’esprit d’innovation et renforcent les liens.

2. Faire de la flexibilité votre meilleur atout

Les pépites naissent parfois des chemins de traverse. En cultivant la flexibilité, vous donnez à votre équipe la liberté d’explorer sans crainte de l’échec et en renforçant leur capacité à s’adapter. Concrètement ? Lancez des projets tests, multipliez les séances de créativité collective, réservez du temps pour l’innovation.

Astuce pratique : Instaurez des “lab days”, des journées où les équipes peuvent donner vie à leurs idées les plus audacieuses. Plus vous leur donnerez d’espace pour expérimenter, plus elles sauront rebondir face aux défis.

3. Miser sur une communication authentique

Une communication ouverte et sincère est indispensable pour bâtir un climat de confiance. Créez des espaces où chacun peut s’exprimer librement, où l’information circule naturellement. C’est ainsi que naît un climat de confiance où les équipes se sentent valorisées et écoutées et les idées s’épanouissent.

Jean-Baptiste Thalmann, commandant du service de sécurité de la police militaire suisse, a bousculé les codes en créant une plateforme de communication directe avec ses équipes. Résultat ? Une proximité nouvelle et une efficacité décuplée à tous les échelons.
Découvrez notre podcast sur le leadership moderne avec Jean-Baptiste Thalmann.

4. Développer l’intelligence émotionnelle

Un·e leader adaptatif·ve sait lire entre les lignes. Il comprend les non-dits, capte les signaux faibles, s’adapte aux personnalités de chacun·e. Cette sensibilité crée un climat où le bien-être n’est pas un vain mot. Cela est particulièrement utile dans les moments de forte pression.

À mettre en pratique : Proposez à vos managers des ateliers pour mieux comprendre les dynamiques émotionnelles et encourager l’empathie dans les interactions quotidiennes.

5. Encourager un feedback constructif et régulier

Le feedback bien dosé booste la motivation et la cohésion d’équipe. Des échanges réguliers montrent que chaque voix compte. C’est aussi un radar efficace pour repérer les blocages et les lever rapidement.

Le feedback à 360° permet à chacun de recevoir des retours non seulement de son manager, mais aussi de ses collègues. Ainsi, cette approche nourrit l’amélioration continue et renforce les liens.

Dépasser les résistances dans une structure hiérarchique

Passer d’un modèle hiérarchique à une approche plus adaptative peut soulever des résistances, le fameux changement management, notamment chez les collaborateur·rice·s habitué·e·s aux schémas classiques. La solution ? Impliquer toutes les parties prenantes et démontrer les bénéfices concrets du changement. Montrez par l’exemple les bénéfices concrets de cette approche.

Retour d’expérience : Jean-Baptiste Thalmann a fait tomber les barrières en simplifiant les process et en responsabilisant ses équipes. Chacun s’est senti acteur du changement.

Un management plus humain pour un avenir collectif

En adoptant le leadership adaptatif, vous créez une culture organisationnelle qui valorise les talents et transforme les défis en opportunités. Au-delà de la performance, il crée un cadre de travail plus humain où chacun peut donner le meilleur de lui-même.

Pour vos équipes, c’est l’opportunité d’évoluer dans un environnement qui fait sens, où chacun·e se sent reconnu·e et encouragé·e à donner le meilleur de soi-même. En adoptant cette approche, vous créez les conditions pour que chacun puisse se dépasser et contribuer pleinement au succès collectif.
Ces stratégies ne sont pas des recettes magiques, mais elles offrent une boussole pour évoluer vers un management inspirant et inclusif. Alors, prêt·e à transformer votre organisation ?

December 5, 2024
Pourquoi et comment s’adapter au nouveau travail flexible sans tarder ?
Que devez-vous savoir au sujet du travail flexible ?

Si le monde entier a été complètement bouleversé par la crise sanitaire, l’univers du travail ne fait pas exception. Avant la crise sanitaire, les entreprises initialement réfractaires au travail à distance étaient nombreuses. Pendant le confinement, beaucoup d’entre elles s’y sont essayées et elles se déclarent séduites par cette nouvelle pratique encore aujourd’hui: force est de constater que la productivité ne baisse pas, bien au contraire!

Cependant, pour gérer au mieux les aspects administratifs et organisationnels du travail à distance, un outil moderne est indispensable. La flexibilité induite par ces nouvelles façons de travailler n’est pas possible – ni souhaitée – pour tout le monde, tout dépend du secteur d’activité. Mais les entreprises qui le peuvent doivent s’équiper et se moderniser, car le travail à distance sera encore plus perturbant que ce que nous avons connu jusqu’ici, selon les experts. Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi.

Le travail à distance devient bien plus qu’une option

“Mon bureau c’est ma chambre, pour le moment”: c’est comme ça que Shannon Hardy, Vice-présidente du travail flexible chez LinkedIn, décrit son “lieu” de travail sur son profil sur le réseau social.

LinkedIn n’est pas le seul géant américain de la Tech à avoir ouvert, dans les 12 derniers mois, un poste spécialement dédié à la gestion du travail à distance. C’est le cas, entre autres, pour Annie Dean, directrice du télétravail chez Meta, et Terry Tran, cheffe du “virtual first” chez Dropbox.

En effet, une des conséquences de la pandémie est sans doute l’accélération de la diffusion du travail à distance, et ce, pas qu’aux États-Unis ! En Suisse, cette nouvelle façon de travailler a bien pris pied aussi, y compris dans les secteurs d’activités initialement moins favorables, comme on le voit dans la fonction publique. À l’État de Fribourg, par exemple, avant la pandémie, les fonctionnaires en télétravail étaient 220, contre 1 170 à vouloir continuer une fois la pandémie passée.

L’économiste du travail Adam Ozimek prévoit que la prochaine phase du travail à distance aura davantage de répercussions sur les entreprises, et que cela transformera les économies. Il ne s’agira pas seulement de permettre aux salariés de travailler à distance: les entreprises réviseront leurs politiques et leur culture d’entreprise pour s’adapter aux nouveaux modèles de travail flexible.

Selon l’économiste, aujourd’hui une grande quantité d’informations et de connaissances d’une entreprise, son «know-how» se transmettent oralement et de façon informelle. L’un des plus grands changements stratégiques que les entreprises vont devoir opérer consiste à formaliser davantage les connaissances et les processus, afin de ne plus avoir à s’appuyer sur la tradition orale de l’entreprise pour transmettre les connaissances essentielles.

Pour ce faire, il devient indispensable d’adopter une application simple qui centralise les informations et les rend accessibles partout et en tout temps.

Image: Visual Capitalist / Pwc – Les nouvelles façons de travailler entraînent de nombreux changements

Pourquoi les nouvelles manières de travailler s’imposent-elles autant ?

Travailler autrement implique tout d’abord de changer de mentalités et d’habitudes. Voici un exemple: avant le vote de septembre 2020, le congé paternité en Suisse n’existait pas dans le droit fédéral. À la naissance d’un enfant, les pères pouvaient demander un jour de congé usuel, tout comme lors d’un déménagement. Après le vote, le congé paternité est passé à 2 semaines. Et puisque les mœurs évoluent, les hommes souhaitent s’impliquer davantage dans la vie de famille, même après: la flexibilité du travail à distance permet de le faire!

Cela n’est qu’un des avantages qui motivent les collaborateurs et les collaboratrices à faire du télétravail:
- Ils se passent volontiers des bouchons sur les routes ainsi que des heures de transport;
- Le temps gagné est utilisé pour partager des moments en famille, accompagner les enfants à l’école, pratiquer du sport…;
- Ils apprécient la flexibilité qui leur permet de travailler depuis n’importe où, y compris leur résidence secondaire;
- Les interruptions diminuent, la concentration augmente.
Les salariés ne sont pas les seuls à bénéficier des avantages du travail à distance, les entreprises y sont gagnantes aussi:
- La perspective de limiter les frais de location des surfaces est un argument important;
- Les employés sont plus motivés, et cela a un impact positif sur les objectifs et les résultats de l’entreprise;
- L’absentéisme baisse;
- La flexibilité offerte par ces nouvelles formes de travail permet d’attirer des professionnels compétents et talentueux qui accordent de l’importance à cet aspect, au point de faire de cet avantage un critère essentiel dans le choix de leur emploi.
Télétravail : un bon outil est indispensable pour gérer l’administratif

Quelles que soient les raisons de travailler à distance, ces nouvelles habitudes impliquent des contraintes administratives importantes. C’est pourquoi une bonne application pour la gestion du temps et du personnel est essentielle et peut être facilement rentabilisée, car elle permet de gagner en temps et en efficacité.

La Suisse a la particularité d’avoir un taux de temps partiels très élevé. Rien que ça, c’est suffisant pour donner des maux de tête aux RH peu ou mal équipés. Pensons par exemple au calcul des jours de congé, qui se complique parfois si le salarié demande de changer de taux d’activité en cours d’année… En cas de télétravail, de nouvelles problématiques peuvent s’ajouter: comment prévoir des séances en étant sûr qu’elles ne tombent pas le jour de congé du collaborateur ou de la collaboratrice à temps partiel? Peut-on imposer un modèle d’horaire fixe comme auparavant?

Chez tipee, nous précisons dès le premier entretien d’embauche que le changement de taux d’activité en cours d’année ne pose aucun problème: notre application tipee recalcule le solde des congés des employés dès qu’on modifie leur taux d’activité. Pas seulement: il nous permet aussi de savoir quels sont les collaborateurs et les collaboratrices actifs chaque jour, directement dans l’application, pour davantage de transparence et d’efficacité pour tous.

Une autre particularité du travail à distance, c’est que les entreprises ont tendance à réduire la surface des bureaux pour limiter les frais de location, ce qui fait partie des avantages que les employeurs apprécient dans ces nouvelles façons de travailler. Il arrive donc que le nombre de bureaux et de places de parc soit inférieur au nombre de salariés de la boîte: d’où l’intérêt de disposer d’un outil permettant la réservation de ces espaces communs facilement, pour gagner du temps et éviter toute prise de tête!

Simplifier l’enregistrement du temps de travail, obligatoire en Suisse pour la grande majorité des entreprises, est un autre point important à prendre en considération. Avec une application hébergée dans le cloud, comme c’est le cas pour tipee, les salariés sont libres de noter leurs heures comme bon leur semble: à travers la badgeuse, le smartphone, ou même leur propre ordinateur, pour les entreprises fans du BYOD ou “Bring Your Own Device”. Il s’agit de proposer aux employés, avec leur accord (et au besoin en l’indiquant dans le contrat de travail), d’utiliser leurs propres outils informatiques pour travailler (smartphone, ordinateur…). Une tendance qui s’affirme de plus en plus avec la généralisation du télétravail!

Comment garder un bon équilibre entre vie privée et vie professionnelle en télétravail

Comme nous venons de l’évoquer, une des raisons pour laquelle les salariés aiment le travail à distance, c’est la flexibilité. Qui dit flexibilité, dit gestion du temps de travail plus autonome, meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle, et donc plus de motivation et de productivité (ce qui plaît beaucoup aux entreprises, ça va sans dire). Un collaborateur peut décider de commencer sa journée à 6 heures du matin et de finir à 15 heures, pour dédier le reste du temps à son hobby ou à sa famille. Ou bien, il peut choisir de faire ses courses à 14 heures, plutôt qu’en heure de pointe après le travail.

Un logiciel de gestion du temps permet de saisir ses horaires facilement, y compris les pauses, afin de savoir toujours où l’on en est dans sa journée de travail, et faire en sorte qu’elle ne soit ni trop courte ni trop longue. Ainsi, on s’assure de respecter le cadre juridique de la loi du travail, et on évite tout risque en cas de contrôle.

Le fameux équilibre entre vie privée et vie professionnelle, donc, devient très personnel: le “worklife balance” semble céder la place au “working blend”, un mélange des deux qui séduit à la fois les employeurs et les salariés. Cette nouvelle tendance s’appuie sur une organisation impeccable, rendue possible grâce à une application conçue pour se simplifier la vie au travail.

Moderniser son entreprise pour accueillir les révolutions futures

Mais faciliter le travail à distance n’est pas la seule raison pour équiper son entreprise d’un outil moderne. Il faut également prendre en considération le fait qu’aujourd’hui, nos maisons débordent d’équipements de nouvelle génération: Internet très haut débit, services de vidéo à la demande, assistants vocaux, système domotique… Retourner au travail le lundi et avoir à utiliser un vieux programme comptable daté, voilà qui risque inévitablement de nous plonger dans le passé!

Se moderniser devient donc un impératif pour les entreprises, pour rester dans l’air du temps, certes, mais surtout pour avoir un avantage compétitif indispensable pour:
- Gagner en temps et en efficacité;
- Attirer et retenir les talents;
- Se préparer aux révolutions futures.
Conclusion

Dans cet article, nous avons passé en revue les changements liés aux nouvelles façons de travailler (présentes et futures!). Le constat est le suivant:
- Le télétravail séduit davantage d’entreprises et de salariés;
- La flexibilité rend plus fluides les limites entre vie professionnelle et vie privée;
- La gestion simplifiée du travail à distance devient un critère important dans les recrutements;
- Le gain de temps permet de rentabiliser rapidement tout investissement dans une application pour simplifier la gestion des équipes en présence et à distance.
Vous êtes ouvert au travail à distance, et vous aimeriez que tipee vous accompagne dans la modernisation de votre entreprise? N’hésitez pas à nous contacter pour nous poser toutes vos questions, nous serons ravis de pouvoir vous aider!
February 23, 2022
Pourquoi et comment encourager la digitalisation des documents RH
Dans cet article, nous abordons un sujet qui a la cote depuis plusieurs années dans la gestion des ressources humaines, et notamment suite à la crise sanitaire et à la démocratisation du télétravail : la digitalisation des documents rh.

La digitalisation des documents RH englobe la conversion des documents papier en format numérique et leur gestion à l’aide de solutions logicielles. Cela peut inclure des documents tels que les contrats de travail, les bulletins de salaire, les certificats médicaux, les cahiers des charges et les courriers. La digitalisation permet la centralisation de toutes les informations importantes pour l’entreprise et ses employés, ainsi que leur accès facile et rapide par toutes les personnes autorisées. Cela peut également simplifier la gestion administrative des employés et améliorer l’efficacité des responsables des ressources humaines.

Nous allons surtout voir les avantages de la dématérialisation des documents pour les collaborateurs et collaboratrices des ressources humaines, notamment avec la simplification d’une des tâches administratives historiquement les plus chronophages : la gestion et l’envoi des bulletins de salaires.

La gestion rh du dossier du collaborateur

Martine est responsable RH, et elle adoooore son métier. Elle le vit comme une mission : d’une part, trouver le bon candidat à embaucher, d’autre part, aider les collaborateurs et les collaboratrices à faire de leur mieux pour leur réussite et celle de l’entreprise, mais également à se sentir épanouis et fiers de leur travail.

Martine adore son métier, sauf… la dernière semaine de mars. Chaque année, à cette période, elle hésiterait presque à prendre ses congés, si elle n’avait pas aussi bonne conscience. Car c’est à ce moment-là qu’une bonne partie de l’entreprise la sollicite avec la même question : “Pourriez-vous me transmettre mon certificat de salaire ? Il faut absolument que je fasse ma déclaration d’impôts avant ce soir, et je ne sais plus où il est…”*

Eh oui, ça arrive même aux meilleurs de croire avoir sauvegardé le bon document au bon endroit. Malheureusement, c’est souvent au moment du besoin qu’on s’aperçoit que ce n’est pas le cas. Un exemple ? Vous venez de visiter l’appartement de vos rêves, vous aimeriez présenter votre dossier en premier, mais hélas, vos trois derniers bulletin de paie sont introuvables. Compte tenu de la pénurie de logements en Suisse, la liste de candidats pour les biens sympas est toujours très longue : vous n’avez pas intérêt à laisser passer du temps avant de présenter votre dossier, car le lendemain ça pourrait déjà être trop tard ! Même chose pour le leasing de votre future voiture, ou un emprunt, etc…

Dans ces cas, l’urgence est toujours maximale : il faut les bons documents et tout de suite. Si les collaborateurs ont du mal à les retrouver, les services RH risquent d’être sollicités trop régulièrement et dans l’urgence. Ce qui n’est pas top pour la productivité, si on considère qu’il faut en moyenne 23 minutes pour retrouver la concentration après chaque interruption (c’est la science qui le dit, pas nous !).

La gestion des ressources humaines : une mission parfois impossible

Heureusement, les RH sont là, entre autres, pour fournir au collaborateur les documents dont il peut avoir besoin. Cependant, combien de temps on gagnerait, si le dossier était tout le temps à portée de main ? Et combien de responsables des ressources humaines préféreraient simplifier les processus rh et passer leur temps sur des dossiers brûlants, au lieu de chercher des documents pour des vingtaines, voire des centaines d’employés ?
Quand on choisit de travailler dans les RH, c’est avant tout pour la dimension humaine et sociale du métier, et beaucoup moins pour les tâches administratives du poste (sinon, on ferait expert-comptable 🙂 ).
Alors, quel dommage d’entendre des professionnels passionnés par ce beau métier, se sentir épuisés et frustrés, notamment par le manque de temps et de ressources qui leur permettraient d’effectuer un travail bien meilleur. Sans compter que l’entreprise serait la première à en bénéficier !

La dématérialisation comme solution

Que faire pour simplifier et rendre plus efficace la gestion des ressources humaines ? Comment simplifier la gestion des documents en entreprise, d’autant plus avec la démocratisation du télétravail qui suit la crise sanitaire ? Une des solutions est sans doute la dématérialisation, une démarche que le COVID-19 a contribué à accélérer : archivage électronique, dématérialisation des factures, signature électronique… Cette tendance est désormais devenue un incontournable de la transformation digitale en entreprise, les organisations devant s’adapter, sous peine de se retrouver dépassées.

En effet, pour rester compétitives, les entreprises ont tout intérêt à mener leur transformation numérique avec succès, la numérisation étant une étape fondamentale de ce processus. Nous avons d’ailleurs partagé les 3 clés de la digitalisation selon tipee dans un article précédent qui décrit bien les éléments à ne pas négliger pour la bonne réussite de cette aventure.
La liste, non exhaustive, des fonctionnalités que les outils numériques devraient prendre en compte pour simplifier les processus RH comprend trois axes principaux :
- La gestion de la paie ;
- Le suivi des absences et des présences ;
- La centralisation des informations liées aux salariés.
Rien que ces trois éléments, s’ils sont pris en charge par un logiciel (idéalement un seul) permettraient un gain de travail et d’efficacité dont toute l’entreprise bénéficierait. Sans parler de la diminution de papier, autre argument “brûlant” en faveur de la dématérialisation !

Les avantages de la digitalisation des documents RH

Avouons-le : les dossiers suspendus dans les placards fermés à clé, sont si peu pratiques ! Tout comme les répertoires sauvegardés sur un disque local, avec les fichiers qui ne sont jamais dans le bon ordre, et les droits d’accès souvent pas très bien sécurisés. Nous espérons que nos lecteurs et nos lectrices n’auront jamais à connaître ça. Mais force est de constater que, pour beaucoup d’entreprises qui hésitent à franchir le pas, ce système de stockage des documents n’a pas encore été complètement remplacé par les outils digitaux. Pourtant, les avantages de ces derniers s’avèrent multiples ! Voici nos préférés.
- La numérisation des documents permet la centralisation de toutes les informations importantes pour l’entreprise et ses collaborateurs :
  - Les contrats de travail ;
  - Les bulletins de salaire ;
  - Les certificats médicaux ;
  - Les cahiers des charges ;
  - Les courriers ;
  - Et bien d’autres !
- Le fait que ces informations soient disponibles sous format numérique signifie qu’elles sont accessibles partout, en tout temps et par toutes les personnes autorisées (dont le collaborateur concerné, si vous lui donnez l’accès).
  Plus besoin de monter à l’étage et d’aller voir Didier, qui va parcourir tout le couloir pour ouvrir l’armoire fermée à clé et nous sortir (enfin !) l’avant-dernière fiche de paie qu’on cherchait depuis 2 heures (et tant pis si le client attend un devis, il est vendredi, et notre recherche d’appartement ne peut pas attendre lundi !). On exagère (quoique…), mais vous voyez l’idée !
- Inutile d’être sur place pour consulter les documents dont on a besoin, donc, mais aussi de les imprimer pour les transmettre au collaborateur en format papier. La planète dit merci, et le budget de l’entreprise aussi ! Un avantage écologique, certes, mais aussi économique, car la diminution des coûts en cas de numérisation des documents est non négligeable. Qui dit mieux ?
- Comme nous l’avons évoqué plus haut, la numérisation des documents RH permet de simplifier la vie de Martine et de tous ses collègues en ressources humaines. Une gestion administrative des collaborateurs plus efficace, voilà qui aide les collaborateurs et collaboratrices RH à gagner un temps précieux, qui pourra être réservé à des tâches plus importantes.
  Qui dit gain de temps, dit augmentation de productivité, sans compter que, si le ou la responsable des ressources humaines quitte définitivement l’entreprise, la relève aura facilement accès aux dossiers dont elle a besoin !
- Digitalisation rime avec sécurité des données, car un bon outil de gestion des documents doit garantir un stockage sécurisé, des sauvegardes fréquentes, ainsi que la possibilité d’avoir des accès différents en fonction de son rôle dans l’entreprise (admin versus collaborateur). C’est le cas pour le module “Document” dans tipee, si jamais 😉
La gestion de la paie en un clic : c’est possible !

Une tâche souvent jugée très chronophage par les collaborateurs et collaboratrices RH, c’est la gestion de la paie. Comment transmettre les fiches à chacun des employés ? Le papier n’est vraiment pas pratique. Par email c’est souvent délicat, car nous ne sommes jamais à l’abri d’une erreur…
C’est pourquoi, dans tipee, nous avons introduit LA fonctionnalité qui peut vraiment changer la vie de Martine et ses collègues RH : l’envoi automatique.

Il est désormais possible d’importer tous les bulletins de salaire depuis le progamme salaire et d’envoyer, et d’envoyer automatiquement chaque fiche au collaborateur concerné en un seul clic.

Il suffit d’un import des fiches, qui se fait sur la base du numéro de collaborateur : ce numéro doit être le même que celui utilisé par le système de salaires de l’entreprise. Ainsi, la fiche de paie sera à la fois dans le répertoire du collaborateur RH, et visible par le salarié directement dans tipee. Il est même possible de lui envoyer une notification automatique dès que le document est disponible !

Conclusion

La digitalisation des documents RH est un avantage compétitif pour toute PME. Gain de temps, productivité accrue, meilleure gestion des collaborateurs, accès sécurisé par tous et en tout temps, écologique et économique… Que des avantages pour les entreprises qui franchissent le pas ! Vous hésitez encore ? Contactez-nous en remplissant le formulaire, nous serons ravis de vous renseigner davantage.

*Inutile de préciser que Martine ne travaille pas chez tipee… ni avec tipee
(mais elle en rêve…).
September 13, 2021
tipee et le télétravail – #3 – les journées fragmentées (ou la fin du 8h-midi-13h-17h)

les journées fragmentée (ou la fin de 8h-midi-13h-17h)

Avouons-le, pour beaucoup d’entre nous, une journée en télétravail n’est pas un long fleuve tranquille…

Amener les enfants à l’école, sortir le chien, apporter à manger aux grands-parents (au moins pendant le Covid), un coup chez le dentiste, une visite chez le médecin (ou un test Covid), et j’en passe. Certaines interruptions peuvent aussi être volontaires, pour couper la journée en allant marcher pour s’aérer ou pour se relaxer un moment. Bref, ces coupures rythment la journée et c’est un avantage bien apprécié par les collaborateurs et collaboratrices.

Du côté de l’entreprise, l’important est que le travail soit fait. Peu importe l’horaire finalement, pour autant que l’employé·e puisse collaborer avec son équipe et qu’il soit efficace pendant ses heures effectives de travail.

Avec une application comme tipee, c’est facile. La personne peut très facilement débuter et terminer une période de travail.

Prenons l’exemple de Vincent qui aime commencer ses journées assez tôt. En un clic, il s’annonce dans tipee quand il démarre vers 6h45. Durant cette première partie de la journée, Vincent a l’habitude de répondre à ses mails et préparer sa journée. Puis, en un clic, il quitte pour déjeuner avec ses enfants. Après ce moment en famille, il reprend le travail vers 8h20. Vers 11h, il a besoin d’une 20aine de minutes (clic et clic) pour régler une affaire privée. A 12h15, il s’arrête pour manger son lunch. Vincent reprend le travail en un clic à 13h00 pour une courte séance en visio avec son équipe. Puis vers 13h25, il part marcher pendant une bonne demi-heure avec le chien. Requinqué, il reprend à 14h, d’une traite jusqu’à 17h. Un peu de devoirs de math avec l’aînée et il pourra finalement terminer son dernier dossier entre 18h et 19h.

Finalement, Vincent aura (télé)travaillé 8 heures et 15 minutes ce jour-là. Tout en ayant passé du temps de qualité pour lui et sa famille.

En tant que collègue de Vincent, le présencier me permet de voir s’il est actif ou non en ce moment. Pratique si je dois lui lancer un coup de fil.

Et ces quinze minutes travaillées en plus sont automatiquement comptabilisées en temps réel dans son solde d’heures supplémentaires.

Conclusion
Lorsque le fonctionnement de l’entreprise le permet, cette flexibilité offre à l’employé une qualité de vie très appréciée, tout en lui permettant de faire son travail de manière efficace. Et cette transparence évite le fameux jeu de dupes où l’employé annonce un 8h-midi-13h-17h qui ne représente en rien la réalité.

Remarque importante
A noter qu’il ne faut pas oublier que loi sur le travail (Ltr) s’applique de la même manière en télétravail qu’au bureau. L’entreprise est donc responsable dans un cas comme l’autre d’enregistrer les entrées et les sorties de chaque employé·e. Et cela doit représenter la réalité. Un prochain post rappellera comment tipee peut vous aider à respecter la loi et en particulier les contraintes liées aux pauses, aux durées maximales et temps de repos, au travail de nuit ou de dimanche, etc.

February 10, 2021
tipee et le télétravail – #1 – l’organisation du télétravail
L’organisation du télétravail

Ah, le nouveau monde du travail hybride… Dans un monde idéal, tout le monde sait en tout temps qui travaille depuis la maison et qui est au bureau. Dans la réalité, c’est souvent plus compliqué que ça…

Avec tipee, ça devient possible. Et c’est même très simple !

Comme toujours, toutes les sociétés n’ont pas les mêmes besoins et il y a souvent plusieurs manières d’y répondre. Cette diversité est souvent un challenge pour nous, lorsque nous construisons tipee. Et on adore ça !

Voici donc quelques exemples concrets pour organiser télétravail :

Exemple 1 : Dans certaines entreprises, ce sont les planificateurs ou responsables d’équipe qui organisent le travail en choisissant des horaires à distance ou des horaires présentiels. Appelez-le ‘télétravail’ (ou TT), HO (ou Home Office), remote ou ce que vous voulez ; et donnez-lui une couleur spécifique. Vous saurez ainsi d’un coup d’œil qui travaillera depuis la maison demain ou la semaine prochaine.

Exemple 2 : Dans d’autres cas, c’est la personne concernée (collaborateur ou collaboratrice) qui peut elle-même choisir si elle fait du télétravail ou si elle vient au bureau. Elle peut donc se planifier elle-même.

Le guide pour tout savoir sur les aspects légaux et fiscaux du télétravail (et les spécificités pour les frontaliers)

Télécharger gratuitement

Astuce : certains utilisent encore un horaire différent pour ceux qui vont parfois dans un coworking.

Et en bonus, trois avantages apportés de facto par cette organisation du télétravail ¨ :
1. Cela permet de facilement retrouver qui était quand au bureau. Parfait par exemple pour retrouver toutes les personnes qui étaient au bureau mardi 15, en même temps que John qui vient d’être testé positif au Covid !
2. Et on peut ainsi compter le nombre de jours de télétravail vs. présentiel. Intéressant pour sortir des statistiques et comparer deux secteurs ou suivre l’évolution dans le temps.
3. Et ces compteurs sont également intéressants pour répondre aux demandes du fisc de certains cantons (Genève par exemple) qui imposent à l’entreprise de noter le nombre de jours de télétravail sur le certificat de salaire annuel. Grâce à tipee, vous pouvez extraire ces chiffres en deux clics !
Si vous avez des questions pour mieux configurer votre tipee, n’hésitez pas à contacter nos spécialistes via help@tipee.ch.

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February 3, 2021
Les 3 clés de la digitalisation selon tipee

Dans son bureau, au fond d’un tiroir, notre collègue Jean-Luc cache un trésor qu’il conserve précieusement : des vieilles feuilles de pointage pour pointeuses mécaniques, dont le teint jaunâtre du papier révèle le côté indéniablement vintage. Ces vestiges du passé étaient des cadeaux que les premiers clients de tipee ont fait à Jean-Luc, qui, impatient de les montrer au reste de l’équipe, les a gardés en souvenir.

Pour un logiciel qui a un peu plus d’une dizaine d’années et qui, aujourd’hui, remplace plus souvent des fichiers Excel ou des logiciels vieillissants, c’est sans doute surprenant de penser qu’au tout début de son histoire en 2007, tipee détrônait encore des pointeuses mécaniques !

Il est vrai que la vitesse d’évolution des timbreuses, passées en l’espace de quelques années de premiers modèles mécaniques aux tablettes tactiles wifi actuelles, nous surprend. Mais souvenons-nous que, toujours en 2007, le premier iPhone sortait et bouleversait le marché des smartphones, en faisant de ces outils les produits de consommation de masse dont on peut difficilement se passer aujourd’hui.

Les nouvelles technologies connaissent une croissance exponentielle, avec un impact parfois déstabilisant, tant dans nos vies privées que dans le milieu professionnel.

Comme évoqué dans l’article «Comment engager et motiver ses collaborateurs dans un projet de digitalisation» publié sur le site bilan.ch le 31 janvier dernier, tout projet de digitalisation connaît de la résistance au départ, à quelques exceptions près.

Au cours des dernières années, nous avons souvent vu l’hésitation initiale des nouveaux utilisateurs de tipee laisser la place à la satisfaction de constater que, finalement, la transition n’avait pas été aussi compliquée que ce qu’ils craignaient au départ : de toute façon, les bénéfices de la digitalisation compensaient largement l’effort d’adaptation !

Après plusieurs centaines d’expériences concrètes depuis les débuts de tipee, nous avons pu remarquer que les projets de digitalisation les mieux réussis ont des fondements communs. Voici les 3 facteurs principaux qui, à notre avis, représentent des leviers importants de la transformation digitale :

1. Confier le projet à la bonne personne

Comme indiqué dans l’article de bilan.ch, le choix d’un bon porteur de projet reste une étape clé dans la réussite de tout projet de digitalisation. Souvent, pour tipee, il est nécessaire que plusieurs interlocuteurs soient impliqués : les ressources humaines, la comptabilité, les chefs d’équipe… Indépendamment de la complexité de l’initiative, il est primordial que la définition des rôles et des responsabilités soit bien claire pour tous : la gestion de projet sera simplifiée si on sait qui prend les décisions et dans quels délais…

2. Bien choisir les ambassadeurs du projet (sans oublier quelques réticents !)

Le projet de digitalisation avance bien : les objectifs sont définis, les responsabilités sont claires, le choix du prestataire a été fait, et le planning est respecté. Mais… comment fédérer les employés pour qu’ils acceptent facilement l’adoption d’une nouvelle solution informatique ? C’est la mission des ambassadeurs du projet : un rôle que certains adorent… et d’autres moins. Et pourtant, ils peuvent faire toute la différence, car l’avis d’un collègue peut être mieux reçu que celui de la direction.
Avec pour objectif le partage d’informations et l’accompagnement des collègues pendant la mise en œuvre d’un projet digital, le profil d’un bon ambassadeur nécessite, entres autres, de savoir transmettre, d’avoir un bon relationnel, et de bénéficier d’un emploi du temps flexible.

Ceci dit, parfois la variété peut produire des fruits inattendus :
si l’ouverture d’esprit et l’intérêt pour la nouveauté peuvent faire des bons ambassadeurs, notre expérience nous montre qu’il est également intéressant d’avoir un réticent/réfractaire parmi eux. Un des principaux freins face à l’adoption d’un nouvel outil informatique, c’est la crainte de ne pas arriver à le maîtriser. Un collègue moins jeune ou techniquement moins avancé parmi les ambassadeurs va naturellement challenger l’intérêt de la nouveauté, sans compter l’effet rassurant pour ceux qui, comme lui, auraient tendance à refuser le changement.

3. C’est compliqué de faire simple, mais ça aide !

Si le bilan de tous les cas concrets que nous avons eus avec tipee reste positif, on le doit certes à la façon dont les projets ont été gérés, mais aussi à l’outil lui-même et à la simplicité d’utilisation que nous nous efforçons de lui conférer, jour après jour, depuis plus de 12 ans.
C’est un défi complexe, car tipee connaît une clientèle de taille et de domaines d’activité très variés : les compétences de ses utilisateurs sont extrêmement différentes, et notre ambition est de simplifier le quotidien de tous, même (et surtout !) de ceux qui ont une maturité informatique plus faible. Cette volonté fait de tipee un outil qui séduit ses utilisateurs dès leurs premières connexions, tout particulièrement (encore une fois) les réticents !
Le patron d’une entreprise de nettoyage avait longtemps hésité à passer à tipee, car il craignait que ses employés (d’âge et de langue maternelle variés) n’arrivent pas à se familiariser avec l’outil. Quel bonheur, au bout de quelques semaines, quand il nous a confié qu’il s’inquiétait pour rien car, finalement, ses employés «arrivent à se débrouiller dans tipee avec la même facilité que sur Facebook !».

Spécialiste de la digitalisation en Suisse Romande, depuis plus de 10 ans tipee accompagne les PME dans la mise en place de leur outil de gestion du temps et portail RH: gestion des absences, planification, enregistrement du temps de travail, badgeage, gestion des documents RH, etc.

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Aujourd’hui tipee est une application qui compte plus de 1’000 clients : plusieurs dizaines de milliers d’utilisateurs se connectent à son interface tous les jours. Elle fonctionne notamment dans de nombreuses entreprises et administrations publiques, faisant ainsi d’elle la référence en Suisse Romande.

March 15, 2019