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SmartPlanning : qu’est-ce que c’est et comment bien choisir son logiciel de planning du personnel ?

Vous passez des heures chaque semaine à construire vos plannings. Vous jonglez entre les congés, les rotations, les contraintes légales et les souhaits de vos équipes et malgré tout, il reste toujours quelque chose à corriger. Si cette description vous parle, vous n’êtes pas seul·e.

La bonne nouvelle : c’est exactement le problème que le SmartPlanning résout en générant des plannings automatiques. Mais qu’est-ce que c’est exactement ? Et comment choisir le bon outil parmi toutes les solutions disponibles ? On vous explique tout.

Qu’est-ce que le SmartPlanning ?

Le SmartPlanning, c’est la planification du personnel rendue intelligente. Contrairement à un planning classique, qu’il soit sur Excel, sur papier ou dans un logiciel basique, le SmartPlanning ne se contente pas de vous donner un tableau vide à remplir. Il génère des propositions de planning automatiquement, en tenant compte de l’ensemble de vos contraintes.

Derrière ce terme se cache un moteur qui analyse simultanément des dizaines de règles pour produire un planning cohérent, conforme et équitable. Ces règles peuvent être légales (durée maximale du travail, repos obligatoires), organisationnelles (taux d’encadrement, compétences requises) ou humaines (préférences des collaborateurs, congés posés, restrictions médicales).

En pratique, le SmartPlanning fonctionne en trois temps :

Vous définissez les règles : vos horaires, vos équipes, vos contraintes et vos priorités
Le moteur génère le planning : en quelques minutes, une proposition complète est produite
Vous validez et ajustez : le planificateur (vous) garde la main sur le résultat final

Ce qui change fondamentalement, c’est la répartition du travail : le système fait le gros du travail de construction, et l’humain se concentre sur la validation et les cas particuliers.

SmartPlanning vs planning classique : ce qui change vraiment

Pour comprendre la valeur d’un SmartPlanning, rien de tel qu’une comparaison concrète.

Avec un planning classique (Excel ou outil basique)

Un responsable de planning dans un EMS de 40 collaborateurs passe en moyenne une à deux journées par mois à construire le planning. Il vérifie manuellement que les repos de 11 heures sont respectés, que les équipes de nuit sont bien pourvues, que les congés ne créent pas de trous dans la couverture. Et ce mois-ci, comme le mois dernier, il y a une erreur quelque part. Un collaborateur planifié le jour de son congé. Un service en sous-effectif un dimanche. Une règle légale oubliée.

Avec le SmartPlanning de tipee

Le même responsable configure ses contraintes une fois. Chaque fois que vous le souhaitez, vous pouvez lancer une nouvelle génération, passer en revue la proposition et la valider. Ce qui prenait deux jours prend désormais une heure. Et la conformité légale, respect de la LTr, repos obligatoires, règles conventionnelles, est vérifiée automatiquement à chaque génération.

Ce n’est pas une promesse marketing. C’est le quotidien de nombreuses organisations qui ont fait le pas.

Pour quelles organisations le SmartPlanning est-il pertinent ?

Le SmartPlanning n’est pas utile pour tout le monde. Si votre équipe est petite, que les horaires ne changent pas d’une semaine à l’autre et que la gestion des plannings vous prend 30 minutes, un outil classique suffit largement.

En revanche, le SmartPlanning devient rapidement indispensable dès que votre situation cumule plusieurs de ces caractéristiques :

Des rotations complexes : équipes en 2×8, 3×8, travail de nuit, weekends tournants
Des contraintes légales strictes : secteurs réglementés comme la santé, la petite enfance ou l’industrie
Des effectifs variables : saisonnalité, remplacements fréquents, personnel intérimaire
Des préférences employés à gérer : désidératas, incompatibilités, restrictions médicales
Plusieurs équipes ou sites à planifier en parallèle

Les secteurs qui adoptent le plus souvent notre planning automatique sont les EMS et établissements de soins, les crèches et structures de la petite enfance, l’hôtellerie-restauration, l’industrie et les entreprises de service avec des équipes terrain.

Comment bien choisir son logiciel de gestion de planning du personnel ?

3. La transparence du moteur

Quand un planning est généré, pouvez-vous comprendre pourquoi certaines décisions ont été prises ? Un bon SmartPlanning doit vous donner de la visibilité sur le respect de chaque contrainte, idéalement via des graphiques ou des indicateurs clairs. Un moteur opaque est une boîte noire difficile à corriger.

4. La facilité de prise en main pour le planificateur

La technologie derrière le moteur importe peu si l’outil est trop complexe à utiliser. Le planificateur doit pouvoir configurer ses règles, lancer une génération et valider le résultat sans nécessiter une formation de plusieurs jours. Demandez toujours une démo sur vos propres données, pas sur un cas générique.

5. L’ancrage local et la conformité légale

C’est un point particulièrement important en Suisse. La loi sur le travail (LTr) impose des règles spécifiques : repos de 11 heures entre deux shifts, durées hebdomadaires maximales, règles sur le travail de nuit, qui ne sont pas les mêmes qu’en France ou en Allemagne. Un logiciel développé pour un autre marché devra souvent être paramétré manuellement pour respecter ces règles. Un outil conçu pour la Suisse les intègre nativement.

6. L’accompagnement à la mise en place

La configuration initiale d’un SmartPlanning est une étape critique. Elle demande de formaliser des règles qui étaient parfois tacites, de faire des choix de priorité et de tester plusieurs scénarios. Un bon éditeur vous accompagne dans cette étape et ne vous laisse pas seul face à une interface complexe.

tipee SmartPlanning vs les autres solutions : comparatif

Toutes les solutions de SmartPlanning ne se valent pas. Voici un comparatif factuel basé sur les fonctionnalités et les caractéristiques disponibles publiquement :

Critère	tipee SmartPlanning	ATOSS	Polypoint	plano WFM
Développé en Suisse	✅	❌ Allemagne	✅ partiel	❌ Autriche
Hébergé en Suisse	✅	❌	❌	❌
Interface en français	✅	❌ anglais	✅	❌
Support local suisse	✅	❌	✅	❌
Conformité LTr native	✅	⚠️ à paramétrer	⚠️ à paramétrer	⚠️ à paramétrer
Alertes conformité en temps réel	✅	✅	❌	✅
Génération automatique de planning	✅	✅	✅	✅
Système de pondération / priorités	✅	✅	❌	✅
Tests multi-scénarios (sessions)	✅	❌	❌	❌
IA / algorithme d’optimisation	✅	❌	❌	✅
Préférences & désidératas employés	✅	✅	✅	✅
Gestion des compétences	✅	✅	✅	✅
Intégré à un SIRH complet	✅	❌ outil isolé	❌ outil isolé	❌ outil isolé
Intégration logiciel de paie	✅	⚠️ sur devis	❌	⚠️ sur devis
Import direct du planning validé	✅	⚠️	⚠️	⚠️
Accompagnement configuration inclus	✅	⚠️	⚠️	⚠️

Tableau établi sur la base des informations publiquement disponibles au moment de la rédaction. ⚠️ = fonctionnalité disponible sous conditions ou à paramétrer manuellement.

Les questions à poser lors d’une démo

Avant de vous décider, voici les questions à poser systématiquement à chaque éditeur :

Combien de temps faut-il pour configurer le premier Planner ? Un délai de plusieurs semaines est un signal d’alerte.
Que se passe-t-il quand deux contraintes sont en conflit ? Le système doit avoir une logique de priorité claire.
Peut-on tester plusieurs scénarios avant de valider ? La flexibilité de test est essentielle en phase de démarrage.
Comment le planning est-il importé dans notre SIRH ? Un import manuel est rédhibitoire.
L’outil est-il conforme à la LTr ? Et surtout : est-ce natif ou paramétrable ?

Ce que tipee propose avec SmartPlanning

Chez tipee, nous avons développé SmartPlanning comme un module natif de notre SIRH suisse, pas comme un outil externe qu’on aurait intégré après coup.

Concrètement, ça change beaucoup de choses : vos données de contrats, d’absences et de compétences sont déjà dans tipee. Le planning généré par SmartPlanning s’appuie directement sur ces données, et une fois validé, il est disponible en un clic dans votre gestion du temps. Zéro ressaisie, zéro risque d’incohérence.

Le moteur gère les quatre familles de contraintes qui comptent vraiment : le temps de travail et la conformité LTr, la couverture des besoins (effectifs, compétences, rotations), les règles RH internes et les préférences des collaborateurs. Et parce que tipee est développé et hébergé en Suisse, la conformité LTr est intégrée nativement, ce n’est pas une option à cocher.

Découvrir SmartPlanning par tipee

En résumé

Le SmartPlanning, c’est la réponse concrète à un problème que connaissent des milliers de responsables RH et de planificateurs : trop de temps passé à construire des plannings, trop d’erreurs, trop de risques légaux. Ce n’est pas de la technologie pour la technologie, c’est un outil au service d’une réalité terrain.

Pour bien choisir votre solution, retenez l’essentiel : un bon SmartPlanning doit s’adapter à vos contraintes (et non l’inverse), s’intégrer à vos outils existants, être transparent dans ses décisions et conforme au droit du travail de votre pays.

Et si vous êtes une entreprise suisse avec des plannings complexes, la question de l’ancrage local et de la conformité LTr devrait peser lourd dans votre décision.

Vous voulez voir comment SmartPlanning fonctionne sur des cas concrets proches de votre activité ?

nos spécialistes vous présentent le SmartPlanning en 30 minutes.

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May 27, 2026

Performance & Pilotage RH : comment passer d’une équipe qui subit à une équipe qui décide
Chaque lundi matin, quelque part dans une entreprise suisse, une responsable RH ouvre trois fichiers Excel pour préparer sa réunion de direction. Elle croise les données à la main. Elle cherche le bon onglet. La réunion commence dans quinze minutes.

Ce n’est pas un manque de compétence de pilotage RH. C’est un manque d’outils.

Et pourtant, en 2026, la performance d’une organisation dépend en grande partie de sa capacité à piloter ses ressources humaines avec précision. Pas une fois par mois. En temps réel.

Pourquoi le pilotage RH est devenu stratégique

Pendant longtemps, la fonction RH a été perçue comme administrative. Utile, mais en coulisses. Réactive par nature.

Les organisations qui performent aujourd’hui ont compris autre chose : les RH sont un levier stratégique, pas un centre de coûts. Elles anticipent. Elles détectent les signaux faibles avant qu’ils ne deviennent des problèmes. Elles prennent des décisions avec des chiffres fiables, au bon moment.

Mais pour jouer ce rôle, il faut les bons outils. Et surtout, il faut cesser de confondre avoir des données avec avoir les bonnes données au bon moment.

Un rapport mensuel, c’est utile. Mais un pic d’absentéisme détecté au bout de trente jours, c’est déjà trop tard pour agir efficacement.

Le vrai problème : des données éparpillées, pas absentes

La plupart des équipes RH ne manquent pas de données. Elles manquent de données centralisées, fiables et accessibles au moment où elles en ont besoin.

Entre le logiciel de paie, les fichiers de gestion des temps, les tableurs de suivi des absences et les rapports manuels demandés par les managers, l’information existe. Mais elle vit dans dix endroits différents.

Résultat : les équipes RH passent une partie significative de leur semaine à produire de l’information plutôt qu’à l’analyser. Certains de nos clients nous le disent avec une franchise désarmante : « Avant tipee, on passait facilement 3 à 4 heures par semaine juste à rassembler les données avant de pouvoir analyser quoi que ce soit. »

Ce temps récupéré, c’est du temps pour ce qui compte vraiment : accompagner les équipes, anticiper les besoins, construire une stratégie RH cohérente.

Les 3 indicateurs RH à vraiment surveiller

Piloter ses RH ne signifie pas multiplier les tableaux de bord. Trop d’indicateurs tue l’indicateur : si tout est prioritaire, rien ne l’est vraiment.

Les équipes RH qui pilotent le mieux sont celles qui savent exactement quels chiffres surveiller et pourquoi.
1. Le taux d’absentéisme
  Un pic inhabituel n’est jamais anodin. C’est souvent le premier signal d’un problème de fond : surcharge, démotivation, management défaillant. Plus tôt vous le détectez, plus vite vous pouvez agir, avant que la situation ne se dégrade.
2. L’écart entre la masse salariale réelle et le budget prévu
  Chaque année, une entreprise planifie sa masse salariale : le montant total qu’elle prévoit de dépenser en salaires, charges sociales et heures supplémentaires. C’est le budget prévu. La réalité, elle, est rarement identique : absences imprévues, heures supp non planifiées, recrutements tardifs. C’est la masse salariale réelle.
  
  Suivre l’écart entre les deux, permet de détecter les dérives avant qu’elles ne deviennent incontrôlables. Un écart repéré tôt se corrige. Le même écart découvert des mois après, lui, se subit.
3. Le taux de turnover mensuel
  
  Un collaborateur qui part représente en moyenne six à neuf mois de salaire perdus en recrutement et formation. Suivre ce chiffre régulièrement, c’est anticiper les signaux faibles et agir avant que la vague arrive.
  
  Pour chaque indicateur, posez-vous trois questions simples : est-ce qu’il m’aide à anticiper quelque chose ? Est-ce que je peux agir dessus s’il déraille ? Reflète-t-il ce qui compte vraiment pour mon organisation ? Si une réponse est non, peut-être que cet indicateur n’a pas sa place dans votre tableau de bord.
De réactive à proactive : le changement de posture

Le quotidien d’une équipe RH sans bons outils, c’est souvent ça : on apprend qu’un manager a perdu deux collaborateurs en trois mois… lors de l’entretien de départ du troisième. On découvre que les heures supplémentaires ont explosé dans un département… quand le budget est déjà dépassé. On réalise qu’un problème de planning couve depuis des semaines… le jour où il devient une crise.

Ce n’est pas un manque de compétence. C’est un manque de visibilité.

Ce que permettent les bons outils de pilotage RH, ce n’est pas uniquement de gagner du temps, même si c’est réel. C’est surtout de ne plus être le ou la dernière à savoir. De pouvoir poser les bonnes questions avant que les situations se dégradent. D’avoir une conversation proactive avec les managers, plutôt que de gérer des urgences en mode pompier.

Concrètement, ce changement de posture passe par quelques réflexes simples :

Fixer un rendez-vous hebdomadaire avec vos données. Pas un audit complet, quinze minutes pour parcourir vos indicateurs clés et repérer ce qui sort de l’ordinaire. Ce rituel seul peut transformer votre façon de travailler.

Partager les indicateurs avec les managers. Le pilotage RH ne devrait pas rester dans le bureau RH. Quand un manager voit lui-même le taux d’absentéisme de son équipe évoluer, il devient un allié, pas un destinataire de mauvaises nouvelles.

Distinguer ce qui est urgent de ce qui est important. Une équipe réactive court après les urgences. Une équipe proactive identifie les signaux faibles avant qu’ils ne deviennent urgents. C’est souvent une question d’outillage et d’habitude.

Une équipe RH qui pilote, c’est une équipe qui lit ses données au lieu de les chercher. Qui anticipe au lieu de réagir. Qui construit une vraie stratégie RH et qui a enfin le temps de le faire.

Rémunération : le levier RH encore trop discret en Suisse

La performance RH ne se limite pas aux tableaux de bord. Elle passe aussi par la capacité à attirer et fidéliser les bons profils — et la rémunération est un levier encore largement sous-exploité en Suisse.

Dans notre dernier épisode de tipee talks, nous avons exploré ce sujet avec Alain Salamin, consultant RH et expert pour le Bureau fédéral de l’égalité, et Ivan Brustlein, fondateur de Swibeco.

Ce qu’on en retient : la rémunération repose sur quatre piliers distincts — salaire de base, salaire variable, incentives à long terme, et avantages annexes (benefits). Et c’est précisément sur ce dernier levier que les entreprises ont le plus de marge de manœuvre pour se différencier.

Les benefits flexibles, où chaque collaborateur reçoit la même enveloppe budgétaire et choisit comment l’utiliser, permettent à la fois plus d’équité et plus d’impact. Pas de cours d’anglais imposé à tout le monde. Un budget mobilité durable, santé ou repas que chacun adapte à ses besoins réels.

Pour les PME suisses qui ne peuvent pas toujours rivaliser sur le salaire de base, c’est une opportunité concrète : investir sur les éléments qui donnent du sens, qui expriment les valeurs de l’entreprise, et qui coûtent souvent moins cher qu’une augmentation générale, tout en ayant bien plus d’impact sur l’engagement.

Ce que ça change concrètement avec tipee

tipee est une plateforme RH suisse conçue pour les entreprises qui veulent passer du pilotage artisanal au pilotage structuré, sans usine à gaz.

Tableau de bord en temps réel, rapports générés en quelques clics, données centralisées et accessibles : l’objectif est simple. Que vos données RH travaillent pour vous, pas l’inverse.

Parce qu’une équipe RH bien outillée, c’est une organisation qui avance.

Vous voulez voir à quoi ça ressemble concrètement pour une entreprise comme la vôtre ?

Découvrez tipee
April 23, 2026
New ways of working : le travail change ! Comment rester efficace ?
Télétravail, horaires variables, temps partiels, horaires individualisés, flex desk, horaires fluctuants, contrats à l’heure, coworking…. Le monde du travail évolue rapidement ! La crise sanitaire n’a fait que précipiter un changement qui était déjà destiné à avoir lieu. Quand elle est adoptée correctement, la flexibilité au travail apporte des bénéfices aux entreprises tout comme aux équipes. Mais alors, comment s’adapter à ces nouvelles façons de travailler et en tirer profit ? Un objectif : réussir la mise en place de nouvelles habitudes de travail. Il est alors indispensable de s’appuyer sur un bon outil de gestion du temps de travail et des documents d’entreprise.

Le travail évolue : évoluons avec lui !

Qu’est-ce que Swisscom, les SIG et l’agence web Liip ont en commun ? Ces trois entreprises sont devenues adeptes des « NWoW ». Non, ce n’est ni un nouveau régime alimentaire ni une nouvelle croyance religieuse : il s’agit de l’acronyme de « New ways of working » en anglais, ou « nouvelles façons de travailler ».

En quoi cela consiste-t-il ? Nous avons beaucoup entendu parler des changements que la crise sanitaire a provoqués dans le monde du travail, notamment en termes de flexibilité avec l’explosion du travail à domicile. Travailler depuis plusieurs sites différents, en effet, fait partie de ce phénomène, mais ça ne s’arrête pas là. Home office, temps partiel, horaires flexibles, flex desk… Mais aussi les formations en blended learning (mélange d’e-learning et de présentiel), voire l’embauche d’un CHO (« chief happiness officer » ou « responsable du bonheur ») pour les plus audacieux : les NWoW peuvent se décliner de plein de façons différentes !

D’ailleurs, les NWoW commençaient déjà à faire parler d’elles bien avant la pandémie. En décembre 2017, le cabinet de conseil Wavestone publiait une étude sur le besoin de faire évoluer notre manière de travailler. Le document évoquait la prédominance du travail en présentiel, et soulevait la question suivante : « Est-ce que demain nous ne serons pas encore plus dans un travail à distance ? ».

Aujourd’hui, nous rencontrons beaucoup d’entreprises qui, malgré une réticence initiale, saluent les avantages des nouvelles habitudes de travail expérimentées pendant la crise sanitaire.

Après l’explosion accélérée du télétravail que nous avons connue en 2020, la question n’est plus de savoir si cela va se produire, mais plutôt comment.

Chez Academic Work, agence de recrutement présente à Genève, Zurich et Lausanne, les équipes avaient l’habitude de voir leurs managers une fois par semaine pour faire un point opérationnel, et une fois par mois pour faire un bilan plus global sur le quotidien. Quand la pandémie a vu tous les collaborateurs travailler à distance, ils ont décidé de garder ces rendez-vous et de rajouter des points supplémentaires, en début ou en fin de journée, tous les deux jours.

L’horaire variable : comment savoir qui est là quand

Pour répondre aux nouveaux besoins dérivant du travail flexible, les fournisseurs de service adaptent leur prestations. Swisscom, par exemple, a conçu une nouvelle offre «New Work» pour les clients adeptes des NWoW. L’entreprise va jusqu’au bout de l’exercice, en permettant à ses collaborateurs et collaboratrices de travailler «de manière flexible et interconnectée, dans la confiance et le respect de chacun».

De plus en plus d’entreprises, donc, optent pour l’horaire variable, dans le secteur privé comme dans le public, dans les petites structures comme dans les grandes. Dans la plupart des cas, cela implique deux choses :
- Les membres du personnel annoncent le début et la fin de leurs périodes de travail, ainsi que la durée de la pause de midi (en accord avec les limites fixées par l’employeur, bien entendu).
- Les collaborateurs peuvent gérer leur temps de travail de manière autonome. Et ce, au bureau, tout comme à distance (où les deux !).
Mais alors, comment savoir quel jour Françoise du service achats sera au bureau, pour que ses collègues puissent lui montrer les échantillons de produits tout juste reçus ?

Dans tipee, nous avons anticipé ce besoin bien avant la diffusion des NWoW ! Dans le module « planning » il est possible de visualiser qui est au bureau et qui travaille à distance (TD). Plus besoin de faire l’appel pour savoir qui est là ! Il suffit d’un coup d’œil au tableau :

Horaire fluctuant : un outil adapté et pratique pour sa gestion

Un autre horaire très répandu en Suisse est l’horaire fluctuant, particulièrement adapté, entre autres, au secteur de l’industrie horlogère. Il prévoit un temps de travail modulé en fonction de la conjoncture, notamment du volume des commandes, liées non seulement aux différentes périodes de l’année, mais aussi aux fluctuations du marché.

La convention collective autorise donc une fluctuation de l’horaire de travail entre 30 heures et 45 heures hebdomadaires, sans que cela impacte le salaire mensuel. Les périodes de plus forte activité sont en effet compensées sur l’année civile par celles plus creuses. Un casse-tête en moins pour les RH, certes, mais savoir « qui est là quand » est indispensable pour ces professionnels de l’horlogerie, notamment en termes de performance et d’organisation.

tipee rend service même aux entreprises proposant l’horaire fluctuant. Ceci, grâce au « présencier » dans lequel tout le monde voit qui est présent chaque jour.

En revanche, nombreux sont les secteurs d’activité pour lesquels la fluctuation saisonnière complique la gestion des soldes de temps de travail, pour les collaborateurs et collaboratrices tout comme pour l’entreprise. C’est le cas, par exemple, du secteur agricole, et parfois de celui de la construction. En effet, souvent, en hiver, ces employés travaillent moins qu’en été. Que se passe-t-il s’ils demandent des congés en période estivale ? Risquent-ils de consommer plus de jours que s’ils les prenaient en hiver ?

Un outil comme tipee permet d’obtenir toujours le bon calcul grâce au module « planning », spécialement conçu pour gérer les présences et les absences des collaborateurs et des collaboratrices sans erreur. En comparant l’horaire effectué avec l’horaire planifié, le module planning de tipee permet de calculer le nombre d’heures exact à prendre en compte pour chaque demande de vacances, en fonction de la période de l’année. Avec un solde d’heures et de vacances en temps réel, toujours juste et accessible à tout moment, on peut partir en vacances l’esprit tranquille !

Gérer le temps partiel, très fréquent en Suisse

Une modalité de travail flexible encore plus répandue chez nous, car commune à plusieurs secteurs d’activité, c’est le temps partiel. Selon l’Office fédéral de la statistique (OFS), les travailleuses et travailleurs à mi-temps (50 à 90 % du temps de travail) représentent 39,4 % de la main-d’œuvre suisse, soit l’un des taux les plus élevés d’Europe.

Et ce n’est pas tout : cette tendance serait à la hausse, chez les hommes comme chez les femmes. Nous ne pouvons que confirmer, puisque 57% de nos collaborateurs·trices sont à temps partiel, dont 35% sont des hommes et 22% des femmes.

Un autre exemple d’entreprise qui encourage le temps partiel est l’agence digitale Liip, présente à Lausanne et dans 5 autres régions de Suisse. Préférant le management horizontal à l’organigramme pyramidale classique, cette entreprise mise sur l’autonomie de chaque salarié. Liip, qui liste la confiance et la flexibilité parmi les principes à la base de sa culture d’entreprise, encourage depuis des années le temps partiel. Au point que plus de la moitié de ses salariés masculins ont opté pour cette option.

Souvent, les clients nous contactent pour les aider à trouver un moyen simple de gérer les temps partiels de leurs équipes. Sans compter que, parfois, il arrive qu’un collaborateur ou une collaboratrice demande de modifier son taux d’activité en milieu d’année. Comment gérer les soldes avec transparence, tout en évitant les erreurs de saisie et de calcul ?

Pour un employé à temps partiel, le droit aux vacances est calculé au prorata du taux d’activité. Nous rassurons nos clients en leur expliquant que le calcul du droit aux vacances se fait très facilement dans tipee. L’application prend en compte toutes les variables nécessaires : valeur d’un jour de congé, éventuelles heures majorées, changement de taux d’activité en cours d’année, la date d’entrée ou de départ, etc.

C’est tellement plus agréable de travailler avec flexibilité, et sans frustrations latentes… Avec tipee, c’est possible !

Flex desk, coworking… Facile, avec un outil ATAWAD (any time, any where, any device) !

Il ne s’agit pas d’un cas isolé : le « flex desk », également appelé « hot desking » ou « free seating », correspond à un aménagement sans bureau attitré. Il est temps de ranger les dessins faits par vos enfants et fièrement exposés à côté de votre ordinateur. Les nouvelles habitudes de travail encouragent la mise en place de bureaux dynamiques, que les collaborateurs et les collaboratrices pourront choisir en fonction de plein de critères : le besoin de concentration du moment, l’exposition à la lumière naturelle, les rendez-vous de la journée, etc.

Ainsi, une société de services pourrait, par exemple, louer plusieurs petits bureaux dans des espaces de coworking situés sur l’ensemble du territoire suisse romand, au lieu d’avoir seulement un ou deux bureaux à Genève et Lausanne.

Le « desk sharing » favorise le développement de l’entreprise et sa présence sur le territoire, sans compter que, souvent, une bonne partie des salariés des sièges sociaux sont nomades. Les collaborateurs et les collaboratrices peuvent, ainsi, se déplacer moins et mieux, et gagner un temps précieux. Des équipes satisfaites de leurs conditions de travail sont aussi des équipes plus engagées, et les entreprises savent que, pour attirer ou retenir les talents, de nos jours, la flexibilité est indispensable.

Mais comment travailler efficacement en alternant flex office, route, maison, coworking ? C’est là que les solutions « ATAWAD » entrent en jeu. Eh oui, encore un acronyme ! Le dernier, promis. Raccourci de l’expression « any time, any where, any device », il résume le fait de pouvoir accéder à une information à tout moment, n’importe où et depuis n’importe quel outil. Et c’est ce que les modules « document » et « qualité » de tipee permettent de faire !

Avec tipee, travailler ensemble même en n’étant pas physiquement au même endroit n’a jamais été aussi simple. En effet, l’application permet :
- d’accéder facilement à tous vos documents (en fonction des droits que vous accorderez à chaque collaborateur et collaboratrice) ;
- de bien tomber toujours sur la dernière version, celle mise à jour le plus récemment ;
- de partager vos fichiers sous les formats : PDF, Word, Excel ou même un lien externe ou une vidéo.
Pour conclure

La flexibilité au travail est un atout pour l’entreprise comme pour ses collaborateurs et collaboratrices ! Tirez profit des nouvelles façons de travailler qui existent aujourd’hui, et collaborez de manière efficace même à distance, tout en gérant les horaires différents. S’équiper d’un outil simple et connecté comme tipee permet de gérer tous les cas de figure possibles, simplement !

Pour résumer : pour des NWoW réussies, un bon outil ATAWAD comme tipee est indispensable !
February 28, 2023
Les horaires de travail en Suisse

Et la Suisse par rapport à l’Europe alors ?

En Suisse, les heures de travail, ainsi que la durée des pauses obligatoires, varient en fonction des différents secteurs d’activité, comme expliqué par le Seco [1]. Dans la plupart des cas, la durée de travail hebdomadaire est de 45 heures maximum pour un poste à temps plein, avec une moyenne de 41.6 heures par semaine [2]. La majorité des états européens se situent entre 38 et 41.4. Ce chiffre positionne les suisses parmi les employés les plus stakhanovistes d’Europe.

L’activité économique en Suisse a retrouvé son niveau d’avant crise au début de 2021, grâce, tout d’abord à des entreprises compétitives à l’international et une main-d’œuvre hautement qualifiée. Mais aussi, grâce au poids plutôt modeste, dans l’ensemble, des activités d’hébergement et de loisirs. Ces facteurs ont contribué à atténuer les négatives des mesures prises pour endiguer les méfaits de la pandémie.

Certes, même si l’économie est en train de se redresser, certains secteurs et certaines catégories de travailleurs sont été touchés.

Dans un tel contexte économique, une réflexion de la part des entreprises s’impose.

Que faire pour rester rentable, sans que ni les employeurs ni les employés ne soient pénalisés ?

Un des moyens pour réagir, a été celui d’augmenter le temps de travail : des sociétés avaient déjà optées pour cette alternative en 2015 [3].

Bien que cette option reste préférable pour certains plutôt que la baisse des salaires, elle risque d’avoir des conséquences négatives sur la productivité et sur la santé des employés [4;5]. La fatigue cumulée nous porte à être moins productif en fin de journée. La fatigue peut également augmenter le risque d’erreurs et d’accidents surtout durant la neuvième heure de travail.

Le Seco nous met en garde contre les premiers signes de burn-out : si « la volonté de maintenir ses performances à tout prix […] se conjugue à une forte charge de travail et à un manque de phases de récupération, elle entraîne du surmenage. Si ce surmenage persiste sur le long terme, cela peut entraîner un épuisement psychique »

Comment trouver un équilibre entre productivité et santé des collaborateurs ?

Selon Norbert K.Semmer [6], professeur en psychologie du travail à l’Université de Berne, respecter les pauses quotidiennes ne suffit pas: le repos hebdomadaire et les vacances annuelles sont aussi nécessaires pour combattre le stress au travail, rester productif et éviter les erreurs et les accidents liés au surmenage.

En cas de charge de travail il faut informer les employés sur les raisons de cette surcharge. Dans la mesure du possible, il faut les rassurer que ce sont des mesures prévues à court terme.

L’OLT 1 concernant l’enregistrement du temps de travail [7], s’inscrit pleinement dans ce contexte et vise à tenir compte des heures de travail et de pause afin de protéger la santé des employés. Cette loi, erronément perçue comme une contrainte, peut se révéler un excellent moyen pour augmenter la productivité des entreprises. Elle permet également de responsabiliser les collaborateurs et contribuer à leur motivation.

Notre application pour la gestion du temps tipee, peut aider les entreprises dans cette démarche.

Pour chaque collaborateur, l’application génère dans le module Planning un résumé personnel mis à jour en temps réel, dans lequel les heures dues et les heures réalisées sont affichées. L’employé peut avoir accès à son résumé soit directement en se connectant à tipee, soit sous forme de papier. L’employeur peut le faire signer pour l’archiver dans le dossier du collaborateur. Avoir et donner plus de transparence est important. Cela peut être fait sur les heures supplémentaires, le nombre de pauses et leur durée. Cela peut favoriser une prise de conscience utile pour éviter les problèmes de santé tout en restant productifs.

Le Tableau blanc peut se révéler très utile pour communiquer avec les employés et faire en sorte qu’ils soient à jour sur les indicateurs de croissance de l’entreprise ainsi que sur d’éventuelles mesures pour réagir face au ralentissement de la productivité.

Sources :

[1] Secrétariat d’Etat à l’économie SECO

[2] Organisation de Coopération et de Développement Economique

[3] Journal le Temps : La Suisse au rythme des 45 heures

[4] Employés Suisse

[5] Stress no stress

[6] Norbert K Semmer : Stress et santé : la récupération comme maillon central ? Présentation à la Conférence nationale sur la promotion de la santé au travail. Sain et efficace dans la société 24 heures sur 24. 9 juillet 2009, Université de Zurich.

[7] SECO – Enregistrement de la durée du travail – Qu’est-ce qui reste, qu’est-ce qui change ?

September 1, 2022
Pourquoi et comment s’adapter au nouveau travail flexible sans tarder ?
Que devez-vous savoir au sujet du travail flexible ?

Si le monde entier a été complètement bouleversé par la crise sanitaire, l’univers du travail ne fait pas exception. Avant la crise sanitaire, les entreprises initialement réfractaires au travail à distance étaient nombreuses. Pendant le confinement, beaucoup d’entre elles s’y sont essayées et elles se déclarent séduites par cette nouvelle pratique encore aujourd’hui: force est de constater que la productivité ne baisse pas, bien au contraire!

Cependant, pour gérer au mieux les aspects administratifs et organisationnels du travail à distance, un outil moderne est indispensable. La flexibilité induite par ces nouvelles façons de travailler n’est pas possible – ni souhaitée – pour tout le monde, tout dépend du secteur d’activité. Mais les entreprises qui le peuvent doivent s’équiper et se moderniser, car le travail à distance sera encore plus perturbant que ce que nous avons connu jusqu’ici, selon les experts. Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi.

Le travail à distance devient bien plus qu’une option

“Mon bureau c’est ma chambre, pour le moment”: c’est comme ça que Shannon Hardy, Vice-présidente du travail flexible chez LinkedIn, décrit son “lieu” de travail sur son profil sur le réseau social.

LinkedIn n’est pas le seul géant américain de la Tech à avoir ouvert, dans les 12 derniers mois, un poste spécialement dédié à la gestion du travail à distance. C’est le cas, entre autres, pour Annie Dean, directrice du télétravail chez Meta, et Terry Tran, cheffe du “virtual first” chez Dropbox.

En effet, une des conséquences de la pandémie est sans doute l’accélération de la diffusion du travail à distance, et ce, pas qu’aux États-Unis ! En Suisse, cette nouvelle façon de travailler a bien pris pied aussi, y compris dans les secteurs d’activités initialement moins favorables, comme on le voit dans la fonction publique. À l’État de Fribourg, par exemple, avant la pandémie, les fonctionnaires en télétravail étaient 220, contre 1 170 à vouloir continuer une fois la pandémie passée.

L’économiste du travail Adam Ozimek prévoit que la prochaine phase du travail à distance aura davantage de répercussions sur les entreprises, et que cela transformera les économies. Il ne s’agira pas seulement de permettre aux salariés de travailler à distance: les entreprises réviseront leurs politiques et leur culture d’entreprise pour s’adapter aux nouveaux modèles de travail flexible.

Selon l’économiste, aujourd’hui une grande quantité d’informations et de connaissances d’une entreprise, son «know-how» se transmettent oralement et de façon informelle. L’un des plus grands changements stratégiques que les entreprises vont devoir opérer consiste à formaliser davantage les connaissances et les processus, afin de ne plus avoir à s’appuyer sur la tradition orale de l’entreprise pour transmettre les connaissances essentielles.

Pour ce faire, il devient indispensable d’adopter une application simple qui centralise les informations et les rend accessibles partout et en tout temps.

Image: Visual Capitalist / Pwc – Les nouvelles façons de travailler entraînent de nombreux changements

Pourquoi les nouvelles manières de travailler s’imposent-elles autant ?

Travailler autrement implique tout d’abord de changer de mentalités et d’habitudes. Voici un exemple: avant le vote de septembre 2020, le congé paternité en Suisse n’existait pas dans le droit fédéral. À la naissance d’un enfant, les pères pouvaient demander un jour de congé usuel, tout comme lors d’un déménagement. Après le vote, le congé paternité est passé à 2 semaines. Et puisque les mœurs évoluent, les hommes souhaitent s’impliquer davantage dans la vie de famille, même après: la flexibilité du travail à distance permet de le faire!

Cela n’est qu’un des avantages qui motivent les collaborateurs et les collaboratrices à faire du télétravail:
- Ils se passent volontiers des bouchons sur les routes ainsi que des heures de transport;
- Le temps gagné est utilisé pour partager des moments en famille, accompagner les enfants à l’école, pratiquer du sport…;
- Ils apprécient la flexibilité qui leur permet de travailler depuis n’importe où, y compris leur résidence secondaire;
- Les interruptions diminuent, la concentration augmente.
Les salariés ne sont pas les seuls à bénéficier des avantages du travail à distance, les entreprises y sont gagnantes aussi:
- La perspective de limiter les frais de location des surfaces est un argument important;
- Les employés sont plus motivés, et cela a un impact positif sur les objectifs et les résultats de l’entreprise;
- L’absentéisme baisse;
- La flexibilité offerte par ces nouvelles formes de travail permet d’attirer des professionnels compétents et talentueux qui accordent de l’importance à cet aspect, au point de faire de cet avantage un critère essentiel dans le choix de leur emploi.
Télétravail : un bon outil est indispensable pour gérer l’administratif

Quelles que soient les raisons de travailler à distance, ces nouvelles habitudes impliquent des contraintes administratives importantes. C’est pourquoi une bonne application pour la gestion du temps et du personnel est essentielle et peut être facilement rentabilisée, car elle permet de gagner en temps et en efficacité.

La Suisse a la particularité d’avoir un taux de temps partiels très élevé. Rien que ça, c’est suffisant pour donner des maux de tête aux RH peu ou mal équipés. Pensons par exemple au calcul des jours de congé, qui se complique parfois si le salarié demande de changer de taux d’activité en cours d’année… En cas de télétravail, de nouvelles problématiques peuvent s’ajouter: comment prévoir des séances en étant sûr qu’elles ne tombent pas le jour de congé du collaborateur ou de la collaboratrice à temps partiel? Peut-on imposer un modèle d’horaire fixe comme auparavant?

Chez tipee, nous précisons dès le premier entretien d’embauche que le changement de taux d’activité en cours d’année ne pose aucun problème: notre application tipee recalcule le solde des congés des employés dès qu’on modifie leur taux d’activité. Pas seulement: il nous permet aussi de savoir quels sont les collaborateurs et les collaboratrices actifs chaque jour, directement dans l’application, pour davantage de transparence et d’efficacité pour tous.

Une autre particularité du travail à distance, c’est que les entreprises ont tendance à réduire la surface des bureaux pour limiter les frais de location, ce qui fait partie des avantages que les employeurs apprécient dans ces nouvelles façons de travailler. Il arrive donc que le nombre de bureaux et de places de parc soit inférieur au nombre de salariés de la boîte: d’où l’intérêt de disposer d’un outil permettant la réservation de ces espaces communs facilement, pour gagner du temps et éviter toute prise de tête!

Simplifier l’enregistrement du temps de travail, obligatoire en Suisse pour la grande majorité des entreprises, est un autre point important à prendre en considération. Avec une application hébergée dans le cloud, comme c’est le cas pour tipee, les salariés sont libres de noter leurs heures comme bon leur semble: à travers la badgeuse, le smartphone, ou même leur propre ordinateur, pour les entreprises fans du BYOD ou “Bring Your Own Device”. Il s’agit de proposer aux employés, avec leur accord (et au besoin en l’indiquant dans le contrat de travail), d’utiliser leurs propres outils informatiques pour travailler (smartphone, ordinateur…). Une tendance qui s’affirme de plus en plus avec la généralisation du télétravail!

Comment garder un bon équilibre entre vie privée et vie professionnelle en télétravail

Comme nous venons de l’évoquer, une des raisons pour laquelle les salariés aiment le travail à distance, c’est la flexibilité. Qui dit flexibilité, dit gestion du temps de travail plus autonome, meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle, et donc plus de motivation et de productivité (ce qui plaît beaucoup aux entreprises, ça va sans dire). Un collaborateur peut décider de commencer sa journée à 6 heures du matin et de finir à 15 heures, pour dédier le reste du temps à son hobby ou à sa famille. Ou bien, il peut choisir de faire ses courses à 14 heures, plutôt qu’en heure de pointe après le travail.

Un logiciel de gestion du temps permet de saisir ses horaires facilement, y compris les pauses, afin de savoir toujours où l’on en est dans sa journée de travail, et faire en sorte qu’elle ne soit ni trop courte ni trop longue. Ainsi, on s’assure de respecter le cadre juridique de la loi du travail, et on évite tout risque en cas de contrôle.

Le fameux équilibre entre vie privée et vie professionnelle, donc, devient très personnel: le “worklife balance” semble céder la place au “working blend”, un mélange des deux qui séduit à la fois les employeurs et les salariés. Cette nouvelle tendance s’appuie sur une organisation impeccable, rendue possible grâce à une application conçue pour se simplifier la vie au travail.

Moderniser son entreprise pour accueillir les révolutions futures

Mais faciliter le travail à distance n’est pas la seule raison pour équiper son entreprise d’un outil moderne. Il faut également prendre en considération le fait qu’aujourd’hui, nos maisons débordent d’équipements de nouvelle génération: Internet très haut débit, services de vidéo à la demande, assistants vocaux, système domotique… Retourner au travail le lundi et avoir à utiliser un vieux programme comptable daté, voilà qui risque inévitablement de nous plonger dans le passé!

Se moderniser devient donc un impératif pour les entreprises, pour rester dans l’air du temps, certes, mais surtout pour avoir un avantage compétitif indispensable pour:
- Gagner en temps et en efficacité;
- Attirer et retenir les talents;
- Se préparer aux révolutions futures.
Conclusion

Dans cet article, nous avons passé en revue les changements liés aux nouvelles façons de travailler (présentes et futures!). Le constat est le suivant:
- Le télétravail séduit davantage d’entreprises et de salariés;
- La flexibilité rend plus fluides les limites entre vie professionnelle et vie privée;
- La gestion simplifiée du travail à distance devient un critère important dans les recrutements;
- Le gain de temps permet de rentabiliser rapidement tout investissement dans une application pour simplifier la gestion des équipes en présence et à distance.
Vous êtes ouvert au travail à distance, et vous aimeriez que tipee vous accompagne dans la modernisation de votre entreprise? N’hésitez pas à nous contacter pour nous poser toutes vos questions, nous serons ravis de pouvoir vous aider!
February 23, 2022
tipee et le télétravail – #3 – les journées fragmentées (ou la fin du 8h-midi-13h-17h)

les journées fragmentée (ou la fin de 8h-midi-13h-17h)

Avouons-le, pour beaucoup d’entre nous, une journée en télétravail n’est pas un long fleuve tranquille…

Amener les enfants à l’école, sortir le chien, apporter à manger aux grands-parents (au moins pendant le Covid), un coup chez le dentiste, une visite chez le médecin (ou un test Covid), et j’en passe. Certaines interruptions peuvent aussi être volontaires, pour couper la journée en allant marcher pour s’aérer ou pour se relaxer un moment. Bref, ces coupures rythment la journée et c’est un avantage bien apprécié par les collaborateurs et collaboratrices.

Du côté de l’entreprise, l’important est que le travail soit fait. Peu importe l’horaire finalement, pour autant que l’employé·e puisse collaborer avec son équipe et qu’il soit efficace pendant ses heures effectives de travail.

Avec une application comme tipee, c’est facile. La personne peut très facilement débuter et terminer une période de travail.

Prenons l’exemple de Vincent qui aime commencer ses journées assez tôt. En un clic, il s’annonce dans tipee quand il démarre vers 6h45. Durant cette première partie de la journée, Vincent a l’habitude de répondre à ses mails et préparer sa journée. Puis, en un clic, il quitte pour déjeuner avec ses enfants. Après ce moment en famille, il reprend le travail vers 8h20. Vers 11h, il a besoin d’une 20aine de minutes (clic et clic) pour régler une affaire privée. A 12h15, il s’arrête pour manger son lunch. Vincent reprend le travail en un clic à 13h00 pour une courte séance en visio avec son équipe. Puis vers 13h25, il part marcher pendant une bonne demi-heure avec le chien. Requinqué, il reprend à 14h, d’une traite jusqu’à 17h. Un peu de devoirs de math avec l’aînée et il pourra finalement terminer son dernier dossier entre 18h et 19h.

Finalement, Vincent aura (télé)travaillé 8 heures et 15 minutes ce jour-là. Tout en ayant passé du temps de qualité pour lui et sa famille.

En tant que collègue de Vincent, le présencier me permet de voir s’il est actif ou non en ce moment. Pratique si je dois lui lancer un coup de fil.

Et ces quinze minutes travaillées en plus sont automatiquement comptabilisées en temps réel dans son solde d’heures supplémentaires.

Conclusion
Lorsque le fonctionnement de l’entreprise le permet, cette flexibilité offre à l’employé une qualité de vie très appréciée, tout en lui permettant de faire son travail de manière efficace. Et cette transparence évite le fameux jeu de dupes où l’employé annonce un 8h-midi-13h-17h qui ne représente en rien la réalité.

Remarque importante
A noter qu’il ne faut pas oublier que loi sur le travail (Ltr) s’applique de la même manière en télétravail qu’au bureau. L’entreprise est donc responsable dans un cas comme l’autre d’enregistrer les entrées et les sorties de chaque employé·e. Et cela doit représenter la réalité. Un prochain post rappellera comment tipee peut vous aider à respecter la loi et en particulier les contraintes liées aux pauses, aux durées maximales et temps de repos, au travail de nuit ou de dimanche, etc.

February 10, 2021
tipee et le télétravail – #1 – l’organisation du télétravail
L’organisation du télétravail

Ah, le nouveau monde du travail hybride… Dans un monde idéal, tout le monde sait en tout temps qui travaille depuis la maison et qui est au bureau. Dans la réalité, c’est souvent plus compliqué que ça…

Avec tipee, ça devient possible. Et c’est même très simple !

Comme toujours, toutes les sociétés n’ont pas les mêmes besoins et il y a souvent plusieurs manières d’y répondre. Cette diversité est souvent un challenge pour nous, lorsque nous construisons tipee. Et on adore ça !

Voici donc quelques exemples concrets pour organiser télétravail :

Exemple 1 : Dans certaines entreprises, ce sont les planificateurs ou responsables d’équipe qui organisent le travail en choisissant des horaires à distance ou des horaires présentiels. Appelez-le ‘télétravail’ (ou TT), HO (ou Home Office), remote ou ce que vous voulez ; et donnez-lui une couleur spécifique. Vous saurez ainsi d’un coup d’œil qui travaillera depuis la maison demain ou la semaine prochaine.

Exemple 2 : Dans d’autres cas, c’est la personne concernée (collaborateur ou collaboratrice) qui peut elle-même choisir si elle fait du télétravail ou si elle vient au bureau. Elle peut donc se planifier elle-même.

Le guide pour tout savoir sur les aspects légaux et fiscaux du télétravail (et les spécificités pour les frontaliers)

Télécharger gratuitement

Astuce : certains utilisent encore un horaire différent pour ceux qui vont parfois dans un coworking.

Et en bonus, trois avantages apportés de facto par cette organisation du télétravail ¨ :
1. Cela permet de facilement retrouver qui était quand au bureau. Parfait par exemple pour retrouver toutes les personnes qui étaient au bureau mardi 15, en même temps que John qui vient d’être testé positif au Covid !
2. Et on peut ainsi compter le nombre de jours de télétravail vs. présentiel. Intéressant pour sortir des statistiques et comparer deux secteurs ou suivre l’évolution dans le temps.
3. Et ces compteurs sont également intéressants pour répondre aux demandes du fisc de certains cantons (Genève par exemple) qui imposent à l’entreprise de noter le nombre de jours de télétravail sur le certificat de salaire annuel. Grâce à tipee, vous pouvez extraire ces chiffres en deux clics !
Si vous avez des questions pour mieux configurer votre tipee, n’hésitez pas à contacter nos spécialistes via help@tipee.ch.

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February 3, 2021