Tag: Enregistrement du temps

Comment gérer le temps de travail et les activités sur smartphone ?
Et si l’enregistrement du temps de travail et des activités était un avantage concurrentiel pour votre entreprise ? Certains considèrent que ça n’est qu’une obligation légale à laquelle ils ne peuvent pas se soustraire, sous peine de sanctions en cas de contrôle. En réalité, cet enregistrement est un moyen efficace pour améliorer les performances de son entreprise, disposer de données précises indispensables pour la facturation, et faire preuve de modernité aux yeux des clients.

Mais est-il possible de suivre le temps de travail passé sur chaque activité depuis un smartphone ? Si oui, quels sont les moyens de procéder ? La réponse dans cet article.

Planning, saisie du temps et suivi des activités : Quelle différence ?

Avant de découvrir en détail comment gérer le temps et les activités sur smartphone, il est important de faire la différence entre :
- Le planning de travail, qui consiste à prévoir les heures de présence de collaborateurs et collaboratrices. Cela permet aux responsables d’organiser les journées de leurs collaborateurs, et à ces derniers de savoir quels horaires ils vont réaliser et dans quel service. Indispensable pour de nombreux secteurs, comme les crèches, le médical, le commerce de détail…
- La saisie du temps, c’est-à-dire l’enregistrement du temps de travail réellement effectué, obligatoire pour la quasi-totalité des travailleurs suisses.
- L’attribution du temps par activité (ou timesheet), ce qui permet de savoir quelles tâches ont été faites durant une journée de travail.
En effet, pour la plupart des professions, il est rare qu’une journée de travail soit dédiée à une seule et unique activité, ou à un seul projet. Le plus souvent, on bascule d’une activité à l’autre : qu’il s’agisse d’une architecte qui alterne le dessin d’un bâtiment et les réunions de chantier, d’un technicien qui intervient chez deux clients pour deux pannes différentes, ou d’un employé communal, en charge de l’entretien de la voirie qui a diverses activités dans la journée.

Le niveau de détail de suivi du temps passé sur une activité permet d’obtenir des informations précieuses. Connaître le temps nécessaire pour la réalisation d’une tâche ou d’un projet est très utile : non seulement en cas de facturation au temps passé, mais aussi pour déterminer la rentabilité de son entreprise. Sans compter que, dans certains cantons, l’enregistrement du temps passé par activité est une obligation pour les administrations communales (édilité, conciergerie,etc.). Mais comment effectuer la saisie des activités (ou timesheet) de manière efficace ?

Timbrage sur smartphone

Sans surprise, le meilleur moyen de gérer son temps et ses activités aujourd’hui, c’est via des applications connectées, facilement accessibles via ordinateur, tablette et smartphone. Adieu papier et tableaux Excel : à l’ère d’Internet et du télétravail, tout le monde peut avoir une badgeuse dans sa poche ! En effet, pour beaucoup d’entreprises, la gestion du temps par smartphone s’avère l’option plus pratique. C’est le cas pour les services de nettoyage (ou facility management), ainsi que pour les commerciaux, les représentants, et tous les métiers qui amènent à travailler ailleurs qu’au bureau.

Dans tous ces cas, le timbrage systématique via le téléphone portable est de loin plus pratique que la pointeuse physique :
- Rapide, précis et clair, c’est un outil de gestion du temps très flexible.
- C’est parfait pour les équipes souvent sur le terrain.
- La saisie des heures via smartphone permet la géolocalisation du timbrage, si elle est souhaitée.
Cerise sur le gâteau, le timbrage par natel est compatible avec tout type de smartphone, car le timbrage a lieu par webapp : il suffit d’enregistrer le lien dans ses favoris pour y accéder facilement à tout moment.

Saisie des activités au vol et ventilation

Avec le pointage par smartphone, les collaborateurs et collaboratrices en déplacement peuvent non seulement badger depuis leur mobile, mais aussi préciser la ou les activités sur lesquelles ils travaillent. Le tout, en temps réel sur le terrain, ou bien après.

La ventilation des heures par activité s’avère indispensable pour les services de voirie, les métiers de la construction, les bureaux d’ingénieurs et de nombreux autres postes itinérants.

Mais comment imputer le temps de travail selon les différentes activités ? Dans tipee.ch, deux façons de procéder sont possibles :

1. La méthode en temps réel

Jean travaille pour une entreprise de construction dans le canton de Vaud. Il préfère saisir ses activités au fur et à mesure depuis son smartphone, pour ne pas avoir à le faire en fin de journée. Voici comment il procède :
Lundi, il commence par l’installation de mobilier urbain à Pully. Sur son téléphone, il clique sur le petit symbole du chronomètre, puis sélectionne
« Débuter une activité ».
Puisqu’il a déjà été sur ce chantier la semaine précédente, ce projet est listé parmi les dernières activités sur lesquelles il a travaillé. Il n’a donc qu’à sélectionner « Installation mobilier » et cliquer sur « Débuter ».
Deux heures plus tard, il doit démarrer la construction d’un trottoir. Il clique donc sur « Terminer », et répète le même processus pour lancer la nouvelle activité.

2. La méthode en différé

Pauline est architecte. Elle préfère ventiler ses heures de façon différée, dans les transports, en rentrant chez elle. Le lundi, elle commence toujours la semaine par une réunion d’équipe, pour discuter de l’avancement du projet de construction de la nouvelle école communale. Ensuite, elle part visiter le chantier, et après la pause déjeuner, elle rentre au cabinet pour consacrer le reste de la journée au projet de rénovation du supermarché du centre-ville.

Chaque lundi soir, dans les transports, elle sort le téléphone pour mettre à jour son planning. L’opération est très simple et lui prend quelques secondes seulement :
- Tout d’abord, elle clique sur « Saisie des heures » et ensuite sur « Ma journée ».
- Puis, elle appuie sur le symbole de la baguette magique pour référencer sa première activité de la journée.
- Pour finir, elle clique sur « Ajouter une activité » pour enregistrer la visite au chantier et le projet de l’après-midi.
Et c’est tout ! Ensuite, elle peut continuer la lecture du roman entamé la veille 🙂.

Sur demande, il est également possible de sélectionner plusieurs éléments dans la même liste. Cela permet, par exemple, de lier plusieurs tâches relatives au même projet, pour détailler le travail effectué dans le cadre de ce dernier.

Le choix de la méthode de saisie du temps et des activités varie en fonction de chacun et chacune. Jean,l’agent de voirie de notre exemple sur la saisie en temps réel, pourrait décider à tout moment de tout enregistrer en différé comme Pauline, et vice versa. Nous tenons tout de même à souligner qu’avec la méthode en temps réel, il y a moins de risques d’erreur.

Timesheet et GTA : intérêt d’intégrer les deux

Associer la saisie du temps à la saisie des activités présente de nombreux avantages :
- Pour vos équipes :
  - En cas de facturation au temps passé, ça simplifie l’enregistrement du temps dédié à chaque client, permettant de facturer au juste prix.
  - Grâce à l’export des informations saisies vers un logiciel de facturation, on gagne du temps tout en évitant les erreurs de ressaisie.
- Pour l’entreprise :
  - Cela permet de calculer exactement la rentabilité des activités : l’historique aide à la préparation d’une nouvelle proposition commerciale, en évitant une potentielle perte d’argent liée à une estimation tarifaire erronée.
  - Les statistiques permettent d’améliorer la performance de votre entreprise et d’optimiser les coûts.
- Côté clients :
  - Ça modernise votre image : le technicien peut saisir les informations à la fin de la maintenance, et envoyer sa facture directement par email.
Géolocalisation du timbrage uniquement

Le timbrage par mobile peut être géolocalisé, pour s’assurer que l’employé est bien sur le chantier quand il badge. Attention : c’est bien le timbrage qui est géolocalisé, non pas le collaborateur !

Cette fonction ne permet pas de suivre tous les déplacements de ses collaborateurs et collaboratrices : c’est une sorte de photographie d’un instant T, qui a lieu en toute transparence. Si le collaborateur n’a pas la géolocalisation activée, ce paramètre sera modifié le temps de géolocaliser le timbrage. Mais les autres déplacements ne seront pas géolocalisés, car ça sortirait du cadre légal (eh non, le timbrage n’est pas au service de l’œil de Moscou* !).

Pour conclure

De plus en plus d’entreprises, aujourd’hui, optent pour le pointage par téléphone mobile, en l’associant à la saisie des activités effectuées par les collaborateurs et les collaboratrices. En effet, cela présente de nombreux avantages pratiques, car la saisie peut avoir lieu partout et en tout temps. Mais ce n’est pas tout ! S’équiper d’une application moderne pour la gestion des heures est un atout concurrentiel, qui permet d’optimiser certains processus, et d’améliorer l’image et les performances de l’entreprise.

*Jules Humbert-Droz, espion suisse du siècle dernier, auteur du livre « L’œil de Moscou » à Paris, 1922-1924.
September 10, 2024
Enregistrement du temps de travail : prévenir le burn-out en télétravail
Enregistrement du temps de travail : tous les avantages en télétravail

Selon les chiffres publiés au mois d’avril 2021 par l’Office fédéral des statistiques (OFS), le télétravail connaît une forte hausse en Suisse. La crise sanitaire est certes complice, mais cette tendance semble convenir tant aux entreprises qu’aux salariés, et pourrait d’ailleurs se perpétuer même après la crise. Quoi qu’il en soit, l’enregistrement du temps de travail reste un moyen très efficace pour préserver la santé des employés. Cela simplifie la tâche des RH et de ceux qui s’occupent de la planification du temps de travail. Et c’est une obligation légale, à très peu d’exceptions près.

Les dérives du télétravail

Chez tipee, nous n’avons pas perdu la bonne habitude de faire des pauses café, même au bout d’un an et demi de télétravail. Hier, pendant une de ces pauses, un de nos collègues nous a raconté une petite anecdote qui lui était arrivée la veille. Sa sœur Émilie, responsable d’équipe dans une grosse entreprise de construction romande, lui avait annoncé d’une voix euphorique que, pour la première fois depuis des mois, elle avait réussi à traiter tous ses emails entrants. Notre collègue était surpris aussi, sachant à quel point Émilie était débordée d’habitude, surtout depuis qu’elle avait été nommée pour reprendre la gestion de cette grosse équipe, il y a 2 ans.

Pourquoi partageons-nous la vie de notre collègue (et de sa sœur) avec vous ? Parce que cela nous a fait pas mal réfléchir, et nous trouvons que la suite de l’histoire, et les questions que ça soulève autour du télétravail, de la santé des salariés et des responsabilités des employeurs méritent d’être partagées.

Ce qui est arrivé à Émilie est simple, et beaucoup pourront s’y retrouver. Sans ses 2 heures de trajets journalières, les pauses café avec les collègues (qui se font rares en visio), les lessives du soir anticipées à la pause de midi… depuis qu’elle est en télétravail, elle a beaucoup plus de temps qu’avant. La peur du virus et la fermeture des établissements publics ayant renforcé l’isolement, elle s’est rabattue sur le travail. Sans qu’elle s’en rende compte, la limite entre sa vie privée et sa vie professionnelle est devenue de plus en plus floue. Voilà comment Émilie s’est retrouvée à travailler le soir ou le week-end, complice : l’envie de traiter tous ses dossiers et ce, malgré le fait que cela soit interdit par la loi du travail.

Le télétravail augmente en Suisse

Les chiffres publiés en avril 2021 par l’Office fédéral des statistiques (OFS) montrent une hausse du travail à distance. En effet, depuis le début de la pandémie, le télétravail en Suisse a fortement augmenté, avec une moyenne qui frôle les 40% et qui, dans des domaines comme celui de l’information et de la communication, dépasse même les 80%.

De plus, les secteurs qui semblaient moins pressés de mettre en place le télétravail sont progressivement en train de changer d’avis. C’est le cas de la fonction publique : n’ayant constaté aucune baisse de la productivité, et intéressées par la perspective de limiter les frais de location des surfaces, les administrations se disent favorables à une réorganisation qui encouragerait davantage le télétravail.

De leur côté, les employés qui n’avaient jamais fait de télétravail avant ont découvert ses avantages, et se disent bien contents de pouvoir continuer à en bénéficier. Qui aime passer son temps dans les embouteillages, ou en cherchant désespérément une place de parking encore disponible quand on arrive en retard au bureau ? Les employés ont trouvé un équilibre entre vie privée et vie professionnelle, et la réouverture des salles de sport et des terrasses donnent plein d’idées pour utiliser le temps gagné grâce au télétravail.

Burn-out : un risque qui menace salariés et entreprises

Mais que faire si, tout comme Émilie, ce temps pourtant très précieux est réutilisé… pour travailler ? La question se pose à la fois pour l’employé et pour l’employeur.
Commençons par le premier.

Les chiffres publiés par l’OFS révèlent que, par rapport à l’Europe, les salariés suisses bénéficient d’une grande autonomie au travail (60,4%, contre 50,6%). Cela signifie qu’ils ont leur mot à dire à la fois sur le contenu et sur l’ordre d’accomplissement de leurs tâches. Ce qui, en soi, est une très bonne nouvelle, risque de poser des problèmes quand ça devient le prétexte pour prolonger ses heures travaillées le soir et/ou le week-end.

Il faut déjà avoir à l’esprit que, pendant la crise sanitaire, la santé psychique a été oubliée par rapport à la santé physique. Le risque, après plus d’un an, c’est que les salariés ayant adopté de mauvaises habitudes pendant le confinement se trouvent à devoir affronter un burn-out. Et que l’isolement induit par le travail à distance empêche de le détecter ou de l’éviter.

Côté entreprises, ça ne va pas mieux. Selon André Berdoz, vice-président de l’USAM (Union suisse des arts et métiers), “il n’y a pas encore assez de recul sur les potentielles conséquences néfastes du télétravail généralisé”. Ce qu’on sait, c’est que non seulement le stress au travail coûte 7,6 milliards de francs par an aux entreprises suisses, mais que plus il est pris en charge tard, plus il peut être difficile et long à soigner. En effet, il faut compter de trois à six mois pour se remettre d’un réel effondrement, avec des conséquences (psychologiques et matérielles) très dures à la fois pour les salariés et pour l’entreprise.

Il ne faut pas oublier que, bien avant la pandémie, le guide du SECO “Travailler chez soi” rappelait que travailler la nuit, le dimanche et les jours fériés est interdit (même en télétravail !) : “L’employeur est tenu de donner toutes les directives et de prendre toutes les mesures nécessaires afin d’assurer et d’améliorer la protection de la santé physique et psychique” des salariés.

Quelle solution ? L’enregistrement des heures !

La bonne nouvelle (il en fallait bien une, arrivés à ce point), c’est qu’il existe un moyen très simple et efficace pour éviter toute mauvaise surprise, tant à distance qu’en présence. Il s’agit tout simplement de l’enregistrement du temps de travail. En effet, si cette pratique est déjà adoptée par les trois quarts des salariés suisses, il y a bien une raison… voire plusieurs.

Tout d’abord, qu’il s’agisse d’enregistrement manuel ou automatique, noter leurs heures de travail permet de savoir à tout moment où on en est avec son solde d’heures, et d’éviter d’en faire trop (ou pas assez). Deuxièmement, en utilisant une application dédiée, cette transparence sur le temps (et les modalités) de travail des collaborateurs permet d’aller bien au-delà du simple fait d’être rassuré par la visibilité sur les heures de présence et d’absence des collaborateurs.

Une application comme tipee, par exemple, permet d’extraire des statistiques utiles pour optimiser l’organisation de l’entreprise :
- Envisager l’ouverture d’un nouveau poste ou l’aménagement du temps de travail d’un secteur,
- Compter le nombre de jours de télétravail (particulièrement utiles pour répondre aux demandes du fisc de certains cantons comme celui de Genève, par exemple)
- Et, bien évidemment, préserver la santé de ses collaborateurs en s’assurant que personne ne travaille le soir ou le week-end.
Enregistrement du temps de travail : une obligation légale

Vous craignez que jouer la carte “santé” ne puisse pas convaincre les collaborateurs les plus réticents ? Alors, rappelez-vous que comme on l’explique dans notre “Guide de l’enregistrement du temps de travail en Suisse”, la saisie des heures est une obligation légale (art. 46 LTr / art. 73 OLT 1). Pour éviter toute sanction de la part de l’inspection du travail (SECO), il faut disposer d’un relevé du début et de la fin du travail, de la durée, ainsi que des pauses de 30 minutes et plus. Noter les heures sur un bout de papier ou sur une feuille Excel serait tout aussi bien, certes… Mais pourquoi se compliquer la vie, alors que vous pouvez gagner du temps et réduire tout risque d’erreur, grâce à une solution automatique ?

Sans compter que, dans le cas de tipee, ce choix vous permettrait également de simplifier la planification de vos équipes, l’aménagement du temps de travail, le suivi des absences, l’organisation des temps partiels, et le calcul automatique des soldes d’heures et des vacances lors de changements de taux d’occupation en cours d’année… Et même de gérer vos RH ! Un exemple ? Utiliser tipee pour organiser et suivre le travail en présence et à distance de vos collaborateurs permet de facilement retrouver qui était quand au bureau. Ce qui peut s’avérer très utile pour retrouver toutes les personnes qui étaient au bureau tel jour, en même temps que le collègue qui vient d’être testé positif au Covid !
Découvrez notre Guide de l’enregistrement du temps de travail en Suisse pour en savoir plus sur les cas d’utilisations concrets de notre application lors du travail à distance !

Conclusion

La sœur de notre collègue serait probablement très surprise de découvrir que la réussite de sa “mission impossible” n’était rien de plus que le résultat d’un nombre d’heures travaillées très élevé. Pourquoi risquer une sanction ou, pire, l’équilibre mental de vos collaborateurs, quand vous pouvez éviter toute mauvaise surprise et simplifier votre travail grâce à une solution automatique ?

Vous hésitez encore ? Contactez-nous pour découvrir comment tipee peut vous aider !
June 14, 2022
Méthodes de saisie du temps de travail : bien choisir en fonction de vos besoins
Saviez-vous qu’il existe plusieurs façons d’enregistrer le temps de travail de vos collaborateurs et collaboratrices ? Il est même possible de changer d’avis en cours de route ! Par exemple, si votre entreprise ou les modes de travail évoluent, et que votre premier choix n’est plus adapté à vos besoins.

Dans cet article, nous allons passer en revue les différentes possibilités qu’un bon outil de gestion des horaires devrait offrir. Ainsi, vous trouverez toutes les réponses à vos questions, et vous ferez le meilleur choix possible pour vous et pour vos équipes.

Optez pour un outil de gestion du temps de travail flexible

Notre métier nous permet de côtoyer beaucoup d’entreprises qui souhaitent améliorer la saisie du temps de travail de leurs collaborateurs et collaboratrices. Et ce, pas seulement parce que l’enregistrement du temps est une obligation légale en Suisse ! Très souvent, les dirigeantes et dirigeants d’entreprise sont animés par une vraie volonté de simplifier la gestion du temps de travail, au bénéfice de tous leurs collaborateurs et collaboratrices, ainsi que de l’entreprise.

Pourtant, lors de notre première rencontre, les clients nous confient souvent avoir hésité à se pencher sur la recherche d’un outil pour la saisie du temps de travail. Ils étaient persuadés que la solution vraiment adaptée à leur besoin n’existait pas. C’est faux ! Non seulement il existe plusieurs façons de gérer le temps de travail en entreprise, mais il est également possible de changer d’avis en cours de route, si besoin est. Seule condition ? Choisir, dès le départ, un outil de gestion du temps flexible offrant plusieurs options pour la saisie des horaires de travail.

Saisie du temps de travail : 4 modalités en fonction de vos besoins

Mais alors, comment savoir si un logiciel pour la gestion du temps est vraiment bon ? La réponse est simple : l’outil idéal pour la saisie des heures doit être avant tout flexible, et offrir plusieurs manières de saisir le temps. Chaque entreprise est susceptible de devoir modifier sa façon de travailler et ne devrait pas se sentir limitée par un outil qui, au contraire, devrait simplifier la vie de tout le monde, et pas la compliquer !

Pour rappel, la loi OLT 1 impose de suivre les présences et absences de tous les collaborateurs, y compris les temps de pause. Voici donc les 4 manières de saisie le temps de travail qu’un outil efficace devrait vous offrir :
1. Le timbrage systématique physique (c’est-à-dire via une timbreuse/badgeuse)
2. Le timbrage systématique via l’application (sur smartphone, tablette ou ordinateur)
3. La saisie manuelle
4. Le planifié qui devient l’effectif
Pour vous donner un ordre d’idée, la plupart des clients tipee préfèrent le timbrage systématique : 70%, contre 25% qui choisissent l’option n.4 (avec gestion des exceptions) comme principale manière pour saisir les heures. Le restant 5% optent enfin pour la saisie manuelle.

Comment savoir quelle est l’option qui est faite pour vous ? Il faut savoir que tout dépend de votre métier, de votre façon de travailler et de vos attentes. Nous pouvons vous garantir que tous les cas de figure existent : parfois, certaines entreprises vont avoir besoin d’une combinaison de ces options pour répondre aux différents besoins de leurs équipes. Ce qui ne veut pas dire que toutes les entreprises ont besoin des 4 modalités pour saisir le temps de travail. Un bon fournisseur devrait être en mesure de vous conseiller sur la base de son expérience, mais sans oublier que vous avez le dernier mot : libre à vous d’opter pour l’option qui vous convient le plus !

Passons maintenant plus en détail aux spécificités de chaque modalité de saisie du temps.

1. Le timbrage systématique physique : simple, juste, précis

Le timbrage systématique physique consiste à enregistrer ses heures via une timbreuse murale. Dans le cas de tipee – l’outil que nous connaissons le mieux – il suffit de passer un badge, une carte RFID ou même son téléphone. Pas besoin d’indiquer s’il s’agit de l’arrivée ou de la sortie, la timbreuse étant connectée au logiciel, elle sait automatiquement si le collaborateur devrait/souhaite timbrer une entrée ou un départ.

Vous aimeriez faire de la saisie du temps de travail une opportunité, au lieu de le vivre comme une contrainte ? Avec le timbrage systématique, vous allez beaucoup plus loin que le simple respect de la loi. Dès que le collaborateur badge, son solde est automatiquement mis à jour dans le logiciel : plus besoin d’aller voir le responsable RH pour connaître son solde de congés, tout est clairement visible dans l’application, à tout moment !

Les plus du timbrage systématique physique :
1. C’est le moyen le plus facile et rapide de répondre à la loi
2. C’est précis et juste, à la seconde près !
3. C’est clair pour tout le monde, employeur et employés
4. Ça permet de responsabiliser le collaborateur, tout en libérant le responsable
5. Ça permet d’avoir son solde à jour, tout le temps
Les domaines d’activités qui préfèrent le timbrage systématique sont : l’industrie, certains services dans les administrations communales, le pré/parascolaire (chez les grands), le commerce de détail, la santé (cabinets médicaux ou vétérinaires), le social, etc.

2. Le timbrage systématique via l’application ou le smartphone : une timbreuse dans la poche

Cette deuxième modalité peut être utilisée en complément de la précédente, ou indépendamment. Votre employé part en rendez-vous client, et termine à l’heure de rentrer à la maison ? Elle peut badger son arrivée via la timbreuse physique en arrivant au bureau, et notifier depuis son smartphone sa sortie du rendez-vous.
Votre typologie de métier amène vos employés à travailler ailleurs qu’au bureau ? Dans ce cas, inutile d’avoir une timbreuse physique : un outil de gestion du temps flexible vous permettra d’effectuer la saisie des heures depuis un smartphone, comme si vos collaborateurs et collaboratrices avaient toujours une timbreuse dans la poche !

Quels sont les avantages du timbrage systématique via l’application ou le smartphone ?
- Tout ce que nous avons évoqué plus haut concernant le timbrage physique (rapide, précis, clair…)
- C’est l’idéal pour les employés qui sont sur le terrain (via smartphone)
- Ça s’adapte parfaitement en cas de télétravail (via smartphone ou ordinateur)
- Si souhaitée, la géolocalisation du timbrage est possible
Les domaines d’activité qui optent pour le timbrage systématique via l’application ou le smartphone sont : la construction, le bâtiment, les artisans, les travaux de voirie, les conciergeries, les entreprises de nettoyage, les métiers qui impliquent des déplacements, ou encore les personnes en télétravail.

3. La saisie manuelle : parfaite pour les rattrapages

Un collaborateur a oublié de timbrer à son arrivée ? Pas de panique ! Une bonne application devrait offrir la possibilité de saisir les heures manuellement en cas d’oubli.

Cette méthode peut être utilisée de façon systématique bien sûr, mais, pour être tout à fait transparents avec vous, ce serait aussi contraignant que le remplissage d’une feuille Excel… Alors que, si on décide de s’équiper d’un outil pour la gestion du temps, c’est justement pour rendre cette tâche plus pratique et moins chronophage.

Il faut surtout éviter que les collaborateurs oublient de saisir leurs heures, et n’y pensent qu’une fois par semaine. Le risque d’imprécisions et d’oublis risque d’être élevé, sans compter que le solde ne sera pas à jour tant que l’enregistrement des heures de travail n’aura pas été fait !

La saisie manuelle systématique est souvent transitoire : les clients qui souhaitent remplacer les fiches Excel l’adoptent avant la mise en place d’un enregistrement systématique.

4. Le planifié qui devient l’effectif : idéal pour les horaires fixes

Qu’entendons-nous par là ? C’est simple : parmi les différentes options, un bon outil pour la gestion du temps devrait permettre de planifier manuellement les horaires des collaborateurs et collaboratrices. Prenons l’exemple du personnel administratif : les horaires de travail ne varient pratiquement pas, on pourrait donc se passer du timbrage physique et le remplacer par des horaires planifiés. Dans ce cas, la saisie manuelle interviendra uniquement pour gérer les exceptions, c’est-à-dire modifier l’horaire planifié pour qu’il reflète la réalité. Ce dernier point est d’ailleurs très important, car en cas de contrôle, un horaire sans exception pourrait attirer l’attention de l’inspection du travail.
Cette méthode est valable si les employés respectent leurs horaires de travail, et le degré de justesse n’est évidemment pas le même que celui du timbrage systématique via timbreuse, smartphone, ordinateur ou tablette.

Les secteurs d’activité qui préfèrent cette modalité ? le personnel administratif, l’administration communale, pré/parascolaire (petites structures).

Conclusion
L’enregistrement du temps de travail est une obligation en Suisse, mais le choix de l’outil pour se conformer à la loi reste une prérogative de l’entreprise. Opter pour une application dédiée à la gestion du temps permet de faire de cette obligation une opportunité pour gagner en temps et en efficacité. Avec un outil flexible, on peut tout faire, y compris choisir la modalité de saisir le temps de travail qui satisfait au mieux les attentes de l’entreprise. Mais aussi, changer d’avis en cours de route si les besoins ou les façons de travailler évoluent.

Vous avez des questions concernant les 4 manières de saisir le temps de travail dans tipee ? Contactez-nous sans tarder !

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November 10, 2021
Découvrez les différentes facettes de l’enregistrement du temps de travail
Enfin un guide clair (et ludique !) sur l’enregistrement du temps de travail en Suisse

Suis-je obligé d’enregistrer les heures de mes collaborateurs et collaboratrices ? Que risque l’employeur en cas de contrôle ? Y a-t-il des exceptions à la loi sur le travail ? Voici une liste non exhaustive des questions qu’on nous pose souvent. Certains ignorent qu’en Suisse, une loi oblige à enregistrer la durée de travail de ses employés. Beaucoup attendent de faire l’objet d’un contrôle avant de s’interroger. C’est pourquoi tipee réunit toutes, mais vraiment toutes les informations relatives à l’article 46 de la loi sur le travail (LTr) dans un “Guide de l’enregistrement du temps de travail en Suisse”. Un document que toutes les entreprises suisses devraient consulter, indépendamment de leur taille ou secteur d’activité. Dans cet article, nous allons vous expliquer pourquoi.

“Billets, s’il vous plaît !”

Un matin de mai 2008 ça sonne chez tipee. Hélas, ce n’est ni le facteur, ni un client qui nous rend visite, ni même un collègue ayant oublié de prendre ses clés ce matin.

C’est le Service de l’emploi (SDE), l’organe chargé des contrôles en entreprise dans le canton de Vaud. Après quelques secondes de stupeur (que vous nous accorderez), voici que rentrent dans nos locaux un homme et une femme, l’air cordial mais suffisamment sérieux pour ne pas donner envie de trop faire de blagues. Ils nous expliquent qu’ils viennent nous voir pour un contrôle de routine. Et en effet, pendant la petite heure qui suit (ou était-ce plus long ? La mémoire trahit en situation de stress), ils demandent entre autres à vérifier :
- la liste des collaborateurs et collaboratrices actuellement actifs dans l’entreprise
- la liste des heures travaillées le mois passé et en novembre de l’année dernière
- comment nos employés saisissent leurs heures
- combien d’heures chacun d’entre eux effectuent par mois
Nous connaissons très bien le rôle du SDE (et de son homologue dans chaque autre canton, par exemple le genevois OCIRT, Office cantonal de l’inspection et des relations du travail). Et nous sommes certains d’avoir tout ce qu’il faut, car l’enregistrement du temps de travail est le cœur de notre métier depuis plus de 15 ans. Malgré ça, les êtres humains que nous sommes ne peuvent pas s’empêcher de revivre la sensation qu’on a quand le contrôleur monte dans le bus : même si on sait pertinemment qu’on a notre ticket et qu’il n’y a aucune raison de s’inquiéter, un léger malaise remonte, et ne disparaît que quand le contrôleur valide notre ticket et nous fait signe que tout va bien.

Nous ne sommes pas les seuls, car nos clients qui ont été contrôlés nous ont confirmé avoir ressenti de l’angoisse, même si, au fond d’eux, ils savaient être dans les règles. Quant à ceux qui ne le sont pas au moment du contrôle (et qui appellent tipee dans la foulée dès que le SDE quitte leur bureau…), et bien, pour eux c’est encore moins drôle, car ils savent qu’ils ont un délai bien précis pour faire le nécessaire, avant la prochaine visite qui aura lieu entre 1 et 3 mois plus tard.

Loi sur la gestion du temps de travail en Suisse : les fondamentaux

Comme nous vous l’expliquons dans notre guide, même si certains employeurs ne sont pas au courant ou n’en connaissent pas les détails, l’obligation légale d’enregistrer la durée du temps de travail existe en Suisse depuis 1966. Il s’agit de l’art. 46 de la loi sur le travail (LTr), très bien détaillée par le SECO. Son objectif est d’assurer la protection des collaborateurs et collaboratrices, en garantissant le respect de la durée du travail et des temps de repos.

La ltr donne les possibilités suivantes :
- L’enregistrement systématique de la durée du travail, qui est le régime de base applicable à tous les travailleurs
- L’enregistrement simplifié, qui consiste à limiter l’enregistrement au total des heures travaillées (une seule valeur cumulée par jour)
- La renonciation à l’enregistrement de la durée du travail.
En effet, chaque employeur a l’obligation légale de documenter le temps de travail journalier et hebdomadaire de ses employés, y compris le travail compensatoire et supplémentaire, ainsi que les pauses d’une demi-heure et plus (art. 73 OLT 1). De plus, l’employeur doit décompter les jours de repos du travailleur, qu’ils soient hebdomadaires ou compensatoires.

L’enregistrement simplifié et la renonciation ont été adoptés par le Conseil Fédéral en 2016, afin de s’adapter à un marché du travail en constante évolution. Télétravail, temps partiel… la flexibilité de plus en plus présente dans le milieu professionnel d’aujourd’hui rendait contraignante la correcte application de la loi sur le travail en Suisse. Étant donné qu’il est nécessaire de disposer de 5 conditions cumulées (clairement détaillées dans notre guide) pour s’affranchir de cet enregistrement, seulement quelques pourcents des travailleurs suisses n’ont pas l’obligation d’enregistrer leurs heures. A noter que seules les CCT de La Poste et des banques prévoient la possibilité de renoncer.

La bonne nouvelle c’est que, loin d’être vécu comme une contrainte, le calcul des heures travaillées vise avant tout à éviter les excès. Et à protéger la santé des collaborateurs, un thème d’autant plus important depuis le début de
la pandémie.

L’enregistrement du temps de travail pour protéger la santé des travailleurs

Force est de constater que, confinés ou non,le télétravail et les horaires flexibles continuent à avoir la cote. Le modèle “mixte”, dans lequel chaque semaine alternerait des jours de présence et des jours de travail à distance, semble recueillir les faveurs des collaborateurs et collaboratrices, mais aussi des employeurs. Pourtant, il devient parfois difficile de laisser au bureau les soucis liés au travail, surtout quand le bureau se situe à deux pas de sa cuisine ou de sa chambre à coucher. Dès lors que la frontière entre vie privée et vie professionnelle s’assouplit, la protection de la santé du travailleur devient plus nécessaire que jamais, pour éviter des risques importants comme le stress et le burn-out. Si ces phénomènes nuisent premièrement à l’employé, leurs répercussions s’étendent souvent à toute l’entreprise, avec des pertes économiques considérables. D’où l’importance de faire de la prévention, notamment en s’assurant que les collaborateurs ne travaillent pas les week-ends et les jours fériés, et qu’ils ne dépassent pas le nombre d’heures autorisées par l’entreprise ou par la convention collective de travail.

Pour ce faire, l’employeur doit s’assurer que chaque collaborateur et collaboratrice enregistre son temps de travail. Peu importe la forme, l’important c’est de pouvoir disposer de ces informations en cas de contrôle car, même si la tâche est déléguée aux employés, son exécution reste une responsabilité de l’employeur. C’est donc lui qui sera jugé responsable en cas de faute.

Consultez notre guide pour tout savoir sur les sanctions prévues en cas de non-respect de la loi,
et comment les éviter.

Voir le guide

Calcul du nombre d’heures travaillées par mois : comment s’y prendre ?

Si la loi sur le travail en Suisse indique très clairement qui doit et ne doit pas enregistrer ses heures, elle laisse la liberté de choisir comment le faire: l’important, c’est le résultat ! Techniquement donc, une feuille Excel pourrait très bien faire l’affaire (même chose pour le bon vieux bout de papier, pour les plus nostalgiques).

Et si vous faisiez de cette obligation légale une opportunité ? En effet, s’équiper d’un outil pour la gestion du temps de travail comme tipee présente de nombreux avantages :
- Pour l’employeur : l’enregistrement via une timbreuse ou une application sur ordinateur/smartphone/tablette donne à tout moment une vision claire des heures travaillées. Ce système permet également de centraliser et partager l’information (présences, absences, plannings, timbrages, vacances, statistiques…)
- Pour le collaborateur : timbrer (physiquement ou informatiquement) permet enfin d’avoir son solde d’heures et de vacances à jour. Pas seulement : au-delà du sentiment d’équité que ça apporte au sein de l’entreprise, c’est aussi un moyen pratique pour protéger sa santé au travail, en veillant à ne pas dépasser la durée de travail autorisée, et à respecter les pauses et les périodes de repos.
Au-delà de la saisie des heures, une bonne application pour la gestion du temps de travail devient vite indispensable pour les entreprises qui l’utilisent. C’est ce que nous a raconté récemment notre client Malik Khalfi, CEO de Be-cash :

“Ne plus travailler avec tipee serait comme la fin du tapis roulant à l’aéroport, il y aurait un choc en interne, parce que revenir à une feuille Excel ou à une gestion différente serait très compliqué”.

Conclusion

Pour résumer, à moins de faire partie des quelques sociétés pouvant renoncer à cette obligation, toute entreprise suisse doit se conformer au respect de l’art. 46 de la loi sur le travail (LTr), qui oblige à l’enregistrement du temps de travail de ses collaborateurs et collaboratrices. Mais alors, dans quel cadre ? Savez-vous si votre entreprise peut bénéficier de l’enregistrement simplifié, ou si vous devez suivre le régime de base, celui de l’enregistrement systématique de la durée du travail ?

Vous vous en doutez, ce fameux matin du mois de mai 2008, le contrôle de l’inspection du travail s’est très bien passé chez tipee. C’est la moindre des choses, nous maîtrisons cette loi et ses exceptions du bout des doigts. Et vous ? Êtes-vous prêt·es à mettre vos connaissances à l’épreuve ? Voici ce que nous vous conseillons de faire dès maintenant :
- Téléchargez notre Guide de l’enregistrement du temps de travail (vous verrez, il est ludique et fidèle à la devise de tipee: simple et efficace !)
- Après avoir lu le guide, passez le quiz à la fin du document (pourquoi pas en vous défiant entre collègues pour rajouter du peps)
- Contactez-nous sans tarder, pour savoir comment faire de cette obligation légale une réelle opportunité pour votre entreprise
October 28, 2021
Télétravail et gestion du temps : les avantages d’une bonne application

Vous vous demandez encore si une application de gestion du temps de travail peut vous aider avec vos collaborateurs en télétravail ?

Alors, lisez l’article retranscrit ci-dessous et paru dans la dernière édition du magazine HR Today et rédigé par notre collègue Julien Crettaz, spécialiste de la gestion du temps et conseil RH !

Vous découvrirez qu’une « bonne application de gestion du temps ne remplace pas un bon management, elle l’aide en lui donnant de la transparence et une bonne vue d’ensemble ».

“ La gestion du temps et le télétravail : les avantages d’une bonne application

Le suivi des heures des collaborateurs est une tâche régalienne de la fonction RH. Ce travail s’effectue de plus en plus grâce à des applications digitales. Ces outils ne résolvent pourtant pas tous les problèmes.

La digitalisation est aujourd’hui indispensable au bon fonctionnement du télétravail. En particulier pour la gestion du temps et le suivi des heures des collaborateurs. De l’organisation des équipes, au suivi des soldes en passant par la saisie des heures, petit tour de ce que peut vous apporter une application spécifique. Et de ce qu’elle ne vous apportera pas.

Organisation efficace et vue d’ensemble des équipes
Une chaise vide ne veut plus dire «Vacances» ou «Maladie». Avec le travail à distance, comment savoir qui est censé travailler et qui est réellement absent? Un outil de planification efficace vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur les absences des uns et des autres. Les présences également pourront être détaillées en précisant qui est au bureau, à la maison ou encore à l’extérieur. Avec un outil en ligne, cette vue sera disponible pour toutes et tous, et la communication en sera optimisée.

À noter que certains cantons, comme Vaud et Genève, invitent les employeurs à indiquer le nombre de jours de télétravail ou RHT sur le certificat de salaire, et cela rétroactivement depuis le début 2020. Le cas échéant, une attestation des jours télétravaillés ou RHT pourrait leur être demandée. Une application vous permettra de retrouver rapidement cette information pour chaque employé.

Gain de temps et diminution du risque d’erreurs
Un des buts premiers d’une application de gestion du temps est de vous simplifier la vie et de vous faire gagner un temps précieux. Ceci est d’autant plus vrai lorsqu’une partie des équipes est en télétravail. Les heures des collaborateurs sont remontées directement et vous n’avez plus qu’à les valider. Moins de saisies veut dire moins d’erreurs. Les données étant centralisées et accessibles en temps réel, les différents rapports et statistiques sont disponibles rapidement. Fini les 5 fichiers Excel à synthétiser. Le temps dévolu jusqu’ici à la gestion des heures et des absences pourra être dédié à d’autres projets.

Conformité légale
Pour certains, les journées en télétravail sont régulièrement interrompues (par les enfants, le chien, ou le facteur…). Pour d’autres, les journées se rallongent et le Work-Life Balance est mis à mal. Il devient alors fort tentant de noter uniquement la durée totale de travail, voire même de ne plus la noter du tout. Néanmoins, la saisie systématique reste une obligation légale qui impose le relevé du début et de la fin du travail, de la durée, ainsi que les pauses de 30 minutes et plus (art. 46 LTr / art. 73 OLT 1). Là encore un outil de gestion du temps vous fera gagner en efficacité et en sérénité vis-à-vis de l’inspection du travail (SECO).

Ce qu’une application ne vous apportera pas…
Le télétravail peut être ressenti comme une perte de contrôle pour certains managers. Pour ces derniers, la simple présence des collaborateurs à leur place de travail suffisait à les rassurer sur la bonne marche des affaires. Mais «temps de travail» n’est pas égal à «productivité». Un outil de gestion du temps ne vous apportera donc pas la certitude du travail accompli.

D’autre part, si un logiciel peut vous montrer certaines anomalies (absences récurrentes, heures supplémentaires, pauses de midi non respectées), celles-ci ne veulent rien dire sans une contextualisation par l’humain. Une application ne remplace donc pas le management. Au contraire, ce dernier a un rôle central à jouer pour en tirer tous les bénéfices.

En conclusion, si une bonne application de gestion du temps ne remplace pas un bon management, elle l’aide en lui donnant de la transparence et une bonne vue d’ensemble. Ces derniers étant indispensables pour le bon fonctionnement du travail à distance.”

Découvrez le guide de survie du collaborateur sur le télétravail

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April 15, 2021
tipee et le télétravail – #3 – les journées fragmentées (ou la fin du 8h-midi-13h-17h)

les journées fragmentée (ou la fin de 8h-midi-13h-17h)

Avouons-le, pour beaucoup d’entre nous, une journée en télétravail n’est pas un long fleuve tranquille…

Amener les enfants à l’école, sortir le chien, apporter à manger aux grands-parents (au moins pendant le Covid), un coup chez le dentiste, une visite chez le médecin (ou un test Covid), et j’en passe. Certaines interruptions peuvent aussi être volontaires, pour couper la journée en allant marcher pour s’aérer ou pour se relaxer un moment. Bref, ces coupures rythment la journée et c’est un avantage bien apprécié par les collaborateurs et collaboratrices.

Du côté de l’entreprise, l’important est que le travail soit fait. Peu importe l’horaire finalement, pour autant que l’employé·e puisse collaborer avec son équipe et qu’il soit efficace pendant ses heures effectives de travail.

Avec une application comme tipee, c’est facile. La personne peut très facilement débuter et terminer une période de travail.

Prenons l’exemple de Vincent qui aime commencer ses journées assez tôt. En un clic, il s’annonce dans tipee quand il démarre vers 6h45. Durant cette première partie de la journée, Vincent a l’habitude de répondre à ses mails et préparer sa journée. Puis, en un clic, il quitte pour déjeuner avec ses enfants. Après ce moment en famille, il reprend le travail vers 8h20. Vers 11h, il a besoin d’une 20aine de minutes (clic et clic) pour régler une affaire privée. A 12h15, il s’arrête pour manger son lunch. Vincent reprend le travail en un clic à 13h00 pour une courte séance en visio avec son équipe. Puis vers 13h25, il part marcher pendant une bonne demi-heure avec le chien. Requinqué, il reprend à 14h, d’une traite jusqu’à 17h. Un peu de devoirs de math avec l’aînée et il pourra finalement terminer son dernier dossier entre 18h et 19h.

Finalement, Vincent aura (télé)travaillé 8 heures et 15 minutes ce jour-là. Tout en ayant passé du temps de qualité pour lui et sa famille.

En tant que collègue de Vincent, le présencier me permet de voir s’il est actif ou non en ce moment. Pratique si je dois lui lancer un coup de fil.

Et ces quinze minutes travaillées en plus sont automatiquement comptabilisées en temps réel dans son solde d’heures supplémentaires.

Conclusion
Lorsque le fonctionnement de l’entreprise le permet, cette flexibilité offre à l’employé une qualité de vie très appréciée, tout en lui permettant de faire son travail de manière efficace. Et cette transparence évite le fameux jeu de dupes où l’employé annonce un 8h-midi-13h-17h qui ne représente en rien la réalité.

Remarque importante
A noter qu’il ne faut pas oublier que loi sur le travail (Ltr) s’applique de la même manière en télétravail qu’au bureau. L’entreprise est donc responsable dans un cas comme l’autre d’enregistrer les entrées et les sorties de chaque employé·e. Et cela doit représenter la réalité. Un prochain post rappellera comment tipee peut vous aider à respecter la loi et en particulier les contraintes liées aux pauses, aux durées maximales et temps de repos, au travail de nuit ou de dimanche, etc.

February 10, 2021
tipee et le télétravail – #2 – timbrage sur smartphone et soldes en temps réel

Timbrage sur smartphone et soldes en temps réel

Et si on installait une timbreuse dans le vestibule de chacun de vos collaborateurs·trices😉

Pas besoin, on en a déjà tous une dans notre poche ! 📱

Le smartphone est effectivement un bon moyen d’enregistrer le début ou la fin de son travail. Que ce soit sur le terrain ou à la maison. Et on peut bien sûr faire la même chose directement sur sa tablette ou son laptop.

Il me suffit d’un clic pour débuter ma journée. Et d’un autre pour la terminer. L’affichage intelligent ne me propose que le ou les boutons nécessaires : si j’ai cliqué sur ‘entrer’ ce matin, alors, à midi, il ne me propose que sortie. Ça limite au maximum les erreurs de saisie.

Et si j’utilise le module activité pour enregistrer les heures que je passe sur mes projets/clients/chantiers (du timesheet quoi), des boutons supplémentaires apparaissent automatiquement, pour me proposer de débuter ou terminer une activité.

Ainsi, je peux débuter ma journée à 8h15, puis débuter une activité à 9h00 et la terminer à 10h30. Et commencer une autre activité à 11h qui se terminera automatiquement quand je prend ma pause à 12h10.

Cette facilité de timbrage permet d’enregistrer les coupures qui peuvent arriver lors d’une journée de télétravail. Spoiler: cela fera partie d’un autre post, sur les journées fragmentées. Stay tuned sur notre page linkedin !

Et les soldes en temps réel vous me direz ?

Eh bien, c’est facile avec tipee. Qu’il bosse depuis la maison ou au bureau, l’employé sait en tout temps où il en est ! Les jauges lui permettent de savoir en un coup d’œil s’il a des heures en plus ou en moins.

Au-dessus de ces jauges, qui montrent le solde à hier soir, il voit où il en est dans ses timbrages d’aujourd’hui. Un doute ? alors un clic lui suffit pour accéder à son résumé personnel où il trouvera tout le détail de ces dernières semaines. Ou mois. Ou de l’année. Ainsi tout est clair et transparent, plus de doutes, plus de questions, plus de frustrations.

Et en bonus, la géolocalisation

C’est moins important en ces temps de pandémie vous me direz… mais le timbrage peut aussi être géolocalisé (smartphone et ordinateur). Intéressant en particulier pour ceux qui sont actifs sur le terrain. Envoyez-nous un mail sur help@tipee.ch et nous modifierons votre configuration pour activer ou désactiver la géolocalisation.

Important : le point GPS n’est enregistré qu’au moment du timbrage (et à aucun autre moment) ; tipee ne sait donc pas ce qui se passe entre deux timbrages, et c’est très bien comme ça !

February 8, 2021
Timbreuses : que faut-il en penser ?

En décembre 2013, le SECO a établi une nouvelle directive concernant l’enregistrement du temps de travail [1]. Il met l’accent sur la santé de l’employé, le respect des heures hebdomadaires, la durée du temps de travail et des pauses. En effet, dans une économie très tertiaire, les travailleurs effectuent des tâches dématérialisées qui peuvent être accomplies n’importe où et n’importe quand. Ceci laisse la place à des dépassements de temps de travail et un cumul, non visible, d’heures supplémentaires, s’il n’est pas transcrit de manière systématique. Est-ce que cette problématique peut trouver une réponse dans une timbreuse ?

Timbreuse : la solution ?

La timbreuse est un objet qui est bien connu dans le milieu de l’industrie et notamment dans l’horlogerie qui est un domaine ouvrier. Les vieilles timbreuses dans lesquelles on passe une feuille cartonnée, ce n’est pas très sexy, non ? Heureusement les timbreuses ont bien évolué !

Le SECO souhaiterait-il que les PME adoptent un tel système ? Il ne semble pas que cela soit le cas. Néanmoins, il propose un outil permettant de référencer ces heures. Comme pour beaucoup de choses, il y a les “pour” et les “contre”, surtout dans un pays neutre comme la Suisse.

La transparence des timbreuses

Selon les organisations, le personnel ne sait pas forcément combien d’heures il effectue réellement. Il suit en général son horaire habituel et prend les vacances auxquelles il a droit. Souvent, et cela arrive plus souvent que le pense l’employeur, l’employé reste plus longtemps pour terminer un travail demandé par son patron. Parfois, il part plus tôt car il a un rendez-vous. Toutes ces minutes en plus ou en moins à qui profitent-elles? Est-ce que le fait de timbrer avantage ou désavantage les employés ou les employeurs ?

Du moment que la timbreuse est en place, toutes les minutes comptent. L’employé et l’employeur sont alignés dans la gestion du temps. Une fois ces soldes rendus transparents par un décompte quotidien, il se trouve que l’employé a souvent des heures à rattraper.

Et les anti-timbreuses alors ?

Pour les anti-timbreuses, le pointage induit souvent une notion de surveillance, contrôle ou “flicage”. Les employés voient donc cela comme un manque de confiance de l’employeur. Il arrive même que cela provoque de la démotivation. En effet, avant, comme mentionné ci-dessus, l’employé restait volontiers plus longtemps, sans compter ses heures. Dans ce cas, il semble que le fait d’introduire le timbrage rend l’employé moins d’accord de “donner” des heures car chaque minute est maintenant comptabilisée. Est-ce vraiment nuisible et pour qui ? Les employeurs ont avec ce système une vue plus claire. Ils peuvent voir certains éléments qui pourraient mettre en évidence des dysfonctionnements dans la gestion des plannings ou des employés.

La solution : une bonne communication

La question du timbrage ne peut pas trouver de consensus. La vision de l’employé ne peut pas toujours rejoindre celle de l’employeur. Les motivations et les objectifs lors de la mise en place d’une timbreuse ne sont pas les mêmes pour tous. Il est donc important de bien informer les employés dans la mise en place d’un tel système. Si la communication fonctionne, il n’y a pas de raison que la timbreuse soit mal reçue…

Sources :
[1]: La Tribune de Genève : Les cadres doivent désormais timbrer

April 6, 2016
Faut-il mettre en place une timbreuse ?
La réponse n’est pas dans la loi ! Toute entreprise se pose (et nous pose), tôt ou tard, la question suivante : faut-il mettre en place une timbreuse ?

Certains pensent que les nouvelles dispositions légales [1] imposent l’utilisation d’une timbreuse pour saisir les heures de travail (faux!), d’autres ignorent complètement l’existence de cette loi, et d’autres pour finir, sont bien au courant mais… ils n’en font pas une priorité.

Tout d’abord, profitons de cette occasion pour préciser que la loi n’impose pas de faire recours à une solution automatique pour relever les heures : un simple fichier excel, voir même un relevé papier, pourrait très bien le faire aussi! Cependant, l’utilisation d’une application pour la saisie des temps se révèle souvent extrêmement utile. Noon seulement en cas de contrôle, mais surtout pour optimiser la gestion de cette tâche souvent chronophage et compliquée.

Si bien choisies, ces applications peuvent permettre à l’entreprise de faire d’une obligation légale une réelle opportunité de gagner du temps, mieux communiquer et améliorer la productivité.

Quel conseil donner à ceux qui se posent la question « faut-il mettre en place une timbreuse ? ».

La réponse n’est pas dans la loi : elle est dans les différents cas de figure qui peuvent se présenter, et pour cela il n’y a pas de règle. il nous arrive d’avoir des clients qui ont moins de 10 collaborateurs et qui nous demandent d’installer une timbreuse. Et nous avons des clients avec plusieurs centaines d’employés mais qui préfèrent choisir l’option « tipee sans timbreuse ». Ceci est possible car notre application permet de se conformer à la loi sur l’enregistrement du temps de travail. Et tout cela sans devoir obligatoirement installer une timbreuse.

L’intelligence de tipee repose dans l’application même. La saisie des temps étant possible soit en combinaison avec un outil de timbrage soit directement se connectant à l’application. Ce sont nos clients qui choisissent, en fonction de leurs besoins spécifiques [2].

Voici quelques exemples de cas concrets :
- Un de nos clients n’a que 5 collaborateurs, mais ils font la navette entre deux points de vente. Malgré la taille modeste de l’entreprise, cela suffit déjà à compliquer la gestion des plannings et le suivi des présences et absences des collaborateurs. Cela a amené le gérant choisir l’option « tipee avec timbreuse » pour se simplifier la vie. Ainsi, tipee et la timbreuse font le boulot, et lui… il peut enfin consacrer son temps à des tâches bien plus importantes !
- Un autre de nos clients a un effectif de 300 collaborateurs. Ils travaillent constamment devant leurs ordinateurs et ont tous (ou presque) les mêmes horaires de travail. Le besoin n’est pas de planifier les équipes, mais plutôt de gérer les absences, les temps partiels, les changement de taux… Les horaires des collaborateurs peuvent être saisies à l’avance et et modifiées uniquement en cas de variations. Si le collaborateur reste travailler au delà de l’horaire prévu, s’il est absent pour maladie…
La solution : un conseil personnalisé et une application adaptée

En conclusion, la pointeuse peut être l’idéal pour certains domaines d’activités, mais pas forcément pour d’autres. Une partie fondamentale de notre travail consiste à conseiller les clients en étant très à l’écoute de leurs besoins, avant de pouvoir déterminer la meilleure stratégie à adopter en fonction de leurs besoin et de leurs objectifs.

Sources :
[1] Enregistrement de la durée du travail – Qu’est-ce qui reste, qu’est-ce qui change ?

[2] Le grand retour de la pointeuse au travail (bilan.ch)
December 15, 2015