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  • Homeoffice und Zeiterfassung Schweiz – Pflichten, Tools und Best Practices

    Homeoffice und Zeiterfassung Schweiz – Pflichten, Tools und Best Practices

    Homeoffice gehört für viele Schweizer Unternehmen längst zum Alltag. Doch eine Frage sorgt bei HR-Verantwortlichen und Geschäftsleitungen immer wieder für Unsicherheit: Gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auch, wenn Mitarbeitende von Zuhause aus arbeiten? Die Antwort ist ein klares Ja – mit einigen wichtigen Nuancen.

    Dieser Beitrag zeigt, was das Gesetz verlangt, welche Ausnahmen es gibt und wie sich Homeoffice Zeiterfassung in der Praxis sauber umsetzen lässt.

    Gilt die Zeiterfassungspflicht auch im Homeoffice?

    Ja. Die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung knüpft nicht an den Arbeitsort an, sondern an das Arbeitsverhältnis. Grundlage ist Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG), der Arbeitgeber verpflichtet, alle für den Gesetzesvollzug nötigen Unterlagen bereitzuhalten. Konkretisiert wird dies in Artikel 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1): Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit sowie Pausen ab einer halben Stunde. Diese Vorgaben gelten unverändert, ob jemand im Büro, im Homeoffice oder unterwegs arbeitet.

    Für Unternehmen bedeutet das: Auch wenn Mitarbeitende nicht physisch im Büro sind, bleibt die Verantwortung für eine lückenlose und korrekte Zeiterfassung beim Arbeitgeber. Die Durchführung kann zwar an die Mitarbeitenden delegiert werden – die rechtliche Verantwortung gegenüber den kantonalen Arbeitsinspektoraten bleibt aber beim Betrieb.

    Die drei Modelle der Arbeitszeiterfassung – und was sie fürs Homeoffice bedeuten

    Das Schweizer Recht kennt drei Erfassungsmodelle, die grundsätzlich auch im Homeoffice zur Anwendung kommen:

    Systematische Zeiterfassung

    Der gesetzliche Normalfall: Beginn, Ende und Pausen werden täglich detailliert dokumentiert. Für die meisten Mitarbeitenden im Homeoffice ist dies die relevante Variante – unabhängig vom Arbeitsort muss nachvollziehbar sein, wann gearbeitet wurde.

    Vereinfachte Zeiterfassung

    Seit 2016 können Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitenden eine vereinfachte Erfassung schriftlich vereinbaren, wenn die betroffenen Personen einen namhaften Teil ihrer Arbeitszeit selbst festlegen können. Dabei wird nur die gesamte tägliche Arbeitszeit erfasst, nicht aber einzelne Pausen im Detail. Diese Regelung wird häufig für Mitarbeitende mit hoher Autonomie im Homeoffice genutzt – etwa bei Vertrauensarbeitszeit.

    Verzicht auf die Zeiterfassung

    Ein vollständiger Verzicht ist nur unter engen Voraussetzungen möglich: Er erfordert einen Gesamtarbeitsvertrag (GAV), sowie eine hohe Arbeitszeitautonomie. Diese Ausnahme betrifft in der Praxis meist obere Kaderfunktionen und ist für die meisten Homeoffice-Mitarbeitenden nicht relevant.

    Wichtig: Selbst wenn eine vereinfachte Erfassung oder ein Verzicht vereinbart wurde, können Mitarbeitende jederzeit verlangen, ihre Arbeitszeit weiterhin systematisch zu erfassen. Der Arbeitgeber muss dafür ein geeignetes Instrument bereitstellen.

    Homeoffice Zeiterfassung ohne Mehraufwand

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    Warum Homeoffice die Zeiterfassung in der Praxis anspruchsvoller macht

    Rein rechtlich ändert sich durchs Homeoffice nichts an der Erfassungspflicht – organisatorisch aber schon. Ohne physische Präsenz im Büro lässt sich der Arbeitsbeginn nicht mehr “nebenbei” über eine Stempeluhr am Eingang erfassen. Zudem verschwimmen im Homeoffice häufiger die Grenzen zwischen Arbeits- und Freizeit, was die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten schwieriger überprüfbar macht.

    Für Schweizer Unternehmen kommt ein weiterer Aspekt hinzu: Verschiedene Kantone verlangen für den jährlichen Lohnausweis Angaben zur Anzahl der im Homeoffice geleisteten Arbeitsstunden. Ohne durchgängige digitale Erfassung wird diese Auswertung schnell zum manuellen Mehraufwand.

    Best Practices für eine rechtssichere Homeoffice Zeiterfassung

    1. Auf digitale, ortsunabhängige Tools setzen
    Papierlisten oder Excel-Tabellen sind im Homeoffice-Alltag fehleranfällig und schwer zu konsolidieren. Eine digitale Lösung, mit der Mitarbeitende über Smartphone, Tablet oder Browser stempeln, deckt die gesetzlichen Anforderungen ab und reduziert den administrativen Aufwand im HR.

    2. Klare Regeln kommunizieren
    Definieren Sie schriftlich, welches Erfassungsmodell für welche Funktion gilt, wie Pausen zu erfassen sind und wie mit Korrekturen umgegangen wird. Das schafft Klarheit für Mitarbeitende und Nachvollziehbarkeit für Kontrollen.

    3. Zeitsalden transparent machen
    Mitarbeitende im Homeoffice sollten jederzeit einsehen können, wie ihr Zeitsaldo aussieht. Das verhindert unbemerkte Überstunden und stärkt das Vertrauen in die Selbsterfassung.

    4. Absenzen und Anwesenheit zentral abbilden
    Wer heute im Homeoffice arbeitet, wer in den Ferien oder krank ist, sollte für Teams und Vorgesetzte auf einen Blick ersichtlich sein – auch ohne physische Präsenz im Büro.

    5. Auswertungen für Kanton und Lohnausweis einplanen
    Wählen Sie ein System, das die im Homeoffice geleisteten Stunden automatisch auswertet, statt diese Angaben am Jahresende manuell zusammenzutragen.

    6. Regelmässiger Austausch statt reiner Kontrolle
    Gerade bei vereinfachter Erfassung oder Vertrauensarbeitszeit hilft ein periodisches Gespräch über die Arbeitsbelastung, Überlastung frühzeitig zu erkennen – eine Praxis, die das Gesetz bei vereinfachter Erfassung explizit vorsieht.

    Wie tipee die Homeoffice Zeiterfassung in der Praxis unterstützt

    Damit diese Best Practices nicht zusätzlichen Aufwand verursachen, braucht es ein System, das im Büro genauso funktioniert wie im Homeoffice. Mit tipee stempeln Mitarbeitende ihre Arbeitszeit unabhängig vom Standort über Smartphone, Tablet oder Computer selbst ein und aus. Zeitsalden werden automatisch berechnet und sind für alle jederzeit einsehbar, die Anwesenheitsübersicht zeigt auf einen Blick, wer im Homeoffice, im Büro oder in den Ferien ist, und die für Kanton und Lohnausweis benötigten Homeoffice-Statistiken lassen sich mit wenigen Klicks abrufen. So wird aus einer gesetzlichen Pflicht ein Prozess, der für HR, Führungskräfte und Mitarbeitende gleichermassen transparent und einfach ist.

    Mehr zur konkreten Umsetzung finden Sie auf unserer Seite zur Homeoffice Zeiterfassung mit tipee.

    Häufige Fragen zur Homeoffice Zeiterfassung in der Schweiz (FAQ)



    Muss ich als Arbeitgeber auch im Homeoffice die Arbeitszeit erfassen?

    Ja. Die Pflicht gemäss Art. 46 ArG und Art. 73 ArGV 1 gilt unabhängig vom Arbeitsort. Ausnahmen bestehen nur für einzelne Personengruppen wie obere Kaderfunktionen oder bei bestimmten GAV-Regelungen.



    Reicht es, wenn Mitarbeitende im Homeoffice nur die Gesamtstunden pro Tag notieren?

    Das ist nur im Rahmen der vereinfachten Zeiterfassung zulässig, wenn die entsprechenden Voraussetzungen (u. a. hohe Arbeitszeitautonomie, schriftliche Vereinbarung) erfüllt sind. Im Normalfall gilt die systematische Erfassung mit Beginn, Ende und Pausen.



    Wie lange müssen Zeiterfassungsdaten aufbewahrt werden?

    Gemäss Art. 73 Abs. 2 ArGV 1 müssen die Aufzeichnungen mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden.



    Welches Tool eignet sich für die Zeiterfassung im Homeoffice?

    Entscheidend ist, dass die Lösung ortsunabhängig funktioniert, für Mitarbeitende einfach zu bedienen ist und die gesetzlichen Anforderungen abbildet. tipee ermöglicht die Erfassung über Smartphone, Tablet oder Computer und liefert automatisch die für Kanton und Lohnausweis relevanten Auswertungen.

  • US-Zölle & Kurzarbeit Schweiz: Welche Auswirkungen haben sie auf Schweizer Unternehmen und welche HR-Anpassungen sind möglich?

    US-Zölle & Kurzarbeit Schweiz: Welche Auswirkungen haben sie auf Schweizer Unternehmen und welche HR-Anpassungen sind möglich?

    US-Zölle: Welche Auswirkungen haben sie auf Schweizer Unternehmen und welche HR-Anpassungen sind möglich?

    Seit dem 7. August 2025 wurden die US-Zölle auf bestimmte Schweizer Produkte auf 39 % erhöht. Diese Massnahme trifft direkt mehrere Schlüsselbranchen der Schweizer Wirtschaft – von der Uhrenindustrie über die Präzisionsmechanik bis hin zur Pharmaindustrie.

    Für exportierende Unternehmen ist der Effekt unmittelbar: steigende Kosten, höherer Margendruck und die Notwendigkeit, sich rasch anzupassen. Die Frage ist nicht nur ökonomisch, sondern auch organisatorisch: Wie bleibt man effizient handlungsfähig, selbst wenn Volumen oder Rentabilität sinken? Hier rücken Themen wie Kurzarbeit Schweiz, Zeiterfassung und flexible Arbeitszeitmodelle ins Zentrum der Diskussion.

    Zahlen im Kontext: das Ausmass der Situation messen

    Im Jahr 2024 machten die USA fast 7 % der gesamten Schweizer Exporte aus – mit Schwerpunkten in der Uhrenindustrie, der Pharmaindustrie und im Maschinenbau. Die Steuererhöhungen treffen vor allem diese wertschöpfungsintensiven Branchen.

    Laut den neuesten SECO-Daten wurden in den betroffenen Sektoren bereits mehrere Voranmeldungen für Kurzarbeit in der Schweiz eingereicht – ein Zeichen, dass Unternehmen mit einer Abschwächung rechnen.

    +
    %

    Erhöhung der US-Zölle

    Betroffene Sektoren (Uhrenindustrie, Pharma, Präzisionsmechanik)

    %

    Anteil der Schweizer Exporte, die betroffen sind

    Wenn Wettbewerbsfähigkeit auch intern entschieden wird

    Mit den höheren Zöllen müssen Unternehmen zusätzliche Kosten auffangen oder ihre Preise anpassen. Zwischen Rohstoffen, Logistik und Schweizer Zollgebühren wird jeder Posten zum kritischen Faktor. In beiden Fällen bleibt das interne Management ein entscheidender Hebel zur Sicherung der Marge.

    Automatisierte, auf Schweizer Recht bezogene HR-Prozesse wie Zeiterfassung, Abwesenheitsvalidierung oder Einsatzplanung reduzieren repetitive Aufgaben und liefern gleichzeitig zuverlässige Echtzeitdaten. Weniger administrativer Aufwand bedeutet mehr Kapazität, um Geschäft und Anpassungen zu steuern.

    Schnelle Reorganisation und flexible Arbeitszeitmodelle

    Wenn ein Markt einbricht, ist die schnelle Umverteilung von Ressourcen entscheidend. Arbeitszeiten anpassen, Aufgaben neu verteilen oder flexible Arbeitszeitmodelle planen – diese Entscheidungen sind einfacher, wenn eine klare Übersicht über Personalbestand und Verfügbarkeiten besteht.

    Ein zentrales Einsatzplanung Tool erleichtert zudem die schnelle Kommunikation mit Teams, reduziert Missverständnisse und sichert eine flüssige Organisation trotz Unvorhersehbarkeiten.

    Kurzarbeit und andere temporäre Hebel

    Die Schweizer Kurzarbeit ist ein gesetzlich vorgesehenes Instrument, um auf einen temporären Aktivitätsrückgang zu reagieren. Sie ermöglicht es Unternehmen, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu reduzieren, wobei ein Teil des Lohnausfalls über die Arbeitslosenversicherung kompensiert wird – vorbehaltlich einer Genehmigung.

    Angesichts der aktuellen Lage können betroffene Branchen diese Option ebenso prüfen wie andere temporäre Anpassungen. Dabei spielt auch die Zeiterfassung bei Kurzarbeit eine wichtige Rolle, um Transparenz und Rechtskonformität sicherzustellen.

    Wie kann ein Schweizer Unternehmen vorbeugen, um Brüche zu vermeiden?

    Durch engmaschige Überwachung der wichtigsten Unternehmensindikatoren und schnelle Reaktion bei ersten Spannungszeichen. Dazu gehören:

    • schnelle Analyse der Auswirkungen neuer Zölle und Gebühren auf die Kosten
    • Anpassung von Einsatzplänen und Ressourcenverteilung
    • verstärkte Budgetkontrolle

    Zentrale HR-Tools ermöglichen es zudem, Szenarien zu simulieren und Massnahmen vorzubereiten, bevor es kritisch wird. Voraussicht basiert auf zuverlässigen Daten, schnellen Entscheidungen und einer Organisation, die flexibel genug ist, um ohne operative Brüche zu reagieren.

    ℹ️ Checkliste Kurzarbeit nach Schweizer Recht: schnell und richtig entscheiden

    1. Offizielle Ankündigungen beobachten und Kurzarbeitsanmeldungen frühzeitig planen
    2. Interne Prozesse identifizieren, die optimiert werden können
    3. Mehrere Szenarien simulieren (z. B. Aktivitätsrückgang, Arbeitszeitreduktion, Kurzarbeit)
    4. Änderungen klar an Teams kommunizieren, um Kohäsion zu sichern

    Entdecken Sie, wie HR Software Sie in solchen Krisen unterstützt

    Die steigenden Kosten durch US-Zölle, Schweizer Zollgebühren und interne Anpassungen setzen viele Unternehmen derzeit stark unter Druck. In diesem Kontext ist eine moderne, auf den Schwizer Markt ausgelegte HR Software, kein administrativer Luxus, sondern ein strategisches Hilfsmittel:

    Beispiel: tipee – mehr als nur Verwaltung, sondern eine zentrale Plattform zur Steuerung der HR und Entscheidungsunterstützung in unsicheren Zeiten.

    Sie ermöglicht:

    • Bessere interne Kommunikation: wichtige Infos (z. B. neue Pläne, HR-Mitteilungen, Managemententscheidungen) schnell verbreiten
    • Exakte Kurzarbeitsverwaltung: Daten zentralisieren, Stundenanpassungen dokumentieren, rechtliche Konformität sichern
    • Planungstransparenz & Agilität: Teams flexibel umorganisieren, Workloads ausgleichen, Ungleichgewichte vermeiden
    • Mitarbeiterzufriedenheit messen: Demotivation früh erkennen und rechtzeitig gegensteuern
    • Teamleistung überwachen: Auswirkungen von Anpassungen in Echtzeit analysieren

    Ein HRIS ist kein blosses HR-Tool – es ist ein strategisches Steuerungsinstrument für digitales Personalmanagement, um interne Kohäsion, Klarheit und operative Stabilität zu sichern.



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    FAQ



    Seit wann gilt die Erhöhung der US-Zölle?

    Seit dem 7. August 2025 gelten auf bestimmte Schweizer Produkte 39 % Einfuhrzölle.



    Welche Schweizer Branchen sind am stärksten betroffen?

    Vor allem die Uhrenindustrie, Präzisionsmechanik, Maschinenbau und Pharma.



    Wie wirken sich die Zölle auf Schweizer Unternehmen aus?

    Sie verteuern Exporte, verringern die Wettbewerbsfähigkeit und zwingen zu Preis- oder Margenanpassungen.



    Wie funktioniert Kurzarbeit in der Schweiz in diesem Kontext?

    Unternehmen können die Arbeitszeiten reduzieren; ein Teil des Lohnausfalls wird von der Arbeitslosenversicherung gedeckt (nach Bewilligung). Mehr Infos beim SECO



    Welche Indikatoren sollten Unternehmen jetzt besonders im Blick behalten?

    Exportaufträge, Zolleffekte, Produktmargen sowie HR-Daten wie Absenzen, Zufriedenheit, Engagement.



    Wie hilft HR Software wie tipee Unternehmen in dieser Lage?

    Durch zentrale HR-Daten, einfache Kurzarbeitsverwaltung, flexible Einsatzplanung, bessere interne Kommunikation und klare Team-Performance-Sicht.

  • Zeiterfassung Pausen: Arbeitsrecht, Pausenarten und Tools

    Zeiterfassung Pausen: Arbeitsrecht, Pausenarten und Tools

    Pausenregelung Schweiz: Gesetzliche Pausen, Pausenarten und Zeiterfassung

    Pausen sind im Schweizer Arbeitsrecht klar geregelt – und trotzdem führen sie in vielen Betrieben zu Unsicherheiten: Welche Pausen sind Pflicht? Welche sind bezahlt? Und wie dokumentiert man sie rechtssicher?

    Dieser Artikel gibt Ihnen als Arbeitgeber oder HR-Verantwortliche/r einen vollständigen Überblick: vom gesetzlichen Rahmen nach ArG und ArGV 1, über die verschiedenen Pausenarten im Betrieb, bis hin zur effizienten digitalen Erfassung mit einer modernen Zeiterfassungslösung.

    Gesetzliche Pausen in der Schweiz – Was schreibt das Arbeitsgesetz vor?

    Die Mindestpausen sind im Arbeitsgesetz (ArG) Art. 15 und der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) verbindlich festgelegt. Die Mindestdauer richtet sich nach der täglichen Arbeitszeit:

    Tägliche Arbeitszeit Minimale Pause Mindestpause
    Bis 5,5 Stunden Keine Pause vorgeschrieben
    Mehr als 5,5 Stunden Mindestens 15 Minuten
    Mehr als 7 Stunden Mindestens 30 Minuten
    Mehr als 9 Stunden Mindestens 1 Stunde

    Wichtig: Diese Pausen sind obligatorisch, aber grundsätzlich unbezahlt – ausser der oder die Mitarbeitende kann den Arbeitsplatz während der Pause nicht verlassen (z. B. bei einem Empfangsdienst mit Pikettfunktion). In diesem Fall gilt die Pause als Arbeitszeit und muss entsprechend vergütet werden.

    Die Pause soll idealerweise in der Mitte des Arbeitstages bezogen werden – nicht am Anfang oder Ende der Schicht.

    Praxistipp: Wenn Mitarbeitende ihre gesetzliche Pause nicht nehmen, müssen Arbeitgeber aktiv eingreifen. Eine digitale Zeiterfassungslösung kann automatisch Warnungen ausgeben, wenn Mindestpausen unterschritten werden.

    Bezahlte Pausen: ein vom Arbeitgeber bestimmter Vorteil

    Neben den gesetzlichen Pflichtpausen gibt es freiwillig bezahlte Pausen, die entweder durch einen Gesamtarbeitsvertrag (GAV) oder durch betriebsinterne Regelungen definiert sind. Diese zählen zur effektiven Arbeitszeit – müssen also nicht nachgearbeitet werden.

    Diese bezahlten Pausen können verschiedene Formen annehmen, wie z. B. die Kaffeepause. Sie sind nicht immer obligatorisch, aber ein Vorteil für die Mitarbeitenden.

    Im Gegensatz zu den gesetzlichen Pausen zählen die bezahlten Pausen zur effektiven Arbeitszeit. Das heisst, wenn ein Mitarbeitender täglich 8,5 Stunden arbeiten muss und am Vormittag 10 Minuten und am Nachmittag 10 Minuten bezahlte Pause erhält, sind diese 20 Minuten in seiner Arbeitszeit inbegriffen. Er muss diese Zeit also nicht durch einen längeren Arbeitstag kompensieren.

    Pausenarten in Schweizer Betrieben – Überblick

    Je nach Branche, Betrieb und Bedarf der Mitarbeitenden gibt es unterschiedliche Pausenpraktiken. Hier ein Überblick über die gängigsten Pausenarten, die in Unternehmen in der Schweiz vorkommen.

    Essenspause

    Die Essenspause entspricht in der Regel der gesetzlich vorgeschriebenen Pause gemäss Arbeitsgesetz. Die Dauer richtet sich nach der täglichen Arbeitszeit (siehe oben). Diese unbezahlte Pause soll den Mitarbeitenden eine echte Unterbrechung des Arbeitstages bieten und ihnen die Möglichkeit geben, sich zu verpflegen und zu erholen. Sie sollte idealerweise in der Mitte der Arbeitszeit bezogen werden, um die Erholung zu optimieren.

    Kaffeepause

    Kaffeepausen sind gesetzlich nicht geregelt und liegen somit im Goodwill des Arbeitgebers. Es ist jedoch üblich, dass Betriebe mindestens eine Kaffeepause pro Tag anbieten, meist am Vormittag.

    Je nach internen Richtlinien kann es sich bei dieser Pause um eine bezahlte Pause handeln, die in der effektiven Arbeitszeit enthalten ist.

    In gewissen Branchen spielt die Kaffeepause auch eine wichtige soziale Rolle, indem sie den ungezwungenen Austausch und den Zusammenhalt im Team fördert.

    Rauchpause

    Die Schweizer Gesetzgebung regelt Rauchpausen nicht spezifisch. Es steht also jedem Betrieb frei, diese nach seinen eigenen Vorstellungen zu regeln. In der Praxis gibt es verschiedene Szenarien:

    • Integration in die gesetzlichen Pausen: Mitarbeitende nutzen ihre offiziellen Pausen zum Rauchen.

       

    • Systematisches Ausstempeln: Jede Rauchpause wird aufgezeichnet und von der effektiven Arbeitszeit abgezogen, sodass der Mitarbeitende seinen Arbeitstag verlängern muss.

       

    • Einbezug in bezahlte Pausen: Einige Betriebe tolerieren, dass Raucherpausen in bezahlten Pausen wie der Kaffeepause gemacht werden.

    Tageslichtpause (Detailhandel & geschlossene Arbeitsräume)

    In einigen Branchen, insbesondere im Detailhandel, arbeiten die Beschäftigten in Umgebungen ohne Tageslicht. Um diesem Mangel zu begegnen, sind Ausgleichsmassnahmen vorgesehen. Beispielsweise kann Verkaufspersonal, das in Räumen ohne Tageslicht arbeitet, 20 Minuten zusätzliche bezahlte Pausen pro Halbtag beziehen. Diese Pausen ermöglichen es den Mitarbeitenden, sich dem natürlichen Licht auszusetzen, was zu ihrem Wohlbefinden und ihrer Gesundheit beiträgt. (evenement.ch)

    Stillpause

    Stillende Mitarbeiterinnen haben in der Schweiz spezifische Rechte. Die Zeit für das Stillen oder das Abpumpen von Milch gilt im ersten Lebensjahr als bezahlte Arbeitszeit. Die vergütete Mindestdauer beträgt:

    • 30 Minuten bei einer täglichen Arbeitszeit von bis zu 4 Stunden
    • 60 Minuten bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 4 Stunden
    • 90 Minuten bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 7 Stunden

    Diese Bestimmungen sollen erwerbstätige Mütter unterstützen, indem sie die Vereinbarkeit von Beruf und Stillen erleichtern.

    Toilettenpause

    Pausen zur Befriedigung physiologischer Bedürfnisse wie Toilettenpausen sind in der Schweiz gesetzlich nicht explizit geregelt. Allerdings brachten Gerichtsentscheide aus dem Jahr 2024 Klarheit. Das Neuenburger Kantonsgericht hat entschieden, dass die Arbeitgeber von den Arbeitnehmenden verlangen können, dass ihre Toilettenpause erfasst werden, und dass diese Zeiten von der bezahlten Arbeitszeit abgezogen werden können.

    Diese Praxis wirft jedoch Bedenken hinsichtlich der Gesundheit und des Wohlbefindens der Beschäftigten auf. Eine zu starke Einschränkung könnte dazu führen, dass Arbeitnehmende weniger trinken oder weniger Toilettengänge durchführen, was sich negativ auf ihre Gesundheit auswirken könnte. Den Arbeitgebern wird daher empfohlen, gesunden Menschenverstand und Flexibilität walten zu lassen. (rts.ch)

    Branchenspezifische Pausenregelungen

    Pausenpraktiken variieren je nach Branche stark:

    • Industrie & Baugewerbe: Häufig zusätzliche Pausen als Ausgleich für körperlich belastende Arbeit

    • Detailhandel: Tageslichtpausen, häufige Kurzpausen

    • Gesundheitswesen: Klar strukturierte Pausenzeiten aufgrund von Schichtdienst und Sicherheitsverantwortung

    • Gastronomie & Hotellerie: Pausen nach Betriebsordnung oder GAV L-GAV

    Ein gutes Pausenmanagement ermöglicht es, die Ruhezeiten an die spezifischen Anforderungen jedes Berufs anzupassen und gleichzeitig das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu gewährleisten.



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    Wie gelingt ein effizientes Pausenmanagement im Betrieb?

    Ein gutes Pausenmanagement trägt zum Wohlbefinden der Mitarbeitenden und zum reibungslosen Betrieb bei. Dabei sind sowohl Arbeitgeber als auch Mitarbeitende gefordert.

    Pflichten der Arbeitgeber

    • Sicherstellen, dass die gesetzlichen Pausen eingehalten werden, indem gewährleistet wird, dass sie zum richtigen Zeitpunkt genommen werden, normalerweise in der Mitte des «Arbeitstages».
    • Klare Rahmenbedingungen für andere Pausen festlegen: Der Arbeitgeber kann entweder bestimmte Zeiten festlegen (z. B. Kaffeepause am Morgen) oder den Mitarbeitenden die freie Wahl des Pausenzeitpunkts überlassen, solange dies die Arbeitsorganisation nicht beeinträchtigt.
    • Geeignete Ruheräume einrichten, damit die Mitarbeitenden auch wirklich einen Nutzen aus den Pausen ziehen können.
    • Sensibilisierung für die Wichtigkeit von Pausen, wobei darauf hinzuweisen ist, dass diese für das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und die Einhaltung des Gesetzes von entscheidender Bedeutung sind.

    Pflichten der Mitarbeitenden

    • Einhaltung der Pausenzeiten: Die gesetzliche Pause zum richtigen Zeitpunkt einlegen, idealerweise in der Mitte des Tages, und die vom Arbeitgeber festgelegten übrigen Pausenzeiten einhalten.
    • Angemessene Pausennutzung: Diese Momente nutzen, um sich zu erholen und zu entspannen, um eine gute Arbeitsqualität aufrechtzuerhalten.
    • Proaktive Kommunikation: Bei Übermüdung oder zu hoher Arbeitsbelastung den Arbeitgeber informieren, damit bei Bedarf Anpassungen geprüft werden können.

    Wie stelle ich sicher, dass die Pausenzeiten eingehalten werden?

    Wenn Pausen nicht richtig genommen oder überwacht werden, kann dies die Arbeit schnell durcheinanderbringen. Ein klares Monitoring und klar definierte Regeln verhindern Missbrauch und Versäumnisse und sorgen so für ein ausgewogenes und effizientes Pausenmanagement.

    Zeiterfassung Pausen: Kontrolle und Nachverfolgung im Unternehmen

    Die Arbeitgeber müssen dafür sorgen, dass die gesetzlichen Pausen ordnungsgemäss bezogen werden, indem sie geeignete Instrumente zur Nachverfolgung einsetzen. Diese Nachverfolgung kann auch bezahlte Pausen wie die Kaffeepause betreffen, um sicherzustellen, dass sie tatsächlich genommen werden und ihre Dauer den festgelegten Regeln entspricht. Eine transparente Handhabung beugt Missverständnissen vor und sorgt für eine faire Verteilung der Pausenzeiten.

    Auswirkungen der Pausen auf Produktivität und Arbeitsklima

    Werden Pausen eingehalten, verbessert dies die Konzentration und reduziert die Ermüdung, während die Nichteinhaltung zu Stress und Leistungseinbussen führen kann. Ein unausgewogener Umgang, bei dem einige die Pausen missbrauchen, während andere sich strikt daran halten, kann zudem zu Spannungen innerhalb von Teams führen.

    Flexibilität und Pausendisziplin in Einklang bringen

    Eine effiziente Pausenregelung muss Freiheit mit klaren Rahmenbedingungen verbinden. Eine gewisse Flexibilität beim Pauseneinlegen und gleichzeitig klare Regeln beugen Ungleichgewichten vor und schaffen eine Verantwortungskultur. Indem Unternehmen die Mitarbeitenden zur Einhaltung der Pausen ermutigen und gleichzeitig auf ein gutes Pausenmanagement achten, fördern sie ein harmonisches und produktives Arbeitsklima.

    Pausen mit tipee erfassen – Einfach, transparent, rechtssicher

    Der Umgang mit Pausen kann für Unternehmen schnell zu Kopfzerbrechen führen, vor allem wenn es darum geht, gesetzliche Pflichten einzuhalten und gleichzeitig für Fairness unter den Mitarbeitenden zu sorgen. Mit tipee wird die Erfassung der Pausen einfach und transparent.

    tipee ist die Schweizer Zeiterfassungslösung, die Pausen vollständig und rechtssicher abbildet.

    Automatische Pausenüberwachung

    tipee erkennt automatisch, wenn eine Pause zu kurz ist oder gar nicht eingelegt wurde. Planer und Administratoren erhalten sofort eine Warnmeldung – so können Sie schnell reagieren, bevor es zum Problem wird.

    Zu kurze Pausen können optional automatisch korrigiert werden, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Mindestzeiten stets eingehalten werden. Das schützt Mitarbeitende vor Übermüdung und Arbeitgeber vor Konformitätsrisiken.

    Flexible Pausenerfassung für jeden Betrieb

    Mitarbeitende stempeln ihre Pause einfach aus – ob per:

    • Physischer Stempeluhr am Eingang oder in der Produktion

    • tipee go App auf dem Smartphone – ideal für Homeoffice, Aussendienstmitarbeitende und Betriebe ohne fixen Arbeitsplatz

    • Automatischen Stempelvorschlag für Betriebe mit fixen Pausenzeiten

    Bezahlte Pausen konfigurieren und fair verwalten

    Unternehmen können in tipee individuelle Pausenmodelle einrichten: welche Pausen bezahlt sind, wie lange sie dauern dürfen und ob sie automatisch abgezogen werden. So ist Fairness und Transparenz im gesamten Team gewährleistet – ohne manuelle Kontrolle.

    Optimieren Sie das Pausenmanagement in Ihrem Betrieb

    Verwalten Sie die Pausen und die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden mühelos und halten Sie sich dabei an die Schweizer Gesetzgebung. Erfahren Sie, wie tipee Ihren HR-Alltag vereinfacht.



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    Häufige Fragen zur Pausenregelung in der Schweiz (FAQ)



    Muss die Mittagspause bezahlt werden?

    Nein, die gesetzliche Mittagspause ist in der Regel unbezahlt – ausser der Mitarbeitende kann den Arbeitsplatz nicht verlassen.

     



    Gilt die Kaffeepause als Arbeitszeit?

    Nur wenn sie vom Arbeitgeber als bezahlte Pause definiert wurde. Dann zählt sie zur effektiven Arbeitszeit.



    Darf der Arbeitgeber Rauchpausen verbieten?

    Ja – Rauchpausen sind gesetzlich nicht geregelt. Der Arbeitgeber kann verlangen, dass Rauchpausen ausgestempelt werden oder nur innerhalb der gesetzlichen Pausen stattfinden.

     



    Müssen Pausen in der Zeiterfassung dokumentiert werden?

    Ja. Arbeitgeber müssen nachweisen können, dass Mitarbeitende ihre Pflichtpausen tatsächlich bezogen haben.

     



    Wie lange darf ich ohne Pause arbeiten?

    Bei mehr als 5,5 Stunden Arbeitszeit täglich ist eine Pause von mindestens 15 Minuten vorgeschrieben.

  • Pausenmanagement in der Schweiz: rechtliche Rahmenbedingungen und Best Practices

    Pausenmanagement in der Schweiz: rechtliche Rahmenbedingungen und Best Practices

    Einleitung

    Das Pausenmanagement ist wichtig, um die Gesundheit, die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu erhalten. In der Schweiz sind diese Ruhezeiten gesetzlich streng geregelt, um optimale Arbeitsbedingungen zu gewährleisten.

    Was ist eine Pause nach Schweizer Gesetz?

    In der Schweiz ist eine Pause definiert als eine Unterbrechung des Arbeitstages, während der der Mitarbeiter vollständig von der Arbeitspflicht freigestellt ist. Der Mitarbeiter kann wählen, wo und wie er seine Pause verbringen möchte, ohne dem Arbeitgeber zur Verfügung zu stehen. Muss er hingegen an seinem Arbeitsplatz bleiben oder für Einsätze zur Verfügung stehen, gilt diese Zeit als effektive Arbeitszeit.

    Gesetzliche Mindestpausenzeiten

    Gemäss Arbeitsgesetz (ArG) und dessen Verordnung 1 (ArGV 1) haben die Mitarbeitenden in Abhängigkeit der täglichen Arbeitszeit Anspruch auf folgende Pausen:

    • 15 Minuten bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 5,5 Stunden;
    • 30 Minuten bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 7 Stunden;
    • 1 Stunde bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden.

    Pausen von mehr als 30 Minuten dürfen innerhalb der Tagesarbeitszeit aufgeteilt werden. Diese Pausen sind obligatorisch, aber unbezahlt, es sei denn, dass ein Gesamtarbeitsvertrag oder eine Betriebsvereinbarung etwas anderes vorsehen.

    Wann soll eine Pause eingelegt werden? (Pausengestaltung)

    Im Normalfall sollte die Pause in der Mitte der Arbeitszeit genommen werden, um eine optimale Erholung zu ermöglichen und Ermüdung zu vermeiden. Zudem ist eine zusätzliche Pause erforderlich, wenn vor oder nach einer Pause eine Schicht von mehr als 5,5 Stunden gearbeitet wird.

    Arbeitet ein Mitarbeitender von 6.30 Uhr bis 12.00 Uhr und macht dann Mittagspause, muss ihm am Vormittag eine zusätzliche Pause gewährt werden. Auch wenn er länger als bis 18.30 Uhr arbeitet, muss am Nachmittag eine Pause eingelegt werden.

    Zu beachten ist, dass es nicht möglich ist, eine Pause zu verkürzen, um den Arbeitstag später zu beginnen oder früher zu beenden.

    Besondere Bestimmungen für Jugendliche, Schwangere und Stillende

    Für bestimmte Mitarbeiterkategorien gelten besondere Pausenregelungen:

    Jugendliche unter 18 Jahren: Sie haben Anspruch auf eine Pause von 30 Minuten, sobald ihre Arbeitszeit 5 Stunden übersteigt.

    Schwangere: Frauen, die ihre Tätigkeit überwiegend stehend ausüben, erhalten ab dem vierten Schwangerschaftsmonat zusätzlich zu den gesetzlich vorgeschriebenen Pausen alle zwei Stunden eine zusätzliche Pause von 10 Minuten.

    Stillzeit: Im Gegensatz zu den üblichen Pausen gilt die Zeit zum Stillen oder Abpumpen im ersten Lebensjahr des Kindes als bezahlte Arbeitszeit. Die gesetzlichen Mindestanforderungen sind:

    • 30 Minuten bei einer täglichen Arbeitszeit von bis zu 4 Stunden;
    • 60 Minuten bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 4 Stunden;
    • 90 Minuten bei einer täglichen Arbeitszeit von mehr als 7 Stunden.

    Diese Stillzeit ist nicht mit einer normalen Pause gleichzusetzen und kann nicht von Überstunden oder vom Feriensaldo abgezogen werden.

    Optimieren Sie das Pausenmanagement in Ihrem Betrieb

    Verwalten Sie die Pausen und die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden mühelos und halten Sie sich dabei an die Schweizer Gesetzgebung. Erfahren Sie, wie tipee Ihren HR-Alltag vereinfacht.



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    Wie sind die Pausen bei Teilzeit oder flexiblen Arbeitszeiten zu handhaben?

    Die Anwendung der Pausen kann bei Teilzeit- oder flexibler Arbeit komplexer sein. In diesen Situationen ist es wichtig, darauf zu achten, dass die Pausen der Arbeitsbelastung angemessen angepasst werden.

    Teilzeitarbeit: Teilzeitbeschäftigte haben im Verhältnis zur Arbeitszeit dieselben Pausenrechte wie Vollzeitbeschäftigte. Beispielsweise muss ein Mitarbeiter, der 6 Stunden pro Tag arbeitet, eine Pause von mindestens 15 Minuten erhalten.

    Flexible Arbeitszeiten: Artikel 18 Absatz 4 ArGV 1 besagt, dass sich die Dauer der Pausen nach der durchschnittlichen täglichen Arbeitszeit richtet. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber auch bei flexiblen Arbeitszeiten sicherstellen muss, dass die Pausen gesetzeskonform und der durchschnittlichen Arbeitsbelastung angemessen sind.

    Eine Person arbeitet montags 6 Stunden, dienstags 9 Stunden und mittwochs 7 Stunden. Die Dauer der Pausen ist gemäss Gesetz nach der durchschnittlichen täglichen Arbeitszeit und nicht für jeden einzelnen Tag zu bemessen. 

    Beträgt ihre durchschnittliche tägliche Arbeitszeit also 8 Stunden, muss ihr Arbeitgeber dafür sorgen, dass ihr auch an Tagen, an denen sie weniger oder länger arbeitet, diesem Durchschnittswert angemessene Pausen gewährt werden.

    Wie kann man mit tipee die Einhaltung der Pausen sicherstellen und diese optimieren?

    Die Kontrolle und Überwachung der Pausen ist von entscheidender Bedeutung, um die Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen zu gewährleisten und ein gesundes Arbeitsumfeld zu bewahren. Ein effektives Pausenmanagement trägt dazu bei:

    • Ermüdung vorzubeugen und die Konzentration der Mitarbeitenden zu steigern
    • die Unfallgefahr durch Arbeitsüberlastung zu reduzieren 
    • eine bessere Vereinbarkeit von Berufsleben und Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu fördern

    Die Einhaltung der gesetzlichen Pausenauflagen bei gleichzeitig guter Arbeitsorganisation kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Hier setzt tipee an und bietet digitale Tools, die die Einhaltung der Pausen gewährleisten und bewährte Vorgehensweisen zum Wohle der Mitarbeitenden fördern.

    Selbstkorrektur der Pausen: echte Ruhezeit gewährleisten

    Mit tipee ist es möglich, zu kurze Pausen automatisch zu korrigieren, um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeitenden wirklich Zeit nehmen, sich zu erholen. Diese Funktion dient dem Schutz der Gesundheit, der Vermeidung von Übermüdung und der Reduktion von Unfallrisiken aufgrund fehlender Pausen.

    📌 Beispiel:
    Ein Mitarbeiter, der 8 Stunden pro Tag arbeitet, muss eine Mindestpause von 30 Minuten beziehen.

    • Legt er eine Pause von 25 Minuten ein, verlängert tipee die Pause automatisch auf 30 Minuten und informiert ihn, damit er seine Gewohnheiten anpassen kann.
    • Wenn er eine Pause von 40 Minuten macht, wird seine Stempelzeit respektiert und die Pause bleibt bei 40 Minuten.

    Indem sie sicherstellt, dass die Pausen richtig gemacht werden, trägt diese Funktion dazu bei, die Lebensqualität am Arbeitsplatz zu verbessern und Erschöpfung vorzubeugen.

    Indem sie sicherstellt, dass die Pausen richtig gemacht werden, trägt diese Funktion dazu bei, die Lebensqualität am Arbeitsplatz zu verbessern und Erschöpfung vorzubeugen.

    Warnmeldung für Planer und Administratoren bei zu kurzer Pause

    Für ein proaktives Pausenmanagement bietet tipee auch ein Warnsystem für Planer und Administratoren an. Werden häufig zu kurze Pausen eingetragen, werden die Vorgesetzten benachrichtigt und können die notwendigen Massnahmen zur Anpassung der Arbeitsorganisation und zur Sensibilisierung der Mitarbeitenden einleiten.

    Einrichten der Pausen nach Arbeitsplan

    Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen an das Arbeitszeitmanagement. Aus diesem Grund ermöglicht tipee, die Pausenzeiten entsprechend den Besonderheiten des jeweiligen Arbeitsplatzes und der einzelnen Mitarbeitenden anzupassen:

    • Büroangestellte → Mittagspause
    • Schichtarbeit 3×8 → rotationsgerechte Pausen
    • Nachtarbeit → Anpassung der Pausen zur Berücksichtigung des Biorhythmus

    Dank dieser Flexibilität passt sich tipee den verschiedenen Branchen an und gewährleistet ein gesetzeskonformes und effizientes Pausenmanagement in der Schweiz zum Nutzen der Mitarbeitenden.

  • Wie können Arbeitszeit und Zeitaufwand für Aktivitäten auf dem Smartphone erfasst werden ?

    Wie können Arbeitszeit und Zeitaufwand für Aktivitäten auf dem Smartphone erfasst werden ?

    Stellen Sie sich vor, Sie könnten sich durch die Erfassung der Arbeitszeit und des Zeitaufwands für Aktivitäten Ihrer Mitarbeitenden einen echten Wettbewerbsvorteil verschaffen. Für manche ist dies nur eine gesetzliche Verpflichtung, der sie sich nicht entziehen können, da im Fall einer Kontrolle Sanktionen drohen. In Wirklichkeit ist die Erfassung dieser Daten ein wirksames Mittel, um die Leistung eines Unternehmens zu verbessern, genaue und für die Rechnungsstellung unerlässliche Daten zu erheben und sich gegenüber Kunden als modernes Unternehmen zu zeigen.

    Kann die Arbeitszeit, die für einzelne Aktivitäten aufgewendet wurde, aber so einfach mit dem Smartphone erfasst werden? Wenn ja, wie? Diese Fragen beantworten wir in diesem Beitrag.

    Einsatzplanung, Arbeitszeiterfassung und Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität : Worin bestehen die Unterschiede?

    Bevor Sie im Detail erfahren, wie Smartphones zur Erfassung von Arbeitszeiten und Aktivitäten eingesetzt werden können, müssen Sie den Unterschied zwischen Einsatzplanung, Arbeitszeiterfassung und Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität kennen.

    • Bei der Einsatzplanung werden die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden im Voraus festgelegt. Auf diese Weise können Vorgesetzte die Arbeitstage ihrer Mitarbeitenden organisieren, während diese genau wissen, wann und wie viele Stunden sie mit verschiedenen Aktivitäten verbringen werden. Die Einsatzplanung ist in zahlreichen Sektoren wie Kinderkrippen, medizinischen Einrichtungen und dem Detailhandel unerlässlich.
    • Bei der Arbeitszeiterfassung werden die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden mit Start- und Endzeiten aufgezeichnet. Dies ist für fast alle Arbeitskräfte in der Schweiz gesetzlich vorgeschrieben.
    • Die Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität (auch als Timesheet bezeichnet) hält fest, welche Aufgaben während eines Arbeitstags mit welchem Zeitaufwand erledigt wurden.

    In den meisten Berufen wenden die wenigsten Mitarbeitenden ausschliesslich Zeit für nur eine Aufgabe oder ein Projekt auf. Meist wechseln sie zwischen mehreren Aktivitäten, wie zum Beispiel eine Architektin, die nach der Anfertigung einer Bauzeichnung zur Besprechung auf die Baustelle fährt, ein Techniker, der bei zwei Kunden zwei verschiedene Fehler behebt, oder ein Gemeindemitarbeitender, der für die Instandhaltung der Strassen zuständig ist und an einem Tag verschiedene Aufgaben erledigt.

    Wenn der Zeitaufwand für verschiedene Aufgaben im Detail nachverfolgt wird, können wertvolle Informationen gewonnen werden. So ist es nützlich, zu wissen, wie lange man für eine Aufgabe oder ein Projekt braucht – nicht nur für die Rechnungsstellung, sondern auch, um die Rentabilität des Unternehmens zu ermitteln. In einigen Kantonen ist die Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität für Gemeindeverwaltungen (Stadtverwaltung, Hausmeisterei usw.) vorgeschrieben. Aber wie kann der Zeitaufwand für einzelne Aktivitäten effizient erfasst werden?

    Stempeln mit dem Smartphone

    Am besten erfolgt die Erfassung der Arbeitszeit und des Zeitaufwands für einzelne Aktivitäten heute über vernetzte Applikationen, die via Computer, Tablet oder Smartphone problemlos zugänglich sind. Schluss mit Papier und Excel-Tabellen: Wir befinden uns in der Ära des Internets und der Telearbeit! Heute kann jede und jeder eine Stempeluhr in der eigenen Tasche haben. Für viele Unternehmen erweist sich die Arbeitszeiterfassung mit dem Smartphone als einfachste Option. Dies gilt für Reinigungsdienste (oder Facility Management) ebenso wie für Vertriebsmitarbeitende, Arbeitskräfte im Aussendienst und alle anderen Berufe, bei denen die Arbeit nicht im Büro stattfindet.

    In allen diesen Fällen ist das systematische Stempeln mit dem Mobiltelefon bei weitem praktischer als mit der physischen Stempeluhr:

    • Diese Art der Zeiterfassung ist schnell, präzise, klar und äusserst flexibel.
    • Sie ist ideal geeignet für Teams, die häufig im Aussendienst tätig sind.
    • Bei der Erfassung der Arbeitszeit mit dem Smartphone kann auf Wunsch auch die Geolokalisierung aktiviert werden.

    Das Beste daran ist, dass dazu jedes Smartphone genutzt werden kann, denn das Stempeln erfolgt via Webapp: Wenn Sie den Link in den Favoriten speichern, können Sie jederzeit darauf zugreifen.

    Erfassung des Zeitaufwands unterwegs und Aufgliederung nach Aktivitäten

    Wenn Ihre Mitarbeitenden mit dem Smartphone stempeln, können sie nicht nur die Arbeitszeiten erfassen, sondern auch die Aktivitäten oder Projekte angeben, an denen sie arbeiten – in Echtzeit vor Ort oder im Nachhinein.

    Die Aufgliederung der Arbeitsstunden nach Aktivitäten ist für Strassenmeistereien, Bauberufe, Ingenieurbüros und viele andere mobile Berufe unerlässlich.

    Aber wie werden die Arbeitsstunden verschiedenen Aktivitäten zugeordnet? tipee bietet dazu zwei Optionen an:

    1. Eingabe in Echtzeit

    Johann arbeitet für ein Bauunternehmen im Kanton Waadt. In der Regel erfasst er den Zeitaufwand für seine Aktivitäten laufend über sein Smartphone, um die Zeiten nicht am Ende des Tages eingeben zu müssen. Ein Beispiel:
    Am Montag beginnt er mit der Installation von Stadtmobiliar in Pully. Auf seinem Smartphone tippt er auf das kleine Stoppuhr-Symbol und wählt dann
    «Aktivität starten».
    Da er bereits in der Vorwoche auf der Baustelle gearbeitet hat, wird das Projekt bereits unter seinen letzten Aktivitäten aufgelistet. Er muss also nur noch «Installation Stadtmobiliar» auswählen und auf «Starten» klicken.
    Zwei Stunden später muss er mit dem Bau eines Trottoirs beginnen. Er tippt also auf «Beenden» und wiederholt denselben Vorgang, um die neue Aktivität zu starten.

    2. Eingabe im Nachhinein

    Pauline ist Architektin. Sie bevorzugt es, ihre Arbeitsstunden im Nachhinein einzugeben, wenn sie auf dem Weg nach Hause im öffentlichen Verkehr sitzt. Am Montag beginnt sie die Woche immer mit einer Teamsitzung, um die Fortschritte beim Bau der neuen Schule in der Gemeinde zu besprechen. Anschliessend fährt sie zur Baustelle. Nach der Frühstückspause kehrt sie wieder ins Büro zurück und widmet sich während des restlichen Tages einem Projekt zur Sanierung des Supermarktes in der Innenstadt.

    Jeden Montagabend nutzt sie die Zeit im öffentlichen Verkehr zur Aktualisierung der Einsatzplanung auf ihrem Smartphone. Der gesamte Vorgang ist sehr einfach und nimmt nur wenige Sekunden in Anspruch:

    • Zuerst tippt Pauline auf «Arbeitszeiterfassung» und anschliessend auf «Mein Tag».
    • Dann tippt sie auf das Zauberstab-Symbol, um den Zeitaufwand für die erste Aktivität des Tages einzugeben.
    • Anschliessend tippt sie auf «Aktivität hinzufügen», um den Besuch auf der Baustelle und das Projekt am Nachmittag zu erfassen.

    Das war’s schon! Danach kann sie mit der Lektüre des Romans fortfahren, den sie am Vortag begonnen hat 🙂.

    Auf Wunsch können auch mehrere Elemente aus der gleichen Liste ausgewählt werden. So lassen sich zum Beispiel mehrere zum selben Projekt gehörige Aufgaben miteinander verknüpfen, um die im Rahmen des Projekts geleistete Arbeit detailliert zu beschreiben.

    Welche Methode zur Erfassung der Arbeitszeit und der Aktivitäten gewählt wird, hängt von jeder und jedem Einzelnen ab. Johann, der Mitarbeitende der Strassenmeisterei, könnte jederzeit alle Aktivitäten auch im Nachhinein erfassen wie Pauline und umgekehrt. Allerdings möchten wir betonen, dass die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Erfassung in Echtzeit geringer ist.

    Timesheet und Arbeitszeiterfassung: Vorteile einer Integration beider Module

    Die Arbeitszeiterfassung mit der Erfassung des Zeitaufwands für einzelne Aktivitäten zu verbinden, hat viele Vorteile.

    • Für Ihr Team:
      • Bei einer Abrechnung nach Zeitaufwand vereinfacht es die Erfassung der Arbeitszeit, die jeder Aktivität oder jedem Kunden gewidmet wurde, und ermöglicht so eine schnelle Abrechnung zum richtigen Preis.
      • Durch den Export der erfassten Daten in Rechnungssoftware sparen Ihre Mitarbeitenden Zeit und vermeiden Fehler bei der wiederholten Eingabe.
    • Für Ihr Unternehmen:
      • Die Rentabilität der einzelnen Aktivitäten kann auf diese Weise genau ermittelt werden. Die in der Vergangenheit erfassten Arbeitszeiten unterstützen Sie bei der Vorbereitung eines neuen Angebots und tragen dazu bei, mögliche Verluste aufgrund einer falschen Kostenschätzung zu verhindern.
      • Die Statistiken helfen Ihnen, die Leistung Ihres Unternehmens zu verbessern und die Kosten zu optimieren.
    • Für Ihre Kunden:
      • Sie zeigen sich gegenüber dem Kunden als modernes Unternehmen: Techniker beispielsweise können am Ende einer Wartung die Informationen eingeben und ihre Rechnung direkt per E-Mail versenden.

    Geolokalisierung der Stempelzeiten

    Die Arbeitszeiterfassung mit dem Smartphone kann mit einer Geolokalisierung verbunden werden, beispielsweise um sicherzustellen, dass sich Mitarbeitende auch wirklich auf der Baustelle befinden, wenn sie stempeln. Wichtig ist, dass die Geolokalisierung nur mit der Stempelzeit verbunden ist, nicht mit den einzelnen Mitarbeitenden.

    Wichtig ist, dass die Geolokalisierung nur mit der Stempelzeit verbunden ist, nicht mit den einzelnen Mitarbeitenden. Haben die Mitarbeitenden die Geolokalisierung nicht aktiviert, wird diese Einstellung geändert, bis die Geolokalisierung des Stempels erfolgt ist. Bei anderen Bewegungen erfolgt keine Geolokalisierung, da dies nicht mehr legal wäre (schliesslich sind wir keine Spione!).

    Fazit

    Immer mehr Unternehmen entscheiden sich heute für eine Arbeitszeiterfassung per Smartphone und kombinieren dies mit der Erfassung des Zeitaufwands für einzelne Aktivitäten. Dieses Vorgehen hat viele praktische Vorteile, da die Erfassung überall und jederzeit erfolgen kann. Doch das ist noch nicht alles! Der Einsatz moderner Technologie für die Zeiterfassung kann Wettbewerbsvorteile bringen, die Optimierung von Prozessen ermöglichen und das Image und die Leistung des Unternehmens verbessern.

    *Jules Humbert-Droz,Schweizer Spion des 20. Jahrhundert, Autor des Buchs« L’œil de Moscou » à Paris, 1922-1924.

  • Die Wochenarbeitszeit in der Schweiz

    Die Wochenarbeitszeit in der Schweiz

    Wie steht die Schweiz im europäischen Vergleich da?

    Nach Angaben des SECO [1] sind die Arbeitszeiten und die Dauer der vorgeschriebenen Pausen in der Schweiz je nach Branche unterschiedlich. In den meisten Fällen beträgt die Wochenarbeitszeit bei einer Vollzeitstelle maximal 45 Stunden. Im Durchschnitt liegt sie bei 41,6 Stunden [2]. In den anderen europäischen Staaten bewegt sich die Wochenarbeitszeit mehrheitlich zwischen 38 und 41,4 Stunden. Folglich zählt die Schweiz in Europa zu den Ländern, in denen Mitarbeitende die längsten Arbeitszeiten leisten.

    Die Wirtschaftstätigkeit in der Schweiz erreichte Anfang 2021 wieder das Niveau vor der Pandemie. In erster Linie ist dies international wettbewerbsfähigen Unternehmen und hochqualifizierten Arbeitskräften zu verdanken. Hinzu kommt das insgesamt eher geringere Gewicht des Hotellerie- und Freizeitsektors. Diese Faktoren trugen dazu bei, dass die nachteiligen Auswirkungen der Massnahmen zur Eindämmung der Pandemie sich in Grenzen hielten.

    Wenngleich die Wirtschaft sich erholt, sind bestimmte Branchen und Kategorien von Arbeitskräften stärker betroffen.

    In diesem Wirtschaftsumfeld müssen Unternehmen über Veränderungen nachdenken.

    Was können Unternehmen tun, um rentabel zu bleiben, ohne dass sie als Arbeitgeber oder ihre Mitarbeitenden dadurch zu stark belastet werden?

    Eine der Möglichkeiten ist eine Erhöhung der Arbeitszeit. Einige Unternehmen haben sich bereits 2015 für diese Option entschieden [3].

    Für viele ist sie zwar besser als Lohnkürzungen, doch sie kann negative Auswirkungen auf die Produktivität und die Gesundheit der Mitarbeitenden haben [4]. Eine anwachsende Erschöpfung führt dazu, dass Arbeitskräfte am Ende des Tages weniger produktiv sind. Auch das Risiko von Fehlern oder Unfällen kann dadurch steigen, vor allem in der neunten Arbeitsstunde.

    Das SECO beschreibt die ersten Anzeichen eines Burnouts wie folgt: Der «Wille, die Leistungsfähigkeit unter allen Umständen aufrecht zu erhalten» und «hohe Belastung, gepaart mit grossem Engagement und wenig Erholungsphasen, überfordern früher oder später. Ist jemand während längerer Zeit überfordert, so kann daraus eine massive psychische Erschöpfung entstehen.»

    Wie können Unternehmen das richtige Gleichgewicht zwischen Produktivität und Gesundheit der Mitarbeitenden finden?

    Norbert K. Semmer [5], Professor für Arbeitspsychologie an der Universität Bern, vertritt die Überzeugung, dass es nicht ausreicht, die täglichen Pausen einzuhalten: Für ihn sind die wöchentlichen Ruhezeiten und die jährlichen Ferien ebenso wichtig, um Stress am Arbeitsplatz vorzubeugen, produktiv zu bleiben sowie Fehler und Unfälle aufgrund von Überlastung zu vermeiden.

    Bei einer höheren Arbeitsbelastung sollten die Mitarbeitenden über die entsprechenden Gründe informiert werden. Im Rahmen des Möglichen ist sicherzustellen, dass es sich nur um vorübergehende oder kurzfristige Massnahmen handelt.

    Die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) [6] schreibt die Erfassung von Arbeitszeiten und Pausen vor, um die Gesundheit der Mitarbeitenden zu schützen. Sie wird fälschlicherweise häufig als Zwang empfunden, kann sich aber als hervorragendes Mittel zur Steigerung der Produktivität von Unternehmen erweisen. Zudem kann sie die Verantwortung der Mitarbeitenden stärken und zu ihrer Motivation beitragen.

    Unser Zeiterfassungssystem tipee kann Unternehmen dabei unterstützen.

    Im Modul Einsatzplanung generiert die Applikation für alle Mitarbeitenden eine persönliche Zusammenfassung, die in Echtzeit aktualisiert wird. Darin werden alle geleisteten und noch zu leistenden Arbeitsstunden angezeigt. Die Mitarbeitenden können ihre persönliche Zusammenfassung entweder direkt in der Applikation abrufen oder als Dokument in Papierform erhalten. Der Arbeitgeber kann die Zusammenfassung abzeichnen und sie im Personaldossier des Mitarbeitenden archivieren. Mehr Transparenz über Arbeitszeiten ist wichtig – sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden. So behalten alle geleistete Überstunden sowie Pausen und deren Dauer im Blick. Auf diese Weise wird ein stärkeres Bewusstsein für eine mögliche Überlastung geschaffen und Gesundheitsprobleme können vermieden werden, ohne dass die Produktivität leidet.

    Die Pinnwand ist äusserst nützlich für die Kommunikation mit Mitarbeitenden und Mitteilungen über Wachstumskennzahlen des Unternehmens sowie allfällige Massnahmen gegen Produktivitätseinbussen.

    Quellen:

    [1] Staatssekretariat für Wirtschaft SECO

    [2] Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD)

    [3] Zeitung Le Temps: La Suisse au rythme des 45 heures

    [4] Stress no stress

    [5] Norbert K. Semmer: Stress und Gesundheit: Erholung als zentrales Element? Vortrag an der Nationalen Tagung für betriebliche Gesundheitsförderung: Gesund und leistungsfähig in der 24-Stunden-Gesellschaft. 9. Juli 2009, Universität Zürich.

    [6] SECO – Arbeitszeiterfassung – Was bleibt gleich, was ändert sich?

  • Arbeitszeiterfassung: Die richtige Wahl für Ihre Bedürfnisse

    Arbeitszeiterfassung: Die richtige Wahl für Ihre Bedürfnisse

    Wussten Sie, dass es mehrere Methoden zur Erfassung der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden gibt? Und Sie müssen auch nicht immer bei ein und derselben Methode bleiben! Sie können immer wieder Anpassungen vornehmen, beispielsweise wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Arbeitsweisen sich weiterentwickeln und ihre anfängliche Entscheidung Ihre Bedürfnisse nicht mehr erfüllt.

    In diesem Artikel stellen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten, die ein gutes Zeiterfassungs-Tool bieten sollte, vor. Hoffentlich können wir damit alle Ihre Fragen beantworten und Sie bei der Wahl der bestmöglichen Methode für Sie und Ihre Teams unterstützen.

    Ein flexibles Zeiterfassungssystem ist ein Muss!

    Durch unseren Beruf kommen wir mit vielen Unternehmen in Kontakt, welche die Erfassung der Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden verbessern wollen. Dass Unternehmen in der Schweiz gesetzlich zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind, ist nicht der einzige Grund. In vielen Fällen hat die Unternehmensleitung einfach nur den Wunsch, die Arbeitszeiterfassung zugunsten aller ihrer Mitarbeitenden sowie ihres Unternehmens selbst vereinfachen.

    Bei ersten Gesprächen räumen viele Kundinnen und Kunden jedoch ein, dass sie anfänglich nur zögerlich an die Suche nach einem geeigneten Zeiterfassungssystem herangegangen sind. Grund war die Befürchtung, dass keine der Lösungen auf dem Markt wirklich auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten war. Weit gefehlt! Es gibt nicht nur verschiedene Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung in Unternehmen, sondern gegebenenfalls ist es sogar möglich, später noch Anpassungen vorzunehmen. Die einzige Voraussetzung dafür? Gleich am Anfang muss ein flexibles Zeiterfassungs-Tool gewählt werden, das mehrere Optionen für die Arbeitszeiterfassung bietet.

    Arbeitszeiterfassung: vier Methoden abhängig von Ihren Bedürfnissen

    Woher wissen Sie als Unternehmerin oder Unternehmer, ob eine Zeiterfassungssoftware wirklich gut ist? Die Antwort ist einfach: Das ideale Tool muss vor allem flexibel sein und mehrere Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung bieten. Jedes Unternehmen muss ab und an seine Arbeitsweisen ändern und darf sich dabei in seinen Möglichkeiten nicht von einem Tool einschränken lassen, denn ein Zeiterfassungssystem sollte allen das Leben erleichtern, anstatt die Situation zu verkomplizieren!

    Zur Erinnerung: Die Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) verpflichtet Unternehmen, die Anwesenheiten und Absenzen aller Mitarbeitenden inklusive Pausen zu erfassen. Ein effizientes Tool sollte Ihnen die folgenden vier Methoden der Arbeitszeiterfassung bieten:

    1. systematisches physisches Stempeln (mittels Stempeluhr)
    2. systematisches Stempeln via Applikation (via Smartphone, Tablet oder Computer)
    3. manuelle Eingabe
    4. Umwandlung einer Planung in tatsächlich geleistete Arbeitsstunden

     

    Die Präferenzen unserer Kunden verteilen sich dabei wie folgt: 70 % bevorzugen das systematische Stempeln, 25 % Option 4 (mit Bearbeitung von Ausnahmen) und die übrigen 5 % bevorzugen die manuelle Eingabe.

    Wie finden Sie heraus, welche Option die richtige für Ihr Unternehmen ist? Das hängt alles von Ihrem Tätigkeitsbereich, Ihrer Arbeitsweise und Ihren Erwartungen ab. Wir können Ihnen versichern, dass Ihnen alle Möglichkeiten offenstehen: Einige Unternehmen benötigen zum Beispiel eine Kombination aus diesen Optionen, um den unterschiedlichen Bedürfnissen Ihrer Teams gerecht zu werden. Das heisst aber nicht, dass alle Unternehmen diese vier Methoden zur Erfassung von Arbeitszeiten anwenden müssen. Ein guter Anbieter sollte in der Lage sein, Sie auf Grundlage seiner Erfahrung zu beraten. Dabei haben Sie aber das letzte Wort: Sie entscheiden, welche Option am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

    Schauen wir uns nun die Besonderheiten der einzelnen Zeiterfassungsmethoden im Detail an.

    1. Systematisches physisches Stempeln: einfach und präzise

    Beim systematischen physischen Stempeln wird die Arbeitszeit durch eine Stempeluhr an der Wand erfasst. Im Fall von tipee reicht es aus, einen Badge, eine Chipkarte oder auch einfach nur ein Smartphone davor zu halten. Dabei muss nicht angegeben werden, ob ein- oder ausgestempelt wird. Die Stempeluhr ist mit der Software verbunden und erkennt automatisch, ob die Mitarbeitenden am Arbeitsbeginn oder -ende stempeln.

    Sie möchten die Arbeitszeiterfassung lieber als Chance statt als Pflicht sehen? Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden systematisch stempeln lassen, tun Sie viel mehr, als nur Ihrer gesetzlichen Pflicht nachzukommen. Sobald Ihre Mitarbeitenden stempeln, werden ihre Stundensalden in der Software automatisch aktualisiert: Niemand muss mehr in die Personalabteilung gehen, um seinen Feriensaldo herauszufinden. Diese Informationen lassen sich nun ganz einfach in der Applikation abrufen.

    Welche Vorteile bietet eine physische Stempeluhr?

    1. Diese Art der Zeiterfassung ist die einfachste und schnellste Möglichkeit, der gesetzlichen Pflicht nachzukommen.
    2. Sie ist präzise und auf die Sekunde genau.
    3. Allen ist klar, wie es funktioniert – Arbeitgebern und Mitarbeitenden.
    4. Die Mitarbeitenden können mehr Verantwortung übernehmen und HR wird entlastet.
    5. Alle Mitarbeitenden können ihren täglichen Stundensaldo jederzeit einsehen.

    Folgende Branchen und Tätigkeitsfelder bevorzugen das systematische Stempeln mit der Stempeluhr: Industrie, bestimmte Stellen von Gemeindeverwaltungen, Kinderbetreuungseinrichtungen (grössere Einrichtungen), Detailhandel, Gesundheitswesen (Arzt- und Tierarztpraxen), Sozialwesen usw.

    2. Systematisches Stempeln via Applikation oder Smartphone: die Stempeluhr in der Tasche

    Diese zweite Methode kann unabhängig oder als Ergänzung zur physischen Stempeluhr verwendet werden. Ihre Mitarbeiterin fährt zum Kundentermin und dieser endet erst mit dem Feierabend? Kein Problem: Sie kann morgens bei der Ankunft im Unternehmen an der physischen Stempeluhr einstempeln und das Ende des Kundentermins via Smartphone erfassen.
    Ihre Mitarbeitenden sind von Berufs wegen viel unterwegs? In diesem Fall nützt Ihnen eine physische Stempeluhr wenig. Mit einem flexiblen Zeiterfassungs-Tool können Sie Anfang und Ende der Arbeitszeit jedoch via Smartphone erfassen. So haben Ihre Mitarbeitenden die Stempeluhr immer bereit in der Tasche!

    Welche Vorteile bietet das systematische Stempeln via Applikation oder Smartphone ?

    • All jene Vorteile, die auch eine physische Stempeluhr bietet (präzise und auf die Sekunde genau).
    • Diese Methode ist ideal geeignet für Mitarbeitende, die von Berufs wegen viel unterwegs sind.
    • Sie ist die perfekte Lösung für Mitarbeitende, die im Homeoffice arbeiten (via Smartphone oder Computer).
    • Auf Wunsch ist beim Stempeln auch eine Geolokalisierung möglich.

    Folgende Branchen und Tätigkeitsfelder entscheiden sich häufig für das systematische Stempeln via Applikation oder Smartphone: Baugewerbe, Handwerker, Strassenbau, Hausmeister, Reinigungsunternehmen, Berufe mit Aussendienst und Arbeit im Homeoffice.

    3. Manuelle Eingabe: perfekt zum Füllen von Lücken

    Ein Mitarbeitender hat vergessen, morgens zu stempeln? Keinen Sorge! Eine gute Applikation bietet für diesen Fall die Möglichkeit, die Uhrzeiten manuell einzugeben.

    Diese Methode kann natürlich auch systematisch genutzt werden, aber das wäre ja so umständlich wie das Ausfüllen einer Excel-Tabelle … Aber ein Zeiterfassungs-Tool ist natürlich genau dazu gedacht, diese Aufgabe praktischer, einfacher und weniger zeitaufwendig zu erledigen.

    Vor allem soll vermieden werden, dass die Mitarbeitenden vergessen, ihre Arbeitszeiten zu erfassen, und höchstens sporadisch daran denken. Das Risiko von Ungenauigkeiten und Versäumnissen ist hoch – ganz zu schweigen davon, dass der Arbeitszeitsaldo nicht aktuell ist, wenn die Mitarbeitenden vergessen haben, ihre Arbeitsstunden zu erfassen.

    Die systematische manuelle Erfassung ist oft nur eine Übergangslösung: Kunden, die ihre bisherigen Excel-Dateien ersetzen wollen, greifen häufig darauf zurück, bevor sie eine systematische Zeiterfassung einführen.

    4. Umwandlung einer Planung in tatsächlich geleistete Arbeitsstunden: ideal für feste Arbeitszeiten

    Was ist darunter zu verstehen? Die Sache ist ganz einfach: Ein gutes Zeiterfassungs-Tool sollte einem Unternehmen die Möglichkeit zur manuellen Planung der Einsätze von Mitarbeitenden bieten. Ein gutes Beispiel ist Verwaltungspersonal, denn die Arbeitszeiten ändern sich bei diesen Mitarbeitenden praktisch nie. Deshalb könnten statt einer physischen Stempeluhr ganz einfach die geplanten Arbeitszeiten zugrunde gelegt werden. In diesem Fall würde die manuelle Eingabe bei der Bearbeitung von Ausnahmen Anwendung finden, also um den vorgesehenen Einsatzplan so zu ändern, dass er der Realität entspricht. Der letzte Punkt ist übrigens sehr wichtig, da ein Einsatzplan ohne Ausnahmen bei einer Kontrolle die Aufmerksamkeit des Arbeitsinspektorats auf sich ziehen könnte.
    Diese Methode kann verwendet werden, wenn die Mitarbeitenden regelmässige Arbeitszeiten einhalten. Natürlich ist diese Art der Zeiterfassung nicht so genau wie beim systematischen Stempeln via Stempeluhr, Smartphone, Computer oder Tablet.

    Welche Tätigkeitsfelder bevorzugen diese Methode? Verwaltungspersonal, Gemeindeverwaltungen und Kinderbetreuungseinrichtungen (kleine Organisationen).

    Fazit

    Die Arbeitszeiterfassung ist in der Schweiz zwar Pflicht, aber die Wahl der Methode oder des Tools ist Unternehmen freigestellt. Durch die Wahl eines dedizierten Zeiterfassungssystems können Sie diese Pflicht als Gelegenheit nutzen, Zeit zu gewinnen und die Effizienz zu steigern. Mit einem flexiblen Tool ist alles möglich, auch die Wahl einer geeigneten Methode, die den Anforderungen des Unternehmens am besten gerecht wird. Und es lässt sich anpassen, wenn sich die Bedürfnisse und Arbeitsweisen Ihres Unternehmens ändern!

    Sie haben Fragen zu den vier verschiedenen Methoden der Arbeitszeiterfassung in tipee? Dann kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen gerne weiter.



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  • Arbeitsgesetz: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

    Arbeitsgesetz: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

    Endlich ein klarer Leitfaden zur Arbeitszeiterfassung in der Schweiz (und Spass macht es auch!)

    Bin ich als Unternehmer verpflichtet, die Arbeitsstunden meiner Mitarbeitenden zu erfassen? Welche Risiken bestehen im Fall einer Kontrolle? Sieht das Arbeitsrecht Ausnahmen vor? Solche Fragen werden uns häufig gestellt. Manchen ist gar nicht bewusst, dass in der Schweiz eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Vielen wird das erst bewusst, wenn eine Kontrolle droht. Deshalb hat tipee alle Informationen in diesem Beitrag zusammengestellt.

    «Ihr Billett, bitte!»

    An einem schönen Morgen im Mai 2008 ertönt bei tipee die Türklingel. Diesmal ist es nicht der Postbote oder ein Kunde, der uns besucht, und auch nicht die Kollegin, die öfter einmal ihren Schlüssel vergisst.
    Vielmehr sind es Mitarbeitende des Service de l’emploi (SDE), des Arbeitsinspektorats, das im Kanton Waadt Kontrollen durchführt. Nach dem ersten Schock (den wir nach ein paar Sekunden überwinden) bitten wir den Mann und die Frau herein. Sie wirken freundlich, aber ernst – ernst genug, um in ihrer Gegenwart nicht allzu viele Witze zu reissen. Sie erklären uns, dass sie im Rahmen einer Routineinspektion zu uns kommen. In der folgenden Stunde (oder war es doch länger? In Stresssituationen trügt die Erinnerung manchmal …) prüfen sie unter anderem Folgendes:

    • die Liste der aktuell im Unternehmen beschäftigten Mitarbeitenden
    • eine Aufstellung der im vergangenen Monat und im November des Vorjahres geleisteten Arbeitsstunden
    • auf welche Art und Weise unsere Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit erfassen
    • die Zahl der Stunden, die jeder unserer Mitarbeitenden pro Monat arbeitet

    Wir kennen die Aufgaben des SDE (und ähnlicher kantonaler Behörden wie beispielsweise dem Genfer OCIRT, Office cantonal de l’inspection et des relations du travail oder dem Zürcher Amt für Wirtschaft und Arbeit (AWA)) nur allzu gut. Natürlich sind wir sicher, dass wir alle nötigen Unterlagen und Aufzeichnungen haben, denn schliesslich dreht sich bei uns seit über 15 Jahren alles um das Thema Arbeitszeiterfassung. Trotzdem sind wir auch nur Menschen: Obwohl wir genau wissen, dass wir alles vorzeigen können, kommt das leichte Unbehagen auf, das einen beschleicht, wenn der Billettkontrolleur in den Bus steigt. Wir wissen zwar, dass wir unser Billett haben und kein Grund zur Sorge besteht, aber das unbehagliche Gefühl verschwindet erst wieder, wenn der Kontrolleur unser Billett entwertet hat und uns signalisiert, dass alles in Ordnung ist.
    Und wir sind nicht die Einzigen: Auch unsere Kunden, die schon einmal eine Kontrolle erlebt haben, bestätigen uns, dass sie dieses Angstgefühl kennen, selbst wenn sie wissen, dass sie alle Vorschriften eingehalten haben. Für diejenigen, die sich nicht daran halten (und sofort tipee anrufen, sobald der SDE ihre Räumlichkeiten verlassen hat), kommt es zum Zeitpunkt der Inspektion noch schlimmer … Sie wissen nun, dass sie innerhalb einer festgelegten Frist die notwendigen Unterlagen zusammensuchen müssen, bevor zwischen ein bis drei Monate später die nächste Inspektion stattfindet.

    Gesetzliche Grundlagen der Arbeitszeiterfassung in der Schweiz: ein Überblick

    Wie wir in unserem Leitfaden erläutern, besteht in der Schweiz, besteht seit 1966 die gesetzliche Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit. Rechtsgrundlage ist Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG), der vom SECO im Detail erläutert wird. Ziel des Artikels ist der Schutz der Mitarbeitenden durch Einhaltung der Arbeits- und Pausenzeiten.

    Das ArG sieht folgende Möglichkeiten vor:

    • systematische Arbeitszeiterfassung, die grundsätzlich für alle Mitarbeitenden gilt
    • vereinfachte Arbeitszeiterfassung, bei der nur die täglich geleistete Gesamtarbeitszeit festgehalten wird
    • Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung

    Jeder Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit seiner Mitarbeitenden zu dokumentieren, einschliesslich Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie Pausen von einer halben Stunde und mehr (Art. 73 ArGV 1). Ausserdem muss der Arbeitgeber die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage abrechnen.

    Die vereinfachte Arbeitszeiterfassung und der Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung wurden vom Bundesrat im Jahr 2016 eingeführt, um eine Anpassung an den sich ständig weiterentwickelnden Arbeitsmarkt zu ermöglichen. Flexible Arbeitsmodelle wie die Arbeit im Homeoffice und in Teilzeit machten die ordnungsgemässe Anwendung des Arbeitsgesetzes in der Schweiz zwingend erforderlich. Da fünf Voraussetzungen kumulativ erfüllt sein müssen (siehe Leitfaden für Details), um von der Arbeitszeiterfassung befreit zu werden, steht diese Möglichkeit nur einem kleinen Anteil der Schweizer Beschäftigten offen. Nur die Gesamtarbeitsverträge der Post und der Banken sehen die Möglichkeit eines Verzichts vor.

    Die gute Nachricht ist, dass die Berechnung der Arbeitsstunden weniger als Zwang angesehen wird, sondern in erster Linie dazu dient, übermässige Arbeitszeiten zu vermeiden. Seit der Pandemie ist der Schutz der Gesundheit von Mitarbeitenden schliesslich noch
    wichtiger geworden.

    Arbeitszeiterfassung zum Schutz der Gesundheit von Mitarbeitenden

    Die Arbeit im Homeoffice und flexible Arbeitszeiten stehen nach wie vor hoch im Kurs. Ein Kombi-Modell, bei dem jede Woche abwechselnd im Büro und im Homeoffice gearbeitet wird, scheint sich bei Mitarbeitenden und Arbeitgebern gleichermassen grosser Beliebtheit zu erfreuen. Allerdings kann es schwierig sein, abzuschalten und die Arbeit im Büro zu lassen, vor allem wenn dieses sich nur einen Steinwurf entfernt von der Küche oder vom Schlafzimmer befindet. So verschwimmen die Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben immer mehr. Deshalb ist der Schutz der Gesundheit von Mitarbeitenden heute wichtiger denn je zuvor, um Risiken wie Stress und Burnout zu vermeiden. Solche Phänomene schaden zwar in erster Linie den Mitarbeitenden selbst, letztendlich haben sie aber Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen und können zu erheblichen wirtschaftlichen Verlusten führen. Prävention ist deshalb wichtig. Insbesondere müssen Arbeitgeber dafür sorgen, dass ihre Mitarbeitenden nicht am Wochenende oder an Ferientagen arbeiten und ihre Arbeitszeit nicht die vom Unternehmen oder vom Gesamtarbeitsvertrag genehmigten Stunden überschreitet.

    Dazu muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit erfassen. In welcher Form dies geschieht, ist unerheblich. Wichtig ist vor allem, dass diese Informationen im Falle einer Kontrolle zur Verfügung stehen, denn auch wenn diese Aufgabe Mitarbeitenden übertragen wird, trägt der Arbeitgeber nach wie vor die Verantwortung dafür. Im Falle eines Verstosses ist er es, der zur Rechenschaft gezogen wird.

    Lesen Sie unseren Leitfaden: Er enthält alle Informationen über Sanktionen, mit denen bei einem Verstoss zu rechnen ist, und darüber,
    wie sie vermieden werden können.


    Leitfaden anzeigen

    Berechnung der Monatsarbeitsstunden: Wie geht man am besten vor?

    Das Arbeitsrecht enthält klare Vorgaben dazu, wer in der Schweiz seine Arbeitszeit erfassen muss und wer nicht. Bei der Wahl der Methode aber lässt es Unternehmen freie Hand. Was zählt, ist das Ergebnis! Rein technisch gesehen kann eine Excel-Tabelle deshalb vollkommen ausreichend sein (ebenso wie ein einfaches Blatt Papier).

    Aber warum nutzen Sie die Gelegenheit nicht und verwandeln diese gesetzliche Pflicht in eine Chance? Der Einsatz eines Zeiterfassungs-Tools wie tipee bietet zahlreiche Vorteile:

    • Für Arbeitgeber: Die Arbeitszeiterfassung via Stempeluhr oder Applikation auf einem Computer, Smartphone oder Tablet bietet stets eine klare Übersicht der geleisteten Arbeitsstunden. Zugleich können in einem solchen System Informationen zentral gespeichert und ausgetauscht werden (Anwesenheiten, Absenzen, Einsatzplanung, Stempelzeiten, Ferien, Statistiken usw.).
    • Für Mitarbeitende: Durch die (physische oder digitale) Zeiterfassung ist der Arbeits- und Feriensaldo immer auf dem aktuellen Stand. Und nicht nur das: Neben dem Gefühl der Fairness innerhalb des Unternehmens ist das Stempeln auch ein praktisches Mittel für den Gesundheitsschutz bei der Arbeit. So können alle Mitarbeitenden selbst darauf achten, dass sie die erlaubte Arbeitszeit nicht überschreiten sowie Pausen- und Ruhezeiten einhalten.

    Auch über die reine Arbeitszeiterfassung hinaus wird eine gute Applikation für das Arbeitszeitmanagement für Unternehmen schnell zu einem unentbehrlichen Tool. Das bestätigt unser Kunde Malik Khalfi, CEO von Be-cash:

    «Sie wissen, wie das ist, am Flughafen das Ende eines rollenden Fahrsteigs zu erreichen. Genau das gleiche Gefühl würden wir verspüren, wenn wir mit einem Mal nicht mehr mit tipee arbeiten würden: Es wäre ein plötzlicher Schock, denn die Rückkehr zu einer Excel-Tabelle oder einer anderen Methode wäre sehr kompliziert.»

    Fazit

    Jedes Schweizer Unternehmen muss die in Artikel 46 des Arbeitsgesetzes (ArG) vorgesehene Pflicht zur Arbeitszeiterfassung einhalten, sofern es nicht zu den wenigen Unternehmen gehört, die darauf verzichten können. Aber in welchem Rahmen? Wissen Sie, ob Ihr Unternehmen die vereinfachte Arbeitszeiterfassung anwenden kann oder ob es dem Basismodell folgen muss, bei dem die Arbeitszeit systematisch erfasst wird?

    Natürlich haben Sie nie daran gezweifelt, dass die Kontrolle des Arbeitsinspektorats bei tipee im Mai 2008 gut verlaufen ist, oder? Das ist das Mindeste, was wir tun können, schliesslich kennen wir das Gesetz und seine Ausnahmen bis ins kleinste Detail. Und Sie? Sind Sie bereit, Ihr Wissen auf den Prüfstand zu stellen? Damit Sie bestens vorbereitet sind, kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie Sie aus dieser Pflicht eine echte Chance für Ihr Unternehmen machen.

  • Timesheet: So erfassen Sie den Zeitaufwand für eine Aktivität

    Timesheet: So erfassen Sie den Zeitaufwand für eine Aktivität

    Wissen Sie wirklich, wie viel Zeit Ihre Mitarbeitenden für welche Projekte aufwenden? Für viele Schweizer Unternehmen ist diese Frage schwieriger zu beantworten als erwartet.

    Die klassische Arbeitszeiterfassung – also das Erfassen von Arbeitsbeginn und -ende – ist in der Schweiz für die meisten Betriebe gemäss Arbeitsgesetz (ArG) Art. 46 gesetzlich vorgeschrieben. Doch sie sagt noch nichts darüber aus, womit die Zeit verbracht wurde.

    Genau hier setzt das Timesheet an: Es erfasst den Zeitaufwand pro Aktivität, Projekt, Kunde oder Auftrag – und liefert Ihnen wertvolle Daten für Abrechnung, Rentabilitätsprüfung und Unternehmenssteuerung.

    In diesem Artikel erfahren Sie:

    • Was ein Timesheet ist und worin der Unterschied zur reinen Arbeitszeiterfassung liegt

    • Welche Branchen in der Schweiz davon am meisten profitieren

    • Wie Sie Timesheets effizient und digital einsetzen

    Was ist ein Timesheet – und was nicht?

    Zunächst lohnt es sich, drei Begriffe klar voneinander zu trennen, die in der Praxis oft vermischt werden:

    Begriff Was wird erfasst? Beispiel
    Einsatzplanung Wann muss wer wo arbeiten? Schichtplan Pflegeheim, Dienstplan Restaurant
    Arbeitszeiterfassung Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit Ein- und Ausstempeln (in CH gesetzlich vorgeschrieben)
    Timesheet Wie viel Zeit wurde für welche Aktivität aufgewendet? 2 Std. Projekt A, 1,5 Std. Kunde B

    Das Timesheet ist also eine Ergänzung zur Arbeitszeiterfassung – kein Ersatz. Während die Arbeitszeiterfassung die gesetzliche Pflicht erfüllt, liefert das Timesheet die betriebswirtschaftliche Steuerungsebene.

    Arbeitsstunden nach Projekten aufgliedern – wie funktioniert das in der Praxis?

    Stellen Sie sich eine Architektin vor, die einen typischen Arbeitstag hat:

    • 08:00 Uhr – Arbeitsbeginn

    • 08:00–09:00 Uhr – Besprechung Baustelle A (1 Stunde)

    • 09:00–11:00 Uhr – Besprechung Baustelle B (2 Stunden)

    • 11:00–12:30 Uhr – Offertenvorbereitung Baustelle A (1,5 Stunden)

    • 12:30–13:15 Uhr – Mittagspause

    • 13:15–13:55 Uhr – Telefon Baustelle B (40 Minuten)

    • 14:00–16:00 Uhr – Baustellenbesuch C (2 Stunden)

    Ohne Timesheet weiss die Architektin am Tagesende zwar, dass sie 8 Stunden gearbeitet hat. Aber sie weiss nicht, wie viel Zeit genau auf Baustelle A, B oder C entfallen ist – und damit auch nicht, ob ihre Offerten kostendeckend kalkuliert waren.

    Mit einem Timesheet-Modul wird jede Aktivität direkt beim Beginn mit einem Tag verknüpft. Die Erfassung dauert wenige Sekunden – per Smartphone, Tablet oder Desktop.

    Warum Timesheets für Schweizer KMU besonders relevant sind

    In der Schweiz gibt es spezifische Gründe, warum eine präzise Aktivitätenerfassung über die gesetzliche Pflicht hinaus sinnvoll ist:

    Stundenbasierte Abrechnung ist in vielen Branchen Standard.
    Anwaltskanzleien, IT-Dienstleister, Beratungsunternehmen, Architektur- und Ingenieurbüros – sie alle rechnen nach Zeitaufwand ab. Fehlt eine lückenlose Dokumentation, entstehen Diskussionen mit Kunden über erbrachte Leistungen.

    Schweizer Löhne sind hoch – Effizienz ist entscheidend.
    Mit einem Stundenlohn von durchschnittlich CHF 40–80 in vielen Branchen können ineffizient eingesetzte Stunden schnell zu einem erheblichen Kostenfaktor werden. Wer weiss, wo Zeit verloren geht, kann gezielt optimieren.

    Öffentliche Aufträge erfordern Transparenz.
    Gemeinden, Kantone und öffentliche Institutionen müssen ihre Ausgaben begründen. Ein transparentes Timesheet-System erleichtert interne Revisionen und Reporting gegenüber dem Gemeinderat oder übergeordneten Behörden erheblich.

    Zeitaufwand abrechnen: Stunden korrekt fakturieren

    Die Abrechnung nach Zeitaufwand – im Handwerk auch Regiearbeit genannt – ist in der Schweiz weit verbreitet. Typische Branchen:

    • Anwaltskanzleien – jede Beratungsstunde wird minutengenau erfasst und in Rechnung gestellt

    • IT-Dienstleister und Softwareentwickler – Projektarbeiten nach Stunden

    • Garagen und Servicebetriebe – Arbeitszeit pro Reparaturauftrag

    • Architektur- und Planungsbüros – Zeitaufwand pro Bauphase und Mandat

    • Medienagenturen – Projektzeit pro Kunde und Kampagne

    Wichtig: Je schneller die Zeit einer Aktivität zugeordnet wird, desto genauer ist die Auswertung. Im Nachhinein rekonstruierte Timesheets sind fehleranfällig und oft unvollständig. Eine gute Timesheet-Software ermöglicht die Erfassung in Echtzeit – direkt nach Abschluss einer Aufgabe.

    Rentabilität prüfen: Was kosten meine Projekte wirklich?

    Besonders in Branchen mit komplexen Projekten – Bauwesen, Planungsbüros, IT-Projekte – ist die Kostenvoranschlagsphase anspruchsvoll. Häufig stellen Unternehmen erst nach Projektabschluss fest, dass sie zu wenig kalkuliert haben.

    Mit einem Timesheet-Modul können Sie:

    • Den tatsächlichen Zeitaufwand pro Projekt mit dem ursprünglichen Kostenvoranschlag vergleichen

    • Bei künftigen Offerten auf konkrete historische Daten zurückgreifen statt auf Schätzungen

    • Feststellen, welche Kunden oder Auftragstypen die grösste Marge liefern

    • Verluste durch Fehlkalkulation früh erkennen und gegensteuern

    Beispiel aus der Praxis: Ein Elektrounternehmen in der Deutschschweiz bietet Pauschalpreise für Standardinstallationen an. Durch die konsequente Timesheet-Nutzung über 12 Monate stellt es fest, dass ein bestimmter Installationstyp regelmässig 20% mehr Zeit beansprucht als kalkuliert. Ergebnis: Anpassung der Pauschale und Wiederherstellung der Marge.

    Die Bedeutung von Statistiken und Daten

    Das Timesheet ist nicht nur ein Abrechnungsinstrument – es ist eine Datenquelle für die Unternehmensführung.

    Typische Auswertungen, die Schweizer Betriebe mit einem Timesheet-System gewinnen:

    • Welche Projekte beanspruchen die meisten Ressourcen?

    • Wie viel Zeit verbringen Mitarbeitende in Besprechungen vs. produktiver Arbeit?

    • Wie hoch sind die Reise- und Fahrtzeiten meiner Aussendienstmitarbeitenden über das Jahr?

    • Sind Teilzeitstellen nach Aktivität sinnvoll besetzt?

    • Welche Bereiche brauchen zusätzliche Ressourcen?

    Diese Fragen lassen sich ohne Timesheet nur mit grossem manuellem Aufwand beantworten. Mit einem digitalen Timesheet-System sind sie mit wenigen Klicks auswertbar.

    Branchen in der Schweiz, die Timesheets einsetzen

    Öffentliche Verwaltung und Gemeinden

    Strassenmeistereien, Werkhöfe und kommunale Betriebe führen vielfältige Aufgaben aus: Strassenunterhalt, Grünpflege, Schneeräumung, Eventbegleitung. Für die Gemeindeverwaltung ist es wichtig zu wissen, wie viele Stunden in welchem Bereich anfallen – für Budgetplanung, Personalentscheidungen und politisches Reporting.

    Muss ein neuer Mitarbeitender eingestellt werden? Das Timesheet zeigt, ob der Engpass beim Strassenbau oder bei der Grünpflege liegt. Braucht das Team einen neuen Rasenmäher? Die Daten belegen es – oder widerlegen es

    Architektur- und Ingenieurbüros

    Mandatsbezogene Zeiterfassung ist in Planungsbüros Standard. Die Frage ist, wie präzise und einfach sie gehandhabt wird. Ein digitales Timesheet ersetzt fehleranfällige Excel-Listen und ermöglicht die direkte Weiterverarbeitung in der Buchhaltungs- oder Projektsoftware.

    Mehr zu Zeiterfassungssystemen für Architekten und Bauingenieure erfahren

    IT-Dienstleister und Beratungsunternehmen

    Beratende Tätigkeiten werden häufig nach Aufwand verrechnet. Ein Timesheet, das sich in die CRM- oder ERP-Software integrieren lässt, spart erheblichen Administrationsaufwand bei der Rechnungsstellung.

    Bauwesen und Handwerk

    Auf einer Baustelle sind zahlreiche Gewerke gleichzeitig tätig. Die Erfassung nach Tätigkeit (Fundament, Rohbau, Elektro, Sanitär) ermöglicht eine genaue Nachkalkulation und ist die Basis für verlässliche künftige Offerten.

    Mehr zur Zeiterfahrung im Baugewerbe erfahren

    Medienagenturen und Kreativbüros

    Projektzeiten nach Kunden und Kampagnen werden direkt für die Rechnungsstellung genutzt. Ausserdem zeigt das Timesheet, welche Kunden unverhältnismässig viel Zeit beanspruchen – und ermöglicht eine ehrliche Gespräch über Budgets.

    Zeiterfassung per Desktop oder Smartphone – Vorteile digitaler Timesheets

    Technisch gesehen liesse sich der Zeitaufwand pro Aktivität auch mit einem Stundenzettel oder einer Excel-Tabelle erfassen. Die Praxis zeigt jedoch: Was aufwändig ist, wird nicht konsequent gemacht.

    Ein digitales Timesheet-System löst dieses Problem. Mit tipee dauert das Erfassen einer Aktivität wenige Sekunden:

    1. Mitarbeitende wählen beim Aktivitätswechsel einen vordefinierten Tag aus (z. B. „Baustelle A”, „Kundengespräch”, „Administration”)

    2. Häufig verwendete Tags erscheinen automatisch zuerst – ein Klick genügt

    3. Die Erfassung funktioniert auf Smartphone, Tablet und Desktop – im Büro, unterwegs oder auf der Baustelle

    4. Erfassung ist in Echtzeit oder im Nachhinein möglich – für den Abend oder das Wochenende

    Zusätzlich bietet tipee:

    • Geolokalisierung beim Stempeln – ideal für Aussendienst und Baustelleneinsätze

    • Export in gängige Rechnungssoftware – Daten können nach Tag, Kunde, Projekt oder Mitarbeitenden gefiltert werden

    • Integration in bestehende ERP- und Lohnsysteme – kein doppeltes Erfassen

    Timesheet vs. Excel: Warum eine Software die bessere Wahl ist

    Excel / Stundenzettel Digitales Timesheet (tipee)
    Erfassungsaufwand Hoch, manuell Minimal, 1 Klick
    Fehlerrisiko Hoch Gering (automatisiert)
    Auswertung Manuell, zeitaufwändig Automatische Reports
    Echtzeit-Erfassung Nicht möglich Ja, vorhanden
    Mobil nutzbar Eingeschränkt Ja (App)
    Export / Integration Manuell Automatisch
    Revisionssicherheit Gering Hoch

    Fazit

    Zu wissen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeitenden für welche Aktivitäten aufwenden, ist ein entscheidender Hebel zur Steigerung der Rentabilität Ihres Unternehmens. Mit der Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität gewinnen Sie konkrete Zahlen, die Ihre Offerten verlässlicher machen, Ihre Rechnungsstellung vereinfachen und Ihre Ressourcenplanung verbessern.

    Gerade für Schweizer KMU – mit hohen Lohnkosten, kundenspezifischen Projekten und dem Bedarf nach transparenter Abrechnung – ist ein digitales Timesheet kein Luxus, sondern eine betriebliche Notwendigkeit.

    Sie möchten das Timesheet-Modul in Ihrem Betrieb einsetzen? Vereinbaren Sie jetzt eine kostenlose Demo und sehen Sie tipee in Aktion.



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    Häufige Fragen zum Timesheet in der Schweiz (FAQ)



    Was ist ein Timesheet?

    Ein Timesheet ist eine Methode zur Erfassung des Zeitaufwands pro Aktivität, Projekt oder Kunde. Es ergänzt die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeiterfassung und liefert betriebswirtschaftliche Auswertungen.



    Ist ein Timesheet in der Schweiz gesetzlich vorgeschrieben?

    Nein, das Timesheet als solches ist nicht gesetzlich vorgegeben. Die Arbeitszeiterfassung (Beginn und Ende der Arbeitszeit) hingegen ist für die meisten Betriebe gemäss ArG Art. 46 Pflicht. Das Timesheet ist eine freiwillige Ergänzung mit hohem betrieblichem Nutzen.



    Für welche Unternehmensgrösse lohnt sich ein Timesheet?

    Ab ca. 5 Mitarbeitenden und sobald Mitarbeitende an mehreren Projekten oder für mehrere Kunden gleichzeitig tätig sind, rechnet sich ein digitales Timesheet. Der Break-even liegt erfahrungsgemäss bereits nach wenigen Wochen – allein durch die Zeitersparnis bei der Rechnungsstellung und durch die Reduktion von Falschkalkulationen.



    Kann ich ein Timesheet mit meiner bestehenden Buchhaltungssoftware verbinden?

    Ja. Moderne Timesheet-Lösungen wie tipee lassen sich mit gängigen Schweizer Buchhaltungs- und ERP-Systemen integrieren. Erfasste Stunden können nach Projekt, Kunde oder Mitarbeitenden gefiltert und direkt exportiert werden – ohne manuelle Zwischenschritte.



    Was ist der Unterschied zwischen Timesheet und Stempeluhr?

    Die Stempeluhr erfasst, wann jemand arbeitet (Arbeitsbeginn und -ende). Das Timesheet erfasst, woran jemand arbeitet. Beide Funktionen sind in tipee kombiniert: Mitarbeitende stempeln ein und weisen ihre Zeit gleichzeitig einer Aktivität zu – ein einziger Schritt statt zwei separate Systeme.

  • 3 Schlüsselelemente für die Berechnung des Ferienanspruchs

    3 Schlüsselelemente für die Berechnung des Ferienanspruchs

    Stets den Überblick über Feriensaldo und Ferienanspruch aller Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen zu behalten kann ein Kinderspiel sein. Oder auch nicht.

    Bei der Berechnung des Ferienanspruchs spielen mehrere Faktoren eine Rolle – und die Zahl der bereits in Anspruch genommenen Ferientage. Beschäftigt man sich im Detail damit, erweist sich das, was auf den ersten Blick einfach erscheint, plötzlich als recht komplex. Vielleicht müssen Sie sogar erst noch handschriftliche Notizen zusammensuchen und Ihren Taschenrechner hervorholen, um Arbeitszeit und Ferienanspruch zu berechnen.

    Hinzu kommt, dass die Zahl der Teilzeitbeschäftigten immer mehr steigt. Auch Änderungen des Beschäftigungsgrads kommen heute viel häufiger als früher vor. Ganz unabhängig vom Grund – seien es neue Gewohnheiten der Generation Y oder einfach eine Weiterentwicklung der Arbeitsmodelle – bedeutet das: Unternehmen müssen sich anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und talentierte Mitarbeitende für sich zu gewinnen.

    Wenn es heute ein Thema gibt, bei dem Genauigkeit gefragt ist, dann ist es der Ferienanspruch. Mitarbeitende wie auch das Unternehmen selbst wünschen sich Klarheit rund um den Feriensaldo. Das Unternehmen muss mit einem Blick feststellen können, wie der Stand bei den einzelnen Mitarbeitenden ist, diese wiederum wollen schon frühzeitig wissen, ob sie bis zum Jahresende noch ein paar freie Tage einplanen können.

    Im Idealfall sollten die Salden und die Berechnung des Ferienanspruchs daher immer hundertprozentig korrekt sein. Vor allem aber sollten alle betroffenen Personen in Echtzeit darauf zugreifen können. Die gute Nachricht ist: All das ist möglich und sogar ganz einfach!

    Im Folgenden erläutern wir die verschiedenen Elemente, die es bei der Berechnung des Feriensaldos zu berücksichtigen gilt. Dabei stellen wir uns drei grundlegende Fragen:

    1. Was genau ist ein Ferientag?

    Natürlich gibt es mehrere Möglichkeiten, diese Frage zu beantworten. In diesem Beitrag beantworten wir sie unter dem Gesichtspunkt der Arbeitszeiterfassung. Kurz und gut: Es geht darum, wie bereits genommene Ferientage abgerechnet werden.

    In vielen Fällen ist das ganz einfach: Ein Ferientag entspricht 8 Stunden, genau wie ein Arbeitstag. Doch inzwischen arbeiten immer mehr Beschäftigte in Teilzeit, und dann entspricht ein Ferientag nicht unbedingt immer 8 Stunden.

    Schauen wir uns das einmal am Beispiel von Simon an. Er hat am 1. April im Unternehmen angefangen und arbeitet seitdem zu 60 %. Seine Arbeitszeit (24 Stunden pro Woche) hat er wie folgt eingeteilt: 3 Stunden am Montagnachmittag, 9 Stunden am Dienstag, 8 Stunden am Mittwoch und 4 Stunden am Donnerstagmorgen. Freitags hat er frei.

    Wenn Simon einen Ferienantrag stellt, ist schnell klar, dass ein Ferientag am Donnerstag nicht den gleichen Wert hat wie ein Ferientag am Dienstag. Die Ferien können also nicht mehr nach Tagen abgerechnet werden. In diesem Fall muss mit Ferienstunden gerechnet werden, weil ein Dienstag Simon 9 Ferienstunden «kostet» und ein Donnerstag nur 4 Stunden.

    Werden die Ferien wochenweise am Stück genommen, kommt diese Frage erst gar nicht auf. Doch häufig werden einzelne Ferientage beantragt. Wenn Simon also einzelne Ferientage nimmt, kann er im Laufe eines Jahres weniger Dienstage (die ihn mehr Stunden «kosten») als Donnerstage freinehmen. Verstehen Sie das Prinzip? Sie müssen auf den Wert eines Ferientages achten, vor allem wenn die Mitarbeitenden ihre Arbeitsstunden ungleichmässig über die Woche oder das Jahr aufgeteilt haben.

    Einige Gesamtarbeitsverträge (GAV) für Unternehmen, deren Mitarbeitende ungleichmässige Arbeitszeiten haben, schreiben vor, dass die Ferientage anhand eines über fünf Tage geglätteten Durchschnittswerts zu berechnen sind. Diese Methode ist in Medizin- und Sozialberufen sehr verbreitet, in denen Wochenend- und Nachtarbeit weit verbreitet ist.

    2. Wie wird der Ferienanspruch berechnet?

    Auch die Berechnung des Ferienanspruchs ist in der Regel recht einfach. Im Arbeitsvertrag ist der Ferienanspruch klar angegeben. Häufig wird er als Anzahl von Tagen (z. B. 20 Tage) oder Wochen (z. B. vier Wochen) festgelegt. Bei Mitarbeitenden, deren Beschäftigungsgrad sich im Laufe eines Jahres nicht ändert, lässt sich der Ferienanspruch leicht berechnen.

    Ganz anders sieht die Sache bei Mitarbeitenden wie Simon aus, der seit dem 1. April zu 60 % (24 Wochenstunden) arbeitet, den Beschäftigungsgrad ab dem 1. Oktober aber auf 100 % (40 Wochenstunden) erhöht. In diesem Fall gestaltet sich die Berechnung des Ferienanspruchs komplizierter.

    Machen wir ein kleines Rechenbeispiel:

    • Zuerst muss eine einfache Pro-rata-Berechnung durchgeführt werden, um den Ferienanspruch ab dem 1. April zu berechnen. Beträgt der Ferienanspruch im Unternehmen allgemein 20 Tage (oder vier Wochen) im Jahr, hat Simon bei einem Beschäftigungsgrad von 60 % Anspruch auf 15 Tage (oder 3 Wochen), da er erst seit April im Unternehmen tätig ist und daher in diesem Jahr nur neun von zwölf Monaten arbeiten wird – also 20 x 9 / 12 = 15 Tage.
    • Dann muss die Änderung des Beschäftigungsgrads in die Berechnung einfliessen:
      • Für die ersten zehn Tage (für die sechs Monate ab dem 1. April bis zum 30. September) erwirbt Simon einen Ferienanspruch auf der Grundlage von 24 Arbeitsstunden pro Woche (60 % von 40 Stunden).
      • Für die fünf Tage ab Oktober werden jedoch 40 Wochenstunden zugrunde gelegt, da er nun zu 100 % arbeitet.

    Sein Ferienanspruch liegt also genau bei zwei Wochen (zehn Tage) à 24 Stunden plus einer Woche (fünf Tage) à 40 Stunden, d. h. 88 Ferienstunden.

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    3. Wie viele Ferientage können aufs nächste Jahr übertragen werden?

    Stellen wir auf der Grundlage unseres Beispiels weitere Berechnungen an.

    Simon hat wie erwähnt einen Ferienanspruch von 15 Tagen, d. h. drei Wochen. Ganz genau gesagt sind es zwei Wochen à 24 Stunden und eine Woche à 40 Stunden, das heisst 88 Stunden Ferien.

    Sein Saldo per Ende Jahr hängt davon ab, wann er seine Ferien nimmt. Ja, richtig gelesen!

    Stellen wir uns zunächst das folgende Szenario vor:

    Simon nimmt über Ostern eine Woche frei, dann zwei weitere Wochen im Sommer. Insgesamt macht das drei Wochen Ferien. Beträgt sein Saldo also per Ende Jahr null?
    Natürlich nicht, denn er hat drei Wochen à 24 Stunden freigenommen (während der Zeit, als er zu 60 % arbeitete), doch sein Ferienanspruch basiert auf zwei Wochen à 24 Stunden und einer Woche à 40 Stunden (und nicht 24).
    Ihm bleiben also noch einige Tage/Stunden, die er als Ferien nehmen kann. Genau berechnet sind es 88-(3 x 24) = 16 Stunden, also zwei Tage à 8 Stunden. Diese Ferientage kann er vor dem Jahresende nehmen oder sie auf das Folgejahr übertragen.

    Schauen wir uns ein anderes Beispiel an:

    Simon hatte nach Antritt seiner Stelle sehr viel Arbeit und kann erst im Oktober zwei Wochen Urlaub nehmen. Beträgt sein Ferienanspruch nun eine ganze Woche? Die Antwort lautet natürlich nein, denn er hat bereits 80 Stunden in Anspruch genommen (zwei Wochen à 40 Stunden). Sein verbleibender Ferienanspruch liegt daher bei acht Stunden, die er vor dem Jahresende nehmen oder auf das Folgejahr übertragen kann.

    Eine Änderung des Beschäftigungsgrads wirkt sich somit auf den Feriensaldo aus, und zwar nicht nur auf die Berechnung des Ferienanspruchs, sondern auch auf die Zahl der Stunden pro Ferientag.

    Fazit

    Eine genaue Berechnung des Feriensaldos ist oft viel komplizierter als erwartet. Das gilt sowohl für die Feststellung des Ferienanspruchs als auch für die Bestimmung der Anzahl verbrauchter Ferientage. Simons Fall ist noch relativ einfach. Stellen Sie sich vor, er tritt seine Stelle mitten im Monat an, also beispielsweise am 15. März, und kündigt seinen Vertrag Ende Januar des Folgejahres. Dann wird die Berechnung noch schwieriger!

    Unser Rat: Rechnen Sie Ferien in Stunden ab. So werden Sie allen denkbaren Fällen am besten gerecht. Die Berechnung des Ferienanspruchs erfolgt präzise und gerecht. Doch dazu müssen Sie nicht erst Ihren Taschenrechner bemühen oder sich mit Excel herumschlagen!

    Mit einem Zeiterfassungstool wie tipee behalten Sie stets den Überblick: tipee erledigt die ganze Arbeit und berechnet automatisch und ohne Kopfzerbrechen alle Werte für Sie.

    Doch nicht nur das: tipee berechnet alles in Echtzeit. Simon möchte einen weiteren Ferientag haben? Er will seinen Beschäftigungsgrad erneut ändern? Kein Problem, der Feriensaldo per 31. Dezember ist immer korrekt.

    Und das ist beruhigend, sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden.
    Neugierig geworden? Besuchen Sie unsere Website tipee.ch oder kontaktieren Sie uns über hello@tipee.ch, um mehr zu erfahren.