Category: Artikel Human Resources (HR)

Lohnabrechnungen, Bescheinigungen, Arbeitsverträge, Empfehlungsschreiben, Krankmeldungen, Leistungsbeurteilungen am Jahresende und noch mehr: Die Liste der HR-Dokumente, welche die Personalabteilung in einem Unternehmen verwaltet, ist viel länger als man denkt! Von der Einstellung der Mitarbeitenden bis zum ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen ist HR für alle Dokumente verantwortlich, die eine bessere Betreuung der Beschäftigten in jeder Phase ihrer Karriere ermöglichen.

Hoch lebe die Digitalisierung, dank der die vielen weithin üblichen Hängeordner ersetzt wurden! Sie erleichtert nicht nur die Aufbewahrung, sondern auch den Zugriff und die gemeinsame Bearbeitung all dieser Dokumente. Möglich ist das alles im HR-Portal, einem Modul unserer Applikation tipee. Wir erklären Ihnen wie.

Personalverwaltung mit dem HR-Portal von tipee

Das HR-Portal von tipee gewährleistet die sichere Verwaltung aller Dokumente und Daten von Mitarbeitenden. Es vereinfacht die Arbeit der Personalabteilung und hilft Unternehmen, ihre Effizienz und ihre Produktivität zu steigern. Zu den Funktionen des Portals gehören:

• das Personalverzeichnis, stets auf dem neuesten Stand mit einer Übersicht, wer mit welchem Pensum in welchem Bereich arbeitet 🙂,
• die Personaldossiers mit den persönlichen Angaben aller Mitarbeitenden (Personendaten, Arbeitszeitsaldo, Ferienanspruch und viele andere für das Unternehmen nützliche Informationen,
• die HR-Dokumente, ein sicherer persönlicher Bereich zur Ablage der Unterlagen der einzelnen Mitarbeitenden wie Arbeitsverträge, Informationen zur jährlichen Leistungsbeurteilung, Arbeitszeugnisse und vieles mehr. Natürlich sind einige Dokumente nur für die Personalabteilung zugänglich, während auf andere auch die Mitarbeitenden selbst zugreifen können.

Wie funktioniert die Spesen- und Lohnabrechnung in tipee?

Spesenabrechnungen sind nicht gerade die angenehmste Aufgabe und dauern ihre Zeit – das ist allgemein bekannt. Deshalb lassen viele ihre Kassenbelege einfach erst einmal liegen und erstellen die Abrechnung auf die letzte Minute, auch wenn dabei oft etwas vergessen wird und die Sache dann noch länger dauert. In tipee können Spesenabrechnungen mit nur wenigen Klicks vom Laptop oder Smartphone aus erledigt werden. 

Anschliessend müssen sie nur noch an die Person weitergeleitet werden, die für die Genehmigung zuständig ist. Wenn alles in Ordnung ist, steht einer Erstattung der Beträge nichts mehr im Wege.

Was die Löhne anbelangt, so erfolgt die Berechnung nicht in tipee selbst. Vielmehr verwaltet die Applikation die Lohnvariablen (Zulagen und Zuschläge), die anschliessend zur Berechnung der Löhne in die Buchhaltungssoftware exportiert werden können. Umgekehrt ermöglicht tipee es, die Lohnabrechnungen direkt aus der Buchhaltungssoftware zu importieren. Das ist sehr praktisch, weil die Mitarbeitenden jederzeit darauf zugreifen können. So besteht nie mehr die Gefahr, dass sie ihre Lohnabrechnungen verlegen. 😉

Noch besser ist, dass die Lohnabrechnungen nicht mehr per E-Mail versendet werden müssen, weil sie nun in tipee abgerufen werden können. Das vereinfacht die Einhaltung des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG). Das Gesetz verpflichtet alle Unternehmen dazu, alle persönlichen Informationen über ihre Mitarbeitenden sicher zu speichern, darunter auch Vor- und Nachnamen.

«Born ready»: tipee wurde als Software von Anfang an so angelegt, dass die Sicherheit berücksichtigt wird.

Das neue Datenschutzgesetz, das am 1. September 2023 in Kraft getreten ist, beruht auf den Grundsätzen des Datenschutzes durch Technikgestaltung («privacy by design») und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen («privacy by default»). Die gute Nachricht ist: Gleiches gilt für tipee! Wir wenden diese Grundsätze bei allen Neuentwicklungen an. Aber was bedeutet das alles eigentlich?

Der Grundsatz «privacy by design» verlangt, dass die Privatsphäre der Benutzerinnen und Benutzer schon bei der Konzeption und Entwicklung von Produkten oder Dienstleistungen, die Personendaten erfassen, berücksichtigt und integriert wird. Der Grundsatz «privacy by default» gewährleistet das höchste Sicherheitsniveau von Produkten und Dienstleistungen, sobald diese in Umlauf gebracht werden. Dazu werden in der Standardeinstellung alle notwendigen Vorkehrungen zum Schutz der Daten und zur Beschränkung ihrer Nutzung getroffen, ohne dass die Benutzerinnen oder Benutzer eingreifen müssen.

Fazit

Das Modul HR-Portal von tipee unterstützt Unternehmen dabei, die Daten ihrer Mitarbeitenden wirksam zu speichern, zu verwalten und den Zugang zu steuern. Dadurch sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch den systematischen Versand von Dokumenten, die persönliche Informationen enthalten, was nach dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) verboten ist.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie komme ich an meine letzten Lohnabrechnungen?

Am besten fragen Sie direkt bei Ihrem aktuellen oder ehemaligen Arbeitgeber nach. In Artikel 127 des Obligationenrechts (OR) heisst es: «Mit Ablauf von fünf Jahren verjähren die Forderungen […] aus dem Arbeitsverhältnis von Arbeitnehmern.» Demnach muss der Arbeitgeber die Lohnabrechnungen mindestens fünf Jahre aufbewahren, um nachzuweisen, dass der Lohn tatsächlich gezahlt wurde. Überdies sieht das Obligationenrecht (Art. 958f) vor, dass Unternehmen ihre Geschäftsbücher und Buchungsbelege während zehn Jahren aufbewahren müssen.

Wie lange müssen Spesenabrechnungen aufbewahrt werden?

Nachweise für Spesenabrechnungen sind Buchungsbelege und müssen daher zehn Jahre nach dem Ende des Geschäftsjahres, in dem sie eingegangen sind, aufbewahrt werden. Die empfohlene Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren beruht auf Artikel 957a des Obligationenrechts, der vorsieht, dass Unternehmen verpflichtet sind, ihre Buchhaltungsunterlagen und die entsprechenden Belege zehn Jahre lang aufzubewahren.

Was bedeuten die Begriffe «privacy by design» und «privacy by default»?

«privacy by design» bedeutet «Datenschutz durch Technikgestaltung», das heisst, dieser Aspekt wird schon bei der Konzeption berücksichtigt. Am Beispiel einer Software oder einer App für Mobilgeräte bedeutet dies konkret, dass die Entwickler die Privatsphäre der zukünftigen Benutzerinnen und Benutzer berücksichtigen müssen. Und zwar schon dann, wenn sie die ersten Zeilen ihres Programmiercodes schreiben! Dies bedeutet beispielsweise, dass die Erhebung von Personendaten so weit wie möglich auf die Informationen beschränkt wird, die für die Nutzung der betreffenden Software oder Applikation erforderlich sind.

«privacy by default» bedeutet «Datenschutz als Standardeinstellung». Nach diesem Grundsatz wird der Schutz von Personendaten der Benutzerinnen und Benutzer in der Standardeinstellung garantiert: Um die Erfassung von Daten zu erlauben, muss die Zustimmung ausdrücklich bestätigt werden. Nehmen wir als Beispiel Cookies auf einer Website: Pop-up-Hinweise, die Benutzerinnen und Benutzer auffordern, die Verwendung von Cookies zu genehmigen, folgen dem Grundsatz «privacy by default». 

Rechte und Pflichten von Arbeitgebern und Mitarbeitenden bei der Arbeit im Homeoffice

Derzeit sieht das Schweizer Recht keine speziellen Regelungen zur Arbeit im Homeoffice oder ausserhalb des Unternehmens vor.

In diesen Fällen gelten die aktuellen Bestimmungen zur Arbeit im Obligationenrecht (OR), im Arbeitsgesetz (ArG) und im Datenschutzgesetz (DSG). Der Bund wird im Laufe der Zeit feststellen, ob Anpassungen notwendig sind.

Werfen wir also einen Blick auf einige der Pflichten des Arbeitgebers und der Mitarbeitenden bei der Arbeit im Homeoffice und gehen wir dann auf ein Thema ein, mit dem wir uns gut auskennen: Arbeitszeitmanagement.

Auslagen für die Arbeit im Homeoffice und ausserhalb des Unternehmens

Nach Art. 327a OR hat der Arbeitgeber den Mitarbeitenden alle durch die Ausführung der Arbeit notwendig entstehenden Auslagen zu ersetzen, unabhängig davon, ob die im Homeoffice ausgeführt wird oder nicht. Nicht zu diesen Auslagen gehören jedoch die persönlichen Fixkosten, welche die Mitarbeitenden auch ohne die Arbeit im Homeoffice hätten zahlen müssen: Miete, Telefon- und Internetabonnement usw.

Dies ist die Regel … je nach Situation gibt es aber natürlich Ausnahmen, die Sie in unserem Leitfaden «Arbeiten im Homeoffice: steuerliche und rechtliche Auswirkungen» nachlesen können.

Lesen Sie unseren Leitfaden, um mehr über die steuerlichen und rechtlichen Auswirkungen der Arbeit im Homeoffice zu erfahren.

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Arbeitszeit im Homeoffice

Obwohl viele Mitarbeitende die Arbeit im Homeoffice schätzen, passieren dabei leicht Fehler: So werden Pausen vergessen, Überstunden im Überfluss geleistet oder umgekehrt, der Tag für private Aktivitäten genutzt und die Arbeit am Abend oder am Wochenende nachgeholt. All diese Fehler könnten Arbeitgeber mit einem guten Tool zur Arbeitszeiterfassung leicht in den Griff bekommen.

Der Arbeitgeber ist ohnehin gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeitenden auch dann zu erfassen, wenn sie nicht vor Ort im Unternehmen arbeiten.

So gilt die übliche Praxis der Arbeitszeiterfassung auch bei der Arbeit im Homeoffice. Müssen Mitarbeitende im Unternehmen ihr Kommen und Gehen sowie ihre Pausen stempeln (systematische Aufzeichnung), so müssen sie dies auch zu Hause tun können. Beschränkt sich die Erfassung auf die Gesamtzahl der an einem Tag geleisteten Arbeitsstunden (vereinfachte Erfassung), gilt der gleiche Mechanismus auch für die Arbeit ausserhalb des Unternehmens.

Unabhängig davon, welche Art von Zeiterfassung Sie in Ihrem Unternehmen anwenden, sollten Sie Ihren Mitarbeitenden, die im Homeoffice arbeiten, ein gutes Tool dafür zur Verfügung stellen. Heute sollte eine gute Zeiterfassungs-Applikation (wie tipee) die Möglichkeit bieten, die Arbeitszeiten entweder über eine Stempeluhr oder direkt auf dem Computer oder Smartphone zu stempeln. Ein Mobilgerät ist ideal für alle, die ausserhalb des Unternehmens arbeiten.  So kann der Arbeitgeber die Arbeitszeiten seiner Mitarbeitenden aus der Ferne verfolgen und sich vergewissern, dass sie die geltenden Regelungen einhalten.

Durch die genaue Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden kann der Arbeitgeber sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden ihre Ruhezeiten einhalten, Pausen machen, nicht ohne Genehmigung abends oder Sonntags arbeiten und die Wochenarbeitszeit einhalten. 

Damit auch im Homeoffice alle Vorschriften eingehalten werden, empfiehlt es sich für Unternehmen, ein Zeiterfassungsprogramm einzusetzen, mit dem Mitarbeitende auch zu Hause stempeln können.

Schutz der Gesundheit von Mitarbeitenden bei Telearbeit

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die körperliche und psychische Gesundheit seiner Mitarbeitenden zu schützen, auch wenn diese nicht vor Ort im Unternehmen arbeiten. So muss er gemäss Art. 6 ArG und Art. 2 ArGV 3 Massnahmen zum Schutz der Gesundheit treffen.

Ausserhalb des Unternehmens können sich Mitarbeitende isoliert fühlen. Ohne einen vom Unternehmen vorgegebenen Tagesrhythmus besteht die Gefahr, dass der Zeitraum, in dem sie ihre Arbeit erledigen, sich in die Länge zieht. Auf lange Sicht kann ein falscher Arbeitsrhythmus die Gesundheit gefährden und zu einem Burn-out führen.

Die Arbeit im Homeoffice kann auch zu einem Gefühl der Einsamkeit führen und das Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen kann verlorengehen. Alle diese Faktoren können dazu führen, dass Mitarbeitende ihre Energie und ihre Motivation verlieren. Im Idealfall sollten ein regelmässiger Austausch per Videokonferenz oder Präsenztermine im Unternehmen angesetzt werden.

Die Verantwortung des Arbeitgebers erstreckt sich auch auf die körperliche Gesundheit der Mitarbeitenden. So muss diesen ein ergonomischer Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden, unabhängig davon, ob sie im Unternehmen oder im Homeoffice arbeiten.

In unserem Leitfaden sind die Anforderungen, die ein geeigneter Arbeitsplatz erfüllen sollte, im Detail beschrieben.

Lesen Sie unseren Leitfaden, um mehr über die steuerlichen und rechtlichen Auswirkungen der Arbeit im Homeoffice zu erfahren.

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Datenschutz im Homeoffice

Gemäss Art. 26 ArGV 3 darf der Arbeitgeber keine Überwachungs- und Kontrollsysteme einsetzen, die das Verhalten der Mitarbeitenden am Arbeitsplatz überwachen sollen.

Der Arbeitgeber ist ausserdem zum Schutz der Personendaten verpflichtet, die Mitarbeitende im Rahmen ihrer Arbeit bearbeiten. Er muss also die Sicherheit dieser Daten durch technische Vorkehrungen und auch durch Richtlinien und Weisungen an die Mitarbeitenden gewährleisten. All diese Massnahmen müssen die Vertraulichkeit auch dann gewährleisten, wenn die Mitarbeitenden nicht vor Ort im Unternehmen arbeiten.

Als Arbeitgeber sollten Sie also mit Ihren Mitarbeitenden klären, welche Aufgaben oder welche Daten sie bearbeiten dürfen, wenn sie ausserhalb des Unternehmens arbeiten.

In diesem Artikel haben wir einige Punkte kurz für Sie zusammengefasst. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Leitfaden.

Wussten Sie, dass die Arbeit im Homeoffice Einfluss auf die Besteuerung Ihrer Mitarbeitenden haben kann?

Beim Ausfüllen der Steuererklärung wird die Sache bei Mitarbeitenden, die im Homeoffice arbeiten, etwas komplizierter. So sind die Abzüge für Berufskosten, die Arbeitnehmenden bislang gewährt wurden, schwer anzuwenden.

Die Regelungen betreffend die steuerliche Abzugsfähigkeit von Berufskosten wurden noch nicht an die neuen Gegebenheiten, die mit der Arbeit im Homeoffice einhergehen, angepasst. Jeder Kanton wendet bei der Besteuerung eigene Methoden an. Das Grundprinzip ist aber überall gleich.

Werfen wir rasch einen Blick darauf, welche Auswirkungen die Arbeit im Homeoffice auf einige Steuerabzüge hat. Als Beispiele betrachten wir die Kantone Waadt und Genf.

Lesen Sie unseren Leitfaden, um mehr über die rechtlichen und steuerlichen Auswirkungen der Arbeit im Homeoffice zu erfahren.

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Abzug von Verpflegungs- und Fahrtkosten bei Telearbeit

Verpflegungs- und Fahrtkosten (zum Arbeitsort) sind auch bei der Arbeit im Homeoffice oder an anderen Orten ausserhalb des Unternehmens weiterhin steuerlich abzugsfähig. Allerdings sind die Abzüge je nach Kanton unterschiedlich gestaltet.

In den Kantonen Waadt und Genf werden Verpflegungs- und Fahrtkosten je nach Anzahl der Tage gewährt, die Mitarbeitende pro Jahr ausserhalb ihres Wohnsitzes gearbeitet haben. Steuerpflichtige müssen die Abzüge daher proportional zur Anzahl der Tage mit Telearbeit reduzieren.

Damit die Auswirkungen der Arbeit im Homeoffice auf die Verpflegungs- und Fahrtkosten berücksichtigt werden (Achtung: Dies gilt nicht für Selbstständigerwerbende!), muss die Anzahl der Tage, die ein Mitarbeitender in Telearbeit gearbeitet hat, auf dem Lohnausweis angegeben werden. Für die Steuererklärung 2021 war dies noch nicht verpflichtend, es ist aber zu erwarten, dass dies ab 2022 der Fall sein wird.

Abzug von Kosten in Zusammenhang mit der Arbeit zu Hause

Beginnen wir mit den Kosten, die im Verlauf des Jahres vom Arbeitgeber erstattet werden: Computer- und Telefonkosten, Materialkosten usw. Diese Kosten werden nicht zum Lohn hinzugefügt, sie werden vielmehr als Pauschale gezahlt. Diese Beträge sind daher nicht steuerlich abzugsfähig, weil sie bereits vom Unternehmen erstattet wurden.

Bei den Abzügen für sonstige Berufskosten ist es unerheblich, ob Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten oder nicht. Alle anderen Berufskosten sind also in ihrer Gesamtheit weiterhin steuerlich abzugsfähig. Im Kanton Waadt liegt diese Pauschale bei 3 % des Bruttolohns, einem Abzug von mindestens CHF 2000 und bis zu CHF 4000 pro Jahr.

Wie verhält es sich mit der Miete des Steuerpflichtigen? In den Kantonen Waadt, Genf oder Neuenburg können Mitarbeitenden unter folgenden Voraussetzungen einen Teil ihrer Miete von der Steuer abziehen:

• Ein Raum in der Wohnung ist ausschliesslich für die berufliche Tätigkeit vorgesehen.
• Der Arbeitgeber stellt den Mitarbeitenden keinen eigenen Raum am Arbeitsplatz zur Verfügung.(3)

Mitarbeitende können in diesem Fall einen Betrag von ihrer Miete abziehen, der dem Verhältnis zwischen der Grösse des genutzten Zimmers und der Grösse der gesamten Wohnung entspricht.

Ein Abzug ist hingegen nicht möglich, wenn Mitarbeitende im Esszimmer oder im Gästezimmer arbeiten. Steuerpflichtige müssen nachweisen können, dass der Raum ausschliesslich zu beruflichen Zwecken genutzt wird.

Zusammenfassung

In diesem Beitrag haben wir einen kurzen Überblick über Steuerabzüge gegeben. Daraus wird klar, dass Steuerpflichtige auf einen Teil der Abzüge für Verpflegungs- und Fahrtkosten verzichten müssen, um von Steuerabzügen im Zusammenhang mit der Arbeit im Homeoffice zu profitieren.

In den kommenden Jahren ist sicherlich mit einer Überprüfung der Besteuerung auf Kantons- und Bundesebene zu rechnen, um den neuen Arbeitsmodellen Rechnung zu tragen, zu denen auch das Arbeiten im Homeoffice zählt. Unternehmen müssen sich also darauf vorbereiten, Informationen zu den Tagen vorzulegen, an denen ihre Mitarbeitenden nicht im Unternehmen, sondern anderswo gearbeitet haben.

Bis dahin sollten Sie sich über die in Ihrem Kanton geltenden Regelungen informieren, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Lesen Sie unseren Leitfaden, um mehr über die rechtlichen und steuerlichen Auswirkungen der Arbeit im Homeoffice zu erfahren.

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In diesem Beitrag befassen wir uns mit einem Thema, das seit mehreren Jahren – insbesondere nach der Pandemie und der zunehmenden Verbreitung der Arbeit im Homeoffice – im HR-Bereich in aller Munde ist: die Digitalisierung von HR-Dokumenten. 

Der Begriff HR-Digitalisierung bezieht sich auf die Umstellung von Dokumenten in Papierform auf ein digitales Format und die Verwaltung dieser digitalen Dokumente mittels Softwarelösungen. Dies betrifft etwa die Digitalisierung von Arbeitsverträgen, Lohnausweisen, Arztzeugnissen, Pflichtenheften und Schreiben aller Art. Einmal digitalisiert, können alle diese für Unternehmen und Mitarbeitende gleichermassen wichtigen Informationen an einem zentralen Ort gespeichert werden. So können alle berechtigten Personen schnell und einfach darauf zugreifen. Darüber hinaus wird die Personalverwaltung vereinfacht und die Personalverantwortlichen können effizienter arbeiten.

Wir betrachten in diesem Beitrag vor allem die Vorteile, welche die Digitalisierung von Dokumenten für die Mitarbeitenden der Personalabteilung mit sich bringt. Insbesondere wird dadurch eine der zeitaufwendigsten Verwaltungsaufgaben vereinfacht: die Ausstellung und der Versand von Lohnabrechnungen.

Die Verwaltung von Personaldossiers im HR-Bereich

Martina arbeitet in der Personalabteilung und liebt ihren Beruf. Sie sieht ihn als eine Art Mission an: Zu ihren Aufgaben gehört, die richtigen Kandidatinnen und Kandidaten für Stellen zu suchen und einzustellen, Mitarbeitende dabei zu unterstützen, für ihren eigenen Erfolg und den des Unternehmens Ihr Bestes zu geben, und dafür zu sorgen, dass sie sich entfalten können und stolz auf ihre Arbeit sind.

Martina liebt ihre Arbeit – meistens, aber nicht in der letzten Märzwoche. Jedes Jahr lockt die Versuchung, in dieser Zeit in die Ferien zu gehen, wenn ihr Gewissen sie nicht daran hindern würde. Denn genau in jener Woche stellt ihr ein guter Teil der Belegschaft ein und dieselbe Frage: «Kannst du mir bitte meinen Lohnausweis schicken? Ich muss unbedingt noch vor heute Abend meine Steuererklärung machen und kann ihn leider nicht finden …»

Ja, das passiert selbst den Besten unter uns: Wir glauben, das Dokument am richtigen Ort gespeichert zu haben. Leider stellt sich oft erst heraus, dass dies nicht der Fall ist, wenn wir es dringend brauchen. Ein Beispiel: Sie haben gerade Ihre Traumwohnung besichtigt und möchten Ihr Dossier als Erste oder Erster einreichen. Leider haben sich Ihre drei letzten Lohnabrechnungen in Luft aufgelöst und sind nicht auffindbar. Aufgrund des Wohnungsmangels in der Schweiz ist die Liste der Bewerberinnen und Bewerber für schöne Wohnungen in guter Lage leider immer sehr lang. Es pressiert, und Sie dürfen nicht allzu viel Zeit verstreichen lassen, bevor Sie Ihr Dossier einreichen. Morgen könnte es schon zu spät sein! Gleiches gilt beispielsweise beim Leasen eines Fahrzeugs oder bei der Aufnahme eines Kredits. 

In solchen Fällen eilt es immer sehr: Die richtigen Dokumente müssten am besten sofort zur Hand sein. Wenn die Mitarbeitenden sie nicht finden können, erhält die Personalabteilung regelmässig dringende Anfragen. Das schadet der Produktivität, wenn man bedenkt, dass es nach einer Unterbrechung im Durchschnitt 23 Minuten dauert, bis man wieder voll konzentriert ist (das sagt die Wissenschaft, nicht wir!).

Verwaltung von HR-Dokumenten: Mission Impossible?

Zum Glück ist die Personalabteilung unter anderem auch dazu da, den Mitarbeitenden die erforderlichen Dokumente auszustellen. Nun stellen Sie sich aber einmal Folgendes vor: Wie viel Zeit könnten Sie sparen, wenn Sie Ihr Personaldossier jederzeit sofort zur Hand hätten? Wie viel produktiver könnten die Personalverantwortlichen arbeiten, wenn die HR-Prozesse vereinfacht würden und sie sich mit wirklich dringenden Sachen beschäftigen könnten, anstatt Dokumente für Dutzende oder sogar Hunderte von Mitarbeitenden zu suchen?
Wer im HR-Bereich arbeitet, wählt diesen Beruf hauptsächlich wegen der menschlichen und sozialen Seite, nicht wegen der damit verbundenen administrativen Aufgaben (sonst wäre man ja in der Buchhaltung gelandet! 🙂 ).

Deshalb ist es schade, wenn engagierte Personalfachleute sich erschöpft und frustriert fühlen, insbesondere wegen des Mangels an Zeit und Ressourcen, die ihnen – falls vorhanden – die Arbeit sehr erleichtern würden. Und das Unternehmen würde natürlich an aller erster Stelle davon profitieren!

Die Lösung: Digitalisierung im HR-Bereich

Was kann getan werden, um die Personalverwaltung zu verschlanken und effizienter zu gestalten? Wie lässt sich die Verwaltung von Dokumenten im Unternehmen vereinfachen, umso mehr weil seit der Pandemie immer mehr Menschen im Homeoffice arbeiten? Eine der möglichen Lösungen ist ohne Frage die Digitalisierung, die durch die Coronapandemie noch beschleunigt wurde. So werden beispielsweise die elektronische Archivierung, digitale Rechnungen und elektronische Unterschriften deutlich stärker genutzt. Diese Entwicklung ist mittlerweile zu einem wesentlichen, ja sogar unverzichtbaren Bestandteil der digitalen Transformation geworden, und Unternehmen müssen sich anpassen, wenn sie der Konkurrenz nicht hinterherhinken wollen.

Es liegt im Interesse aller Unternehmen, ihre digitale Transformation erfolgreich abzuschliessen, um im Wettbewerb bestehen zu können. Die Digitalisierung ist ein grundlegender Schritt in diesem Prozess. In einem früheren Beitrag über die drei Schlüssel zur Digitalisierung (nur auf französisch) haben wir bereits die Elemente beschrieben, die auf keinen Fall vernachlässigt werden dürfen, wenn die Transformation ein Erfolg werden soll.
Die (nicht vollständige) Liste der Funktionen, die digitale Tools bei der Vereinfachung von HR-Prozessen berücksichtigen müssen, umfasst drei grosse Bereiche:

• Lohnabrechnung
• Verwaltung von Absenzen und Anwesenheiten
• Zusammenführung aller mit den Mitarbeitenden verbundenen Informationen an einem zentralen Ort

Beim Einsatz einer Software für diese Aufgaben (und im Idealfall wirklich nur einer Lösung für alle) würden diese drei Bereiche allein Arbeitseinsparungen und Effizienzsteigerungen ermöglichen, von denen das gesamte Unternehmen profitieren würde. Ganz zu schweigen von der Senkung des Papierverbrauchs, ein weiteres schlagkräftiges Argument für die Digitalisierung!

Die Vorteile der HR-Digitalisierung

Zugegeben: Hängeordner in verschlossenen Schränken sind wirklich unpraktisch! Gleiches gilt für auf einer lokalen Festplatte gespeicherte Ordner mit Dateien, die nie wirklich richtig geordnet wurden und deren Zugriffsberechtigungen nicht sicher geregelt sind. In Ihrem Unternehmen sieht die Sachlage hoffentlich schon ganz anders aus! Viele haben den Schritt zur Digitalisierung im HR-Bereich jedoch noch nicht gewagt und der Umstieg von Papier auf digitale Dokumente lässt viel zu lange auf sich warten. Dabei bietet die Digitalisierung so viele Vorteile! Hier sind unsere Favoriten:

• Die Digitalisierung von Dokumenten ermöglicht die Zusammenführung aller wichtigen Informationen an einem zentralen Ort. So können das Unternehmen und die betreffenden Mitarbeitenden jederzeit zugreifen auf:
  • Arbeitsverträge
  • Lohnabrechnungen
  • Arztzeugnisse
  • Pflichtenhefte
  • Schreiben jeder Art
  • und vieles mehr
• Da diese Informationen in digitaler Form vorliegen, können sie jederzeit und überall von allen berechtigten Personen abgerufen werden. Auch Mitarbeitende können auf ihr Dossier zugreifen, wenn Sie Ihnen die Berechtigung dazu erteilen.
  Niemand muss mehr zwei Stockwerke höher zu Frank laufen, der erst den Schlüssel zum Schrank am Ende des Flurs herauskramen muss, um den stundenlang gesuchten vorletzten Lohnzettel hervorzuholen.
• Niemand muss mehr vor Ort sein, um die benötigten Dokumente einzusehen – und auch nicht, um sie zu drucken und den Mitarbeitenden in Papierform auszuhändigen. Dafür ist nicht nur unser Planet, sondern auch das Unternehmensbudget dankbar! Die Digitalisierung von Dokumenten bietet neben einem ökologischen auch einen ökonomischen Vorteil, denn damit lassen sich erhebliche Kostensenkungen erzielen. Wer kann das noch überbieten?
• Martina und ihren Kolleginnen und Kollegen in der Personalabteilung erleichtert die Digitalisierung von HR-Dokumenten – wie eingangs erwähnt – das Leben enorm. Eine effizientere administrative Personalverwaltung entlastet die HR-Verantwortlichen und spart wertvolle Zeit, die sie auf wichtigere Aufgaben verwenden können.
  Diese Zeitersparnis ist gleichbedeutend mit einer Produktivitätssteigerung – und wenn Ihre Personalverantwortlichen das Unternehmen verlassen, können sie alle notwendigen Dossiers nahtlos an ihre Nachfolgerinnen oder Nachfolger übergeben.
• HR-Digitalisierung bedeutet auch mehr Datensicherheit, denn ein gutes Dokumentenmanagementsystem gewährleistet eine sichere Speicherung, häufige Backups sowie unterschiedliche Zugriffsberechtigungen je nach Funktion im Unternehmen (Administrator vs. Mitarbeitender). Im Modul «Dokumentenmanagement» von tipee ist Sicherheit auf jeden Fall garantiert!

Lohnabrechnung mit einem Klick: Kein Problem mit tipee!

Die Lohnabrechnung ist für viele HR-Mitarbeitende eine der zeitraubendsten Aufgaben in ihrem Verantwortungsbereich. Alle Mitarbeitenden müssen einen Lohnzettel erhalten. Lohnabrechnungen in Papierform sind deshalb wirklich unpraktisch. Der Versand via E-Mail ist problematisch, da jedem einmal Fehler unterlaufen und E-Mails abgefangen werden können.
Deshalb ist in tipee eine Funktion inkludiert, die den Arbeitsalltag von Martina und ihren Kolleginnen und Kollegen wirklich grundlegend verändern kann: der automatische Versand von Lohnabrechnungen.

In tipee können alle Lohnabrechnungen aus dem Lohnprogramm importiert und mit einem Klick automatisch als Datei an die einzelnen Mitarbeitenden versendet werden.

Dazu müssen die Lohnabrechnungen auf Basis der Personalnummer importiert werden: Sie muss lediglich mit der Nummer im Lohnprogramm des Unternehmens identisch sein. Auf diese Weise ist die Lohnabrechnung sowohl im Verzeichnis des Personalverantwortlichen als auch im persönlichen Bereich des betreffenden Mitarbeitenden direkt in tipee sichtbar. Es ist sogar möglich, den Mitarbeitenden eine automatische Benachrichtigung zu senden, sobald das Dokument verfügbar ist.

Fazit

Die HR-Digitalisierung verschafft jedem KMU einen Wettbewerbsvorsprung und bietet zahlreiche Vorteile: Zeitersparnis, Produktivitätssteigerungen, eine effizientere Personalverwaltung und jederzeit sicheren Zugriff für alle berechtigten Personen. Gleichzeitig schont sie die Umwelt und das Budget. Zögern Sie nicht länger und wagen Sie jetzt den Schritt zur HR-Digitalisierung. Füllen Sie unser Kontaktformular aus. Wir antworten Ihnen umgehend und beraten Sie gerne im Detail.

*Martina arbeitet natürlich weder bei tipee … noch mit tipee
(aber manchmal träumt sie davon …).