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  • Enregistrement du temps de travail : prévenir le burn-out en télétravail

    Enregistrement du temps de travail : prévenir le burn-out en télétravail

    Enregistrement du temps de travail : tous les avantages en télétravail

    Selon les chiffres publiés au mois d’avril 2021 par l’Office fédéral des statistiques (OFS), le télétravail connaît une forte hausse en Suisse. La crise sanitaire est certes complice, mais cette tendance semble convenir tant aux entreprises qu’aux salariés, et pourrait d’ailleurs se perpétuer même après la crise. Quoi qu’il en soit, l’enregistrement du temps de travail reste un moyen très efficace pour préserver la santé des employés. Cela simplifie la tâche des RH et de ceux qui s’occupent de la planification du temps de travail. Et c’est une obligation légale, à très peu d’exceptions près.

    Les dérives du télétravail

    Chez tipee, nous n’avons pas perdu la bonne habitude de faire des pauses café, même au bout d’un an et demi de télétravail. Hier, pendant une de ces pauses, un de nos collègues nous a raconté une petite anecdote qui lui était arrivée la veille. Sa sœur Émilie, responsable d’équipe dans une grosse entreprise de construction romande, lui avait annoncé d’une voix euphorique que, pour la première fois depuis des mois, elle avait réussi à traiter tous ses emails entrants. Notre collègue était surpris aussi, sachant à quel point Émilie était débordée d’habitude, surtout depuis qu’elle avait été nommée pour reprendre la gestion de cette grosse équipe, il y a 2 ans.

    Pourquoi partageons-nous la vie de notre collègue (et de sa sœur) avec vous ? Parce que cela nous a fait pas mal réfléchir, et nous trouvons que la suite de l’histoire, et les questions que ça soulève autour du télétravail, de la santé des salariés et des responsabilités des employeurs méritent d’être partagées.

    Ce qui est arrivé à Émilie est simple, et beaucoup pourront s’y retrouver. Sans ses 2 heures de trajets journalières, les pauses café avec les collègues (qui se font rares en visio), les lessives du soir anticipées à la pause de midi… depuis qu’elle est en télétravail, elle a beaucoup plus de temps qu’avant. La peur du virus et la fermeture des établissements publics ayant renforcé l’isolement, elle s’est rabattue sur le travail. Sans qu’elle s’en rende compte, la limite entre sa vie privée et sa vie professionnelle est devenue de plus en plus floue. Voilà comment Émilie s’est retrouvée à travailler le soir ou le week-end, complice : l’envie de traiter tous ses dossiers et ce, malgré le fait que cela soit interdit par la loi du travail.

    Le télétravail augmente en Suisse

    Les chiffres publiés en avril 2021 par l’Office fédéral des statistiques (OFS) montrent une hausse du travail à distance. En effet, depuis le début de la pandémie, le télétravail en Suisse a fortement augmenté, avec une moyenne qui frôle les 40% et qui, dans des domaines comme celui de l’information et de la communication, dépasse même les 80%.

    De plus, les secteurs qui semblaient moins pressés de mettre en place le télétravail sont progressivement en train de changer d’avis. C’est le cas de la fonction publique : n’ayant constaté aucune baisse de la productivité, et intéressées par la perspective de limiter les frais de location des surfaces, les administrations se disent favorables à une réorganisation qui encouragerait davantage le télétravail.

    De leur côté, les employés qui n’avaient jamais fait de télétravail avant ont découvert ses avantages, et se disent bien contents de pouvoir continuer à en bénéficier. Qui aime passer son temps dans les embouteillages, ou en cherchant désespérément une place de parking encore disponible quand on arrive en retard au bureau ? Les employés ont trouvé un équilibre entre vie privée et vie professionnelle, et la réouverture des salles de sport et des terrasses donnent plein d’idées pour utiliser le temps gagné grâce au télétravail.

    Burn-out : un risque qui menace salariés et entreprises

    Mais que faire si, tout comme Émilie, ce temps pourtant très précieux est réutilisé… pour travailler ? La question se pose à la fois pour l’employé et pour l’employeur.
    Commençons par le premier.

    Les chiffres publiés par l’OFS révèlent que, par rapport à l’Europe, les salariés suisses bénéficient d’une grande autonomie au travail (60,4%, contre 50,6%). Cela signifie qu’ils ont leur mot à dire à la fois sur le contenu et sur l’ordre d’accomplissement de leurs tâches. Ce qui, en soi, est une très bonne nouvelle, risque de poser des problèmes quand ça devient le prétexte pour prolonger ses heures travaillées le soir et/ou le week-end.

    Il faut déjà avoir à l’esprit que, pendant la crise sanitaire, la santé psychique a été oubliée par rapport à la santé physique. Le risque, après plus d’un an, c’est que les salariés ayant adopté de mauvaises habitudes pendant le confinement se trouvent à devoir affronter un burn-out. Et que l’isolement induit par le travail à distance empêche de le détecter ou de l’éviter.

    Côté entreprises, ça ne va pas mieux. Selon André Berdoz, vice-président de l’USAM (Union suisse des arts et métiers), “il n’y a pas encore assez de recul sur les potentielles conséquences néfastes du télétravail généralisé”. Ce qu’on sait, c’est que non seulement le stress au travail coûte 7,6 milliards de francs par an aux entreprises suisses, mais que plus il est pris en charge tard, plus il peut être difficile et long à soigner. En effet, il faut compter de trois à six mois pour se remettre d’un réel effondrement, avec des conséquences (psychologiques et matérielles) très dures à la fois pour les salariés et pour l’entreprise.

    Il ne faut pas oublier que, bien avant la pandémie, le guide du SECO “Travailler chez soi” rappelait que travailler la nuit, le dimanche et les jours fériés est interdit (même en télétravail !) : “L’employeur est tenu de donner toutes les directives et de prendre toutes les mesures nécessaires afin d’assurer et d’améliorer la protection de la santé physique et psychique” des salariés.

    Quelle solution ? L’enregistrement des heures !

    La bonne nouvelle (il en fallait bien une, arrivés à ce point), c’est qu’il existe un moyen très simple et efficace pour éviter toute mauvaise surprise, tant à distance qu’en présence. Il s’agit tout simplement de l’enregistrement du temps de travail. En effet, si cette pratique est déjà adoptée par les trois quarts des salariés suisses, il y a bien une raison… voire plusieurs.

    Tout d’abord, qu’il s’agisse d’enregistrement manuel ou automatique, noter leurs heures de travail permet de savoir à tout moment où on en est avec son solde d’heures, et d’éviter d’en faire trop (ou pas assez). Deuxièmement, en utilisant une application dédiée, cette transparence sur le temps (et les modalités) de travail des collaborateurs permet d’aller bien au-delà du simple fait d’être rassuré par la visibilité sur les heures de présence et d’absence des collaborateurs.

    Une application comme tipee, par exemple, permet d’extraire des statistiques utiles pour optimiser l’organisation de l’entreprise :

    • Envisager l’ouverture d’un nouveau poste ou l’aménagement du temps de travail d’un secteur,
    • Compter le nombre de jours de télétravail (particulièrement utiles pour répondre aux demandes du fisc de certains cantons comme celui de Genève, par exemple)
    • Et, bien évidemment, préserver la santé de ses collaborateurs en s’assurant que personne ne travaille le soir ou le week-end.

    Enregistrement du temps de travail : une obligation légale

    Vous craignez que jouer la carte “santé” ne puisse pas convaincre les collaborateurs les plus réticents ? Alors, rappelez-vous que comme on l’explique dans notre “Guide de l’enregistrement du temps de travail en Suisse”, la saisie des heures est une obligation légale (art. 46 LTr / art. 73 OLT 1). Pour éviter toute sanction de la part de l’inspection du travail (SECO), il faut disposer d’un relevé du début et de la fin du travail, de la durée, ainsi que des pauses de 30 minutes et plus. Noter les heures sur un bout de papier ou sur une feuille Excel serait tout aussi bien, certes… Mais pourquoi se compliquer la vie, alors que vous pouvez gagner du temps et réduire tout risque d’erreur, grâce à une solution automatique ?

    Sans compter que, dans le cas de tipee, ce choix vous permettrait également de simplifier la planification de vos équipes, l’aménagement du temps de travail, le suivi des absences, l’organisation des temps partiels, et le calcul automatique des soldes d’heures et des vacances lors de changements de taux d’occupation en cours d’année… Et même de gérer vos RH ! Un exemple ? Utiliser tipee pour organiser et suivre le travail en présence et à distance de vos collaborateurs permet de facilement retrouver qui était quand au bureau. Ce qui peut s’avérer très utile pour retrouver toutes les personnes qui étaient au bureau tel jour, en même temps que le collègue qui vient d’être testé positif au Covid !
    Découvrez notre Guide de l’enregistrement du temps de travail en Suisse pour en savoir plus sur les cas d’utilisations concrets de notre application lors du travail à distance !

    Conclusion

    La sœur de notre collègue serait probablement très surprise de découvrir que la réussite de sa “mission impossible” n’était rien de plus que le résultat d’un nombre d’heures travaillées très élevé. Pourquoi risquer une sanction ou, pire, l’équilibre mental de vos collaborateurs, quand vous pouvez éviter toute mauvaise surprise et simplifier votre travail grâce à une solution automatique ?

    Vous hésitez encore ? Contactez-nous pour découvrir comment tipee peut vous aider !

  • Le solde d’heures et de vacances en temps réel : un avantage pour tous !

    Le solde d’heures et de vacances en temps réel : un avantage pour tous !

    Ai-je travaillé plus d’heures que d’habitude ce mois-ci ?

    Combien de jours de vacances il me reste ?

    J’aimerais changer mon taux d’activité. Est-ce que cela influencerait mon solde d’heures ?

    Voici quelques exemples des questions que les responsables des ressources humaines reçoivent, parfois même plusieurs fois par mois ! Pourtant, une solution existe : remplacer Excel par une application permettant d’accéder à son solde d’heures travaillées, ainsi qu’à celui des vacances, en temps réel, depuis son smartphone, son ordinateur ou sa tablette.

    Quels sont les avantages d’une telle démarche ? Est-ce qu’ils concernent tout le monde ? Les réponses dans cet article.

    Annette, Véronique et Paul : trois professionnels avec quelque chose un commun

    Aujourd’hui, nous avons trois histoires à partager :

    • Celle d’Annette, responsable RH dans une agence de services à domicile ;
    • Celle de Véronique, directrice d’une boutique de vêtements ;
    • Et pour finir, l’histoire de Paul, électricien dans le bâtiment.

    Les trois protagonistes de nos histoires ont chacun et chacune un problème différent, mais avec un point en commun, car l’origine est la même : la gestion du solde d’heures.

    En effet, le calcul du solde d’heures et de vacances génère souvent des tensions. Pourtant, c’est quelque chose qui concerne la très grande majorité des travailleurs et travailleuses : pour rappel, seules les conventions collectives de La Poste et des banques prévoient la possibilité de renoncer à l’enregistrement du temps de travail, c’est-à-dire l’équivalent de 1% des entreprises en Suisse. Pour la plupart des entreprises, quel que soit le secteur d’activité, il y a donc l’obligation de calculer le solde d’heures et de vacances.

    Sans compter que la flexibilité s’invite davantage dans l’univers du travail, jusqu’à devenir un critère essentiel pour de nombreux professionnels et professionnelles, quand il s’agit de postuler pour une entreprise. Face à l’augmentation de la demande de temps partiels et d’horaires flexibles, la gestion du temps et le calcul des heures deviennent encore plus importants.

    Juste avant de passer à nos trois histoires : qu’est-ce que le calcul d’heures, appelé aussi solde d’heures ? C’est simple : tout·e employé·e doit travailler un nombre d’heures défini. « Par quoi », direz-vous ? Par plusieurs critères qui varient en fonction du cas : la convention collective, le domaine d’activité, les choix de l’entreprise… Noter les heures travaillées permet de calculer le solde d’heures d’un collaborateur, et de savoir s’il a travaillé trop (ou pas assez 😉). Ce qui est moins simple, c’est justement ce calcul… comme nous le montre l’histoire d’Annette.

    Les avantages des soldes en temps réel pour les RH

    Annette est responsable des ressources humaines dans une entreprise de services à la personne. Elle est très organisée, comme son travail le demande. Et heureusement ! Car, avec 30 employé·es avec des contrats et des horaires différents, le suivi sur son tableau Excel devient compliqué. La plupart des collaborateurs et collaboratrices sont à temps partiel, certains travaillent même le soir et le week-end, il arrive souvent de devoir organiser des remplacements… Tout cela a un impact sur le calcul des soldes d’heures, pour la joie d’Annette : le mois dernier, par exemple, Agathe, auxiliaire de vie à 40%, a remplacé exceptionnellement Stéphanie qui fait de la veille de nuit. Agathe a donc cumulé plus d’heures que d’habitude, car son contrat prévoit que le travail de nuit est majoré.

    Mais il faut qu’Annette s’occupe aussi de Paul, livreur de repas à 25% : il travaille 3h le lundi et le mercredi, et 5 h le vendredi. Il a demandé à pouvoir prendre un jour de congé pour aller au mariage de son neveu, et ça tombe un vendredi : Annette a intérêt à bien préciser dans son fichier Excel qu’il s’agit d’un vendredi et non pas d’un des jours où il fait moins d’heures, car ça va avoir un impact sur son solde.

    Ce dont Annette aurait besoin dans son travail de responsable des ressources humaines, c’est d’un outil de planification pour connaître le solde des employé·es en temps réel. Ceci lui permettrait de :

    • planifier le personnel de manière efficace ;
    • savoir si leur emploi du temps évolue et s’il faut renforcer l’effectif ;
    • gagner du temps, car les collaboratrices et collaborateurs auraient accès à leurs soldes à tout moment. Ils n’auraient pas besoin de la solliciter pour connaître leurs jours de congés et savoir où ils en sont avec leur solde d’heures !

    Les avantages des soldes en temps réel pour l’entreprise

    La deuxième histoire est celle de Véronique, qui dirige une boutique de vêtements de 800m2, avec une équipe de 25 personnes, principalement des vendeurs et des vendeuses.

    Elle recrute du personnel expérimenté, mais aussi des étudiants ou des apprentis. Les horaires de travail et l’emploi du temps de ses collaborateurs et collaboratrices varient en fonction des cas : certains travaillent à temps plein, beaucoup à temps partiel. Lors des périodes plus chargées, comme à Noël ou pendant les soldes, en accord avec l’équipe, elle aimerait augmenter le taux des vendeurs et vendeuses qui seraient intéressée·s, mais elle appréhende le travail administratif que cela demanderait. Elle craint ne pas s’en sortir avec la gestion des soldes d’heures et des vacances que ce changement de taux impliquerait.

    En tant que cheffe d’entreprise, Véronique aussi aurait besoin d’un outil qui calcule le solde d’heures et de vacances de ses vendeurs et vendeuses en temps réel, pour les raisons suivantes :

    • Pouvoir changer de taux d’activité même en cours d’année, facilement et sans avoir à se soucier de la mise à jour des soldes, qui est faite en temps réel et accessible de manière transparente par tous. Cette flexibilité serait bien pratique pour Véronique, et ça plairait beaucoup à ses collaborateurs et collaboratrices !
    • Connaître le solde de vacances de ses employés à tout moment. Ça lui évite les mauvaises surprises, car si l’équipe ne prend pas assez de congés une année, l’entreprise va devoir compenser l’année suivante, et elle pourrait risquer de se retrouver en sous-effectif ;
    • Se conformer à la loi, car en Suisse l’enregistrement du temps de travail est une obligation. Cela permettrait à Véronique non seulement de savoir si les employé·es ont un solde d’heures négatif, mais aussi d’éviter la surcharge d’heures, et de protéger leur santé ;
    • Avec les soldes mis à jour en temps réel, on évite les malentendus et les tensions, voire – dans le pire des cas – la saisie du tribunal des prud’hommes. Véronique sait qu’une procédure judiciaire peut avoir lieu avec un décalage de plusieurs années : si les heures n’ont pas été enregistrées, le delta risque d’être important.

    Les avantages des soldes en temps réel pour les employés

    Paul est électricien dans le bâtiment, un métier qui l’amène souvent à avoir de longues journées. Il sait qu’il cumule des heures supplémentaires, mais il ne sait pas exactement combien. Il y a beaucoup de chantiers à livrer, et l’entreprise a besoin de lui. Cependant, il aimerait bien prendre des jours de congés, mais il ne connaît pas son solde de vacances, et ça l’embête de devoir à chaque fois poser la question.

    Un soir, lors d’un dîner entre amis, un copain plombier lui raconte que son employeur a mis en place un nouvel outil, qui lui permet de consulter son solde d’heures directement depuis son smartphone. Paul trouve ça très pratique !

    Pour quelqu’un qui, comme Paul, passe plus de temps sur les chantiers qu’en entreprise, pouvoir gérer ces aspects à distance en quelques clics serait vraiment top :

    • Il pourrait accéder au résumé de ses heures à tout moment depuis l’application mobile ;
    • Ça lui permettrait de faire des demandes de congé directement depuis son smartphone.

    Gagner du temps en optant pour la transparence : la solution à tous les problèmes !

    Vous l’aurez peut-être compris, Paul, Annette et Véronique sont des prénoms fictifs… mais ils existent vraiment : il s’agit de tous nos clients, avant de passer à tipee ! En effet, le thème de la gestion des soldes d’heures et de vacances est très émotionnel, à la fois pour l’entreprise et pour ses collaborateurs et collaboratrices. Le meilleur moyen d’éviter les frustrations et les tensions que ça peut engendrer, c’est d’opter pour la transparence.

    En choisissant d’utiliser une application pour la gestion du temps, tout devient clair pour tout le monde. C’est ainsi que les frustrations se transforment dans un dialogue entre professionnels, sans tensions.

    Les avantages de pouvoir accéder aux soldes d’heures et de vacances en temps réel sont donc multiples. Entreprises, et collaborateurs et collaboratrices : tout le monde y gagne !

    • Les soldes d’heures et de vacances sont toujours justes et calculés en temps réel ;
    • Fini les frustrations et les tensions latentes : l’entreprise et l’employé ont accès aux soldes de manière transparente ;
    • L’application prend en compte toutes les variables nécessaires : heures majorées, valeur d’un jour de congé… Cela simplifie énormément le calcul du droit aux vacances (idéal pour les personnes réfractaires aux maths, car ce calcul est souvent très complexe ! ).
    • Les soldes en temps réel permettent de gagner du temps et d’éviter les erreurs ;
    • Il est possible d’obtenir un résumé personnel qui peut être signé par le collaborateur ;
    • Sur smartphone, un écran montre les données de la journée en cours ainsi que les jauges du solde d’heures et de vacances ;
    • Les demandes de changement de taux d’activité en cours d’année ne représentent plus un casse-tête pour l’entreprise, cela encourage la flexibilité de plus en plus recherchée par les travailleurs et les travailleuses.

    Conclusion

    Mettre en place un outil permettant à l’employé et à ses responsables d’accéder au solde d’heures et de vacances en temps réel est un vrai avantage pour tous et toutes ! Cela permet, entre autres, de gagner du temps, d’éviter les erreurs de saisie et de calcul, et de gérer les soldes avec transparence.

    Vous aimeriez en savoir plus ? Découvrez comment tipee facilite la gestion des soldes d’heures, et n’hésitez pas à demander une démo gratuite !

  • Pourquoi et comment s’adapter au nouveau travail flexible sans tarder ?

    Pourquoi et comment s’adapter au nouveau travail flexible sans tarder ?

    Que devez-vous savoir au sujet du travail flexible ?

    Si le monde entier a été complètement bouleversé par la crise sanitaire, l’univers du travail ne fait pas exception. Avant la crise sanitaire, les entreprises initialement réfractaires au travail à distance étaient nombreuses. Pendant le confinement, beaucoup d’entre elles s’y sont essayées et elles se déclarent séduites par cette nouvelle pratique encore aujourd’hui: force est de constater que la productivité ne baisse pas, bien au contraire!

    Cependant, pour gérer au mieux les aspects administratifs et organisationnels du travail à distance, un outil moderne est indispensable. La flexibilité induite par ces nouvelles façons de travailler n’est pas possible – ni souhaitée – pour tout le monde, tout dépend du secteur d’activité. Mais les entreprises qui le peuvent doivent s’équiper et se moderniser, car le travail à distance sera encore plus perturbant que ce que nous avons connu jusqu’ici, selon les experts. Dans cet article, nous vous expliquons pourquoi.

    Le travail à distance devient bien plus qu’une option

    “Mon bureau c’est ma chambre, pour le moment”: c’est comme ça que Shannon Hardy, Vice-présidente du travail flexible chez LinkedIn, décrit son “lieu” de travail sur son profil sur le réseau social.

    LinkedIn n’est pas le seul géant américain de la Tech à avoir ouvert, dans les 12 derniers mois, un poste spécialement dédié à la gestion du travail à distance. C’est le cas, entre autres, pour Annie Dean, directrice du télétravail chez Meta, et Terry Tran, cheffe du “virtual first” chez Dropbox.

    En effet, une des conséquences de la pandémie est sans doute l’accélération de la diffusion du travail à distance, et ce, pas qu’aux États-Unis ! En Suisse, cette nouvelle façon de travailler a bien pris pied aussi, y compris dans les secteurs d’activités initialement moins favorables, comme on le voit dans la fonction publique. À l’État de Fribourg, par exemple, avant la pandémie, les fonctionnaires en télétravail étaient 220, contre 1 170 à vouloir continuer une fois la pandémie passée.

    L’économiste du travail Adam Ozimek prévoit que la prochaine phase du travail à distance aura davantage de répercussions sur les entreprises, et que cela transformera les économies. Il ne s’agira pas seulement de permettre aux salariés de travailler à distance: les entreprises réviseront leurs politiques et leur culture d’entreprise pour s’adapter aux nouveaux modèles de travail flexible. 

    Selon l’économiste, aujourd’hui une grande quantité d’informations et de connaissances d’une entreprise, son «know-how» se transmettent oralement et de façon informelle. L’un des plus grands changements stratégiques que les entreprises vont devoir opérer consiste à formaliser davantage les connaissances et les processus, afin de ne plus avoir à s’appuyer sur la tradition orale de l’entreprise pour transmettre les connaissances essentielles.

    Pour ce faire, il devient indispensable d’adopter une application simple qui centralise les informations et les rend accessibles partout et en tout temps.

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    Image: Visual Capitalist / Pwc – Les nouvelles façons de travailler entraînent de nombreux changements

    Pourquoi les nouvelles manières de travailler s’imposent-elles autant ?

    Travailler autrement implique tout d’abord de changer de mentalités et d’habitudes. Voici un exemple: avant le vote de septembre 2020, le congé paternité en Suisse n’existait pas dans le droit fédéral. À la naissance d’un enfant, les pères pouvaient demander un jour de congé usuel, tout comme lors d’un déménagement. Après le vote, le congé paternité est passé à 2 semaines. Et puisque les mœurs évoluent, les hommes souhaitent s’impliquer davantage dans la vie de famille, même après: la flexibilité du travail à distance permet de le faire!

    Cela n’est qu’un des avantages qui motivent les collaborateurs et les collaboratrices à faire du télétravail:

    • Ils se passent volontiers des bouchons sur les routes ainsi que des heures de transport;
    • Le temps gagné est utilisé pour partager des moments en famille, accompagner les enfants à l’école, pratiquer du sport…;
    • Ils apprécient la flexibilité qui leur permet de travailler depuis n’importe où, y compris leur résidence secondaire;
    • Les interruptions diminuent, la concentration augmente.

    Les salariés ne sont pas les seuls à bénéficier des avantages du travail à distance, les entreprises y sont gagnantes aussi:

    • La perspective de limiter les frais de location des surfaces est un argument important;
    • Les employés sont plus motivés, et cela a un impact positif sur les objectifs et les résultats de l’entreprise;
    • L’absentéisme baisse;
    • La flexibilité offerte par ces nouvelles formes de travail permet d’attirer des professionnels compétents et talentueux qui accordent de l’importance à cet aspect, au point de faire de cet avantage un critère essentiel dans le choix de leur emploi.

    Télétravail : un bon outil est indispensable pour gérer l’administratif

    Quelles que soient les raisons de travailler à distance, ces nouvelles habitudes impliquent des contraintes administratives importantes. C’est pourquoi une bonne application pour la gestion du temps et du personnel est essentielle et peut être facilement rentabilisée, car elle permet de gagner en temps et en efficacité.

    La Suisse a la particularité d’avoir un taux de temps partiels très élevé. Rien que ça, c’est suffisant pour donner des maux de tête aux RH peu ou mal équipés. Pensons par exemple au calcul des jours de congé, qui se complique parfois si le salarié demande de changer de taux d’activité en cours d’année… En cas de télétravail, de nouvelles problématiques peuvent s’ajouter: comment prévoir des séances en étant sûr qu’elles ne tombent pas le jour de congé du collaborateur ou de la collaboratrice à temps partiel? Peut-on imposer un modèle d’horaire fixe comme auparavant?

    Chez tipee, nous précisons dès le premier entretien d’embauche que le changement de taux d’activité en cours d’année ne pose aucun problème: notre application tipee recalcule le solde des congés des employés dès qu’on modifie leur taux d’activité. Pas seulement: il nous permet aussi de savoir quels sont les collaborateurs et les collaboratrices actifs chaque jour, directement dans l’application, pour davantage de transparence et d’efficacité pour tous.

    Une autre particularité du travail à distance, c’est que les entreprises ont tendance à réduire la surface des bureaux pour limiter les frais de location, ce qui fait partie des avantages que les employeurs apprécient dans ces nouvelles façons de travailler. Il arrive donc que le nombre de bureaux et de places de parc soit inférieur au nombre de salariés de la boîte: d’où l’intérêt de disposer d’un outil permettant la réservation de ces espaces communs facilement, pour gagner du temps et éviter toute prise de tête!

    Simplifier l’enregistrement du temps de travail, obligatoire en Suisse pour la grande majorité des entreprises, est un autre point important à prendre en considération. Avec une application hébergée dans le cloud, comme c’est le cas pour tipee, les salariés sont libres de noter leurs heures comme bon leur semble: à travers la badgeuse, le smartphone, ou même leur propre ordinateur, pour les entreprises fans du BYOD ou “Bring Your Own Device”. Il s’agit de proposer aux employés, avec leur accord (et au besoin en l’indiquant dans le contrat de travail), d’utiliser leurs propres outils informatiques pour travailler (smartphone, ordinateur…). Une tendance qui s’affirme de plus en plus avec la généralisation du télétravail!

    Comment garder un bon équilibre entre vie privée et vie professionnelle en télétravail

    Comme nous venons de l’évoquer, une des raisons pour laquelle les salariés aiment le travail à distance, c’est la flexibilité. Qui dit flexibilité, dit gestion du temps de travail plus autonome, meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle, et donc plus de motivation et de productivité (ce qui plaît beaucoup aux entreprises, ça va sans dire). Un collaborateur peut décider de commencer sa journée à 6 heures du matin et de finir à 15 heures, pour dédier le reste du temps à son hobby ou à sa famille. Ou bien, il peut choisir de faire ses courses à 14 heures, plutôt qu’en heure de pointe après le travail.

    Un logiciel de gestion du temps permet de saisir ses horaires facilement, y compris les pauses, afin de savoir toujours où l’on en est dans sa journée de travail, et faire en sorte qu’elle ne soit ni trop courte ni trop longue. Ainsi, on s’assure de respecter le cadre juridique de la loi du travail, et on évite tout risque en cas de contrôle.

    Le fameux équilibre entre vie privée et vie professionnelle, donc, devient très personnel: le “worklife balance” semble céder la place au “working blend”, un mélange des deux qui séduit à la fois les employeurs et les salariés. Cette nouvelle tendance s’appuie sur une organisation impeccable, rendue possible grâce à une application conçue pour se simplifier la vie au travail.

    Moderniser son entreprise pour accueillir les révolutions futures

    Mais faciliter le travail à distance n’est pas la seule raison pour équiper son entreprise d’un outil moderne. Il faut également prendre en considération le fait qu’aujourd’hui, nos maisons débordent d’équipements de nouvelle génération: Internet très haut débit, services de vidéo à la demande, assistants vocaux, système domotique… Retourner au travail le lundi et avoir à utiliser un vieux programme comptable daté, voilà qui risque inévitablement de nous plonger dans le passé!

    Se moderniser devient donc un impératif pour les entreprises, pour rester dans l’air du temps, certes, mais surtout pour avoir un avantage compétitif indispensable pour:

    • Gagner en temps et en efficacité;
    • Attirer et retenir les talents;
    • Se préparer aux révolutions futures.

    Conclusion

    Dans cet article, nous avons passé en revue les changements liés aux nouvelles façons de travailler (présentes et futures!). Le constat est le suivant:

    • Le télétravail séduit davantage d’entreprises et de salariés;
    • La flexibilité rend plus fluides les limites entre vie professionnelle et vie privée;
    • La gestion simplifiée du travail à distance devient un critère important dans les recrutements;
    • Le gain de temps permet de rentabiliser rapidement tout investissement dans une application pour simplifier la gestion des équipes en présence et à distance.

    Vous êtes ouvert au travail à distance, et vous aimeriez que tipee vous accompagne dans la modernisation de votre entreprise? N’hésitez pas à nous contacter pour nous poser toutes vos questions, nous serons ravis de pouvoir vous aider!

  • Méthodes de saisie du temps de travail : bien choisir en fonction de vos besoins

    Méthodes de saisie du temps de travail : bien choisir en fonction de vos besoins

    Saviez-vous qu’il existe plusieurs façons d’enregistrer le temps de travail de vos collaborateurs et collaboratrices ? Il est même possible de changer d’avis en cours de route ! Par exemple, si votre entreprise ou les modes de travail évoluent, et que votre premier choix n’est plus adapté à vos besoins.

    Dans cet article, nous allons passer en revue les différentes possibilités qu’un bon outil de gestion des horaires devrait offrir. Ainsi, vous trouverez toutes les réponses à vos questions, et vous ferez le meilleur choix possible pour vous et pour vos équipes.

    Optez pour un outil de gestion du temps de travail flexible

    Notre métier nous permet de côtoyer beaucoup d’entreprises qui souhaitent améliorer la saisie du temps de travail de leurs collaborateurs et collaboratrices. Et ce, pas seulement parce que l’enregistrement du temps est une obligation légale en Suisse ! Très souvent, les dirigeantes et dirigeants d’entreprise sont animés par une vraie volonté de simplifier la gestion du temps de travail, au bénéfice de tous leurs collaborateurs et collaboratrices, ainsi que de l’entreprise.

    Pourtant, lors de notre première rencontre, les clients nous confient souvent avoir hésité à se pencher sur la recherche d’un outil pour la saisie du temps de travail. Ils étaient persuadés que la solution vraiment adaptée à leur besoin n’existait pas. C’est faux ! Non seulement il existe plusieurs façons de gérer le temps de travail en entreprise, mais il est également possible de changer d’avis en cours de route, si besoin est. Seule condition ? Choisir, dès le départ, un outil de gestion du temps flexible offrant plusieurs options pour la saisie des horaires de travail.

    Saisie du temps de travail : 4 modalités en fonction de vos besoins

    Mais alors, comment savoir si un logiciel pour la gestion du temps est vraiment bon ? La réponse est simple : l’outil idéal pour la saisie des heures doit être avant tout flexible, et offrir plusieurs manières de saisir le temps. Chaque entreprise est susceptible de devoir modifier sa façon de travailler et ne devrait pas se sentir limitée par un outil qui, au contraire, devrait simplifier la vie de tout le monde, et pas la compliquer !

    Pour rappel, la loi OLT 1 impose de suivre les présences et absences de tous les collaborateurs, y compris les temps de pause. Voici donc les 4 manières de saisie le temps de travail qu’un outil efficace devrait vous offrir :

    1. Le timbrage systématique physique (c’est-à-dire via une timbreuse/badgeuse)
    2. Le timbrage systématique via l’application (sur smartphone, tablette ou ordinateur)
    3. La saisie manuelle
    4. Le planifié qui devient l’effectif

    Pour vous donner un ordre d’idée, la plupart des clients tipee préfèrent le timbrage systématique : 70%, contre 25% qui choisissent l’option n.4 (avec gestion des exceptions) comme principale manière pour saisir les heures. Le restant 5% optent enfin pour la saisie manuelle.

    Comment savoir quelle est l’option qui est faite pour vous ? Il faut savoir que tout dépend de votre métier, de votre façon de travailler et de vos attentes. Nous pouvons vous garantir que tous les cas de figure existent : parfois, certaines entreprises vont avoir besoin d’une combinaison de ces options pour répondre aux différents besoins de leurs équipes. Ce qui ne veut pas dire que toutes les entreprises ont besoin des 4 modalités pour saisir le temps de travail. Un bon fournisseur devrait être en mesure de vous conseiller sur la base de son expérience, mais sans oublier que vous avez le dernier mot : libre à vous d’opter pour l’option qui vous convient le plus !

    Passons maintenant plus en détail aux spécificités de chaque modalité de saisie du temps.

    1. Le timbrage systématique physique : simple, juste, précis

    Le timbrage systématique physique consiste à enregistrer ses heures via une timbreuse murale. Dans le cas de tipee – l’outil que nous connaissons le mieux – il suffit de passer un badge, une carte RFID ou même son téléphone. Pas besoin d’indiquer s’il s’agit de l’arrivée ou de la sortie, la timbreuse étant connectée au logiciel, elle sait automatiquement si le collaborateur devrait/souhaite timbrer une entrée ou un départ.

    Vous aimeriez faire de la saisie du temps de travail une opportunité, au lieu de le vivre comme une contrainte ? Avec le timbrage systématique, vous allez beaucoup plus loin que le simple respect de la loi. Dès que le collaborateur badge, son solde est automatiquement mis à jour dans le logiciel : plus besoin d’aller voir le responsable RH pour connaître son solde de congés, tout est clairement visible dans l’application, à tout moment !

    Les plus du timbrage systématique physique :

    1. C’est le moyen le plus facile et rapide de répondre à la loi
    2. C’est précis et juste, à la seconde près !
    3. C’est clair pour tout le monde, employeur et employés
    4. Ça permet de responsabiliser le collaborateur, tout en libérant le responsable
    5. Ça permet d’avoir son solde à jour, tout le temps

    Les domaines d’activités qui préfèrent le timbrage systématique sont : l’industrie, certains services dans les administrations communales, le pré/parascolaire (chez les grands), le commerce de détail, la santé (cabinets médicaux ou vétérinaires), le social, etc.

    2. Le timbrage systématique via l’application ou le smartphone : une timbreuse dans la poche

    Cette deuxième modalité peut être utilisée en complément de la précédente, ou indépendamment. Votre employé part en rendez-vous client, et termine à l’heure de rentrer à la maison ? Elle peut badger son arrivée via la timbreuse physique en arrivant au bureau, et notifier depuis son smartphone sa sortie du rendez-vous.
    Votre typologie de métier amène vos employés à travailler ailleurs qu’au bureau ? Dans ce cas, inutile d’avoir une timbreuse physique : un outil de gestion du temps flexible vous permettra d’effectuer la saisie des heures depuis un smartphone, comme si vos collaborateurs et collaboratrices avaient toujours une timbreuse dans la poche !

    Quels sont les avantages du timbrage systématique via l’application ou le smartphone ?

    • Tout ce que nous avons évoqué plus haut concernant le timbrage physique (rapide, précis, clair…)
    • C’est l’idéal pour les employés qui sont sur le terrain (via smartphone)
    • Ça s’adapte parfaitement en cas de télétravail (via smartphone ou ordinateur)
    • Si souhaitée, la géolocalisation du timbrage est possible

    Les domaines d’activité qui optent pour le timbrage systématique via l’application ou le smartphone sont : la construction, le bâtiment, les artisans, les travaux de voirie, les conciergeries, les entreprises de nettoyage, les métiers qui impliquent des déplacements, ou encore les personnes en télétravail.

    3. La saisie manuelle : parfaite pour les rattrapages

    Un collaborateur a oublié de timbrer à son arrivée ? Pas de panique ! Une bonne application devrait offrir la possibilité de saisir les heures manuellement en cas d’oubli.

    Cette méthode peut être utilisée de façon systématique bien sûr, mais, pour être tout à fait transparents avec vous, ce serait aussi contraignant que le remplissage d’une feuille Excel… Alors que, si on décide de s’équiper d’un outil pour la gestion du temps, c’est justement pour rendre cette tâche plus pratique et moins chronophage.

    Il faut surtout éviter que les collaborateurs oublient de saisir leurs heures, et n’y pensent qu’une fois par semaine. Le risque d’imprécisions et d’oublis risque d’être élevé, sans compter que le solde ne sera pas à jour tant que l’enregistrement des heures de travail n’aura pas été fait !

    La saisie manuelle systématique est souvent transitoire : les clients qui souhaitent remplacer les fiches Excel l’adoptent avant la mise en place d’un enregistrement systématique.

    4. Le planifié qui devient l’effectif : idéal pour les horaires fixes

    Qu’entendons-nous par là ? C’est simple : parmi les différentes options, un bon outil pour la gestion du temps devrait permettre de planifier manuellement les horaires des collaborateurs et collaboratrices. Prenons l’exemple du personnel administratif : les horaires de travail ne varient pratiquement pas, on pourrait donc se passer du timbrage physique et le remplacer par des horaires planifiés. Dans ce cas, la saisie manuelle interviendra uniquement pour gérer les exceptions, c’est-à-dire modifier l’horaire planifié pour qu’il reflète la réalité. Ce dernier point est d’ailleurs très important, car en cas de contrôle, un horaire sans exception pourrait attirer l’attention de l’inspection du travail.
    Cette méthode est valable si les employés respectent leurs horaires de travail, et le degré de justesse n’est évidemment pas le même que celui du timbrage systématique via timbreuse, smartphone, ordinateur ou tablette.

    Les secteurs d’activité qui préfèrent cette modalité ? le personnel administratif, l’administration communale, pré/parascolaire (petites structures).

    Conclusion
    L’enregistrement du temps de travail est une obligation en Suisse, mais le choix de l’outil pour se conformer à la loi reste une prérogative de l’entreprise. Opter pour une application dédiée à la gestion du temps permet de faire de cette obligation une opportunité pour gagner en temps et en efficacité. Avec un outil flexible, on peut tout faire, y compris choisir la modalité de saisir le temps de travail qui satisfait au mieux les attentes de l’entreprise. Mais aussi, changer d’avis en cours de route si les besoins ou les façons de travailler évoluent.

    Vous avez des questions concernant les 4 manières de saisir le temps de travail dans tipee ? Contactez-nous sans tarder !



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  • Découvrez les différentes facettes de l’enregistrement du temps de travail

    Découvrez les différentes facettes de l’enregistrement du temps de travail

    Enfin un guide clair (et ludique !) sur l’enregistrement du temps de travail en Suisse

    Suis-je obligé d’enregistrer les heures de mes collaborateurs et collaboratrices ? Que risque l’employeur en cas de contrôle ? Y a-t-il des exceptions à la loi sur le travail ? Voici une liste non exhaustive des questions qu’on nous pose souvent. Certains ignorent qu’en Suisse, une loi oblige à enregistrer la durée de travail de ses employés. Beaucoup attendent de faire l’objet d’un contrôle avant de s’interroger. C’est pourquoi tipee réunit toutes, mais vraiment toutes les informations relatives à l’article 46 de la loi sur le travail (LTr) dans un “Guide de l’enregistrement du temps de travail en Suisse”. Un document que toutes les entreprises suisses devraient consulter, indépendamment de leur taille ou secteur d’activité. Dans cet article, nous allons vous expliquer pourquoi.

    “Billets, s’il vous plaît !”

    Un matin de mai 2008 ça sonne chez tipee. Hélas, ce n’est ni le facteur, ni un client qui nous rend visite, ni même un collègue ayant oublié de prendre ses clés ce matin.

    C’est le Service de l’emploi (SDE), l’organe chargé des contrôles en entreprise dans le canton de Vaud. Après quelques secondes de stupeur (que vous nous accorderez), voici que rentrent dans nos locaux un homme et une femme, l’air cordial mais suffisamment sérieux pour ne pas donner envie de trop faire de blagues. Ils nous expliquent qu’ils viennent nous voir pour un contrôle de routine. Et en effet, pendant la petite heure qui suit (ou était-ce plus long ? La mémoire trahit en situation de stress), ils demandent entre autres à vérifier :

    • la liste des collaborateurs et collaboratrices actuellement actifs dans l’entreprise
    • la liste des heures travaillées le mois passé et en novembre de l’année dernière
    • comment nos employés saisissent leurs heures
    • combien d’heures chacun d’entre eux effectuent par mois

    Nous connaissons très bien le rôle du SDE (et de son homologue dans chaque autre canton, par exemple le genevois OCIRT, Office cantonal de l’inspection et des relations du travail). Et nous sommes certains d’avoir tout ce qu’il faut, car l’enregistrement du temps de travail est le cœur de notre métier depuis plus de 15 ans. Malgré ça, les êtres humains que nous sommes ne peuvent pas s’empêcher de revivre la sensation qu’on a quand le contrôleur monte dans le bus : même si on sait pertinemment qu’on a notre ticket et qu’il n’y a aucune raison de s’inquiéter, un léger malaise remonte, et ne disparaît que quand le contrôleur valide notre ticket et nous fait signe que tout va bien.

    Nous ne sommes pas les seuls, car nos clients qui ont été contrôlés nous ont confirmé avoir ressenti de l’angoisse, même si, au fond d’eux, ils savaient être dans les règles. Quant à ceux qui ne le sont pas au moment du contrôle (et qui appellent tipee dans la foulée dès que le SDE quitte leur bureau…), et bien, pour eux c’est encore moins drôle, car ils savent qu’ils ont un délai bien précis pour faire le nécessaire, avant la prochaine visite qui aura lieu entre 1 et 3 mois plus tard.

    Loi sur la gestion du temps de travail en Suisse : les fondamentaux

    Comme nous vous l’expliquons dans notre guide, même si certains employeurs ne sont pas au courant ou n’en connaissent pas les détails, l’obligation légale d’enregistrer la durée du temps de travail existe en Suisse depuis 1966. Il s’agit de l’art. 46 de la loi sur le travail (LTr), très bien détaillée par le SECO. Son objectif est d’assurer la protection des collaborateurs et collaboratrices, en garantissant le respect de la durée du travail et des temps de repos.

    La ltr donne les possibilités suivantes :

    • L’enregistrement systématique de la durée du travail, qui est le régime de base applicable à tous les travailleurs
    • L’enregistrement simplifié, qui consiste à limiter l’enregistrement au total des heures travaillées (une seule valeur cumulée par jour)
    • La renonciation à l’enregistrement de la durée du travail.

    En effet, chaque employeur a l’obligation légale de documenter le temps de travail journalier et hebdomadaire de ses employés, y compris le travail compensatoire et supplémentaire, ainsi que les pauses d’une demi-heure et plus (art. 73 OLT 1). De plus, l’employeur doit décompter les jours de repos du travailleur, qu’ils soient hebdomadaires ou compensatoires.

    L’enregistrement simplifié et la renonciation ont été adoptés par le Conseil Fédéral en 2016, afin de s’adapter à un marché du travail en constante évolution. Télétravail, temps partiel… la flexibilité de plus en plus présente dans le milieu professionnel d’aujourd’hui rendait contraignante la correcte application de la loi sur le travail en Suisse. Étant donné qu’il est nécessaire de disposer de 5 conditions cumulées (clairement détaillées dans notre guide) pour s’affranchir de cet enregistrement, seulement quelques pourcents des travailleurs suisses n’ont pas l’obligation d’enregistrer leurs heures. A noter que seules les CCT de La Poste et des banques prévoient la possibilité de renoncer.

    La bonne nouvelle c’est que, loin d’être vécu comme une contrainte, le calcul des heures travaillées vise avant tout à éviter les excès. Et à protéger la santé des collaborateurs, un thème d’autant plus important depuis le début de
    la pandémie.

    L’enregistrement du temps de travail pour protéger la santé des travailleurs

    Force est de constater que, confinés ou non,le télétravail et les horaires flexibles continuent à avoir la cote. Le modèle “mixte”, dans lequel chaque semaine alternerait des jours de présence et des jours de travail à distance, semble recueillir les faveurs des collaborateurs et collaboratrices, mais aussi des employeurs. Pourtant, il devient parfois difficile de laisser au bureau les soucis liés au travail, surtout quand le bureau se situe à deux pas de sa cuisine ou de sa chambre à coucher. Dès lors que la frontière entre vie privée et vie professionnelle s’assouplit, la protection de la santé du travailleur devient plus nécessaire que jamais, pour éviter des risques importants comme le stress et le burn-out. Si ces phénomènes nuisent premièrement à l’employé, leurs répercussions s’étendent souvent à toute l’entreprise, avec des pertes économiques considérables. D’où l’importance de faire de la prévention, notamment en s’assurant que les collaborateurs ne travaillent pas les week-ends et les jours fériés, et qu’ils ne dépassent pas le nombre d’heures autorisées par l’entreprise ou par la convention collective de travail.

    Pour ce faire, l’employeur doit s’assurer que chaque collaborateur et collaboratrice enregistre son temps de travail. Peu importe la forme, l’important c’est de pouvoir disposer de ces informations en cas de contrôle car, même si la tâche est déléguée aux employés, son exécution reste une responsabilité de l’employeur. C’est donc lui qui sera jugé responsable en cas de faute.

    Consultez notre guide pour tout savoir sur les sanctions prévues en cas de non-respect de la loi,
    et comment les éviter.


    Voir le guide

    Calcul du nombre d’heures travaillées par mois : comment s’y prendre ?

    Si la loi sur le travail en Suisse indique très clairement qui doit et ne doit pas enregistrer ses heures, elle laisse la liberté de choisir comment le faire: l’important, c’est le résultat ! Techniquement donc, une feuille Excel pourrait très bien faire l’affaire (même chose pour le bon vieux bout de papier, pour les plus nostalgiques).

    Et si vous faisiez de cette obligation légale une opportunité ? En effet, s’équiper d’un outil pour la gestion du temps de travail comme tipee présente de nombreux avantages :

    • Pour l’employeur : l’enregistrement via une timbreuse ou une application sur ordinateur/smartphone/tablette donne à tout moment une vision claire des heures travaillées. Ce système permet également de centraliser et partager l’information (présences, absences, plannings, timbrages, vacances, statistiques…)
    • Pour le collaborateur : timbrer (physiquement ou informatiquement) permet enfin d’avoir son solde d’heures et de vacances à jour. Pas seulement : au-delà du sentiment d’équité que ça apporte au sein de l’entreprise, c’est aussi un moyen pratique pour protéger sa santé au travail, en veillant à ne pas dépasser la durée de travail autorisée, et à respecter les pauses et les périodes de repos.

    Au-delà de la saisie des heures, une bonne application pour la gestion du temps de travail devient vite indispensable pour les entreprises qui l’utilisent. C’est ce que nous a raconté récemment notre client Malik Khalfi, CEO de Be-cash :

    “Ne plus travailler avec tipee serait comme la fin du tapis roulant à l’aéroport, il y aurait un choc en interne, parce que revenir à une feuille Excel ou à une gestion différente serait très compliqué”.

    Conclusion

    Pour résumer, à moins de faire partie des quelques sociétés pouvant renoncer à cette obligation, toute entreprise suisse doit se conformer au respect de l’art. 46 de la loi sur le travail (LTr), qui oblige à l’enregistrement du temps de travail de ses collaborateurs et collaboratrices. Mais alors, dans quel cadre ? Savez-vous si votre entreprise peut bénéficier de l’enregistrement simplifié, ou si vous devez suivre le régime de base, celui de l’enregistrement systématique de la durée du travail ?

    Vous vous en doutez, ce fameux matin du mois de mai 2008, le contrôle de l’inspection du travail s’est très bien passé chez tipee. C’est la moindre des choses, nous maîtrisons cette loi et ses exceptions du bout des doigts. Et vous ? Êtes-vous prêt·es à mettre vos connaissances à l’épreuve ? Voici ce que nous vous conseillons de faire dès maintenant :

    • Téléchargez notre Guide de l’enregistrement du temps de travail (vous verrez, il est ludique et fidèle à la devise de tipee: simple et efficace !)
    • Après avoir lu le guide, passez le quiz à la fin du document (pourquoi pas en vous défiant entre collègues pour rajouter du peps)
    • Contactez-nous sans tarder, pour savoir comment faire de cette obligation légale une réelle opportunité pour votre entreprise
  • Le timesheet, comment suivre le temps passé sur une activité

    Le timesheet, comment suivre le temps passé sur une activité

    Aujourd’hui, nous allons aborder un thème capital pour beaucoup d’entreprises : le suivi du temps passé par activité sur l’ensemble des projets d’une entreprise, autrement appelé “timesheet”. En effet, il s’agit bien plus que d’une bonne pratique : pour certains domaines tels que l’édilité, les travaux publics, les bureaux d’architecture ou les agences média, par exemple, connaître le temps effectivement passé sur un projet, mandat, chantier ou client est indispensable pour contrôler la rentabilité de ses activités. Mais ce n’est pas le seul objectif du timesheet. Dans cet article, nous allons vous présenter ses avantages, ainsi que les différentes typologies de suivi existantes.

    Ventilation des heures par projet : en quoi ça consiste ?

    Tout d’abord, il est important de faire la différence entre :

    • le planning de travail, ou l’organisation des heures auxquelles les collaborateurs et les collaboratrices doivent être présent·es (indispensable dans des domaines tels que la restauration, les services ambulanciers, les EMS… et plein d’autres)
    • la saisie du temps, ou l’heure à laquelle la personne commence et termine effectivement son travail (obligatoire pour la quasi-totalité des travailleurs suisses, nous en parlons très clairement dans notre article sur l’enregistrement du travail en Suisse)
    • l’attribution du temps par activité (ou timesheet), c’est-à-dire les tâches auxquelles les employés se consacrent.

    Bien évidemment, il ne s’agit pas d’espionner ses collaborateurs, loin de là ! La ventilation détaillée des tâches accomplies sur un projet consiste simplement à indiquer combien de temps on passe sur un ou plusieurs projets.

    La journée type d’une architecte, par exemple, est rarement dédiée au projet d’un seul et unique chantier. Elle se déroulera plutôt ainsi :

    • Arrivée à 8 heures (ou simplement début de son activité, si elle est en télétravail)
    • 1 heure de réunion pour le chantier A
    • 2 heures de dessin pour le chantier B
    • 1h30 de préparation d’une offre pour le chantier A
    • 45 min de pause déjeuner
    • 40 min d’appel au sujet du chantier B
    • 2 heures de visite du chantier C

    Et ainsi de suite.

    Dans de tels cas de figure, le timesheet trouve tout son intérêt : en effet, pour de nombreux secteurs d’activité, le niveau de détail de suivi du temps passé sur une activité permet de collecter des informations précieuses, pour deux raisons que nous allons détailler.

    Facturation au temps passé : calcul des heures

    Tout d’abord, le timesheet permet de traquer les “billable hours”, comme disent les avocats dans les séries télé américaines, c’est-à-dire les heures à facturer au client.

    En effet, la facturation au temps passé (aussi appelée facturation en régie) est une méthode très utilisée dans certains domaines d’activité. C’est le cas des avocats, mais aussi des garagistes ou des entreprises de services informatiques.

    Cette méthode consiste à facturer chacune des heures de travail nécessaires pour effectuer une prestation : conseil juridique, réparation d’un véhicule, maintenance sur des systèmes informatiques… Ainsi, la journée est partagée entre plusieurs clients ou projets. Et chaque heure faite doit être facilement attribuée au bon endroit, le plus régulièrement possible. C’est beaucoup plus difficile (et désagréable) de le faire après-coup.

    Dans ces cas de figure, le timesheet simplifie l’enregistrement du temps dédié aux différents clients pour être sûr de facturer au juste prix. Sans compter que la facturation peut se faire plus facilement, en utilisant une application de saisie des activités qui peut s’intégrer au logiciel de facturation.

    Contrôle de la rentabilité de vos activités

    Soyons honnêtes : préparer un devis est souvent l’étape d’un projet la plus appréhendée, dans certains secteurs en particulier. Pensons à la complexité des activités de la construction, qui impliquent l’intervention de différents corps de métiers afin de réaliser les plans, le terrassement, les fondations, la toiture, l’isolation, les travaux de plomberie et d’électricité, les menuiseries… Même les entrepreneurs les plus expérimentés sont en difficulté : vais-je gagner l’appel d’offres ? Ma proposition est-elle trop élevée par rapport à la concurrence ? Ou, à l’inverse, suis-je en train de perdre de l’argent ?

    Les électriciens, par exemple, proposent souvent des tarifs forfaitaires pour les prestations les plus courantes sur un chantier. Pour cela, ils ont besoin de mesurer le temps. Savoir le plus précisément possible combien d’heures nécessite leur mission. Mais ce n’est pas tout : en gardant une trace du temps passé sur un chantier, ils pourront établir plus facilement un devis pour un projet similaire la fois d’après.

    Instaurer l’imputation par activité dans votre entreprise, donc, est un excellent
    moyen pour :

    • calculer le temps nécessaire à la réalisation d’un projet
    • avoir un historique à disposition à chaque fois que vous devez préparer une nouvelle proposition commerciale ou répondre à un appel d’offres
    • éviter toute perte d’argent potentielle liée à une estimation tarifaire erronée.

    L’importance des statistiques

    Nous avons vu que le suivi des temps passés par mandat aide à garantir la rentabilité de votre entreprise, mais ce n’est pas tout ! En effet, le timesheet permet également d’obtenir une pléthore de statistiques, ce qui équivaut à disposer de chiffres utiles pour optimiser la gestion de votre activité professionnelle.

    Quelle entreprise n’aimerait pas réaliser des analyses des coûts précises, connaître la répartition des ressources par projet, ou tout simplement qualifier le temps de travail de ses collaborateurs et collaboratrices, notamment depuis l’envolée du télétravail ? Par exemple, sauriez-vous :

    • évaluer précisément la durée des déplacements de vos commerciaux sur l’année ?
    • estimer combien de temps vous passez en réunion chaque semaine ?
    • déterminer si les projets les plus chronophages sont aussi les plus rentables ?

    Voirie, édilité, travaux publics : les secteurs d’activité qui optent pour le timesheet

    Ces données peuvent également se révéler très utiles dans des cas spécifiques. Prenons l’exemple de certains services comme celui de la voirie : dans ce cas, les ouvriers sont susceptibles d’effectuer plusieurs tâches liées à l’entretien et à la propreté des espaces publics de la commune. Ils sont chargés également du déneigement des routes, ainsi que de l’organisation de manifestations.

    Au vu de cette variété, l’administration de la commune considère comme une vraie ressource la possibilité de connaître la proportion d’heures consacrées par ses équipes aux différentes missions confiées.

    En cas de sous-effectif, par exemple, cette transparence permet de savoir s’il faut engager plutôt un technicien de route ou un paysagiste. Et que dire de la mise à disposition de ressources ? Les équipes ont-elles vraiment besoin de la nouvelle tondeuse qu’elles réclament ?

    Le suivi des temps passés, que ce soit par activité, projet, client, mission, chantier, mandat, etc., est profitable à de nombreux métiers.

    Nous avons cité les entreprises de construction et la voirie, mais il en est de même pour de nombreux autres domaines. Les cabinets d’architectes, les bureaux d’ingénieurs ou les agences médias, par exemple, utilisent le timesheet pour attribuer les heures par projet ou par construction. Les SSII ou encore les entreprises de délégation de personnel s’en servent pour suivre les heures par mandat/client et par consultant.

    Saisie des activités sur smartphone ou desktop : tous les avantages

    Tout comme l’enregistrement du temps de travail, pour garder une trace des tâches effectuées, il suffirait de les noter sur une feuille d’heures ou sur Excel. Ceci dit, il ne faudrait pas que la saisie des activités devienne elle-même une activité ! Idéalement, cela devrait prendre juste quelques secondes, pour ne pas empiéter sur le quotidien des travailleurs.
    En effet, plus cette tâche sera ludique, plus elle deviendra une habitude dont on ne pourra plus se passer, les bénéfices étant nombreux, à la fois pour l’employeur (comme on vient de voir), mais aussi pour l’employé. Ce dernier pourra prendre conscience de la façon de gérer son emploi du temps, et trouver un équilibre efficace entre les tâches à faible et forte valeur ajoutée.

    Alors, comment faire du timesheet de façon efficace ? Sans doute, la meilleure alternative à la feuille d’heures classique ou à Excel, ce sont les applications permettant la saisie des activités sur smartphone, desktop ou tablette, en temps réel ou même a posteriori.

    Un logiciel comme tipee (vous nous accorderez l’exemple 🙂 ) permet une saisie très rapide des activités, à l’aide de tags prédéfinis, voire même importés depuis votre programme de facturation.

    Voici les avantages à utiliser une application via smartphone, desktop ou tablette pour la saisie des activités (ou timesheet) :

    La saisie est très rapide. Elle a lieu directement dans l’application, sans besoin de ressaisies qui pourraient générer des erreurs. Il suffit de créer/importer au préalable la liste des activités, ainsi que les différents tags. Par exemple, pour un ouvrier de voirie, on pourrait imaginer les activités suivantes :

    • Entretien des espaces verts
    • Entretien des routes
    • Déneigement
    • Etc.

    Ainsi, en débutant son activité, l’ouvrier devra simplement sélectionner le tag correspondant à l’activité qu’il s’apprête à réaliser. Et si l’activité est fréquente, elle est accessible en un clic puisqu’elle apparaît directement dans les tags récents.

    La saisie peut se faire partout et en tout temps, car l’application est accessible depuis l’ordinateur, mais aussi depuis le smartphone ou la tablette.
    En plus, la saisie peut avoir lieu :
    en temps réel (au fil de l’eau) ;
    ou a posteriori (si l’employé a oublié de le faire ou s’il préfère tout ventiler en fin de journée ou en fin de semaine).

    Il est également possible de géolocaliser la saisie, ce qui peut être pratique dans certains cas pour associer un lieu à une activité réalisée.

    Les informations saisies peuvent être exportées vers un logiciel de facturation. Ainsi, il est possible de filtrer les données par tag, client, projet, secteur, employé… Ces chiffres vont permettre de :

    • gagner en productivité
    • qualifier le temps de travail de vos collaborateurs et collaboratrices
    • contrôler la rentabilité de vos activités
    • analyser vos coûts

    améliorer vos résultats financiers.

    La force d’un tel outil consiste à obtenir de la visibilité sur l’ensemble de l’effectif, jusqu’au dernier collaborateur sur le terrain. C’est seulement de cette façon que les données obtenues seront les plus proches possible de la réalité, et pourront permettre de connaître en profondeur son activité et l’améliorer.

    Conclusion

    Connaître le temps que vos collaborateurs passent sur chaque activité peut s’avérer un moyen très efficace pour améliorer la rentabilité de votre entreprise. Si la saisie est effectuée via une application, les données recueillies permettent de réaliser des statistiques qui aideront à facturer au juste prix, en basant vos prévisions sur du concret, ainsi qu’à gagner en productivité.

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  • Calcul des heures et des soldes de vacances, 3 éléments clés

    Calcul des heures et des soldes de vacances, 3 éléments clés

    Une bonne gestion des soldes de vacances dans votre entreprise. Cela peut être un jeu d’enfant. Ou pas.

    Plusieurs critères entrent en jeu pour calculer le droit aux vacances. Et le nombre de jours pris. Dès qu’on rentre dans les détails, ce qui parait simple de prime abord devient plus complexe et peut-être aurez-vous besoin de sortir votre calculatrice d’heure de travail.

    Surtout qu’aujourd’hui, le nombre de personnes à temps partiel augmente de plus en plus. Et les changements de taux sont bien plus fréquent que par le passé. Fruit de la génération Y ou simple évolution des méthodes de travail, c’est égal, pour rester compétitive et trouver de bon éléments, l’entreprise n’a d’autres choix que de s’adapter.

    Et s’il y a un sujet sur lequel il faut être précis, c’est bien celui-là. Car tant l’employé·e que l’entreprise déteste le flou artistique qui peut régner autour des soldes de vacances. L’entreprise doit voir en un coup d’oeil où en sont ses équipes; et l’employé veut savoir maintenant s’il peut encore placer quelques jours à la fin de l’année.

    Dans un monde idéal, les soldes et les calcul des heures devraient donc être toujours parfaitement justes. Et surtout disponibles en temps réel pour toutes les personnes concernées. Bonne nouvelle: cela est tout à fait possible et de manière simple !

    Nous allons détailler ci-dessous les différents éléments qui composent le calcul du solde de vacances, en nous posant trois questions élémentaires :

    1. C’est quoi une journée de vacances ?

    Il y a bien sûr plusieurs manières de répondre à cette question. Pour ce post, nous l’aborderons sous un angle de la gestion du temps. Soit, comment sont décomptés les jours de vacances pris.

    Souvent, c’est simple: une journée de vacances, c’est 8h ; comme un jour de travail. Finalement, avec de plus en plus de personnes qui travaillent à temps partiel, une journée de vacances, ce n’est peut-être pas toujours 8h.

    Prenons le cas de Simon qui travaille à 60%, depuis le 1er avril. Il a réparti ses heures (24 heures semaine) comme suit: lundi après-midi 3h, mardi journée de 9h, mercredi 8h, jeudi matin 4h et vendredi congé.

    Lorsqu’il demande à prendre un jour de vacances, on s’aperçoit rapidement qu’un jeudi de vacances n’a pas la même valeur qu’un mardi de vacances. On ne peut donc plus gérer les vacances en jours. Il faut parler d’heures de vacances puisqu’un mardi lui « coûte » 9 heures de vacances et un jeudi c’est 4 heures.

    Il est généralement prévu que les vacances soient prises en bloc de semaine ce qui évite cette question. Dans la réalité, il est très fréquent que des jours épars soient posés. Dans le cas présent, si la personne prend des jours séparés, elle pourra prendre moins de mardis (qui lui « coûtent » plus d’heures) que de jeudis dans l’année. Vous voyez l’idée?Il faut donc être attentif à la valeur d’un jour de vacances, surtout lorsque les collaborateurs-trices ont des heures de travail réparties de manière non-homogène sur la semaine ou dans l’année.

    dessin collaborateur steve tipee couleur

    A noter que certaines CCT (Conventions Collectives de Travail, destinées à des organisations dont les collaborateurs travaillent de manière irrégulière) préconisent de compter les heures de vacances en fonction d’une valeur moyenne, lissée sur 5 jours. Cette manière de faire est très répandue dans le monde médical et social où le travail inclus les week-end et les nuits.

    2. Comment calculer le droit aux vacances ?

    Généralement, là aussi, c’est assez trivial. Sur un contrat de travail, le droit aux vacances est clairement indiqué. Souvent en nombre de jours (par exemple 20 jours), ou alors en semaines (4 semaines). Pour une personne qui travaille toute l’année au même taux d’activité, ce droit est tout à fait simple à suivre.

    En revanche, si l’on reprend l’exemple de Simon qui travaille dès le 1er avril à 60% (24 heures par semaine) puis modifie son taux d’activité à 100% (40 heures par semaine) à partir du premier octobre, le calcul du droit aux vacances se complique.

    Accrochez-vous, on va faire un peu d’arithmétique!

    • Dans un premier temps, il faut faire un simple calcul de prorata pour calculer le droit à partir du 1er avril. Si l’on reprend l’exemple des 20 jours (ou 4 semaines) par année, son droit va passer à 15 jours (ou 3 semaines) puisqu’elle travaille 9 mois sur 12 Donc 20 x 9 / 12 = 15 jours.
    • Ensuite il faut intégrer le changement de taux dans le calcul:
      • les 10 premiers jours (pour les 6 mois allant du 1er avril au 30 septembre), il engrange un droit aux vacances sur une base de 24 heures par semaine (60% de 40 heures).
      • Les 5 jours qu’il engrange ensuite à partir du mois d’octobre sont quant à eux calculés sur une base de 40 heures semaine puisqu’il est alors à 100%.

    Le droit aux vacances est donc précisément de 2 semaines (les 10 jours) à 24 heures plus 1 semaine (les 5 jours) à 40 heures = soit 88 heures de vacances.

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    3. Quel solde de vacances vais-je reporter à l’année suivante ?

    Continuons à faire de l’arithmétique, basée sur les exemples précédents.

    Nous avons vu que le droit aux vacances de Simon est de 15 jours, soit 3 semaines. Plus précisément, 2 semaines à 24 heures et une semaine à 40 heures, soit 88 heures de vacances.

    On va voir maintenant que le solde à la fin de l’année va dépendre de la période à laquelle il prend ses vacances. Eh oui!

    Dans un premier temps, imaginons le scénario suivant :

    Simon prend une semaine de vacances à la période de Pâques puis 2 semaines en été, cela fait bien 3 semaines de vacances au total. Son solde est-il pour autant à zéro à la fin de l’année?
    Bien sûr que non, puisqu’il aura pris 3 semaines à 24 h (car il les a prises pendant la période à laquelle il travaillait à 60%) alors que son droit aux vacances est basé sur une des trois semaines à 40 h et non 24h.
    Il lui reste donc quelques jours/heures de vacances. Précisément 88-(3*24) = 16 heures, soit 2 jours à 8 heures. A prendre avant la fin de l’année ou à reporter pour l’année suivante.

    Prenons un autre cas de figure :

    Simon a eu beaucoup de travail en début de contrat et il prend 2 semaines au mois d’octobre. Lui restera-t-il 1 semaine complète? La réponse est non, puisqu’il a déjà consommé 80 heures (2 semaines à 40 heures), il ne lui reste donc que 8 h, qui pourront être prises cette année ou reportées sur l’année prochaine.

    On constate que les changements de taux influencent donc le solde de vacances, non seulement sur le calcul du droit au vacances, mais également sur le nombre d’heures par jour pris.

    En conclusion

    Un calcul exact du solde de vacances est souvent plus complexe que prévu. Qu’il s’agisse de déterminer le droit aux vacances ou le nombre de vacances consommées. Car le cas de Simon est encore relativement simple. Imaginez qu’il arrive en cours de mois, par exemple le 15 mars, et qu’il termine son contrat à fin janvier de l’année suivante, ça complique encore un peu les calculs!

    Notre conseil: Pour répondre aux différents cas qui peuvent se présenter, il faut établir des décomptes de vacances en heures! C’est le meilleur moyen de faire juste. Mais il faut faire chauffer sa calculatrice ou bien maîtriser Excel!

    Ou alors, il faut s’équiper d’un outil de gestion du temps comme tipee, qui fera le travail pour vous, en calculant automatiquement ces valeurs, sans aucune prise de tête.

    Autre avantage : tipee calcule tout en temps réel. Simon demande un jour de vacance de plus? Il souhaite changer encore une fois de taux? Aucun souci, le solde de vacances au 31 décembre est toujours juste.

    Et ça c’est rassurant, tant pour l’entreprise que pour l’employé!
    Vous voulez en savoir plus? Jetez un oeil à notre site tipee.ch ou contactez-nous sur hello@tipee.ch pour en discuter.

  • Télétravail et gestion du temps : les avantages d’une bonne application

    Télétravail et gestion du temps : les avantages d’une bonne application

    Vous vous demandez encore si une application de gestion du temps de travail peut vous aider avec vos collaborateurs en télétravail ?

    Alors, lisez l’article retranscrit ci-dessous et paru dans la dernière édition du magazine HR Today et rédigé par notre collègue Julien Crettaz, spécialiste de la gestion du temps et conseil RH !

    Vous découvrirez qu’une « bonne application de gestion du temps ne remplace pas un bon management, elle l’aide en lui donnant de la transparence et une bonne vue d’ensemble ».

    “ La gestion du temps et le télétravail : les avantages d’une bonne application

    personnage tipeeLe suivi des heures des collaborateurs est une tâche régalienne de la fonction RH. Ce travail s’effectue de plus en plus grâce à des applications digitales. Ces outils ne résolvent pourtant pas tous les problèmes.

    La digitalisation est aujourd’hui indispensable au bon fonctionnement du télétravail. En particulier pour la gestion du temps et le suivi des heures des collaborateurs. De l’organisation des équipes, au suivi des soldes en passant par la saisie des heures, petit tour de ce que peut vous apporter une application spécifique. Et de ce qu’elle ne vous apportera pas.

    Organisation efficace et vue d’ensemble des équipes
    Une chaise vide ne veut plus dire «Vacances» ou «Maladie». Avec le travail à distance, comment savoir qui est censé travailler et qui est réellement absent? Un outil de planification efficace vous permettra d’avoir une vue d’ensemble sur les absences des uns et des autres. Les présences également pourront être détaillées en précisant qui est au bureau, à la maison ou encore à l’extérieur. Avec un outil en ligne, cette vue sera disponible pour toutes et tous, et la communication en sera optimisée.

    À noter que certains cantons, comme Vaud et Genève, invitent les employeurs à indiquer le nombre de jours de télétravail ou RHT sur le certificat de salaire, et cela rétroactivement depuis le début 2020. Le cas échéant, une attestation des jours télétravaillés ou RHT pourrait leur être demandée. Une application vous permettra de retrouver rapidement cette information pour chaque employé.

    Gain de temps et diminution du risque d’erreurs
    Un des buts premiers d’une application de gestion du temps est de vous simplifier la vie et de vous faire gagner un temps précieux. Ceci est d’autant plus vrai lorsqu’une partie des équipes est en télétravail. Les heures des collaborateurs sont remontées directement et vous n’avez plus qu’à les valider. Moins de saisies veut dire moins d’erreurs. Les données étant centralisées et accessibles en temps réel, les différents rapports et statistiques sont disponibles rapidement. Fini les 5 fichiers Excel à synthétiser. Le temps dévolu jusqu’ici à la gestion des heures et des absences pourra être dédié à d’autres projets.

    Conformité légale
    Pour certains, les journées en télétravail sont régulièrement interrompues (par les enfants, le chien, ou le facteur…). Pour d’autres, les journées se rallongent et le Work-Life Balance est mis à mal. Il devient alors fort tentant de noter uniquement la durée totale de travail, voire même de ne plus la noter du tout. Néanmoins, la saisie systématique reste une obligation légale qui impose le relevé du début et de la fin du travail, de la durée, ainsi que les pauses de 30 minutes et plus (art. 46 LTr / art. 73 OLT 1). Là encore un outil de gestion du temps vous fera gagner en efficacité et en sérénité vis-à-vis de l’inspection du travail (SECO).

    Ce qu’une application ne vous apportera pas…
    Le télétravail peut être ressenti comme une perte de contrôle pour certains managers. Pour ces derniers, la simple présence des collaborateurs à leur place de travail suffisait à les rassurer sur la bonne marche des affaires. Mais «temps de travail» n’est pas égal à «productivité». Un outil de gestion du temps ne vous apportera donc pas la certitude du travail accompli.

    personnage tipee

    D’autre part, si un logiciel peut vous montrer certaines anomalies (absences récurrentes, heures supplémentaires, pauses de midi non respectées), celles-ci ne veulent rien dire sans une contextualisation par l’humain. Une application ne remplace donc pas le management. Au contraire, ce dernier a un rôle central à jouer pour en tirer tous les bénéfices.

    En conclusion, si une bonne application de gestion du temps ne remplace pas un bon management, elle l’aide en lui donnant de la transparence et une bonne vue d’ensemble. Ces derniers étant indispensables pour le bon fonctionnement du travail à distance.”

    Découvrez le guide de survie du collaborateur sur le télétravail



    Télécharger le guide

  • tipee et le télétravail – #4 – la loi s’applique-t-elle aussi en télétravail ?

    tipee et le télétravail – #4 – la loi s’applique-t-elle aussi en télétravail ?

    La loi s’aplique-t-elle aussi en télétravail ?

    On sait bien sûr que l’entreprise est responsable de procéder à l’enregistrement du temps de travail de ses collaborateurs et collaboratrices. Et ceci tant au bureau, que sur le terrain. Retrouvez dans notre livre blanc sur l’enregistrement du temps de travail un résumé digeste des contraintes imposées par la loi (Ltr) et un quiz pour tester vos connaissances.

    Mais qu’en est-il en télétravail? Plusieurs clients nous ont posé des questions sur le respect de la Ltr (loi sur le travail) en cette période de travail à domicile. Faut-il respecter toutes les contraintes ou des aménagements sont-ils acceptables ?

    La réponse est simple: la loi fait foi également en télétravail. Toute la loi.

    En effet, l’entreprise est responsable d’enregistrer le début et la fin du travail de chaque tranche horaire faite par le collaborateur. Et de garantir le respect des pauses (même à la maison), le temps de repos, d’éviter le travail de nuit et du dimanche, de ne pas dépasser la limite de travail hebdomadaire, etc.

    Comme vous le savez, le but de ces différentes contraintes, imposées par le SECO, est de protéger la santé du collaborateur. Et cela est valable aussi s’il travaille à domicile.

    Une application comme tipee vous permet de garder un œil sur les éventuelles anomalies et d’être alerté en cas de non-respect des consignes.

    Prenons un premier exemple avec les pauses de midi. Si l’employé travaille plus de 7h dans la journée, il doit prendre une pause d’au minimum 30 minutes au milieu. Parfois, en télétravail, on peut être tenté d’attraper un truc dans le frigo et de reprendre le travail un peu vite. Dans ce cas-là, tipee montre l’anomalie au responsable.

    tipee pause trop courte

    Spoiler : nous proposerons bientôt une évolution notable de la gestion de ces pauses. Pour stimuler le collaborateur à prendre sa pause, celle-ci pourra être automatiquement corrigée si elle est trop courte par rapport à l’horaire prévu. L’employé est informé immédiatement. Ainsi, il peut retourner prendre un café, la durée de pause est respectée et tout le monde est content.

    Comme deuxième exemple, regardons la limite du travail hebdomadaire. La loi autorise dans une certaine mesure un dépassement des heures hebdomadaires, pour la plupart des entreprises il est possible d’aller jusqu’à 45 heures par semaine (ou 50 dans certaines branches). Dans tipee, ces dépassements sont clairement montrés, tant sur le prévisionnel que sur l’effectif.

    Donc d’abord lorsqu’on organise le travail dans les plannings :

    tipee heures hebdo max

    Ensuite, ceci apparaît aussi si le nombre d’heures faites dans la semaine dépasse le maximum autorisé :

    tipee heures hebdo max detail
    copie d'écran application tipee

    Ainsi, tipee vous permet de respecter au mieux la loi, sans toutefois empêcher toute exception.

    Une anecdote pour terminer : la loi impose aussi à l’entreprise de vérifier la bonne ergonomie du poste de travail: hauteurs, qualité du siège, écrans, lumière naturelle, etc. L’intention est bonne, mais l’employeur n’a aucun droit de venir vérifier tout cela chez le collaborateur, comme il peut le faire au bureau. Cette contradiction n’est pas prête d’être réglée à notre avis. En tout cas pas par tipee 😉

  • tipee et le télétravail – #3 – les journées fragmentées (ou la fin du 8h-midi-13h-17h)

    tipee et le télétravail – #3 – les journées fragmentées (ou la fin du 8h-midi-13h-17h)

    les journées fragmentée (ou la fin de 8h-midi-13h-17h)

    Avouons-le, pour beaucoup d’entre nous, une journée en télétravail n’est pas un long fleuve tranquille…

    Amener les enfants à l’école, sortir le chien, apporter à manger aux grands-parents (au moins pendant le Covid), un coup chez le dentiste, une visite chez le médecin (ou un test Covid), et j’en passe. Certaines interruptions peuvent aussi être volontaires, pour couper la journée en allant marcher pour s’aérer ou pour se relaxer un moment. Bref, ces coupures rythment la journée et c’est un avantage bien apprécié par les collaborateurs et collaboratrices.

    Du côté de l’entreprise, l’important est que le travail soit fait. Peu importe l’horaire finalement, pour autant que l’employé·e puisse collaborer avec son équipe et qu’il soit efficace pendant ses heures effectives de travail.

    Avec une application comme tipee, c’est facile. La personne peut très facilement débuter et terminer une période de travail.

    Prenons l’exemple de Vincent qui aime commencer ses journées assez tôt. En un clic, il s’annonce dans tipee quand il démarre vers 6h45. Durant cette première partie de la journée, Vincent a l’habitude de répondre à ses mails et préparer sa journée. Puis, en un clic, il quitte pour déjeuner avec ses enfants. Après ce moment en famille, il reprend le travail vers 8h20. Vers 11h, il a besoin d’une 20aine de minutes (clic et clic) pour régler une affaire privée. A 12h15, il s’arrête pour manger son lunch. Vincent reprend le travail en un clic à 13h00 pour une courte séance en visio avec son équipe. Puis vers 13h25, il part marcher pendant une bonne demi-heure avec le chien. Requinqué, il reprend à 14h, d’une traite jusqu’à 17h. Un peu de devoirs de math avec l’aînée et il pourra finalement terminer son dernier dossier entre 18h et 19h.

    journée-fragmentée tipee

    Finalement, Vincent aura (télé)travaillé 8 heures et 15 minutes ce jour-là. Tout en ayant passé du temps de qualité pour lui et sa famille.

    En tant que collègue de Vincent, le présencier me permet de voir s’il est actif ou non en ce moment. Pratique si je dois lui lancer un coup de fil.

    journée-fragmentée-présencier tipee
    Et ces quinze minutes travaillées en plus sont automatiquement comptabilisées en temps réel dans son solde d’heures supplémentaires.
    jauge-3 tipee

    Conclusion
    Lorsque le fonctionnement de l’entreprise le permet, cette flexibilité offre à l’employé une qualité de vie très appréciée, tout en lui permettant de faire son travail de manière efficace. Et cette transparence évite le fameux jeu de dupes où l’employé annonce un 8h-midi-13h-17h qui ne représente en rien la réalité.

    Remarque importante
    A noter qu’il ne faut pas oublier que loi sur le travail (Ltr) s’applique de la même manière en télétravail qu’au bureau. L’entreprise est donc responsable dans un cas comme l’autre d’enregistrer les entrées et les sorties de chaque employé·e. Et cela doit représenter la réalité. Un prochain post rappellera comment tipee peut vous aider à respecter la loi et en particulier les contraintes liées aux pauses, aux durées maximales et temps de repos, au travail de nuit ou de dimanche, etc.